Porseleinhallen - Wevelgem

Porseleinhallen
Cultuurpad 1 in Wevelgem
Lokalen kunnen gereserveerd worden in CC Guldenberg, Acaciastraat 1 in Wevelgem
(056/433 495 of cultuurcentrum@wevelgem.be).
Openingsuren: ma.-vr. van 9u tot 12u en 14u tot 17u, op woensdag van 9u tot 12u en van 14u tot 19u.
Sleutels kunnen elke werkdag van afgehaald worden in CC Guldenberg.
Er dient een waarborg betaald te worden van 10 euro per sleutel met certificaat en 5 euro per sleutel
zonder certificaat.
1

Specificaties
gebruik: vergaderingen, cursussen
capaciteit: 32 personen
afmetingen: 9 x 6,6m
faciliteiten: 41 stoelen, 10 tafels op wieltjes
(1,6m x 0,68m), 2 tafels zonder wieltjes
(1,2m x 0,6m) witbord, internet
toegankelijkheid: 1 e verdieping, rolstoelgebruikers via lift
Huurprijs
Porseleinhallen
Vergaderzaal 1
2
Specificaties
- socio-culturele activiteiten georganiseerd door een plaatselijke vereniging: 2,5 euro per dagdeel
- commerciële activiteiten / niet-plaatselijke organiserende vereniging: 12,5 euro per dagdeel
dagdeel: periode van 5 uur begrepen tussen 8u en 13u, 13u en 18u of 18u en 23u / dag: 8u-23u
Voedsel en drank
Porseleinhallen
Vergaderzaal 2
gebruik: vergaderingen, cursussen
capaciteit: 22 personen
afmetingen: 7m x 8m
faciliteiten: 22 stoelen, 8 tafels op wieltjes
(1,6m x 0,80m), 1 tafel zonder wieltjes
(1,4m x 0,7m), witbord, koelkast, wastafel
en douche
toegankelijkheid: gelijkvloers
De organisator mag eigen dranken meebrengen. Drankverkoop is echter niet toegelaten! Schenken van sterke drank is verboden.
Er mogen maaltijden verstrekt worden, maar ze mogen niet verkocht worden.
Afval en opkuis
De organisator staat in voor het opruimen na de activiteit. Alle vuil gemaakte materialen moeten afgewassen worden. Tafels en stoelen
moeten in de originele opstelling teruggeplaatst worden. In elk lokaal is een PMD zak en een vuilnisbak voorzien. Wanneer er zelf drank
wordt meegebracht, moet het leeggoed terug meegenomen worden. De eigenlijke schoonmaak gebeurt door de gemeentelijke diensten.
Indien de organisator zich niet houdt aan bovenstaande richtlijnen, zullen de schoonmaakkosten aan de organisator doorgerekend worden.
De gebruiker schakelt bij het verlaten van het gebouw alle lichten uit en stelt alle verwarmingstoestellen in op het minimum. Hij let er op dat
het lokaal naar behoren wordt afgesloten. Bij klachten, defecten, ongevallen of schade moet de door het gemeentebestuur aangestelde
verantwoordelijke zo vlug mogelijk verwittigd worden.

Specificaties
Porseleinhallen - Vergaderzaal 3 / Leskeuken
gebruik: vergaderingen, cursussen, kooklessen
capaciteit: 20 personen (kookles) of 50 personen (zittend)
afmetingen: 10m x 7m
faciliteiten: 51 stoelen, 8 tafels op wieltjes (1,6m x 0,68m), 2 tafels
zonder wieltjes (1,4m x 0,70m), 1 tafel (1,20m x 0,60m),
koelkast, 2 kookfornuizen (inductie), 2 ovens,
2 microgolfovens, afwasmachine, kookgerei,
24 koffietassen met ondertas, witbord
toegankelijkheid: 1 e verdieping, rolstoelgebruikers via lift
inventaris kookgerei: Hiervoor heeft u de sleutel van de keukenkast nodig. U
krijgt een inventaris bij de ontvangst van de sleutel.
Gelieve onmiddellijk te melden indien er iets ontbreekt.
Bij het terugbrengen van de sleutel dient u de
ingevulde inventaris terug in. Ontbrekend of
beschadigd materiaal zal aangerekend worden. Voor
materiaal dat onvoldoende werd gereinigd, wordt een
forfaitaire vergoeding aangerekend van 35 euro.
Voorwerp Aantallen
Grillpan Demeyere 1
Bakpan inox 24cm 2
Deksel inox voor pot 24cm 2
Bakpan inox 36cm 2
Deksel inox voor pot 36cm 2
Wokpan - bakpan Demeyere 1
Kookpot inox 16cm - 2,1l 2
Deksel inox voor pot 16cm 2
Kookpot inox 20 cm - 4l 1
Deksel inox voor pot 20cm 1
Sauteerpan inox bochtig 20cm - 1,6l 2
Vergiet inox zonder voet 36cm 1
Pollepel met haak 12cm - 50cl 3
Schuimspaan met haak 12cm 1
Serveerwagen 1
Koffiekopje wit Scandia 20cl 24
Ondertas wit Scandia 24
Platte borden 36
Tafelvork 36
Tafelmes 36
Koffielepel 24
Tafellepel 34
Koffiezet Bonamat Bravilot 1
Thermoskan 2,2l 2
Maatbeker 1
Koffieschep 1
Huurprijs
met gebruik van kookaccommodatie
- socio-culturele activiteiten door een plaatselijke vereniging georganiseerd:
9 euro per dagdeel
- commerciële activiteiten / niet-plaatselijke organiserende vereniging:
35 euro per dagdeel
zonder gebruik kookaccommodatie
- socio-culturele activiteiten georganiseerd door een plaatselijke vereniging:
2,5 euro per dagdeel
- commerciële activiteiten / niet-plaatselijke organiserende vereniging:
12,5 euro per dagdeel
dagdeel: periode van 5 uur begrepen tussen 8u en 13u, 13u en 18u of 18u en
23u
Afval en opkuis
De organisator staat in voor het opruimen na de activiteit. Alle vuil gemaakte
materialen moeten afgewassen worden. Tafels en stoelen moeten in de
originele opstelling teruggeplaatst worden. In elk lokaal is een PMD zak en een
vuilnisbak voorzien, de volle zakken worden netjes aan de deur gezet.
Wanneer er zelf drank wordt meegebracht, moet het leeggoed terug
meegenomen worden. De eigenlijke schoonmaak gebeurt door de
gemeentelijke diensten. Indien de organisator zich niet houdt aan
bovenstaande richtlijnen, zullen de schoonmaakkosten aan de organisator
doorgerekend worden.
De gebruiker schakelt bij het verlaten van het gebouw alle lichten uit en stelt
alle verwarmingstoestellen in op het minimum. Hij let er op dat het lokaal naar
behoren wordt afgesloten. Bij klachten, defecten, ongevallen of schade moet de
door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke zo vlug mogelijk
verwittigd worden.
Voedsel en drank
De organisator mag eigen dranken meebrengen. Drankverkoop is echter niet
toegelaten! Schenken van sterke drank is verboden.
Er mogen maaltijden verstrekt worden, maar ze mogen niet verkocht worden.
3

Specificaties
gebruik: vergaderingen, cursussen, lezingen, recepties
capaciteit: 60 personen, cafetaria en vergaderzaal 1 kunnen ook samen gehuurd worden
(capaciteit 104 personen)
afmetingen: 15,3m x 6,6m
faciliteiten: 60 stoelen, 7 tafels op wieltjes (1,6m x 0,68m), 1 tafel zonder wieltjes (1,2m x 0,6m) beamer, scherm, internet
(kabel en draadloos), bar, 1 bakfrigo op wieltjes, koelcel (3m x 2,4m), 80 waterglazen,80 bierglazen, 36
wijnglazen, 24 koffietassen en ondertassen. Voor glazen, tassen en afstandsbediening beamer heeft u de sleutel
van de barkast nodig.
toegankelijkheid: 1 e verdieping, rolstoelgebruikers via lift
Huurprijs
- socio-culturele activiteiten door een plaatselijke vereniging
georganiseerd: 9 euro per dagdeel
- commerciële activiteiten / niet-plaatselijke organiserende
vereniging: 35 euro per dagdeel
dagdeel: periode van 5 uur begrepen tussen 8u en 13u, 13u en
18u of 18u en 23u
Afval en opkuis
De organisator staat in voor het opruimen na de activiteit. Alle vuil
gemaakte materialen moeten afgewassen worden. Tafels worden
opgeplooid en aan de kant gezet. De stoelen dienen
opeengestapeld worden en aan de kant gezet. In elk lokaal is een
PMD zak en een vuilnisbak voorzien, de volle zakken worden
netjes aan de deur gezet. Wanneer er zelf drank wordt
meegebracht, moet het leeggoed terug meegenomen worden.
De eigenlijke schoonmaak gebeurt door de gemeentelijke
diensten. Indien de organisator zich niet houdt aan bovenstaande
richtlijnen, zullen de schoonmaakkosten aan de organisator
doorgerekend worden.
De gebruiker schakelt bij het verlaten van het gebouw alle lichten
uit en stelt alle verwarmingstoestellen in op het minimum. Hij let
er op dat het lokaal naar behoren wordt afgesloten. Indien de
beamer werd gebruikt moet die afgelegd worden. De
afstandsbediening moet terug in de kast en die moet opnieuw
gesloten worden. Bij klachten, defecten, ongevallen of schade moet
de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke zo vlug
mogelijk verwittigd worden.
Porseleinhallen - Cafetaria
4
Voedsel en drank
De organisator mag eigen dranken meebrengen. De organisator is zelf
volledig verantwoordelijk voor de verkoop en kiest zelf zijn
verkoopsprijzen. De gebruiker neemt zelf contact op met een brouwer
en dient in te staan voor alle benodigdheden (bekers, dienbladen,
biersleutels, tapkasten,…). Het schenken van sterke drank is verboden.
Alle inkomsten van de verkoop zijn voor de organisator.
Er mogen maaltijden verstrekt en verkocht worden.
Materiaal op aanvraag
Micro, geluidsinstallatie en beamer kunnen op aanvraag voorzien
worden. Dit wordt bij voorkeur gemeld bij de reservatie van het lokaal
en onder voorbehoud van beschikbaarheid.
SABAM
Het gemeentebestuur betaalde aan Sabam een ‘jaarabonnement
muziekuitvoeringen’ voor de cafetaria. Alle activiteiten zijn hiermee
gedekt zolang er geen toegangsgeld wordt betaald (eetfestijn ook
gedekt mits geen toegangsgeld).
Zie INFO

Specificaties
gebruik: fuiven, feesten, concerten, beurzen
capaciteit: staand: 2500 personen / zittend: 1 persoon per m²
afmetingen: 54,6m x 23,7m, hoogte: 7m
faciliteiten: 1217 stoelen, 198 tafels (1,6m x 0,8m), 20 receptietafels (0,86m diameter), 12 vierkante tafels (0,75m x 0,75m),
30 barstoelen, 54 podiumelementen (2m x 1m) met toebehoren, 2 transportkarren, backstage ruimte, douches,
sanitair, koelcel, toog, tapinstallatie, internet (draadloos)
toegankelijkheid: gelijkvloers
Cultuurpad, enkel toegankelijk voor voetgangers en fietsers.
Huurprijs
Het gebruik van de inkomhal en aanpalend sanitair blok zijn
inbegrepen in de huurprijs. De toegang voor andere gebruikers
tot de vergaderaccommodatie en tot de turnhal en het gebruik
van het sanitair blok dient evenwel zonder verder belemmering
mogelijk te blijven.
gewoon gebruik
a) Bij gebruik van 1/3 van de zaal:
- 150 euro per avond- of namiddagactiviteit georganiseerd door
plaatselijke organisatoren,
- 370 euro per avond- of namiddagactiviteit georganiseerd door
organisatoren met commercieel karakter of voor activiteiten
georganiseerd door organisatoren van buiten de gemeente
Wevelgem
- namiddagactiviteit: periode van 10 tot 19u
- avondactiviteit: periode vanaf 15 uur tot 7 uur. Het publiek moet
de zaal verlaten op het wettelijk sluitingsuur, zoals aangegeven in
het politiereglement.
b) Bij gebruik van de volledige zaal:
- 297 euro per activiteit voor organisatoren die lid zijn van een
erkende Wevelgemse adviesraad en Wevelgemse
onderwijsinstellingen
- 495 euro per activiteit voor alle overige plaatselijke
organisatoren
- 744 euro per activiteit voor organisatoren van buiten de
gemeente Wevelgem
Er dient een waarborg betaald te worden van 500 euro.
Porseleinhallen - Polyvalente zaal
Het in gereedheid brengen kan ten vroegste starten 12 uur voor
aanvang van de activiteit en het ontruimen van de lokalen dient
gebeurd te zijn ten laatste 12 uur na het beëindigen van de
activiteit. Eventuele afwijkingen worden vooraf aangevraagd bij
de door de gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke. Het
publiek dient de lokalen te verlaten zoals in de bepalingen in het
gemeentelijk politiereglement over het sluitingsuur beschreven
staat.
In gereedheid brengen van de zaal buiten de normaal toegestane
uren, voor het verlaten van de zaal buiten de normaal toegestane
uren of voor repetities in de zaal
- 25 euro per dagdeel, voor activiteiten van plaatselijke organisatoren,
- 37,5 euro per dagdeel voor activiteiten van organisatoren van buiten
de gemeente Wevelgem, of voor activiteiten georganiseerd door
organisatoren met commercieel karakter.
dagdeel: periode van 5 uur begrepen tussen 8u en 13u, 13u en 18u of
18u en 23u
5
Activiteiten met dansgelegenheid
- 740 euro per activiteit voor organisatoren die lid zijn van een
erkende Wevelgemse adviesraad
- 1.240 euro per activiteit voor alle overige plaatselijke organisatoren
- 2.500 euro per activiteit voor organisatoren van buiten de gemeente.
Elke organisator moet 500 euro waarborg betalen.
De organisator van een danspartij verbindt zich tot het ondertekenen
en naleven van de “gemeentelijke afsprakennota voor organisatie van
fuiven” en meer in het bijzonder tot het naleven van de bepalingen
daarin omtrent security (fuifbuddy’s, eventueel professioneel
vergunde bewaking). De afsprakennota voor organisatie van fuiven zit
bijgevoegd in de fuifbundel van de gemeente. Die is te verkrijgen in
het secretariaat van CC Guldenberg, Acaciastraat 1 in Wevelgem.
Sportactiviteiten
Voor sportactiviteiten worden de tarieven gehanteerd zoals
vastgesteld voor de gemeentelijke sportinfrastructuur.
(Op vrijdagen, zaterdagen, zondagen, feestdagen en de dag voor een
feestdag buiten de schoolvakanties kan de zaal maximaal twee
maanden op voorhand aangevraagd worden).
Annulering
De annuleringskost bedraagt, met een minimum van 2,5 euro:
- 10% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 12 maand voor
datum van het plaatsvinden van de activiteit
- 25% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 6 maand voor
datum van het plaatsvinden van de activiteit
- 50% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 1 maand voor
datum van het plaatsvinden van de activiteit
- 100% van de huurprijs, bij verwittigen minder dan 1 maand
voor datum van het plaatsvinden van de activiteit of bij
niet verwittigen.

Billijke vergoeding
Het gemeentebestuur heeft voor de polyvalente zaal jaartarief
met drank genomen en neemt de rekening voor zich. Bij een
activiteit met dans doet het gemeentebestuur de aanvraag voor
organisatoren die lid zijn van een erkende adviesraad en rekent de
kost door.
Zie INFO
SABAM
Het gemeentebestuur betaalde aan Sabam een ‘jaarabonnement
muziekuitvoeringen’ voor de polyvalente zaal. Alle activiteiten zijn
hiermee gedekt zolang er geen toegangsgeld wordt betaald
(eetfestijn ook gedekt mits geen toegangsgeld).
Zie INFO
Voedsel en drank
De organisator mag eigen dranken meebrengen. De organisator is
zelf volledig verantwoordelijk voor de verkoop en kiest zelf zijn
verkoopprijzen. Alle inkomsten van de verkoop zijn hierbij ook
voor de organisator.
Het schenken van sterke drank is verboden
Er mogen maaltijden verstrekt en verkocht worden.
Boedelbeschrijving
Indien u de volledige zaal huurt zal er bij de aanvang en op het
einde van de activiteit een boedelbeschrijving gebeuren samen
met de inrichter en de verantwoordelijke van het cultuurcentrum.
6
Laden en lossen
De oprit naar de laad- en losplaats is bereikbaar via de Lauwestraat
(ter hoogte van huisnummer 68). De oprit is 6m breed. 100m verder is
er een niet-overdekte laad- en losplaats, op straatniveau. De
afmetingen van de poort zijn 2,80m breed op 2,80m hoog.
Verzekering
Het gemeentebestuur heeft voor de gemeentelijke accommodaties
een brandverzekeringspolis afgesloten met afstand van verhaal ten
aanzien van de organisatoren. Indien de organisator echter zelf
materiaal plaatst in het door hem gehuurde gebouw (vb. tafels,
stoelen, P.A.-installatie…) dient hij zelf de nodige brandverzekering te
onderschrijven voor deze goederen. In deze brandverzekering dient
hij ook afstand van verhaal te voorzien t.o.v. het gemeentebestuur.
Indien de organisator naast of in het gehuurde goed nog andere
constructies plaatst, o.a. feesttenten, gesloten kermisattracties,
opblaasbare structuren… (volgens lijst KB 28.02.92 i.v.m. objectieve
aansprakelijkheid) dient de organisator zich te verzekeren voor
objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing.
De gebruiker is aansprakelijk voor ongevallen en schade ten gevolge
van het gebruik van de accommodatie, zowel tegenover derden, als
tegenover de gemeente. De organisator zal een verzekering
burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten die de schade dekt die hijzelf of
zijn aangestelden veroorzaakt. Het gemeentebestuur kan niet
aansprakelijk worden gesteld voor diefstal van of ingehuurd door de
organisator.

Afval en opkuis
De organisator staat in voor de opruiming na de activiteit, zoals hieronder beschreven. Deze opruiming gebeurt zodanig dat de grondige
schoonmaak, die daarop volgt, zonder verlet kan plaatsvinden. De eigenlijke schoonmaak gebeurt door de gemeentelijke diensten. De
opruiming door de organisator gebeurt binnen de normaal toegestane uren. Afwijkingen worden vooraf aangevraagd en kunnen slechts
toegestaan worden door de verantwoordelijke van het gemeentebestuur volgens toepassing van artikel 67 §1 van het
gebruikersreglement. Indien aan deze bepalingen niet voldaan wordt, wordt het aantal extra schoonmaakuren aangerekend
(25 euro per uur/per personeelslid of factuur schoonmaakbedrijf) en afgehouden van de waarborg.
De volledige zaal moet ontruimd worden en alle gebruikte tafels, stoelen, podiumelementen moeten in de voorziene bergingen geplaatst
worden. Indien vuil moeten ze afgeveegd worden. Alle gebruikte lokalen, inclusief de inkomhal moeten uitgeveegd worden. De bar en het
sanitair blok moeten volledig ontruimd en uitgedweild worden. Zwerfvuil rond en in het gebouw wordt opgeruimd (bekers, glas,
etensresten, papier,…).
Vuilniszakken
Achter de bar zijn vuilniszakken beschikbaar voor de volgende afvalfracties:
restafval (grijze zakken – in 2 formaten verkrijgbaar: normaal en groot formaat)
OPGELET: grote zakken niet te zwaar vullen (bvb. met etensresten) om de ophalers niet in de problemen te brengen!
PMD (blauwe zakken)
Papier en karton mag in kartonnen dozen of papieren zakken ingezameld worden.
Kleine hoeveelheden glas mogen eveneens in een kartonnen doos ingezameld worden, grote hoeveelheden dienen de organisatoren zelf
naar een glasbol te brengen (dichtstbijzijnde glasbollen: Menenstraat ter hoogte van het kerkhof of Goudbergstraat aan het pleintje).
Afvoer van het afval
Deze afvalfracties dienen door de organisator in de afvalgarage geplaatst te worden, 3 e garage aan de achterkant van het gebouw (naar de
Lauwestraat toe). Gelieve steeds te zorgen dat de garage GESLOTEN wordt na gebruik.
Voor andere dan de bovenvermelde afvalfracties (bv. afgedankte decorstukken, gebruikte tapijten, resten van tombola’s,…) dient de organisator
zelf in te staan voor het verwijderen ervan.
Extra benodigdheden
Extra materiaal voor afvalbeheer (bvb. rolcontainertjes met geschikte zakken) zijn op aanvraag te verkrijgen bij de dienst milieu. Om een
goede service te verzekeren, is het noodzakelijk om minstens 2 weken voor het evenement contact op te nemen.
Voor evenementen waar veel afval te verwachten is, kan ook een aanhangwagen geplaatst worden waarin de restafvalzakken rechtstreeks
kunnen gedeponeerd worden.
Contactpersoon: Maarten Tavernier – diensthoofd milieu, Administratief centrum, Vanackerestraat 12
056/43 34 57 maarten.tavernier@wevelgem.be
Voor grootschalige activiteiten kan/moet bij Mirom ook een evenementencontainer aangevraagd worden (tegen betaling): alle info op
www.mirom.be.
Afsluiten
De gebruiker schakelt bij het verlaten van het gebouw alle lichten uit en stelt alle verwarmingstoestellen in op het minimum. Hij let er op
dat het lokaal naar behoren wordt afgesloten. Bij klachten, defecten, ongevallen of schade moet de door het gemeentebestuur aangestelde
verantwoordelijke zo vlug mogelijk verwittigd worden.
te verkrijgen in Jeugddienst en CC Wevelgem
Intern noodplan
Mobiliteitsplan
Fietsrekken
- 306 fietsplaatsen in overdekte fietsenstalling SPWE
- ten minste 360 fietsplaatsen in Acaciastraat en op koer jeugdverenigingen
- parking klooster: 240 fietsen kunnen in bijgeplaatste fietsrekken (aanvragen cel feestelijkheden www.wevelgem.be)
7

Hieronder vindt u slechts een beknopte synthese van het gebruikersreglement. In het volledige reglement vindt u alle informatie in detail
en enkel dat document geeft uitsluitsel bij twijfel. Het volledige gebruikersreglement is te raadplegen op www.wevelgem.be
Algemeen
Activiteiten met louter privaat of familiaal karakter (jubilea, begrafenissen, huwelijken, communiefeesten,...) worden in geen enkel lokaal
toegelaten. Lokaalgebruikers hebben recht op het gebruik van aanwezige accommodatie, het energieverbruik in het lokaal en de diensten
van het technisch personeel van het cultuurcentrum bij podiumactiviteiten. Technische afspraken dienen minstens veertien dagen vooraf
gemaakt te worden met de theatertechnicus van het cultuurcentrum.
De lokalen mogen enkel gebruikt worden voor het afgesproken doel. De ter beschikking gestelde lokalen kunnen niet worden
onderverhuurd of aan derden worden afgestaan. De gebruiker die in gebreke blijft bij het betalen van de huurprijs, drankrekening of
annuleringskosten, of in gebreke blijft op punten van dit reglement, kan elk verder gebruik ontzegd worden.
De organisatie dient steeds gratis toegang te verschaffen aan de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijken. Er geldt een
absoluut rookverbod in alle lokalen. Enkel de feestzalen van OC de Cerf en OC De Stekke en de polyvalente zaal van de
Porseleinhallen worden ter beschikking gesteld voor fuiven, bals of andere dansgelegenheden.
Bij klachten, defecten, ongevallen of schade moet de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke zo vlug mogelijk
verwittigd worden.
Veiligheid
Het is verboden de noodverlichting uit te schakelen. Alsook ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken en/of
te beschrijven. Deze mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden.
Bijkomende bewegwijzering, publiciteitsborden en/of -vlaggen aanbrengen of strooibrieven en propagandamateriaal verspreiden in het
gebouw kan enkel met uitdrukkelijke toestemming van het gemeentebestuur. Enkel de gemeentelijke diensten zorgen voor het uithangen
van publiciteitsaffiches in het gebouw.
De organisator dient zich bij de plaatsing van bijkomend materiaal te houden aan de veiligheidsvoorschriften en zal hierbij de instructies
volgen van de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke (vrijhouden nooduitgangen, stabiliteit podia,
elektriciteitsvoorzieningen, …).
Bij het overschrijden van de toegelaten bezetting, dient de organisator zelf het meeraantal aanwezigen te verwijderen. Wanneer de door het
gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke vaststelt dat er zich meer personen bevinden dan toegelaten, wordt de activiteit eenzijdig en
zonder recht op enige vergoeding door de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke opgeschort.
Bij speciale voorzieningen (uitbouw scène, regiepost of klankorgel in zaal, publiciteitsstanden, tooginrichtingen, …) wordt de
maximumbezetting opgegeven door de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke.
Verzekeringen
Het gemeentebestuur heeft voor de gemeentelijke accommodaties een brandverzekeringspolis afgesloten met afstand van verhaal ten
aanzien van de organisatoren. Indien de organisator echter zelf materiaal plaatst in het door hem gehuurde gebouw (vb. tafels, stoelen,
P.A.-installatie, …) dient hij zelf de nodige brandverzekering te onderschrijven voor deze goederen. In deze brandverzekering dient hij ook
afstand van verhaal te voorzien t.o.v. het gemeentebestuur. Indien de organisator naast of in het gehuurde goed nog andere constructies
plaatst, o.a. feesttenten, gesloten kermisattracties, opblaasbare structuren, … (volgens lijst KB 28.02.92 i.v.m. objectieve
aansprakelijkheid) dient de organisator zich te verzekeren voor objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing.
De gebruiker is aansprakelijk voor ongevallen en schade ten gevolge van het gebruik van de accommodatie, zowel tegenover derden, als
tegenover de gemeente. De organisator zal een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten die de schade dekt die hijzelf of zijn
aangestelden veroorzaakt. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal van materialen van of ingehuurd
door de organisator.
Maatregelen te nemen m.b.t. geluid
INFO
Het geluid mag de wettelijke norm van 90 DB of de toegestane afwijking niet overschrijden. Hiervoor kan de organisator een afwijking
aanvragen aan het College van Burgemeester en Schepenen. Doe dit echter ruime tijd op voorhand (minstens 8 weken). Het College kàn
een afwijking toestaan, mits de aanvraag voldoende en gegrond gemotiveerd is, en dan is het KB van ’77 niet van toepassing.
De organisator is burgerlijk en strafrechterlijk aansprakelijk indien hij zich niet houdt aan de opgelegde normen.
Indien er een overtreding vastgesteld wordt, kan de fuif stilgelegd worden op beslissing van de bevoegde ambtenaar, de officier van
bestuurlijke politie of de Burgemeester.
9

Sluitingsuur
Het sluitingsuur is het uur waarop openbare drankgelegenheden (cafés, danszalen, zalen waarin voor iedereen toegankelijke fuiven worden
georganiseerd) hun deuren moeten sluiten.
De organisator moet de muziek stopzetten, mag geen drank meer schenken en elke bezoeker moet de zaal verlaten. Het gemeentebestuur
Wevelgem heeft in de algemene politieverordening (APV) vastgesteld dat openbare drankgelegenheden moeten gesloten zijn tussen 1 uur ‘s
nachts en 7 uur ‘s ochtends.
Uitzondering: Tijdens het weekend (dus de nacht van vrijdag op zaterdag, van zaterdag op zondag), de avond vóór en van wettelijke
feestdagen en de dag vóór en van kermisdagen geldt als sluitingsuur van 3 uur tot 7 uur.
Opgelet: bij kermisdagen is deze enkel van toepassing in dié deelgemeente waar er effectief kermis is!
Er is de mogelijkheid om een afwijking van dit sluitingsuur aan te vragen tot 4 uur. Dit moet aangevraagd worden aan de burgemeester,
minstens 8 weken voor de fuif of activiteit.
In functie van de veiligheid, waarbij het van belang is dat de aanwezigen bij grotere manifestaties, gespreid de accommodatie verlaten; kan
de burgemeester bij grotere manifestaties een later sluitingsuur toekennen, waarbij evenwel het evenement getrapt afgebouwd kan worden
(vb. muziek verstillen, vervroegd sluiten van stand met drankbonnen).
Afspraken in verband met drugs
Als er door de politie een controle wordt gedaan en er worden illegale drugs gevonden, dan kan men daar als organisator problemen door
krijgen.
Illegale drugs tolereren wordt in de rechtspraak beschouwd als het aanzetten tot het gebruiken van drugs. Oogluikend drugs toelaten is dus
een verzwarende omstandigheid en voor de politie een reden om de fuif stil te leggen.
De organisator en zijn medewerkers mogen zeker niet fouilleren.
Als men vaststelt dat men met een dealer te maken heeft, moet men proberen om zijn of haar identiteit te weten te komen. Er moet ook
geprobeerd worden om getuigen te verzamelen en hun identiteit te vragen.
Als men zelf een persoon betrapt op het dealen van drugs en hij weigert zijn identiteit bekend te maken, dan mag men deze persoon
vasthouden tot de politie er is. Men heeft het recht hen tegen te houden met dezelfde kracht waarmee zij zich proberen te verweren. Er mag
ook gevraagd worden om de producten af te geven, maar hij/zij is hiertoe niet verplicht.
Als men vermoedt dat iemand drugs gebruikt of dealt, dan kan men enkel hun identiteit vragen, niet eisen. De persoon in kwestie is niet
verplicht om zich kenbaar te maken. Men heeft niet het recht om hem of haar vast te houden. Men kan die persoon echter wel in een aparte
kamer plaatsen tot de bevoegde diensten ter plaatse zijn.
Afspraken in verband met drank
Sterke drank is verboden. Er is een onderscheid tussen gegiste en gedistilleerde alcohol. Gegiste dranken zijn toegelaten, gedistilleerde
dranken (= sterke drank) niet. Bier, wijn, porto, sherry en martini zijn gegiste dranken en mogen dus geschonken worden op een fuif of
activiteit. Gedistilleerde dranken zijn: pisang, campari, whisky, gin, jenevers, … . Die dranken bevatten vaak tot 40% volume gedistilleerde
alcohol. Dit zijn dus allemaal sterke dranken.
Wanneer is een cocktail een sterke drank?
Meestal bevatten cocktails één of meerdere gedistilleerde dranken. Als die gemengd worden met fruitsap, tonic of cola, … wordt een
mengsel verkregen met daarin een bepaald volume alcohol. De grens ligt op 1,2% vol, dus erg laag. Quasi alle samengestelde drankjes met
gedistilleerde alcohol zijn sterke dranken. Ook de voorgemixte cocktails zoals Bacardi Breezer of fruitjenevers zijn sterke dranken.
Dit mag wel: Alle frisdranken, alle bieren, porto, sherry en martini
Dit mag niet: Pisang, Campari, whisky, jenevers, gin, samengestelde drankjes met gedistilleerde alcohol en
Bacardi Breezer
-16-jarigen
-16-jarige is niet toegelaten in een dansgelegenheid, als hij niet begeleid is door een volwassene. Gaat het echter om een feest zonder handelsgeest
(bv. een fuif van een jeugdbeweging) dan is hij/zij wel toegelaten.
-16-jarigen mogen geen alcohol geschonken worden.
Dronken personen
Dronken personen mogen geen alcohol meer geschonken worden.
Drank en -recipiënten
Drank en -recipiënten mogen niet mee naar buiten genomen worden.
Plastic bekers of herbruikbare bekers
Het is verplicht om op fuiven gebruik te maken van plastic bekers of bij voorkeur van herbruikbare bekers.
Materiaal op aanvraag
Micro, geluidsinstallatie, beamer en scherm (3mx4m) kunnen op aanvraag voorzien worden door het cultuurcentrum in CC Guldenberg, OC
De Stekke, De Porseleinhallen en OC de Cerf. Dit wordt bij voorkeur gemeld bij de reservatie van het lokaal en onder voorbehoud van
beschikbaarheid. Er is de mogelijkheid om feestmateriaal te ontlenen bij de gemeente. Meer info en het invulformulier vindt u op de
gemeentelijke website, www.wevelgem.be.
10

Annulering
Indien u een reservatie van een lokaal wenst te annuleren bedraagt de annuleringskost, met een minimum van 2,5 euro, 50% van de
huurprijs bij verwittigen uiterlijk 14 dagen voor het plaatsvinden van de activiteit.
De annuleringskost bedraagt 100% bij verwittigen minder dan 14 dagen voor het plaatsvinden van de activiteit of bij niet verwittigen.
Bij de feestzaal van OC de Cerf, OC De Stekke, CC Guldenberg en de polyvalente zaal in de Porseleinhallen gelden volgende
annuleringskosten:
De annuleringskost bedraagt, met een minimum van 2,5 euro:
- 10% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 12 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit
- 25% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 6 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit
- 50% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 1 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit
- 100% van de huurprijs, bij verwittigen minder dan 1 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit of bij niet verwittigen
Publiciteit
Voor affiches die in het openbaar worden opgehangen en die groter zijn dan één vierkante meter, dient een aangifte gedaan te worden bij
met regionale ontvangstkantoor der domeinen en penale boeten, Handelskaai 1C, 8500 Kortrijk, 056/ 52 85 48.
De zogenaamde ‘aanplakkingen’ zijn geregeld in de algemene politieverordening (gemeenteraad van 18 november 2011). Aanplakkingen
van tijdelijke reclame op het openbaar domein kunnen enkel mits uitdrukkelijke en voorafgaandelijke schriftelijke machtiging van het
College van Burgemeester en Schepenen op de in de machtiging vastgestelde plaatsen en wijze. De vraag tot aanplakking dient schriftelijk
en minstens 4 weken vooraf te worden ingediend. Enkel evenementen die plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente of
evenementen die georganiseerd worden door verenigingen uit de gemeente komen in aanmerking. Bovendien kan geen machtiging
bekomen worden voor het plaatsen van aanplakkingen op ronde punten en vluchtheuvels of het bevestigen aan verkeersborden,
verkeerslichten, wegwijzers, bomen of struiken.
Wil men langs gewestwegen publiciteit maken, dan moet men zich hiervoor wenden tot het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap,
Kennedylaan 5, 8500 Kortrijk, tel. 056/ 23 71 80.
Het uitdelen van strooibriefjes is toegelaten, mits vermelding van de verantwoordelijke uitgever en de vermelding ‘niet op de openbare
weg gooien’.
Het gebruik van een geluidswagen is onderworpen aan een voorafgaandelijk schriftelijke machtiging van de burgemeester en, mits het
afspelen van muziek, aan een vergunning van SABAM.
SABAM en Billijke vergoeding
SABAM int de verplichte vergoeding voor publiek uitvoeringsrecht bij gebruik van of laten horen of zien van werken van muzikanten,
schrijvers, filmmakers, ... De vergoeding gaat naar de auteur of componist van de tekst of muziek. De Billijke vergoeding is een
compensatie voor uitvoerders en muziekproducenten. In veel gevallen moet u én de verplichte vergoeding voor publiek
uitvoeringsrecht én een Billijke vergoeding betalen.
SABAM
Een organisator is verplicht om SABAM te betalen wanneer er in het openbaar muziek wordt gespeeld. Er dient geen SABAM betaald te
worden bij educatieve doeleinden of bij werken die niet meer beschermd zijn. Dit is het geval bij werken 70 jaar na overlijden van de
langstlevende auteur, bij optredens van groepen die niet aangesloten zijn bij SABAM en eigen nummers spelen en bij muziek in huiselijke
kring.
Het tarief is afhankelijk van factoren als oppervlakte van de infrastructuur en de toegangsprijs. Opgelet: zelfs wanneer de toegang gratis is,
moet je auteursrechten betalen. Tarieven SABAM: http://www.sabam.be/nl/page_id261.htm
Voor een aantal lokalen betaalde het gemeentebestuur aan Sabam een ‘jaarabonnement muziekuitvoeringen’:
SABAM verleent daarbij de toelating voor de uitvoering van alle beschermde werken uit het SABAM– en internationale repertoire. Deze
toelating is niet overdraagbaar en heeft enkel betrekking op het auteursrecht en niet op naburige rechten (rechten van uitvoerende
artiesten en producenten) (=Billijke vergoeding). In geval van uitvoering door middel van mechanische of elektronische toestellen is deze
toelating beperkt tot het gebruik van rechtsgeldig vervaardigde geluids– of audiovisuele dragers en/of tot het gebruik van rechtsgeldige
gedownloade geluids– of audiovisuele bestanden.
Het jaarcontract van het gemeentebestuur omvat echter enkel de auteursrechten voor kosteloze muziekuitvoeringen voor activiteiten met
mechanische achtergrondmuziek zonder inkomprijs. Voor het gebruik van live-muziek dienen de organisatoren wel een aanvraag tot toelating
in te dienen.
Lijst van lokalen met Sabam-jaarabonnement muziekuitvoeringen:
Cafetaria en feestzaal OC de Cerf
Cafetaria, vergaderlokaal 1 en feestzaal OC De Stekke
Polyvalente zaal Porseleinhallen
Cafetaria Porseleinhallen
Cafetaria, zaal en foyer CC Guldenberg
11

BILLIJKE VERGOEDING
De Billijke vergoeding is een ‘naburig recht’ en is een vergoeding aan de uitvoerende kunstenaar en aan de producent en ontstaat telkens
wanneer opgenomen muziek in voor publiek toegankelijke plaatsen ten gehore wordt gebracht. Bij een live optreden is er daarom geen
sprake van een Billijke vergoeding.
Tarieven en aangifte Billijke vergoeding: http://www.bvergoed.be/frame-nl.htm. Opgelet: zelfs wanneer de toegang gratis is, moet je Billijke
vergoeding betalen.
Er zijn drie categorieën tarieven:
opgenomen muziek zonder drankverbruik
Opgenomen muziek met drankverbruik
Opgenomen muziek met dans
Het gemeentebestuur heeft voor een aantal lokalen een jaartarief genomen en neemt de factuur voor zijn rekening. Het blijft evenwel de
verantwoordelijkheid van iedere organisator om zich in orde te stellen met de Billijke vergoeding indien een activiteit wordt georganiseerd
die in een hogere prijscategorie valt.
Lijst van lokalen met jaartarief Billijke vergoeding:
Tentoonstellingsruimte OC de Cerf: jaartarief zonder drank
Cafetaria OC de Cerf: jaartarief met drank
Feestzaal OC de Cerf: jaartarief met dans
Cafetaria OC De Stekke: jaartarief met drank
Feestzaal OC De Stekke: jaartarief met dans
Theaterzaal en foyer CC Guldenberg: jaartarief zonder drank
Cafetaria CC Guldenberg: jaartarief met drank
Oude Pastorie: jaartarief met drank
Dwarsschuur: jaartarief met drank
De Brouwerij: jaartarief met drank
Polyvalente zaal Porseleinhallen: jaartarief met drank (bij dans doet gemeentebestuur de aanvraag voor de organisatoren die lid zijn
van een erkende adviesraad en rekent de kost door)
Draadloos internet
Binnen bepaalde gemeentelijke gebouwen is een hotspotnetwerk actief. Bezoekers kunnen gratis surfen binnen deze gebouwen met een
downloadvolume van 500MB per dag per toestel. Enkel surfen en mailen is mogelijk, andere netwerkprotocollen worden geblokkeerd. Om
veiligheidsredenen zijn de publieke draadloze netwerken volledig gescheiden van het gemeentelijke netwerk.
Op alle hotspotnetwerken wordt er gefilterd op virussen en uitgaande spam. Malwaresites worden geblokkeerd, alsook proxydiensten waarmee
de beperkingen op de hotsotnetwerken tot op zekere hoogte omzeild kunnen worden.
In onderstaande gebouwen zijn publieke hotspots actief. Het is technisch niet mogelijk dit uit te breiden voor een enkel evenement.
CC Guldenberg (cafetaria en benedenzaal)
OC de Cerf (cafetaria en tentoonstellingsruimte)
OC De Stekke (vergaderzalen 1ste verdieping en bibliotheek)
Porseleinhallen (vergaderzalen 1ste verdieping)
12