verslag

Stuk 38 (2000-2001) – Nr. 1 68
Rapportering
Heffingsniveau
Processen
Vestigingsproces
Rapportering over de beheersprocessen is noodzakelijk
voor het afleggen van verantwoording over het beheer
(accountability) en als sturingsinstrument voor het beleid.
Deze rapportering moet beantwoorden aan de informatiebehoeften
van het beheersniveau. De rapportering van
beheersinformatie dient op haar beurt te beantwoorden
aan de behoeften van het beleidsniveau. Een vlotte periodieke
rapportering veronderstelt een gesystematiseerde
aggregatie van operationele procesgegevens, zowel op
procedureel als op informaticatechnisch vlak. De geïnformatiseerde
omgeving moet dus aangepast zijn aan de
beheers- en beleidsbehoeften. De informatievoorziening
moet niet alleen rekening houden met controlebehoeften
(bv. financiële verantwoording); de instelling moet ook beschikken
over meetsystemen om de realisatie van beleidsdoelstellingen
en -normen op te volgen en bij te sturen.
Een plan dient in- en output van informatie te beschrijven:
soort rapporten, periodiciteit, doelgroepen en
doelstellingen.
Om redelijke zekerheid te bieden dat de heffingen volledig,
tijdig en correct worden vastgesteld, moeten de processen
aan bepaalde voorwaarden voldoen. In de eerste plaats
gelden de al omschreven algemene normen. Zo dient de
organisatie een planning te hebben en instrumenten om
die op te volgen. Het vestigingsproces is vooral een gegevensverwerkend
proces. Daarbij is de kwaliteit van de informatie
van essentieel belang. De organisaties moeten
over een behoorlijk werkend interne controlesysteem beschikken
dat die kwaliteit waarborgt. Daar het vestigingsproces
wordt gevoed door externe informatie (van heffingsplichtigen
en derden), is ook interactie tussen de organisatie
en haar omgeving een belangrijke voorwaarde.
Het vestigingsproces moet bovendien aan de volgende
specifieke eisen beantwoorden:
• De organisatie dient het proces formeel te beschrijven
in procedurevoorschriften en richtlijnen die het verloop
van de aangiftebehandeling en heffingsvestiging expliciteren.
De richtlijnen moeten ook de toepassing en
interpretatie van de regelgeving uitwerken.
• Volledigheid is primordiaal. De organisatie moet over
een volledig bestand beschikken, waartoe administratieve
procedures en richtlijnen voor het bijhouden, wijzigen
en vervolledigen van de bestanden noodzakelijk
zijn. Bij vermoedens van lacunes dringen zich bijsturende
maatregelen op (verhoging van de controlefrequentie
en -intensiteit, vergelijking met (externe) bestanden
als de milieuvergunningendatabank, sensibilisering
van heffingsplichtigen en samenwerking met
andere instanties.