verslag

Stuk 38 (2000-2001) – Nr. 1 66
gens op grond van de organisatiestructuur stapsgewijs in
een concrete werkplanning uittekenen tot op het niveau
van de activiteiten en prestaties, met aanduiding van de
tijdsplanning, indicatoren, budgettaire middelen, geraamde
output, enz. Er moet een verband bestaan met de planning
op het hogere beleidsniveau (in casu het Minaplan).
De organisatie moet ten slotte voor de uitvoering van haar
opdrachten kwalitatieve en kwantitatieve prestatiemaatstaven
opstellen( 120 ). Informatie over gebruikte indicatoren,
meetsysteem en meetresultaten moet beschikbaar zijn.
Daarvoor dienen informatiesystemen te worden opgezet,
die op de elkaar moeten worden afgestemd ( 121 ).
Opvolging Opvolging (monitoring) van de doelbereiking impliceert de
inzameling van geaggregeerde informatie op permanente
basis over de mate van het bereiken van de doelstellingen
van de heffingsregeling. Deze informatie moet op een betrouwbare
en valide manier worden verzameld en op regelmatige
wijze beschikbaar zijn. Een dergelijk meetsysteem
maakt de realisatie van de doelstellingen zichtbaar.
120
De instelling moet een controleerbaar beleid voeren.
Daartoe kan zij controleactiviteiten uitwerken (strategieën,
beleidslijnen en procedures) die hun concrete vertaling
moeten vinden in een intern controleplan( 122 ). Interne controle
is een door de leiding tot stand gebracht proces dat
een redelijke zekerheid biedt over de effectiviteit en efficientie
van de verrichtingen, de betrouwbaarheid van de
financiële verslaggeving en de conformiteit met de toepasselijke
wetten en reglementen( 123 ).
Basis voor het controlesysteem is de controleomgeving,
die o.m. de vastlegging van bevoegdheden en verantwoordelijkheden(
124 ) en de beschrijving van de risico’s
Terwijl kwantiteit en het halen van uitvoeringstermijnen eenvoudig meetbaar zijn,
kan de kwaliteit maar indirect worden getoetst door een analyse van het procesbeheer.
Georganiseerd kwaliteitstoezicht bestaat uit specifieke procedures (met kwaliteitsnormen,
-indicatoren, -controle, -opvolging en -rapportering ). Indien het niet is
geformaliseerd, bestaat het in de vorm van het hiërarchisch toezicht.
121
Om door een verhoogde integratie en dynamiek van de administratieve diensten tot
een verbeterde werking van de milieuoverheden te komen, kondigde de Vlaamse
Minister van Leefmilieu organisatieoverkoepelende initiatieven aan, zoals de bevraging
van gegevens bij derden en de organisatie ervan in databanken. Het project
databank, opgestart bij besluit van de Vlaamse regering van 31 juli 1992, heeft
echter nog niet geleid tot een bruikbare afstemming van de datasystemen, over het
milieubeleid in Vlaanderen. Beleidsnota Leefmilieu 1999-2004, Stuk 141 (1999-
2000) – Nr. 1, p.120-122.
122
Interne controle verschilt van de controle op de heffingsplichtige en diens handelingen.
123
Definitie ontleend aan het COSO-rapport (Committee of Sponsoring Organisations
of the Treadway Commission), thans algemeen verspreid.
124
De onderzochte organisaties werken in een geautomatiseerde omgeving, waarin
functiescheidingen tussen beschikkende, bewarende, registrerende, controlerende