verslag

41 Stuk 38 (2000-2001) – Nr. 1
en databanken zijn overigens niet op mekaar afgestemd. Kwaliteitsbewaking
beperkt zich vooralsnog tot het informeel, hiërarchisch toezicht.
Het interne controleproces is onvoldoende expliciet in de organisaties
ingebouwd en vastgelegd. Ondanks de beschikbaarheid van organogrammen,
stroomdiagrammen, personeelsplannen en functiebeschrijvingen,
hebben de beheerders van de heffingsprocessen weinig kennis
van de eisen die een behoorlijk intern controlesysteem aan de procesorganisatie
en -informatisering stelt.
Met uitzondering van de VMM, hebben de heffingsorganisaties onvoldoende
zicht op de kostprijs van de heffingen en op de relatie tussen
procesinput en -output. Prestatiebegrotingen zijn er niet. De bestaande
prestatiemeetsystemen zijn doorgaans onvoldoende onderbouwd en
geïnformatiseerd.
De rapportering aan het beleid over invorderingsaspecten (bv. gerealiseerde
heffingsontvangsten) verloopt niet systematisch en is niet op de
behoeften van het beleidsniveau afgestemd.
3.5. Aanbevelingen
1. De organisaties moeten hun heffingsfunctie in operationele doelstellingen
afstemmen op de beleidsdoelstellingen en aan deze opdracht
een volwaardige plaats geven binnen hun strategie.
2. Er moet een resultaatsverantwoordelijke zijn voor de heffingstaak,
die over duidelijk gespecificeerde verantwoordelijkheden beschikt
aangaande middeleninzet en resultaten.
3. Eventuele outsourcing van de heffingstaak vergt een voorafgaande
decretale machtiging en een beslissing van het hoogste beheersorgaan
(minister of raad van bestuur). De beleidsvoorbereiding van
outsourcing dient een grondige evaluatie van mogelijke alternatieven
en gevolgen, alsook van gunningscriteria, te omvatten.
4. Het departement moet overkoepelend sturen en coördineren. Dit
vereist de ontwikkeling van sturingsinstrumenten (planning, prestatiebegroting,
jaarverslag, financiële verantwoording, periodieke doorlichting,
evaluatie en operationele audits).
5. De organisaties zouden systematisch en gestructureerd moeten samenwerken
met andere overheidsactoren (federale overheid, intergewestelijk,
met lokale overheden, …).
6. Alle organisaties moeten hun interne sturingssystemen (strategische
planning, meerjarenplannen, jaarplannen, werkplanning, rapportering
…) op eenzelfde niveau operationaliseren en de verschillende beheerscomponenten
harmoniseren.
7. Het interne controleproces dient expliciet te worden ingebouwd en
schriftelijk vastgelegd.
8. Het secundaire administratieve normenkader, met prestatienormen
en meetsystemen, kan worden verfijnd.
9. Kwaliteitsnormen en een systeem van integrale kwaliteitszorg moeten
worden geïntroduceerd. Sluitende meetsystemen moeten inzicht