verslag

Stuk 38 (2000-2001) – Nr. 1 38
zeker wat de VOI's betreft - nog in de kinderschoenen staat, kunnen een
aantal algemene kwaliteitsnormen (zoals foutloze aanslagen) en indicatoren
worden toegepast. Vaak blijft het kwaliteitstoezicht beperkt tot het
informele toezicht langs de klassieke, hiërarchische weg in de organisatie.
Ook wordt - al dan niet systematisch - bijgestuurd na het vaststellen
of opsporen van fouten (feedback van de heffingsplichtige).
3.3.2. Opvolging
Procesopvolging is het permanent verzamelen van informatie die op
korte termijn inzicht in de proceseffecten biedt en bijsturing mogelijk
maakt. Voorwaarde voor een degelijke procesopvolging, is een intern
controlesysteem dat een redelijke zekerheid biedt over effectiviteit en
efficiëntie van de verrichtingen, de betrouwbaarheid van de financiële
verslaggeving en de conformiteit met de toepasselijke regelgeving. Een
dergelijk systeem heeft aandacht voor functiescheiding, autorisatie,
controle en beveiliging. De organisaties dienen aldus te beschikken over
organogrammen, functiebeschrijvingen, stroomdiagrammen, intern controleplannen
en -programma's, procesimplementatieprojecten (pip’s) en
personeelsplannen.
Alle organisaties beschikken inderdaad over een organogram en functiebeschrijvingen.
Deze beschrijvingen zijn evenwel niet overal in dezelfde
mate uitgewerkt, noch voor alle functies volledig uitgeschreven
(AMINAL). Het verband tussen de functiebeschrijving en de doelstellingen
per persoon en per resultaatsgebied in het kader van een uitgewerkte
planning is nog niet veralgemeend (alleen de VMM en de Mestbank
operationaliseerden dat verband al, de OVAM ontwikkelt het momenteel).
Alle in het onderzoek betrokken VOI's beschikken ook over
een personeelsplan (PEP)( 63 ).
Een beschrijving van de werking van de dienst heffingen is enkel beschikbaar
voor de afvalwaterheffingen. Alleen de VMM beschikt immers
over een eigen afdeling om de heffingsopdracht uit te voeren. Voor de
mestheffingen is de heffingsopdracht geïntegreerd in de globale werking
van de mestbank, als afdeling van de VLM. Deze organisatie heeft de
heffingstaak wel beschreven. De OVAM, bevoegd voor de afvalheffingen,
heeft haar heffingsdienst bij de reorganisatie per 1 januari 1999
afgeschaft en het personeel dat met de heffingen belast blijft, herschikt
en verspreid over haar diverse diensten. De organisatie beschikt wel
over een beschrijving van de heffingsfunctie. De afdeling Water van
AMINAL, belast met de meest recent ingevoerde heffing, beschikt nog
niet over een dergelijke beschrijving.
Bijna alle organisaties stelden een stroomdiagram (flowchart) op voor
het traject dat een dossier in het heffingsproces moet volgen.
Enkel de VMM heeft zowel een intern controleplan (met beschrijving van
de interne controle op de verschillende deelprocessen) als een
63
Over het statuut en de personeelsformatie van de OVAM zijn geschillen bij de
Raad van State aanhangig.