verslag

3.3.1. Planning
37 Stuk 38 (2000-2001) – Nr. 1
Kaderend in een streven naar de invoering van moderne managementtechnieken,
hebben zowel de Vlaamse administratie als de VOI's - onafhankelijk
van elkaar - diverse planning- en beheersinstrumenten ingevoerd.
Hoewel de essentiële kenmerken van de verschillende systemen
gelijkaardig zijn, lopen de gebruikte methodologie en terminologie bij
gebrek aan een overkoepelende coördinatiebeweging dan ook uiteen.
Ook de mate van operationaliteit van deze beheerstechnieken loopt voor
de onderzochte organisaties uiteen. De VOI's zijn al verder gevorderd
dan het departement (AMINAL). De ontwikkelingsgraad van dit instrumentarium
varieert van potentieel tot volledig uitgewerkt.
De VMM is het verst gevorderd: zij heeft haar werkplanning en de opvolging
ervan volledig geoperationaliseerd. Bij de OVAM en de VLM zijn
dergelijke systemen in opbouw. Het minst ver staat de afdeling Water
van AMINAL, waar de uitwerking van een strategische planning in een
concrete werkplanning lijkt te stagneren.
De secundaire normen( 60 ) die de organisaties hanteren voor de uitvoering
van de heffingsprocesregeling blijken vaak al vast te liggen in de
regelgeving zelf (bv. termijnen). Slechts in enkele gevallen hebben de
organisaties zich nog secundaire normen opgelegd. Meestal gaat het
om streefwaarden om een vooropgesteld percentage van te verrichten
prestaties binnen een bepaalde tijdslimiet te verwezenlijken. Prestatiemaatstaven
zijn weinig ontwikkeld.
De organisaties genereren over de eigen activiteiten en prestaties in
zekere mate geaggregeerde informatie om het bereiken van de gestelde
normen te meten( 61 ). In de praktijk zijn de meeste van deze systemen
nog in ontwikkeling en ontbreekt op dit ogenblik in vele gevallen nog de
nodige geaggregeerde statistische informatie. De ingevoerde systemen
en databanken zijn overigens onderling niet op elkaar afgestemd. Desondanks
beweren de meeste respondenten de opgelegde normen in de
praktijk vrijwel altijd te halen. Het occasionele niet voldoen aan de normen
brengen zij meestal in verband met de onvolledigheid of onjuistheid
van door de heffingsplichtigen ingediende aangiften, die de opvraging
van bijkomende inlichtingen of documenten noodzaken
Van een systeem van integrale kwaliteitsbewaking is bij de onderzochte
organisaties nog geen sprake. Het departement LIN heeft het EFQMmodel
aanvaard als methode voor de uitbouw van een integrale kwaliteitszorg(
62 ). AMINAL zou het systeem vanaf 2000 invoeren.
Behalve een model van algemene kwaliteitszorg, waarvan de concrete
toepassing binnen het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en -
60
De normen die de organisatie voor de uitvoering van de processen intern uitwerkt
en die kaderen in de normen van het beleid of de regelgeving.
61
Meestal beperkt deze informatie zich echter tot de betalingscyclus.
62
Het zou de bedoeling zijn dat alle diensten van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap
dit zouden aannemen en toepassen.