Handleiding Navision - Incadea Barcode module - Caryagroup ...

Handleiding Navision - Incadea
Barcode module
CARYA GROUP HQ
Fountain Business Center / Building 5
C. Van Kerckhovenstraat 110
2880 Bornem
T. +32 3 295 18 50
F. +32 3 295 18 51
E-mail: contact@caryagroup.eu
WWW.CARYAGROUP.EU
CARYA GROUP SAS
120 Chaussée Jules César
BP 20317 Osny
95526 Cergy Pontoise Cedex
T. +33 1 34 20 79 20
F. +33 1 34 20 79 21
E-mail: contact@caryagroup.eu

Inhoudstafel
1 Voorwoord ...................................................................................................................................................... 2
2 Barcode scanner ............................................................................................................................................. 3
1.1 Functietoetsen ........................................................................................................................................ 3
1.1.1 Drukknoppen .................................................................................................................................. 3
1.1.2 Menu’s ............................................................................................................................................ 4
1.2 De verschillende functionaliteiten of taken ............................................................................................ 5
1.2.1 Collect ............................................................................................................................................. 5
1.2.1.1 Ontvangen van wisselstukken in het magazijn ........................................................................ 6
1.2.1.2 De belangrijkste velden en kolommen van de SA30 Lijst ........................................................ 8
1.2.2 Workflow: Het ontvangen van de wisselstukken in het magazijn .................................................. 9
1.2.2.1 1.Nakijken en verbeteren van de SA30 Lijst ............................................................................. 9
1.2.2.2 2. Wisselstukken die geleverd zijn ontvangen via de barcodescanner: ................................. 10
1.2.2.3 3. Wisselstukken die ontvangen zijn via de barcodescanner inlezen in Navision: ................. 12
1.2.2.4 4. Controleren van ingelezen bestanden in de ontvangsten en eventuele correcties
corrigeren. 16
1.2.2.5 5. Inboeken van de gecontroleerde ontvangsten. ................................................................. 18
1.2.3 Afdrukken van de ontvangsten ..................................................................................................... 19
1.2.4 Afdrukken van etiketten met Barcode .......................................................................................... 20
1.2.5 Afdrukken van etiketten met Barcode .......................................................................................... 20
1.3 Pick: Het nemen van goederen in het magazijn ................................................................................... 21
1.4 Inventaris: Het inventariseren van het Magazijn met de barcodescanner als hulpinstrument ........... 22
1.4.1 Wisselstukken die geïnventariseerd moeten worden via de barcodescanner: ............................ 23
1.4.2 Wisselstukken die geïnventariseerd zijn via de barcodescanner inlezen in Navision: ................. 24
1

1 Voorwoord
Deze handleiding is bedoeld voor de medewerkers van het Magazijn. Tijdens het opstellen ervan zijn de
volgende conventies aangehouden:
Module-opties:
Deze staan in de tekst schuin gedrukt.
Een voorbeeld:
Kies Werkplaats - Uurloon betekent hetzelfde als: Open de (sub)module Werkplaats en kies daarin de optie
Uurloon.
Gebruikte symbolen:
Gebruik van de muis:
‘Let op!’: dit icoon vraagt uw aandacht voor extra informatie
‘Tip’: dit icoon geeft een tip of truc waarmee u eventueel sneller kan werken
Klikken betekent éénmaal klikken met de primaire muisknop.
Dubbelklikken betekent tweemaal kort na elkaar op dezelfde muisknop klikken.
De standaardinstelling van de muisknoppen wordt aangehouden: de linkermuisknop is de primaire en de
rechtermuisknop de secundaire knop.
Notatie van de toetsencombinaties:
Weergave Betekenis
Toets1 + Toets2 Een plusteken tussen de toetsen betekent dat u de toets ingedrukt moet
houden terwijl u op de tweede toets drukt.
Druk op Shift + F5 betekent dat u de Shift toets moet indrukken, deze ingedrukt
houdt terwijl u op de functietoets F5 drukt, waarna u beide loslaat.
Toets1, Toets2 Een komma tussen de toetsen betekent dat u de toetsen na elkaar moet
indrukken en loslaten.
Druk op Alt, V betekent dat u de Alt toets indrukt en loslaat, daarna drukt u op
de lettertoets V en u laat ook deze los.
Doel van deze handleiding is om in de praktijk snel even wat op te zoeken. Het is de bedoeling dat u de tekst
doorneemt terwijl u voor de computer zit.
2

2 Barcode scanner
1.1 Functietoetsen
1.1.1 Drukknoppen
Vooraf:
Plaatst elke avond de scanner in de houder. Zo blijft de Barcodescanner steeds opgeladen
Scannen
Bevestigen
Vorig menu
Aan- en afzetten
Het aan- en afzetten van de barcode gebeurt door op de rode knop even te blijven drukken.
Om van de één naar de andere menu te gaan kan je de pijltjestoetsen gebruiken
Druk rechtsreeks op de numerieke toetsen om naar een menu te gaan
3

1.1.2 Menu’s
1. Collect: De verschillende functionaliteiten of taken van de New Barcodemodule
2. Upload: het exporteren van de gegevens die in de barcode zijn opgeslagen naar de computer
3. Utilities: Instellingen van het apparaat
Druk rechtstreeks op de numerieke toetsen om naar een menu te gaan
4

1.2 De verschillende functionaliteiten of taken
1.2.1 Collect
Door op 1 te drukken kom je in de verschillende functionaliteiten of taken terecht::
1 Ontvang: Het ontvangen van de wisselstukken in het magazijn
2 Pick: Het nemen van wisselstukken uit het magazijn voor de werkplaats
3 Inventaris: Het inventariseren van het Magazijn
5

1.2.1.1 Ontvangen van wisselstukken in het magazijn
Vooraf:
De Magazijnier moet best alle wisselstukken via Navision-Incadea bestellen. De procedure
hiervan vindt men terug in de Handleiding – Navision Incadea –Stockbeheer. Deze
handleiding kan men in Navision Incadea - hoofdmenu- Incadea Documentatie terug
vinden.
De Stock- en spoedbestellingen worden via Navision Incadea ( PIX) doorgestuurd naar BMW Belux
De wisselstukken worden naar de verdeler geleverd.
Tegelijkertijd wordt dagelijks een SA30 factuur electronisch doorgestuurd naar Navision.
Deze lijst vindt men terug in Navision Incadea.
Stock Beheer – Aankoop Wisselstukken – SA30 Lijnen
6

Bij het openen van deze menu zal Navision Incadea de zo vroegst mogelijke datum SA30 lijst weergeven: De
dag van vandaag. Indien dit niet zo is kan men steeds manueel deze lijst oproepen.
Alvorens dat de goederen ’s morgens ontvangen worden moet deze lijst nagekeken
worden
7

Druk F6 = toont scherm
met alle SA30lijsten
Zo vroeg mogelijke
SA30lijst
Filtering op één
wisselstuk. Indien men de
filtering opheft van
datum SA30 lijst, zal men
de historiek geven van
het desbetreffende
wisselstuk voor alle SA30
lijsten
1.2.1.2 De belangrijkste velden en kolommen van de SA30 Lijst
Geeft alle SA30 lijnen in
combinatie mat alle SA30
lijsten
Geeft enkel de niet
afgesloten lijnen weer
Geeft enkel de blanco
inkooporders weer
Collinummer waar het
wisselstuk zich bevindt
Niet afgesloten SA30 lijn
= Het volledig aantal van
het wisselstuk is niet
ontvangen
De SA30 lijnen worden
gesorteerd op
Lijnnummer, Wisselstuk
of ontvangst
Kostprijs
Het inkooporder en het
lijnnummer mbt tot het
documentnummer
8

1.2.2 Workflow: Het ontvangen van de wisselstukken in het magazijn
1.2.2.1 1.Nakijken en verbeteren van de SA30 Lijst
Alvorens dat de goederen ’s morgens ontvangen worden moet deze lijst nagekeken
worden
De wisselstukken moeten aan een documentnummer en lijnnumer gekoppeld zijn. Indien dit niet zo is
betekent dat:
Het wisselstuk is niet via Navision Incadea besteld ( = besteld via Dop, fax).
Men kan hiervoor retroactief automatisch een inkooporder aanmaken (pag.19)
Het wisselstuk werd door een ander wisselstuk vervangen (=vervanging).
In de respectievelijke SA30 lijn dient men het wisselstuk met het origineel wisselstuk op het
inkooporder te vervangen. De grijze velden (document- en lijnnumer) zullen automatisch
ingevuld worden
het wisselstuk is in de lijst van alle BMW en MINI wisselstukken in Navision Incadea niet
gekend (= Master)
Een nieuw wisselstuknummer moet aangemaakt worden in Navision Incadea
Andere oorzaken (wisselstukken die gratis megegeven mogen worden (actie))
Deze lijnen mogen handmatig afgesloten worden vanuit de SA30lijst
Het afsluiten van SA30 lijnen heeft geen enkele invloed op de stock.
9

1.2.2.2 2. Wisselstukken die geleverd zijn ontvangen via de barcodescanner:
Ontvang de wisselstukken volgens onderstaand schema.
Druk rechtsreeks op de numerieke toetsen om naar een menu te gaan
1 1. Collect
2 1. Ontvang
3 Scan het collinummer in door op de gele knop te drukken. Bevestig nadien met de linker
blauwe toets.
10

4 Scan één van de wisselstukken van de respectievelijke colli in door op de gele knop te
drukken. Bevestig nadien met de linker blauwe toets.
5 Druk met het numeriek klavier de hoeveelheid en bevestig nadien met de blauwe toets
6 Scan nadien een volgend wisselstuk van de respectievelijke colli in door op de gele knop te
drukken. Bevestig nadien met de linker blauwe toets.
7 Druk met het numeriek klavier de hoeveelheid en bevestig nadien met de blauwe toets
8 Herhaal stap 6 en 7 tot dat alle wisselstukken van de respectievelijke colli zijn ingescand.
9 Druk nadien 2 maal op ESC en nadien toets 2
10 Plaatst de barcodescanner in de lader
Neem de gewoonte om de scanner steeds in de lader te plaatsen. Zo wordt de batterij
steeds opgeladen.
11

1.2.2.3 3. Wisselstukken die ontvangen zijn via de barcodescanner inlezen in Navision:
Stock Beheer – Aankoop Wisselstukken - Ontvangsten
Boekingsdatum nakijken
Het orderleveranciernummer wordt automatisch ingevuld
12

Het inlezen van de gegevens op de barcodescanner in navision Incadea
Functie import Barcodebestanden of Ctrl + B
De laatste 3 gescande bestanden kunnen in dit scherm ook opgeladen worden.
13

De ingelezen bestanden worden nu automatisch gekoppeld aan:
SA30 lijnen
Inkooporders of openstaande bestelorders
Geeft fouten en waarschuwingen weer:
Moet nagekeken worden
De zwarte lijnen geven de gescande wisselstukken weer
De roze lijnen geven de gekoppelde SA30 lijnen weer
De blauwe lijnen geven de gekoppelde inkooporders weer
14

Fouten en waarschuwingen kunnen steeds manueel opgeroepen worden via:
Functie Controle op fouten en waarschuwingen of CTRL+F
15

1.2.2.4 4. Controleren van ingelezen bestanden in de ontvangsten en eventuele correcties
corrigeren.
De hoeveelheid die door de barcodescanner ingescand werd klopt met de hoeveelheid op het
inkooporder en met de hoeveelheid op de SA30 lijnen. Dit kan probleemloos doorgeboekt
worden via Boeken Boeken of F11
Het doorboeken van de ontvangsten doe je best als alle correcties zijn aangepast
16

De hoeveelheid die ingescand werd door de barcodescanner klopt niet met de hoeveelheid op
het inkooporder maar wel met de hoeveelheid op de SA30 lijnen.
In onderstaand voorbeeld werden er twee remschijven geleverd en in het inkooporder heeft men er
maar één besteld. Het gebeurt dat BMW Belux meer wisselstukken levert dan besteld (mbt
afrondingen). Er moet dus een correctie aangebracht worden.
17

Via Functie Restinkooporder aanmaken worden er automatisch nieuwe inkooporders aangemaakt.
In onderstaand voorbeeld zal de kostprijs van de remschijf van het nieuw inkooporder: ‘POP.05.460 de kostprijs
zijn die meegegeven wordt met de SA30 factuur die dagelijks electronisch doorgestuurd naar Navision.
1.2.2.5 5. Inboeken van de gecontroleerde ontvangsten.
Vooraf: opnieuw fouten en waarschuwingen manueel oproepen worden via:
Functie Controle op fouten en waarschuwingen of CTRL+F.
Waarschuwingssymbolen moeten verdwenen zijn.
Nadien ontvangsten doorboeken via Boeken Boeken of F11
Voorraad wordt aan correcte prijs ingeboekt
Openstaand aankooporder verdwijnt (indien alles ontvangen)
Ontvangstdocument verdwijnt
18

1.2.3 Afdrukken van de ontvangsten
Via Stock Beheer – Aankopen wisselstukken – Ontvangsten
19

1.2.4 Afdrukken van etiketten met Barcode
Etiketten afdrukken voor schappen
Via Stock Beheer – Aankopen wisselstukken – Ontvangsten
1.2.5 Afdrukken van etiketten met Barcode
Etiketten afdrukken voor verkoop
Via Stock Beheer – Aankopen wisselstukken – Ontvangsten
20

1.3 Pick: Het nemen van goederen in het magazijn
Momenteel is deze functionaliteit nog niet bij de verdelers geactiveerd.
21

1.4 Inventaris: Het inventariseren van het Magazijn met de barcodescanner als
hulpinstrument
Vooraf: Het inventariseren van het magazijn in Navision Incadea
De procedure kan men raadplegen in de Handleiding – Navision Incadea – Inventarisatie.
Deze handleiding vindt men terug in Navision Incadea - hoofdmenu- Incadea
Documentatie
Druk rechtsreeks op de numerieke toetsen om naar een menu te gaan
22

1.4.1 Wisselstukken die geïnventariseerd moeten worden via de barcodescanner:
Inventariseer de wisselstukken volgens onderstaand schema
Druk rechtsreeks op de numerieke toetsen om naar een menu te gaan
1. Collect
2. Inventaris
3. Scan het het schapnummer in door op de gele knop te drukken. Bevestig nadien met de
linker blauwe toets.
Het is belangrijk dat de schapnummers in het magazijn van een barcode voorzien zijn
23

4. Scan één van de wisselstukken van het respectievelijk schapnummer in door op de gele
knop te drukken. Bevestig nadien met de linker blauwe toets.
5. Druk met het numeriek klavier de hoeveelheid van het respectievelijk wisselstuk en
bevestig nadien met de blauwe toets
6. Herhaal stap 4 en 5 tot dat alle wisselstukken van het respectievelijk vlak zijn
geïnventariseerd.
7. Druk nadien 2 maal op ESC en nadien toets 2
8. Plaatst de barcodescanner in de lader
9. Inventaris
10. Scan het het schapnummer in door op de gele knop te drukken. Bevestig nadien met de
linker blauwe toets.
1.4.2 Wisselstukken die geïnventariseerd zijn via de barcodescanner inlezen in Navision:
24