Terre des hommes Jaarverslag 2012

voorbereiding, toetsing, formalisatie,
technische advisering, monitoring van
projecten in uitvoering, beheer en controle,
rapportage, functionering van het apparaat
ter uitvoering van de activiteiten inzake de
besteding van de SHO, ontvangen middelen
(o.a. het financieel en administratief
apparaat), externe contacten en kosten
accountantscontrole en eindevaluatie.
Kort gezegd vallen de kosten die buiten
Haïti (Lausanne en Nederland) en de
accountantskosten die in Haïti gemaakt
worden onder apparaatskosten (AKV). Het
maximumbedrag dat aan AKV mag worden
uitgegeven is 6,72% van de programmakosten.
In totaal gaat het om de volgende bedragen:
• € 2.597.386 voor de programmabudgetten
• € 139.069 AKV kosten in Lausanne en Haïti.
Dit is inclusief accountantsverklaringen van
beide locaties
• € 30.103 AKV Nederland
d. Het beleid ten aanzien van de lokale
accountantscontrole
Het beleid van Terre des Hommes is dat alle
projecten worden geaudit door een accountant.
Voor bestedingen met betrekking tot noodhulp
en wederopbouw wordt de gehele keten geaudit
(Haïti, Lausanne, Nederland). Dit betekent dat
er drie accountantscontroles plaatsvinden.
De eerste voor de uitgaven in Haïti, de tweede
48 | Terre des Hommes Jaarverslag 2012
voor de doorberekende AKV kosten die in
Lausanne worden gemaakt en ten derde voor de
doorberekende AKV kosten in Nederland. Alle
bestedingen komen terug in de jaarrekening
die door KPMG Accountants N.V. wordt
gecontroleerd.
e. Tijdige ontvangst van financiële
rapportages
Met Terre des Hommes Lausanne is afgesproken
dat er inhoudelijke en financiële rapportages
worden gemaakt. Voor 2012 zijn alle
rapportages ontvangen.
f. Goede behandeling van ontvangen
rapportages
De ontvangen rapportages worden op het
hoofdkantoor financieel en inhoudelijk
gecontroleerd. Er wordt gelet op logica,
afwijkingen van de planning/budget en
of de rapportage gedetailleerd genoeg is.
Eventueel worden er vragen gesteld of
aanvullingen gevraagd. Over het algemeen
zijn de rapportages van Lausanne uitgebreid
en in orde. Vervolgens worden de rapportages
in het format van de SHO gerapporteerd aan
de SHO. De beoordeling van de SHO wordt
teruggekoppeld aan Terre des Hommes.
g. Deugdelijke administratie
Terre des Hommes Lausanne beschikt over drie
kantoren in Haïti (Port au Prince, Petit Goave
en Les Cayes, Les Cayes bestond al voor de
aardbeving). Op deze kantoren coördineren
zeven stafleden het programma (een
programmamanager, twee districtsmanagers,
twee financiële medewerkers en twee
verantwoordingsmedewerkers). Terre des
Hommes Nederland ontvangt maandelijks een
rapportage met de lokale bestedingen. Terre
des Hommes Nederland heeft vaker met Terre
des Hommes Lausanne in noodhulpsituaties
samengewerkt. Het hoofd financiën/ict heeft
regelmatig overleg met het hoofd projecten en
het hoofd financiën van de zusterorganisatie
over de administratieve organisatie en de
interne controle.
Terre des Hommes Nederland heeft veel
aandacht voor de beheersing van financiële
processen en is in het bezit van de keurmerken
ISO en CBF. Daarnaast hanteert Terre des
Hommes handboeken en werkbeschrijvingen en
vindt elk jaar een accountantscontrole plaats.
h. Uitvoering van het Sanctiebeleid
Nadat de projectaanvraag op het hoofdkantoor
in Den Haag is goedgekeurd, wordt het
contract tussen Terre des Hommes Nederland
en de projectpartner getekend. De contracten
voor de projecten op Haïti zijn tussen Terre
des Hommes Nederland en Terre des Hommes
Lausanne getekend. De zusterorganisatie is de
projectpartner voor alle projecten van Terre des
Hommes Nederland in Haïti.