Terre des hommes Jaarverslag 2012
Terre des hommes Jaarverslag 2012
Terre des hommes Jaarverslag 2012
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
voorbereiding, toetsing, formalisatie,<br />
technische advisering, monitoring van<br />
projecten in uitvoering, beheer en controle,<br />
rapportage, functionering van het apparaat<br />
ter uitvoering van de activiteiten inzake de<br />
besteding van de SHO, ontvangen middelen<br />
(o.a. het financieel en administratief<br />
apparaat), externe contacten en kosten<br />
accountantscontrole en eindevaluatie.<br />
Kort gezegd vallen de kosten die buiten<br />
Haïti (Lausanne en Nederland) en de<br />
accountantskosten die in Haïti gemaakt<br />
worden onder apparaatskosten (AKV). Het<br />
maximumbedrag dat aan AKV mag worden<br />
uitgegeven is 6,72% van de programmakosten.<br />
In totaal gaat het om de volgende bedragen:<br />
• € 2.597.386 voor de programmabudgetten<br />
• € 139.069 AKV kosten in Lausanne en Haïti.<br />
Dit is inclusief accountantsverklaringen van<br />
beide locaties<br />
• € 30.103 AKV Nederland<br />
d. Het beleid ten aanzien van de lokale<br />
accountantscontrole<br />
Het beleid van <strong>Terre</strong> <strong>des</strong> Hommes is dat alle<br />
projecten worden geaudit door een accountant.<br />
Voor bestedingen met betrekking tot noodhulp<br />
en wederopbouw wordt de gehele keten geaudit<br />
(Haïti, Lausanne, Nederland). Dit betekent dat<br />
er drie accountantscontroles plaatsvinden.<br />
De eerste voor de uitgaven in Haïti, de tweede<br />
48 | <strong>Terre</strong> <strong>des</strong> Hommes <strong>Jaarverslag</strong> <strong>2012</strong><br />
voor de doorberekende AKV kosten die in<br />
Lausanne worden gemaakt en ten derde voor de<br />
doorberekende AKV kosten in Nederland. Alle<br />
bestedingen komen terug in de jaarrekening<br />
die door KPMG Accountants N.V. wordt<br />
gecontroleerd.<br />
e. Tijdige ontvangst van financiële<br />
rapportages<br />
Met <strong>Terre</strong> <strong>des</strong> Hommes Lausanne is afgesproken<br />
dat er inhoudelijke en financiële rapportages<br />
worden gemaakt. Voor <strong>2012</strong> zijn alle<br />
rapportages ontvangen.<br />
f. Goede behandeling van ontvangen<br />
rapportages<br />
De ontvangen rapportages worden op het<br />
hoofdkantoor financieel en inhoudelijk<br />
gecontroleerd. Er wordt gelet op logica,<br />
afwijkingen van de planning/budget en<br />
of de rapportage gedetailleerd genoeg is.<br />
Eventueel worden er vragen gesteld of<br />
aanvullingen gevraagd. Over het algemeen<br />
zijn de rapportages van Lausanne uitgebreid<br />
en in orde. Vervolgens worden de rapportages<br />
in het format van de SHO gerapporteerd aan<br />
de SHO. De beoordeling van de SHO wordt<br />
teruggekoppeld aan <strong>Terre</strong> <strong>des</strong> Hommes.<br />
g. Deugdelijke administratie<br />
<strong>Terre</strong> <strong>des</strong> Hommes Lausanne beschikt over drie<br />
kantoren in Haïti (Port au Prince, Petit Goave<br />
en Les Cayes, Les Cayes bestond al voor de<br />
aardbeving). Op deze kantoren coördineren<br />
zeven stafleden het programma (een<br />
programmamanager, twee districtsmanagers,<br />
twee financiële medewerkers en twee<br />
verantwoordingsmedewerkers). <strong>Terre</strong> <strong>des</strong><br />
Hommes Nederland ontvangt maandelijks een<br />
rapportage met de lokale bestedingen. <strong>Terre</strong><br />
<strong>des</strong> Hommes Nederland heeft vaker met <strong>Terre</strong><br />
<strong>des</strong> Hommes Lausanne in noodhulpsituaties<br />
samengewerkt. Het hoofd financiën/ict heeft<br />
regelmatig overleg met het hoofd projecten en<br />
het hoofd financiën van de zusterorganisatie<br />
over de administratieve organisatie en de<br />
interne controle.<br />
<strong>Terre</strong> <strong>des</strong> Hommes Nederland heeft veel<br />
aandacht voor de beheersing van financiële<br />
processen en is in het bezit van de keurmerken<br />
ISO en CBF. Daarnaast hanteert <strong>Terre</strong> <strong>des</strong><br />
Hommes handboeken en werkbeschrijvingen en<br />
vindt elk jaar een accountantscontrole plaats.<br />
h. Uitvoering van het Sanctiebeleid<br />
Nadat de projectaanvraag op het hoofdkantoor<br />
in Den Haag is goedgekeurd, wordt het<br />
contract tussen <strong>Terre</strong> <strong>des</strong> Hommes Nederland<br />
en de projectpartner getekend. De contracten<br />
voor de projecten op Haïti zijn tussen <strong>Terre</strong><br />
<strong>des</strong> Hommes Nederland en <strong>Terre</strong> <strong>des</strong> Hommes<br />
Lausanne getekend. De zusterorganisatie is de<br />
projectpartner voor alle projecten van <strong>Terre</strong> <strong>des</strong><br />
Hommes Nederland in Haïti.