Release Notes FlexService 3.6 - FlexNieuws

Release Notes FlexService 3.6
Release notes voor FlexService Release 3.6
Document FS80202R101 / 11 september 2007
© FlexService Solutions
Inhoud
1 Introductie .......................................................... 3
1.01 Release 3.6.................................................. 3
1.02 Komende releases en onderhoudsversies......... 3
1.03 Implementatie.............................................. 3
2 De onderwerpen van Release 3.6 ........................ 4
2.01 'The Perfect Match' ....................................... 4
2.01.1 Gereedschappen voor het vinden van de
juiste kandidaat of aanvraag ................ 4
2.01.2 Integratie tot 'The Perfect Match' .......... 5
2.01.3 Module Selectie .................................. 6
2.01.4 Matching............................................ 7
2.01.5 Tekstzoeken....................................... 9
2.02 Periodeverloning......................................... 12
2.02.1 Strategie FlexService......................... 12
2.02.2 Hoe ziet het er uit............................. 13
2.02.3 Periodeverloning gebruiken ................ 16
2.03 Reserveren in tijd (Tijd-voor-Tijd)................. 17
2.03.1 Opbouw vakantiedagen in tijd ............ 17
2.03.2 Tijd voor tijd .................................... 18
2.03.3 Kostprijsaspecten en herwaardering.... 20
2.03.4 Management rapportage.................... 20
2.03.5 Uren tellingen................................... 20
2.04 Loonaangifte .............................................. 21
2.05 Voorschotten (leningen, verrekeningen) ........ 23
2.06 Werken met contracten ............................... 24
2.06.1 Toeslaguren (ploeguren).................... 24
2.06.2 Overwerkuren .................................. 25
2.06.3 Toeslagpercentage of tariefbedrag ...... 26
2.06.4 Meer informatie in tabblad Loon/Tarief 27
2.06.5 Prijsafspraken en loon/tarief............... 28
2.06.6 Prijsafspraken testen......................... 28
2.07 Accorderen door de BackOffice ..................... 30
2.07.1 Contracten accorderen ...................... 30
2.07.2 Declaraties accorderen ...................... 30
2.07.3 Kandidaten accorderen ...................... 30
2.07.4 Bankrekeningen accorderen ............... 33
2.08 Facturatie .................................................. 35
2.08.1 Korting ............................................ 35
2.08.2 Corrigeren van facturen..................... 38
2.08.3 KIX-Code......................................... 40
2.08.4 Couverteercode ................................ 40
2.09 Eenzijdig corrigeren .................................... 41
Disclaimer
2.09.1 Wijzig declaratie speciaal ................... 41
2.10 Management Informatie .............................. 43
2.10.1 Telling van declaraties ....................... 43
2.10.2 Telling van toeslaguren...................... 43
2.10.3 Detaillering urensoorten..................... 43
2.11 Module Controle ......................................... 45
2.11.1 Tabblad Standenregister .................... 45
2.11.2 Tabblad Loonstaat............................. 46
2.11.3 Tabblad AuditTrail ............................. 47
2.12 Startscherm ............................................... 48
2.13 Koppeling met Knollenstein .......................... 49
2.13.1 Vastleggen van de gegevens .............. 49
2.13.2 Accorderen en publiceren................... 51
2.13.3 De vacature in Knollenstein ................ 52
2.14 Adressen en kilometers via Webservices.nl .... 54
3 Modules FlexService ..........................................55
3.01 Aanvraag ................................................... 55
3.02 Bericht ...................................................... 56
3.03 Betaling..................................................... 56
3.04 Bureau ...................................................... 56
3.05 Component ................................................ 56
3.06 Contactpersoon .......................................... 56
3.07 Contract .................................................... 56
3.08 Controle .................................................... 58
3.09 Criterium ................................................... 58
3.10 Debiteur .................................................... 58
3.11 Declaratie .................................................. 58
3.12 Document .................................................. 59
3.13 Facturatie .................................................. 59
3.14 Kandidaat .................................................. 59
3.15 Klantrelatie ................................................ 61
3.16 Leverancierrelatie ....................................... 61
3.17 Medewerker ............................................... 61
3.18 Model ........................................................ 61
3.19 Plaatsing.................................................... 61
3.20 Proces ....................................................... 62
3.21 Selectie ..................................................... 62
3.22 TeDoen...................................................... 62
3.23 Verantwoording .......................................... 62
3.24 Verloning ................................................... 63
3.25 Ziek .......................................................... 63
De informatie in dit document is door FlexService Solutions met de grootste zorg samengesteld.
De directie van FlexService Solutions is echter niet verantwoordelijk voor eventuele fouten,
onjuistheden of omissies in deze informatie en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor mogelijke
gevolgen van beslissingen die zijn genomen op grond van de in dit document aangeboden
informatie. Op al onze transacties zijn onze algemene voorwaarden (Fenit) van toepassing. Op
verzoek is een exemplaar van deze leveringsvoorwaarden beschikbaar.

4 Rapporten/MI/Filters/Mail-merge .................... 64
4.01 Rapporten.................................................. 64
4.02 Management Informatie .............................. 64
4.03 Filters ....................................................... 64
4.04 Mail-merge ................................................ 65
5 Modules FlexAdministrator ................................ 66
FS80202R101 Release Notes 3.6 2 van 67
© FlexService Solutions
5.01 Administratie.............................................. 66
5.02 Autorisatie ................................................. 66
5.03 Domein ..................................................... 66
5.04 Entiteit ...................................................... 66
5.05 Instelling ................................................... 67
5.06 Audit-Trail.................................................. 67

1 Introductie
Voor u liggen de Release Notes van FlexService Release 3.6 met daarin een overzicht van de
wijzigingen ten opzichte van Release 3.2.
1.01 Release 3.6
Release 3.6 heeft twee kanten. Aan de ene kant is deze release er een van stabiliteit. Oppervlakkig
gezien zijn er weinig wijzigingen en de gebruikers kunnen er mee verder zonder aanpassingen. Alle
vertrouwde functionaliteit is nog op de vertrouwde plekken aanwezig. De stabiliteit is mede
versterkt door het lange testtraject waaraan deze release wordt onderworpen en waarin naast de
interne testcases en testscenario's ook de klantincidenten worden langsgelopen. Daarnaast wordt
een aantal deelonderwerpen - bijvoorbeeld periodeverloning, perfect match en prijsafspraken -
grondig getest met klanten die samen met ons het ontwerp hebben vormgegeven.
Aan de andere kant is Release 3.6 een release met flink veel nieuwe en gewijzigde functionaliteit.
Veel kleine wijzigingen, maar ook een paar heel grote zoals de herintroductie van periodeverloning,
reserveren in tijd (tijd-voor-tijd), een nieuwe 'engine' voor matchen en tekstzoeken en bij de
facturatie meer mogelijkheden tot corrigeren en tot het opnemen van korting. Voor al deze
mogelijkheden geldt natuurlijk dat ze bij uitlevering 'uitgezet' zijn, en dat u zelf beslist of en zo ja in
welk tempo u ze in uw organisatie gaat gebruiken. Deze wijzigingen worden per onderwerp
beschreven in hoofdstuk 2.
Onder de 'motorkap' is er in de applicatieserver FAMCE een wijziging gemaakt. Deze wijziging, niet
voor de gebruikers zichtbaar en merkbaar, heeft betrekking op hoe mogelijk meerdere FAMCE's met
elkaar communiceren. Bij de implementatie zijn er op technisch vlak een paar extra handelingen
nodig. Zie verder in paragraaf 1.03.
1.02 Komende releases en onderhoudsversies
FlexService werkt aan een nieuwe applicatieserver. Deze zal in het najaar van 2007 FAMCE gaan
vervangen. De nieuwe architectuur, gebaseerd op standaard Microsoft technologie en open
standaarden is beter schaalbaar en biedt ook nieuwe mogelijkheden voor 'fail over' en het
aanroepen van functionaliteit in FlexService van buiten het pakket (een 'service oriented
architecture' via XML).
Naast deze wijziging zal de najaars-release van FlexService een drietal grote onderwerpen bevatten
die in de vorm van Premium modules aan het pakket kunnen worden toegevoegd:
− Tijdontrafelaar - Biedt de mogelijkheid om in te voeren tussen welke tijdstippen iemand heeft
gewerkt, waarna op basis van regels dit wordt omgerekend naar gewerkte uren.
− Electronische declaraties - Het inlezen van declaratiegegevens en deze automatisch verwerken
tot declaraties die kunnen worden verloond en gefactureerd. Ook samen te gebruiken met de
nieuwe tijdontrafelaar.
− Facturering van werving en selectie - Ondersteuning voor het werkproces rondom de facturatie
van Werving & Selectie opdrachten.
Daarnaast zullen een reeks door klanten aangedragen kleinere verbetervoorstellen worden
opgepakt. Verder legt FlexService de tweede helft van het jaar de nadruk op het terugdringen van
het aantal incidenten.
1.03 Implementatie
Gebruikt u Actonomy voor het matchen dan vragen wij u contact op te nemen met FlexService voor
de implementatie van Release 3.6. Ook als u het huidige TextSearch met Artemis inzet wordt u
verzocht contact op te nemen. Artemis wordt met ingang van deze release niet meer gebruikt. Het
tekstzoeken verloopt nu ook via Actonomy, dat daarvoor bij u moet worden geïnstalleerd.
FS80202R101 Release Notes 3.6 3 van 67
© FlexService Solutions

2 De onderwerpen van Release 3.6
In hoofdstuk 3 worden de wijzigingen per module langsgelopen. In dit hoofstuk worden de
wijzigingen per 'onderwerp' behandeld.
2.01 'The Perfect Match'
FlexService biedt al sinds het begin van het pakket functionaliteit voor matching en voor het maken
van selecties, en ook al lang een mogelijkheid tot het doorzoeken van CV bestanden vanuit module
Aanvraag ('TextSearch'). Onder de werktitel 'The Perfect Match' zijn deze functionaliteiten herzien
en met elkaar geïntegreerd.
Let op: van 'The Perfect Match' zijn de modules Matching en Tekstzoeken niet opgenomen
in de standaardversie van FlexService. Dit zijn Premium modules die u apart kunt
aanschaffen. Neem hiervoor contact op met FlexService.
2.01.1 Gereedschappen voor het vinden van de juiste kandidaat of aanvraag
Om de juiste aanvraag of kandidaat te vinden in FlexService kan de gebruiker beschikken over de
volgende - samenwerkende! - gereedschappen 1 :
• Selectie
Selectie is het 'hard zoeken' naar bijvoorbeeld een kandidaat, aanvraag of contactpersoon. Er zijn
een aantal zoekmogelijkheden (parameters); velden waarin de gebruiker een waarde kan invullen
waarmee wordt gezocht. De waarden worden als voorwaarden opgenomen in de zoekvraag (query)
die op de database wordt uitgevoerd.
Bij selectie geldt: gebruiker heeft het initiatief en geeft aan waarop hij wil zoeken door het invullen
van één of meer velden. Zie in FlexService module Selectie: een scherm waarin de gebruiker zijn of
haar voorwaarden kan opgeven waarna de zoekvraag op de database wordt 'afgevuurd'. Wordt
geen waarde ingevuld in een veld (zoekvoorwaarde) dan wil de gebruiker daar niet op zoeken,
wordt wel een waarde ingevuld dan moet de selectie worden beperkt aan de hand van die
voorwaarde. Meerdere velden worden samen geëvalueerd in de vorm van een 'en' (resultaat moet
aan alle voorwaarden voldoen). De gebruiker beperkt de selectie door meer voorwaarden in te
vullen of haalt juist voorwaarden weg totdat de juiste set is gevonden.
• Matching
Matching wijkt op beide belangrijke punten af van selectie. Matching is het 'zacht zoeken'. De
voorwaarden die meegenomen worden bij het zoeken zijn minder hard (iets voldoet bijna), en/of
een record kan ook geselecteerd worden indien aan sommige voorwaarden niet is voldaan maar aan
andere wel. De harde wel/niet bij selectie wordt vervangen door een soort glijdende schaal
beter/slechter (goed/minder goed) die wordt weergegeven in een score of percentage. Deze z.g.
weegfactoren kunt u aangeven bij de inrichting van Matching; u bepaalt welke profiel-items heel
belangrijk, en welke profiel-items minder belangrijk zijn.
Daarnaast zit bij matching de bestuurder niet aan het stuur. De gebruiker geeft aan dat iets moet
worden gematched, daarna gaat de matchengine zelfstandig aan het werk volgens de ingestelde
weegfactoren met dit verzoek en maakt op basis van alle beschikbare informatie een lijst van 'best
matches'.
In FlexService kan worden gematched vanuit de tabbladen Match in module Aanvraag (match de
best passende kandidaten bij de aanvraag) en in module Kandidaat (match aanvragen waarvoor
deze kandidaat heel geschikt zou zijn).
• Tekstzoeken
Het tekstzoeken heeft kenmerken van zowel matching als selectie, maar wordt bovenal gekenmerkt
door het feit dat in een ander soort informatie wordt gezocht. Zowel selectie als matching zoeken in
1 Mits afgenomen door uw organisatie. Matching en Tekstzoeken met Actonomy zijn premium modules en moeten
apart worden aangeschaft.
FS80202R101 Release Notes 3.6 4 van 67
© FlexService Solutions

gestructureerde gegevens die zijn opgeslagen in de database. Bijvoorbeeld de criteria in tabblad
Profiel, of de beschikbaarheid of eigenaar van een kandidaat. Bij tekstzoeken wordt gezocht in
ongestructureerde informatie. In bestanden met tekst. Dat zijn vooral CV's van kandidaten. Met
tekstzoeken worden rechtstreeks de bestanden met CV’s doorzocht, die zijn gekoppeld in
FlexService. In deze bestanden wordt gezocht naar woorden of woordcombinaties. Voordeel van
deze methode is dat de gegevens niet eerst moeten worden ingevoerd, nadeel is dat het zoeken
minder precies is en deze zoekmethode niet gegevens in de FlexService database meeneemt.
In FlexService kan worden gezocht in CV bestanden vanuit module Aanvraag, tabblad Match.
• Overige: Filter, Gridfilter, Snelzoeken
In FlexService kennen we nog een aantal aanvullende zoek- en filtermogelijkheden die ook hun
bijdrage kunnen leveren aan het vinden van de juiste aanvraag of kandidaat. Filters zijn mogelijk in
vrijwel alle FlexService modules en bieden de mogelijkheid om zoekvragen op te stellen, te bewaren
en toe te passen. Een heel veel gebruikte functionaliteit in FlexService. In de module Selectie
kunnen filters in samenhang met selecties worden gebruikt; het resultaat van een selectie kan met
het toepassen van een filter verder worden verfijnd.
2.01.2 Integratie tot 'The Perfect Match'
FS80202R101 Release Notes 3.6 5 van 67
© FlexService Solutions
De Gridfilters zijn de bekende
mogelijkheid om in lijstschermen op een
van de kolommen een selectie te maken.
Ook die zijn mogelijk in de module
Selectie om het resultaat te verfijnen. In
dezelfde richting is er ook in de
lijstschermen de mogelijkheid tot
Groeperen en Sorteren.
Zie verder de FlexService Help.
Als laatste zoekmogelijkheid is er
natuurlijk het bekende Snelzoeken. In de
meeste FlexService modules is dit
beschikbaar om snel naar het juiste
record te springen.
De verschillende beschreven 'gereedschappen' zijn soms een alternatief voor elkaar, en soms
aanvullend. Het gebruik bepaalt welk gereedschap het best past bij de situatie. Zijn de kandidaten
allemaal goed 'geprofileerd' in de database, dan biedt Matching een heel krachtige en snelle
methode om de goede te vinden. Voor een Werving&Selectie bureau dat wekelijks vele CV's
binnenkrijgt is het invoeren van al die gegevens niet haalbaar. Hier biedt het tekstzoeken in de CV
documenten weer de beste mogelijkheid. De keuze tussen selectie en matching kan afhankelijk zijn
van hoeveel controle de gebruiker wil houden over het resultaat, en hoeveel de medewerker op de
vestiging gewend is om 'uit het hoofd' te doen, omdat hij of zij de kandidaten goed kent.
Met 'The Perfect Match' biedt FlexService alle gereedschappen binnen één plek in het pakket. Op die
plek kan de gebruiker het gereedschap gebruiken dat het best is toegesneden op de taak. Nog
belangrijker is het dat de gebruiker de gereedschappen kan combineren. Een voorbeeld: doorzoek
met tekstzoeken de CV's van alle kandidaten, pas daar een selectie op toe, waardoor de lijst wordt
beperkt tot kandidaten van de eigen vestiging, of kandidaten die recent zijn ingeschreven.
Deze gecombineerde mogelijkheid wordt vanaf Release 3.6 geboden op drie plaatsen in het pakket:
module Selectie (tabbladen Aanvraag en Kandidaat), module Aanvraag (tabblad Match) en module
Kandidaat (tabblad Match).

2.01.3 Module Selectie
De bestaande module Selectie is natuurlijk nog steeds aanwezig in FlexService en in werking
grotendeels gelijk aan deze module in de vorige release. Er zijn wel een aantal opvallende
wijzigingen.
• Bewaren selectieresultaat
Wat als eerste opvalt is dat het resultaat van de laatste selectie wordt vastgehouden. Als de
gebruiker de volgende keer de module opent staat het resultaat van de laatste selectie meteen in
het scherm. Dit selectieresultaat wordt per gebruiker bewaard, zowel de ingevulde parameters als
de gevonden regels. Met de knop [Wissen] kunnen deze gegevens worden verwijderd. In een
komende versie zal het ook mogelijk worden meerdere resultaatselecties op te slaan en weer op te
vragen.
• Gewijzigde manier van selecteren op het profiel
De voorwaarden voor het profiel hoeven niet meer te worden ingevuld maar kunnen worden
gekozen uit de criteriumbibliotheek. Knop [...] opent de criteriumbibliotheek als bekend uit de
tabbladen Profiel in bijvoorbeeld modules Aanvraag en Kandidaat.
FS80202R101 Release Notes 3.6 6 van 67
© FlexService Solutions
Niet alleen het gekozen criterium wordt
in de selectie meegenomen. Ook de
onderliggende criteria in de 'boom' van
de criteriumbibliotheek worden
meegenomen. Dit introduceert in de
'harde selectie' een soort
matchfunctionaliteit door ook niet
rechtstreeks ingegeven functies te laten
meedoen (matchen blijft echter
geavanceerder omdat hier kan worden
gewerkt met wegingfactoren).
De laatste wijziging op tabblad Profiel is
de manier waarop de criteria worden
opgegeven. Dit was in de vorige release
per categorie op één regel tot drie
voorwaarden in een 'OF' vraag (en de
regels onderling in een 'EN'). In de
nieuwe release worden de criteria onder
elkaar opgegeven, die in elke combinatie
kunnen worden gecombineerd in een
'EN', 'OF' of 'NIET' relatie.

• Tekstzoeken naar kandidaten nu ook vanuit module Selectie
Nieuw in tabblad Kandidaat is de mogelijkheid tot tekstzoeken in CV bestanden en werkhistorie. Dit
is ondergebracht in de nieuwe tab CV/Werkhistorie. Deze functionaliteit is dus niet meer alleen
aanwezig in module Aanvraag maar kan nu ook vanuit module Selectie worden gebruikt. Zie in
paragraaf 'Tekstzoeken' voor meer uitleg over hoe het tekstzoeken in zijn werk gaat.
2.01.4 Matching
Matching is een van de oudste functionaliteiten in FlexService. Voor de gebruiker zal het matchen in
Release 3.6 niet veel anders lijken dan in de eerdere versies van het pakket; met dezelfde 'druk op
de knop' wordt een lijst samengesteld met best passende aanvragen of kandidaten. Verborgen
onder de motorkap is het matchen volledig opnieuw opgezet met als grootste ingreep het
vervangen van de 'matchengine' Elise door het product Actonomy.
• Instellingen voor matching
Er zijn twee basis-instellingen voor de matching. Het eerste is het http-adres van de
matchingmachine. Bij het installeren van de PerfectMatch zal dit worden ingesteld.
FS80202R101 Release Notes 3.6 7 van 67
© FlexService Solutions
De tweede instelling is “Score textsearch
hit altijd 100%”.
Hiermee kunt u instellen hoe u de
gevonden resultaten gepresenteerd wilt
zien in FlexService. Het kan zijn dat u
wilt dat het zoeken leidt tot een ja / nee
situatie (het woord komt wel of niet
voor). Het alternatief is dat u ook een
gewicht wil toekennen aan het aantal
keren dat het woord voorkomt in het CV.
Met deze instelling kiest u voor een van
deze situaties. U kunt overigens altijd
wisselen van instelling.
Ook kunt u instellen wat het gewicht
moet zijn van profiel-items waarop wordt
gematcht. Wilt u bijvoorbeeld dat
kandidaten van de eigen vestiging de
voorkeur hebben bij het matchen, geef
dan een gewicht aan bij “Eigenaarschap”.
Wilt u dat in de match, onafhankelijk van
de vestiging, de best passende kandidaat
naar voren komt, dan geeft u het
Eigenaarschap geen gewicht.

• Matchen in modules Aanvraag en Kandidaat
Gebruikers kunnen in deze release nog steeds matchen vanuit de modules Aanvraag en Kandidaat,
met de tabbladen 'Match'. De basis van dit tabblad is gelijk gebleven in de vorm van een lijst met
gematchte kandidaten of aanvragen. Wat opvalt is dat de tabbladen er bijna hetzelfde uit zien als in
de module Selectie: ze bieden het schermonderdeel 'Specificatie'. In het kader van The Perfect
Match kan nu ook hier - naast het matchen – worden gewerkt met selecties. In de module Aanvraag
kan ook worden gewerkt met tekstzoeken. Het aparte tabblad 'Textsearch' is hierdoor vervallen.
Tekstzoeken vindt dus ook plaats vanuit het tabblad Match.
Vanuit module Aanvraag tabblad Match wordt gezocht in de bak met kandidaten. De match levert
heel snel de lijst met kandidaten op die het best passen bij de aanvraag.
FS80202R101 Release Notes 3.6 8 van 67
© FlexService Solutions
In het voorbeeld staat
kandidaat Sjack de Lange met
een score van 99,13% boven
aan de lijst met geschikte
kandidaten.
Via het scherm Matchdetails is
te zien op welke criteria deze
kandidaat scoort. De kandidaat
heeft in zijn profiel als
automatiseringskennis Excel
vermeld staan. Daarnaast heeft
de kandidaat als matchfunctie
Heftruckchauffeur vermeld
staan. Beide criteria zijn
gevraagd in het kader van deze
aanvraag. Tot slot staat het
gevraagde zoekwoord
“heftruck” zowel in zijn CV als
in zijn werkhistorie. Hier is
duidelijk dat Tekstzoeken
meehelpt bij het samenstellen
van de lijst. Op basis van
weging van deze 'hits' wordt de
uiteindelijke score bepaald.

2.01.5 Tekstzoeken
FS80202R101 Release Notes 3.6 9 van 67
© FlexService Solutions
Ook vanuit de kandidaat kan
een match worden gemaakt.
Vanuit module Kandidaat
tabblad Match werkt de match
omgekeerd. In plaats van naar
de beste kandidaten voor de
aanvraag, wordt hier gekeken
naar de beste aanvragen voor
deze kandidaat. Op basis van
diverse eigenschappen van de
kandidaat (beschikbaarheid,
profiel, eigenaarschap) zal de
match op zoek gaan naar de
best-passende aanvragen.
Bij het tekstzoeken wordt - zoals de naam aangeeft - gezocht in teksten. Op dit moment zijn dat
documenten met CV's gekoppeld aan kandidaten in FlexService en de werkhistorie-teksten, zoals
vermeld bij de kandidaat in tab werkhistorie, veld werkomschrijving.
Het tekstzoeken is het eenvoudigst uit te leggen met als voorbeeld het zoeken met Google. Google
zoekt ook op woorden en op woordcombinaties in tekstdocumenten, dat wil zeggen webpagina's.
Tekstzoeken in FlexService doet ongeveer hetzelfde, maar dan in tekstdocumenten gekoppeld aan
kandidaten en teksten in de werkhistorie. Verderop worden de mogelijkheden meer in detail
uitgelegd.
Ook voor tekstzoeken maakt FlexService gebruik van Actonomy als 'engine'. Actonomy zorgt voor
het inlezen en indexeren van de bestanden en het zoeken door deze gegevens. Tekstzoeken is een
vorm van matchen. De manier waarop Actonomy in FlexService werkt is zo dat er altijd wordt
gematched, met of zonder een onderdeel tekstzoeken. Dit past in 'The Perfect Match': de
verschillende zoekmethoden worden gecombineerd.
Voorbeeld: zoek vanuit module Selectie,
tabblad Kandidaat naar kandidaten voor
een functie als Controller. Voer dit in bij
de ondertab voor het tekstzoeken.
Na [Uitvoeren] wordt een aantal
kandidaten zichtbaar. Ze kunnen worden
gesorteerd op aflopende score.

• Koppelen van de te doorzoeken documenten
FS80202R101 Release Notes 3.6 10 van 67
© FlexService Solutions
Marco van Zanten staat bovenaan. Hij
heeft geen CV document gekoppeld,
maar wel een werkhistorie waar het
woord 'Controller' in voorkomt. Aan dit
voorbeeld is te zien dat tekstzoeken ook
op afzonderlijke woorden zoekt. Zoeken
op delen van een woord kan ook.
Vervang dan het onbekende deel van het
woord door het teken: * (sterretje).
Chantal de Jong staat ook in de lijst.
Haar profiel is leeg, maar bij haar is haar
CV gekoppeld. Daarin is bij werkervaring
'Controller' opgegeven.
Documenten - CV's - die doorzocht worden, moeten zijn gekoppeld aan kandidaten via het
FlexService Documentbeheer. Daarbij is het belangrijk dat het documentsjabloon voor het CV van
het type 'CV' is. Op basis van dat kenmerk worden documenten herkend als CV en kunnen ze
worden doorzocht via The Perfect Match.
• Mogelijkheden van tekstzoeken
Bij het tekstzoeken geeft de gebruiker de termen in waarop hij of zij wil zoeken. Hierbij is het
mogelijk ook combinaties van woorden op te geven, of aan te geven dat sommige woorden juist
moeten worden uitgesloten van het resultaat.
Het opgeven van de zoekwoorden gebeurt op dezelfde manier als het 'Geavanceerd zoeken' bij
Google (zie www.google.com en klik op 'Geavanceerd zoeken' boven in beeld):
− met alle woorden
− met de exacte woordcombinatie
− met een van deze woorden
− zonder de woorden

FS80202R101 Release Notes 3.6 11 van 67
© FlexService Solutions
Deze functionaliteit stelt u in
staat om op een geavanceerde
manier uw database te
onderwerpen aan zoek-acties. U
kunt zoeken naar zinnen die
precies zo in het CV moeten
voorkomen, losse woorden die
in het CV moeten voorkomen,
of woorden die juist niet in het
CV mogen voorkomen.
Bent u bijvoorbeeld op zoek
naar een register-accountant
die zowel kennis van Exact als
King moet hebben en niet bij
concurrent KPMG mag hebben
gewerkt, vul dan de selectie in
als in bijgaand voorbeeld.

2.02 Periodeverloning
Periodeverloning is in Release 3.0 toegevoegd aan het pakket maar nooit actief ingezet bij klanten.
De afgelopen periode is er veel tijd gestoken in het afbouwen en uitbreiden van de
periodeverloning. In Release 3.6 wordt periodeverloning daarom opnieuw geïntroduceerd.
De periodeverloning staat naast de bestaande uurverloning in het pakket. Met periodeverloning
worden kandidaten verloond die een contract hebben met een vast salaris per periode.
Let op: de module Periodeverloning is niet opgenomen in de standaardversie van
FlexService. Dit is een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor
contact op met FlexService.
2.02.1 Strategie FlexService
Uitgangspunt voor de ontwikkeling van periodeverloning is geweest dat het 'naadloos' in het pakket
past. De periodeverloning kan worden gebruikt in dezelfde database en schermen waarin u nu al
werkt: 'uurverloners' en 'periodeverloners' kunt u door elkaar en naast elkaar in één pakket
verwerken. Het past in de strategie van FlexService om vier vormen van verwerking te
ondersteunen met één geïntegreerde oplossing:
1. Uitzenden - De oorsprong van FlexService; uurgebaseerd verlonen en factureren. Kandidaten
werken bij opdrachtgevers en dienen declaraties ('werkbriefjes') in met gewerkte uren,
vergoedingen en inhoudingen. Deze worden verloond en uitbetaald aan de kandidaat. Ze
worden gefactureerd aan de opdrachtgever. Zonder declaratie wordt geen loon betaald.
2. Detacheren - Onder detacheren wordt verstaan de manier van werken waarbij een kandidaat
een arbeidsovereenkomst (kandidaatcontract) heeft met een bedrijf en door dat bedrijf wordt
geplaatst (gedetacheerd) bij klanten van dat bedrijf. De kandidaat ontvangt een vast salaris van
het bedrijf waarbij hij of zij in dienst is. Er is nog steeds sprake van declaraties, maar deze zijn
voornamelijk voor de facturatie aan de klanten. De kandidaat ontvangt zijn salaris onafhankelijk
van deze declaraties. Het loon wordt op basis van de arbeidsovereenkomst automatisch per
periode uitbetaald, al kunnen op de declaraties wel onkosten of aanvullende vergoedingen voor
de kandidaat worden opgegeven en verloond.
3. Inleen/doorleen - Bij inleen/doorleen treedt het bureau op als makelaar in kandidaten. Een
kandidaat die in dienst is bij een ander bedrijf/bureau (door een ander bedrijf/bureau wordt
verloond), wordt geplaatst bij een opdrachtgever van het bureau. Het bureau kan die
opdrachtgever factureren (de 'verkoopfactuur'), maar wordt zelf weer gefactureerd (de
'inkoopfactuur') door het bedrijf dat de kandidaat heeft geleverd.
4. Zelfstandigen - Het werken met zelfstandigen (ZZP’ers, freelancers) neemt sterk toe. De
zelfstandigen voeren hun eigen administratie inclusief het factureren en eventueel (zichzelf)
verlonen. Het bureau heeft, zeker gezien de juridische voetangels rondom de zelfstandigheid,
een beperkte rol en laat zeker geen geld stromen via zijn boeken als bij inleen/doorleen. De rol
van het bureau kan liggen in het bemiddelen van zelfstandigen (de 'makelaar') en eventueel in
het voeren van de administratie voor de zelfstandige.
Een bureau dat met de software van FlexService werkt kan deze vier typen kandidaten naast elkaar
en door elkaar heen verwerken. Voor de FrontOffice zitten alle kandidaten in één grote bak.
Voordeel voor het bureau is dat die bak waarop selecties/matches worden gedaan en van waaruit
kan worden geplaatst groter is dan wanneer maar één soort kandidaat (één soort dienstverlening)
zou worden gevoerd. Voor opdrachtgevers kunnen verzamelfacturen worden gemaakt die niet
mogelijk zouden zijn als de verschillende typen kandidaten in gescheiden administraties (pakketten)
zouden zitten. Voor het commerciële proces in de FrontOffice zijn alle soorten kandidaten
beschikbaar en kan de best passende voor een opdracht worden gekozen. De enige reden waarom
een gebruiker hier het soort kandidaat wil zien, is omdat er verschil kan zijn in de marge. Voor
kandidaten die moeten worden doorbetaald, ook als ze niet zijn geplaatst, zoekt men liever met
voorrang een plaatsing.
FS80202R101 Release Notes 3.6 12 van 67
© FlexService Solutions

In de BackOffice spelen de verschillen in 'afhandeling' van de uren natuurlijk wel een rol. Door een
eenduidige procesgang en eenduidige schermen zullen ook hier de stromen eenvoudig naast elkaar
kunnen worden verwerkt, waarbij FlexService automatisch de juiste verwerking kiest.
2.02.2 Hoe ziet het er uit
De periodeverloning is ingepast in de bestaande modules van FlexService. Uw gebruikers zullen
weinig moeite hebben om de nieuwe functionaliteit te gaan gebruiken. De periodeverloning moet
echter wel worden ingericht door het FlexService-implementatieteam.
FS80202R101 Release Notes 3.6 13 van 67
© FlexService Solutions
Ook voor periodeverloning maakt u
een contract aan in module Contract.
Het is in dit geval een
kandidaatcontract en u kiest voor de
contractsoort 'periodeverloning' in
plaats van 'uurverloning'. De wizard is
verder gelijk, er wordt dus ook een
componentmodel geselecteerd.
Bij een kandidaatcontract periodeverloning
is het tabblad 'Loon/Tarief'
vervangen door een tabblad 'Salaris'.
Hier geeft u de looncomponenten aan
die gelden voor het contract.
Belangrijkste is natuurlijk de
component 'salaris' dat het 'loon
normale uren' vervangt.
Ook in module Kandidaat is een
tabblad 'Salaris' beschikbaar. Dit
tabblad toont een lijst van
kandidaatcontracten periodeverloning
van een kandidaat.
Door een contract te selecteren wordt
er een lijst getoond van de voor dat
contract beschikbare loongegevens per
periode. De loongegevens voor een
contract in een bepaalde periode
noemen we een periodedeclaratie.
Na selectie van een periodedeclaratie
uit de lijst kan door middel van de
subtabbladen Stamgegevens,
Component en Verloning worden
gebladerd door gegevens.

FS80202R101 Release Notes 3.6 14 van 67
© FlexService Solutions
De subtab Stamgegevens biedt via
het veld 'Werkbare dagen SV' de
mogelijkheid om het daadwerkelijk
aantal gewerkte dagen in te vullen.
Deze worden aangegeven bij de
Belastingdienst en zijn van belang
voor het vaststellen van de hoogte
van een eventuele uitkering. Als dit
veld leeg is, wordt het maximaal
aantal werkbare dagen voor een
periode gehanteerd.
De subtab Component toont de
componenten die voor deze declaratie
aanwezig zijn en hun waarde.
Standaard staan hierin de
componenten uit het
kandidaatcontract, maar voor een
periode kunnen hier componenten
worden toegevoegd of verwijderd.
De subtab Verloning toont bij een
verloonde periodedeclaratie de
waarde van de componenten.
Het 'openen' van periodes gebeurt in
de module Proces, tabblad Salaris.
Met de knop [Periode openen] 'opent'
u de perioden: u maakt dan als het
ware de periodedeclaraties aan in het
systeem waarna ze zichtbaar worden
in module Kandidaat, tabblad Salaris.
Dit kan natuurlijk ook automatisch
voor het hele jaar vooruit worden
gedaan. Als u het vanuit dit tabblad
doe, heeft u meer controle over het
moment van boeking.
Voor de gedetacheerde kandidaat
kunt u op de gebruikelijke wijze een
plaatsing aanmaken, en vervolgens
een plaatsingscontract waarin de
tariefafspraken met de klantrelatie
worden vastgelegd, plus eventuele
aanvullende afspraken die verband
houden met deze detachering, zoals
bijvoorbeeld afspraken over overwerk,
kilometervergoedingen of een
lunchinhouding. In dit geval moet u in
de contract- wizard kiezen voor een
plaatsingscontract periodeverloning.
Voor de aanvullende belonings- en
tariefinformatie wordt het bekende
Loon/Tarief in de module Contract
gebruikt. FlexService berekent
automatisch het uurloon gebaseerd op
de in het kandidaatcontract
periodeverloning aangegeven salaris
en het bijbehorende arbeidspatroon.

FS80202R101 Release Notes 3.6 15 van 67
© FlexService Solutions
Dit 'virtuele uurloon' is de basis voor
uitbetalingen van overwerk en
loontoeslagen, en wordt tevens
gebruikt bij marge- en
tariefberekeningen en voor de
management informatie.
Bij het plaatsingscontract periodeverloning
worden urendeclaraties op
de normale wijze aangemaakt,
gecodeerd en klaargezet voor
verwerking. In de declaratie wordt de
urenregistratie van een kandidaat
bijgehouden en worden de voor een
plaatsing specifieke inhoudingen en
vergoedingen vastgelegd.
Urendeclaraties die klaarstaan voor
verwerking worden direct in de
module Facturatie getoond. Daardoor
kunt u ervoor kiezen om wekelijks te
factureren en eenmaal per maand de
loonverwerking uit te voeren:
Op de dag dat u wilt verlonen voor de
periode gaat u naar module
Verloning. In tabblad Declaratie zijn
er subtabbladen voor
periodeverloning. In deze tabbladen
ziet u wie er allemaal verloond
moeten worden voor die periode.
In het scherm staan zowel periodedeclaraties
als bijbehorende
urendeclaraties. Peridedeclaraties
bevatten de in de module Kandidaat
tabblad Salaris geboekte
periodegegevens die de basis van de
loonberekening vormen.
Urendeclaraties hoeven niet tot een
extra uitbetaling te leiden; dit is
alleen het geval als er sprake is van
bijvoorbeeld overwerk, loontoeslagen
of extra vergoedingen of inhoudingen.
U kunt net als bij de bestaande
uurverloning van de regels selecteren
en verlonen.
Tenslotte worden de loonafrekeningen
aangemaakt. In onderstaand
voorbeeld is te zien dat het
brutosalaris is opgebouwd uit het
maandsalaris en de vaste
brutovergoeding van € 100, met
daaraan toegevoegd het in de
urendeclaraties opgevoerde loon voor
overuren en toeslagen.

2.02.3 Periodeverloning gebruiken
De beschrijving in de vorige paragraaf laat zien dat de periodeverloning naadloos past in de manier
waarop u nu al met FlexService werkt. Het gebruiken van de periodeverloning zal daarmee weinig
gewenning vergen.
Als u intern, niet gedetacheerd personeel verloont, kunt u deze faciliteit ook gaan gebruiken. Het is
ook mogelijk om vaste periodeverloning te gebruiken zonder gebruikmaking van
plaatsingscontracten en urendeclaraties (met alleen een kandidaatcontract dat alle gegevens bevat
voor het periodesalaris).
In de meeste gevallen zal het gaan om kandidaten die worden geplaatst bij opdrachtgevers, en dan
zult u werken op de in de vorige paragraaf beschreven manier, met gebruikmaking van
plaatsingscontracten en urendeclaraties. De uren moeten immers nog worden gefactureerd naar de
klantrelatie.
De verwerking van declaraties is ook niet anders, inclusief de managementinformatie over uren,
omzet en marge. U kunt - ook bij periodeverloning - alle bestaande FlexService Management
Informatie Rapporten blijven gebruiken. Hiervoor moet u echter wel een 'virtuele uurkostprijs'
opgeven bij het periodecontract waarmee in de MI-rapportages kan worden gerekend. Dit is, in
tegenstelling tot de uurverloning natuurlijk een schatting. De bestaande MI-rapportages worden
uitgebreid met een aantal rapporten die het daadwerkelijke nacalculatorische periodesalaris
gebruiken om af te zetten tegen de in die periode gefactureerde uren.
Periodeverloning is een integraal onderdeel van FlexService. Om uw FlexService omgeving gereed
te maken voor periodeverloning moeten wel de nodige voorbereidingen worden getroffen. U kunt
periodeverloning uitsluitend in gebruik nemen na parameterisatie door het FlexService-
Implementatieteam. Neem hiervoor contact op met FlexService.
FS80202R101 Release Notes 3.6 16 van 67
© FlexService Solutions

2.03 Reserveren in tijd (Tijd-voor-Tijd)
In Release 3.6 wordt 'reserveren in tijd' geïntroduceerd. Naast het bekende reserveren in geld
kunnen tegoeden nu ook in tijd worden opgebouwd en weer opgenomen. De in de ABU CAO voor
Uitzendkrachten genoemde vormen van reserveren in tijd worden hieronder besproken:
1. Opbouw vakantiedagen in tijd - In situaties waarin het uitzendbeding niet van kracht is (fase
B en C van de CAO) wordt het tegoed aan vakantiedagen opgebouwd in uren. FlexService zal bij
overgang van fase A naar B het tegoed in geld vertalen naar een tegoed in uren op basis van
het eerste contract in fase B.
2. Tijd voor tijd - Met ingang van 2 juli 2007 is het mogelijk om onregelmatigheidstoeslagen en
overuren te reserveren als compensatie-uren, in plaats van ze direct uit te betalen. Dit
mechanisme wordt ook wel genoemd 'tijd voor tijd'. FlexService release 3.6 biedt volledige
ondersteuning voor de in de CAO genoemde vormen van 'tijd voor tijd'.
Let op: reserveren in tijd vereist additionele inrichting. Wij adviseren u om u te laten
ondersteunen door een FlexService consultant. Neem hiervoor contact op met
FlexService.
2.03.1 Opbouw vakantiedagen in tijd
In situaties waarin het uitzendbeding niet van toepassing is (met name fase A zonder
uitzendbeding, en de fasen B en C) wordt het tegoed aan vakantiedagen opgebouwd in tijd. Het
tegoed wordt opgebouwd als een percentage over het aantal uren dat de grondslag vormt voor de
opbouw van vakantiedagen. Een eenmaal opgebouwd tegoed in tijd blijft constant, ongeacht het
uurloon van het contract waarop de opgenomen vakantie-uren worden uitbetaald. Dit in
tegenstelling tot de reserveringsopbouw in fase A, waar het opgebouwde tegoed in geld bij
uitbetaling wordt gewaardeerd als een tegoed in uren aan de hand van het uurloon van het lopende
contract.
• Hoe werkt het? – In het model wordt aangegeven of de reserveringsopbouw in geld dan wel in
uren plaatsvindt. De opbouw van het reserveringstegoed vindt verder volledig automatisch plaats.
Voor reserveringsopbouw in tijd wordt gebruik gemaakt van dezelfde componenten als bij opbouw
in geld. Bij opname van vakantie-uren controleert FlexService of het tegoed toereikend is (in geld of
in uren, afhankelijk van de instelling in het model).
• Opname einde diensttijd – Ook bij reserveringsopbouw in uren kan het tegoed aan het einde van
de diensttijd worden uitgekeerd aan de kandidaat. Het tegoed in uren wordt dan omgerekend naar
een totaalbedrag aan de hand van het laatst verdiende uurloon. Verloning vindt op de gebruikelijke
wijze plaats, als bijzonder tariefloon, en zonder toekenning van een tijdvak.
• Overgang fase A naar fase B – wanneer een kandidaat van fase A overgaat naar fase B moet het
vakantiedagen-tegoed in geld worden omgezet naar een tegoed in tijd. Hiervoor is het nodig dat het
nieuwe uurloon in fase B bekend is. Daartoe moet eerst een fase B plaatsingscontract worden
ingevoerd. Vervolgens kan het vakantiedagentegoed worden overgeheveld naar een tegoed in tijd.
Het overhevelen gebeurt in tab Rechten (BO) in de module Kandidaat, bij het overhevelen naar de
premiegroep waar het nieuwe contract onder valt:
FS80202R101 Release Notes 3.6 17 van 67
© FlexService Solutions

• Uurverloning vs Periodeverloning – Bij periodeverloning is in feite altijd sprake van reservering
van vakantiedagen in tijd. Vaak zal men ook aan het begin van een contract het totale tegoed aan
vakantiedagen (voor de duur voor het contract of voor een jaar) ineens willen inboeken, in plaats
van de geleidelijke reserveringsopbouw als een percentage van de gewerkte uren. In een volgende
release van FlexService zal hiertoe een mogelijkheid worden geboden.
• Andere componenten – Het mechanisme van reserveren in tijd kan behalve voor vakantiedagen
ook gebruikt worden voor andere tijdgerelateerde reserveringen, zoals ADV.
2.03.2 Tijd voor tijd
Wanneer gewerkte uren op een later tijdstip worden uitbetaald spreekt men van 'tijd voor tijd'. Van
zo'n verschoven uitbetaling is bijvoorbeeld sprake wanneer een kandidaat gedurende een weekend
overwerkt en enige tijd later een betaalde vrije dag opneemt. De ABU CAO spreekt in dit verband
van 'compensatie-uren'. Over compensatie-uren vindt geen reserveringsopbouw plaats.
In de migratie naar Release 3.6 worden twee urencomponenten aangemaakt voor het inboeken van
de vormen van te reserveren tijd-voor-tijd-uren die in de CAO voorzien zijn:
o Toeslag te reserveren als tijd-voor-tijd uren – waarin het onregelmatigheidsdeel van de toeslag
naar rato van het toeslagpercentage wordt vertaald naar te reserveren compensatie-uren. In dit
geval wordt het 100%-deel van de uren direct uitbetaald via de component 'loon normale uren'.
In management-rapportages en tellingen gedraagt deze component zich als toeslaguren (zie
paragraaf 2.06.1 Toeslaguren (ploeguren) elders in deze release notes).
FS80202R101 Release Notes 3.6 18 van 67
© FlexService Solutions

o Overwerk te reserveren als tijd-voor-tijd uren – waarin overwerkuren worden vertaald naar te
reserveren compensatie-uren, naar rato van het volledige overwerkpercentage. Er vindt geen al
dan niet gedeeltelijk directe uitbetaling plaats. In management-rapportages en tellingen
gedraagt deze component zich als een normale overuren-component.
Het opnemen van in tijd gereserveerde uren gebeurt via de nieuwe component Opnemen uit tijdvoor-tijd
uren.
• Hoe werkt het? – In tijd te reserveren uren worden ingeboekt in de tab Urensoorten van de
module Declaratie, als waren het toeslag-uren of overuren. De facturatie vindt op de normale
manier plaats. De geboekte tijd-voor-tijd uren worden echter niet uitbetaald, maar gereserveerd.
Het aantal gereserveerde tijd-voor-tijd uren wordt berekend door het aantal geboekte uren te
vermenigvuldigen met het opgegeven percentage. Zo zullen bijvoorbeeld in het onderstaande
voorbeeld 50% x 16 uren = 8 uren gereserveerd worden:
FlexService boekt de tijd-voor-tijd reservering in de reserveringscomponent Reservering tijd-voortijd
uren, die in de module Declaratie niet zichtbaar is, maar wel in de modellen moet worden
opgenomen.
• Opnemen van gereserveerde tijd-voor-tijd uren – Voor opname van gereserveerde tijd-voortijd
uren wordt de component Opnemen uit tijd-voor-tijd uren gebruikt.
− Het saldo van de gereserveerde tijd-voor-tijd uren wordt getoond in het tabblad Rechten van de
module Kandidaat.
− Wanneer de gebruiker na het afronden van de declaratie op 'Ingevuld' drukt wordt op de
gebruikelijke wijze gecontroleerd of het tegoed in tijd-uren toereikend is voor de geboekte
uitbetaling in uren Opnemen uit tijd-voor-tijd uren. Standaard wordt een waarschuwing
gegeven, het is echter ook mogelijk om de verdere voortgang te blokkeren:
FS80202R101 Release Notes 3.6 19 van 67
© FlexService Solutions

• Uurverloning / Periodeverloning – analoog aan de hierboven besproken componenten staan
tijd-voor-tijd componenten voor periodeverloning ter beschikking.
2.03.3 Kostprijsaspecten en herwaardering
Evenals bij reserveringscomponenten in geld wordt de kostprijs van in tijd gereserveerde uren als
een voorziening geboekt op het moment van reserveren, en dus gelijktijdig met de omzet.
Daardoor kan de winstmarge van de declaratie zo zuiver mogelijk worden benaderd. Bij een nieuw
contract kan het echter voorkomen dat de eerder geboekte kostprijsvoorzieningen niet toereikend
zijn om de eerder gereserveerde uren uit te betalen tegen het nieuwe uurloon.
FlexService zal in dat geval het tekort aanvullen bij de eerstvolgende verloning tegen het nieuwe
uurloon. Het extra ingeboekte bedrag wordt in de financiële administratie ingeboekt op een aparte
grootboekrekening. Dit mechanisme wordt Herwaardering genoemd.
Let op: De bij herwaardering geboekte kosten worden niet opgenomen in de kostprijs van
de betreffende declaratie. Het betreft uitsluitend een boekhoudkundige operatie die geen
effect heeft op de management rapportage.
2.03.4 Management rapportage
Tijd-voor-tijd uren worden in de management rapportage opgenomen als gewerkte uren. De
hierboven besproken variant Toeslag te reserveren als tijd-voor-tijd uren wordt behandeld als
toeslaguren (zie 2.06.1 Toeslaguren (ploeguren) elders in deze release notes), terwijl Overwerk te
reserveren als tijd-voor-tijd uren worden behandeld als overuren.
2.03.5 Uren tellingen
Geboekte uren Overwerk te reserveren als tijd-voor-tijd uren tellen mee in urentellingen ten
behoeve van het fasensysteem. Dit geldt uiteraard niet voor Toeslag te reserveren als tijd-voor-tijd
uren die uitsluitend een toeslag bovenop reeds geboekte uren vertegenwoordigen.
FS80202R101 Release Notes 3.6 20 van 67
© FlexService Solutions

2.04 Loonaangifte
FS80202R101 Release Notes 3.6 21 van 67
© FlexService Solutions
De loonaangifte functionaliteit is
uitgebreid met het kunnen aangeven van
een volledige periode in een
correctieaangifte. Deze functionaliteit
kan worden gebruikt als fouten zijn
gemaakt in de eerder aangegeven
gegevens van een groep kandidaten.
Bijvoorbeeld als in een aantal perioden
een foutieve premiegroep is
aangegeven.
In de module Bericht op tabblad
Loonaangifte is in het bovenste deel van
het scherm de kolom 'Tijdvakcorrectie'
toegevoegd. In deze kolom kan met een
vinkje worden aangegeven of een
periode in een correctieaangifte moet
worden opgenomen. Een periode kan
alleen in een correctieaangifte worden
opgenomen als er voor de periode onder
het betreffende loonheffingennummer al
eerder loonaangifte is gedaan.
Bij de eerstvolgende aangifte die wordt
gedaan, wordt de periode meegenomen
als een correctietijdvak.
Om perioden in een correctietijdvak op
te kunnen nemen moet in
FlexAdministrator > Instelling > Modules
> Bericht > Tabblad Loonaangifte de
instelling 'Aanmaken correctietijdvakken
berichtloonaangifte' op 'Ja' worden
gezet. Het advies is om deze instelling
alleen op 'Ja' te zetten als er werkelijk
een periode in correctie moet worden
aangegeven.
Bij gebruik van het aangeven van
correctietijdvakken kan het gebeuren dat
er meerdere berichten worden
gegenereerd. Het loonaangiftebericht
mag als het wordt aangeleverd aan de
Belastingdienst via BAPI de grootte van
2 MB (gecomprimeerd) niet
overschrijden. In het geval het bericht te
groot wordt, kan het bericht worden
gesplitst, waarbij het aangiftetijdvak in
een bericht komt en de
correctietijdvakken in een of meerdere
aanvullende berichten. Deze aanvullende
berichten zijn te herkennen aan het
berichtkenmerk. Aan het berichtkenmerk
wordt een A met een volgnummer
toegevoegd.

Of een bericht gesplitst mag worden is afhankelijk van de instelling 'Splitsen bericht loonaangifte
(voor BAPI)'. Deze instelling wordt in de migratie naar 3.6 op 'Ja' gezet. Voor klanten die via FOS
aanleveren moet deze instelling op 'Nee' worden gezet.
In FlexService Release 3.6 is functionaliteit opgenomen om de jaarloongegevens 2006 aan de
Belastingdienst te kunnen verstrekken. Het installeren, parametriseren en ondersteunen van deze
gegevensaanlevering gebeurt op basis van ons consultancy tarief. Neem hiervoor contact op met
FlexService.
FS80202R101 Release Notes 3.6 22 van 67
© FlexService Solutions

2.05 Voorschotten (leningen, verrekeningen)
De bestaande functionaliteit rondom voorschotten is uitgebreid met een variant voor verrekening
van voorgeschoten bedragen.
Voorschotten kunnen op drie plekken in FlexService worden aangemaakt:
− Module Kandidaat, tabblad Loonbeslag(/Voorschot)
− Module Kandidaat, tabblad Voorschot
− Module Betaling, tabblad Voorschot
De reden hiervoor is dat daarmee bij voorschotten verschillende autorisaties mogelijk zijn. In de
module Kandidaat wordt tabblad Loonbeslag/Voorschot bijvoorbeeld alleen geautoriseerd aan
BackOffice-medewerkers, terwijl FrontOffice-medewerkers tabblad Voorschot kunnen gebruiken.
FS80202R101 Release Notes 3.6 23 van 67
© FlexService Solutions
Nieuw is dat per soort voorschot, en per
methode van terugbetalen van het
voorschot kan worden aangegeven in
welk van de drie tabbladen de waarde
selecteerbaar is. Zo kan bijvoorbeeld
worden geregeld dat een lening of een
verrekening alleen door de BackOffice
(via module Betaling tabblad Voorschot)
kan worden gedaan.
Er zijn vier 2 soorten voorschotten die in FlexService kunnen worden opgegeven:
- Kasvoorschot
- Bankvoorschot
- Lening
- Verrekening
Nieuw is de soort 'verrekening' of 'kwijtschelding' die kan worden gebruikt als de kandidaat
bijvoorbeeld voordat hij begint te werken bij het bureau een opleiding volgt. De opleiding wordt
verzorgd door het bureau (of betaald door het bureau) en er is afgesproken dat het bedrag dat
hiermee gemoeid is wordt kwijtgescholden gedurende de periode dat de kandidaat voor het bureau
blijft werken. Verschil met de soort 'Lening' is dat bij een lening er daadwerkelijk geld wordt
terugbetaald aan het bureau. Elke periode of voor elk gewerkt uur wordt geld ingehouden van het
aan de kandidaat uit te betalen bedrag. Bij 'Verrekening' wordt niet daadwerkelijk geld ingehouden,
het is meer een 'papieren verrekening'. Bij 'Verrekening' wordt de terugbetaling (kwijtschelding)
wel op dezelfde manier verwerkt door module Betaling als bij de andere soorten voorschot. Ook kan
op dezelfde manier de stand worden gezien in scherm Eigenschappen Voorschot en op rapporten.
2 Soort 'Betaald door klantrelatie' is nog niet operationeel.

2.06 Werken met contracten
Bij contracten zijn een reeks wijzigingen doorgevoerd. Dit betreft met name de omgang met
urensoorten, prijsafspraken en het rekenen met loon en tarief.
2.06.1 Toeslaguren (ploeguren)
Met ingang van Release 3.6 biedt FlexService de mogelijkheid tot het splitsen van toeslaguren
(ploeguren 3 ). Hierbij wordt het normale (= 100%-)deel van een toeslaguur (ploegenuur) afgesplitst
van het toeslaggedeelte. In de declaratie wordt dan het aantal normale uren opgegeven met
daarnaast het aantal toeslaguren per percentage toeslag.
FlexService werkt standaard niet met toeslaguren. Als er een toeslag geldt van 50% op het normale
uurloon wordt dit in FlexService vastgelegd met het percentage 150%.
Bijvoorbeeld: een kandidaat werkt op een dag zes normale uren en twee toeslaguren 50%. In
FlexService worden de toeslaguren opgegeven als 150%, bij gesplitste toeslaguren als 50%.
FS80202R101 Release Notes 3.6 24 van 67
© FlexService Solutions
FlexService standaard Gesplitste toeslaguren
Component Loon Uren Component Loon Uren
normale uren € 10,00 6 normale uren € 10,00 8
toeslaguren 150% 2 toeslaguren 50% 2
8
Bij gesplitste toeslaguren worden de acht gewerkte uren als normale uren opgegeven, met
daarnaast het aantal uren waarvoor een toeslag geldt. In beide gevallen heeft de kandidaat 8 uur
gewerkt. FlexService is aangepast zodat in het geval van toeslaguren deze niet worden meegeteld
in het totaal aantal gewerkte uren per dag. De kandidaat heeft immers niet opeens tien uur gewerkt
maar nog steeds acht.
Gesplitste toeslaguren hebben ook gevolgen voor de kostprijsbepaling. FlexService werkt voor de
kostprijsbepaling met kostprijsfactoren en heeft voor de 'andere uren' (de niet 'normale uren') twee
kostprijsfactoren: kostprijsfactor-basis en kostprijsfactor-opslag. De kostprijsfactor-basis geldt voor
het 100% deel en de kostprijsfactor-opslag voor het deel daarboven. Bij gesplitste toeslaguren
geldt dat de hele kostprijs wordt uitgerekend met de kostprijsfactor-opslag. Er is bij gesplitste
toeslaguren immers geen 100% deel (dat deel wordt als normale uren geschreven).
• Instellingen
Om de toeslaguren te herkennen moeten de betrokken componenten worden gemarkeerd. In
module Component, tabblad Instelling (instellingen voor componenten) kan dit worden gedaan door
bij regel 'Toeslaguur' een vinkje te zetten. Staat dit vinkje niet aan, dan blijft FlexService natuurlijk
gewoon werken volgens de bestaande methode.
Voor de gebruikers zijn de op deze manier gemarkeerde toeslaguren herkenbaar omdat er '[T]'
wordt getoond achter de naam van de component.
• Gevolgen per module bij 'Toeslaguur'
Plaatsing - Bij gesplitste toeslaguren moeten alleen de normale uren worden geteld. Dus
component-instelling 'Telt mee voor gewerkte uren plaatsing(contract)' moet uitgevinkt staan.
Contract - Bij gesplitste toeslaguren wordt anders omgegaan met de kostprijsfactoren. Zie boven.
Declaratie - Ook in module Declaratie, tabblad Werkbrief wordt achter de naam van de component
een '[T]' getoond als het een toeslaguur betreft. Hierdoor is het voor de gebruiker duidelijk dat het
om een toeslaguur gaat en deze in de totalen per dag niet wordt meegeteld. Ook in scherm
'Controle op de declaratie' worden de gesplitste toeslaguren niet meegeteld in de totalen per dag en
week.
Verloning - Toeslaguren worden normaal verloond.
3 Ploeguren is de belangrijkste maar niet enige verschijningsvorm van toeslaguren. In het pakket hanteren we
consistent de algemenere naam toeslaguren.
8

Facturatie - Toeslaguren worden normaal gefactureerd.
Telling fase/keten - Toeslaguren moeten niet in beschouwing worden genomen voor tellingen.
Management Informatie - In de management informatie wordt het aantal toeslaguren in een
declaratie in mindering gebracht op het aantal normale uren. Zie ook de paragraaf over
Management Informatie aan het einde van dit hoofdstuk.
2.06.2 Overwerkuren
Naast de mogelijkheid te werken met gesplitste toeslaguren kunnen urensoorten worden
gemarkeerd als overwerkuren. De gevolgen van overwerkuren zijn niet zo groot als bij het splitsen
van toeslaguren en beperken zich voornamelijk tot de kostprijsberekening. Bij overuren geldt, dat
voor het gehele overuur op dezelfde wijze wordt omgegaan met premies en reserveringen. Een
onderscheid in 100% (kostprijsfactor-basis) en boven-100% deel (kostprijsfactor-opslag) is hierbij
niet aan de orde. Bij overwerkuren geldt dat de hele kostprijs wordt uitgerekend met de
kostprijsfactor-basis.
• Instellingen
Net als bij toeslaguren moeten ook de overwerkuren worden gemarkeerd. In module Component,
tabblad Instelling (voor componenten) kan dit worden gedaan door bij regel 'Overwerkuur' een
vinkje te zetten.
• Gevolgen per module bij 'Overwerk'
Plaatsing - Overwerkuren zullen over het algemeen gewoon als gewerkte uren worden gezien en
moeten worden geteld. Dus component-instelling 'Telt mee voor gewerkte uren plaatsing(contract)'
moet aangevinkt staan.
Contract - Bij overwerkuren wordt anders omgegaan met de kostprijsfactoren. Zie boven.
Declaratie - In module Declaratie, tabblad Werkbrief wordt achter de naam van de component een
'[O]' getoond als het een toeslaguur betreft. Hierdoor is het voor de gebruiker duidelijk dat het om
een overwerkuur gaat. Voor de telling van uren heeft het geen gevolgen.
Verloning - Toeslaguren worden normaal verloond.
Facturatie - Toeslaguren worden normaal gefactureerd.
Telling fase/keten - Doen normaal mee voor tellingen.
Management Informatie - In de management informatie wordt het aantal toeslaguren normaal
geteld. Zie ook de paragraaf over Management Informatie aan het einde van dit hoofdstuk.
FS80202R101 Release Notes 3.6 25 van 67
© FlexService Solutions

2.06.3 Toeslagpercentage of tariefbedrag
Belangrijke nieuwe mogelijkheid rondom het werken met contracten is de manier waarop in module
Contract tabblad Loon/Tarief de tarieven voor de 'andere uren' (de 'niet normale uren') kunnen
worden opgegeven.
FS80202R101 Release Notes 3.6 26 van 67
© FlexService Solutions
Toeslagpercentage op tarief normale uren
Sinds de start van FlexService worden de
tarieven voor andere uren opgegeven als
een percentage van het tarief normale
uren. Het tarief voor Overwerkuren is
bijvoorbeeld 125% van het tarief normale
uren. De wijze van opgeven van het tarief
en het loon voor andere uren is in deze
opzet dus gelijk; beide worden ingevoerd
als percentage ten opzichte van de
normale uren.
Via kostprijs andere uren
Nieuw is de mogelijkheid om het
tariefbedrag bij andere uren rechtstreeks
in te voeren. Het percentage ten opzichte
van de normale uren wordt niet gebruikt
en is ook verdwenen van het scherm. Het
loon wordt nog wel ten opzichte van de
normale uren met een percentage
opgegeven.
Beide manieren van het opgeven van de tarieven voor andere uren zijn mogelijk vanaf Release
3.6 4 . De 'klassieke' FlexService manier blijft uiteraard gehandhaafd. Deze heeft overigens wel
overgenomen van de nieuw toegevoegde manier de mogelijkheid om veld tariefbedrag rechtstreeks
te wijzigen. Als dat wordt gedaan wordt het toeslagpercentage op het tarief automatisch herrekend.
4 Deze keuze kan worden gemaakt in de FlexAdministrator, module Instelling in folder 'Prijsafspraken/Loon-
Tarief'. Methode 'Toeslagtarief op normale uren' is standaard.

2.06.4 Meer informatie in tabblad Loon/Tarief
FS80202R101 Release Notes 3.6 27 van 67
© FlexService Solutions
De keuze voor het ingeven van het tarief
voor andere uren in module Contract,
tabblad Loon/Tarief is niet de enige
wijziging in dit tabblad. Vanaf deze
release kan tabblad Loon/Tarief bestaan
uit meerdere ondertabbladen, en
daarmee veel meer informatie tonen aan
de gebruiker.
Urensoorten / Vergoedingen / ...
Het bestaande tabblad is ondertab
'Urensoorten / Vergoedingen /
Inhoudingen' geworden.
Functie en werking is verder hetzelfde
gebleven.
Reserveringen / Premies
Toont componenten van de componentsoorten
Reserveringen en Premies voor
zover deze een contractspecifieke
waarde hebben gekregen.
Normaal zijn reserveringen en premies
ingesteld in de componentmodellen -
deze worden hier niet getoond (de
waarden kunnen worden gevonden in het
aan het contract gekoppelde
componentmodel). Door dynamische
componentmodellen én door
prijsafspraken (zie elders) kunnen
waarden per contract(situatie) gaan
verschillen. De voor dit contract
berekende waarden worden hier dan
getoond.
Instelbaar is óf deze ondertab wordt
getoond, en zo ja of dan het
daadwerkelijke reservering- of
premiepercentage worden getoond (de
waarde waarmee zal worden verloond),
of de waarde voor de
kostprijsberekening.
Prijsafspraken
Deze ondertab toont welke
prijsafspraken zijn toegepast bij het
aanmaken van het contract. Zo kan
worden gezien dat FlexService omhoog
zoekt naar prijsafspraken in de structuur
van klantrelatie en bureau naar
prijsafspraken.
Het wel of niet tonen van dit tabblad is
instelbaar.

2.06.5 Prijsafspraken en loon/tarief
De functionaliteit van prijsafspraken voor Release 3.6 is helemaal opnieuw gecontroleerd en
uitgebreid. Dit heeft geleid tot een aantal nieuwe instellingen.
Let op: de module Prijsafspraken is niet opgenomen in de standaardversie van
FlexService. Dit is een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor
contact op met FlexService.
2.06.6 Prijsafspraken testen
FS80202R101 Release Notes 3.6 28 van 67
© FlexService Solutions
Alle instellingen rondom prijsafspraken
en het rekenen met loon en tarief (in de
module Contract tabblad Loon/Tarief)
zijn verzameld in de folder
'Prijsafspraken/Loon-Tarief' op het
hoogste niveau in de FlexAdministrator
module Instelling. Alle instellingen zijn
hier voorzien van een beschrijving van
de instelling (functionaliteit) waar het om
gaat.
Meer informatie is beschikbaar in het
document 'FS80416D003 - Rekenen met
prijsafspraken loon en tarief in
FlexService' dat kan worden gevonden in
de folder 'Documentatie' van de
FlexService uitlevering.
Nieuw in Release 3.6 is een testmogelijkheid voor prijsafspraken. Door de mogelijkheid tot zoeken
in de structuur van klantrelatie én bureau naar geldende prijsafspraken, en de vele
instelmogelijkheden rondom prijsafspraken en rekenen met loon/tarief, is het soms moeilijk te zien
wat in een bepaalde situatie de uiteindelijke lonen en tarieven zullen zijn. Het scherm 'Test
Prijsafspraken' werkt net zoals bij het toepassen van prijsafspraken (en dynamische
componentmodellen) bij het aanmaken van een nieuw contract, maar er wordt niet daadwerkelijk
een contract aangemaakt.
In het scherm 'Test prijsafspraken' kan
worden opgegeven voor welke situatie
de prijsafspraken moeten worden getest.
Dit scherm kan op meerdere plekken in
het pakket worden geopend vanuit menu
Actie. Afhankelijk van de module waarin
het scherm wordt gestart zijn gegevens
al bekend en 'vooringevuld' in het
scherm. Starten kan vanuit modules
Klantrelatie, Aanvraag, Plaatsing en
Contract (instelbaar per module of dit is
toegestaan). Vanuit module Contract zijn
de meeste velden bekend, vanuit module
Klantrelatie (zie schermafdruk) de
minste.
Met knop [Testen] worden de
prijsafspraken toegepast voor de
opgegeven situatie.

FS80202R101 Release Notes 3.6 29 van 67
© FlexService Solutions
De resultaten worden getoond op
tabblad Loon/Tarief. Dit tabblad ziet er
hetzelfde uit als het gelijknamige tabblad
in module Contract. Dus met de drie
nieuwe tabbladen 'Uursoorten /
Vergoedingen / Inhoudingen',
'Reserveringen / Premies' en
'Prijsafspraken'.

2.07 Accorderen door de BackOffice
De meeste bedrijven in de flexmarkt kennen een 'FrontOffice' (de 'vestigingen') en een 'BackOffice'
(het 'hoofdkantoor'). Deze tweedeling is in FlexService niet nodig omdat modules en tabbladen
kunnen worden geautoriseerd zoals gewenst. Toch biedt het pakket uitgebreide mogelijkheden om
deze tweedeling aan te brengen. Zo kan de BackOffice het werk van de FrontOffice controleren en
accorderen.
Let op: de module Accorderen is niet opgenomen in de standaardversie van FlexService.
Dit is een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor contact op met
FlexService.
2.07.1 Contracten accorderen
Contracten accorderen is eén van de oudste binnen FlexService. Het contract legt immers veel
verplichtingen vast. Een extra controle is hierbij vaak gewenst. Als bij een contract een
componentmodel of tekstmodel geldt waarvoor veld 'Via BO/Accordering' is aangevinkt zal bij het
gereedmaken van het contract de status niet op 'Actief' worden gezet, maar op 'Te accorderen'. Het
contract wordt daarmee zichtbaar in de module Proces, tabblad ContractAccorderen. De BackOffice
kan het hier accorderen en actief maken.
2.07.2 Declaraties accorderen
Als een declaratie op 'Ingevuld' wordt gezet, krijgt de declaratie óf de status 'Te verwerken' óf 'Te
accorderen'. In de eerste status staat de declaratie meteen klaar voor verlonen/factureren, bij de
tweede status verschijnt de declaratie eerst in module Proces, tabblad DeclaratieAccorderen. Als hij
is geaccordeerd krijgt hij de status 'Te verwerken'. De status van de declaratie kan vanaf deze
release preciezer worden ingesteld (FlexAdministrator > Instelling > Modules > Declaratie > Menu
Actie):
− Voor de eerste versie van de declaratie.
− Voor correcties (volgende versies van de declaratie).
− Voor de situatie 'Alleen factureren' (eenzijdig corrigeren).
− Voor de situatie 'Alleen verlonen' (eenzijdig corrigeren).
Op deze plek kan ook worden ingesteld dat een declaratie de status 'Te accorderen' krijgt, als die
een margepercentage heeft onder de blokkeerwaarde die bij de klantrelatie is opgegeven. Het
scherm 'Controle op de declaratie' blokkeert dan niet, maar geeft de declaratie een andere status.
Een andere medewerker met toegang tot tabblad DeclaratieAccorderen kan deze declaratie – met
de te lage marge – dan nog goedkeuren en klaarzetten voor verwerking.
De laatste nieuwe mogelijkheid is dat per component(alias) kan worden aangegeven of de
declaratie, bij signalering van een van deze componenten, de status 'Te accorderen' moet krijgen.
Vink hiervoor aan: de instelling 'Vereist altijd accoord' in de module Component, tabblad Instelling
(instellingen voor aliassen).
2.07.3 Kandidaten accorderen
Nieuw in Release 3.6 is de mogelijkheid ook een controle toe te passen bij kandidaten. Het gaat
hierbij om de controle op het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring. Het accorderen van
kandidaten verloopt via een tabblad in de module Proces. Anders dan bij contracten en declaraties
die een vaststaande reeks statussen kennen (waar de status 'Te accorderen' er een van is) kunt u
voor kandidaten zelf statussen aanmaken. Een stop op basis van status is daarom niet mogelijk.
Daarnaast is het bij kandidaten een te zware maatregel de hele kandidaat te blokkeren totdat de
accordatie heeft plaatsgevonden. Daarom verloopt deze functionaliteit via de 'controle op de
bedrijfsregels'.
FS80202R101 Release Notes 3.6 30 van 67
© FlexService Solutions

FS80202R101 Release Notes 3.6 31 van 67
© FlexService Solutions
De functionaliteit voor het accorderen
kan worden aangezet voor het
identificatiedocument en/of voor de
loonbelastingverklaring. Hierbij kan
worden aangegeven op welk moment in
het proces de controles worden
uitgevoerd.
Voor het identificatiebewijs en voor de
loonbelastingverklaring is een vinkje
'Gecontroleerd' toegevoegd in module
Kandidaat. Indien er wijzigingen
optreden in een van deze twee gegevens
wordt dit vinkje uitgezet.
Daarmee verschijnt de kandidaat
automatisch in module Proces, tabblad
KandidaatAccorderen.
Met de knop [Accoord] wordt het vinkje
'Gecontroleerd' weer aangezet. Dit kan
worden gelogd in de audit-trail.

FS80202R101 Release Notes 3.6 32 van 67
© FlexService Solutions
Als bij controle blijkt dat de gegevens
niet in orde zijn, kan de wijziging worden
afgewezen. De relatiebeheerder van de
kandidaat en/of de manager van de
vestiging kunnen hiervan een notificatie
krijgen.
Zolang het veld 'Gecontroleerd' is
uitgevinkt zal de controle op
identiteitsbewijs en
loonbelastingverklaring blokkeren op de
plekken in het pakket waarvoor dat is
ingesteld.

2.07.4 Bankrekeningen accorderen
FS80202R101 Release Notes 3.6 33 van 67
© FlexService Solutions
Ook voor het accorderen van
bankrekeningen is een
accorderingsproces mogelijk. Deze werkt
gelijk aan het accorderen van de
loonbelastingverklaring en het
identiteitsbewijs bij de kandidaat.
Dus ook voor het accorderen van
bankrekeningen wordt gebruik gemaakt
van de controles
op de bedrijfsregels.
Activeer deze functionaliteit in de
FlexAdministrator bij de instellingen voor
module Proces, tabblad
BankrekeningAccorderen. Er kan worden
aangegeven of het controleren moet
gelden voor alle bankrekeningen, alleen
girorekeningen of alleen IBAN
(buitenlandse) rekeningen.
Bij de gegevens van bankrekeningen is
een vinkje 'Rekeningnummer accoord'
toegevoegd. Dit vinkje staat uit bij een
nieuwe rekening en als er wijzigingen
zijn in de gegevens van een bestaande
rekening.
Kandidaten met een bankrekening die
moet worden geaccordeerd, verschijnen
in module Proces, tabblad
BankrekeningAccorderen. Een filter is
mogelijk op kandidaten met een actieve
status en op de datum van de wijziging
van de bankrekeninggegevens.

FS80202R101 Release Notes 3.6 34 van 67
© FlexService Solutions
Als de gegevens niet accoord zijn kan
hiervan met de knop [Afwijzen] een
notificatie worden gestuurd aan de
relatiebeheerder van de kandidaat. De
regel blijft dan in het scherm staan.
Is de wijziging wel accoord, dan kan dat
met de knop [Accoord] worden
aangegeven. Het vinkje bij de
bankrekening wordt weer aangezet, en
de regel verdwijnt uit tabblad
BankrekeningAccorderen.
Bij de bedrijfsregels is er een aparte
controle gemaakt voor het proces
accorderen van bankrekeningen. Geef
voor de verschillende controlemomenten
aan wat er moet gebeuren als de
bankrekening van de kandidaat nog niet
accoord is.
Bij de controle op de bedrijfsregels wordt
de controle op dezelfde manier
uitgevoerd als alle andere controles.

2.08 Facturatie
Rondom de facturatie is een flink aantal wijzigingen doorgevoerd. De belangrijkste zijn: het kunnen
berekenen van korting in diverse varianten en meerdere mogelijkheden voor correctiefacturen.
2.08.1 Korting
Nieuw in Release 3.6 is de mogelijkheid korting (een kortingregeling) op te geven bij klantrelaties,
en deze automatisch te laten berekenen in de facturatie.
Let op: de module Korting is niet opgenomen in de standaardversie van FlexService. Dit is
een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor contact op met
FlexService.
Korting kan worden opgegeven in module Klantrelatie, tabblad Debiteur, ondertab Korting. Deze
ondertab moet hiervoor wel eerst worden aangezet in de FlexAdministrator > Instelling > Modules
> Klantrelatie > Tabblad Debiteur > Toon ondertabblad 'Korting'.
FS80202R101 Release Notes 3.6 35 van 67
© FlexService Solutions
Een kortingregeling geldt altijd in een
bepaalde periode (“van verwerkingweek
totmet verwerkingweek”). Er kunnen
meerdere kortingregelingen na elkaar
bestaan.
Er kan uit vier soorten korting worden
gekozen: Factuur, Omzet, Getrapt en
Staffel. Het type korting bepaalt hoe de
korting wordt berekend (hieronder
toegelicht met voorbeelden).
Voor kortingen geldt net als bij
prijsafspraken dat gezocht wordt in de
klantrelatiestructuur. Een klantrelatie
kan binnen een kortingregeling vallen
van een klantrelatie waaronder het is
opgenomen in tabblad Structuur (bij het
toepassen van de kortingregeling wordt
omhoog gezocht in de
klantrelatiestructuur). Dit zoeken kan op
twee manieren worden beïnvloed: Er kan
worden aangegeven dat de regeling
alleen geldt voor de klantrelatie waarbij
deze is opgegeven ('Alleen dit niveau').
Daarnaast kunnen klantrelaties expliciet
worden uitgesloten van de regeling in de
tab 'Uitsluiting'.
Andere mogelijkheden om de werking
van de kortingregeling te beperken is
opgeven dat deze alleen geldt voor
bepaalde urensoorten (standaard wordt
de korting berekend over alle
urensoorten), of dat de regeling juist niet
geldt voor bepaalde sectoren of
uitzendingwijzen.

• Kortingtype 'Factuur'
FS80202R101 Release Notes 3.6 36 van 67
© FlexService Solutions
Bij de typen 'Getrapt' en 'Staffel' kunnen
reeksen van-bedrag tot-bedrag worden
opgegeven met het percentage dat geldt
als de omzet valt binnen die reeks. Dit
kan worden gedaan in de tab 'Schema'
die zichtbaar wordt als een van deze
twee typen wordt gekozen.
Korting wordt uitgerekend door de
module Facturatie bij het verwerken van
declaraties tot factuurregels. De
uitgerekende korting wordt per
factuurregel in het systeem opgeslagen.
De korting wordt daarnaast ook per
declaratie uitgerekend en bijgeschreven
in de declaratie. De korting is te zien in
de module Declaratie, tabblad Overzicht.
Dit kortingbedrag per declaratie wordt
ook meegenomen in de Management
Informatie waar het in mindering wordt
gebracht op de opbrengst (omzet) van
de declaratie.
Bij het aanmaken van de facturen wordt
de korting pas echt in de boeken
opgenomen. Het eerder uitgerekende
kortingbedrag per factuurregel wordt
gesommeerd per factuur. Hiervan wordt
een registratie bijgehouden die kan
worden ingezien bij de gegevens van de
kortingregeling. Op dit moment wordt de
korting ook gejournaliseerd naar de
financiële administratie.
Bij het kortingtype 'Factuur' wordt een percentage korting opgegeven dat rechtstreeks in mindering
wordt gebracht op de factuur.
Voorbeeld: Contract met tarief van €20,00. Er geldt een kortingregeling van 10% (in te vullen op
tab Korting/Stamgegeven).
Bij het verlonen/factureren van een declaratie wordt de korting uitgerekend. In de declaratie valt te
zien: Opbrengst = EUR 800,00; Korting = EUR 80,00; Kostprijs = EUR 688,12; Marge = (800,00 –
80,00 – 688,12 =) EUR 31,88; Marge% = ( (31,88 / 800) x 100 = ) 3,99% (getoonde marge en
margepercentage in module Declaratie zijn dus inclusief de van de opbrengst afgetrokken korting).
Als de factuur wordt aangemaakt, wordt daarop een regel met het kortingbedrag getoond. De
korting wordt afgetrokken van het netto-totaal. Pas daarna worden de BTW en het totaalbedrag van
de factuur berekend.
Om de korting te kunnen tonen op de factuur is een aanpassing nodig van het factuurrapport. Als u
het kortingtype 'Factuur' wilt gebruiken, neem dan contact op met FlexService voor aanpassing van
het factuurrapport dat u gebruikt.

• Kortingtype 'Omzet'
Type 'Omzet' lijkt veel op type 'Factuur'. Ook hier wordt één kortingpercentage gebruikt.
Berekening van de korting is gelijk aan die bij type 'Factuur'. Verschil is dat deze type korting niet
op de factuur wordt afgedrukt. Hij wordt bijgehouden in tab Cumulatief en kan aan het einde van de
kortingperiode met de klantrelatie worden verrekend.
• Kortingtype 'Getrapt'
Het type 'Getrapt' maakt net als type 'Staffel' gebruik van het kortingschema. Dit kunt u vast
leggen in de tab Korting/Schema. Elke keer als korting wordt berekend op basis van de cumulatieve
gemaakte omzet kan worden gekeken in het schema welk percentage moet gelden.
Voorbeeld: het volgende kortingschema
Van €0,00 Tot €1000,00 Kortingpercentage 0%
Van €1001,00 Tot €2000,00 Kortingpercentage 5%
Van €2001,00 Tot €9999,00 Kortingpercentage 10%
Er is bijvoorbeeld sprake van een contract met een tarief van van €20,00 per uur. Verloon daarbij
declaraties voor totaal 40 uur.
Eerste declaratie: opbrengst en cumulatieve omzet is €800,00. Dit valt in de eerste regel met een
kortingpercentage van 0%. Er wordt geen korting berekend bij deze declaratie.
Tweede declaratie: opbrengst is weer €800,00. Cumulatieve omzet wordt daarmee €1600,00.
Omdat de klantrelatie met de nieuwe opbrengst op €1600,00 en dus in de tweede regel komt,
wordt bij deze declaratie een korting van 5% toegepast.
Derde declaratie: Cumulatieve omzet is nu €2400,00 dus wordt nu een percentage van 10%
gehanteerd.
• Kortingtype 'Staffel
Bij type "Staffel' wordt ook het kortingschema (de 'staffels') gebruikt. Net als bij 'Getrapt' wordt
gekeken naar de cumulatieve omzet, maar niet de cumulatieve omzet op het moment van
berekenen (in die verwerkingweek) is maatgevend maar de geschatte omzet over de gehele duur
van de kortingregeling (meestal het hele jaar). Hiervoor wordt de totaalomzet geschat op basis van
de gehaalde omzet binnen de kortingregeling en de totale duur van de regeling:
De duur van de kortingregeling (het totaal aantal weken) gedeeld door het aantal verstreken weken
maal de cumulatieve omzet binnen de kortingregeling tot en met de huidige week.
In het voorbeeld ziet u een kortingsregeling die loopt vanaf week 1 tot en met week 52 met het
volgende schema:
Van €0,00 Tot €20.000,00 Kortingpercentage 0%
Van €20.001,00 Tot €40.000,00 Kortingpercentage 5%
Van €40.001,00 Tot €999.999,00 Kortingpercentage 10%
Er is bijvoorbeeld een contract met een tarief van €20,00 per uur. Verloon declaraties voor 40 uur.
De eerste declaratie wordt verloond in (verwerking)week 3.
De regeling is gestart in week 1, het is nu week 3. De cumulatieve omzet tot en met week 3 is
alleen deze declaratie en dus €800,00.
Geschatte totaalomzet is 52/3 x €800,00 = € 13.866,67. Dit bedrag ligt binnen de eerste staffel
met een kortingpercentage van 0%. Er wordt dus geen korting berekend.
Als in week 4 weer een declaratie wordt verwerkt is de opbrengst weer €800,00. De cumulatieve
omzet tot en met week 4 wordt daarmee €1600,00.
De geschatte totaalomzet is 52/4 x €1.600,00 = € 20.800,00.
Dit valt in de tweede staffel dus wordt 5% korting berekend (= EUR 40,00).
De volgende declaratie valt in week 5. De cumulatieve omzet wordt nu €2.400,00.
Geschatte totaalomzet is 52/5 x €2.400,00 = €24.960,00.
Dit is de tweede staffel dus 5% korting (€40,00)
Als de klantrelatie pas in week 10 de eerstvolgende declaratie heeft met weer een omzet van
€800,00 wordt de cumulatieve omzet €3.200,00.
Geschatte totaalomzet is 52/10 x €3.200,00 = €16.640,00.
Dit valt weer in de eerste staffel. Er wordt geen korting meer berekend.
FS80202R101 Release Notes 3.6 37 van 67
© FlexService Solutions

2.08.2 Corrigeren van facturen
Declaraties worden gecorrigeerd en die correcties moeten ook worden gefactureerd. Ze kunnen
vanaf Release 3.6 op verschillende manieren tot facturen worden verwerkt. Dit kan afhankelijk van
de voorkeur van de klantrelatie die hiermee op maat kan worden bediend.
Er zijn keuzemogelijkheden via twee instellingen bij de klantrelatie, in de module Klantrelatie,
tabblad Facturatie:
1. Factuurcorrecties - Regelt hoe de factuurregels worden verwerkt tot debet- en creditfacturen.
In normale gevallen komen alle correcties van dezelfde klant, onafhankelijk van de factuur waar
ze op hebben gestaan, terecht op een creditfactuur en een debetfactuur. Het kan wenselijk zijn
deze samen brengen in één gesaldeerde correctiefactuur. Een andere mogelijkheid is dat de
oorspronkelijke factuur volledig te crediteren en vervolgens een nieuwe (vervangende) correcte
factuur te maken.
2. Meerdere facturen (samenvoegen of splitsen) - Regelt of correcties van declaraties van
dezelfde klant afkomstig van verschillende facturen, moeten leiden tot één creditfactuur en één
debetfactuur, of worden verwerkt tot meerdere credit- en debetfacturen.
Deze paragraaf belicht de eerste twee instellingsmogelijkheden en laat daarna zien welke
combinaties kunnen worden gemaakt.
Dankzij de gecombineerde mogelijkheden kunnen facturen op veel manieren worden gecorrigeerd.
Het is aan te bevelen een standaardaanpak voor uw organisatie te bepalen, waarbij deskundige
medewerkers de varianten kunnen aanzetten indien nodig. Het instellen van het corrigeren van
facturen is daarom alleen mogelijk in het tabblad Facturatie(BO) (voor de BackOffice). In tabblad
Facturatie(FO) zijn deze velden niet toegankelijk.
• Keuzemogelijkheden 'Factuurcorrecties'
− Credit-/debetfactuur (default)
Er wordt een creditfactuur en een aparte debetfactuur aangemaakt. Dit is zoals tot aan deze
release FlexService alle factuurcorrecties verwerkte.
− Gesaldeerde correctiefactuur
De debet- en creditregels vanuit de correctie worden beide op één factuur afgedrukt. Bij het
salderen worden de creditfactuur en de (debet)factuur samengevoegd. Indien het totaal
negatief is zal er een creditfactuur worden gemaakt. Indien het totaal positief is zal er een
(debet)factuur worden gemaakt.
− Credit-/Vervangende factuur
De oorspronkelijke factuur wordt volledig gecrediteerd. Vervolgens wordt een nieuwe
vervangende factuur gemaakt. Zowel creditering als nieuwe factuur wordt afgedrukt. Op de
vervangende factuur komen alle declaraties te staan die ook op de oorspronkelijke factuur
komen te staan, ook al zijn de declaraties niet gewijzigd.
− Alleen vervangende factuur
Als bij de vorige mogelijkheid, maar hierbij wordt de creditfactuur niet afgedrukt (uiteraard
worden wel creditregels aangemaakt). Voor het terugzoeken en de juiste verantwoording wordt
de creditfactuur wel aangemaakt, maar deze krijgt meteen een aparte status (intern, niet
verzenden).
• Keuzemogelijkheden 'Meerdere facturen'
− Samenvoegen (default)
Correcties van declaraties uit meerdere facturen bij dezelfde klant worden verzameld en op één
correctiefactuur opgenomen. Dit is zoals het tot nu toe in FlexService in alle gevallen gaat. Dit
is daarom de default.
− Splitsen
Correcties van declaraties uit meerdere facturen, maar bij dezelfde klant worden gesplitst
afgehandeld. Er ontstaan meerdere correctiefacturen
FS80202R101 Release Notes 3.6 38 van 67
© FlexService Solutions

• Combinaties van de mogelijkheden
Met de twee instellingmogelijkheden zijn een aantal combinaties te maken. Niet alle combinaties
zijn toegestaan.
FS80202R101 Release Notes 3.6 39 van 67
© FlexService Solutions
Meerdere facturen
Factuurcorrectie Samenvoegen Splitsen
Credit-/debetfactuur Credit-/debetfactuur + Samenvoegen Credit-/debetfactuur + Splitsen
Gesaldeerde correctiefactuur
Gesaldeerde correctiefactuur +
Samenvoegen
Credit-/Vervangende factuur NIET MOGELIJK
Alleen vervangende factuur NIET MOGELIJK
Gesaldeerde correctiefactuur +
Splitsen
Credit-/vervangende factuur +
Splitsen
Alleen vervangende factuur +
Splitsen
De combinatie 'Credit-/debetfactuur' en 'Samenvoegen' is de manier waarop FlexService alle
factuurcorrecties tot nu toe behandelde.
Bij de combinaties worden gekozen die niet mogelijk zijn, geeft FlexService een foutmelding.

2.08.3 KIX-Code
Bij het aanmaken van facturen in FlexService wordt een factuuradressering bepaald en vastgelegd
bij de factuurgegevens. Sinds Release 3.2 wordt hierbij ook de 'KIX-code' berekend op basis van de
postcode en het huisnummer of postbusnummer in de factuuradressering. De 'KIX-code' is de
bekende 'streepjescode' voor adressen van TPG Post waarmee automatisch verwerken van
poststukken mogelijk wordt.
De berekende 'KIX-code' wordt vastgelegd in de factuurgegevens en kan worden opgenomen op het
factuurrapport om mee te worden afgedrukt. Op de computer die het afdrukken verzorgt moet
hiervoor wel het benodigde font (lettertype) worden geïnstalleerd. Dit font is opgenomen in de
folder \Documentatie\Overig van de FlexService programmatuur (bestand kix_ps.zip), of is te
downloaden van de website van TNT (www.tntpost.nl, zoek op 'KIX'). Zie ook onder 'Rapportage in
FlexService: Rapport Factuur' in de FlexService Help
Voorbeeld van de KIX code op de factuur:
2.08.4 Couverteercode
Naast het berekenen en vastleggen van de 'KIX-code' legt FlexService vanaf Release 3.6 ook
gegevens vast voor een 'couverteercode'. Een couverteercode is een markering op de factuur om
een couverteermachine mee aan te sturen. Zo'n machine stopt automatisch papieren in een
envelop. De couverteercode - meestal een aantal streepjes op de papieren factuur - laat de
machine weten welke facturen bij elkaar horen en wanneer een nieuwe envelop moet worden
gepakt.
Wat vastgelegd wordt zijn een aantal gegevens waarmee het begin en eind van een 'set' (een
aantal facturen die in dezelfde envelop moeten komen) kan worden bepaald. De markeringen op de
factuur zelf - de markering waar de couverteermachine op reageert - zijn heel specifiek per
leverancier of couverteermachine. Hiervoor is dus geen standaardoplossing mogelijk.
Wilt u gebruik gaan maken van deze nieuwe mogelijkheid neem dan contact op met FlexService.
Gezamenlijk kan worden gekeken naar wat in uw situatie specifiek nodig is.
FS80202R101 Release Notes 3.6 40 van 67
© FlexService Solutions

2.09 Eenzijdig corrigeren
Vanaf Release 3.6 is het mogelijk om een declaratie 'eenzijdig' te corrigeren, dat wil zeggen
uitsluitend voor verloning of voor facturatie. Hiermee kan worden voorkomen dat een klant te
maken krijgt met een correctie die uitsluitend op het loon betrekking heeft, zoals bijvoorbeeld een
ten onrechte geboekte reserveringsuitbetaling. Of omgekeerd, dat de kandidaat geconfronteerd
wordt met correcties op loonafrekeningen, terwijl er een fout is gemaakt bij het invoeren van het
klanttarief.
Eenzijdig corrigeren biedt u de mogelijkheid om duidelijker te communiceren met klantrelaties en
kandidaten, zonder overbodige facturen of loonafrekeningen. Een nadeel is dat de afwikkeling van
een declaratie ondoorzichtiger wordt en de belangrijke koppeling verloond-gefactureerd wordt
doorbroken. Wees u bewust van de nadelen van eenzijdig corrigeren voordat u deze functionaliteit
gaat gebruiken.
Let op: de module Eenzijdig corrigeren is niet opgenomen in de standaardversie van
FlexService. Dit is een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor
contact op met FlexService.
2.09.1 Wijzig declaratie speciaal
FS80202R101 Release Notes 3.6 41 van 67
© FlexService Solutions
Standaard staat de mogelijkheid tot
eenzijdig corrigeren uit. Aanzetten kan in
de FlexAdministrator, module Instelling,
bij de instellingen voor 'Menu Actie' in
module Declaratie.
De mogelijkheden 'Alleen factureren' en
'Alleen verlonen' kunnen apart worden
aangezet. Voor beide kan ook worden
aangegeven of een audit-trail en/of
notificatie (naar de manager van de
eigenaar van de declaratie) gewenst is.
Hierna kan in module Declaratie, in
menu Actie, submenu 'Wijzig declaratie
speciaal' worden gekozen 'Alleen
factureren' en/of 'Alleen verlonen'.
Net als bij een normale correctie kunt u
de gegevens in de declaratie aanpassen
en de declaratie op [Ingevuld] zetten.

FS80202R101 Release Notes 3.6 42 van 67
© FlexService Solutions
FlexService houdt via de Verloningstatus
en Facturatiestatus bij welke verwerking
nodig is. Hierdoor zien de modules
Verloning en Facturatie of de declaratie
aan 'hun zijde' moet worden verwerkt.
Is gekozen de declaratie te corrigeren
met 'Alleen factureren' dan wordt de
Verloningstatus 'Niet verlonen' en zal
alleen de module Facturatie deze
declaratie verwerken.
Het is mogelijk een declaratie eerst voor
verloning te corrigeren en vervolgens
voor facturatie of andersom. Bij een
looncorrectie wordt altijd de laatst
verloonde versie geannuleerd, en bij een
factuurcorrectie de laatst gefactureerde.
Dit hoeft niet altijd de vorige
declaratieversie te zijn.
Om dit mogelijk te maken houdt
FlexService een administratie bij van de
'verwerkinghistorie' van een declaratie.
Wanneer is een declaratie door de
verloning verwerkt, en wanneer door de
facturatie.
Deze informatie kan worden getoond
met het scherm 'Verwerkinghistorie' dat
kan worden geopend via menu Actie, en
via de 'historieknopjes' achter de velden
Verloningstatus en Facturatiestatus.
Als een declaratie eenzijdig wordt gecorrigeerd, zullen de uren op tabblad urensoorten en de
eenheden op tabblad vergoedingen/inhoudingen getoond worden volgens de laatste keer dat er is
verloond of gefactureerd. Afhankelijk van de actie 'Alleen factureren' of 'Alleen verlonen' zijn velden
niet te wijzigen of acties niet beschikbaar.
Als een declaratie alleen wordt verloond is in de banner de aanduiding (AV) te zien en worden de
uren en eenheden getoond volgens de laatste keer dat is verloond. Op tabblad Urensoorten zijn de
velden 'Tarief' en 'Uren facturatie' niet te wijzigen. Op tabblad Vergoedingen/Inhoudingen is het
veld 'Eenheidstarief' niet te wijzigen en is het veld Totaal (Facturatie) niet zichtbaar. De actie
'Afwijkende uren facturatie opgeven' is niet beschikbaar. Met de actie 'Loon/tarief aanpassen' kan
alleen het loon worden gewijzigd.
In het geval een declaratie alleen wordt gefactureerd is in de banner de aanduiding (AF) te zien en
worden de uren en eenheden getoond volgens de laatste keer dat is gefactureerd. Op tabblad
Urensoorten zijn de velden 'Loon' en 'Uren totaal' niet te wijzigen. Op tabblad
Vergoedingen/Inhoudingen is het veld 'Eenheidsbedrag' niet te wijzigen en is het veld 'Totaal (loon)'
niet zichtbaar. Tabblad Reserveringen is niet te wijzigen. De actie 'Afwijkende uren facturatie
opgeven' is wel beschikbaar. Met de actie 'Loon/tarief aanpassen' kan alleen het tarief worden
gewijzigd.

2.10 Management Informatie
Vanaf Release 3.6 worden alle management informatie rapporten gecontroleerd en de
mogelijkheden van de management informatie uitgebreid. De komende periode zal stapsgewijs de
functionaliteit worden uitgebreidt. Een aantal nieuwe mogelijkheden en aandachtspunten in deze
release wordt hieronder toegelicht. In de komende periode zal onder andere nog worden
toegevoegd de mogelijkheid tot consolideren (aggregeren) van de cijfers zowel in de
bureaustructuur als die van de klantrelaties.
2.10.1 Telling van declaraties
De definitie van het aantal declaraties op de FlexService Management Informatie Rapporten is
gewijzigd. Voorheen werd het aantal door de verloning verwerkte declaraties geteld. Dit waren bij
correcties zowel de tegenboekingen van declaraties als de opboekingen. Een declaratie die werd
gecorrigeerd telde dus tweemaal mee; het tegenboeken van de eerste (te corrigeren) versie én het
opboeken van de nieuwe (gecorrigeerde) versie. Dit is aangepast zodat alleen de opboeking wordt
geteld. Een correctie telt dus nog maar éénmaal mee. Een afboeking wordt alleen geteld als een
declaratie vervalt. Dan is er immers alleen een tegenboeking, geen opboeking en moet de
tegenboeking worden geteld.
2.10.2 Telling van toeslaguren
In paragraaf 2.06.1 is de nieuwe mogelijkheid tot het splitsen van toeslaguren toegelicht. Dit heeft
gevolgen voor de management informatie: In de management informatie (MI) wordt het aantal
toeslaguren in een declaratie in mindering gebracht op het aantal normale uren.
Bij het voorbeeld met gesplitste ploeguren uit paragraaf 2.06.1 worden de twee toeslaguren
afgetrokken van de in de declaratie opgegeven 8 normale uren. De MI toont voor deze declaratie 6
normale uren en 2 toeslaguren.
2.10.3 Detaillering urensoorten
De management informatie rapporten, standaard aanwezig in FlexService, kennen sinds de start
een splitsing in de urensoorten tussen uren tarief en uren intern. Uren worden verdeeld tussen deze
twee categorieën via een eenvoudige regel: Heeft de declaratieregel een tarief (percentage
tarieftoeslag of tariefbedrag is niet nul) dan worden de uren geteld als uren tarief, anders als uren
intern.
Klanten hebben verzocht om een meer gedetailleerde splitsing van urensoorten in de management
informatie rapportage. Dit wordt met ingang van Release 3.6 mogelijk. In de componentdefinitie
kan worden aangegeven of de component (urensoort) is:
− Overuur
− Toeslaguur
− Opleidingsuur
− Reisuur
− Leegloopuur
− Ziekteuur/ArbeidsOngeschiktheid
− Verzuim-/verlof-/feestdaguur
Dit kan worden aangegeven in de module Component, tabblad Instelling (instelling voor
componenten) door de juiste regel aan te vinken. Het gaat hier om de regels beginnend met
'Rapportage: ..'.
Opmerkingen:
− Deze vinkjes zijn alleen relevant bij urensoorten. Bij alle andere componentsoorten worden ze
genegeerd.
− Normale uren worden automatisch geteld. Hiervoor zijn geen vinkjes nodig.
FS80202R101 Release Notes 3.6 43 van 67
© FlexService Solutions

− Let op: er zijn twee instellingen met toeslaguren.
De regel 'Toeslaguur' geeft aan dat er gewerkt wordt met gesplitste toeslaguren. De aantallen
uren van urensoorten gemarkeerd met dit vinkje worden afgetrokken van het aantal normale
uren.
De regel 'Rapportage: Toeslaguur' regelt dat de urensoort als toeslaguur op de MI-rapporten
wordt getoond.
Dit zijn twee instellingen. Er kan worden gewerkt zonder de splitsing van toeslaguren (de
FlexService standaardmethode) terwijl het wel wenselijk is onderscheid te maken tussen uren in
de MI-rapportage.
− Alle andere uren die niet zijn ingedeeld in een van de rapportagecategorieën worden
automatisch onder de noemer 'Overig' geplaatst.
FlexService zal in de komende periode een aantal rapporten uit de MI-reeks aanpassen om deze
nieuwe splitsing te tonen.
FS80202R101 Release Notes 3.6 44 van 67
© FlexService Solutions

2.11 Module Controle
Module Controle is nieuw in Release 3.6. Deze module brengt alle gegevens samen om de werking
van FlexService en de handelingen van gebruikers binnen FlexService, te controleren. De module
bestaat uit drie tabbladen: Standenregister, Loonstaat en AuditTrail.
Let op: de module Controle is niet opgenomen in de standaardversie van FlexService. Dit
is een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor contact op met
FlexService.
2.11.1 Tabblad Standenregister
Het standenregister heeft als doel allerlei gegevens ('standen') te tonen over belangrijke gegevens
in het pakket. Hiermee kunnen door controletellingen aantallen worden vergeleken: deze week met
vorige week en met cumulatief in het jaar.
FS80202R101 Release Notes 3.6 45 van 67
© FlexService Solutions
Voorzien is om gegevens bij te houden
en te gaan tonen over
- Declaraties
- Verloond/Gefactureerd
- Verloning
- Facturatie
- Betaling
- Verantwoording
- Tellingen
Voor elk van deze onderwerpen is dan
een aantal verschillende selecties
mogelijk als cumulatieven per bureau of
gesplitst per vestiging, per week of
cumulatief in het jaar, al dan niet
aggregaties per week, component,
grootboekrekening, eigenaar etc.
Filters per Bureau, Eigenaar en
Verwerkingperiode en de mogelijkhied
om de gegevens in één keer naar
Microsoft Excel te exporteren.
Vanaf Release 3.6 is de module Controle
beschikbaar met een beperkt aantal
selecties. Deze zullen in de komende
periode flink worden uitgebreid.
U kunt hierbij te kennen geven welke
gegevens u graag via deze manier
toegankelijk gemaakt zou willen zien.
Dien de verzoeken in via CTT als
wijziging voor module Controle.

2.11.2 Tabblad Loonstaat
Het tabblad Loonstaat komt voort uit de module Verloning. Omdat de loonstaat een belangrijk
controlemiddel is, is het tabblad ook in de module Controle beschikbaar.
FS80202R101 Release Notes 3.6 46 van 67
© FlexService Solutions
Het tabblad werkt als module Selectie; er
kunnen voorwaarden worden opgegeven
(bijvoorbeeld een periode, of een
bepaalde sector, premiegroep of
uitzendingwijze) waarna de selectie van
loondetails wordt uitgevoerd. Er zijn
aggregaties mogelijk, bijvoorbeeld per
bureau, administratieve eenheid of
premiegroep, en de gegevens kunnen
per gewerkte week, per verwerkingweek,
per beide of totaal worden opgeroepen.
Een knop [Export] maakt de selectie
meteen beschikbaar in Microsoft Excel.
In de ondertabbladen kunnen de
kolommen van de loonstaat worden
getoond en/of de componenten van
componentsoorten 'Reserveringen' en
'Premies'. Voor deze laatste twee is in te
stellen in de FlexAdministrator of alle
componenten van deze
componentsoorten moeten worden
getoond, of alleen die waarbij in module
Component, tabblad Instelling
(instellingen voor componenten) is
aangegeven 'Toon in tabblad Loonstaat
module Verloning' (of voor module
Kandidaat 'Toon in tabblad Loonstaat
module Kandidaat').
Het tabblad Loonstaat is dus ook
beschikbaar in module Kandidaat.
Behoudens dat alleen de gegevens voor
deze kandidaat worden getoond zijn alle
andere mogelijkheden ook hier
beschikbaar en kan tot in detail worden
getoond wat er precies is verloond.

2.11.3 Tabblad AuditTrail
Het tabblad AuditTrail vervangt de gelijknamige functionaliteit in de FlexAdministrator. Belangrijkste
reden voor deze wijziging is dat de audit-trail onderdeel is van de controlemogelijkheden in
FlexService, en daarom logisch wordt geplaatst in de nieuwe module Controle.
FS80202R101 Release Notes 3.6 47 van 67
© FlexService Solutions
De mogelijkheden voor het tonen van de
gegevens uit de audit-trail zijn flink
uitgebreid. De audit-trail groeit sterk,
daarom opent het tabblad niet meteen
met alle regels, maar moeten deze
expliciet door de gebruiker worden
opgehaald. De gebruiker heeft hierbij
een reeks selectiemogelijkheden om de
juiste regels in de audit-trail op te
zoeken en te tonen. Dit tabblad lijkt in
werking dus heel erg op de tabbladen in
de module Selectie.
Veld 'Groep' selecteert snel op de
module waarin de wijziging heeft
plaatsgevonden. Veld 'Actie' selecteert
op bijvoorbeeld 'Toevoegen', 'Wijzigen'
of 'Verwijderen', of op acties als
'Eigenaar', 'Accorderen', 'Afwijzen' of
'Overdragen'.
Er kan ook worden geselecteerd op de
woorden in de audit-trail melding, de
gebruiker die de wijziging heeft
ingevoerd en datum/tijd van de
wijziging.
Belangrijke toevoeging is ook de knop
[Export] waarmee regels uit de audittrail
meteen naar Microsoft Excel kunnen
worden gekopieerd.

2.12 Startscherm
Het is mogelijk gemaakt om bij het starten van FlexService een 'Startscherm' te tonen. De
medewerker krijgt deze dan te zien bij inloggen. Op dit moment worden in dit scherm alleen de
notificaties voor deze medewerker getoond. Door het tonen in het scherm worden ze extra onder de
aandacht gebracht.
Het Startscherm kan worden geactiveerd via de FlexAdministrator module Instelling. Op het
hoogste niveau in de instellingenboom is hiervoor een folder toegevoegd.
Het is de bedoeling om dit scherm in de toekomst meer functies te geven. Te denken valt aan een
soort mededelingenlijst, of een 'dashboard' met kengetallen voor de medewerker (aantal
openstaande aanvragen, voorstellen, lopende plaatsingen etc.). Suggesties voor uitbreiding van dit
scherm ontvangen we graag via CTT (categorie 'Startscherm').
FS80202R101 Release Notes 3.6 48 van 67
© FlexService Solutions

2.13 Koppeling met Knollenstein
Met ingang van Release 3.6 kunnen vanuit FlexService gegevens worden gestuurd naar
Knollenstein. Knollenstein Technologies is marktleider in Nederland op het gebied van business-tobusiness
koppelingen voor e-recruitment. Zij zijn de enige partij die koppelingen heeft ontwikkeld
met alle belangrijke job boards in Nederland en vele daarbuiten. In plaats van met de verschillende
job boards afzonderlijk contact te hebben en gegevens op te geven loopt dit nu via één punt; één
keer gegevens invoeren en van daaruit kunnen ze gemakkelijk meerdere keren worden
gedistribueerd.
De koppeling tussen FlexService en Knollenstein voorziet in een voorbereiding van de vacatures in
de vertrouwde FlexService omgeving en als onderdeel van het al lopende werkproces op de
vestiging. Deze gegevens worden met deze module electronisch gestuurd naar Knollenstein. Om
ook daadwerkelijk vacatures te publiceren is de Knollenstein-applicatie een vereiste voor:
− opmaak van de vacaturegegevens;
− bepalen op welke banensites de vacature geplaatst wordt;
− management rapportages opvragen over het aantal hits (raadplegingen) van de geplaatste
vacatures;
− linken met uw eigen website waardoor dit een banensite wordt.
Let op: de module Knollenstein is niet opgenomen in de standaardversie van FlexService.
Dit is een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor contact op met
FlexService.
Na aanschaf ontvangt u een uitgebreide handleiding voor installatie, inrichting en gebruik van de
koppeling met Knollenstein. Ook kunt u meedenken over het verder uitbouwen van deze koppeling.
2.13.1 Vastleggen van de gegevens
Om een aanvraag (vacature) goed te kunnen publiceren zijn veel gegevens nodig. Naast de
werkomschrijving is bijvoorbeeld ook nodig een categorie en niveau van de aanvraag,
opleidingsrichting of regio, zodat de vacature op de jobsites op de juiste plekken te vinden zijn.
Vrijwel alle gegevens die in Knollenstein kunnen worden opgegeven zijn ook in de FlexService
schermen aanwezig vanaf Release 3.6. De extra informatie is zodanig toegevoegd dat hij in het
normale werkproces kan worden opgenomen en ook gebruikt kan worden om binnen FlexService de
aanvragen te kunnen selecteren en matchen met passende kandidaten.
FS80202R101 Release Notes 3.6 49 van 67
© FlexService Solutions
Module Aanvraag, tabblad Overzicht
Categorie: De gevraagde functie wordt
onderverdeeld in een categorie. Dit is de
categorie die job boards gebruiken voor
het groeperen van vacatures.
Bijvoorbeeld:
- Administratief/Financieel
- Administratief/Secretarieel
- Directie/Management
Niveau: Het gevraagde niveau binnen de
categorie. Bijvoorbeeld:
- Entry level
- Executive
- Management

FS80202R101 Release Notes 3.6 50 van 67
© FlexService Solutions
Module Aanvraag, tabblad Stamgegeven
Dienstverband: Het aangeboden
dienstverband.
Bijvoorbeeld
- Detachering
- Freelance
- Tijdelijk
- Vast
- Vakantiewerk
Contractduur: Duur van het
aangeboden contract in aantal uren,
dagen, weken of maanden.
Functie-eisen
Module Aanvraag, tabblad Profiel
De gegevens Regio, Functie, Opleiding
en Talenkennis kunnen via het profiel
worden opgegeven. U kunt in de
criteriumbibliotheek de regio's, functies
en talenkennis als gehanteerd door
Knollenstein toevoegen, of er toe
besluiten om de bestaande criteria te
behouden en deze te voorzien van de
juiste codering voor Knollenstein. In de
module Criterium kan hiervoor bij de
betrokken categorieën de Knollenstein
namen/codes worden opgegeven, en
aanvullende gegevens als
opleidingsniveau en opleidingsrichting
(voor opleidingen/cursussen).
Module Aanvraag, tabblad Emolument
Ofwel tabblad Arbeidsvoorwaarden; de
mogelijkheid is toegevoegd om een
‘vanaf en totmet’ op te geven voor het
salaris (het loon). Ook nieuw zijn de
tekstvelden 'Salarisomschrijving' en
'Arbeidsvoorwaarden'.

2.13.2 Accorderen en publiceren
FS80202R101 Release Notes 3.6 51 van 67
© FlexService Solutions
Module Aanvraag, tabblad Publicatie
De bestaande functionaliteit van tabblad
Publicatie is het meest uitgebreid. Er
kunnen meer gegevens worden
opgegeven voor een publicatie waarbij
de gegevens zoveel mogelijk worden
overgenomen uit de Aanvraag en de
betrokken Klantrelatie.
Met de knop [Publiceer] kan de publicatie
gereed worden gezet om te publiceren
via Knollenstein.
De gegevens die zijn vastgelegd in module Aanvraag kunnen in de koppeling naar Knollenstein
worden verzonden om te worden gepubliceerd. Het is instelbaar om voordat dit gebeurt de
publicatie eerst te laten controleren en goedkeuren. Als de medewerker dan op [Publiceer] drukt
krijgt de publicatie de status 'Te accorderen'.
De publicatie wordt nu zichtbaar in de
module Proces, tabblad
PublicatieAccorderen. Hier kan
bijvoorbeeld de tekst worden
gecontroleerd of goedkeuring worden
gegeven aan het publiceren van de
aanvraag met de knop [Accoord]. De
publicatie krijgt dan de status 'Te
publiceren' en kan naar Knollenstein
worden overgebracht.

2.13.3 De vacature in Knollenstein
FS80202R101 Release Notes 3.6 52 van 67
© FlexService Solutions
In Knollenstein kan de publicatie verder
worden bewerkt. U komt meteen bij de
ingevoerde vacature. De gegevens van de
vacature staan over zes verschillende
tabbladen.
Tabblad Algemeen
Gegevens van de eigenaar (vestiging) en
relatiebeheer (consultant) van de aanvraag.
Tabblad Publiceren
De gegevens op dit tabblad zijn niet
afkomstig uit FlexService. Standaard is dit
gevuld op basis van de afspraken tussen u
en Knollenstein. Afhankelijk van het soort
contract wat u heeft kan dit nog gewijzigd
worden.
Tabblad Opdrachtgever
De bij de publicatie opgegeven klantrelatie
(organisatie, opdrachtgever) inclusief de
omschrijving van de organisatie die is
toegevoegd in het scherm 'Eigenschappen
Publicatie' dat hier nog kan worden
opgemaakt. Ook de regio's uit het Profiel.

FS80202R101 Release Notes 3.6 53 van 67
© FlexService Solutions
Tabblad Functie
De Functienaam (lijst) wordt gevonden via
de matchfunctie in het profiel. De bekende
'Opdracht/functienaam' uit FlexService heet
ook Functienaam (tekst) in Knollenstein. De
Functieomschrijving is de Werkomschrijving
in FlexService.
Tabblad Eisen
De categorie en niveau komen van tabblad
Overzicht in module Aanvraag. Functie-eisen
ook.
Tabblad Aanbod
Deze gegevens worden overgenomen uit
tabblad Arbeidsvoorwaarden in module
Aanvraag.

2.14 Adressen en kilometers via Webservices.nl
Correcte, liefst gevalideerde, informatie in de database is erg belangrijk. Vanaf Release 3.6 biedt
FlexService de mogelijkheid adresgegevens te valideren, en het maximaal aantal kilometers tussen
twee postcodes uit te laten rekenen. Beide verlopen via de aanroep van een dienst - 'web service'
bij het bedrijf Webservices.nl, een leverancier van "online verrijkingsdiensten voor data in
bedrijfssystemen". Zie ook op www.webservices.nl.
Let op: ‘Webservices’ is niet opgenomen in de standaardversie van FlexService. Dit is een
Premium module die u apart kunt aanschaffen. Het valideren van adressen en het
opzoeken van kilometers wordt per transactie betaald. Per keer dat u de gegevens van
een postcode/huisnummer opzoekt, of het aantal kilometers tussen twee postcodes,
betaalt u een klein bedrag voor deze informatie. Neem hiervoor contact op met
FlexService.
Nadere informatie volgt.
FS80202R101 Release Notes 3.6 54 van 67
© FlexService Solutions

3 Modules FlexService
De wijzigingen worden per module weergegeven.
Opgeloste fouten zijn niet in onderstaand overzicht opgenomen maar worden teruggemeld via het
incidentenregistratiesysteem CTT.
Meer informatie is opgenomen in de FlexService Help.
3.01 Aanvraag
− Op tabblad Overzicht zijn een aantal velden toegevoegd:
− Veld Categorie biedt de mogelijkheid om aanvragen onder te verdelen in groepen en
categorieën. Vergelijk veld 'Segment/Selectiecode' in module Klantrelatie. Directe aanleiding
voor het toevoegen van dit veld is de koppeling met Knollenstein. Daar wordt een 'job category'
gebruikt met als voorbeeldwaarden Automatisering, Internet, Banking.
Op de categorie kan ook geselecteerd worden in module Selectie.
− Het nieuwe veld Niveau heeft dezelfde aanleiding. In Knollenstein heet dit 'job level' met als
voorbeeldwaarden Professional, Ervaren, Starter. Net als het veld Categorie kan dit veld gebruikt
worden om aanvragen in te delen, om terug te zoeken of om op te filteren.
Op het niveau kan ook geselecteerd worden in module Selectie.
− Laatste nieuwe veld is Medewerker intern in de rechterkolom. Dit biedt de mogelijkheid om naast
de relatiebeheerder voor deze aanvraag nog een andere medewerker op te geven. Bijvoorbeeld
de medewerker die intern kandidaten gaat zoeken voor deze aanvraag.
( zie voor schermprint tabblad Overzicht in hoofdstuk 2 in de paragraaf over Knollenstein )
− Ook op tabblad Stamgegeven zijn er velden bij gekomen:
− Veld Dienstverband komt voort uit 'job contract type' bij Knollenstein. Voorbeeldwaarden zijn
Tijdelijk, Stage, Vakantiewerk.
− Veld Contractduur bestaat uit twee delen; een veld waarin een aantal kan worden ingegeven, en
daarachter een uitvallijst over welke periode dat aantal gaat (dagen, weken, maanden, jaren).
In Knollenstein heet dit 'job contract duration'.
− Tekstveld Functie-eisen is erbij gekomen naast het tekstveld voor Werkomschrijving.
Als gevolg van de nieuwe velden is het lijstje met plaatsingen vervallen op dit tabblad. Deze is
verplaatst naar tabblad Voorstellen.
( zie voor schermprint tabblad Overzicht in hoofdstuk 2 in de paragraaf over Knollenstein )
− Er is een nieuw tabblad Match. Autoriseer eventueel uw gebruikers en gebruikersgroepen opnieuw.
Zie paragraaf 'The Perfect Match' in hoofdstuk 2. De eerdere tabbladen Match en Actonomy-Match
zijn vervallen en verwijderd, evenals het tabblad TextSearch voor het zoeken met Artemis.
− Tabblad Publicatie is uitgebreid met een aantal nieuwe velden. Dit is gedaan in verband met de
Knollenstein koppeling. In scherm 'Eigenschappen Publicatie' is een tweede tabblad toegevoegd
voor het tonen van de statushistorie van de publicatie. Veld Opmerking is verplaatst naar een apart
tabblad.
( zie voor schermprint tabblad Overzicht in hoofdstuk 2 in de paragraaf over Knollenstein )
− Nieuwe velden op tabblad Emolument: Voor het salaris (loon) de mogelijkheid een vanaf en totmet
waarde in te geven. Tekstvelden Salarisomschrijving en Arbeidsvoorwaarden.
( zie voor schermprint tabblad Overzicht in hoofdstuk 2 in de paragraaf over Knollenstein )
− Op tabblad Voorstellen worden nu ook de plaatsingen die voortkomen uit deze aanvraag getoond.
Deze informatie stond eerst op tabblad Stamgegeven.
− In tabblad Waarde toont veld Model alleen nog maar de componentmodellen die vandaag geldig zijn
(op basis van begin- en einddatums geldigheid van de modellen).
FS80202R101 Release Notes 3.6 55 van 67
© FlexService Solutions

3.02 Bericht
− UWV is overgegaan op een nieuwe versie van het bericht voor de elektronische ziek- en
hersteldmeldingen: Ziekmelding versie 4.0 ofwel ReFlex 4.0.
Als u gebruik maakt van de elektronische ziek- en hersteldmeldingen, dan verzoeken wij u contact
opnemen met onze supportdesk (035-6464404 of support@flexservice.com), die u tegen
consultancy tarief kan ondersteunen bij de installatie en inrichting van deze nieuwe software.
− Er zijn diverse wijzigingen doorgevoerd rondom het bericht Loonaangifte. Zie in hoofdstuk 2.
− In FlexService Release 3.6 is functionaliteit opgenomen om de jaarloongegevens 2006 aan de
Belastingdienst te kunnen verstrekken. Het installeren, parametriseren en ondersteunen van deze
gegevensaanlevering gebeurt op basis van ons consultancy tarief. Neem hiervoor contact op met
FlexService.
3.03 Betaling
− Getoond in de grijze titelbalk wordt nu de huidige verwerkingweek.
− In tabblad Betaalregel is er een nieuwe subtab: 'Per maand'. Dit toont dezelfde gegevens als in de
bestaande subtabbladen 'Per week' en 'Per vierweken', maar dan voor kandidaten met een
betaalfrequentie 'Maand' en/of betaalregels vanuit een contract met loontijdvak 'Maand'.
3.04 Bureau
− Op tabblad Stamgegeven is toegevoegd het veld 'Code'.
− In de ModelMatrix is een extra mogelijkheid toegevoegd: CAO/Beloningsregeling. Deze kan op
dezelfde manier worden gebruikt als de bestaande velden voor het heel precies inregelen welke
combinaties, en daarbij welke component- en tekstmodellen, zijn toegestaan bij het aanmaken van
contracten.
− Voor de ModelMatrix is toegevoegd een knop [Export]. Met deze knop kunnen geselecteerde regels
heel gemakkelijk in één keer naar MS Excel worden overgebracht.
− Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van prijsafspraken in tabblad Prijsafspraak kan worden
gelogd in de Audit-Trail. Aan te zetten in de FlexAdministrator, module Instelling.
− Er kan worden ingesteld dat Bureaus niet meer kunnen worden verwijderd.
3.05 Component
− Voor componenten is het nu mogelijk een 'Loonafrekening tekst' op te geven. Het tabblad
'Loon/Factuur' dat voorheen alleen beschikbaar was voor componentaliassen wordt nu ook getoond
als voor een component wordt gekozen. Op tabblad 'Loon/Factuur' zijn voor componenten alleen
develden 'Loonafrekening tekst' en 'Volgordenummer' relevant. De andere velden worden niet
gebruikt.
Voor reserveringen werd voorheen altijd de naam van de component getoond op de loonafrekening.
Dit wordt nu de loonafrekening tekst (en als deze leeg is natuurlijk nog steeds de loonafrekening).
Controleer in module Component of de loonafrekeningtekst goed staat ingevuld, zodat u niet bij de
eerste keer loonafrekeningen afdrukken voor verrassingen komt te staan.
3.06 Contactpersoon
Geen wijzigingen.
3.07 Contract
− Veld Variantcode is verplaatst van tabblad Partij naar tabblad Stamgegeven. De gegevens over
proeftijd daarentegen zijn verplaatst naar tabblad Partij.
− 'Via BO/ Accordering' aan te geven bij contracten in FlexAdministrator > Domein > Fase/keten
(contracten). Bij gereedmaken van een contract wordt in het geval van een kandidaatscontract
gekeken of bij domein Fase/keten (contracten) een vinkje staat bij 'via BO / Accordering'. Is dit het
FS80202R101 Release Notes 3.6 56 van 67
© FlexService Solutions

geval dan zal het contract eerst moeten worden geaccordeerd. De status van het contract wordt bij
gereedmaken niet naar 'Actief' maar naar 'Te accorderen' gezet (waarna het contract zichtbaar
wordt in module Proces, tabblad ContractAccorderen).
− Bij het aanmaken van een nieuw contract – bij het starten van wizard 'Nieuw contract aanmaken'
wordt altijd een telling fase/keten uitgevoerd voor de kandidaat waarvoor het contract gaat worden
aangemaakt. De in de wizard getoonde fase/keten is dan dus altijd gebaseerd op de meest recente
informatie. Nadeel is dat de telling tijd kost, waardoor de wizard langzamer start. Of de telling op
deze plek wordt uitgevoerd is instelbaar gemaakt. Hierdoor is er een keuze mogelijk en kan worden
gekozen de wizard sneller te laten zijn door niet hier te tellen, maar bijvoorbeeld elke avond deze
gegevens bij te werken. In te stellen in de FlexAdministrator > Instelling > Modules > Contract >
Actie nieuw contract aanmaken > Telling fase/keten uitvoeren bij start wizard.
− Ook te kiezen bij het aanmaken van contracten is de variantcode. Deze code kan worden gebruikt
voor het sturen van het zoeken naar prijsafspraken. De variantcode is - zoals de naam al aangeeft -
een extra mogelijkheid om de juiste prijsafspraak te selecteren.
− Voor kandidaatcontracten kan bij het aanmaken van een nieuw contract het nieuwe veld
Functiebenaming worden ingegeven. Dit is vrije tekst voor de functienaam, of een korte
omschrijving van de functie, die de kandidaat gaat bekleden. Vergelijk de opdracht-/functienaam
die al kan worden opgegeven bij plaatsingen (en dus bij plaatsingcontracten kan worden
afgedrukt). Het veld Contractfunctie, met de keuze uit de lijst van contractfuncties
(referentiefuncties) blijft gewoon aanwezig. Voor beide velden geldt dat ze verplicht kunnen worden
gemaakt met een instelling in de FlexAdministrator.
− Bij het kiezen van de contracfunctie wordt nu ook het functieniveau van de contractfunctie
weergegeven.
− Bij de modellen kan worden vastgelegd 'Via BO/Accordering'. Bij het gereedmaken van een contract
wordt hier naar gekeken en indien aangevinkt de status van het contract niet gezet naar 'Actief'
maar naar 'Te accorderen' (waarna het contract zichtbaar wordt in module Proces, tabblad
ContractAccorderen). Er werd alleen gekeken naar de stand van het vinkje in het componentmodel
verbonden aan het contract. Vanaf nu wordt ook gekeken naar hoe het vinkje staat bij het
gekoppelde tekstmodel.
− Er is een nieuw gegeven vast te leggen voor contracten: Reden contract(versie). Bijvoorbeeld
'Nieuw contract' of 'Salarisverhoging'. Te gebruiken voor rapportages of filtering. De reden
contract(versie) kan worden opgegeven aan het einde van wizard 'Nieuw contract aanmaken', en in
de wizard 'Contract wijzigen'.
− Op tabblad Stamgegeven zijn de velden bij Proeftijd verwijderd. Deze gegevens worden nu getoond
op tabblad Partij in kolom 'Kandidaat'.
− Tabblad Partij heeft diverse nieuwe velden erbij gekregen. Deze velden kunnen worden gebruikt in
de contractdocumenten.
− De gegevens over proeftijd op tabblad Partij zijn afkomstig van tabblad Stamgegeven. Het vinkveld
dat op tabblad Stamgegeven aanwezig was, is daarbij omgezet naar een uitvallijst om meer
verschillende soorten proeftijden te kunnen aangeven. In de migratie wordt als het vinkveld
Proeftijd aangevinkt was, dit omgezet naar de waarde 'Ja' in de uitvallijst Proeftijd. Was het
vinkveld uitgevinkt, dan wordt waarde 'Nee' gekozen. U kunt zelf waarden in de uitvallijst Proeftijd
toevoegen in de FlexAdministrator, module Domein, domein Proeftijd.
− Het tabblad Loon/Tarief bevat nu drie ondertabbladen: 'Urensoorten / Vergoedingen / Inhoudingen',
'Reserveringen / Premies' en 'Prijsafspraken'. Zie verder in hoofdstuk 2 over het werken met
contracten.
− Op tabblad Loon/Tarief wordt weergegeven in de componentnaam met '[O]' dat het om een
overwerkuur gaat, en met '[T]' dat het om een toeslaguur gaat. Zie verder hoofdstuk 2 over het
werken met contracten.
− Het tabblad Versie is verwijderd. De contractversies kunnen nu worden opgevraagd via menu Actie,
scherm Contractversies. Dit scherm is ook heel snel op te roepen via de hyperlink in veld Versie op
tabbladen Overzicht en Stamgegeven.
FS80202R101 Release Notes 3.6 57 van 67
© FlexService Solutions

3.08 Controle
Nieuw module. Zie hoofdstuk 2 voor een beschrijving van de functionaliteit.
3.09 Criterium
− Bij het aanmaken van een criterium wordt nu een wizard-scherm getoond net als in de rest van het
pakket.
− Op tabblad Stamgegeven wordt nu ook de naam van de categorie getoond waarin het criterium
valt. Ook valt meteen te zien wanneer en door welke gebruiker het criterium het laatst is gewijzigd.
− Bij criteria uit de categorieën Opleiding of Cursus worden twee nieuwe velden getoond, beide voor
de koppeling met Knollenstein: Opleidingniveau en Opleidingrichting.
− Ook voor categorie Matchfunctie is een nieuw veld gemaakt voor de koppeling met Knollenstein:
Functienaam.
− Er worden twee nieuwe categorieën aangemaakt die een rol hebben in de koppeling met
Knollenstein:
− Regio - regio's als bijvoorbeeld provincies; waarin aanvragen worden aangeboden of kandidaten
willen werken. Bij deze categorie wordt het veld Regio getoond waarin de Knollenstein codering
voor regio's ('job region') kunnen worden opgegeven.
− Talenkennis - spreekt voor zich. Bij deze categorie worden de Knollenstein gegevens taal
('Language') en Niveau ('Level'; Mother tongue, Fluent, Read and Write, Read) bijgehouden.
Heeft u al andere entiteitsoorten in gebruik voor regio's en/of talenkennis, en wilt u gebruik gaan
maken van de koppeling met Knollenstein dan moeten de bestaande criteria worden omgezet naar
de nieuwe entiteitsoort (categorie). Neem voor de mogelijkheiden hiervoor contact op met
FlexService.
3.10 Debiteur
Geen wijzigingen.
3.11 Declaratie
− In scherm Snelzoeken worden nu ook de eigenaar en relatiebeheer van de declaratie getoond.
− Het tabblad Versie is vervallen en vervangen door het scherm Declaratieversies dat kan worden
geopend vanuit menu Actie. Openen van dit scherm kan ook vanaf tabblad Overzicht door op de
hyperlink in veld Versienummer te klikken.
− Nieuw is scherm Verwerkinghistorie dat precies toont welke versies van de declaratie zijn verloond
en/of gefactureerd. Zie paragraaf 'Eenzijdig corrigeren' in hoofdstuk 2 voor meer informatie.
− Op tabblad Overzicht is veld Versienummer voorzien van een hyperlink. Deze link opent scherm
Declaratieversies. Bij velden Verloningstatus en Facturatiestatus is een 'historieknop' toegevoegd en
deze opent scherm Verwerkinghistorie.
− Als een declaratie wordt verloond/gefactureerd worden aan de kant van de facturatie factuurregels
aangemaakt. De declaratie krijgt na deze verwerking de status 'Factuurregels' en als deze
factuurregels dan in module Facturatie worden verwerkt tot facturen de status 'Gefactureerd'. Dit
onderscheid in de facturatiestatus is vervallen. Een verwerkte declaratie krijgt nu altijd de status
'Gefactureerd' (net als een door de Verloning verwerkte declaratie altijd al de status 'Verloond'
kreeg). De gebruiker kan overigens nog steeds zien op tabblad Overzicht of de regels al zijn
verwerkt tot een factuur. Dan is namelijk het factuurnummer te zien op het tabblad.
− Nieuw op tabblad Werkbrief is veld 'Referentienummer'. Dit referentienummer klantrelatie is
hetzelfde nummer dat kan worden opgegeven in module Plaatsing, tabblad Stamgegeven. Bij het
aanmaken van een declaratie wordt het referentienummer automatisch overgenomen van de
plaatsing. Het kan in de declaratie worden aangepast. De facturatie kijkt naar het referentienummer
uit de declaratie, en als deze leeg is alsnog naar die uit de plaatsing.
Het is mogelijk het referentienummer op tabblad Werkbrief verplicht te maken. Dit kan via het
vinkveld in module Klantrelatie, tabblad Facturatie.
FS80202R101 Release Notes 3.6 58 van 67
© FlexService Solutions

− Het toevoegen van componenten aan de declaratie kan worden gelogd in de audit-trail. Aan te
zetten in de FlexAdministrator bij de instellingen voor module Declaratie.
Ook als bij een component het loon en/of tarief wordt gewijzigd kan dit worden weggeschreven in
de audit-trail.
− Voor de margecontrole in scherm 'Controle op de declaratie' biedt FlexService nu twee
mogelijkheden:
(1) Controle op de marge van de declaratie als geheel - Dit is de bestaande mogelijkheid: voor de
gehele declaratie wordt de kostprijs en opbrengst uitgerekend en daarmee het margebedrag en
margepercentage. Dit margepercentage wordt afgezet tegen het bij de klantrelatie of eigenaar van
de klantrelatie opgegeven percentage voor signaleren en blokkeren.
(2) Controle per declaratieregel - Deze mogelijkheid is nieuw. Per regel (component) op de
declaratie worden de kostprijs, opbrengst en marge uitgerekend en vergeleken met de waarden bij
klantrelatie of eigenaar.
Standaard staat FlexService op de controle op de gehele declaratie (op de bestaande situatie). Via
de instelling FlexAdministrator > Instelling > Modules > Declaratie > Menu Actie > 'Declaratie
ingevuld margecontrole'.
Let op: er moet indien voor 'Per regel op de declaratie' wordt gekozen per component(alias) worden
aangevinkt dat deze mee moet worden genomen in de controle. Dit kan gebeuren in module
Component, tabblad Instelling (instellingen voor aliassen) bij vinkje 'Margecontrole per regel'.
− Het aantal mogelijkheden om aan te geven dat een declaratie eerst naar status 'Te accorderen'
moet worden gezet is flink uitgebreid. Zie paragraaf over accorderen door de BackOffice in
hoofdstuk 2.
3.12 Document
− Documenttype 'Klassieke C.V.' is vervallen. Reden is de onduidelijkheid ten opzichte van het ook
bestaande type 'Eigentijdse C.V.'. Dat laatste type wordt opgepakt door het tekstzoeken (zie
Hoofdstuk 2) en het 'Klassieke C.V.' niet. Nu er maar één type voor CV is kan dit niet meer tot
verwarring leiden.
Documenten met type 'Klassieke C.V.' worden automatisch omgezet naar 'Curriculum Vitae (C.V.)'.
Dit is de nieuwe benaming voor het 'Eigentijdse C.V.'.
3.13 Facturatie
− Getoond in de grijze titelbalk wordt nu de huidige verwerkingweek.
− Naam van status 'Afgedrukt' is gewijzigd in 'Verzonden'. Reden is dat niet altijd de facturen worden
afgedrukt maar dat verzenden in een interface ook mogelijk is. Of een factuur naar de klant is
verzonden door af te drukken en op de post te doen, of in een interfacebestand, maakt niet uit
(voor de rest van het proces in FlexService).
− Op tabblad (Verkoop)Factuur is toegevoegd een knop [Export]. Met deze knop kunnen
geselecteerde regels heel gemakkelijk in één keer naar MS Excel worden overgebracht.
3.14 Kandidaat
− Voor tabblad Overzicht is instelbaar gemaakt of veld 'Te betalen/verrekenen' wordt getoond. In te
stellen in de FlexAdministrator bij de instellingen voor module Kandidaat tabblad Overzicht.
− Op tabblad Stamgegeven is veld 'Ziekenfonds' verwijderd omdat deze niet meer bestaan. Het veld
'Ziekenfonds nummer' is hernoemd naar 'Zorgverzekeraarnummer'.
− Rondom bankrekeningen is een extra instelmogelijkheid gekomen rondom het rekeninggebruik. Om
te voorkomen dat er pensioen-, spaarloon- of levensloop-bedragen naar verkeerde
rekeningnummers worden overgemaakt is nu in te stellen dat deze alleen door de BackOffice
kunnen worden ingevoerd.
1. Bij rekeninggebruik wordt aangegeven welke componenten van deze bankrekening gebruik
maken. Module Betaling maakt hiervan gebruik bij het aanmaken van betaalopdrachten. Het
gaat hier om componenten van componentsoort 'Netto loon'; de netto uit te betalen bedragen
als uitgerekend door de verloning.
FS80202R101 Release Notes 3.6 59 van 67
© FlexService Solutions

FS80202R101 Release Notes 3.6 60 van 67
© FlexService Solutions
Geef in module Component aan voor deze componenten in tabblad Instelling (instellingen voor
componenten) of deze zijn voorbehouden aan de BackOffice. Dit gaat via vinkje 'Alleen
BackOffice'.
2. De componenten waarbij 'Alleen BackOffice' is aangevinkt kunnen niet meer gekozen worden bij
de bankrekeningen die worden bewerkt vanaf tabblad Stamgegeven. Ook als vanuit tabblad
Stamgegeven een nieuwe bankrekening wordt aangemaakt kunnen deze componenten niet meer
worden geselecteerd. Toegevoegd is dat de bankrekeningen kunnen worden bewerkt vanuit
tabblad Verloning. Wordt scherm 'Bankrekening' gestart vanuit tabblad Verloning(BO) dan
kunnen alle componenten worden ingevuld bij rekeninggebruik. Via deze manier kan de
BackOffice werken. Indien wordt gestart vanuit tabblad Verloning(FO) dan werkt het scherm net
als vanuit tabblad Stamgegeven, dus in de 'FrontOffice-stand'.
− Bankrekeningen kunnen worden geaccordeerd door de BackOffice. Zie de beschrijving van dit
proces in paragraaf 'Accorderen door de BackOffice' in hoofdstuk 2.
− Alle instellingen voor bankrekeningen in module Kandidaat zijn geplaatst in de nieuwe folder
'Bankrekening' in de FlexAdministrator, module Instelling bij module Kandidaat.
Hier zijn ook te vinden de nieuwe instellingen voor het loggen van toevoegen, wijzigen en/of
verwijderen van bankrekeningen in de audittrail (default aan). En voor de mogelijkheid notificaties
te versturen bij toevoegen, wijzigen en/of verwijderen van bankrekeningen. Deze notificaties
kunnen verstuurd worden naar de relatiebeheerder van de kandidaat en/of de manager van de
eigenaar van de kandidaat.
− Er is een nieuw tabblad Match. Autoriseer eventueel uw gebruikers en gebruikersgroepen opnieuw.
Zie paragraaf 'The Perfect Match' in hoofdstuk 2.
− Ook nieuw is het tabblad Loonstaat. Hierin kunnen cumulatieven van de kandidaat worden getoond
met diverse aggregaties, perioden en selecties. Zie verder het gelijknamige tabblad in module
Verloning.
− Ook op tabblad Verloning is veld 'Ziekenfonds' verwijderd omdat deze niet meer bestaan. Het veld
'Ziekenfonds nummer' is hernoemd naar 'Zorgverzekeraarnummer'.
− De toegankelijkheid van de velden in het blok 'ZVW' tm. 'WAO vrijstelling' is aangepast. Op tabblad
Verloning(FO) zijn al deze velden niet meer toegankelijk (grijs, gegevens kunnen niet meer worden
gewijzigd), en op tabblad Verloning(BO) allemaal wel.
− In tabblad Verloning is toegevoegd veld 'POB uitbetalen'. Dit vinkveld is alleen te wijzigen vanuit
tabblad Verloning(BO). Indien deze functionaliteit in gebruik is - zet hiervoor instelling 'Vinkveld
POB uitbetalen kandidaten in gebruik' op 'Ja' (instellingen voor module Kandidaat in de
FlexAdministrator) - dan kan alleen de reservering POB worden opgenomen indien bij de kandidaat
dit veld is aangevinkt.
− Veld 'Anoniementarief' op tabblad verloning is standaard niet toegankelijk. Dit vinkveld is
afhankelijk van het wel of niet ingevuld zijn van een datum in het veld 'Ontvangst LB-Verklaring'. Is
de datum gevuld, dan staat het vinkje bij anoniementarief uit. Is er geen datum gevuld, dan staat
het vinkje bij anoniementarief aan en wordt in verloning 52% loonheffing toegepast.
Vanaf deze release is het mogelijk om het anoniementarief bij een kandidaat handmatig in te
stellen. Het kan zijn dat er ondanks het feit dat er een LB-verklaring of een vergelijkbaar document
is er toch andere documenten of gegevens ontbreken waardoor gekozen wordt om toch het
anoniementarief toe te passen. Een andere mogelijkheid kan juist zijn dat anoniementarief niet
toegepast moet worden, ondanks dat er geen LB-verklaring of vergelijkbaar document aanwezig is,
dit kan bijvoorbeeld bij 65-plussers het geval zijn. Als het vinkje handmatig is gezet dan is dat te
herkennen aan de asterisk die achter het veld wordt geplaatst.
Standaard is het vinkje bij anoniementarief niet handmatig te vullen. Om het mogelijk te maken het
veld handmatig te vullen, moet in FlexAdministrator > Instelling > Kandidaat > Tabblad Verloning
(BO) de instelling 'Veld 'Anoniementarief' toegankelijk' op 'Ja' worden gezet.
− Ook op tabblad Rechten is nog eens kritisch gekeken naar de toegankelijkheid van velden vanuit de
'FO' en 'BO' variant. Net als op tabblad Verloning is ook hier gekozen voor een duidelijk verschil
tussen FrontOffice (heel beperkt toegankelijk) en BackOffice (alles toegankelijk). De velden in de
rechterkolom (Pensioengerechtigd, Spaarloonregeling, Spaarloon per periode, Levensloopregeling
en BijdragenWN/WG) zijn daarom alleen nog toegankelijk vanuit tabblad Rechten(BO).

− Knop [Telling wijzigen] kan voor tabblad Rechten(FO) instelbaar wel of niet toegankelijk worden
gemaakt. Zie de FlexAdministrator, bij de instellingen voor module Kandidaat tabblad Rechten(FO).
− In scherm Historie Eerstedagsmelding is toegevoegd kolom 'Bericht kenmerk'.
3.15 Klantrelatie
− Of veld 'Organisatie blokkeren' op tabblad Stamgegeven toegankelijk is is instelbaar gemaakt. Dit
kan worden gedaan in de FlexAdministrator, module Instelling, bij de instellingen voor module
Klantrelatie tabblad Stamgegeven (daar zijn ook de instellingen te vinden om velden branche, kvknummer
en/of verkorte naam verplicht te maken).
Deze instelling is gemaakt om in het 'FrontOffice' tabblad Stamgegeven het niet mogelijk te laten
zijn om organisaties te blokkeren of de-blokkeren. En om dat wel mogelijk te laten zijn voor de
BackOffice is veld 'Organisatie blokkeren' toegevoegd op tabblad Debiteur.
− In tabblad Debiteur kan ondertab Korting worden getoond. Aan te zetten via de FlexAdministrator >
Instelling > Modules > Klantrelatie > Tabblad Debiteur > Toon ondertabblad 'Korting'. Zie verder in
paragraaf 2.07.
− Subtabblad Instelling in tabblad Prijsafspraak(BO) is vervallen. Variantcodes kunnen nu worden
onderhouden in de FlexAdministrator, module Domein. De variantcodes worden dus niet meer
bijgehouden per klantrelatie maar voor het pakket als geheel.
− Prijsafspraken kunnen ook worden opgegeven per CAO/Beloningsreling. Dit veld is toegevoegd aan
de gegevens over een prijsafspraak.
− Let op: Voor de componenten die mogen worden gebruikt in een prijsafspraak (die dus kunnen
worden geselecteerd in tabblad Prijsafpraak) moet dit aangegeven worden in de componentdefinitie
(module Component, tabblad Instelling (instellingen voor aliassen), 'Kan worden opgenomen in
prijsafspraak').
− Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van prijsafspraken in tabblad Prijsafspraak kan worden
gelogd in de Audit-Trail. Aan te zetten in de FlexAdministrator, module Instelling.
− Op tabblad Vordering is toegevoegd een knop [Export]. Met deze knop kunnen geselecteerde regels
heel gemakkelijk in één keer naar MS Excel worden overgebracht. Deze knop staat standaard uit. U
kunt hem aanzetten in de FlexAdministrator bij de instellingen voor module Klantrelatie, tabblad
Vordering.
− Nieuw is het tabblad Instelling. Dit tabblad is een voorbereiding op onder meer electronische
koppelingen (electronische urenbriefjes). Heeft nog geen functie verder.
3.16 Leverancierrelatie
Geen wijzigingen.
3.17 Medewerker
− Er kan worden ingesteld dat medewerkers niet meer kunnen worden verwijderd.
3.18 Model
Geen wijzigingen.
3.19 Plaatsing
− Op tabblad Overzicht zijn dezelfde velden Categorie en Niveau toegevoegd als dat op tabblad
Overzicht in module Kandidaat is gedaan.
Veld Contractfunctie is vervallen op dit tabblad (blijft wel beschikbaar op tabblad Stamgegeven).
De hyperlink naar de aanvraag is verplaatst van tabblad Stamgegeven naar dit tabblad.
− Ook op tabblad Stamgegeven zijn dezelfde velden toegevoegd als in module Aanvraag:
Dienstverband en Contractduur.
− Ook op tabblad Emolument zijn dezelfde velden toegevoegd als in module Aanvraag.
FS80202R101 Release Notes 3.6 61 van 67
© FlexService Solutions

− In tabblad Waarde toont veld Model alleen nog maar de componentmodellen die vandaag geldig zijn
(op basis van begin- en einddatums geldigheid van de modellen).
3.20 Proces
− Getoond in de grijze titelbalk wordt nu de huidige verwerkingweek.
− Automatisch uitbetalen van reserveringen >
− Op tabblad DeclaratieAccorderen zijn diverse kolommen toegevoegd waaronder de medewerker die
de declaratie heeft gecodeerd.
− Ook is het nu mogelijk om als een declaratie niet accoord is, als de declaratie wordt afgewezen, een
notificatie hiervan te sturen naar de relatiebeheerder van de declaratie, of de manager van de
eigenaar van de declaratie. Aan te zetten in de FlexAdministrator bij de instellingen voor module
Proces tabblad DeclaratieAccorderen.
− Tabblad Telling is op diverse punten aangepast. Als eerste opent het tabblad leeg, zonder
gegevens. De gegevens kunnen worden opgehaald met knop [Ophalen], waarbij eventueel eerst
een voorwaarde voor Bureau (waar de telling loopt) en Eigenaar (van de kandidaat) kan worden
opgegeven. Ophalen van de gegevens in het tabblad is overigens niet meer nodig om alle
kandidaten te tellen; Knop [Tellen alles] kan ook worden gebruikt als het tabblad leeg is (scheelt
ophalen van alle gegevens).
Toegevoegd is knop [Export] die de gegevens in de lijst in één keer naar Microsoft Excel
overbrengt.
3.21 Selectie
− Zie paragraaf 'The Perfect Match' in hoofdstuk 2.
− Op alle tabbladen is toegevoegd een knop [Export]. Met deze knop kunnen geselecteerde regels
heel gemakkelijk in één keer naar MS Excel worden overgebracht. Deze knoppen staan standaard
uit. U kunt ze aanzetten in de FlexAdministrator bij de instellingen voor module Selectie.
− In tabblad Aanvraag zijn toegevoegd de velden 'Categorie' en 'Niveau'. Dit zijn selecties op de twee
nieuwe velden in module Aanvraag (zie bij module Aanvraag).
3.22 TeDoen
Geen wijzigingen.
3.23 Verantwoording
− Getoond in de grijze titelbalk wordt nu de huidige verwerkingweek.
− Tabblad Overzicht biedt nu niet alleen de mogelijkheid snel journaalregels te verwerken tot
journaalposten, maar ook journaalposten tot overdrachtsbestanden. Tabblad Journaalpost hoeft dus
niet meer geopend te worden om de overdracht naar het financiële pakket in gang te zetten.
− Tabblad Journaalregel opent niet meer met gegevens getoond. Het tabblad opent leeg, de gegevens
kunnen opgehaald worden met knop [Ophalen]. Voor dat ophalen kunnen selectievoorwaarden
worden opgegeven. Het tabblad lijkt dan ook sterk op module Selectie. Zoek/selecteer bijvoorbeeld
alle journaalregels voor een bepaalde grootboekrekening, of in een periode, voor een premiegroep
of kostenplaats. Als filterknop [Openstaand] wordt uitgezet kunt u zo selecties draaien op de hele
historie aan journaalregels in de database. Let wel op de gevolgen voor de performance van
FlexService, de tabel met journaalregels is zeer groot.
Met de nieuwe knop [Export] haalt u de geselecteerde gegevens in één keer over naar Microsoft
Excel voor nadere analyse of rapportage.
− Voor tabblad Journaalopdracht zijn dezelfde soort wijzigingen doorgevoerd als voor tabblad
Journaalregel. Dus ook hier selectiemogelijkheden en de inmiddels bekende knop [Export].
FS80202R101 Release Notes 3.6 62 van 67
© FlexService Solutions

3.24 Verloning
− Getoond in de grijze titelbalk wordt nu de huidige verwerkingweek.
− In deze release de herintroductie van tabblad Loonstaat. Dit is een krachtige manier om
cumulatieven van kandidaten te bekijken. Zie voor de beschijving van dit tabblad in hoofdstuk 2 bij
de paragraaf over module Controle waar dit tabblad ook in opgenomen is.
− Vanaf Release 3.6 is het instelbaar óf, en voor hoeveel (verwerking)weken de tabellen voor de
Management Informatie (het DataWarehouse) worden bijgewerkt. Tot deze release gebeurde dit
altijd automatisch. In de migratie wordt de instelling gezet op bijwerken voor de huidige
verwerkingweek. Dit kan worden aangepast in de FlexAdministrator bij de instellingen voor module
Verloning. Mogelijk is dit bijwerken niet meteen na de verloning te doen (scheelt doorlooptijd van
de verloning) maar automatisch in de EindeDag batch.
− Ook instelbaar is het of de SQL Server TEMP-database moet worden verkleind na de verloning.
− De reserveringen op de loonafrekening worden nu gegroepeerd naar de componentparameter
'Reserveringsopbouw'. Dit kan zijn 'Uren in tijd', 'Uren in geld' of 'In geld'. Deze wijziging is
doorgevoerd in de standaard FlexService loonafrekeningrapporten:
- 1101 Loonafrekening
- 8302 Loonafrekening (4 weken)
- 8306 Loonafrekening periodeverloning
3.25 Ziek
− De status van het ziektegeval wordt nu ook getoond in de grijze titelbalk.
− Op tabblad Overzicht zijn de velden wat herordend en compacter weergegeven zodat meer
informatie kan worden getoond.
Nieuw is veld 'Laatste contact' dat het laatste contact toont (uit tabblad TeDoen) waarbij het
ziektegeval betrokken is.
− Voor ziektegevallen wordt nu ook de historie van eigenaar en relatiebeheer getoond. Te zien via de
knop achter beide velden op tabblad Overzicht.
FS80202R101 Release Notes 3.6 63 van 67
© FlexService Solutions

4 Rapporten/MI/Filters/Mail-merge
4.01 Rapporten
− Op rapport 0001 Aanvraag stamkaart zijn toegevoegd de nieuwe gegevens die geregistreerd
kunnen worden in module Aanvraag. Ook de vragenlijst wordt nu getoond.
− Rapport 0400 Declaratie details is uitgebreid met meer gegevens waaronder de verwerkinghistorie
voor verloning en facturatie.
− Rapporten 1500 Bericht Loonaangifte details cumulatief en 1503 Bericht Loonaangifte overzicht
bedragen zijn aangepast om ook de correctietijdvakken goed te tonen.
4.02 Management Informatie
4.03 Filters
Voor alle UOM-rapporten:
− Toegevoegd kolom 'Uren (Facturatie)'.
− Geen paginascheiding meer per jaar maar onder elkaar met subtotaal.
− De detaillering van de urensoorten is toegevoegd in alle rapporten '(Export)'.
Nieuwe velden om op te nemen in filters:
− Filter Aanvraag
− Medewerker intern
− Categorie
− Niveau
− Dienstverband
− Filter Contract
− Reden contract(versie)
− Tekstmodel
− Filter Kandidaat
− Laatste week gewerkt
− Filter Klantrelatie
− BTW bepaling
− BTW tarief
− Beloningsregeling/CAO
− Filter Plaatsing
− Categorie
− Niveau
− Dienstverband
Verwijderd is veld 'BTW verlegd' voor filters Klantrelatie. Eventuele bestaande filtervoorwaarden die
gebruik maakten van dit veld worden ook verwijderd.
Ook voor filters klantrelatie is veld 'CAO' gewijzigd in 'Standaard regeling' net als het tegenwoordig
op het scherm staat. Daarbij dus de nieuwe mogelijkheid 'Beloningsregeling/CAO' voor filteren op
het gelijknamige vak waarin deze kunnen worden opgegeven op tabblad Stamgegeven.
FS80202R101 Release Notes 3.6 64 van 67
© FlexService Solutions

4.04 Mail-merge
− Mail-merge Contract
− Toegevoegd veld RedenContractVersie = 'Reden contract(versie)' uit tabblad Overzicht.
− Toegevoegd veld Specialisme = Het specialisme uit de plaatsing.
− Toegevoegd veld PeriodeSalaris = Het salaris uit tabblad Salaris bij kandidaatcontracten
periodeverloning.
− RelatieHoofdStraatregel
− RelatieHoofdPlaatsregel
− RelatieHoofdPlaats
− Functiebenaming
FS80202R101 Release Notes 3.6 65 van 67
© FlexService Solutions

5 Modules FlexAdministrator
5.01 Administratie
− Er kan een code worden opgegeven voor de administratie in tabblad Stamgegeven.
5.02 Autorisatie
− De wijzigingen in de autorisatie worden nu volledig gelogd in de Audit-Trail.
5.03 Domein
− In de meeste domeinen is een veld 'Code extern' toegevoegd. Deze kan bijvoorbeeld worden
gebruikt bij interfaces.
− Ook kan in de meeste domeinen nu worden getoond de datum/tijd en gebruiker van de laatste
wijziging en worden wijzigingen weggeschreven naar de Audit-Trail.
− Er zijn een aantal nieuwe domeinen in verband met de koppeling met Knollenstein:
− Knollenstein branche
− Knollenstein functienaam
− Knollenstein opleidingniveau
− Knollenstein opleidingrichting
− Knollenstein regio
− Domein Aansluitnummer is vervallen. Aansluitnummers zijn sinds 1 januari 2006 niet meer in
gebruikt.
− In domein Branche zijn drie kolommen toegevoegd: Ordeningnummer, In gebruik en Knollenstein.
Deze laatste is een uitvallijst op domein 'Knollenstein branche'. Wijzigingen in branches worden
weggeschreven naar de Audit-Trail.
− In domein Fase/keten (contracten) zijn diverse kolommen toegevoegd voor onder andere
maximering duur contracten, gebruik contractperioden, automatisch uitbetalen van reserveringen.
− In domein Identificatie is een veld 'Code' toegevoegd.
− In domein Sector is veld Code toegankelijk gemaakt. De Premiegroep kan nu worden bijgewerkt
(uitvallijst). Wijzigingen worden weggeschreven naar de Audit-Trail.
− Nieuw domein Variantcode. Dit zijn de prijsafspraak-variantcodes die hiervoor in module
Klantrelatie, tabblad Prijsafspraak, werden onderhouden. Het is nu een over het gehele systeem
geldend domein.
− Domein Publicatie(medium) is uitgebreid voor de koppeling met Knollenstein.
− In domein Telefoon-typen voor personen staan bij veel klanten twee regels voor faxnummers. Vaak
is één daarvan niet in gebruik gezet. Dit levert soms problemen op want een van de faxnummers
wordt gebruikt in het pakket. Deze domeinwaarde wordt in de migratie op in gebruik gezet; deze
waarde is te herkennen aan de tekst "NIET UITZETTEN!! .." in de omschrijving. Gebruikte u de
andere waarde dan is het mogelijk de ingevoerde faxnummers gekoppeld aan die waarde over te
zetten. Neem hiervoor contact op met FlexService.
5.04 Entiteit
− Het aantal klantrelatiesoorten is uitgebreid tot 20. Voor kandidaatsoorten zijn er 30 beschikbaar.
− Onder 'Criterium' is een nieuwe categorie aangemaakt 'Regio'. Deze wordt gebruikt voor de
koppeling met Knollenstein. Idem voor de nieuwe categorie 'Talenkennis'.
− In tabblad Vragenlijst is voor de domeinwaarden de kolom 'Code' toegevoegd.
FS80202R101 Release Notes 3.6 66 van 67
© FlexService Solutions

5.05 Instelling
− De instellingen voor Artemis zijn verwijderd. Artemis wordt niet meer gebruikt door de introductie
van 'The Perfect Match' dat Actonomy inzet ook voor het tekstzoeken.
− Alle instellingen rondom prijsafspraken en het rekenen met loon en tarief zijn ondergebracht in een
aparte folder op het hoogste niveau.
− Bij de instellingen voor module Betaling is er een nieuw tabblad Voorschot. Hierin kunnen de
soorten voorschotten, en de methodes van terugbetalen van voorschotten, worden ingesteld. Zie
verder bij de paragraaf over voorschotten in hoofdstuk 2.
− Ook op het hoogste niveau een nieuwe folder voor het Opstartscherm.
− In nieuwe folder Batch tabblad Verwerking.
− De instellingen voor de loonafrekening zijn verplaatst naar een nieuwe folder 'Loonafrekening
(rapport)' bij Modules > Verloning (stonden voorheen onder tabblad Loonafrekening).
− Bij de instellingen voor module Contract, folder Controles zijn de volgende instellingen vervallen:
- Voor het contract moet een waarde zijn opgegeven voor het uurloon normale uren
- Voor het contract moet een waarde zijn opgegeven voor het uurtarief normale uren
Of er een uurloon en/of uurtarief moet worden opgegeven kan nu per contractsoort worden
aangegeven. Zie bij de instellingen voor module Contract in het tabblad Contractsoort.
5.06 Audit-Trail
− Module Audit-Trail in de FlexAdministrator is vervallen. De audit-trail zelf natuurlijk niet; deze kan
nu worden geraadpleegd vanuit module Controle in FlexService.
FS80202R101 Release Notes 3.6 67 van 67
© FlexService Solutions