download rapport - Carla van Deursen
download rapport - Carla van Deursen
download rapport - Carla van Deursen
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
P05/367<br />
30 juni 2005<br />
ir. <strong>Carla</strong> G.L. <strong>van</strong> <strong>Deursen</strong><br />
drs. Theo J. Veerman<br />
INVENTARISATIE VAN EN ADVIES OVER<br />
ZIEKTEVERZUIMMONITORING ONDERWIJS<br />
2005-2010<br />
met medewerking <strong>van</strong> drs. Cathelijne <strong>van</strong> der Burg en drs. Petra Molenaar-Cox<br />
Bureau AStri<br />
Stationsweg 26<br />
2312 AV Leiden<br />
Tel.: 071 – 512 49 03<br />
Fax: 071 – 512 52 47<br />
E-mail: astri@astri.nl<br />
Website: www.astri.nl
VOORWOORD<br />
Ziekteverzuim is een belangrijk beleidsonderwerp in vele sectoren, ook in de onderwijssector.<br />
Om het ziekteverzuim in het onderwijs (verder) te laten dalen is een betrouwbaar<br />
inzicht in de om<strong>van</strong>g en ontwikkeling <strong>van</strong> het verzuim <strong>van</strong> groot belang. In<br />
de primaire en voortgezette sector wordt het verzuim al enkel decennia gevolgd, door<br />
jaarlijks onderzoek naar het verzuim <strong>van</strong> instellingen en hun personeel.<br />
De laatste jaren is dit onderzoek grotendeels gebaseerd geweest op (bewerkingen<br />
<strong>van</strong>) gegevens uit CASO (Centrale Administratie Salarissen Onderwijs). Door een<br />
aantal ontwikkelingen is het onzeker of de huidige methodiek <strong>van</strong> het verzuimonderzoek<br />
in de nabije toekomst nog uitvoerbaar is.<br />
Daarom heeft het Ministerie <strong>van</strong> OCW aan AStri opdracht gegeven tot een inventariserend<br />
onderzoek waarin wordt nagegaan welke bronnen en welke methoden bruikbaar<br />
zijn om in de komende jaren te beschikken over goede verzuimcijfers overeenkomstig<br />
de wensen <strong>van</strong> OCW.<br />
Het voorliggende <strong>rapport</strong> brengt verslag uit <strong>van</strong> dit onderzoek en schetst, per sector,<br />
de wijze waarop in de komende jaren de verzuimmeting/monitoring kan plaats vinden.<br />
Het onderzoek is gebaseerd op interviews met personen binnen instellingen die<br />
zicht hebben op de verzuimregistratie en met contactpersonen <strong>van</strong> bronnen <strong>van</strong> verzuimgegevens.<br />
Graag willen wij de geïnterviewde personen danken voor hun grote bereidwilligheid<br />
om aan dit onderzoek mee te werken. Ook danken wij de leden <strong>van</strong> de Begeleidingscommissie<br />
en met name onze contactpersoon Michael Hoppe voor de opbouwende<br />
commentaren en suggesties gedurende de loop <strong>van</strong> het project.<br />
Wij hopen dat dit <strong>rapport</strong> zal bijdragen aan een betrouwbare en stabiele monitoring<br />
<strong>van</strong> het ziekteverzuim <strong>van</strong> onderwijspersoneel voor de komende jaren.
INHOUDSOPGAVE<br />
SAMENVATTING 1<br />
1 INLEIDING: DOEL EN VRAAGSTELLING 5<br />
2 ONDERZOEKSMETHODE 7<br />
2.1 Bronnenonderzoek 7<br />
2.1.1 Instellingen 7<br />
2.1.2 Bronnen 9<br />
2.1.3 Aard <strong>van</strong> verkregen informatie 11<br />
2.1.4 Verwerking informatie tot overzichtstabel 11<br />
2.2 De methodekeuze voor toekomstige verzuimmonitoring 11<br />
3 UITKOMSTEN VAN DE INTERVIEWS 13<br />
3.1 Instellingen 13<br />
3.1.1 Primair onderwijs 13<br />
3.1.2 Voortgezet onderwijs 15<br />
3.1.3 Hoger onderwijs 17<br />
3.1.4 Universiteiten 18<br />
3.2 Bronnen 19<br />
3.2.1 CBS – Nationale Verzuimstatistiek 20<br />
3.2.2 Arbodiensten 22<br />
3.2.3 CASO 25<br />
3.2.4 Drie grote algemene administratiekantoren 27<br />
3.2.5 VO-instellingen die geen gebruik <strong>van</strong> CASO maken 29<br />
3.2.6 Verzuimmeester 30<br />
3.2.7 Ver<strong>van</strong>gingsfonds 31<br />
3.2.8 Informatiebesluiten/CFI 32<br />
3.2.9 BVE- en HOO-monitor 32<br />
3.3 Conclusie over de bronnen 34<br />
4 TECHNISCH-INHOUDELIJKE SPECIFICATIES VAN DE BRONNEN 41<br />
5 MOGELIJKE SYSTEMEN VOOR TOEKOMSTIGE<br />
VERZUIMREGISTRATIE PER ONDERWIJSSOORT 43<br />
5.1 Uitgangspunten en overwegingen 43<br />
5.2 Systemen geschikt voor het PO 45<br />
5.3 Systemen geschikt voor het VO 46<br />
5.4 Monitoringsystemen voor de overige sectoren 46<br />
5.5 Uitvoering 47
SAMENVATTING<br />
Centrale vraagstelling<br />
Hoe kunnen voor ten minste de komende zes jaren (2005-2010) betrouwbare verzuimcijfers<br />
over het onderwijspersoneel verkregen worden in PO, VO, BVE en HOO?<br />
Het ministerie <strong>van</strong> OCW heeft AStri gevraagd om dit te onderzoeken.<br />
Achtergrond<br />
In opdracht <strong>van</strong> OCW wordt al tientallen jaren het ziekteverzuim in het primair en<br />
voortgezet onderwijs gemonitord. Sinds 1985 wordt hiervoor gebruik gemaakt <strong>van</strong> de<br />
individuele verzuimgegevens in CASO, het systeem waarmee (nagenoeg) alle onderwijssalarissen<br />
verwerkt worden. Per 1 januari 2006 valt het voortgezet onderwijs<br />
echter niet meer onder het Ver<strong>van</strong>gingsfonds (Vf), waarmee ook de verplichting vervalt<br />
om het verzuim in CASO vast te leggen. Daarbij komt dat de grote organisaties<br />
binnen het voortgezet onderwijs zich oriënteren op alternatieven voor CASO. Naast<br />
het VO en het PO wil OCW ook graag verzuiminformatie over de BVE-sector en het<br />
HOO. Dit in overleg met de sectororganisaties die momenteel zelf hun ziekteverzuim<br />
al monitoren.<br />
Basis voor het advies: interviews met bronnen en instellingen<br />
Om een onderbouwd advies te kunnen geven, heeft AStri telefonische interviews gehouden<br />
met contactpersonen <strong>van</strong> de huidige ‘bronnen <strong>van</strong> verzuimgegevens’ zoals<br />
CASO, een aantal administratiekantoren, het Ver<strong>van</strong>gingsfonds, de Verzuimmeester<br />
en de projectorganisatie <strong>van</strong> de arboconvenanten in BVE en HOO. Ook zijn interviews<br />
gehouden met de verantwoordelijken voor de verzuimregistratie bij 32 willekeurig<br />
gekozen instellingen in PO, VO, HBO en universiteiten (in elke sector 8 interviews).<br />
De mogelijkheden voor verzuimmonitoring in de vier sectoren<br />
De mogelijkheden voor monitoring <strong>van</strong> het ziekteverzuim verschillen per sector. Voor<br />
het primair onderwijs kan de komende vijf jaar nog gebruik gemaakt worden <strong>van</strong> de<br />
individuele verzuimgegevens uit CASO. In aanvulling hierop kunnen instellingscijfers<br />
worden opgevraagd, op basis <strong>van</strong> het (nog nader in te vullen) Besluit informatievoorziening<br />
WPO. Voor het voortgezet onderwijs is er <strong>van</strong>af 2006 niet langer één integrale<br />
bron <strong>van</strong> verzuiminformatie voorhanden. Wij stellen daarom voor om het leveren<br />
<strong>van</strong> verzuimgegevens op instellingsniveau, onderdeel te laten uitmaken <strong>van</strong> de verplichte<br />
gegevenslevering aan OCW. Dit op basis <strong>van</strong> het hierop aan te passen Besluit<br />
informatievoorziening WVO. De sectoren BVE en HOO hebben al enkele jaren<br />
een eigen verzuimmonitor. Wij adviseren OCW om hierbij aan te sluiten. Hieronder<br />
werken wij per sector de mogelijkheden uit.<br />
1
2<br />
Het primair onderwijs<br />
Voor de periode 2005-2010 kan CASO de basis blijven voor de verzuimmonitor in het<br />
primair onderwijs. Wij adviseren de correctiefactoren voortaan achterwege te laten.<br />
Het is niet verantwoord de oude correctiefactoren (gebaseerd op onderzoek uit 1998)<br />
te blijven toepassen. Het verzuim ligt nu op een lager niveau dan destijds. En sinds<br />
de invoering <strong>van</strong> de Wet Verbetering Poortwachter in 2002 worden fouten eerder<br />
worden opgemerkt en hersteld dan voorheen. Bepalen <strong>van</strong> betrouwbare correctiefactoren<br />
vergt veel tijd en geld, terwijl de meerwaarde er<strong>van</strong> gering is. Door te corrigeren<br />
worden de verzuimkengetallen wel wat preciezer, maar gaan ze afwijken ten opzichte<br />
<strong>van</strong> instellingen zelf en <strong>van</strong> andere sectoren.<br />
Begin 2005 is voor het Besluit informatievoorziening WPO <strong>van</strong> kracht geworden. Dit<br />
besluit biedt de mogelijkheid om instellingsgegevens over ziekteverzuim op te vragen.<br />
De specificaties <strong>van</strong> het ziekteverzuim moeten op korte termijn worden ingevuld<br />
via een ministeriële regeling. Omdat de levering er<strong>van</strong> niet tot een verhoging <strong>van</strong> de<br />
administratieve lastendruk <strong>van</strong> mag leiden, kunnen niet méér kengetallen worden gevraagd<br />
dan het Ver<strong>van</strong>gingsfonds nu al doet. Wij adviseren daarom dezelfde verzuimkengetallen<br />
en uitsplitsingen te laten leveren als nu aan het Ver<strong>van</strong>gingsfonds,<br />
maar met aangepaste definitie. De definitie <strong>van</strong> ziekteverzuim die het Ver<strong>van</strong>gingsfonds<br />
voorschrijft wijkt namelijk op drie punten af <strong>van</strong> de landelijke definities: geen<br />
parttimercorrectie, schooljaar in plaats <strong>van</strong> kalenderjaar, en geen maximalisering tot<br />
het einde <strong>van</strong> de wachttijd voor de WAO (=2 jaar). Wij adviseren om de definities aan<br />
te passen aan de landelijke standaard voor ziekteverzuimregistratie, waardoor de cijfers<br />
vergelijkbaar worden met landelijke statistieken. Ook zal dit beter stroken met de<br />
definities die de eigen verzuimregistratiesystemen <strong>van</strong> administratiekantoren en instellingen<br />
hanteren.<br />
Het voortgezet onderwijs<br />
Tot nu toe zijn de verzuimkengetallen in het voortgezet onderwijs berekend op basis<br />
<strong>van</strong> individuele verzuimcijfers. Dit heeft als voordeel dat veel detailinformatie verkregen<br />
kan worden. Vanaf 2006 is dit niet meer integraal mogelijk. Wij adviseren daarom<br />
over te stappen op (geaggregeerde) instellingscijfers als bron. Nu CASO als bron<br />
aan het afbrokkelen is, zou voor individuele gegevens teruggevallen moeten worden<br />
op de circa 180 administratiekantoren. Ontsluiting <strong>van</strong> de verzuimgegevens via administratiekantoren<br />
is tijdrovend en duur. Administratiekantoren kunnen verzuimgegevens<br />
pas na toestemming <strong>van</strong> de bevoegd gezagen verstrekken. En de verschillende<br />
registratiesystemen moeten worden aangepast op het uitlezen <strong>van</strong> de verzuimgegevens<br />
in de gewenste vorm. Vervolgens moeten de cijfers verzameld en bewerkt<br />
worden op een centraal punt.<br />
Naar onze mening vormen instellingscijfers een goed alternatief, mede omdat er al<br />
een bestaande structuur is voor de levering er<strong>van</strong>. Sinds circa 10 jaar leveren de VOinstellingen<br />
verplicht een aantal verzuimkengetallen aan het Ver<strong>van</strong>gingsfonds. Dit
met het oog op de declaratie <strong>van</strong> de ver<strong>van</strong>ging. Het betreft onder andere het verzuimpercentage<br />
per functiegroep, uitgesplitst naar leeftijd en geslacht. Deze verplichting<br />
stopt per 1 januari 2006. Wij adviseren om bij een herziening <strong>van</strong> het Besluit Informatievoorziening<br />
WVO, de levering <strong>van</strong> verzuimcijfers hierin op te nemen (in tegenstelling<br />
tot het PO zijn verzuimcijfers hierin momenteel niet opgenomen). Door<br />
overheveling <strong>van</strong> de verzuimkengetallen <strong>van</strong> het Ver<strong>van</strong>gingsfonds naar CFI, kan de<br />
verzuimstatistiek VO voor de toekomst geborgd worden. Door koppeling aan BRIN<br />
kunnen de cijfers worden uitgesplitst naar een groot aantal instellingskenmerken. Net<br />
als vermeld voor het primair onderwijs, dienen de definities bij voorkeur aangepast te<br />
worden aan de landelijke standaard voor verzuimregistratie.<br />
Overwogen kan worden om aanvullend op ad hoc basis bij een steekproef <strong>van</strong> instellingen<br />
individuele verzuimgegevens af te tappen (bijvoorbeeld via de Verzuimmeester<br />
<strong>van</strong> het Ver<strong>van</strong>gingsfonds), om zo detailinformatie te krijgen.<br />
BVE en HOO<br />
De sectororganisaties binnen BVE en HOO verzamelen geaggregeerde gegevens<br />
<strong>van</strong> instellingen en bewerken deze tot sectorcijfers. We adviseren OCW daarom om<br />
voor monitoring <strong>van</strong> BVE en HOO gebruik maken <strong>van</strong> de bij de sectorale (werkgevers)organisaties<br />
beschikbare geaggregeerde informatie.<br />
Uitvoering<br />
De uitvoering <strong>van</strong> de monitoring zoals wij die schetsen, vergt de nodige voorbereidingstijd.<br />
Met de volgende stappen moet in ieder geval rekening gehouden worden:<br />
- interne besluitvorming ministerie over systeemkeuzes verschillende sectoren;<br />
- overleg met Ver<strong>van</strong>gingsfonds over aanpassing definities;<br />
- nadere invulling informatiebesluit PO;<br />
- aanpassing informatiebesluit VO;<br />
- overleg met sectororganisaties;<br />
- informeren administratiekantoren en CASO over gewenste aanpassingen cijfers<br />
‘Ver<strong>van</strong>gingsfonds’;<br />
- aanpassingen binnen CFI in verband met verzamelen en vastleggen instellingsgegevens<br />
ziekteverzuim;<br />
- (eventuele aanbesteding <strong>van</strong>) bewerking en <strong>rapport</strong>age verzuimcijfers.<br />
3
1 INLEIDING: DOEL EN VRAAGSTELLING<br />
Historie en aanleiding voor het onderzoek<br />
Al bijna veertig jaar (sinds eind jaren zeventig) wordt het ziekteverzuim <strong>van</strong> het primair<br />
en voortgezet onderwijs gedetailleerd in kaart gebracht. De sector onderwijs is<br />
daarmee één <strong>van</strong> de sectoren met de langste tijdreeksgegevens over de ontwikkeling<br />
<strong>van</strong> het ziekteverzuim in het Primair en Voortgezet Onderwijs (PO en VO). De laatste<br />
jaren is dit onderzoek gebaseerd geweest op gegevens uit CASO (Centrale Administratie<br />
Salarissen Onderwijs). Door een aantal ontwikkelingen is het echter onzeker<br />
of de verzuiminformatie uit CASO ook in de toekomst voldoende volledig en representatief<br />
zal blijven, om een goede basis te kunnen vormen voor verzuimmonitoring.<br />
Het Voortgezet Onderwijs zal <strong>van</strong>af 1 januari 2006 niet langer onder het Ver<strong>van</strong>gingsfonds<br />
vallen. De noodzaak om het gedeclareerde verzuim en de ver<strong>van</strong>ging in<br />
CASO vast te leggen, vervalt hiermee. Daarbij komt dat grote instellingen naar verwachting<br />
over zullen gaan stappen of andere personeelsinformatie- en salarissystemen,<br />
die beter aansluiten bij hun informatiebehoeften. In de BVE en het HOO is deze<br />
ontwikkeling al langere tijd gaande, in het VO is deze gestart met de overstap <strong>van</strong> de<br />
OMO-groep 1 <strong>van</strong> CASO op een systeem <strong>van</strong> Raet.<br />
Alternatieven voor CASO<br />
Tegenover het afbrokkelen <strong>van</strong> CASO staat dat nieuwe bronnen <strong>van</strong> verzuimgegevens<br />
zijn ontstaan, zoals de Nationale Verzuimstatistiek (NVS) <strong>van</strong> CBS en BOA en<br />
de Verzuimmeester <strong>van</strong> het Ver<strong>van</strong>gingsfonds. Het ministerie heeft daarbij wettelijke<br />
mogelijkheden om onderwijsinstellingen te verplichten om (verzuim)informatie te leveren.<br />
Het wegvallen <strong>van</strong> oude bronnen en het ontstaan <strong>van</strong> nieuwe is voor OCW<br />
aanleiding om nu na te gaan uit welke bronnen en via welke methoden de benodigde<br />
verzuimgegevens de komende jaren verkregen kunnen worden. Tevens is sprake<br />
<strong>van</strong> een verbreding <strong>van</strong> het blikveld. Tot nu toe hebben de jaarlijkse verzuim<strong>rapport</strong>en<br />
steeds betrekking hadden op PO en VO alleen. OCW wil nu graag alle onderwijssectoren<br />
in het beeld te betrekken, dus ook sectoren Beroeps en Volwasseneneducatie<br />
(BVE), Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek 2 (HOO).<br />
Doel <strong>van</strong> dit onderzoek en onderzoeksvragen<br />
Het doel <strong>van</strong> dit onderzoek is te inventariseren welke mogelijkheden er zijn om ook<br />
de komende jaren betrouwbare ziekteverzuimgegevens per onderwijssector te verkrijgen,<br />
en welke voor- en nadelen aan de verschillende methoden verbonden zijn.<br />
1<br />
Ons Middelbaar Onderwijs: een bevoegd gezag waar 45 VO-instellingen in Noord Brabant onder vallen.<br />
2<br />
Hieronder vallen: HBO-instellingen, Universiteiten en Wetenschappelijke Onderzoeksinstellingen.<br />
5
6<br />
OCW heeft daarbij een lijst <strong>van</strong> wensen en eisen opgesteld ten aanzien <strong>van</strong> de verzuimmaten<br />
en uitsplitsingen naar achtergrondkenmerken die in de toekomstige opzet<br />
idealiter beschikbaar moeten zijn.<br />
De vraagstelling in tweeledig: één naar de mogelijke bronnen <strong>van</strong> verzuiminformatie,<br />
en één naar de mogelijke methoden om de informatie uit de meest geschikte bronnen<br />
te verwerken tot verzuimkengetallen:<br />
1. Welke potentiële bronnen <strong>van</strong> verzuimcijfers zijn beschikbaar, en in hoeverre<br />
sluiten zij inhoudelijk en technisch aan bij de eisen/wensen <strong>van</strong> OCW?<br />
2. Welke methoden zijn potentieel beschikbaar om op basis <strong>van</strong> die bronnen het<br />
jaarlijkse onderzoek naar ziekteverzuim betrouwbaar en conform de eisen/wensen<br />
<strong>van</strong> OCW uit te voeren?<br />
Indeling <strong>van</strong> dit <strong>rapport</strong><br />
In hoofdstuk 2 wordt de onderzoeksmethode beschreven. Hoofdstuk 3 beschrijft de<br />
uitkomsten <strong>van</strong> de interviews die gehouden zijn. In hoofdstuk 4 wordt in tabelvorm<br />
een overzicht gegeven <strong>van</strong> de kenmerken <strong>van</strong> de bronnen. In hoofdstuk 5 wordt aangegeven<br />
welke methoden er mogelijk zijn om op basis <strong>van</strong> de beschikbare bronnen<br />
het ziekteverzuim op een betrouwbare wijze te monitoren.
2 ONDERZOEKSMETHODE<br />
Het onderzoek bestaat uit twee gedeelten:<br />
1. het inventariseren en beschrijven <strong>van</strong> alle mogelijke bronnen <strong>van</strong> verzuiminformatie;<br />
2. het op basis hier<strong>van</strong> aangeven welke methode(n) voor elk <strong>van</strong> de onderwijssectoren<br />
het meest geschikt zijn.<br />
De gevolgde aanpak wordt hieronder uitgewerkt.<br />
2.1 Bronnenonderzoek<br />
Er worden twee typen bronnen onderscheiden:<br />
1. scholen/instellingen zelf;<br />
2. instanties die direct of indirect verzuiminformatie <strong>van</strong> instellingen ont<strong>van</strong>gen.<br />
Beide typen bronnen zijn onderzocht. De dataverzameling vond plaats door het afnemen<br />
<strong>van</strong> telefonische interviews met de contactpersonen die zelf over de verzuimregistratie<br />
gaan of die voldoende zicht hebben op hoe het in zijn werk gaat.<br />
2.1.1 Instellingen<br />
De 32 telefonische interviews met instellingen zijn als volgt verdeeld over de sectoren:<br />
- primair onderwijs 8 instellingen;<br />
- voortgezet onderwijs 8 instellingen;<br />
- hoger onderwijs 8 instellingen;<br />
- universiteiten 8 instellingen.<br />
Interviews met individuele BVE-instellingen werden niet nodig geacht, omdat in deze<br />
sector de procesgang rond verzuimregistratie goed geprotocolleerd en geüniformeerd<br />
is.<br />
Selectie en respons<br />
De interviews zijn uitgevoerd door twee ervaren AStri-onderzoekers. Zij hebben zelf<br />
de scholen geselecteerd. Daarbij is gebruik gemaakt <strong>van</strong> op internet beschikbare<br />
overzichten <strong>van</strong> instellingen per onderwijssector (onder andere briweb). Bij de selectie<br />
<strong>van</strong> de instellingen is gelet op spreiding naar om<strong>van</strong>g, denominatie en regio. Dit<br />
laatste is mede nodig, om een goede variatie in de veelal regionaal georiënteerde<br />
administratiekantoren te krijgen. Via de websites <strong>van</strong> de geselecteerde instellingen<br />
zijn de telefoonnummers <strong>van</strong> de locaties waar de personeelsadministratie gehuisvest<br />
7
8<br />
is achterhaald. De medewerking <strong>van</strong> de instellingen was vlot. De meerderheid was<br />
bereid om mee te werken, slechts een enkele instelling haakte af wegens tijdgebrek<br />
en/of omdat het niet om wettelijk verplichte informatie ging. In de meeste gevallen<br />
kon het interview meteen gehouden worden, een enkele keer moest hiervoor een afspraak<br />
gemaakt worden.<br />
Geïnterviewde persoon<br />
Binnen elke instelling is de persoon geïnterviewd die verantwoordelijk is voor het<br />
bundelen, vastleggen en/of doorgeven <strong>van</strong> de verzuimmutaties aan arbodienst en/of<br />
administratiekantoor. Voor aanvullende informatie over de verwerking <strong>van</strong> deze mutaties<br />
is het administratiekantoor benaderd.<br />
Inhoud <strong>van</strong> de interviews met de instellingen<br />
Hieronder worden de vragen weergegeven die tijdens de interviews met de scholen<br />
aan de orde kwamen.<br />
1. Kenmerken <strong>van</strong> de school:<br />
- naam <strong>van</strong> de stichting / central directie / bevoegd gezag;<br />
- aantal scholen, per type onderwijs (globaal);<br />
- totaal aantal personeelsleden (globaal).<br />
2. Hoe verloopt de weg <strong>van</strong> ziekmelding naar centraal verzamelpunt?<br />
3. Hoe wordt het verzuim centraal vastgelegd?<br />
4. Hoe heet het verzuimregistratiesysteem en hoe bevalt het?<br />
5. Hoe heet het personeelsinformatiesysteem en hoe is de koppeling met het verzuimregistratiesysteem?<br />
6. Kent men de Verzuimmeester? (Indien bekend: overwegingen om deze wel of<br />
niet te gaan gebruiken)<br />
7. Aan welke instanties worden ziekmeldingen <strong>van</strong> personeel doorgegeven?<br />
a. arbodienst (naam arbodienst);<br />
b. administratiekantoor (naam kantoor en contactpersoon, telefoonnummer);<br />
c. CASO (via AK).<br />
Per instantie (a, b, c):<br />
- Hoe gebeurt dit: e-mail (vast formulier?), per post, fax, internetapplicatie<br />
(naam?), anders?<br />
- Hoe vaak worden mutaties <strong>van</strong> ziekte en personeel doorgegeven: dagelijks,<br />
wekelijks, bij ziek- en herstelmelding?<br />
- Worden alle verzuimgevallen doorgeven? Zo nee, welke selectie?
2.1.2 Bronnen<br />
Geïnterviewde personen<br />
In overleg met het ministerie <strong>van</strong> OCW en het Ver<strong>van</strong>gingsfonds is een lijst <strong>van</strong> te<br />
benaderen bronnen en bijbehorende contactpersonen opgesteld. Deze is door ons<br />
aangevuld met namen of bronnen die in eerder gehouden interviews als rele<strong>van</strong>t genoemd<br />
werden. Bij sommige bronnen zijn uiteindelijk meerdere personen geïnterviewd.<br />
In tabel 2.1 zijn de bronnen en namen <strong>van</strong> de geïnterviewden weergegeven.<br />
Tabel 2.1 Overzicht <strong>van</strong> benaderde bronnen met bijbehorende contactenpersonen<br />
Bron geïnterviewde personen sector<br />
CBS Nationale Verzuimstatistiek<br />
(NVS)<br />
John Kartopawiro, projectleider NVS<br />
Judy Moesters, projectteam NVS<br />
Alex Priem, projectteam NVS<br />
CASO Gerrit de Groot<br />
Seiko Wieringa, accountmanager Onderwijs<br />
PinkRoccade<br />
Hugo Mol<br />
Ver<strong>van</strong>gingsfonds Marcel Touw, coördinator verzuim en arbobeleid<br />
Verzuimmeester Paul Meex, systeembeheerder Ver<strong>van</strong>gingsfonds<br />
Heerlen<br />
arbodiensten met raamovereenkomst<br />
PO/VO<br />
PO, VO, BVE,<br />
HOO<br />
PO, VO<br />
PO, VO<br />
PO, VO<br />
Commit Ton Goedhart, bedrijfsbureau met name PO, VO<br />
ArboUnie Ron Vonk, branchemanager Onderwijs met name PO, VO<br />
Achmea Arbo Tecla Jansen, branchemanager Onderwijs met name PO, VO<br />
Ardyn Hans <strong>van</strong> Dinther, branchemanager Onderwijs met name PO, VO<br />
drie grote administratiekantoren<br />
Metrium Dries Koster, vestigingsmanager met name PO, VO<br />
Merces Guido Loef met name PO, VO<br />
Dyade Martien Korssens, productmanager en hoofd<br />
stafbureau<br />
projectorganisatie arboconvenanten<br />
BVE en<br />
HOO<br />
met name PO, VO<br />
Klaas Keizer, projectleider BVE, HOO<br />
Sophocles Carolien <strong>van</strong> Zuilekom HOO<br />
Raet/OMO Mike de Wilde, accountmanager Raet<br />
Mw. Van de Zanden, centrale directie OMOgroep<br />
informatiebesluit PO Ton Veugen, ministerie <strong>van</strong> OCW met name PO<br />
VO<br />
9
10<br />
Medewerking werd vlot gegeven. In de helft <strong>van</strong> de gevallen is eerst telefonisch contact<br />
opgenomen om een afspraak te maken voor een interview op een later tijdstip.<br />
De gesprekspuntenlijst is vervolgens per e-mail toegestuurd. De drie grote administratiekantoren<br />
en Sophocles zijn direct geïnterviewd, zonder toezending <strong>van</strong> de gesprekspuntenlijst.<br />
Hetzelfde geldt voor het interview met dhr. Veugen <strong>van</strong> OCW. Het<br />
interview met dhr. Kartopawiro <strong>van</strong> het CBS is face-to-face gehouden, alle overige<br />
interviews telefonisch. Alle interviews zijn uitgevoerd door <strong>Carla</strong> <strong>van</strong> <strong>Deursen</strong>.<br />
Inhoud <strong>van</strong> de interviews met de bronnen<br />
Voor deze interviews is een algemene gesprekspuntenlijst opgesteld. Afhankelijk <strong>van</strong><br />
de bron werd op de verschillende onderdelen dieper of minder diep ingegaan. De algemene<br />
gesprekspunten waren als volgt:<br />
1. naam en doel <strong>van</strong> het registratiesysteem;<br />
2. ontsluitingsinformatie registratiesysteem;<br />
3. weg <strong>van</strong> ziekmelding naar registratiesysteem;<br />
4. dekkingsgraad onderwijssector;<br />
5. verzuiminformatie op individueel of geaggregeerd niveau en details <strong>van</strong> de informatie<br />
(kengetallen en periodiciteit);<br />
6. vastgelegde achtergrondkenmerken;<br />
7. betrouwbaarheid, actualiteit en toekomstbestendigheid <strong>van</strong> het systeem;<br />
8. administratieve lastendruk instellingen.<br />
Werknemers als potentiële bron <strong>van</strong> informatie niet onderzocht<br />
Een denkbare maar niet verder onderzochte optie is monitoring <strong>van</strong> het ziekteverzuim<br />
aan de hand <strong>van</strong> eigen opgaven door een steekproef <strong>van</strong> werknemers. Uit een<br />
onderzoek <strong>van</strong> Regioplan is namelijk gebleken dat een dergelijk meetmethode<br />
weliswaar op individueel niveau vrij betrouwbare informatie kan opleveren, maar dat<br />
de representativiteit er<strong>van</strong> twijfelachtig is 3 . Omdat deelname hieraan altijd op vrijwillige<br />
basis plaatsvindt, is nooit uit te sluiten dat overwegingen om wel of niet mee te<br />
doen verband houden met het eigen ziekteverzuim. Zieke werknemers hebben bijvoorbeeld<br />
meer tijd, maar ook fysieke en/of geestelijke beperkingen. Ook kan het al<br />
dan niet ziek zijn en de houding ten opzichte <strong>van</strong> ziekteverzuim (<strong>van</strong> zichzelf of collega’s)<br />
<strong>van</strong> invloed zijn op de motivatie om aan een dergelijk onderzoek mee te doen.<br />
Voor monitoringdoeleinden waarbij een betrouwbare weergave <strong>van</strong> de om<strong>van</strong>g <strong>van</strong><br />
het verzuim <strong>van</strong> het <strong>van</strong> belang is, hebben dan ook andere methoden de voorkeur. In<br />
verklarend onderzoek of daar waar het alleen gaat om het volgen <strong>van</strong> trends (zonder<br />
dan de absolute hoogte <strong>van</strong> belang is), kan zelfge<strong>rapport</strong>eerd verzuim wel een bruikbare<br />
bron vormen.<br />
3 M. Diepeveen, A. Vermeij, S. <strong>van</strong> der Ploeg. Verzuimonderzoek 2004. Notitie <strong>van</strong> Regioplan voor<br />
Ver<strong>van</strong>gingsfonds/Ministerie <strong>van</strong> OCW d.d. 27 november 2003.
2.1.3 Aard <strong>van</strong> verkregen informatie<br />
Vooral inzicht in grote lijnen, minder in details <strong>van</strong> verzuimkengetallen en achtergrondkenmerken<br />
Bij het opstellen <strong>van</strong> de offerte hadden wij de intentie om tot in detail te achterhalen<br />
welke verzuimkengetallen de bronnen kunnen opleveren, en welke achtergrondkenmerken<br />
daarbij beschikbaar zijn. Het blijkt echter in de huidige opzet niet mogelijk om<br />
zowel deze details exact te achterhalen (tenzij deze schriftelijk zijn vastgelegd, wat<br />
voor een beperkt aantal bronnen geldt), als een visie te krijgen op de andere rele<strong>van</strong>te<br />
aspecten <strong>van</strong> de bron. De meeste personen die wij geïnterviewd hebben, hadden<br />
niet alle technisch-inhoudelijke details paraat. Het zou zowel hen als ons veel extra<br />
tijd kosten deze te achterhalen. Dit terwijl detailinformatie niet strikt noodzakelijk is<br />
om tot een methodekeuze te komen. De betrouwbaarheid, representativiteit/dekking,<br />
ontwikkelingsrichting en de ontwikkelingsmogelijkheden <strong>van</strong> de bronnen zijn voor de<br />
methodekeuze rele<strong>van</strong>ter, dan de exacte informatie die ze op dit moment leveren.<br />
Nadat besloten is via welke bron of bronnen de monitor plaats gaat vinden, kan<br />
alsnog gerichter ingezoomd worden op de technische details er<strong>van</strong>.<br />
2.1.4 Verwerking informatie tot overzichtstabel<br />
De informatie die uit de interviews verkregen is, is verwerkt in een overzichtstabel<br />
(zie hoofdstuk 4). Hierin worden de technische en inhoudelijke kenmerken <strong>van</strong> de<br />
bronnen systematisch (maar globaal) weergegeven. In de tabel wordt niet de huidige<br />
situatie als uitgangspunt genomen, maar de situatie zoals die naar verwachting <strong>van</strong><br />
onze informanten tussen 2006 en 2010 zal zijn. Niet bij alle systemen is dat overigens<br />
duidelijk, wat dan in de tabel ook aangegeven wordt.<br />
2.2 De methodekeuze voor toekomstige verzuimmonitoring<br />
Voorafgaand aan het onderzoek heeft het ministerie <strong>van</strong> OCW aangegeven aan welke<br />
specificaties het toekomstige verzuimmonitoringsysteem idealiter moet voldoen.<br />
Geen <strong>van</strong> de beschikbare bronnen vormt de perfecte basis voor verzuimmonitoring.<br />
Elke bron heeft één of meerdere beperkingen of bezwaren.<br />
De methodekeuze wordt gevoed door de volgende drie bronnen <strong>van</strong> informatie:<br />
- de kenmerken <strong>van</strong> de bronnen <strong>van</strong> verzuimregistratiesystemen, die tussen<br />
2005 en 2010 beschikbaar (zullen) zijn;<br />
- een inschatting <strong>van</strong> de kosten versus de baten bij gebruik <strong>van</strong> deze bronnen<br />
voor verzuimmonitoring;<br />
- een inschatting <strong>van</strong> de prioriteiten die het ministerie <strong>van</strong> OCW stelt, daar waar<br />
de optimale optie niet haalbaar is.<br />
11
3 UITKOMSTEN VAN DE INTERVIEWS<br />
3.1 Instellingen<br />
3.1.1 Primair onderwijs<br />
Niveau <strong>van</strong> interviews<br />
Gesproken is met stichtingen of verenigingen waar meerdere scholen onder vallen.<br />
Een deel er<strong>van</strong> is zelfadministrerend, een deel werkt via een algemeen administratiekantoor<br />
(AK). In één geval is gesproken met een administratiekantoor (Bureau<br />
Christelijk Onderwijs Utrecht), waaronder drie stichtingen vallen. In het vervolg <strong>van</strong><br />
deze paragraaf worden ze de acht geïnterviewde bronnen aangeduid als ‘stichting’.<br />
Van ziekmelding naar verzuimregistratiesysteem<br />
Medewerkers melden zich in het basisonderwijs over het algemeen ziek bij de<br />
schoolleiding: deze moet immers voor ver<strong>van</strong>ging zorgen. De school geeft de ziekmelding<br />
vervolgens door aan de centrale administratie of rechtstreeks aan het administratiekantoor<br />
(AK). Bij één stichting voeren de directeuren zelf via internet hun verzuimmutaties<br />
in, via de Ziek- en Herstelmeldingsmodule (ZHM) <strong>van</strong> Dyade. Personeelsmutaties<br />
worden hierin niet zelf aangebracht. Klanten <strong>van</strong> Metrium kunnen zowel<br />
de ziekte- als de personeelsmutaties zelf via internet aanbrengen, dit wordt dan<br />
ingelezen in PSOD (Personal System On Demand). Bij de meeste stichtingen kunnen<br />
de meldingen echter nog niet geautomatiseerd worden ingelezen bij het AK. De<br />
meldingen worden gedaan per fax, telefoon of e-mail en door het AK handmatig ingevoerd<br />
in het personeelsadministratiesysteem Edukaat 4 , door sommigen ook wel<br />
aangeduid als ‘CASO’.<br />
Van AK naar CASO<br />
Van de geïnterviewde stichtingen, is er maar één aangesloten bij een AK dat Edukaat<br />
niet gebruikt. Het gaat daarbij om Metrium, wat hiervoor PSOD gebruikt. PSOD<br />
heeft een geautomatiseerde koppeling met CASO.<br />
Naar de arbodienst<br />
Ziekmeldingen worden ofwel door het AK, ofwel door de instelling zelf aan de arbodienst<br />
doorgegeven. Via Edukaat kunnen hiervoor lijsten uitgedraaid worden. Het<br />
4 Edukaat is speciaal ontwikkeld voor onderwijs- en hieraan gerelateerde instellingen. Het systeem verleent<br />
toegang tot het salarisverwerkingssysteem CASO. Edukaat is modulair <strong>van</strong> opzet. De basismodule<br />
bevat alle functionaliteiten voor de salarisadministratie en in naar wens <strong>van</strong> de instelling uit te<br />
breiden. Volgens www.pinkroccade.nl werken 240 besturen en hun administratiekantoren met Edukaat.<br />
13
14<br />
melden aan de arbodienst gebeurt in de meeste gevallen nog per fax (zelfs als de<br />
arbodienst elektronische meldingsmogelijkheden heeft), soms per e-mail. De meldingen<br />
worden in veel gevallen op dagelijkse basis doorgegeven aan de arbodienst, het<br />
maximum is één keer per week. Eén instelling heeft er bewust voor gekozen om alleen<br />
de langerdurende gevallen (1-2 weken) aan de arbodienst (Ardyn) door te geven.<br />
Een aantal stichtingen geeft aan dat melding in de toekomst mogelijk elektronisch<br />
zal gaan plaatsvinden.<br />
Verzuimoverzichten voor instellingen<br />
Via Edukaat kunnen verzuimoverzichten gemaakt worden over en voor instellingen.<br />
De meeste instellingen kunnen dit niet zelf doen, omdat ze geen toegang tot Edukaat.<br />
Scholen die bij Dyade zijn aangesloten kunnen wel zelf verzuimoverzichten<br />
maken, de Metrium-scholen die gebruik maken <strong>van</strong> ‘de Verzuimjuf’ ook. Sommige<br />
stichtingen hebben een afdeling Personeelszaken, waar het verzuim tevens wordt<br />
vastgelegd in een eigen systeem (Word of Excel). Scholen die gebruik maken <strong>van</strong> de<br />
Verzuimmeester (onder de acht geïnterviewde instellingen zaten echter geen actieve<br />
gebruikers) kunnen uiteraard ook verzuimoverzichten uitdraaien.<br />
Verzuimmeester<br />
Eén stichting is bezig met de overstap naar de Verzuimmeester en één stichting<br />
overweegt er gebruikt <strong>van</strong> te gaan maken. Bij één stichting heeft de geïnterviewde<br />
persoon nooit <strong>van</strong> de Verzuimmeester gehoord. Voor de overigen is de Verzuimmeester<br />
een min of meer gepasseerd station: of het AK heeft een goed alternatief, of<br />
het AK heeft het gebruik afgeraden, of het beeld bestaat dat het gebruik niet praktisch<br />
is <strong>van</strong>wege dubbele administratie.<br />
Conclusie<br />
Het beeld ontstaat dat het AK leidend is voor de ‘stand der techniek’ <strong>van</strong> de verzuimregistratie<br />
in het Primair Onderwijs. Het is, naast CASO, de enige locatie waar alle<br />
verzuim- en personeelsinformatie is vastgelegd. Bij veel AK’s kan nog veel winst gemaakt<br />
worden wat de eigen administratieve lastendruk betreft, door automatisering<br />
<strong>van</strong> mutaties <strong>van</strong> school naar AK en <strong>van</strong> arbodienst naar AK.<br />
We hebben uit de interviews geen enkel signaal verkregen dat de meldingen aan de<br />
AK’s of de verwerking er<strong>van</strong> in CASO onvolledig of onbetrouwbaar zouden zijn. Alle<br />
verzuim- en personeelsmutaties worden in principe doorgegeven, en door AK en/of<br />
afdeling personeelszaken gecontroleerd. Vanuit het Ver<strong>van</strong>gingsfonds is ook de verplichting<br />
opgelegd al het ver<strong>van</strong>gen verzuim vast te leggen in CASO. Alleen dan<br />
wordt tot uitkering <strong>van</strong> ver<strong>van</strong>gingsgelden overgegaan.<br />
Bij één <strong>van</strong> de acht stichtingen wordt alleen het langerdurend verzuim aan de AD<br />
doorgegeven, bij de overigen krijgt de arbodienst dezelfde mutaties als het AK.
3.1.2 Voortgezet onderwijs<br />
Niveau waarop de interviews plaatsvonden<br />
Voor een deel zijn stichtingen of verenigingen waar meerdere VO-instellingen onder<br />
vallen geïnterviewd, voor een deel centrale administraties <strong>van</strong> scholengemeenschappen.<br />
Een deel <strong>van</strong> de instellingen is zelfadministrerend, een deel heeft een algemeen<br />
administratiekantoor (Onderwijsbureau Hollands Midden, OSG, Onderwijs<br />
Bureau Beverwijk, Consent).<br />
Van ziekmelding naar AK<br />
Ziekmeldingen door het personeel vinden over het algemeen bij de administratie of<br />
de receptie <strong>van</strong> de vestiging waar men werkt plaats. Er zijn veel variaties in de weg<br />
die de melding vervolgens bewandelt. Het volgende zijn we tegengekomen:<br />
- mutaties gaan naar de centrale administratie <strong>van</strong> de instelling, daar worden ze<br />
ingevoerd in Verzuimmeester. Via de Verzuimmeester gaan geprinte lijsten<br />
naar het AK, die ze handmatig in Edukaat invoert;<br />
- mutaties worden op de vestiging ingevoerd in E-meld (een internetapplicatie<br />
<strong>van</strong> ArboNed). Op de centrale administratie wordt dagelijks een mutatielijst uitgedraaid<br />
<strong>van</strong> E-meld, die naar het AK gemaild wordt. Deze wordt weer handmatig<br />
ingevoerd in Edukaat/CASO;<br />
- het hoofd administratie verzamelt alle ziektemutaties, legt ze vast in Word en<br />
geeft deze per e-mail door aan het AK. Het AK voert ze handmatig in Edukaat<br />
in. (Binnenkort neemt de betreffende instelling een nieuw systeem in gebruik:<br />
Magista, een leerlingenadministratiesysteem, waarin ook verzuim- en personeelsgegevens<br />
kunnen worden vastgelegd);<br />
- mutaties worden door de centrale administratie vastgelegd in Verzuimexpert<br />
(systeem voor verzuimregistratie en -beheersing), wat gekoppeld is aan het PIsysteem.<br />
Er is geen link met CASO, wat als gevolg heeft dat het (eigen) AK de<br />
mutaties alsnog handmatig invoert in Edukaat;<br />
- verzuim- en personeelsgegevens worden op de scholen ingevoerd in Optim.<br />
Het AK krijgt dagelijks een afslag, die geautomatiseerd verwerkt wordt in<br />
CASO. Via een papieren terug<strong>rapport</strong>age checkt de school of de mutaties<br />
goed in CASO terecht zijn gekomen;<br />
- verzuim- en personeelsgegevens worden door de centrale administratie rechtstreeks<br />
ingevoerd in Edukaat, het systeem <strong>van</strong> het AK (de meeste klanten <strong>van</strong><br />
het betreffende AK – Consent – doen dit overigens niet zelf);<br />
- afdeling P&O of centrale administratie voert mutaties zelf in Edukaat in, de<br />
stichting is zelfadministrerend.<br />
15
16<br />
Van AK naar CASO<br />
Bij alle geïnterviewde VO-instellingen komen de mutaties rechtstreeks of via een tussenliggend<br />
systeem in Edukaat, en vervolgens in CASO terecht. Niet alle respondenten<br />
zijn zich bewust <strong>van</strong> het verschil tussen Edukaat en CASO. Sommigen zien de<br />
twee systemen als één geheel, en duiden het ofwel aan met Edukaat, ofwel met<br />
CASO.<br />
Naar de arbodienst<br />
Bijna alle geïnterviewden geven aan dat de VO-instelling de mutaties zelf aan de arbodienst<br />
(AD) doorgeeft. In één geval doet het AK dit. Bij één instelling gebeurt het<br />
melden via het webportal E-meld (dus geautomatiseerd te verwerken door de AD), bij<br />
de overigen via fax of e-mail (wat door de AD niet geautomatiseerd verwerkt kan<br />
worden). Dit gebeurt in de regel heel frequent: één of tweedagelijks. Eén instelling<br />
geeft alleen het verzuim <strong>van</strong>af 10 dagen door aan de arbodienst, de overigen geven<br />
alle verzuim door.<br />
Verzuimmeester<br />
Eén <strong>van</strong> de geïnterviewde VO-instellingen gebruikt de Verzuimmeester. Een andere<br />
instelling gebruikt de Verzuimmeester als een proef, om na te gaan of dit wellicht<br />
meer voordelen heeft dan E-meld (<strong>van</strong> ArboUnie). Daarbij gaat het met name om de<br />
WVP-activiteiten, die bij E-meld nog niet goed werken. Drie instellingen hebben wel<br />
<strong>van</strong> de Verzuimmeester gehoord, maar voor een ander systeem gekozen (of hadden<br />
dit al). Eén instelling geeft aan dat de Verzuimmeester mogelijk de moeite waard<br />
wordt, als daarmee de melding aan de arbodienst geautomatiseerd kan gaan plaatsvinden<br />
(wat het moment <strong>van</strong> interview nog niet het geval was). Eén respondent heeft<br />
er nog nooit <strong>van</strong> gehoord.<br />
Conclusie<br />
Meer dan in het PO, zijn we in het VO instellingen of koepels tegengekomen die zelf<br />
het verzuim vastleggen in een eigen systeem of waarin instellingen via Edukaat-web<br />
zelf mutaties in Edukaat aanbrengen. Voor zover de AK’s nog handmatig muteren,<br />
kan er nog veel winst gemaakt worden wat hun eigen administratieve lastendruk betreft,<br />
door automatisering <strong>van</strong> mutaties <strong>van</strong> school naar AK, en <strong>van</strong> arbodienst naar<br />
AK.<br />
Er is geen enkel signaal verkregen dat de meldingen aan de AK’s of de verwerking<br />
er<strong>van</strong> in CASO onvolledig of onbetrouwbaar zouden zijn. Alle verzuim- en personeelsmutaties<br />
komen in CASO terecht, en men hecht ook aan zorgvuldigheid en<br />
juistheid.
Bij één <strong>van</strong> de acht geïnterviewden wordt alleen het langerdurend verzuim aan de<br />
AD doorgegeven, bij de overigen krijgt de arbodienst dezelfde mutaties als het AK. In<br />
de meeste gevallen geven de instellingen zelf de melding aan de arbodienst door. Er<br />
is voor hen dus sprake <strong>van</strong> dubbelmelding <strong>van</strong> verzuimmutaties (aan AK en AD).<br />
3.1.3 Hoger onderwijs<br />
Niveau <strong>van</strong> de interviews<br />
We hebben in zeven <strong>van</strong> de acht gevallen gesproken met een medewerker <strong>van</strong> de<br />
afdeling P&O, één interview was met de arbocoördinator. Het betreft zowel kleine<br />
HBO-opleidingen met één vestiging als hele grote instellingen met vele vestigingen.<br />
Het aantal personeelsleden varieert <strong>van</strong> 70 tot 3.600.<br />
Van ziekmelding naar centrale registratie er<strong>van</strong><br />
De procedure <strong>van</strong> ziekmelding verschilt <strong>van</strong> instelling tot instelling. Ziekmelding vindt<br />
plaats bij de afdeling Planning en Roostering (1x), bij het afdelingssecretariaat (1x),<br />
bij de leidinggevende (2x), bij de receptie (2x), bij receptie èn leidinggevende (1x) of<br />
bij de directie (1x). Deze sturen de melding vervolgens door naar de afdeling personeelszaken<br />
(6x) of de personeelsadministratie (2x). De weg waarlangs dit gaat verschilt<br />
ook: via een vast schriftelijke formulier (1x), via een afschrift <strong>van</strong> de fax aan de<br />
arbodienst (1x), telefonisch (1x), per e-mail met cc aan zieke medewerker (1x), per<br />
verzamelmail (1x), via een standaard mailformulier (1x), via een niet-standaard mail<br />
(1x) of via intranet (1x).<br />
Het verzuim wordt bij alle geïnterviewde instellingen vastgelegd: in één geval in een<br />
speciaal verzuimregistratiesysteem, in de overige gevallen in een HRM/PI-systeem<br />
met verzuimregistratiemodule. De volgende systemen zijn in gebruik bij de acht geïnterviewde<br />
instellingen: Edukaat (2x), Peoplesoft (1x), HPA (=Hogeschool Personeels<br />
Administratie) (2x), Promis (1x), Verzuimmanager (1x) en Info Aware (1x).<br />
Verzuim gaat niet naar AK en/of CASO<br />
In tegenstelling tot het PO en VO, wordt in het HBO het verzuim niet doorgegeven<br />
aan een administratiekantoor en/of CASO. De meeste instellingen maken wel gebruik<br />
<strong>van</strong> CASO voor de salarissen.<br />
Naar de arbodienst<br />
Alle geïnterviewde HBO-instellingen geven zelf hun verzuimmutaties door aan de arbodienst.<br />
Dit gaat op verschillende manieren. Eén instelling maakt dagelijks een geautomatiseerde<br />
koppeling <strong>van</strong> het eigen systeem (Peoplesoft) met de arbodienst<br />
Commit. Twee instellingen geven de meldingen door via het webportal Meldnet <strong>van</strong><br />
arbodienst ArboNed. Bij de overige instellingen is er zowel voor de instelling als voor<br />
de arbodienst sprake <strong>van</strong> handmatige verwerking: afslag mutaties uit eigen systeem<br />
17
18<br />
wordt dagelijks naar arbodienst gemaild (1x), een uitdraai uit Edukaat wordt gefaxt of<br />
gemaild (2x), of via een standaard faxformulier wat handmatig wordt samengesteld<br />
(2x). Bij alle acht geïnterviewde instellingen worden àlle ziekmeldingen aan de arbodiensten<br />
doorgegeven en gebeurt dit dagelijks.<br />
Naar de HBO-raad<br />
Geen <strong>van</strong> de geïnterviewden is persoonlijk verantwoordelijk voor het leveren <strong>van</strong> verzuiminformatie<br />
aan de HBO-raad. Sommigen weten wel dat dit gebeurt, anderen zijn<br />
hier<strong>van</strong> niet op de hoogte, maar gaan er<strong>van</strong> uit dat het wel zo zal zijn.<br />
3.1.4 Universiteiten<br />
Niveau <strong>van</strong> de interviews<br />
Bij elk <strong>van</strong> de acht universiteiten is gesproken met een medewerker <strong>van</strong> de afdeling<br />
P&O. De kleinste universiteit heeft 700 personeelsleden, de grootste 7.000. Op de<br />
meeste universiteiten hebben de verschillende faculteiten (of enkele faculteiten samen)<br />
eigen afdelingen personeelszaken, waar ook de verzuimregistratie plaatsvindt.<br />
Sommige universiteiten hebben daarnaast tevens een centrale personeelsadministratie.<br />
Bij drie universiteiten wordt het verzuim op centraal niveau geregistreerd, bij<br />
de overigen decentraal.<br />
Van ziekmelding naar centrale registratie er<strong>van</strong><br />
De procedure <strong>van</strong> ziekmelding verschilt bij de universiteiten minder dan binnen het<br />
HBO. In de meeste gevallen vindt de ziekmelding bij het secretariaat plaats (6x), in<br />
twee gevallen bij de direct leidinggevende. In zes gevallen gaat de melding vervolgens<br />
rechtstreeks naar het eindpunt waar het in het systeem wordt vastgelegd<br />
(meestal de decentrale P&O-afdeling, soms de centrale), bij twee universiteiten gevallen<br />
zit daar nog een schakel tussen. Bij vier (faculteiten <strong>van</strong>) universiteiten wordt<br />
hiervoor een standaard emailformulier gebruikt, bij de overige vier een ‘vrije’ e-mail<br />
(in twee gevallen gaat een deel ook per telefoon).<br />
Het verzuim wordt bij alle geïnterviewde instellingen vastgelegd in een HRMsysteem.<br />
We zijn vier verschillende systemen tegengekomen: SAP (4x), Oracle (2x),<br />
PeRCC (<strong>van</strong> PinkRoccade) en Peoplesoft (1x).<br />
Verzuim gaat niet naar AK en/of CASO<br />
De geïnterviewden geven aan dat er geen individuele verzuimcijfers doorgegeven<br />
worden aan andere instellingen of instanties. Alleen aan de VSNU worden jaarlijks<br />
enkele globale cijfers gegeven (‘Wopi-cijfers’). Dit betreft een ‘papieren’ <strong>rapport</strong>age.<br />
Verder worden aan UWV de 13 e -weeksmeldingen doorgegeven, via een schriftelijk<br />
formulier.
Naar de arbodienst<br />
Van de acht universiteiten hebben er drie een interne en vijf een externe arbodienst.<br />
Het betreft acht verschillende arbodiensten. Eén interne arbodienst heeft zelf toegang<br />
tot het HRM-systeem waarin het ziekteverzuim wordt vastgelegd (Peoplesoft).<br />
De andere interne arbodienst krijgt de mutaties per post, nadat ze handmatig gebundeld<br />
zijn door iemand <strong>van</strong> personeelszaken. De derde interne arbodienst krijgt ze<br />
geautomatiseerd via een elektronische koppeling tussen beide systemen.<br />
Bij drie universiteiten is een elektronische koppeling met het systeem <strong>van</strong> de externe<br />
arbodienst. Bij één universiteit gaat dit semi-automatisch. Bij één universiteit worden<br />
uitdraaien uit het eigen systeem wekelijks naar de AD gemaild.<br />
Alle universiteiten geven alle ziekmeldingen aan de arbodienst door. Wel is in sommige<br />
interviews twijfel geuit over de ziekmeldingsdiscipline <strong>van</strong> de medewerkers.<br />
Omdat er veel wordt thuis gewerkt, vaak congressen worden bezocht en men niet<br />
gewend is de afwezigheid te agenderen, blijft onduidelijk in hoeverre men zich ook<br />
ziek meldt als men ziek is.<br />
Conclusie<br />
Binnen de universiteiten wordt al het gemelde ziekteverzuim vastgelegd in volwaardige<br />
HRM-registratiesystemen. We kunnen er <strong>van</strong>uit gaat dat hieruit verzuimkengetallen<br />
kunnen worden berekend, die voldoen aan de landelijke standaard. Bij een<br />
deel <strong>van</strong> de universiteiten gebeurt dit op centraal niveau, bij een deel op elke faculteit<br />
(of groep <strong>van</strong> faculteiten) afzonderlijk. De universiteiten leveren jaarlijks één of enkele<br />
verzuimkengetallen aan de VSNU. Een aantal geïnterviewden heeft twijfels geuit<br />
bij de ziekmeldingsdiscipline <strong>van</strong> het personeel. Empirische informatie hierover is<br />
echter niet beschikbaar, waardoor geen uitspraken gedaan kunnen worden over de<br />
mogelijke om<strong>van</strong>g <strong>van</strong> vertekening die dit tot gevolg heeft.<br />
3.2 Bronnen<br />
In deze paragraaf wordt verslag gedaan <strong>van</strong> de interviews die met vertegenwoordigers<br />
<strong>van</strong> de verschillende bronnen zijn gehouden (zie paragaaf 2.1.2). Het betreft de<br />
informatie die de bronnen zelf in het interview gegeven hebben, soms aangevuld met<br />
informatie uit publicaties uit die bron. Niet meegenomen is wat uit andere interviews<br />
over die bron te berde is gebracht. In paragraaf worden 3.3 onze conclusies over de<br />
onderzochte bronnen op een rij gezet.<br />
19
20<br />
3.2.1 CBS – Nationale Verzuimstatistiek<br />
De Nationale Verzuimstatistiek (NVS) <strong>van</strong> het Centraal Bureau voor de Statistiek<br />
(CBS) en de Brancheorganisatie Arbodiensten (BOA) levert sinds 2004 de landelijke<br />
verzuimcijfers. Deze nieuwe reeks start met het jaar 2002. Het is de opvolger <strong>van</strong> de<br />
Kwartaalstatistiek Ziekteverzuim, die gebaseerd is op een kwartaalenquête onder<br />
een steekproef <strong>van</strong> bedrijven. De onderwijssector was hierin niet opgenomen. De<br />
kwartaalstatistiek is met ingang <strong>van</strong> het tweede kwartaal <strong>van</strong> 2004 stopgezet.<br />
De NVS kent twee bronnen <strong>van</strong> toelevering. De belangrijkste bron vormt verzuiminformatie<br />
<strong>van</strong> de zes grootste arbodiensten in Nederland: Achmea Arbo, Arboduo, ArboNed,<br />
ArboUnie, Commit en Maetis. Deze dekken samen ongeveer 80 procent <strong>van</strong><br />
de werknemers. Dit wordt aangevuld met informatie uit andere bronnen. Voor veel<br />
bedrijfssectoren lijkt de informatie via de arbodiensten valide verzuiminformatie te leveren.<br />
Het CBS geeft echter aan dat dit voor de sectoren Onderwijs en Gemeenten<br />
niet het geval is. Zowel de hoogte <strong>van</strong> het door het CBS berekende verzuimpercentage<br />
als het aantal werknemers waarop het cijfer betrekking heeft, zijn aanzienlijk lager<br />
dan verwacht. De CBS-medewerkers die wij hierover gesproken hebben, zeggen<br />
de oorzaak <strong>van</strong> de discrepantie niet te kennen, en dat het opsporen er<strong>van</strong> momenteel<br />
geen prioriteit heeft. Het CBS neemt vooralsnog genoegen met de cijfers die de<br />
onderwijssector zelf levert via CASO en houdt het zelf berekende cijfer buiten de gepubliceerde<br />
statistiek.<br />
Totstandkoming NVS<br />
Om na te gaan waarom het onderwijscijfer dat via de arbodiensten verkregen wordt,<br />
ontoereikend is, is bij het CBS nagevraagd hoe de berekening er<strong>van</strong> tot stand komt.<br />
Hieronder worden de verschillende trajectonderdelen beschreven, met daarbij de<br />
(theoretisch) mogelijke foutenbron voor het onderwijs. Dit laatste betreft eigen interpretatie<br />
<strong>van</strong> AStri, de geïnterviewde personen hebben hier zelf geen uitspraken over<br />
gedaan.<br />
a) Arbodienst: levert CBS bestanden met verzuiminformatie<br />
Het CBS ont<strong>van</strong>gt <strong>van</strong> de zes deelnemende arbodiensten elk kwartaal alle nieuwe<br />
ziek- en herstelmeldingen met daarbij de verzuimom<strong>van</strong>g en het sofi-nummer. Drie<br />
<strong>van</strong> deze arbodiensten hebben een mantelovereenkomst met het Ver<strong>van</strong>gingsfonds,<br />
alleen Ardyn (de kleinste) levert niet aan het CBS. De CBS-bestanden bevatten<br />
daarom automatisch ook het verzuim <strong>van</strong> een grote meerderheid <strong>van</strong> het onderwijspersoneel<br />
in de PO- en VO-sector. De gegevens <strong>van</strong> die de arbodiensten leveren<br />
vormen de basis voor de bepaling <strong>van</strong> de teller <strong>van</strong> het verzuimpercentage en de<br />
meldingsfrequentie.
Mogelijke onderwijsspecifiek foutenbron bij arbodiensten (eigen interpretatie):<br />
- geen: er is geen reden om te veronderstellen dat de deelnemende arbodiensten<br />
het onderwijspersoneel niet volledig doorgeven aan het CBS, en de meldingsdiscipline<br />
in het onderwijs is zeker niet slechter dan in andere sectoren.<br />
b) UWV: koppelt sofi-nummers verzuimers aan aansluitnummers werkgevers<br />
De sofi-nummers worden door UWV gekoppeld aan het VPD-bestand, zodat duidelijk<br />
wordt bij welke werkgever de verzuimer ‘thuishoort’ en hoeveel werknemers onder<br />
deze werkgever vallen (de noemer voor de berekening <strong>van</strong> het verzuimpercentage<br />
en de meldingsfrequentie). In het VPD-bestand zijn alle bestaande dienstverbanden<br />
opgenomen waarover werknemerspremies verschuldigd zijn. In geval een persoon<br />
gelijktijdig meer dan één dienstverband heeft (wat in het onderwijs veelvuldig voortkomt),<br />
wordt er at random een gekozen. Reden om maar één dienstverband te selecteren<br />
(in plaats <strong>van</strong> ze naar rato mee te nemen), is dat werkgevers vaak vergeten tijdig<br />
aan UWV te melden dat een dienstverband beëindigd is. Het onderscheid tussen<br />
echte dienstverbanden en ten onrechte openstaande dienstverbanden kan niet gemaakt<br />
worden. Vanaf 2006 zal het CBS overstappen <strong>van</strong> VPD op Walvis, wat veel<br />
betrouwbaarder is.<br />
Het CBS kan in het interview niet aangeven hoeveel procent <strong>van</strong> de sofi-nummers<br />
(niet) koppelbaar blijkt aan een werkgever, en hoeveel meervoudige dienstverbanden<br />
er voorkomen in het VPD. Hierover bestaan ook geen externe publicaties.<br />
Mogelijke onderwijsspecifieke foutenbron (eigen interpretatie):<br />
- het geen rekening (kunnen) houden met meervoudige aanstellingen, die in het<br />
onderwijs relatief veel voorkomen;<br />
- de ‘werkgever’ zoals UWV die onderscheidt, zal niet in alle gevallen een onderwijsinstelling<br />
of een bevoegd gezag zijn, maar kan ook een gemeente zijn<br />
waardoor een deel onderwijspersoneel wordt toegerekend aan de sector overheid.<br />
c) CBS: vertaalt UWV-aansluitnummers werkgevers naar sectorspecifieke code<br />
Het werkgeversnummer dat UWV hanteert is niet rechtstreeks vertaalbaar naar de<br />
voor het CBS benodigde bedrijfsactiviteit: de SBI-code, die de basis vormt voor de<br />
sectorindeling. De vertaling <strong>van</strong> UWV-aansluitnummer naar een SBI-code vindt geautomatiseerd<br />
plaats met behulp <strong>van</strong> queries. Het CBS heeft niet gevalideerd in hoeverre<br />
dit correct gebeurt, noch in het algemeen, noch specifiek voor de sector onderwijs.<br />
21
22<br />
Mogelijke onderwijsspecifiek foutenbron (eigen interpretatie):<br />
- niet alle ‘werkgevers’ zoals UWV die onderscheidt, behoren primair tot de sector<br />
onderwijs (denk aan gemeenten). Het hieronder vallend personeel zal door<br />
het CBS bij een verkeerde sector worden ondergebracht;<br />
- het niveau waarop het werkgeversnummer <strong>van</strong> UWV wordt toegekend, verschilt<br />
per bevoegd gezag: alle onderliggende scholen kunnen hetzelfde nummer<br />
krijgen, of allemaal verschillende. Anderzijds kunnen alle scholen binnen<br />
één BG dezelfde arbodienst hebben, of juist verschillende. Dit kan tot gevolg<br />
hebben dat teller (verzuim) en noemer (alle personeel onder aansluitnummer<br />
UWV) niet sporen.<br />
d) Berekening <strong>van</strong> de verzuimkengetallen<br />
De verzamelingsmethode <strong>van</strong> de NVS heeft als nadeel dat een werkgever alleen<br />
‘gevonden’ wordt, als er ten minste één werknemer verzuimd heeft. Werkgevers die<br />
niet gekoppeld kunnen worden aan verzuimgeval, hadden ofwel geen verzuim in de<br />
betreffende periode (nulverzuimend klein bedrijf), ofwel ze vallen niet onder de zes<br />
arbodiensten die aan het CBS leveren (maar onder een andere externe of interne arbodienst).<br />
Helaas zijn beiden groepen niet <strong>van</strong> elkaar te onderscheiden, waardoor<br />
niet exact bepaald kan worden op hoeveel werknemers de verzuimgegevens die de<br />
arbodiensten leveren betrekking hebben. Het CBS maakt daarom gebruik <strong>van</strong> schattingen<br />
op basis <strong>van</strong> verwacht (nul)verzuim naar bedrijfsom<strong>van</strong>g. Er is geen externe<br />
publicatie waarin de correctiefactoren worden weergegeven en verantwoord.<br />
Mogelijke onderwijsspecifiek foutenbron (eigen interpretatie):<br />
- waarschijnlijk geen: BG’s zijn relatief groot (vergeleken bijvoorbeeld met het<br />
MKB), waardoor in het onderwijs zeker niet meer dan gemiddeld opgehoogd<br />
hoeft te worden voor nulverzuim bij kleine instellingen.<br />
3.2.2 Arbodiensten<br />
Algemene gang <strong>van</strong> zaken ziek en herstelmelding<br />
De arbodiensten registreren in principe alle verzuim <strong>van</strong> de onderwijsinstellingen die<br />
onder hun zorg vallen. Ze krijgen deze ziekmeldingen rechtstreeks <strong>van</strong> de instellingen<br />
of <strong>van</strong> het administratiekantoor. Het grootste deel <strong>van</strong> de verzuimmutaties <strong>van</strong><br />
onderwijsinstellingen komt niet via elektronische koppelingen of een webportal binnen,<br />
maar per post, fax of e-mail. Dit betekent dat het grootste deel <strong>van</strong> de mutaties<br />
nog handmatig wordt verwerkt. De arbodiensten zouden graag zien dat scholen en<br />
hun administratiekantoren gebruik gaan maken <strong>van</strong> elektronische koppelingen.<br />
De meeste instellingen hebben met de arbodienst afgesproken alle verzuim door te<br />
geven. In hoeverre deze scholen ook echt alle ziekmeldingen doorgeven, weten de<br />
arbodiensten niet. Het vermoeden bestaat dat kort verzuim wel eens niet doorgege-
ven wordt. Uit onze interviews met AK’s en instellingen hebben wij echter geen aanwijzingen<br />
gekregen dat hier sprake is <strong>van</strong> bewust of systematisch niet melden 5 .<br />
Het onderwijs staat bij de arbodiensten bekend als relatief slecht gedisciplineerd wat<br />
het doorgeven <strong>van</strong> hersteldmeldingen betreft. Sinds de Wet Verbetering Poortwachter<br />
is ingevoerd, komt dit echter in de regel snel vroegtijdig aan het licht, en wordt het<br />
verzuim met terugwerkende kracht afgesloten.<br />
Recente ontwikkelingen in verzuimmelding<br />
Elektronische koppeling <strong>van</strong> systemen die verzuimmutaties bevatten met arbodienstsystemen<br />
is op gang aan het komen. Met CASO (via de administratiekantoren), met<br />
administratiekantoren (via hun eigen nieuwe systemen) en de Verzuimmeester worden<br />
in de loop <strong>van</strong> 2005 koppelingen gerealiseerd. In hoeverre deze technische mogelijkheden<br />
ook daadwerkelijk benut worden, moet afgewacht worden. Verwacht kan<br />
worden dat door elektronische koppelingen de betrouwbaarheid en volledigheid <strong>van</strong><br />
de mutaties verder verbetert.<br />
Een andere ontwikkeling is dat sommige instellingen er bewust voor kiezen niet meer<br />
alle verzuim aan de arbodienst te melden, maar alleen het verzuim waarop de arbodienst<br />
actie moet ondernemen. Dit proces zal versterkt worden door de Maatwerkregeling<br />
die per 1 juli 2005 <strong>van</strong> kracht wordt. De arbodiensten beschouwen het onderwijs<br />
niet als een sector die voorop zal lopen met bijvoorbeeld het oprichten <strong>van</strong> een<br />
interne arbodienst. De verwachting is echter wel dat ook de grote instellingen op den<br />
duur de arbozorg anders gaan inrichten. Een deel <strong>van</strong> de arbodiensten anticipeert<br />
hierop door nieuwe producten aan te bieden, zoals een ‘gedetacheerde bedrijfsarts’.<br />
Enerzijds zal dus de betrouwbaarheid <strong>van</strong> de mutaties gaan toenemen door elektronische<br />
datakoppelingen, anderzijds zal de volledigheid <strong>van</strong> de meldingen afnemen<br />
doordat een (steeds groter) deel <strong>van</strong> de instellingen alleen langer verzuim gaat melden.<br />
Personeelsregistratie<br />
De arbodiensten hebben over het algemeen geen volledige en actuele registratie <strong>van</strong><br />
de werknemers die onder hun zorg valt. De arbodiensten ondergaan wat dat betreft<br />
ook een ‘mentaliteitsverandering’. Terwijl men zich vroeger volledigheid nastreefde<br />
(onder andere met het oog op het produceren <strong>van</strong> verzuimkengetallen), houdt men<br />
daar tegenwoordig niet meer aan vast. Reden hiervoor is dat die informatie niet nodig<br />
is voor hun primaire werkproces <strong>van</strong> de arbodienst zelf: alleen <strong>van</strong> verzuimers heeft<br />
men achtergrondinformatie nodig (zoals sofi-nummer en aanstellingsom<strong>van</strong>g), niet<br />
5 Wij denken niet dat het hier sociaal wenselijke antwoorden betreft. Bij vergelijkbaar onderzoek in<br />
MKB-branches, zegt de helft <strong>van</strong> werkgevers (die volgens contract alles moeten melden) ronduit dat<br />
ze het niet de moeite waard vinden kort verzuim door te geven aan de arbodienst.<br />
23
24<br />
<strong>van</strong> degenen die niet ziek zijn. Drie <strong>van</strong> de vier arbodiensten waarmee een raamovereenkomst<br />
is, bieden scholen wel de mogelijkheid om alle personeelsinformatie<br />
vast te laten leggen, zodat goede verzuimoverzichten gemaakt kunnen worden. De<br />
school moet deze dan eenmalig aanleveren volgens een vast format. De instelling is<br />
verder zelf verantwoordelijk voor het doorgeven <strong>van</strong> mutaties. Volgens de arbodiensten<br />
laten relatief veel scholen dit bestand vervuilen omdat ze mutaties niet, niet tijdig,<br />
of niet in de juiste vorm doorgeven. Voor de prijsstelling is het uiteraard wel nodig<br />
te weten hoeveel werknemers onder de arbozorg vallen en hoe hoog het ziekteverzuim<br />
is. Hiervoor wordt dan jaarlijks opgaaf gedaan door de school. Informatie<br />
over de hoogte <strong>van</strong> het ziekteverzuim betrekken scholen dan vaak via CASO.<br />
In tabel 3.1 worden enkel specificaties gegeven <strong>van</strong> de vier arbodiensten waarmee<br />
het Ver<strong>van</strong>gingsfonds een raamovereenkomst heeft gesloten.<br />
Tabel 3.1. Overzicht kenmerken vier geïnterviewde arbodiensten<br />
Achmea Ardyn ArboUnie Commit<br />
aantal scholen 1.000 450 ? 1.445<br />
aantal werknemers 27.500 ? 50% PO en VO 45.000<br />
spreiding hele land noord en oost hele land midden en west<br />
intern systeem AMI ANS Arbo2000 PRIOS<br />
volledigheid meldingen<br />
personeelsregistratie deel actueel,<br />
deel jaarlijkse<br />
opgave<br />
webportal voor mutaties<br />
en verzuimoverzichten<br />
bestaande elektronische<br />
koppelingen OW<br />
geplande elektronische<br />
koppelingen OW<br />
volledig volledig naar keuze<br />
school<br />
geen rol <strong>van</strong> betekenis<br />
in OW<br />
actueel jaarlijkse opgave<br />
aantallen<br />
niet beschikbaar<br />
voor OW<br />
geen grote instellingen<br />
Edukaat<br />
Verzuimmeester<br />
toekomst meer maatwerk<br />
gelijkblijven OW<br />
volledig<br />
jaarlijkse opgave<br />
aantallen<br />
ja, E-meld geen rol <strong>van</strong> betekenis<br />
in OW<br />
Verzuimmeester geen<br />
- Edukaat Verzuimmeester<br />
mutaties via<br />
VDN-loket<br />
(nog) meer<br />
maatwerk<br />
groei OW<br />
meer maatwerk<br />
gelijkblijven OW<br />
gelijkblijven OW<br />
minder melding<br />
kort verzuim<br />
Soorten verzuim en achtergrondkenmerken<br />
In de interviews in niet ingegaan op het soort verzuim en de achtergrondkenmerken<br />
die vastgelegd worden. Deze vloeien echter logisch voort uit het doel <strong>van</strong> de registratie.<br />
De arbodienst is de enige bron met <strong>van</strong> informatie over diagnoses <strong>van</strong> ziektever-
3.2.3 CASO<br />
zuim. Personeelskenmerken die vastgelegd worden zijn in ieder geval: werkgever,<br />
aanstellingsom<strong>van</strong>g, geslacht, geboortedatum, BRIN-nummer en sofi-nummer.<br />
Achtergrond CASO<br />
CASO bestaat circa veertig jaar. Sinds twee jaar is het bij PinkRoccade ondergebracht,<br />
daarvoor bij het ministerie <strong>van</strong> OCW. Het is een salarissysteem en tevens<br />
een informatiesysteem voor de bekostiging <strong>van</strong> scholen. Informatie uit CASO gaat in<br />
hoofdlijnen naar drie partijen: de werkgevers (Bevoegd Gezagen), het Ver<strong>van</strong>gingsfonds<br />
(info over afwezigheid en ver<strong>van</strong>ging) en het ministerie <strong>van</strong> OCW. CASO heeft<br />
een gebruikersstichting, waarin werkgevers en AK’s vertegenwoordigd zijn. Alle verzoeken<br />
aan CASO om gegevens aan derden te leveren worden hier voorgelegd. De<br />
privacy-waarborging is goed geregeld.<br />
Weg <strong>van</strong> ziekmelding naar CASO<br />
Simpelweg gaan verzuimmutaties <strong>van</strong> de school, via het AK naar CASO. De personeels-<br />
en verzuimmutaties worden over het algemeen aangebracht door de AK’s. De<br />
meeste AK’s maken daarvoor gebruik <strong>van</strong> Edukaat. De AK’s voeren veelal handmatig<br />
de verzuim- en personeelsgegevens in Edukaat in. Een relatief kleine groep scholen<br />
(‘een paar honderd’) voert de mutaties zelf via Edukaatweb (een webtool) in. Dit<br />
systeem beperkt dus de gezamenlijke administratieve lasten voor school / AK. Pink-<br />
Roccade biedt ook Edukaat Managementinformatie (MI) aan. Met die systeem kunnen<br />
AK’s verzuimoverzichten maken voor scholen en deze via bijvoorbeeld internet<br />
beschikbaar stellen. PinkRoccade heeft ook een speciale verzuimmanagementtool:<br />
trajectassistent.<br />
Koppeling <strong>van</strong> ‘andere’ systemen aan CASO<br />
Dyade (één <strong>van</strong> de grote algemene AK’s) heeft een eigen applicatie in gebruik waarin<br />
scholen mutaties kunnen invoeren. Deze applicatie is wel gekoppeld aan Edukaat,<br />
maar niet volledig. Naast Edukaat heeft ook nog een CMG-systeem een directe koppeling<br />
CASO.<br />
Betrouwbaarheid, actualiteit en toekomstbestendigheid <strong>van</strong> het systeem<br />
Volgens PinkRoccade zijn de CASO gegevens zeer betrouwbaar, omdat ze de basis<br />
vormen voor de kostenvergoeding. Mutaties kunnen een half tot anderhalf jaar na dato<br />
optreden (= tot een half jaar na afloop <strong>van</strong> het schooljaar, in de maand december).<br />
Op dit moment zijn de verzuimgegevens <strong>van</strong>af juni 2004 direct opvraagbaar, voor<br />
oudere gegevens moet men back-ups raadplegen.<br />
Nieuwe ontwikkeling: uitlezen <strong>van</strong> CASO in andere systemen<br />
25
26<br />
Pink is momenteel bezig met op de markt brengen <strong>van</strong> een geautomatiseerde koppeling<br />
<strong>van</strong> CASO-gegevens aan andere systemen, met name arbodiensten (dit is al<br />
(bijna) gerealiseerd bij Commit, bij ArboUnie loopt een pilot met één school) en de<br />
Verzuimmeester. Het gaat in alle gevallen om het uitlezen <strong>van</strong> CASO-verzuimgegevens,<br />
niet om het binnenhalen <strong>van</strong> verzuimgegevens ten behoeve <strong>van</strong> CASO.<br />
Doelgroep voor dit systeem vormden de AK’s, die het bij licentie kunnen gebruiken.<br />
De AK’s kunnen zelf bepalen of zij de kosten weer op de scholen verhalen. De scholen<br />
kunnen proberen de contractkosten verlaagd te krijgen, omdat door de koppeling<br />
de administratieve lasten <strong>van</strong> de arbodienst lager worden.<br />
Verzuimregistratie VO <strong>van</strong>af 2006<br />
Vanaf 1 januari 2006 is het VO niet langer aangesloten bij het Ver<strong>van</strong>gingsfonds.<br />
Scholen kunnen zich dan ‘particulier verzekeren’ voor ver<strong>van</strong>ging of ervoor kiezen<br />
eigen risicodrager te worden. PinkRoccade verwacht dat het Risicofonds de grootste<br />
speler op deze markt zal zijn. Er is periodiek overleg tussen PinkRoccade en het Risicofonds.<br />
Er zijn nog geen concrete afspraken gemaakt over oplevering <strong>van</strong> kengetallen<br />
aan het Risicofonds. Op basis <strong>van</strong> de ervaringen die men binnen het PO heeft<br />
met het Risicofonds, wordt verwacht dat het Risicofonds geen behoefte zal hebben<br />
aan dergelijke kengetallen. Hiermee zou dan de noodzaak voor verzuimregistratie in<br />
CASO vervallen.<br />
Huidige dekkingsgraad en toekomstontwikkelingen<br />
De dekkinggraad voor het PO in CASO is bijna 100 procent. Zolang er geen lumpsum<br />
financiering is, moeten deze instellingen ook gebruik <strong>van</strong> CASO blijven maken<br />
om voor kostenvergoedingen in aanmerking te komen.<br />
Voor VO is de dekkingsgraad medio 2005 ongeveer 95 procent (alle instellingen uitgezonderd<br />
de OMO-groep). HBO en BVE zitten ook grotendeels bij CASO, maar zij<br />
voeren hier hun verzuim niet in. Verzuim wordt alleen ingevoerd voor zover dit consequenties<br />
voor de salarisuitbetaling heeft. Mogelijk zal het vastleggen <strong>van</strong> langdurig<br />
verzuim gaan toenemen, nu met de loondoorbetalingverplichting tot twee jaar, er<br />
maar 170 procent uitbetaald mag worden in twee ziektejaren (immers: salarisconsequentie).<br />
Voor de toekomst wordt verwacht dat grote instellingen in het VO zullen overgaan op<br />
eigen HRM-systemen (zoals OMO op een systeem <strong>van</strong> Raet is overgestapt). Pink-<br />
Roccade is voor deze groep een alternatief voor CASO aan het ontwikkelen, genaamd<br />
Payroll. Dit is een uitgeklede, goedkopere versie <strong>van</strong> CASO, uitsluitend bedoeld<br />
voor de eindberekening <strong>van</strong> het salaris en uitbetaling er<strong>van</strong>. Ziekteverzuimgegevens<br />
worden hier niet in vastgelegd, hierin voorzien de HRM-systemen <strong>van</strong> de instellingen.<br />
Payroll wordt momenteel getest in een HBO-instelling. Naar verwachting<br />
zullen in 2007 de eerste VO-instellingen er gebruik <strong>van</strong> maken.
3.2.4 Drie grote algemene administratiekantoren<br />
Dyade<br />
Dyade voert de administratie voor 583 bevoegd gezagen, verspreid over het hele<br />
land. Ze hebben naar eigen zeggen 30 procent <strong>van</strong> de PO-markt, het aandeel in het<br />
VO is kleiner. Ze zitten over het hele land, maar het hoge Noorden en Limburg zijn<br />
slecht vertegenwoordigd.<br />
Sinds een jaar of vijf geven scholen hun ziek en herstelmeldingen via een speciale<br />
ziek- en herstelmeldingsapplicatie. Dit gaat via de website <strong>van</strong> Dyade. De personeelsgegevens<br />
zitten in een andere module. Dyade staat op het standpunt dat scholen<br />
personeelsgegevens niet zelf kunnen muteren: dit zou tot bestandsvervuiling leiden.<br />
Dagelijks vindt uitwisseling tussen de ziek- en herstelmeldingsapplicatie en personeelsinformatie<br />
plaats. De gegevens worden ook dagelijks naar Edukaat overgezet,<br />
<strong>van</strong>waar ze naar CASO gaan. De ziek- en herstelmeldingsapplicatie heeft een<br />
grote verbetering in de herstelmeldingsdiscipline tot gevolg gehad. Elke keer als de<br />
school inlogt in het systeem, verschijnt er een lijst met openstaande verzuimen. Men<br />
ziet dus gedwongen wie er (al dan niet terecht) ziekgemeld staat.<br />
Sinds 2005 is de applicatie ‘webpersoneel’ operationeel. Hiermee worden maandelijks<br />
per school kengetallen uitgedraaid, onder andere <strong>van</strong> het ziekteverzuim. De<br />
scholen kunnen deze overzichten zelf ophalen/<strong>download</strong>en. Dit kost de school 18 euro<br />
per maand per bestuur.<br />
Dyade is verantwoordelijk voor de wettelijke termijnen (onder andere de 13 e weeksmelding<br />
aan UWV) en hecht daarmee sterk aan een goede vastlegging <strong>van</strong> het ziekteverzuim.<br />
Verzuim heeft ook salarisconsequenties (o.a. reiskosten inhouden, na één<br />
jaar salaris verminderen).<br />
Voor bijna alle scholen geeft Dyade de meldingen door aan de arbodienst, slechts<br />
een enkele school doet dit zelf. Men heeft met veel verschillende arbodiensten te<br />
maken. Het doorgeven <strong>van</strong> mutaties gebeurt in alle gevallen door het sturen <strong>van</strong> formulieren<br />
of faxen. De automatisering hier<strong>van</strong> staat nog in de kinderschoenen. Vanuit<br />
PinkRoccade is wel speciale module voor elektronische koppeling aan te schaffen,<br />
maar Dyade is bang dat de scholen niet bereid zullen zijn de meerkosten hiervoor te<br />
betalen.<br />
De Verzuimmeester wordt nog niet gebruikt door de Dyade-scholen, omdat Dyade dit<br />
afraadt. Ze hebben immers al de ziek- en herstelmeldingsapplicatie en zouden dan<br />
dubbel moeten gaan vastleggen. Vanaf oktober 2005 kan de Verzuimmeester gevuld<br />
worden <strong>van</strong>uit CASO (en daarmee indirect <strong>van</strong>uit Dyade), met zowel verzuim- als<br />
personeelsgegevens. Scholen kunnen daar dan zelf hun verzuimbeheersingsinformatie<br />
aan toevoegen. Dit alles is goed doorgesproken met het Vf.<br />
27
28<br />
Dyade verwacht dat het VO ook na 2005 alle verzuim blijft melden aan Dyade, en dat<br />
alles dus in Edukaat wordt vastgelegd. Alleen het lijntje <strong>van</strong> de verzuimgegevens met<br />
CASO wordt doorgeknipt. Reden om te blijven melden is dat de nieuwe aanbieders<br />
(dit zullen zijn: Loyalis en het Risicofonds) die informatie ook nodig hebben, en dat<br />
het AK zelf de informatie nodig heeft voor correcte uitbetaling bij ziekte en andere<br />
wettelijke regelingen (zoals 13-weeksmelding).<br />
Dyade weet niet in hoeverre men grote instellingen, die een eigen AK zouden kunnen<br />
gaan vormen, in de toekomst vast kan houden. Men hoopt dat de recente applicaties<br />
een bindend effect zullen hebben.<br />
Merces<br />
Merces heeft 120 werkgevers in het onderwijs als klant, met 24.000 dienstverbanden.<br />
Met Merces is vooral voor de recente ontwikkelingen gesproken. Merces heeft sinds<br />
2005 een eigen pakket, genaamd Merces HRC at work (afgeleid <strong>van</strong> SAP). Het is<br />
een compleet HRM pakket, met daarin een verzuimregistratie- en WVP module. Vier<br />
VO-scholen en een BVE-instelling maken er inmiddels gebruik <strong>van</strong>.<br />
Scholen hebben de keuze om het systeem te gebruiken via internet, of het geheel<br />
zelf aan te schaffen (ASP-constructie). In het laatste geval kunnen ze zelfs de salarisbetaling<br />
zelf doen. Merces dient in dat geval alleen nog als cursusbureau, voor<br />
ver<strong>van</strong>ging bij uitval <strong>van</strong> administratieve kracht op de school en voor inpassing <strong>van</strong><br />
nieuwe wet- en regelgeving.<br />
Het nieuwe systeem is soms goedkoper, soms duurder voor de instelling. In alle gevallen<br />
levert het echter meer waar voor het geld, omdat alles nu in één compleet systeem<br />
zit. Er is volgens de geïnterviewde persoon grote tevredenheid over het nieuwe<br />
systeem. Men verwacht dat op den duur het hele VO een dergelijk HRM-systeem zal<br />
hebben. Het PO zal pas over gaan stappen wanneer de lumpsumfinanciering ingaat.<br />
De kengetallen voor het Vf worden via een Word-document geleverd. Ook voor de<br />
overige verplichte kengetallen worden conform de specificaties <strong>van</strong> OCW uitdraaien<br />
gemaakt.<br />
De overige VO-instellingen zijn nog op Edukaat aangesloten. Merces verwacht dat<br />
ook na 1 januari 2006 de afwezigheid wordt vastgelegd in Edukaat, via deze weg<br />
wordt immers ook de arbodienst bereikt (er is een semi-automatische koppeling met<br />
Commit, ArboUnie en twee kleinere arbodiensten). Of het ook in CASO terecht komt<br />
is niet aan de orde geweest.<br />
Metrium<br />
Metrium verzorgt de administratie voor zo’n 700 scholen in het noorden <strong>van</strong> het land.<br />
Ongeveer 80 procent is afkomstig uit het primair onderwijs (telling personeelsleden),<br />
de rest uit het VO en enkele scholen uit andere sectoren Tot nu toe bellen en mailen<br />
de meeste scholen de mutaties door, een klein deel doet dit via internet. Alle meldingen<br />
worden door het AK ingevoerd in Optim (dit systeem is vergelijkbaar met Edu-
kaat) en doorgegeven aan de arbodiensten (onder andere Ardyn en ArboUnie) en<br />
CASO.<br />
Met de Verzuimmeester werkt men niet, wel heeft men een afleiding er<strong>van</strong> ‘de Verzuimjuf’<br />
uitgezet onder scholen. Over een half jaar gaat men echter over op een<br />
nieuw systeem waar alle scholen via internet op aangesloten worden. Dit heet PSOD<br />
(Personeel en Salaris On Demand). PSOD heeft ook een poortwachterbeheersmodule.<br />
3.2.5 VO-instellingen die geen gebruik <strong>van</strong> CASO maken<br />
Gesproken is met een medewerkster <strong>van</strong> de Centrale Directie <strong>van</strong> de OMO-groep<br />
(administratief) en een accountmanager <strong>van</strong> Raet.<br />
OMO-groep<br />
Sinds 2004 werkt de OMO-groep (bevoegd gezag voor 45 VO-scholen) met HR Acces,<br />
wat een ziekteregistratiemodule en een Poortwachterbegeleidingsmodule heeft.<br />
Scholen kunnen hiermee zelf verzuim<strong>rapport</strong>ages maken. De scholen voeren hun<br />
verzuimmutaties decentraal in HR Acces in. De personeelsmutaties worden centraal<br />
ingevoerd, de scholen leveren die grotendeels nog via formulieren aan. De feitelijke<br />
loonbetaling verloopt via GMAL <strong>van</strong> Raet.<br />
Scholen hebben enige vrijheid in de ziekmeldingsprocedure intern en geven zelf de<br />
meldingen door aan de arbodienst (er zijn verschillende arbodiensten). De OMOgroep<br />
is bezig afspraken te maken met arbodiensten over koppeling, zodat verzuim<br />
in de toekomst niet meer ‘handmatig’ aan de arbodienst gemeld hoeft te worden. In<br />
principe wordt àlle verzuim in HR Acces ingevoerd. De Centrale Directie probeert<br />
daar ook zo goed mogelijk op toe te zien, maar kan niet waarborgen dat nooit iets<br />
vergeten wordt.<br />
De meeste instellingen ervaren het nieuwe verzuimregistratiesysteem als een verbetering.<br />
Een enkele school had wel moeite het eigen oude registratiesysteem in Access<br />
of Excel los te laten. Ook Centraal zegt men het huidige systeem als een verbetering<br />
te ervaren “CASO is te weinig flexibel”. Men heeft in het begin wel extra werk<br />
gehad met het systeem, maar men verwacht niet anders bij een overstap. Daarbij<br />
komt dat OMO de eerste onderwijsgroep is die het systeem gebruikt. Allerlei aanpassingen,<br />
onder andere in verband met de verplichte wettelijke gegevensleveringen<br />
aan CFI en Vf, moesten achteraf nog aangebracht/verbeterd worden.<br />
Raet<br />
Volgens de vertegenwoordiger <strong>van</strong> Raet is de meerwaarde <strong>van</strong> HR Acces vooral dat<br />
het veel meer HRM-mogelijkheden biedt dan Edukaat. Scholen zullen hier steeds<br />
meer behoefte aan krijgen, mede in verband met nieuwe wetgeving. HR Acces is<br />
29
30<br />
volgens Raet ook goedkoper voor de scholen dan CASO. Reden zou zijn dat CASO<br />
voor elk subdienstverband een aparte berekening maakt (dienstverband is eenheid),<br />
terwijl bij Raet de persoon <strong>van</strong> de werknemer de eenheid is, en de prijs niet afhangt<br />
<strong>van</strong> het aantal dienstverbanden. Het systeem zou zich daarmee in twee tot drie jaar<br />
moeten terugverdienen. De vertegenwoordiger <strong>van</strong> Raet (een accountmanager) is<br />
momenteel met meerdere grote scholengroepen in gesprek. Hij verwacht dat dit jaar<br />
nog enkele daar<strong>van</strong> zullen overstappen op HR Access.<br />
3.2.6 Verzuimmeester<br />
De verzuimmeester is een internetapplicatie die door het Ver<strong>van</strong>gingsfonds is ontwikkeld<br />
en waar scholen in het PO en VO kosteloos aan kunnen deelnemen. Doel<br />
<strong>van</strong> het systeem is verzuimbeheersing (met behulp <strong>van</strong> een reïntegratievolgsysteem)<br />
en produceren <strong>van</strong> verzuimkengetallen (managementinformatie). Het reïntegratievolgsysteem<br />
geeft ondersteuning bij het standaard traject <strong>van</strong> de Wet Verbetering<br />
Poortwachter. Scholen kunnen ook zelf hun eigen actiemomenten erin zetten. Het<br />
systeem bevat een <strong>rapport</strong>agemodule waarmee scholen verzuimkengetallen kunnen<br />
uitdraaien, naar eigen wens. Ze kunnen bijvoorbeeld zelf eenheden definiëren, waarnaar<br />
het verzuim wordt uitgesplitst en zelf duurklasse-indelingen maken. De personeelsinformatie<br />
kunnen de scholen desgewenst <strong>van</strong>uit CASO laten inlezen. Deze informatie<br />
wordt tot 1 oktober 2005 maandelijks ververst, daarna dagelijks. Tot 1 oktober<br />
2005 kunnen scholen de verzuimmutaties uitsluitend handmatig invoeren. Vanaf<br />
oktober 2005 kunnen zowel de verzuimgegevens, als de personeelsgegevens dagelijks<br />
<strong>van</strong>uit CASO worden ingelezen. Instellingen kunnen dan kiezen of ze zelf invoeren,<br />
<strong>van</strong>uit CASO inlezen, danwel een combinatie <strong>van</strong> beiden. Ook is sinds kort elektronische<br />
koppeling mogelijk met de arbodiensten.<br />
Ultimo 2005 (einde 4 e kwartaal 2004), hebben 618 besturen zich aangemeld bij de<br />
Verzuimmeester. Onder deze besturen vallen in totaal 138.824 personeelsleden. Dit<br />
is 48 procent <strong>van</strong> de doelpopulatie, te weten het totale VO en PO. De representativiteit<br />
<strong>van</strong> de aangemelden ziet er op het oog goed uit. Er zijn geen aanwijzingen dat<br />
bepaalde typen scholen meer interesse voor het systeem hebben dan anderen. Aansluitingsgraad<br />
<strong>van</strong> PO en VO is ook gelijk. Of de school groot of klein is, lijkt ook niet<br />
uit te maken.<br />
Aanmelding gaat echter lang niet altijd gepaard gaat met actief gebruik <strong>van</strong> het systeem.<br />
Op dit moment heeft men geen zicht op het daadwerkelijke gebruik. In juli 2005<br />
verwacht men hierop meer zicht te krijgen, omdat dan een applicatie zal draaien<br />
waarmee men het internetverkeer kan monitoren. Het Ver<strong>van</strong>gingsfonds verwacht<br />
een toename <strong>van</strong> het gebruik als in oktober 2005 de koppelingen met arbodiensten<br />
en CASO zijn gerealiseerd.<br />
Wat verzuimkengetallen en achtergrondkenmerken betreft is de Verzuimmeester volledig<br />
toegespitst op het onderwijs.
3.2.7 Ver<strong>van</strong>gingsfonds<br />
Het Ver<strong>van</strong>gingsfonds (Vf) verzamelt tweejaarlijks een aantal verzuim- en ver<strong>van</strong>gingskengetallen<br />
op geaggregeerd niveau: één keer over de eerste helft <strong>van</strong> het<br />
schooljaar en één keer over het gehele schooljaar. Het AVR-systeem functioneert<br />
sinds 1995 en in de huidige database kan teruggekeken worden tot 1998. Het systeem<br />
levert de volgende kengetallen en ver<strong>van</strong>gingskengetallen op schoolniveau,<br />
voor zowel het totale personeel, als voor het onderwijzend en ondersteunend personeel<br />
afzonderlijk:<br />
- totale ziekteverzuimpercentage;<br />
- totale afwezigheidspercentage;<br />
- ziekteverzuimpercentage in zes leeftijdscategorieën;<br />
- ziekteverzuimpercentage <strong>van</strong> mannen en vrouwen afzonderlijk;<br />
- ziekmeldingsfrequentie;<br />
- vier verschillende ver<strong>van</strong>gingskengetallen (wel of niet bekostigd door Vf versus<br />
ziekte/overig verlof);<br />
- totaal en gemiddeld aantal personeelsleden en fte’s;<br />
- procentuele verdeling in leeftijdsgroepen en naar geslacht.<br />
Tot nu toe zijn alle VO en PO instellingen verplicht deze kengetallen te leveren. De<br />
dekkingsgraad in 99,5 procent. Circa driekwart <strong>van</strong> instellingen laten de kengetallen<br />
via CASO leveren, de overigen via andere systemen. Vanaf 1 januari 2006 geldt dit<br />
alleen nog voor het PO. De verzuimkengetallen worden niet geheel conform de landelijke<br />
standaard berekend: er vindt geen parttimercorrectie plaats, verzuimgevallen<br />
kunnen langer dan twee jaar doorlopen en de observatieperiode is het schooljaar<br />
(exclusief de grote vakantieperiode) in plaats <strong>van</strong> het kalenderjaar. Het Vf is <strong>van</strong> plan<br />
de parttimercorrectie in te gaan voeren. Een aansluiting bij de landelijk gebruikelijke<br />
observatieperiode <strong>van</strong> een kalenderjaar is nog niet voorzien. Ook is niet voorzien in<br />
het afkappen <strong>van</strong> het verzuim op 1 en/of 2 jaar, zoals ook landelijk gebeurt.<br />
Primaire doel <strong>van</strong> de verzuimcijfers is probleemscholen te selecteren: scholen met<br />
een systematisch hoog ziekteverzuim. Deze scholen worden bezocht een regioadviseur<br />
om na te gaan of en hoe het verzuim kan worden aangepakt. Sinds een paar<br />
jaar worden de verzuimcijfers ook op de website gepubliceerd. Scholen kunnen zo<br />
benchmarkinformatie opvragen. De benchmarkgegevens zijn geaggregeerd op het<br />
niveau <strong>van</strong> regio (vier regio’s) , om<strong>van</strong>g (klein, midden, groot) en denominatie (vier<br />
categorieën). De verzuimcijfers op schoolniveau worden beschikbaar gesteld ten behoeve<br />
<strong>van</strong> onderzoek. De gegevens wordt vastgelegd in ASCII-databestand en zijn<br />
met bijvoorbeeld SPSS te bewerken.<br />
31
32<br />
3.2.8 Informatiebesluiten/CFI<br />
Informatiebesluiten binnen het onderwijs geven aan welke informatie de schoolbesturen<br />
verplicht moeten opleveren aan OCW. Op 1 maart 2005 is de wijziging in de Wet<br />
op het primair onderwijs en de Wet op de expertisecentra aangenomen. Op 17 maart<br />
is het Besluit informatievoorziening WPO en WEC gepubliceerd in de Staatscourant<br />
en dus geldig geworden (zie www.overheid.nl). Reden voor dit besluit is te waarborgen<br />
dat scholen alle informatie slechts één keer hoeven op te leveren (administratieve<br />
lastenverlichting) en deze volgens een vast format leveren. Elke instantie die informatie<br />
nodig heeft over het onderwijs, kan hiervoor in het centrale systeem (te beheren<br />
door CFI) terecht. De bedoeling is dat instellingsgegevens openbaar worden<br />
(te raadplegen via website), en tot personen herleidbare gegevens alleen met speciale<br />
toestemming. Waarschijnlijk gaat dit via het CBS lopen.<br />
Verplichte informatie moet aan één <strong>van</strong> de twee criteria voldoen: nodig ofwel voor<br />
bekostiging ofwel voor beleid.<br />
In het besluit is nog niet aangegeven welke verzuiminformatie precies moet worden<br />
opgeleverd. Hiervoor moet nog een ministeriële regeling worden opgesteld. De bedoeling<br />
is vooralsnog dat de PO-scholen alle informatie leveren, zoals het Ver<strong>van</strong>gingsfonds<br />
die nu opvraagt via de ‘Verzuimwijzer’ (verzuim en verlof). Scholen zijn<br />
vrij te kiezen hoe de informatie wordt opgeleverd: via een zelf ingevuld formulier, via<br />
het AK of via CASO.<br />
In het Besluit informatievoorziening WVO is niets opgenomen over levering <strong>van</strong> ziekteverzuimcijfers.<br />
Bij een herziening <strong>van</strong> dit besluit zou dit alsnog opgenomen moeten<br />
worden, op dezelfde manier als in het PO.<br />
Maandafslagen CASO<br />
Vanuit de maandelijkse afslagen uit CASO, bezit CFI gegevens over het verzuimde<br />
aantal FTE’s. Door deze te delen door het totaal aantal FTE’s kan een verzuimpercentage<br />
berekend worden 6 .<br />
3.2.9 BVE- en HOO-monitor<br />
In deze twee onderwijssectoren wordt het verzuim op geaggregeerd niveau gemonitord,<br />
volgens een vaste systematiek. Aanleiding hiervoor vormden de arboconvenanten.<br />
De systematiek is vastgelegd in de ‘Toolkit verzuimregistratie en analyse’ 7 .<br />
6 We hebben verder geen achtergrondinformatie over de totstandkoming er<strong>van</strong>.<br />
7 W. Falcke, D. Verbaan e.a. (2002). Toolkit verzuimregistratie en analyse. Falke en Verbaan/TNO Arbeid/CQ<br />
Procesmanagement, <strong>rapport</strong>nummer 02511. Te <strong>download</strong>en via:<br />
http://www.arboservicepunthoo.nl/<strong>download</strong>s/verzuimregistratie/toolkit_verzuimregistratie.pdf
Doel <strong>van</strong> de toolkit is:<br />
1. kwaliteit <strong>van</strong> registratie in instellingen optimaliseren, door de interne procesgang<br />
<strong>van</strong> ziekmelding tot registratie goed vast te leggen;<br />
2. sectorale verzuimcijfers leveren, die mede als benchmark voor instellingen<br />
dienen;<br />
3. instellingen input geven betreffende hun eigen verzuim (via instellings<strong>rapport</strong>ages);<br />
4. benchmark <strong>van</strong> de onderwijssector met andere sectoren mogelijk maken.<br />
Deelname aan de verzuimmonitor houdt in dat instellingen jaarlijks geaggregeerde<br />
en geüniformeerde cijfers naar een centraal verzamelpunt sturen. De BVE-sector beschikt<br />
sinds 2002 over sectorcijfers. In HOO zijn al langer sectorcijfers beschikbaar,<br />
maar deze werden niet geheel conform de landelijke richtlijnen en volgens voor alle<br />
instellingen uniforme definities berekend. In het kader <strong>van</strong> de BVE- en HOOarboconvenanten<br />
is er bewust voor gekozen om ‘de basis’ in orde te krijgen: een<br />
goede onderliggende verzuimregistratie door de school zelf en bewustmaking <strong>van</strong> de<br />
school <strong>van</strong> het belang er<strong>van</strong>.<br />
Kengetallen die verzameld worden<br />
De volgende kengetallen worden volgen de toolkit standaard opgeleverd:<br />
- het totale verzuimpercentage;<br />
- de meldingsfrequentie;<br />
- de gemiddelde verzuimduur;<br />
- het 12-maands voortschrijdend gemiddeld verzuimpercentage.<br />
Uit de toolkit zelf valt niet op te maken over welke periode de cijfers centraal verzameld<br />
worden en naar welke achtergrondkenmerken het verzuim wordt uitgesplitst.<br />
BVE<br />
In principe doen alle instellingen in de sectoren mee aan deze monitoring, de gemiddelde<br />
dekkingsgraad ligt hoger dan 90 procent. Voor een kleine driekwart <strong>van</strong> de<br />
BVE-instellingen worden de kengetallen via Edukaat/CASO geleverd. Het aandeel<br />
instellingen dat een eigen PI/salarissysteem heeft is echter groeiende. Verzameling<br />
en bewerking tot sectorgemiddelden gebeurt binnen het Arboservicepunt BVE. Het<br />
systeem is niet alleen voor de monitoring <strong>van</strong> het arboconvenant bedoeld, maar is<br />
ook na afloop er<strong>van</strong> geborgd. Op de website <strong>van</strong> het arboservicepunt zijn voor de jaren<br />
2003 en 2004 uitgebreide sector<strong>rapport</strong>ages te vinden, gemaakt door Merces 8 .<br />
8 http://www.arboservicepuntbve.nl/html/verzuimregistratie/verzuimcijfers.shtml<br />
33
34<br />
Hierin zijn de volgende kengetallen te vinden:<br />
- verzuimpercentage totaal en verzuimpercentage eerste ziektejaar;<br />
- gemiddelde verzuimduur totaal en op basis <strong>van</strong> eerste ziektejaar;<br />
- meldingsfrequentie.<br />
uitgesplitst naar:<br />
- combinatie <strong>van</strong> leeftijd en geslacht;<br />
- combinatie <strong>van</strong> geslacht en functiesoort;<br />
voor de volgende perioden:<br />
- maanden;<br />
- kwartalen;<br />
- jaren.<br />
HBO en universiteiten<br />
Ook in deze sectoren is de dekkingsgraad hoger dan 90 procent. Het HOO maakt<br />
met circa 30 procent veel minder gebruik <strong>van</strong> Edukaat/CASO dan de BVE-sector.<br />
Verzameling, berekening <strong>van</strong> sectorcijfers en verspreiding gebeurt via respectievelijk<br />
de HBO-raad en de VSNU. Het systeem is niet alleen voor de monitoring <strong>van</strong> het arboconvenant<br />
bedoeld, maar is ook na afloop er<strong>van</strong> geborgd.<br />
3.3 Conclusie over de bronnen<br />
Voorbehoud<br />
In de paragrafen 3.1 en 3.2 is verslag gedaan <strong>van</strong> hetgeen in de interviews met instellingen<br />
en bronnen te berde is gebracht. In sommige gevallen kon de mondeling<br />
verkregen informatie aangevuld worden met <strong>rapport</strong>ages afkomstig <strong>van</strong> deze bronnen<br />
(zelf opgespoord via internet of ons toegestuurd door de geïnterviewde). Wij<br />
moeten enig voorbehoud maken bij hetgeen wij hierover vermeld hebben in het verslag:<br />
het is onze weergave <strong>van</strong> hetgeen de geïnterviewde verteld heeft. Beseft moet<br />
dat hetgeen de geïnterviewden verteld hebben, wellicht niet altijd helemaal klopt. Het<br />
‘verzuimregistratieproces’ heeft veel actoren en facetten, die één persoon zelden volledig<br />
kan overzien. We gaan er echter <strong>van</strong>uit dat de informatie zoals we die verkregen<br />
hebben, voldoende is om de grote lijnen zichtbaar te krijgen. Daar waar details<br />
over systemen of processen weergegeven zijn, is de weergave mogelijk niet geheel<br />
in overeenstemming met de (formele) werkelijkheid.<br />
Totstandkoming conclusies<br />
Hieronder volgen per bron onze conclusies over de geschiktheid <strong>van</strong> de bronnen als<br />
basis voor verzuimmonitoring. Hiertoe hebben wij de informatie uit de verschillende<br />
interviews gecombineerd en geïnterpreteerd.
CBS – Nationale verzuimstatistiek<br />
Het CBS gebruikt voor de NVS de verzuimgegevens <strong>van</strong> de zes grootste arbodiensten<br />
en koppelt deze aan informatie <strong>van</strong> dienstverbanden, afkomstig <strong>van</strong> UWV. De<br />
CBS-cijfers zijn om meerdere redenen niet geschikt voor toekomstige verzuimmonitoring<br />
<strong>van</strong> het onderwijs. Belangrijkste reden is dat de verzuimkengetallen zoals het<br />
CBS die voor het onderwijs berekent, verre <strong>van</strong> betrouwbaar lijken te zijn. Met name<br />
de gegevens over de dienstverbanden (die op een indirecte, foutengevoelige weg<br />
verkregen worden) lijkt weinig accuraat wat de sector onderwijs betreft. Verder geldt<br />
dat de CBS-cijfers naar slechts een beperkt aantal achtergrondkenmerken uitgesplitst<br />
kunnen worden (alleen persoonskenmerken, geen schoolkenmerken).<br />
Overwogen zou kunnen worden om in samenwerking met het CBS de oorzaken <strong>van</strong><br />
de onbetrouwbaarheid <strong>van</strong> de cijfers proberen op te sporen en te herstellen. De bron<br />
zal echter nooit beter worden dat zijn toeleveranciers (=de arbodiensten), en deze<br />
gaat naar verwachting in ten minste enige mate afkalven (zie onder).<br />
Ten slotte is voor de toekomst, mede <strong>van</strong>wege de aanstaande liberalisering <strong>van</strong> de<br />
aansluitingsplicht bij arbodiensten, onzeker of de informatie over de ‘teller’ <strong>van</strong> de<br />
verzuimcijfers compleet zal blijven. De continuïteit <strong>van</strong> deze bron is daardoor niet te<br />
waarborgen.<br />
Arbodiensten<br />
Om meerdere redenen zijn de arbodiensten niet geschikt als bron voor de verzuimmonitoring<br />
in het onderwijs: de registraties bevatten geen informatie over andere verlofvormen<br />
dan ziekteverzuim en geen betrouwbare noemerinformatie (=geen actuele<br />
en volledige personeelsregistratie, en daarmee ook niet <strong>van</strong> achtergrondkenmerken).<br />
Ook is de verwachting dat een groeiend deel <strong>van</strong> de instellingen selectief gaat melden<br />
aan de arbodienst, namelijk alleen verzuim waar de arbodienst actie op moet<br />
ondernemen – een gang <strong>van</strong> zaken die ook nu al voorkomt, en waar<strong>van</strong> we in dit onderzoek<br />
enkele gevallen tegenkwamen. De algemene verwachting is verder dat<br />
steeds meer grotere bedrijven interne arbodiensten gaan oprichten, nu per 1 juli 2005<br />
de Maatwerkregeling <strong>van</strong> kracht gaat worden. De geïnterviewde arbodiensten denken<br />
dat de onderwijssector hierin niet voorop zal gaan lopen, maar dat op den duur<br />
een aantal grote instellingen ook op een eigen interne arbodienst zal overgaan.<br />
Een optie zou kunnen zijn om bij de arbodiensten de verzuimgegevens <strong>van</strong> alle aangesloten<br />
onderwijsinstellingen op te vragen, en deze te koppelen aan informatie <strong>van</strong><br />
het CFI over dienstverbanden, met het BRIN-nummer als sleutel. Dit zou de betrouwbaarheid<br />
<strong>van</strong> de verzuimkengetallen vergroten, en in ieder geval een sterke<br />
verbetering ten opzichte <strong>van</strong> de CBS-cijfers geven. Een probleem blijft dat een groeiend<br />
deel <strong>van</strong> de scholen niet volledig meldt, en dat de instellingen over een groeiend<br />
aantal arbodiensten verdeeld zijn, waarmee afzonderlijke afspraken over levering<br />
gemaakt moeten worden.<br />
35
36<br />
CASO<br />
Verwacht wordt het verzuim <strong>van</strong> het PO de komende vijf jaar nog wel (nagenoeg)<br />
volledig in CASO terecht komt. Niet ondenkbaar is dat de betrouwbaarheid toe is genomen<br />
ten opzichte <strong>van</strong> de valideringsonderzoeken <strong>van</strong> B&A uit de periode 1995-<br />
1998. Sinds de invoering <strong>van</strong> de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) op 1 april in<br />
2002, wordt door scholen steeds meer met geautomatiseerde registratiesystemen<br />
gewerkt. Met deze systemen worden scholen voortdurend alert gemaakt op de al dan<br />
niet terecht openstaande verzuimgevallen.<br />
Verwacht wordt dat het verzuim <strong>van</strong> VO <strong>van</strong>af 1 januari 2006 (als ze uit het Ver<strong>van</strong>gingsfonds<br />
gaan) nog wel vastgelegd wordt bij de administratiekantoren. Verzuiminformatie<br />
blijft immers nodig voor salarisbetaling (zoals reiskosten inhouden en na één<br />
jaar het percentage verlagen) en ook de nieuwe ‘ver<strong>van</strong>gingsverzekeraars’ Loyalis en<br />
het Risicofonds zullen deze gegevens nodig hebben. Er bestaat waarschijnlijk geen<br />
noodzaak meer voor het doorsturen <strong>van</strong> de complete afwezigheidregistratie naar<br />
CASO: de nieuwe verzekeraars zullen naar verwachting niet zoals het Ver<strong>van</strong>gingsfonds<br />
kengetallen eisen. Het overleg hierover met het Risicofonds is echter nog<br />
gaande. Al met al is er op dit moment geen goed zicht op de mate waarin het verzuim<br />
(wellicht uit gewoonte, misschien omdat de verzekeraar dit eist) in CASO vastgelegd<br />
blijft worden. Verwacht kan worden dat op den duur, net als in het HBO, alleen<br />
verzuiminformatie die <strong>van</strong> invloed is op de salarishoogte naar CASO/Payroll<br />
gaat.<br />
Tevens is de verwachting dat de OMO-groep navolging gaat krijgen. Verschillende<br />
spelers zijn momenteel de VO-markt aan het bewerken met complete HRMsystemen<br />
(inclusief verzuimregistratie en beheersingsmodule). Raet verwacht nieuwe<br />
kopers <strong>van</strong> het systeem, en ook Merces biedt een HRM-systeem wat geheel buiten<br />
CASO omgaat. PinkRoccade sluit op de HRM-systemen aan met Payroll, een salarisbetalingssysteem<br />
wat een goedkoper alternatief voor CASO vormt en geen verzuiminformatie<br />
bevat.<br />
Voor BVE, HBO en universiteiten is verzuimmonitoring via CASO geen optie. Zij<br />
leggen ofwel <strong>van</strong> oudsher hun verzuim niet vast in CASO en/of druppelen weg bij<br />
CASO. Deze instellingen hebben of krijgen hun eigen complete systemen.<br />
Alternatieve systemen voor CASO<br />
Zowel softwareleveranciers als sommige algemene administratiekantoren bieden op<br />
dit moment instellingen alternatieve systemen aan voor Edukaat. Een deel daar<strong>van</strong><br />
voorziet in salarisbetaling ‘buiten CASO om’. Vooralsnog richten softwareleveranciers<br />
zich met deze HRM-systemen op instellingen die groot genoeg zijn om zelf te administreren.<br />
Wat het gebruik <strong>van</strong> dergelijke systemen betreft zijn de universiteiten de
voorlopers (100 procent), gevolgd door HBO (70 procent) en BVE (30 procent). In het<br />
VO ligt het percentage nog laag, maar de verwachting is dat dit zal stijgen de komende<br />
jaren. Ten minste één algemeen AK biedt haar scholen een HRM-systeem<br />
aan. Voor het PO worden de komende vijf jaar geen overstappen verwacht, maar<br />
schaalvergroting en veranderingen in financieringswijze (invoering lumpsum), kunnen<br />
ook hier op de langere duur veranderingen tot gevolg hebben.<br />
Administratiekantoren<br />
De administratiekantoren vormen een kwalitatief goede bron <strong>van</strong> verzuiminformatie.<br />
Met de informatie die door hen vastgelegd wordt, kunnen in principe alle door OCW<br />
gewenste kengetallen berekend worden. Naar onze indruk wordt ook alle verzuim<br />
aan het AK doorgegeven: in ieder geval vinden geen systematische uitsluitingen<br />
plaats (hooguit vergeet de instelling wel eens een enkel verzuimgeval te melden).<br />
Nadeel is dat er veel verschillende administratiekantoren zijn 9 , en er ook meerdere<br />
systemen in omloop zijn of zullen komen. Het meest gebruikte systeem is tot nu toe<br />
Edukaat, maar hierin kunnen ontwikkelingen verwacht worden. Dit zou betekenen dat<br />
voor elk systeem ook interfaces ontwikkeld moeten worden waarmee de data in een<br />
vast format worden uitgeleverd ten behoeve <strong>van</strong> de OCW-verzuimregistratie. Anderzijds<br />
wordt vooralsnog (naar schatting) <strong>van</strong> ten minste 80 procent <strong>van</strong> het VO het<br />
verzuim vastgelegd, zodat met één interface al een groot deel ‘afgetapt’ kan worden.<br />
De AK’s hebben voor levering <strong>van</strong> individuele verzuiminformatie toestemming nodig<br />
<strong>van</strong> de bevoegd gezagen. Verzuiminformatie op geaggregeerd niveau, zoals die nu<br />
geleverd wordt aan het Ver<strong>van</strong>gingsfonds, is gemakkelijker te verkrijgen en kan ook<br />
worden verplicht via informatiebesluiten. Al met al is gebruik <strong>van</strong> AK’s als bron voor<br />
verzuimmonitoring op individueel niveau een relatief goede, maar tijdsintensieve en<br />
kostbare procedure.<br />
Verzuimmeester<br />
Wat verzuimkengetallen en achtergrondkenmerken betreft is de Verzuimmeester een<br />
ideaal systeem, omdat het speciaal voor het onderwijs is ontwikkeld. Het percentage<br />
scholen dat het systeem actief gebruikt is echter nog laag. Vanaf juli 2005 zal het Vf<br />
hierover exacte cijfers kunnen geven. Het Ver<strong>van</strong>gingsfonds verwacht een toename<br />
<strong>van</strong> het gebruik als in oktober de koppelingen met arbodiensten en CASO zijn gerealiseerd:<br />
dan kan dagelijks de personeels en verzuiminformatie <strong>van</strong>uit CASO in het de<br />
Verzuimmeester worden gelezen, en worden mutaties ook automatisch doorgemeld<br />
aan de vier grote arbodiensten.<br />
Wij verwachten dat de Verzuimmeester in het VO verdrongen zal worden door complete<br />
HRM-systemen (al dan niet via het algemeen AK). Voor het PO hangt het ge-<br />
9 In het interview met één <strong>van</strong> de twee CASO-contactpersonen, werd aangegeven dat er ongeveer 180<br />
administratiekantoren zijn: 20 zelfstandige/algemene en 160 <strong>van</strong> zelfadministrerende BG’en.<br />
37
38<br />
bruik af <strong>van</strong> wat de AK’s aan eventuele alternatieven gaan bieden. Op dit moment is<br />
onduidelijk of de Verzuimmeester een voldoende grote en representatieve groep gebruikers<br />
<strong>van</strong>uit het PO zal krijgen, om hierop de landelijke monitor te baseren. Vanwege<br />
deze onduidelijkheid mag op dit systeem niet ‘gegokt’ worden. Wel is het systeem<br />
mogelijk geschikt als bron <strong>van</strong> achtergrondinformatie over ziekteverzuim en andere<br />
verlofvormen, gebaseerd op een beperkte groep scholen.<br />
Ver<strong>van</strong>gingsfonds<br />
Het Ver<strong>van</strong>gingsfonds (Vf) verzamelt tweejaarlijks een aantal verzuimkengetallen op<br />
geaggregeerd niveau. Tot nu toe zijn alle VO en PO instellingen verplicht deze kengetallen<br />
te leveren. Vanaf 1 januari 2006 geldt dit alleen nog voor het PO. De verzuimkengetallen<br />
worden niet geheel conform de landelijke standaard berekend. Naar<br />
onze mening zou een volledige aansluiting bij de landelijke standaard een goede<br />
zaak zijn. Dit zou de hoofddoelstelling (scholen met structureel hoog verzuim signaleren)<br />
niet schaden. Wel zou er een trendbreuk ontstaan: het verzuimpercentage zou<br />
lager worden als het afgekapt wordt op twee jaar, en als de grote vakantieperiode<br />
(waarbinnen het verzuim zeer laag is) ook wordt meegenomen.<br />
Informatiebesluiten PO en VO<br />
Om instellingen te verplichten gegevens te leveren in het kader <strong>van</strong> verzuimmonitoring,<br />
is het nodig dit wettelijk vast te leggen in een informatiebesluit (tenzij die zoals<br />
nu via CASO passief gaat). Verplichte informatie wordt vastgelegd door het CFI. In<br />
het onlangs ingevoerde informatiebesluit <strong>van</strong> het PO (voor de overige sectoren gelden<br />
vergelijkbare besluiten), moet via een ministeriële regeling nog worden vastgelegd<br />
welke verzuiminformatie precies moet worden geleverd. De gedachten gaan<br />
daarbij vooralsnog uit naar de kengetallen zoals die nu aan het Vf geleverd moeten<br />
worden. Wij zouden echter adviseren om dan aansluiting te zoeken bij de landelijke<br />
standaard. Voor monitoring op individuele basis – zoals nu via CASO gebeurt –<br />
vormt dit informatiebesluit dus geen basis. Medewerking aan een dergelijke monitoring<br />
kan dus alleen op vrijwillige basis worden verkregen.<br />
In het informatiebesluit voor het VO is niets opgenomen over levering <strong>van</strong> ziekteverzuimcijfers.<br />
Bij een herziening <strong>van</strong> het informatiebesluit zou dit alsnog opgenomen<br />
kunnen worden, op dezelfde wijze als voor het PO.<br />
BVE, HBO en universiteiten<br />
Op dit moment vindt al verzuimmonitoring plaats in deze sectoren, op basis <strong>van</strong> informatie<br />
die de instellingen op geaggregeerd niveau aanleveren aan een centraal<br />
verzamelpunt in de branche. De kengetallen en achtergrondkenmerken die op deze<br />
wijze vastgelegd worden, zijn dus per definitie beperkt. Deze monitoren zijn in het<br />
kader <strong>van</strong> de arboconvenanten tot stand gekomen. De monitor <strong>van</strong> de BVE en HBO<br />
is ook na afloop <strong>van</strong> het convenant geborgd, voor de universiteiten en onderzoeksin-
stellingen is dit nog onduidelijk. De cijfers <strong>van</strong> de BVE- en HBO-instellingen lijken <strong>van</strong><br />
goede kwaliteit, omdat ook de interne procedures geüniformeerd zijn. Binnen de universiteiten<br />
wordt het gemelde verzuim in ‘professionele’ registratiesystemen vastgelegd.<br />
We kunnen er <strong>van</strong>uit gaan dat hieruit verzuimkengetallen kunnen worden berekend,<br />
die voldoen aan de landelijke standaard. Wel zijn door enkele geïnterviewden<br />
twijfels geuit bij de ziekmeldingsdiscipline <strong>van</strong> medewerkers, maar concrete gegevens<br />
hierover zijn er niet.<br />
Indien OCW uitgebreidere informatie wenst dan tot nu toe verzameld wordt, zouden<br />
hiertoe de individuele instellingen benaderd moeten worden (analoog aan wat hierboven<br />
over de AK’s is gemeld).<br />
39
4 TECHNISCH-INHOUDELIJKE SPECIFICATIES VAN DE BRONNEN<br />
In tabel 4.1 zijn de belangrijkste kenmerken <strong>van</strong> de onderzochten bronnen schematisch<br />
weergegeven. Zoals in hoofdstuk 2 aangegeven, hebben wij niet tot in alle details<br />
de systeemkenmerken <strong>van</strong> de bronnen kunnen achterhalen. In tabel 4.1 worden<br />
alleen de grote lijnen weergeven. Deze informatie is voldoende om te kunnen bepalen<br />
welke optie of opties overblijven. Na keuze voor een bepaalde optie (of opties)<br />
kan dit verder verkend worden.<br />
De gebruikte afkortingen in de tabel hebben de volgende betekenis:<br />
++ zeer goed<br />
+ goed<br />
+/- matig<br />
- slecht<br />
T toekomst: periode 2006 – 2010<br />
nu op moment <strong>van</strong> onderzoek: medio 2005<br />
inst. alleen op instellingsniveau, niet op individueel niveau<br />
nvt niet <strong>van</strong> toepassing<br />
? op moment <strong>van</strong> onderzoek (medio 2005) nog onduidelijk<br />
41
kenmerken<br />
42<br />
CBS-NVS raamAD AK’s VO/PO<br />
VO/PO<br />
CASO<br />
PO<br />
CASO<br />
VO<br />
Vf PO CFI/IB<br />
(alleen toekomst) <br />
Verzuimmeester<br />
VO/PO<br />
instellingen<br />
BVE/HOO<br />
BVE+HBOmonitor<br />
basisinformatie<br />
verzuim indiv. +/- +/- + + nu+/T? - - + + - -<br />
personeel indiv. - - + + + - - + + - -<br />
ver<strong>van</strong>ging - - + + nu+/T? + (inst) + (inst) - nvt - -<br />
overig verlof - - + + + + (inst) ? (inst) - nvt - -<br />
universiteitsmonitor<br />
kwaliteit cijfers<br />
dekking +/-<br />
+/- + + nu+/T? + + +/- + + +<br />
betrouwbaarheid - - + + nu+/T? + + ? + + +/-?<br />
representativiteit + + + + nu+/T? + + ? + + +<br />
PUV-conform<br />
+ + + + + - kan + + + + +<br />
verbetermog.<br />
+/- + nvt nvt - + (definities) nvt + (dekking) nvt nvt + (melddisc.)<br />
toekomstbest.<br />
+/- +/- + + - + + +PO/?VO nvt + ?<br />
achtergrondkenmerken<br />
instelling - + (via brin) + + + +/- + + + + +<br />
personeel<br />
+/- +/- + + + - +/- + + - -<br />
ontsluiting<br />
extra kosten<br />
adm. lasten inst.<br />
snelheid cijfers<br />
snelheid opzet<br />
cijfers over 2005<br />
kosten/baten<br />
+ - - +/- +/- + + + - + +<br />
+ + + + + + + + - + +<br />
+/- +/- +/- +/- +/- + + + +/- +/- +/-<br />
+ - - + + + - ? - + +<br />
+ + +/-? + + + - + + + +<br />
- +/-? - + +/- + + + - + +<br />
eindoordeel - - +/- + +/- ? +/- + - - + +
5 MOGELIJKE SYSTEMEN VOOR TOEKOMSTIGE VERZUIMREGISTRATIE<br />
PER ONDERWIJSSOORT<br />
5.1 Uitgangspunten en overwegingen<br />
Gestelde voorwaarden<br />
Voorafgaand aan het onderzoek heeft het ministerie <strong>van</strong> OCW aangegeven aan welke<br />
specificaties het toekomstige verzuimmonitoringsysteem idealiter moet voldoen.<br />
Zo moeten de cijfers betrouwbaar zijn, moet het verzuim naar duur uitgesplitst kunnen<br />
worden, moeten de cijfers conform de landelijke standaard berekend (kunnen)<br />
worden, moet een uitsplitsing mogelijk zijn naar rele<strong>van</strong>te achtergrondkenmerken <strong>van</strong><br />
instellingen en personeel en moet de bron toekomstbestendig zijn. Voor de verschillende<br />
onderwijssectoren mogen in principe verschillende systemen opgezet worden.<br />
Naar onze mening vormt geen <strong>van</strong> de momenteel beschikbare bronnen de ideale basis<br />
voor verzuimmonitoring. Ofwel de bron voldoet niet aan de technisch-inhoudelijke<br />
specificaties, ofwel de ontsluiting <strong>van</strong> de gegevens kost veel tijd en geld. Ook de (niet<br />
nader onderzochte) verzuimregistratie op basis <strong>van</strong> door werknemers zelfge<strong>rapport</strong>eerd<br />
verzuim kan geen stevig fundament vormen voor dè verzuimregistratie <strong>van</strong> de<br />
onderwijssector.<br />
Belangrijkste randvoorwaarden voor methodekeuze<br />
Om ‘de ideale bron voor verzuimmonitoring’ niet bestaat moeten prioriteiten worden<br />
gesteld. Tijdens de tussentijdse bijeenkomst met de begeleidingscommissie in april<br />
2005 is aangegeven dat in ieder geval de volgende eisen ‘hard’ zijn:<br />
- de verzuimkengetallen moeten betrouwbaar zijn (= een goede weergave <strong>van</strong><br />
de werkelijkheid);<br />
- de bron moet toekomstbestendig tot 2010 zijn.<br />
Daarnaast geldt dat hoe groter de directe betrokkenheid <strong>van</strong> OCW bij de onderwijssector<br />
is, hoe meer detailinformatie nodig is. De betrokkenheid <strong>van</strong> OCW neemt in de<br />
volgende volgorde af: PO, VO, BVE, HBO, onderzoeksinstellingen en universiteiten.<br />
Wij concluderen hieruit dat in ieder geval voor het primair en voortgezet onderwijs detailinformatie<br />
over het ziekteverzuim beschikbaar moet komen, en dat voor HBO en<br />
universiteiten globale informatie volstaat.<br />
Individuele versus geaggregeerde verzuimgegevens<br />
Wanneer de verzuimgegevens op een basaal, individueel niveau verzameld worden,<br />
geeft dit de meeste mogelijkheden: er kan een groot aantal verzuimkengetallen berekend<br />
worden, dat behalve naar schoolkenmerken ook naar een groot aantal perso-<br />
43
44<br />
neelskenmerken (zoals leeftijd, geslacht, parttimerfractie en functie) uitgesplitst kan<br />
worden. Wanneer gegevens op geaggregeerd niveau worden verzameld, moet het<br />
aantal uitsplitsingen naar persoonskenmerken beperkt blijven.<br />
Voor de mogelijkheden om naar instellingskenmerken uit te splitsen maakt het niet<br />
uit of de gegevens geaggregeerd of individueel zijn: wanneer het BRIN-nummer bekend<br />
is, kan altijd een koppeling gelegd worden tussen verzuimgegevens en andere<br />
instellingsgegevens.<br />
Achteraf corrigeren of afwijkingen accepteren?<br />
Sinds 1995 vormt CASO de basis <strong>van</strong> de verzuimmonitoring <strong>van</strong> het PO en VO. Bij<br />
de opzet <strong>van</strong> deze verzuimmonitor bleek dat niet alle verzuim op correcte wijze in<br />
CASO terecht kwam. In de periode 1995 – 1998 zijn daarom alle ‘verdachte’ verzuimgevallen<br />
gecorrigeerd. Dit gebeurde deels op basis <strong>van</strong> redeneringen over interne<br />
consistentie, deels door navraag bij de betreffende instellingen. De verzuimkengetallen<br />
werden berekend op basis <strong>van</strong> de gecorrigeerde basisgegevens. Na toepassing<br />
<strong>van</strong> deze correcties werd het verzuimpercentage lager. In 1995 ging het om een<br />
verlaging <strong>van</strong> 0,2 tot 0,5 procentpunt, afhankelijk <strong>van</strong> de sector 10 .<br />
Met ingang <strong>van</strong> 1999 is de correctieprocedure vereenvoudigd: na berekening <strong>van</strong> de<br />
‘vuile’ verzuimkengetallen worden deze ‘geschoond’ op basis <strong>van</strong> de correctiefactoren<br />
zoals bepaald in de periode 1995-1998. De individuele basisgegevens worden<br />
niet langer gecorrigeerd.<br />
De arbodiensten gaven in de interviews aan dat scholen een relatief slechte discipline<br />
hebben in het hersteld melden. Er zijn echter tegenwoordig meer ‘correctiemomenten’<br />
dan voorheen, die kunnen leiden tot ‘hersteldmelding met terugwerkende<br />
kracht’ in het registratiesystemen <strong>van</strong> de administratiekantoren en in CASO: de 13 e -<br />
weeksmelding aan UWV, de verminderde loondoorbetaling na 1 jaar en het plan <strong>van</strong><br />
aanpak dat bij 8 weken verzuim gemaakt moet worden. Veel instellingen werken ook<br />
met ‘poortwachterbeheerssystemen’ waarin het minder waarschijnlijk is dan vroeger,<br />
dat verzuimgevallen ongemerkt lange tijd ten onrechte open blijven staan, terwijl de<br />
betreffende werknemer het werk hervat heeft.<br />
Al met al verwachten wij dat het verzuim in CASO nu minder vervuild zal zijn dan in<br />
de periode 1995-1998. Ook ligt het verzuim nu op een lager niveau dan destijds. Dit<br />
betekent dat ofwel de correctiefactoren opnieuw berekenend moeten worden, ofwel<br />
dat OCW moet accepteren dat de cijfers enige mate vervuild zijn (en daarmee iets te<br />
hoog uitvallen).<br />
Vóór het accepteren <strong>van</strong> enige afwijking pleiten de volgende argumenten:<br />
10 Hoffius, R., J. Simons, M. Touw, M. Knotter, J. Klein-Hesselink & E. Braam (1997). Ziekteverzuim Primair<br />
en Voortgezet Onderwijs 1995/1996: Technisch <strong>rapport</strong>. Den Haag: B&A Groep.
- ook in andere verzuimregistraties <strong>van</strong> andere sectoren (waaronder de landelijke<br />
<strong>van</strong> het CBS) zal zich enige mate <strong>van</strong> vervuiling voordoen;<br />
- verzuimsystemen <strong>van</strong> scholen zelf en die <strong>van</strong> het ver<strong>van</strong>gingsfonds (of een<br />
toekomstige CFI-registratie) zullen op vergelijkbare wijze vervuild zijn;<br />
- het verlaagt de kosten <strong>van</strong> de monitoring aanzienlijk;<br />
- de verzuimkengetallen kunnen sneller na het verstrijken <strong>van</strong> de observatieperiode<br />
beschikbaar komen.<br />
Wellicht is het wenselijk dat éénmalig een valideringsonderzoek wordt uitgevoerd op<br />
een steekproef <strong>van</strong> verzuimgevallen, om zo zicht te krijgen op de aard en de om<strong>van</strong>g<br />
<strong>van</strong> de vervuiling. Wij denken daarbij aan een vergelijkbare methode als in 1995-<br />
1998, maar op basis <strong>van</strong> een kleiner aantal verzuimgevallen.<br />
5.2 Systemen geschikt voor het PO<br />
Voor het PO zijn de volgende twee mogelijkheden beschikbaar en geschikt:<br />
1. CASO blijven hanteren met nieuwe correctiefactoren of zonder correctiefactoren<br />
(<strong>van</strong>wege vermoedelijk verbeterde registratiediscipline). Voordeel: veel detailinformatie,<br />
nadeel: niet snel na kalenderjaar beschikbaar.<br />
2. Via het Besluit informatievoorziening WPO bij alle instellingen geaggregeerde<br />
verzuimcijfers opvragen, die qua definitie aansluiten bij de landelijke standaard<br />
voor verzuimregistratie (verplichte levering aan CFI, en mede te gebruiken door<br />
Ver<strong>van</strong>gingsfonds, te verwerken tot jaarlijkse <strong>rapport</strong>age).<br />
CASO geeft voldoende betrouwbare en gedetailleerde informatie op individueel niveau,<br />
maar de snelheid waarmee de verzuimcijfers beschikbaar komen is laag en de<br />
bestendigheid voor de verder gelegen toekomst (na 2010) is onduidelijk. Via de<br />
tweede optie (verplichte levering <strong>van</strong> geaggregeerde cijfers) kan eveneens voldoende<br />
betrouwbare informatie verkregen worden. De toekomstbestendigheid er<strong>van</strong> kan<br />
gegarandeerd worden via het informatiebesluit PO. Voordeel hier<strong>van</strong> is dat <strong>van</strong> alle<br />
instellingen integraal, en redelijk snel informatie verkregen kan worden, uitgesplitst<br />
naar alle mogelijke achtergrondkenmerken <strong>van</strong> instellingen. Nadeel is dat beperkt detailinformatie<br />
over personeel verkregen wordt.<br />
Advies<br />
Wij adviseren om beide opties uit te voeren. Optie 2 is op dit moment niet noodzakelijk,<br />
maar wel verstandig met het oog op toekomst, nu op korte termijn het informatiebesluit<br />
ingevuld moet gaan worden wat de oplevering <strong>van</strong> ziekteverzuiminformatie<br />
betreft. Ook biedt dit een extra continuïteitsgarantie voor het geval ook in het PO de<br />
45
46<br />
bekostiging <strong>van</strong> ver<strong>van</strong>ging via het Vf zou vervallen (hetgeen de registratiediscipline<br />
kan aantasten).<br />
5.3 Systemen geschikt voor het VO<br />
Duidelijk is geworden dat in de komende jaren <strong>van</strong> steeds minder VO-instellingen de<br />
verzuimgegevens in CASO terecht zullen komen. Op dit moment is alleen nog onduidelijk<br />
in welke mate en met welke snelheid deze ‘leegloop’ zal plaatsvinden. Voor het<br />
VO vervalt <strong>van</strong>af 2005 in ieder geval de optie om de verzuimcijfers integraal via<br />
CASO te verzamelen. Voor integrale individuele verzuiminformatie moet daarom<br />
steeds meer teruggevallen worden op de huidige toeleveranciers <strong>van</strong> CASO: de administratiekantoren.<br />
Omdat daartoe echter met alle afzonderlijke administratiekantoren<br />
afspraken gemaakt moeten worden, en <strong>van</strong> elk bevoegd gezag toestemming verkregen<br />
moet worden, is het geen reële optie te proberen over alle VO-instellingen de<br />
individuele verzuimgegevens integraal te verzamelen. Verzameling op individueel niveau<br />
kan alleen steekproefsgewijs plaatsvinden.<br />
Hiermee resteren de volgende twee systeemopties voor het voortgezet onderwijs.<br />
1. Via het aan te passen Besluit informatievoorziening WVO bij alle instellingen<br />
geaggregeerde verzuimcijfers opvragen en laten vastleggen door CFI. Voordeel<br />
hier<strong>van</strong> is dat <strong>van</strong> alle instellingen integraal, en redelijk snel informatie<br />
verkregen kan worden, uitgesplitst naar alle mogelijke achtergrondkenmerken<br />
<strong>van</strong> instellingen. Nadeel is dat beperkt detailinformatie naar personeelskenmerken<br />
verkregen wordt.<br />
2. Via CASO, administratiekantoren en/of verzuimmeester bij een steekproef <strong>van</strong><br />
scholen op vrijwillige basis informatie individuele verzuiminformatie aftappen,<br />
ten behoeve <strong>van</strong> detailinformatie over het verzuim <strong>van</strong> personeelsgroepen.<br />
Advies<br />
Wij adviseren om in ieder geval voor optie 1 te kiezen. Dit kan desgewenst worden<br />
aangevuld met optie 2. Bij de keuze voor optie 2 moet door OCW een goede afweging<br />
gemaakt worden tussen de meerwaarde <strong>van</strong> de informatie en de kosten er<strong>van</strong>.<br />
5.4 Monitoringsystemen voor de overige sectoren<br />
De sectororganisaties binnen BVE en HOO verzamelen geaggregeerde gegevens<br />
<strong>van</strong> instellingen. Individuele gegevens <strong>van</strong> instellingen worden niet op één of meer<br />
centrale punten vastgelegd, uitgezonderd het deel <strong>van</strong> de BVE-instellingen dat ge-
uik maakt <strong>van</strong> Edukaat. Voor verzameling <strong>van</strong> individuele gegevens zouden voor<br />
een groot deel afzonderlijke instellingen benaderd en afgetapt moeten worden. De<br />
kosten hier<strong>van</strong> wegen naar onze mening niet op tegen de baten. We adviseren OCW<br />
daarom om voor monitoring <strong>van</strong> BVE en HOO gebruik te maken <strong>van</strong> de bij de sectorale<br />
(werkgevers)organisaties beschikbare geaggregeerde informatie en hierover met<br />
hen in overleg te treden.<br />
5.5 Uitvoering<br />
De uitvoering <strong>van</strong> de monitoringopties zoals wij die schetsen, vergt de nodige voorbereidingstijd.<br />
Met de volgende stappen moet rekening gehouden worden:<br />
- interne besluitvorming ministerie over systeemkeuzes verschillende sectoren;<br />
- overleg met Ver<strong>van</strong>gingsfonds over aanpassing definities;<br />
- nadere invulling informatiebesluit PO;<br />
- aanpassing informatiebesluit VO;<br />
- overleg met sectororganisaties;<br />
- informeren administratiekantoren en CASO over gewenste aanpassingen cijfers<br />
‘Ver<strong>van</strong>gingsfonds’;<br />
- aanpassingen binnen CFI in verband met verzamelen en vastleggen instellingsgegevens<br />
ziekteverzuim;<br />
- (eventuele aanbesteding <strong>van</strong>) bewerking en <strong>rapport</strong>age verzuimcijfers.<br />
47