Bezuiniging van 20% kan ik mij niet voorstellen • Brandweermensen

8 Focus
‘We gaan digitaal en maken papier bijna overbodig’
Digitaal documentbeheer
verbetert bedrijfsvoering
en klantvriendelijkheid
‘Nu is iedereen nog gewend om vooral
met papier te werken. Maar dat gaat
veranderen. Door werkprocessen te
digitaliseren in een document -
management-systeem, streven we
ernaar om intern sneller en doelgerichter
te gaan werken. Extern zal dit tot een
betere dienstverlening aan gemeenten,
bedrijven en burgers leiden. Bovendien
gaat het behoorlijke kostenreducties
opleveren. Want naast een flinke
structurele besparing op arbeidsuren- en
kantoorkosten, is digitale opslag van
documenten vele malen goedkoper dan
fysieke opslag. De archiefkasten en
hangmappen hebben dan ook hun
langste tijd gehad.’
Erik Veders:
‘Archiefkasten en hangmappen
hebben hun langste tijd gehad’
Na bij verschillende gemeenten en een commercieel
bedrijf te hebben gewerkt, trad documentair
informatiespecialist Erik Veders een jaar geleden in
dienst van de Brandweer Zuid-Limburg. ‘We gaan
werken aan een geavanceerd, organisatiebreed
digitaal documentair informatiebeheer voor het
korps,‘ vertelt Veders. ‘Tot juni zitten we in een
experimenteerfase. We beschrijven momenteel
werkprocessen van diverse afdelingen om te zien
welke informatie en documenten nodig zijn om een
zaak binnen de vereiste termijnen af te handelen. Het
doel is uiteindelijk te komen tot een uniforme
werkwijze voor het in behandeling nemen van
aanvragen, waarbij het dupliceringen van stukken en
het bijhouden van eigen archieven niet of nauwelijks
meer zullen voorkomen. De documentaire
informatievoorziening die we gaan opzetten, moet
compleet, up to date, beheersbaar en betrouwbaar
zijn. Dat zal de bedrijfsvoering in goede banen leiden,
het terugvinden van de meest actuele informatie
sterk vereenvoudigen en dus heel veel zoek- en
andere arbeidsuren besparen. Ook zal het
samenwerken een stuk makkelijker worden, omdat
ieder die geautoriseerd is, rechtstreeks toegang heeft
tot de meest actuele versie van elk dossier.’
Talrijke voordelen
‘Zeker in een fusie-organisatie als deze, hoef ik
niemand te overtuigen van het nut van een
organisatiebreed en betrouwbaar systeem voor
documentenbeheer,’ heeft Veders al gemerkt. ‘Wel
gaat ook hier de kost voor de baat uit. Je zult eerst
moeten investeren in de juiste systemen, om vrij snel
Tijd- en plaatsonafhankelijk
werken mogelijk
daarna al te kunnen oogsten door volop gebruik te
maken van de voordelen van het digitaal gaan. En die
voordelen zijn talrijk. Naast de besparingen op ruimtes,
arbeidsuren en allerlei kosten van het dupliceren,
verspreiden en opslaan van tienduizenden stukken,
gaat het ook om het stroomlijnen van werkprocessen.
Want door elektronische beschikbaarheid van alle
documenten is de verblijfplaats en status ervan steeds
bekend, en het tijdrovende en inefficiënte printen,
kopiëren en verzenden van papieren documenten niet
meer nodig. Ook heb je gelijk de meest actuele versie
van een document te pakken.’
Met sprongen vooruit
‘De efficiency in een organisatie als deze zal met
sprongen vooruitgaan. Omdat alle informatie altijd
aanwezig en opvraagbaar is, waardoor tijd- en
plaatsonafhankelijk werken mogelijk wordt en ook
het samenwerken beter zal gaan. In digitale
documenten kan veel gemakkelijker iets worden
opgezocht. Iedereen die daartoe bevoegd is, krijgt
snelle toegang tot informatie en kan deze direct
raadplegen via het netwerk. Ook is informatie sneller
en makkelijker te beheren. Zo kun je documenten
groeperen, ongeacht de fysieke locatie. Ik weet dan
ook zeker dat we hier zowel intern als extern veel
voordeel van zullen hebben.’
Kwaliteit en klantgerichtheid
De externe voordelen van het digitaal gaan, zitten
volgens Veders vooral in kortere doorlooptijden,
kwaliteitsverbetering en meer eenduidigheid in de
dienstverlening aan opdrachtgevers, zoals gemeenten,
bedrijven en burgers. ‘Evenementenvergunningen,
brandveiligheidadviezen, gebruiksvergunningen,
controles en alle andere dienstverlening kan daardoor
sneller en beter. Dat moet trouwens ook, want de
wet verplicht overheidsorganisaties de
Gelijk de meest actuele
versie van een document
afhandelingtermijnen van aanvragen te verkorten.
Uit mijn ervaring bij vorige werkgevers weet ik dat
de klantgerichtheid en service door goede digitale
systemen en werkprocessen sterk kunnen verbeteren.’
Zoeken wordt vinden
De organisatie zelf zal dagelijks de voordelen gaan
merken van het delen van informatie en kennis
tussen alle partijen, voorziet Veders. ‘Als op het juiste
moment de noodzakelijke informatie op de juiste
plaats beschikbaar is, wordt zoeken vinden. Daardoor
kunnen projecten sneller uitgevoerd worden. Daar
hebben alle medewerkers profijt van. Voor het
management geldt als extra voordeel dat digitale
werkprocessen belangrijke hulpmiddelen zijn bij het
aansturen van de organisatie. De processen zijn
namelijk optimaal te volgen en het systeem genereert
vanuit verschillende invalshoeken management -
gegevens, waarmee de bedrijfsvoering tijdig en alert
gestuurd en waar nodig bijgestuurd kan worden.’
Focus 9