Jaarverslag 2011 - Clavis
Jaarverslag 2011 - Clavis
Jaarverslag 2011 - Clavis
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Evaluatie functioneren directeur/bestuurder<br />
Jaarlijks voeren de voorzitter en de vicevoorzitter een beoordelingsgesprek met de<br />
directeur/bestuurder. In het gesprek in december <strong>2011</strong> zijn doelstellingen geformuleerd<br />
voor 2012. De Raad van Commissarissen doet suggesties in relatie tot het ondernemingsplan,<br />
relatie met gemeente, tevredenheid huurders, terugkoppeling MT leden,<br />
financiële positie en voortgang projecten.<br />
Belangrijkste bevindingen periodieke beoordeling externe accountant<br />
Minimaal één keer per jaar vindt een bespreking plaats met de accountant en de Raad<br />
van Commissarissen. Hierin wordt de jaarrekening/volkshuisvestingsverslag en de<br />
management-letter besproken. Ook tijdens het pre-audit gesprek is een vertegenwoordiger<br />
van de Raad van Commissarissen aanwezig. Er vindt geen specifieke periodieke<br />
beoordeling plaats.<br />
Onafhankelijk<br />
De Raad van Commissarissen is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van<br />
elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk kunnen functioneren.<br />
De commissarissen hebben geen (neven)functies die in strijd zijn met het belang van<br />
<strong>Clavis</strong>. In de RvC heeft één lid zitting, die tevens lid is van de gemeenteraad van<br />
Terneuzen. Eén lid heeft zitting wiens echtgenote lid is van de gemeenteraad van een<br />
buurgemeente. In de Governance Code wordt vermeld dat de meerderheid van de<br />
Raad van Commissarissen onafhankelijk dient te zijn.<br />
De Raad van Commissarissen is van mening dat zij afdoende maatregelen heeft<br />
genomen om eventuele onverenigbaarheden te voorkomen. Mocht het gaan om een<br />
bepaalde, ongewenste situatie, dan zal de betreffende commissaris zijn functie (tijdelijk)<br />
neerleggen.<br />
Met name in de situatie, waarbij één van de commissarissen, op bindende voordracht<br />
van de Bewonersraad, ook lid is van de raad van de gemeente Terneuzen, is uitvoerig<br />
en indringend met betrokkene gesproken over de mogelijke complicaties daarvan. De<br />
Governance Code geeft aan dat benoeming mogelijk is als de kandidaat-commissaris<br />
niet de volkshuisvestings-portefeuille in de gemeenteraad heeft. Dat is niet het geval.<br />
Bovendien hanteert de gemeente Terneuzen ook een regeling ter voorkoming van<br />
belangenverstrengeling. De betrokken functionaris zal in voorkomende situaties – aldus<br />
is expliciet afgesproken – handelen conform de daarvoor dienende reglementen c.q.<br />
afspraken van de gemeente Terneuzen en van <strong>Clavis</strong>. In het geval van een mogelijk<br />
tegenstrijdig belang zal de betreffende commissaris dit vooraf melden en zich<br />
onthouden van deelname aan de discussie en besluitvorming.<br />
De Raad van Commissarissen is met inachtneming van het bovenstaande onafhankelijk.<br />
Ook leden die op voordracht van de Bewonersraad zijn benoemd vervullen hun<br />
taak zonder last of ruggespraak. Elke belangenverstrengeling of schijn daarvan wordt<br />
vermeden. Mocht zich desondanks een ongewenste situatie voordoen, dan zal ook hier<br />
de betreffende commissaris zijn functie (tijdelijk) neerleggen. Tegenstrijdige belangen<br />
of onverenigbaarheid van belangen van de leden van de Raad hebben zich niet voorgedaan.<br />
50<br />
<strong>Jaarverslag</strong> <strong>2011</strong><br />
9.<br />
INVESTEREN IN<br />
GOVERNANCE<br />
EN TOEZICHT<br />
9.2<br />
TOEZICHT