Jaarverslag 2011 - Clavis

Evaluatie functioneren directeur/bestuurder
Jaarlijks voeren de voorzitter en de vicevoorzitter een beoordelingsgesprek met de
directeur/bestuurder. In het gesprek in december 2011 zijn doelstellingen geformuleerd
voor 2012. De Raad van Commissarissen doet suggesties in relatie tot het ondernemingsplan,
relatie met gemeente, tevredenheid huurders, terugkoppeling MT leden,
financiële positie en voortgang projecten.
Belangrijkste bevindingen periodieke beoordeling externe accountant
Minimaal één keer per jaar vindt een bespreking plaats met de accountant en de Raad
van Commissarissen. Hierin wordt de jaarrekening/volkshuisvestingsverslag en de
management-letter besproken. Ook tijdens het pre-audit gesprek is een vertegenwoordiger
van de Raad van Commissarissen aanwezig. Er vindt geen specifieke periodieke
beoordeling plaats.
Onafhankelijk
De Raad van Commissarissen is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van
elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk kunnen functioneren.
De commissarissen hebben geen (neven)functies die in strijd zijn met het belang van
Clavis. In de RvC heeft één lid zitting, die tevens lid is van de gemeenteraad van
Terneuzen. Eén lid heeft zitting wiens echtgenote lid is van de gemeenteraad van een
buurgemeente. In de Governance Code wordt vermeld dat de meerderheid van de
Raad van Commissarissen onafhankelijk dient te zijn.
De Raad van Commissarissen is van mening dat zij afdoende maatregelen heeft
genomen om eventuele onverenigbaarheden te voorkomen. Mocht het gaan om een
bepaalde, ongewenste situatie, dan zal de betreffende commissaris zijn functie (tijdelijk)
neerleggen.
Met name in de situatie, waarbij één van de commissarissen, op bindende voordracht
van de Bewonersraad, ook lid is van de raad van de gemeente Terneuzen, is uitvoerig
en indringend met betrokkene gesproken over de mogelijke complicaties daarvan. De
Governance Code geeft aan dat benoeming mogelijk is als de kandidaat-commissaris
niet de volkshuisvestings-portefeuille in de gemeenteraad heeft. Dat is niet het geval.
Bovendien hanteert de gemeente Terneuzen ook een regeling ter voorkoming van
belangenverstrengeling. De betrokken functionaris zal in voorkomende situaties – aldus
is expliciet afgesproken – handelen conform de daarvoor dienende reglementen c.q.
afspraken van de gemeente Terneuzen en van Clavis. In het geval van een mogelijk
tegenstrijdig belang zal de betreffende commissaris dit vooraf melden en zich
onthouden van deelname aan de discussie en besluitvorming.
De Raad van Commissarissen is met inachtneming van het bovenstaande onafhankelijk.
Ook leden die op voordracht van de Bewonersraad zijn benoemd vervullen hun
taak zonder last of ruggespraak. Elke belangenverstrengeling of schijn daarvan wordt
vermeden. Mocht zich desondanks een ongewenste situatie voordoen, dan zal ook hier
de betreffende commissaris zijn functie (tijdelijk) neerleggen. Tegenstrijdige belangen
of onverenigbaarheid van belangen van de leden van de Raad hebben zich niet voorgedaan.
50
Jaarverslag 2011
9.
INVESTEREN IN
GOVERNANCE
EN TOEZICHT
9.2
TOEZICHT