Jaarverslag 2011 - Clavis

Vlaanderen Jaarplan 2011 Raad van Commissarissen en in een later stadium
vaststelling van rapportage Strategische Visie en Strategisch Plan
■ Accoord met deelname in het project Kop van Noordstraat en formalisering
middels de ontwikkelovereenkomst
■ Vaststelling Kwartaalrapportages 2011
■ Herbenoeming mevrouw S. Verburg als lid van Raad van Commissarissen
■ Goedkeuring Begroting 2012
Bij de behandeling van de jaarrekening/jaarverslag is de accountant aanwezig om het
jaarverslag en de managementletter toe te lichten en de Raad van Commissarissen te
ondersteunen in zijn toezichthoudende taak.
Naast de reguliere vergaderingen hebben twee extra vergaderingen plaatsgevonden
m.b.t. ontvlechting Marsaki en vaststelling concept-strategische visie.
Andere activiteiten
De Raad van Commissarissen voert éénmaal per twee jaar overleg met de Bewonersraad.
In november 2011 heeft het tweejaarlijks overleg met de Bewonersraad plaatsgevonden.
Daarnaast heeft het jaarlijks overleg met de ondernemingsraad plaatsgevonden
op 22 november 2011.
De RvC is lid van de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties (VTW), waarvan
bijeenkomst(en) zijn bijgewoond. Daarnaast is een vergadering bijgewoond van de
RvC’s van Zeeuws-Vlaamse corporaties. Ook is een door de Zeeuwse directeurenkring
georganiseerde bijeenkomst bijgewoond van de RvC’s van de Zeeuwse corporaties.
Tenslotte heeft de Raad van Commissarissen een workshop Risicomanagement
bijgewoond.
Eénmaal per jaar vindt gezamenlijk overleg met het managementteam plaats. Door
omstandigheden heeft dit in het verslagjaar niet plaatsgevonden.
Commissies
Gezien het beperkte aantal leden van de Raad van Commissarissen is de aanbeveling
om een auditcommissie in te stellen niet opgevolgd.
Inhoudelijk toezicht
De RvC houdt toezicht op risicobeheersing van projecten. Per kwartaal wordt over de
verschillende investeringsprojecten gerapporteerd met risicoberekeningen die duidelijk
moeten maken dat Clavis verantwoord bezig is. Beslismomenten liggen bij aanvang
van een haalbaarheidsonderzoek en na afronding hiervan en altijd voordat externe
verplichtingen worden aangegaan.
Via de kwartaalrapportages krijgt de Raad van Commissarissen inzicht in de behaalde
resultaten en afwijkingen ten opzichte van de begroting. Bij de vaststelling van de
kwartaalrapportage wordt de begroting automatisch bijgesteld.
De RvC heeft inzicht in enerzijds de financieringsbehoefte en anderzijds de verkopen
van onroerend zaken via een kwartaalrapportage. De RvC is van oordeel dat de risico’s
onder controle zijn en dat sprake is van adequate aansturing.
De RvC houdt toezicht op de verbindingen alsof het de toegelaten instelling zelf betreft.
In de verbindingen wordt bestuurlijk gehandeld alsof het de toegelaten instelling betreft.
Inzicht Raad van Commissarissen in in-control-zijn van de organisatie
De directeur/bestuurder rapporteert regelmatig over de administratieve organisatie
en over de interne controle. Via managementletter en accountantsverslag bij de jaarrekening
wordt gerapporteerd over de kwaliteit van AO/IC. Per maand rapporteert de
controller over zijn bevindingen aan de directeur/bestuurder.
Leden van het managementteam wonen (gedeeltelijk) Raad van Commissarissen-
48
Jaarverslag 2011
9.
INVESTEREN IN
GOVERNANCE
EN TOEZICHT
9.2
TOEZICHT