Jaarverslag 2011 - Clavis

42
8. INVESTEREN IN RISICOMANAGEMENT
Risicomanagement
Woningcorporaties zijn zich steeds meer bewust van het nut en de noodzaak van
risicomanagement. Ook Clavis heeft het risicomanagement hoog op de agenda staan.
Het anticiperen op potentiële tegenvallers en mogelijke kansen leidt tot betere resultaten,
een professionele sturing en een goede verantwoording. Daarnaast is een intern
risicobeheersings- en controlesysteem verplicht gesteld in de Governance Code.
Clavis en Woongoed Zeeuws-Vlaanderen willen risicomanagement implementeren in
de organisatie. In samenwerking met de NAR (Nederlandse Adviesbureau voor Risicomanagement)
worden mogelijke risico’s geïnventariseerd en geanalyseerd. Dit leidt tot
een integraal risicoprofiel voor de gebieden beleid & strategie, vastgoed, financiën,
verhuur, communicatie, personeel en interne controle. Dit integrale beeld maakt het mogelijk
te sturen op de belangrijkste risico’s op verschillende niveau’s in de organisatie.
In oktober 2011 is gestart met de risico-inventarisatie. Deze heeft enige vertraging opgelopen.
In januari 2012 is de inventarisatie terug opgepakt . De bedoeling is dat medio
2012 alle risicoprofielen zijn geïnventariseerd en geanalyseerd. Vervolgens zullen de
risico’s periodiek gemonitord worden.
Risicobeheersing- en controlesystemen van de corporatie
Planning & control is het interne beheersingssysteem gericht op het realiseren van de
organisatiedoelstellingen. De instrumenten van de planning (sturing), zoals het ondernemingsplan,
de (meerjaren-)begroting, zijn gericht op sturen en richting geven aan de
organisatie. De instrumenten van control (beheersing), zoals de tussentijdse rapportages
en de jaarrekening, zijn bedoeld om de voortgang van de plannen te meten en,
indien nodig, bij te sturen.
Om de organisatie op koers te houden, is een goed werkend systeem van planning &
control een belangrijke randvoorwaarde. De betrouwbaarheid van de instrumenten in
de planning & control cyclus is afhankelijk van toereikende administratief organisatorische
procedures. Ook het strategisch voorraadbeheer is een van de onderdelen van
de planning & control cyclus. Alle te nemen beslissingen op het gebied van vastgoed
worden aan dit plan getoetst.
Daarnaast beschikt Clavis over een Financieel Statuut. In het periodiek treasury-overleg
tussen directeur/bestuurder en manager Financiën wordt conform dit statuut
gehandeld.
Al enige jaren heeft Clavis een controller in dienst.
De controller houdt zich bezig met het opstellen en uitvoeren van het door de bestuurder
goedgekeurde interne controleplan en doet verbetervoorstellen inzake AO/IC en de
effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen. Verder levert hij een bijdrage aan
risicomanagement en kwaliteitszorg.
Clavis kent een interne auditcyclus. De processen, zoals benoemd in het intern opgestelde
controleplan, zijn conform dit plan door de controller uitgevoerd. In 2011 zijn
audits uitgevoerd ten aanzien van onder andere de volgende processen :
■ Proces Verhuur (mutatieprocedure, huurstandenregister)
■ Proces Onderhoud (aanbestedingsprocedure)
■ Financiën (crediteuren, huurincasso)
■ Verkoop en verwerving vastgoed.
De resultaten van de audits worden besproken in het IC-overleg met de directeur/
bestuurder en vervolgens behandeld in de periodieke MT vergaderingen.
Ook de gepresenteerde resultaten in de kwartaalrapportages zijn nader onderzocht en
daar waar nodig zijn handreikingen gedaan om tot een efficiënter rapportageproces te
komen.
Jaarverslag 2011
8.
INVESTEREN IN
RISICO-
MANAGEMENT