Gent_Protocolakkoord kotatgent.pdf - Kenniscentrum Vlaamse Steden

Tussen
SAMENWERKINGSPROTOCOL BETREFFENDE
EEN IMMODATABANK VOOR STUDENTENHUISVESTING
1. De stad Gent, Botermarkt 1 te 9000 Gent, hier vertegenwoordigd door het college van
burgemeester en schepenen, voor wie hier tekenen
mevrouw Martine De Regge, schepen van Sociale Zaken, Huisvesting en Emancipatie,
mevrouw Marina Hoornaert, schepen van Personeelsbeleid en Informatica,
mevrouw Freya Vanden Bossche, schepen van Onderwijs en
de heer Paul Teerlinck, stadssecretaris,
in uitvoering van het collegebesluit d.d.
hierna genoemd ‘Stad Gent’ ;
2. Universiteit Gent, met als zetel Sint-Pietersnieuwstraat 25 te 9000 Gent, hier
vertegenwoordigd door rector Prof.dr. A De Leenheer, voor wie hier tekent,
hierna genoemd ‘Universiteit Gent’;
3. V.Z.W. SOVOREG van de Hogeschool Gent met als zetel Nonnemeersstraat 19 te 9000 Gent,
hier vertegenwoordigd door de heer Luc Hertveldt, voor wie hier tekent,
hierna genoemd ‘V.Z.W. Sovoreg’;
4. V.Z.W. SOKAHO, hier optredend als koepelvereniging van de V.Z.W.’s Sociale
Voorzieningen van de Arteveldehogeschool, de KAHO Sint-Lieven en de campus Sint-Lucas
van de Hogeschool voor Wetenschap & Kunst, met als zetel Sint-Amandstraat 68 te 9000
Gent, hier vertegenwoordigd door de heer Guido Galle, voor wie hier tekent,
hierna genoemd ‘V.Z.W. SOKAHO’
wordt overeengekomen wat volgt :
Artikel 1 : Project
Teneinde de zoektocht naar een geschikte, veilige en aangepaste studentenkamer te
vergemakkelijken en te verduidelijken, zullen voormelde partijen gezamenlijk een
Immodatabank voor studentenhuisvesting beschikbaar stellen. Deze Immodatabank voor
studentenhuisvesting zal samengesteld zijn uit kamers die goedgekeurd zijn in het kader van
het stedelijk politiereglement. Teneinde het bovenstaande doel te bereiken zullen de partners na
ter beschikkingstelling het gebruik van deze databank door allerhande acties proberen te
stimuleren en te promoten.
De partijen zullen ervoor zorgen dat deze Immodatabank niet gebruikt zal worden voor fiscale,
noch voor publicitaire doeleinden.

De Immodatabank voor studentenhuisvesting zal raadpleegbaar gesteld worden via de
woonsite van de Stad Gent.
De partijen voorzien dat de Immodatabank voor studentenhuisvesting zal operationeel zijn
tegen 25 juni 2003.
Overeenkomstig artikel 5 van de Wet tot bescherming van de persoonlijke levensfeer ten
opzichte van de verwerking van persoonsgegevens van 8 december 1992 zal het gebruik van
de persoonsgegevens in de Immodatabank voor studentenhuisvesting beperkt blijven tot het
vooropgestelde doel en dit onder de verantwoordelijkheid van de Stad Gent als houder van het
bestand.
Het voornemen om een Immodatabank voor studentenhuisvesting op te richten zal conform de
wettelijke bepalingen aangegeven worden door de Stad Gent aan de Commissie voor de
bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Artikel 2 : Duur
Deze overeenkomst heeft een looptijd van onbepaalde duur, en dit vanaf de ondertekening
ervan door alle partijen.
De overeenkomst kan éénzijdig door elke partij worden opgezegd mits het naleven van een
opzeggingstermijn van 1 jaar. De opzeggingstermijn gaat in de eerste dag van de maand
volgend op de betekening ervan aan alle andere partijen per aangetekend schrijven.
Artikel 3 : Evaluatie
Bij inwerkingtreding van dit samenwerkingsprotocol zal er een ‘stuurgroep Immodatabank’ en
een ‘werkgroep Immodatabank’ worden opgericht, beiden onder het voorzitterschap van de
Stad Gent staan. De ‘werkgroep Immodatabank’ brengt verslag uit van haar werking aan de
‘stuurgroep Immodatabank’:
1. De ‘stuurgroep Immodatabank’ is samengesteld uit maximaal 2 personen per partner van
het samenwerkingsprotocol. Zij coördineert, controleert en evalueert de werking van de
Immodatabank voor studentenhuisvesting op basis van de verslagen van de ‘werkgroep
Immodatabank‘ (zie punt 2). De ‘stuurgroep Immodatabank’ komt minimaal één maal per
jaar samen (tijdens de eerste week van december) en bijkomend telkens één van de partners
elke andere partij hierom bij aangetekend schrijven verzoekt. Zij vormt haar besluiten in
consensus.
De ‘stuurgroep Immodatabank’ zal de werking van de Immodatabank voor
studentenhuisvesting jaarlijks evalueren op basis van de volgende criteria:
het aantal raadplegingen
de opvolging van de klachtenregistraties en de klantentevredenheid
de evolutie in aanbod van kamers en studio’s
de prijsevolutie van het aanbod
In het kader van haar werking heeft de ‘stuurgroep Immodatabank’ de volgende
bevoegdheden:
2

de informatiedoorstroming naar de onderscheiden instellingen en het project
het formuleren van noden/behoeften/aanpassingen
jaarlijkse evaluatie van het project en het opstellen van een actieplan
2. De ‘werkgroep Immodatabank’ bestaat uit minimaal 1 vertegenwoordiger per partner en
staat in voor de dagelijkse praktische werking van de Immodatabank. Zij verzorgt in het
kader hiervan de dagelijkse uitvoerende, beherende, bijsturende en optimaliserende
opdrachten in functie van het goed functioneren van de Immodatabank voor
studentenhuisvesting. De ‘werkgroep Immodatabank’ is verantwoording verschuldigd aan
de ‘stuurgroep Immodatabank’ en brengt verslag uit van haar werking.
Als voorzitter van de ‘werkgroep Immodatabank’ en de ‘Stuurgroep Immodatabank’ staat de
Stad Gent in voor het samenroepen van de leden, het vastleggen van de agenda en de
verslaggeving.
Artikel 4 : Inbreng
4.1. Inbreng van de Stad Gent
De Stad Gent staat in voor de aankoop van de softwaretoepassing ‘Immodatabank’ van de
firma Promes (goedgekeurd in het college van burgemeester en schepenen d.d. 24 december
2002) in het kader van de uitbouw van de stedelijke woonsite. In deze softwaretoepassing zal
de Immodatabank voor studentenhuisvesting geïntegreerd worden.
Aan de hand van de goedgekeurde kamerwoningen (cfr. politiereglement) zal de Stad Gent de
eigenaars aanschrijven en polsen naar hun bereidwilligheid om hun pand(en) op te laten nemen
in het project.
De input van de gegevens van die eigenaars die in het project willen stappen, zal gebeuren door
een personeelslid van de Stad Gent.
Het beheer van de softwaretoepassing en de ingevoerde gegevens (o.a. het up-to-date houden
door regelmatige contactname met de eigenaars) wordt verzorgd door de Stad Gent.
4.2. Inbreng van de Universiteit Gent, de V.Z.W. SOVOREG en de V.Z.W. SOKAHO
Vanaf het moment van ondertekening van deze overeenkomst stellen de participerende
onderwijsinstellingen gedurende maximaal 3 maanden elk 1 voltijds personeelslid ter
beschikking van de Stad Gent voor hulp en ondersteuning bij de opstart van de Immodatabank
voor studentenhuisvesting.
Jaarlijks maken de Universiteit Gent, de V.Z.W. SOVOREG en de V.Z.W. SOKAHO
gezamenlijk een bedrag van 20.000 EUR over aan de Stad Gent als hun aandeel in de loonkost
voor het beheer van de Immodatabank voor studentenhuisvesting.
Voor de technische ondersteuning van de softwaretoepassing betalen dezelfde partners
gezamenlijk jaarlijks 5.000 EUR.
De verdeelsleutel van de totale jaarlijkse bijdrage van 25.000 euro, die de Universiteit Gent, de
3

vzw SOVOREG en de vzw SOKAHO gezamenlijk aan de Stad Gent moeten overmaken,
wordt bepaald door het aantal financierbare studenten dat op 1 februari van het lopende jaar
aan de faculteiten, departementen of opleidingen van hogervermelde instellingen/organisaties
op het grondgebied Gent studeert.
De totale jaarlijkse bijdrage van 25.000 EUR:
zal jaarlijks door de participerende onderwijsinstellingen rechtstreeks aan de Stad Gent
overgemaakt worden ten laatste in de loop van de eerste week van december.
zal gebeuren door storting op rekeningnummer 091-0002777-90 op naam van:
Stadskas
Stad Gent
Woodrow Wilsonplein 1
9000 Gent
Ook voor het eerste opstartjaar is de bijdrage van 25.000 EUR volledig verschuldigd.
Artikel 5 : Wijziging
Deze overeenkomst kan niet worden onderworpen aan om het even welke eenzijdige wijziging
en kan dan ook slechts worden gewijzigd indien alle partijen daarmee schriftelijk hebben
ingestemd.
Artikel 6 : Beëindiging
Indien een partij, ondanks behoorlijke, schriftelijke ingebrekestelling door de overige partijen,
in ernstige mate toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van
deze overeenkomst, zijn de overige partijen bevoegd deze overeenkomst met onmiddellijke
ingang als beëindigd te beschouwen, onverminderd hun rechten om nakoming, ontbinding
volgens de wet en/of schadevergoeding te vorderen van de partij die aanleiding gaf tot de
beëindiging van de overeenkomst.
Artikel 7 : Kosten
In het kader en voor de duur van deze overeenkomst maken partijen onderscheid tussen interne
en externe kosten.
7.1. Interne kosten
Onder interne kosten worden verstaan alle kosten die niet voortkomen uit een
gemeenschappelijke opdracht van partijen.
Elke partij draagt de door haar gemaakte interne kosten. Deze kosten zullen niet verhaald
worden op het project noch op de andere partij.
7.2. Externe kosten
4

Onder externe kosten worden verstaan alle kosten waaraan een gemeenschappelijke opdracht
van partijen ten grondslag ligt.
Partijen kunnen slechts in gemeenschappelijk overleg binnen de ‘stuurgroep Immodatabank’
beslissen tot het maken van kosten welke elk van de partijen engageren. Voor elk van deze
opdrachten zal de financiële verdeelsleutel in onderling overleg vastgelegd worden.
Artikel 8 : Geschillen
Partijen komen overeen alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de
onderhavige overeenkomst dan wel nadere overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten
zijn, in der minne te schikken.
Indien een geschil niet langs minnelijke weg kan worden opgelost, zal deze worden
voorgelegd aan de bevoegde rechter. Daartoe zijn enkel de rechtbanken van Gent bevoegd.
Aldus overeengekomen te Gent op (…) en opgemaakt in vier originele exemplaren.
Elk der partijen erkent hierbij één origineel exemplaar te hebben ontvangen.
Voor de Stad Gent:
Martine De Regge Marina Hoornaert Freya Van den Bossche
Schepen van Sociale Zaken, Schepen van Personeelsbeleid Schepen van Onderwijs
Huisvesting en Emancipatie en Informatica
Paul Teerlinck
Stadssecretaris
5

Voor de Universiteit Gent Voor vzw SOKAHO Voor vzw Sovoreg
Prof.dr. A. De Leenheer Guido Galle Luc Hertveldt
Rector Universiteit Gent Voorzitter vzw SOKAHO Voorzitter vzw
Sovoreg
6