Boekhouding scannen en verwerken - Bekkers Adviesbureau
Boekhouding scannen en verwerken - Bekkers Adviesbureau
Boekhouding scannen en verwerken - Bekkers Adviesbureau
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Rapport:<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>: steeds meer aanbod<br />
(Gericht op accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong>)<br />
Door: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED, gerard@gbned.nl<br />
Datum: oktober 2012<br />
Versie: 1.1 (definitief)<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 1
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, kan GBNED niet aansprakelijk<br />
word<strong>en</strong> gehoud<strong>en</strong> voor de gevolg<strong>en</strong> van ev<strong>en</strong>tuele onjuisthed<strong>en</strong>, (druk)fout<strong>en</strong> of onvolledighed<strong>en</strong>.<br />
Van de door de betreff<strong>en</strong>de leveranciers opgegev<strong>en</strong> informatie in deze uitgave hebb<strong>en</strong> wij niet de juistheid <strong>en</strong><br />
volledigheid kunn<strong>en</strong> controler<strong>en</strong>. Alle gegev<strong>en</strong>s zijn onder voorbehoud.<br />
Copyright GBNED<br />
Niets uit deze uitgave mag word<strong>en</strong> verveelvoudigd, opgeslag<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> geautomatiseerd gegev<strong>en</strong>sbestand, of<br />
op<strong>en</strong>baar gemaakt in <strong>en</strong>ige vorm, op <strong>en</strong>ige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke<br />
andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming door GBNED.<br />
Oktober 2012<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 2
Inhoudsopgave<br />
1. Inleiding<br />
2. Softwaretoepassing<strong>en</strong><br />
3. Toelichting per leverancier<br />
4. Gebruikerservaring accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong><br />
5. Conclusies<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 3
1. Inleiding<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
In augustus 2010 versche<strong>en</strong> ons artikel “Boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>scann<strong>en</strong></strong>: innovatie of terug in<br />
de tijd?” (zie www.ictaccountancy.nl). De belangrijkste conclusie uit dat artikel luidde: “Het<br />
handmatig <strong>scann<strong>en</strong></strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> wordt niet als innovatie gezi<strong>en</strong> <strong>en</strong> op termijn<br />
vervang<strong>en</strong> door het elektronisch uitwissel<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, zoals elektronisch<br />
facturer<strong>en</strong>. Ontwikkeling<strong>en</strong> wat betreft dit laatste zijn in volle gang. Het zal echter zeker nog<br />
<strong>en</strong>kele jar<strong>en</strong> dur<strong>en</strong> voordat het elektronisch uitwissel<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> de<br />
overhand krijgt. Tot die tijd kan het <strong>scann<strong>en</strong></strong> van docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> wel efficiënt zijn”.<br />
Nu ruim twee jaar later blijkt er amper vooruit gang te zijn geboekt met elektronisch<br />
facturer<strong>en</strong> in de accountantspraktijk, maar groeit wel het aanbod van software op het gebied<br />
van “<strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>”. Ook het gebruik van online<br />
boekhoud<strong>en</strong> neemt verder toe, waarbij de intermediair sam<strong>en</strong> met de cliënt aan de<br />
administratie werkt (volg<strong>en</strong>s het SAAS-model). In overleg wordt afgesprok<strong>en</strong> wie welke<br />
activiteit<strong>en</strong> voor zijn rek<strong>en</strong>ing neemt. Zo kan de <strong>en</strong>e cliënt zelf alle boeking<strong>en</strong> invoer<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
e<strong>en</strong> andere cliënt alle<strong>en</strong> de BTW-aangift<strong>en</strong> beoordel<strong>en</strong> <strong>en</strong> goedkeur<strong>en</strong>. Daartuss<strong>en</strong> is e<strong>en</strong><br />
scala aan afsprak<strong>en</strong> mogelijk.<br />
Techniek kan in belangrijke mate handmatige boeking<strong>en</strong> <strong>en</strong> handeling<strong>en</strong> tot e<strong>en</strong> minimum<br />
beperk<strong>en</strong>. Zonder dat nog er nog één handmatige handeling aan te pas komt kunn<strong>en</strong><br />
elektronische rek<strong>en</strong>ingafschrift<strong>en</strong> vanuit de bank uitgewisseld word<strong>en</strong> met de boekhouding,<br />
waarna de afschriftregels (zoveel mogelijk) automatisch geboekt word<strong>en</strong>. En ook e<strong>en</strong> BTWaangifte<br />
kan met één druk op de knop langs elektronische weg ingedi<strong>en</strong>d word<strong>en</strong> bij de<br />
Belastingdi<strong>en</strong>st.<br />
In de meest ultieme situatie kom<strong>en</strong> verkoopfactur<strong>en</strong> straks geheel automatisch vanuit het<br />
boekhoudsysteem van de leverancier terecht in het boekhoudsysteem van de klant <strong>en</strong> wordt<br />
de factuur automatisch geboekt <strong>en</strong> betaalbaar gesteld. Uiteraard omgev<strong>en</strong> met de nodige, al<br />
dan niet automatische, controles. Want het is natuurlijk niet de bedoeling dat e<strong>en</strong> factuur die<br />
betwist is automatisch voldaan wordt of e<strong>en</strong> dat e<strong>en</strong> spookfactuur in de administratie terecht<br />
komt, <strong>en</strong> erger, betaald wordt.<br />
Hiervoor is al g<strong>en</strong>oemd dat het aanbod van software voor het <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van<br />
boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> groeit. Bij <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> wordt gebruik gemaakt van OCR dat<br />
staat voor ‘Optical Character Recognition’. OCR is zeker niet nieuw <strong>en</strong> k<strong>en</strong>t zijn oorsprong<br />
zelfs uit 1929. Lang voordat u <strong>en</strong> ik met computers te mak<strong>en</strong> hadd<strong>en</strong>, laat staan met<br />
elektronische gegev<strong>en</strong>suitwisseling van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. De tekst van e<strong>en</strong> gescand<br />
docum<strong>en</strong>t (zoals e<strong>en</strong> inkoopfactuur of kassabon) wordt herk<strong>en</strong>d met behulp van verfijnde<br />
patroonherk<strong>en</strong>nings-software die gescande teksttek<strong>en</strong>s vergelijkt met de tek<strong>en</strong>vorm<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
tek<strong>en</strong>reeks<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> ingebouwde taalwoord<strong>en</strong>lijst. Er zijn programma’s op de markt om de<br />
inhoud van e<strong>en</strong> PDF docum<strong>en</strong>t om te zett<strong>en</strong> naar OCR. Ook Adobe (de makers van PDF)<br />
k<strong>en</strong>t de mogelijkheid in bijvoorbeeld Acrobat 9 om tekst met OCR te herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>. E<strong>en</strong>maal<br />
omgezet kunn<strong>en</strong> letters <strong>en</strong> cijfers herk<strong>en</strong>d word<strong>en</strong>.<br />
Ondernemers <strong>scann<strong>en</strong></strong> handmatig de ontvang<strong>en</strong> boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> stur<strong>en</strong> die<br />
vervolg<strong>en</strong>s (per email) naar het administratiekantoor. Deze laatste maakt gebruik van<br />
speciale software om de gescande boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> te herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> <strong>en</strong> te verwerk<strong>en</strong> in de<br />
boekhouding. E<strong>en</strong> alternatieve wijze is dat e<strong>en</strong> derde partij deze boeking<strong>en</strong> verwerkt. Deze<br />
derde partij kunn<strong>en</strong> we dan zi<strong>en</strong> als e<strong>en</strong> externe boekingsfabriek die backoffice<br />
werkzaamhed<strong>en</strong> (het verwerk<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>) verricht voor<br />
administratiekantor<strong>en</strong>. Soms zijn deze boekingsfabriek<strong>en</strong>, zonder dat u <strong>en</strong> ik daar weet van<br />
hebb<strong>en</strong>, in andere land<strong>en</strong> gevestigd om (arbeids)kost<strong>en</strong> te bespar<strong>en</strong>. Als boeking<strong>en</strong> in het<br />
buit<strong>en</strong>land word<strong>en</strong> verwerkt is het van belang rek<strong>en</strong>ing te houd<strong>en</strong> met de EU Privacy<br />
wetgeving. In e<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>de uitgave van dit rapport wordt hier mogelijk nader op ingegaan.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 4
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Ook kunn<strong>en</strong> ondernemers hun leveranciers vrag<strong>en</strong> om de factur<strong>en</strong> naar e<strong>en</strong> digitale postbus<br />
van het administratiekantoor te stur<strong>en</strong>. De ondernemer hoeft dan zelf niet te <strong>scann<strong>en</strong></strong>, maar<br />
kan zijn factur<strong>en</strong> desgew<strong>en</strong>st accorder<strong>en</strong> in de software van het administratiekantoor.<br />
Elektronisch facturer<strong>en</strong><br />
Als e<strong>en</strong> uitgaande factuur elektronisch wordt verzond<strong>en</strong> <strong>en</strong> ook elektronisch wordt ontvang<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> verwerkt in de boekhouding van de ontvang<strong>en</strong>de partij dan hebb<strong>en</strong> we het over<br />
“elektronisch facturer<strong>en</strong> zoals het bedoeld is”. Met name leveranciers van online<br />
boekhoudsystem<strong>en</strong> spel<strong>en</strong> hier op in door veelal de volg<strong>en</strong>de werkwijze.<br />
De afz<strong>en</strong>der <strong>en</strong> ontvanger sprek<strong>en</strong> af aan welk emailadres e<strong>en</strong> factuur wordt gezond<strong>en</strong> <strong>en</strong> in<br />
welk formaat. Voorlopig zal als formaat voornamelijk PDF gebruikt word<strong>en</strong>, maar<br />
langzamerhand zal ook e<strong>en</strong> standaard als UBL (Universal Business Language) gebruikt<br />
word<strong>en</strong> of e<strong>en</strong> combinatie van beid<strong>en</strong>. Het voordeel van e<strong>en</strong> standaard als UBL is dat<br />
afsprak<strong>en</strong> gemaakt kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> over de inhoud van de factur<strong>en</strong>, zodat deze herk<strong>en</strong>d<br />
word<strong>en</strong> door het ontvang<strong>en</strong>de systeem om te boek<strong>en</strong> op de juiste rek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>. Het<br />
ontvang<strong>en</strong>de systeem zorgt ervoor dat de emailbox waar de factur<strong>en</strong> ontvang<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
automatisch wordt uitgelez<strong>en</strong> <strong>en</strong> de factur<strong>en</strong> klaargezet word<strong>en</strong> om als inkoopfactur<strong>en</strong> te<br />
boek<strong>en</strong>. Op basis van herk<strong>en</strong>ning van de gebruikte standaard als UBL of tekstherk<strong>en</strong>ning<br />
(via het PDF docum<strong>en</strong>t <strong>en</strong> OCR) wordt dan e<strong>en</strong> boekingsvoorstel gedaan. Na beoordeling<br />
kan de ontvanger de factuur dan goedkeur<strong>en</strong> <strong>en</strong> boek<strong>en</strong> in de administratie, al dan niet na<br />
aanpass<strong>en</strong> van het boekingsvoorstel. De PDF bijlage wordt dan opgeslag<strong>en</strong> in het<br />
boekingsarchief <strong>en</strong> is later e<strong>en</strong>voudig te raadpleg<strong>en</strong>.<br />
Bij dit rapport is <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> als uitgangspunt g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>, maar wordt bij het<br />
aanbod ook aandacht besteed aan andere manier<strong>en</strong> om op elektronische wijze<br />
boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> uit te wissel<strong>en</strong>.<br />
Afbak<strong>en</strong>ing onderzoek<br />
Dit rapport is in principe geschrev<strong>en</strong> voor accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong>. De<br />
g<strong>en</strong>oemde softwaretoepassing<strong>en</strong> zijn dan ook op deze doelgroep afgestemd. Niettemin<br />
bevat het rapport ongetwijfeld nuttige informatie voor organisaties binn<strong>en</strong> andere branches of<br />
sector<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 5
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 6
2. Softwaretoepassing<strong>en</strong><br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
In dit hoofdstuk zijn de softwaretoepassing<strong>en</strong> op het gebied van ‘boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
<strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>’ in kaart gebracht. In het volg<strong>en</strong>de hoofdstuk kom<strong>en</strong> leveranciers<br />
uitgebreider aan het woord.<br />
Leverancier,<br />
oplossing <strong>en</strong> website<br />
AccountCloud<br />
AccountCloud<br />
www.accountcloud.nl<br />
Asperion<br />
inBalance<br />
Module AdmInbox<br />
Asperion Moblie<br />
www.asperion.nl<br />
Basecone<br />
Basecone<br />
www.basecone.nl<br />
Blue 10<br />
Blue 10 Invoice<br />
Managem<strong>en</strong>t<br />
www.blue-10.nl<br />
DDi Docum<strong>en</strong>t<br />
Software<br />
DDi Factuur<br />
www.ddi.nl<br />
DocuOnline<br />
DocuOnline<br />
www.docuonline.eu<br />
Scann<strong>en</strong><br />
inkom<strong>en</strong>de<br />
factur<strong>en</strong><br />
Scann<strong>en</strong> andere<br />
boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Ja Ja<br />
Inkoop factur<strong>en</strong>,<br />
verkoopfactur<strong>en</strong>,<br />
bankafschrift<strong>en</strong>.<br />
Correspond<strong>en</strong>tie<br />
tbv ondernemer<br />
<strong>en</strong> accountant.<br />
Ja, via:<br />
- web interface<br />
- Mobile App<br />
Verkoopfactur<strong>en</strong><br />
Bonn<strong>en</strong><br />
Kwitanties<br />
Ja Ja<br />
Gegev<strong>en</strong>s voor<br />
online dossier.<br />
Eig<strong>en</strong> opslag<br />
van alle<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
mogelijk.<br />
Handmatig te<br />
voorzi<strong>en</strong> van<br />
tags.<br />
Ja Blue 10 biedt de<br />
mogelijkheid om<br />
verschill<strong>en</strong>de<br />
andere<br />
boekingsdocum<br />
<strong>en</strong>t<strong>en</strong> te<br />
<strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> te<br />
verwerk<strong>en</strong>,<br />
zoals:, kassa- <strong>en</strong><br />
b<strong>en</strong>zinebonn<strong>en</strong>,<br />
declaraties,<br />
pakbonn<strong>en</strong>, etc.<br />
Ja Inkooporders<br />
Contract<strong>en</strong><br />
Afschrift<strong>en</strong><br />
Etc.<br />
Het verwerk<strong>en</strong><br />
van<br />
inkoopfactur<strong>en</strong><br />
analoog of<br />
digitaal via<br />
DocuOnline post<br />
<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> kan<br />
inprincipe elke<br />
boekings<br />
docum<strong>en</strong>t<br />
Koppeling met<br />
boekhoudpakkett<strong>en</strong><br />
Ja<br />
Geintergreerde<br />
koppeling met<br />
Twinfield <strong>en</strong> Exact<br />
online <strong>en</strong> Informer<br />
Software. Andere<br />
koppeling op<br />
aanvraag of in<br />
ontwikkeling.<br />
Asperion<br />
inBalance<br />
Volledig<br />
geïntegreerde<br />
oplossing<br />
Ja<br />
Volledige<br />
integratie met<br />
Twinfield. Andere<br />
standaardintegraties<br />
in<br />
voorbereiding,<br />
zoals Exact<br />
Online. Specifieke<br />
integraties met<br />
andere online <strong>en</strong><br />
offline system<strong>en</strong><br />
als plug-in op<br />
verzoek te<br />
realiser<strong>en</strong>.<br />
Standaard<br />
volledige integratie<br />
met MS Dynamics<br />
Nav, MS<br />
Dynamics AX, Unit<br />
4 Multivers,<br />
Accountview,<br />
Exact (Globe <strong>en</strong><br />
Online), Twinfield,<br />
IMUIS,<br />
<strong>en</strong> diverse andere<br />
boekhoudsysteme<br />
n.<br />
Aanwezig met 25+<br />
pakkett<strong>en</strong>, o.a.<br />
Exact Globe <strong>en</strong><br />
Finance, AFAS,<br />
Unit4, Navision,<br />
SAP, etc.<br />
TwinField<br />
Exact Online<br />
Dynamics Axapta<br />
Ander pakkett<strong>en</strong><br />
Boekingsvoorstel<br />
door tekstherk<strong>en</strong>ning<br />
Ja, via OCR<br />
volledig<br />
geïntegreerd in<br />
AccountCloud.<br />
Zoekt relaties uit<br />
de database van<br />
Twinfield of Exact<br />
online <strong>en</strong><br />
database kvk.<br />
Doet vervolg<strong>en</strong>s<br />
e<strong>en</strong><br />
boekingsvoorstel.<br />
(relatie, bedrag,<br />
BTW, <strong>en</strong>z.<br />
100% Boeking op<br />
basis van 4-veld<br />
registratie <strong>en</strong><br />
historie.<br />
OCR in eig<strong>en</strong><br />
ontwikkeling<br />
Ja, volledig<br />
boekingsvoorstel<br />
inclusief project<strong>en</strong><br />
of kost<strong>en</strong>plaats<strong>en</strong>,<br />
meerdere regels<br />
<strong>en</strong> verwerking van<br />
de BTW.<br />
Ja, op basis van<br />
stamgegev<strong>en</strong>s uit<br />
het financieel<br />
systeem kan e<strong>en</strong><br />
boekingsvoorstel<br />
geg<strong>en</strong>ereerd<br />
word<strong>en</strong> per<br />
crediteur.<br />
Andere manier<strong>en</strong><br />
ontvang<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van<br />
boekings-<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Via E-mail of<br />
upload<strong>en</strong> in het<br />
AccountCloud<br />
Portaal. Elke<br />
kantoor <strong>en</strong> elke<br />
eindgebruiker<br />
heeft zn eig<strong>en</strong><br />
portal om ding<strong>en</strong><br />
te ontvang<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
aan te lever<strong>en</strong>.<br />
Email, dropbox<br />
Standaard e-mail.<br />
Beveiligde e-mail.<br />
Windows App<br />
(BaseLoader).<br />
App voor iPhone<br />
<strong>en</strong> Android.<br />
Webservices.<br />
Upload<strong>en</strong> in<br />
webapplicatie van<br />
Basecone.<br />
Naast <strong>scann<strong>en</strong></strong><br />
bied<strong>en</strong> we de<br />
mogelijkheid om<br />
factur<strong>en</strong> (Pdf)<br />
automatisch uit<br />
e<strong>en</strong> mailbox (per<br />
klant) in te lez<strong>en</strong> in<br />
ons systeem.<br />
Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong><br />
mogelijkheid tot<br />
importer<strong>en</strong> van<br />
XML (UBL 2.0,<br />
GS1, etc) via<br />
portals, web<br />
services of per e-<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 7<br />
mail.<br />
Ja Ons<br />
programmatuur<br />
kan word<strong>en</strong><br />
ingericht voor alle<br />
type transactie<br />
DocuOnline maakt<br />
e<strong>en</strong> 10o% boeking<br />
opbasis van<br />
geautomatiseerde<br />
herk<strong>en</strong>ning <strong>en</strong><br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
DocuOnline Post<br />
<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> kan<br />
naast gescande<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> ook<br />
werk<strong>en</strong> met
Leverancier,<br />
oplossing <strong>en</strong> website<br />
Exact Software<br />
Nederland<br />
Exact Online<br />
www.exact.com<br />
Expansion<br />
Xt<strong>en</strong>dis<br />
www.expansion.nl<br />
iLane<br />
ELO office<br />
ELO professional<br />
ELO <strong>en</strong>terprise<br />
www.iLane.nl<br />
K+V Van Alph<strong>en</strong><br />
automatiseringsdi<strong>en</strong>st<strong>en</strong><br />
DigiData Suite<br />
www.kvad.nl<br />
Nederpelt Software<br />
Elvy<br />
www.elvy.nl/<br />
Scann<strong>en</strong><br />
inkom<strong>en</strong>de<br />
factur<strong>en</strong><br />
DocuOnline post<br />
<strong>en</strong> factur<strong>en</strong><br />
Scann<strong>en</strong> andere<br />
boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
verwerk<strong>en</strong>.<br />
In <strong>en</strong> verkoop<br />
factur<strong>en</strong> met <strong>en</strong><br />
zonder regel<br />
informatie<br />
Onkost<strong>en</strong>nota’s<br />
bankafschrift<strong>en</strong><br />
etc.<br />
Ja Ja:<br />
kassabonn<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
dergelijke,<br />
verkoopfactur<strong>en</strong><br />
Ja Ja, te wet<strong>en</strong>:<br />
verkoopfactur<strong>en</strong>,<br />
kasbonn<strong>en</strong>.<br />
Tev<strong>en</strong>s kan<br />
ieder ander<br />
docum<strong>en</strong>tsoort<br />
digitaal word<strong>en</strong><br />
gearchiveerd in<br />
Xt<strong>en</strong>dis.<br />
Ja.<br />
Standaard<br />
aanwezig <strong>en</strong><br />
instelbaar op<br />
diverse<br />
manier<strong>en</strong><br />
afhankelijk van<br />
de w<strong>en</strong>s<strong>en</strong> van<br />
de gebruiker.<br />
Ja.<br />
Alle vorm<strong>en</strong> van<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>,<br />
bonn<strong>en</strong> etc.<br />
Aanwezig via<br />
o.a. DocXtractor<br />
extractie tool..<br />
Ja DigiData Invoice<br />
Inkom<strong>en</strong>de<br />
factur<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
gescand <strong>en</strong><br />
volledig<br />
herk<strong>en</strong>d.<br />
Daarnaast<br />
comprimeert<br />
Elvy de<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
naar ong. 25kb<br />
<strong>en</strong> koppelt ze<br />
aan de boeking<br />
in uw financiële<br />
pakket. Op deze<br />
manier zijn de<br />
factur<strong>en</strong> altijd<br />
makkelijk terug<br />
te vind<strong>en</strong>.<br />
DigiData Post<br />
DigiData HRM<br />
Verkoopfactur<strong>en</strong><br />
Werkbonn<strong>en</strong><br />
Pakbonn<strong>en</strong><br />
Personeelscontract<strong>en</strong><br />
Offertes<br />
Opdrachtbevestiging<strong>en</strong><br />
Correspond<strong>en</strong>tie<br />
Poststukk<strong>en</strong><br />
Koppeling met<br />
boekhoudpakkett<strong>en</strong><br />
op aanvraag.<br />
Ja<br />
Integraal<br />
onderdeel van<br />
Exact Online<br />
Ja, met alle<br />
boekhoudpakkette<br />
n.<br />
Ja.<br />
ELO is<br />
onafhankelijk <strong>en</strong><br />
kan koppel<strong>en</strong> met<br />
andere<br />
boekhoudpakkette<br />
n zoals Afas,<br />
Accountview etc.<br />
d.m.v. de ELO<br />
connector.<br />
Meer dan 30<br />
koppeling<strong>en</strong>, o.a.<br />
AFAS Profit, Exact<br />
Globe 2003,<br />
diverse pakkett<strong>en</strong><br />
van UNIT4, Visma<br />
AccountView,<br />
diverse MS<br />
Dynamics NAV<br />
applicaties<br />
Elvy koppelt met<br />
Exact (Globe,<br />
Online, Synergy),<br />
Accountview,<br />
Unit4, iMuis <strong>en</strong><br />
Archie XRM.<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Boekingsvoorstel<br />
door tekstherk<strong>en</strong>ning<br />
journaalpost<br />
compositie<br />
Ja UBL<br />
Andere manier<strong>en</strong><br />
ontvang<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van<br />
boekings-<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
digitale PDF’s,<br />
XML, UBL<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.<br />
Ja Boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
kunn<strong>en</strong> door<br />
zowel de<br />
accountant als<br />
door de klant<br />
word<strong>en</strong> geüpload<br />
in Xt<strong>en</strong>dis.<br />
Docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong> volledig<br />
met OCR<br />
technologie<br />
herk<strong>en</strong>d. Hierdoor<br />
hoeft er dus niets<br />
aangeleerd te<br />
Ja.<br />
D.m.v. de ELO<br />
module<br />
DocXtractor<br />
(extractie tool) is<br />
het mogelijk om<br />
o.a. factur<strong>en</strong><br />
volledig<br />
automatisch te<br />
lat<strong>en</strong> verwerk<strong>en</strong>,<br />
zelfs op<br />
regelniveau.<br />
word<strong>en</strong>.<br />
Mogelijkhed<strong>en</strong><br />
kunn<strong>en</strong> zijn print<br />
pools, XML of UBL<br />
of andere<br />
format<strong>en</strong>. Via<br />
intellig<strong>en</strong>te<br />
scripting is <strong>en</strong>orm<br />
veel mogelijk.<br />
iPhone – iPad<br />
mogelijkhed<strong>en</strong>.<br />
Ja Herk<strong>en</strong>ningsproces<br />
via<br />
gescande<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, <strong>en</strong>/of<br />
via automatisch<br />
uitlez<strong>en</strong> van emailbox<strong>en</strong>,<br />
<strong>en</strong>/of<br />
via format<strong>en</strong> als<br />
UBL, ICF, ea.<br />
Nadat Elvy het<br />
volledige<br />
docum<strong>en</strong>t herk<strong>en</strong>d<br />
heeft komt Elvy<br />
met e<strong>en</strong> boekingsvoorstel.<br />
Deze is<br />
nog aanpasbaar<br />
voordat de<br />
boeking verwerkt<br />
wordt.<br />
Elvy leest zowel<br />
gescande<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> als<br />
digitale<br />
aangeleverde<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.<br />
Daarnaast kunn<strong>en</strong><br />
ook factur<strong>en</strong> op<br />
bijv. EDI formaat<br />
word<strong>en</strong> ingelez<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 8
Leverancier,<br />
oplossing <strong>en</strong> website<br />
Newviews<br />
Newviews<br />
www.newviews.nl<br />
Qaboos<br />
Qaboosweb<br />
www.qaboos.nl<br />
Qaboos<br />
Qaboos reader<br />
www.qaboos.nl<br />
Reeleezee<br />
Reeleezee<br />
Administratie<br />
www.reeleezee.nl<br />
Reeleezee<br />
Reeleezee<br />
Accounting<br />
www.reeleezee.nl<br />
Reeleezee<br />
Reeleezee Portal<br />
www.reeleezee.nl<br />
Scan Sys<br />
ImageCapture<br />
www.scansys.eu<br />
Scann<strong>en</strong><br />
inkom<strong>en</strong>de<br />
factur<strong>en</strong><br />
Scann<strong>en</strong> andere<br />
boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
ja Verkoopfactur<strong>en</strong><br />
Alle overige<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
(archivering)<br />
Ja, aanwezig via<br />
Qaboos Scan<br />
tool of<br />
multicopier.<br />
Upload<strong>en</strong> PDF’s<br />
of mail<strong>en</strong> is ook<br />
mogelijk<br />
Ontvangst via<br />
(bulk) scan<br />
partij, via mail of<br />
file transfer.<br />
Andere<br />
boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
alle<strong>en</strong> via<br />
automatische<br />
koppeling (UBL<br />
variant<strong>en</strong>).<br />
Alle typ<strong>en</strong><br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Koppeling met<br />
boekhoudpakkett<strong>en</strong><br />
Twinfield<br />
Accountview<br />
CASH<br />
Exactonline<br />
(all<strong>en</strong> realtime<br />
koppeling<strong>en</strong> via<br />
webservices)<br />
Ja<br />
Twinfield<br />
Andere pakkett<strong>en</strong><br />
op aanvraag<br />
Alle boekhoudpakett<strong>en</strong><br />
die XML<br />
of CSV bestand<strong>en</strong><br />
kunn<strong>en</strong> inlez<strong>en</strong>.<br />
Ja Niet aanwezig Koppeling met<br />
Reeleezee<br />
Administratie<br />
Ja Niet aanwezig Koppeling met<br />
Reeleezee<br />
Administratie<br />
Ja Ja Koppeling met<br />
Reeleezee<br />
Administratie.<br />
Koppeling met<br />
andere<br />
boekhoudomgevin<br />
ja Ja,<br />
personeelsdossi<br />
ers, kasbonn<strong>en</strong>,<br />
verkoopfactur<strong>en</strong>,<br />
rapport<strong>en</strong>,<br />
inkom<strong>en</strong>de post,<br />
(cli<strong>en</strong>t)<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> t<strong>en</strong><br />
behoeve van het<br />
perman<strong>en</strong>te<br />
dossier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Boekingsvoorstel<br />
door tekstherk<strong>en</strong>ning<br />
Ja, voor zowel<br />
inkoop- als<br />
verkoopfactur<strong>en</strong><br />
Ja<br />
Middels<br />
k<strong>en</strong>nisbank<br />
word<strong>en</strong> voorstell<strong>en</strong><br />
gedaan voor<br />
grootboekrek<strong>en</strong>ing<br />
<strong>en</strong>,<br />
kost<strong>en</strong>plaats<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
project<strong>en</strong>.<br />
Oplossing werk<br />
ook via flexibele<br />
workflow.<br />
Herk<strong>en</strong>de data<br />
wordt<br />
teruggestuurd<br />
naar het<br />
boekhoudpakket<br />
of e<strong>en</strong><br />
workflowsysteem<br />
van e<strong>en</strong> 3 e partij<br />
Andere manier<strong>en</strong><br />
ontvang<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van<br />
boekings-<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
kunn<strong>en</strong> in ieder<br />
formaat (gescand,<br />
MS Word, MS<br />
Excel,<br />
iPhone/Android<br />
foto’s, digitale<br />
UBL2 factur<strong>en</strong>)<br />
per email word<strong>en</strong><br />
aangeleverd.<br />
Naast <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van<br />
papier<strong>en</strong> factur<strong>en</strong><br />
ondersteund<br />
Qaboos haar<br />
klant<strong>en</strong> met e<strong>en</strong><br />
mailsysteem, het<br />
verwerk<strong>en</strong> van<br />
PDF’s, UBL<br />
variant<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
directe<br />
koppeling<strong>en</strong> met<br />
bronsystem<strong>en</strong>.<br />
Ook mak<strong>en</strong> van<br />
foto’s via telefoon<br />
of tablet wordt<br />
ondersteund.<br />
Via mail of file<br />
transfer. Bij<br />
readable PDF’s is<br />
100%<br />
gegarandeerde <strong>en</strong><br />
automatische<br />
herk<strong>en</strong>ning op<br />
regel niveau<br />
mogelijk<br />
Ja E-mail<br />
Upload<br />
Ja E-mail<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 9<br />
g<strong>en</strong><br />
Ja,<br />
AccountView,<br />
AFAS Profit <strong>en</strong><br />
AFAS Online,<br />
Cash, Exact<br />
Globe, Exact<br />
Online, Innolan<br />
Alure, Unit4<br />
Multivers,<br />
Twinfield, Pink<br />
Web Dossier<br />
Online<br />
.<br />
Voor e<strong>en</strong> actueel<br />
overzicht van<br />
standaard<br />
beschikbare<br />
koppeling<strong>en</strong>, kijk<br />
op<br />
Ja E-mail<br />
Upload<br />
Ja<br />
ImageCapture<br />
biedt naar keuze<br />
standaard<br />
boekingsvoorstel<br />
op basis van<br />
herk<strong>en</strong>de <strong>en</strong> uit<br />
voorligg<strong>en</strong>de<br />
boekhoud<br />
applicatie<br />
ingelez<strong>en</strong><br />
stamgegev<strong>en</strong>s.<br />
T<strong>en</strong> behoeve van<br />
de<br />
geautomatiseerde<br />
verwerking van<br />
complexe (horeca)<br />
factur<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong><br />
nadere<br />
Ja<br />
ImageCapture<br />
biedt naast het<br />
<strong>scann<strong>en</strong></strong> van<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> de<br />
mogelijkheid, door<br />
cli<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
aangeleverde<br />
digitale <strong>en</strong><br />
gedigitaliseerde<br />
factur<strong>en</strong> direct in<br />
te lez<strong>en</strong>, al dan<br />
niet via<br />
koppeling<strong>en</strong> met<br />
Accountancy<br />
portals of door<br />
deze docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
direct uit te lez<strong>en</strong><br />
uit te op<strong>en</strong><strong>en</strong>
Leverancier,<br />
oplossing <strong>en</strong> website<br />
Smartbooqing<br />
Smartbooqing<br />
www.smartbooqing.co<br />
m<br />
TBlox<br />
TBlox online software<br />
www.tblox.nl<br />
UNIT4<br />
UNIT4 Multivers<br />
PaperLess<br />
www.unit4.nl/<br />
accountancy<br />
1)<br />
YOB Services<br />
Scanboek<strong>en</strong><br />
www.scanboek<strong>en</strong>.nl<br />
Scann<strong>en</strong><br />
inkom<strong>en</strong>de<br />
factur<strong>en</strong><br />
Scann<strong>en</strong> andere<br />
boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Ja Ja<br />
kasstaat<br />
bankafschrift<br />
Overige<br />
2)<br />
Ja Scann<strong>en</strong> van<br />
contract<strong>en</strong>,<br />
pakbonn<strong>en</strong><br />
Ja Ja;<br />
verkoopfactur<strong>en</strong>,<br />
bankafschrift<strong>en</strong><br />
Ja, via de unieke<br />
geïntegreerde<br />
scanmodule is<br />
100% controle<br />
mogelijk op de<br />
input <strong>en</strong> kan de<br />
kwaliteit van<br />
aanlevering<br />
Ja:<br />
- Inlez<strong>en</strong> van<br />
bankafschrift<br />
<strong>en</strong>,<br />
Het <strong>scann<strong>en</strong></strong>/<br />
upload<strong>en</strong> van:<br />
- Kassabonn<strong>en</strong><br />
,<br />
Koppeling met<br />
boekhoudpakkett<strong>en</strong><br />
www.scansys.nl,<br />
sector Algeme<strong>en</strong><br />
Ja<br />
Accountview<br />
Twinfield<br />
Binn<strong>en</strong>kort: Exact<br />
Online<br />
Standaard<br />
koppeling<strong>en</strong><br />
aanwezig met o.a.<br />
Exact, Bomas,<br />
AccountView,<br />
SAP, Oracle,<br />
Microsoft<br />
Dynamics, DBS,<br />
Unit4,<br />
Smartstream,<br />
TBlox Finance,<br />
AFAS, Cura,<br />
Peoplesoft, JD<br />
Edwards, FIS2000<br />
<strong>en</strong><br />
maatwerk<br />
pakkett<strong>en</strong>.<br />
TBlox beschikt<br />
over<br />
gecertificeerde<br />
(XML) data <strong>en</strong>try<br />
point, waarmee<br />
met elke financieel<br />
systeem<br />
gekoppeld kan<br />
word<strong>en</strong>.<br />
UNIT4 Multivers<br />
Accounting <strong>en</strong><br />
UNIT4 Multivers<br />
Ja:<br />
- Via de Service<br />
Ori<strong>en</strong>ted<br />
Architecture<br />
(SOA) met<br />
webservices is<br />
Scanboek<strong>en</strong><br />
koppelbaar met<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Boekingsvoorstel<br />
door tekstherk<strong>en</strong>ning<br />
verbijzondering<strong>en</strong><br />
als rek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>,<br />
BTW codes,<br />
kost<strong>en</strong>plaats<strong>en</strong> via<br />
tabel koppeling<strong>en</strong><br />
automatisch<br />
word<strong>en</strong> gevuld <strong>en</strong><br />
getraind<br />
Ja<br />
Uniek is dat<br />
factur<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
geboekt op regel<br />
nivo. Daardoor<br />
wordt e<strong>en</strong> hoge<br />
verwerkingskwalite<br />
it gerealiseerd <strong>en</strong><br />
zijn er ge<strong>en</strong><br />
correcties of<br />
handmatige<br />
aanvulling<strong>en</strong><br />
vereist.<br />
Wel aanwezig, zie<br />
toelichting<br />
Ja, herk<strong>en</strong>ning<br />
middels OCR.<br />
Ja:<br />
Na digitale<br />
verbetering van<br />
het gescande<br />
docum<strong>en</strong>t wordt<br />
via OCR de<br />
factuur<br />
automatisch<br />
Andere manier<strong>en</strong><br />
ontvang<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van<br />
boekings-<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
mailbox<strong>en</strong><br />
Naast de<br />
verwerking van<br />
PDF of TIFF<br />
bestand<strong>en</strong><br />
ondersteunt<br />
ImageCapture<br />
standaard UBL 2.0<br />
fomat<strong>en</strong> <strong>en</strong> via<br />
koppeling<strong>en</strong> CSV,<br />
XML, ASCII<br />
Aanlever<strong>en</strong> kan<br />
via portaal, of<br />
email<br />
Aanlever<strong>en</strong> kan in<br />
PDF, XML, UBL,<br />
XLS.<br />
Ook met<br />
smartphone <strong>en</strong><br />
tablet app in de<br />
huisstijl van het<br />
accountantskanto<br />
or kunn<strong>en</strong><br />
eindklant<strong>en</strong><br />
factur<strong>en</strong><br />
aanlever<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
administraties<br />
raadpleg<strong>en</strong>.<br />
Via de<br />
FreeSupplierPortal<br />
4)<br />
Ja, XML/UBL<br />
factur<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong><br />
op dezelfde wijze<br />
herk<strong>en</strong>d word<strong>en</strong><br />
als e<strong>en</strong> reguliere<br />
factuur.<br />
Ja, naast <strong>scann<strong>en</strong></strong><br />
biedt Scanboek<strong>en</strong><br />
mogelijkhed<strong>en</strong><br />
voor:<br />
- Handmatige<br />
upload,<br />
- Ontvangst per<br />
mail (met <strong>en</strong><br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 10
Leverancier,<br />
oplossing <strong>en</strong> website<br />
Scann<strong>en</strong><br />
inkom<strong>en</strong>de<br />
factur<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong><br />
gewaarborgd.<br />
Iedere scanner<br />
met e<strong>en</strong> TWAINdriver<br />
is<br />
inzetbaar om uw<br />
in- <strong>en</strong><br />
verkoopfactur<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> overige<br />
financiële<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in<br />
te <strong>scann<strong>en</strong></strong>.<br />
Scann<strong>en</strong> andere<br />
boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
- Overige<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
- Specifieke<br />
factuurbijlag<strong>en</strong>.<br />
Alle docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong><br />
gearchiveerd in<br />
het online<br />
docum<strong>en</strong>tarchief<br />
.<br />
Koppeling met<br />
boekhoudpakkett<strong>en</strong><br />
alle d<strong>en</strong>kbare<br />
programmatuur<br />
.<br />
- Handmatige<br />
export van data<br />
is mogelijk om<br />
gegev<strong>en</strong>s in te<br />
lez<strong>en</strong> in andere<br />
toepassing<strong>en</strong>.<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Boekingsvoorstel<br />
door tekstherk<strong>en</strong>ning<br />
omgezet naar<br />
gestructureerde<br />
data. Hiermee<br />
wordt de juiste<br />
leveranciersinformatie<br />
voorgesteld <strong>en</strong><br />
wordt deze sam<strong>en</strong><br />
met de<br />
factuurregels,<br />
gegroepeerd per<br />
BTW perc<strong>en</strong>tage<br />
<strong>en</strong> wanneer<br />
mogelijk ook per<br />
factuuregel, aan<br />
het<br />
boekhoudpakket<br />
aangebod<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> digitale kopie<br />
van het docum<strong>en</strong>t<br />
is beschikbaar<br />
naast de boeking<br />
op het scherm.<br />
Andere manier<strong>en</strong><br />
ontvang<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van<br />
boekings-<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
zonder extra<br />
fiattering)<br />
- Aanbied<strong>en</strong> van<br />
bestand<strong>en</strong> via<br />
FTP<br />
- Aanbied<strong>en</strong> van<br />
bestand<strong>en</strong> via<br />
de Scanboek<strong>en</strong><br />
App<br />
- E-factur<strong>en</strong> in<br />
specifieke<br />
leveranciersformat<strong>en</strong><br />
zoals<br />
Sligro <strong>en</strong> Deli-<br />
XL<br />
- Standaard UBL<br />
bericht<strong>en</strong><br />
(De antwoord<strong>en</strong> in de voorgaande tabel zijn volledig afkomstig van betreff<strong>en</strong>de leveranciers <strong>en</strong> niet<br />
gecontroleerd op juistheid. Er kunn<strong>en</strong> dan ook ge<strong>en</strong> recht<strong>en</strong> aan word<strong>en</strong> ontle<strong>en</strong>d).<br />
1) www.unit4.nl/product<strong>en</strong>/branchespecifieke-applicaties/unit4-accountancy/informatie/financieleadministratie/digitale-docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>stroom<br />
2) Accountant kan alle voor jaarrek<strong>en</strong>ning relevante docs opstur<strong>en</strong> (overzicht<strong>en</strong>, belasting<br />
contract<strong>en</strong>) <strong>en</strong> die word<strong>en</strong> gecategoriseerd opgeslag<strong>en</strong> in digitaal archief).<br />
3) Via de FreeSupplierPortal, het grootste gratis leveranciersportaal, e<strong>en</strong> initiatief van TBlox kan<br />
e<strong>en</strong> leverancier op de volg<strong>en</strong>de wijze elektronische factur<strong>en</strong> beschikbaar mak<strong>en</strong> voor alle<br />
klant<strong>en</strong>, onafhankelijk van het achterligg<strong>en</strong>d financieel systeem. De volg<strong>en</strong>de soort<strong>en</strong><br />
elektronische factur<strong>en</strong> word<strong>en</strong> onder andere van leveranciers ondersteund: PDF factur<strong>en</strong>,<br />
Excel, CSV, XML, EDI, Papier (<strong>scann<strong>en</strong></strong>) <strong>en</strong> ASCII.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 11
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 12
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Leveranciers op het gebied van software voor ‘boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>’<br />
is gevraagd om:<br />
1. Software op te gev<strong>en</strong> in de tabel, zoals opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> in het voorgaande hoofdstuk.<br />
2. E<strong>en</strong> functionele toelichting van de mogelijkhed<strong>en</strong> van hun software te gev<strong>en</strong>, <strong>en</strong> zo<br />
mogelijk het onderscheid<strong>en</strong>d vermog<strong>en</strong>, in maximaal 500 woord<strong>en</strong>, gericht op de<br />
accountancybranche. De reacties van betreff<strong>en</strong>de leveranciers zijn 1 op 1<br />
opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> in dit hoofdstuk.<br />
3. Opgave van ev<strong>en</strong>tuele noviteit<strong>en</strong>. Deze zijn ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s 1 op 1 opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> in dit<br />
hoofdstuk.<br />
De bijdrage van de leveranciers vall<strong>en</strong> dan ook volledig onder de verantwoordelijk van<br />
betreff<strong>en</strong>de leveranciers <strong>en</strong> niet van de auteur van dit artikel. Hoewel sommige bijdrag<strong>en</strong><br />
commercieel van aard zijn heeft de auteur van dit artikel toch beslot<strong>en</strong> de reacties niet te<br />
bewerk<strong>en</strong>.<br />
Het gaat erom dat u in elk geval geïnformeerd wordt over het aanbod <strong>en</strong> de mogelijkhed<strong>en</strong><br />
die word<strong>en</strong> gebod<strong>en</strong> in de markt. Op basis hiervan kunt u als (pot<strong>en</strong>tiële) gebruiker van<br />
scan- <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>toepassing<strong>en</strong> zelf e<strong>en</strong> lijst met selectiecriteria opstell<strong>en</strong> <strong>en</strong> deze voorlegg<strong>en</strong><br />
aan leveranciers. Vrag<strong>en</strong> om e<strong>en</strong> demo om de gevraagde selectiecriteria daadwerkelijk te<br />
toets<strong>en</strong> is daarbij zeker aan te bevel<strong>en</strong>. Ook het vrag<strong>en</strong> om e<strong>en</strong> of meerdere refer<strong>en</strong>tie <strong>en</strong><br />
daar contact mee opnem<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> aanbeveling van de auteur van dit artikel.<br />
Op de volg<strong>en</strong>de pagina’s vindt u, op alfabetische volgorde, de bijdrage van betreff<strong>en</strong>de<br />
leveranciers.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 13
3. Toelichting per leverancier<br />
AccountCloud<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Wie zijn wij<br />
AccountCloud is e<strong>en</strong> pragmatische <strong>en</strong> professionele organisatie ontwikkeld vanuit de<br />
achtergrond ondernem<strong>en</strong>. Ons doel is om laagdrempelige <strong>en</strong> transparante oplossing<strong>en</strong> te<br />
bied<strong>en</strong> die de communicatie tuss<strong>en</strong> ondernemers <strong>en</strong> hun eig<strong>en</strong> administratie of<br />
accountantskantoorkantoor stroomlijn<strong>en</strong> <strong>en</strong> de kantoorprocess<strong>en</strong> optimaliser<strong>en</strong>.<br />
Wat do<strong>en</strong> wij<br />
AccountCloud is e<strong>en</strong> interactieve software oplossing (SaaS) voor accountants <strong>en</strong><br />
administratiekantor<strong>en</strong>. Het geeft de ondernemer of het kantoor de mogelijkheid om via email,<br />
uploadfunctie <strong>en</strong> <strong>scann<strong>en</strong></strong> zijn administratie gemakkelijk te digitaliser<strong>en</strong> <strong>en</strong> toegankelijk<br />
te mak<strong>en</strong>. De administratie kan vervolg<strong>en</strong>s doormiddels van OCR volledig geautomatiseerd<br />
verwerkt word<strong>en</strong> in de boekhoud Software. AccountCloud heeft e<strong>en</strong> portal functie voor zowel<br />
de ondernemer als het kantoor. Alle ter zake do<strong>en</strong>de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> door middel van<br />
dit portal met elkaar gecommuniceerd <strong>en</strong> uitgewisseld word<strong>en</strong>. Verder biedt Accountcloud<br />
e<strong>en</strong> accordeermodule <strong>en</strong> e<strong>en</strong> archieffunctie <strong>en</strong> kan, indi<strong>en</strong> gew<strong>en</strong>st, zowel het kantoor als de<br />
klant via het portal boekstukk<strong>en</strong> verwerk<strong>en</strong> in de boekhoudsoftware.<br />
Belangrijkste functies:<br />
Tijdsbesparing op het administratieve proces<br />
Met AccountCloud wordt de administratie van de ondernemer digitaal aangebod<strong>en</strong> bij uw<br />
kantoor <strong>en</strong> kunt u papierloos <strong>en</strong> met behulp van OCR herk<strong>en</strong>ning inboek<strong>en</strong> én<br />
terugkoppel<strong>en</strong>. Ondernemers kunn<strong>en</strong> hierdoor regelmatiger aanbied<strong>en</strong> waardoor<br />
piekbelasting verdwijnt <strong>en</strong> u meer kunt do<strong>en</strong> in minder tijd.<br />
Altijd overzicht<br />
Als kantoor heeft u via het portal direct inzicht in welke ondernemers docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong><br />
klaargezet voor verwerking. Voor uw kantoor als totaal <strong>en</strong> per ondernemer gerangschikt.<br />
Inclusief het stell<strong>en</strong> van vrag<strong>en</strong> over boekstukk<strong>en</strong> <strong>en</strong> het upload<strong>en</strong> van docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> naar het<br />
archief van de klant. In het portal is er tev<strong>en</strong>s de mogelijkheid om docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, zoals<br />
belastingaangift<strong>en</strong>, te lat<strong>en</strong> accorder<strong>en</strong>.<br />
Toegankelijkheid via uw eig<strong>en</strong> Website<br />
Ondernemers kunn<strong>en</strong> e<strong>en</strong>voudig toegang krijg<strong>en</strong> tot hun eig<strong>en</strong> AccountCloud omgeving via<br />
e<strong>en</strong> pagina op de website van uw kantoor. In uw eig<strong>en</strong> huisstijl.<br />
Zo wordt AccountCloud nog meer e<strong>en</strong> onderdeel van uw pakket van di<strong>en</strong>st<strong>en</strong>.<br />
Dashboard<br />
Na verwerking in uw boekhoudsoftware kunt u digitaal terugkoppel<strong>en</strong> of de tuss<strong>en</strong>tijdse<br />
rapportage del<strong>en</strong> via het dashboard van uw klant. Zo optimaliseert u de kantoorprocess<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
de communicatie met uw klant<strong>en</strong> <strong>en</strong> heeft de ondernemer e<strong>en</strong> beter inzicht in zijn cijfers.<br />
Veiligheid<br />
Opslag <strong>en</strong> beveiliging is vergelijkbaar met die van Nederlands grootste financiële<br />
instelling<strong>en</strong>. Id<strong>en</strong>tificatie vindt plaats via e<strong>en</strong> gebruikersnaam <strong>en</strong> wachtwoord <strong>en</strong> al het<br />
dataverkeer wordt versleuteld door middel van SSL <strong>en</strong>cryptietechniek. Ons datac<strong>en</strong>ter in<br />
gecertificeerd Klimaat Neutraal. Naast uitgebreide <strong>en</strong> gecertificeerde toegangsbeveiliging is<br />
het datac<strong>en</strong>ter beveiligd teg<strong>en</strong> brand <strong>en</strong> waterschade <strong>en</strong> voorzi<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> autonome<br />
noodstroomvoorzi<strong>en</strong>ing. Het resultaat is e<strong>en</strong> minimaal risico <strong>en</strong> maximale uptime. Daarnaast<br />
k<strong>en</strong>t het datac<strong>en</strong>ter e<strong>en</strong> zeer str<strong>en</strong>g toegangsbeleid <strong>en</strong> alle beveiligingssystem<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 14
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
periodiek gecontroleerd <strong>en</strong> zijn volledig gecertificeerd. Hierdoor wordt voldaan aan alle eis<strong>en</strong><br />
die officiële instanties, zoals de Belastingdi<strong>en</strong>st, stell<strong>en</strong> aan digitale archivering.<br />
Koppeling<strong>en</strong><br />
AccountCloud heeft op dit mom<strong>en</strong>t volledige geïntrigeerde koppeling<strong>en</strong> met Exact-online,<br />
Informer <strong>en</strong> Twinfield. Andere koppeling<strong>en</strong> zijn in ontwikkeling of op aanvraag mogelijk.<br />
AccountCloud is afgezi<strong>en</strong> van OCR ook zeer goed bruikbaar zonder koppeling. De<br />
koppeling<strong>en</strong> word<strong>en</strong> vooral gebruikt voor OCR <strong>en</strong> terugkoppeling naar het dashboard van de<br />
ondernemer. Indi<strong>en</strong> deze functies minder belangrijk zijn kan AccountCloud zeer goed<br />
gebruikt word<strong>en</strong> als communicatieportaal met elk type boekhoudsoftware.<br />
Tariev<strong>en</strong><br />
AccountCloud k<strong>en</strong>t ge<strong>en</strong> transactiemodel <strong>en</strong> is transparant door vaste <strong>en</strong> lage tariev<strong>en</strong>. U<br />
betaald e<strong>en</strong> vast maandelijks bedrag voor het gebruik van AccountCloud. Deze<br />
accountancyfee is € 50,- per maand <strong>en</strong> wordt vermeerderd met € 10,- per aangeslot<strong>en</strong><br />
ondernemers administratie per maand. De kost<strong>en</strong> voor het gebruik van OCR bedrag<strong>en</strong> €5,-<br />
per maand, per administratie. Voor dit bedrag kunn<strong>en</strong> er e<strong>en</strong> onbeperkt aantal boeking<strong>en</strong><br />
gedaan word<strong>en</strong> met behulp van OCR.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 15
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Asperion<br />
In september 2012 heeft Asperion de mobile app Asperion Mobile geïntroduceerd. De app<br />
vormt e<strong>en</strong> perman<strong>en</strong>te aanvulling op de bestaande online functionaliteit <strong>en</strong> is (<strong>en</strong> blijft) gratis<br />
te gebruik<strong>en</strong>. De eerste release geeft de mogelijkheid tot upload<strong>en</strong> scans <strong>en</strong> toegang tot<br />
debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong> contact info, op<strong>en</strong>staande post<strong>en</strong> <strong>en</strong> routeinformatie (integratie<br />
met Google maps) naar relaties. Geschikt voor iOS. (Android release in Oktober).<br />
Eind oktober 2012 heeft Asperion e<strong>en</strong> nieuwe module geïntroduceerd: de AdmInbox.<br />
Hiermee wordt e<strong>en</strong> “Inbox” toegevoegd aan e<strong>en</strong> administratie <strong>en</strong> wordt het voor gebruikers<br />
mogelijk om alle vorm<strong>en</strong> van gescande docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> rechtstreeks in e<strong>en</strong> administratie in te<br />
br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> via <strong>scann<strong>en</strong></strong>, upload<strong>en</strong>, drag&drop, email<strong>en</strong>. Naast de gebruikelijke online interface<br />
via webbrowsers is upload<strong>en</strong> ook mogelijk via Asperion Mobile.<br />
Scans kunn<strong>en</strong> online ev<strong>en</strong>tueel opgeknipt, sam<strong>en</strong>gevoegd <strong>en</strong>/of gesorteerd word<strong>en</strong><br />
voorafgaand aan het boekingsproces. Voor het boek<strong>en</strong> van de scans is in deze eerste versie<br />
gekoz<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> 4-veld registratie methode (crediteur, bkstk nr, datum, bedrag) waarmee<br />
Asperion automatisch, gebruikmak<strong>en</strong>d van de historie <strong>en</strong> de standaardinstelling<strong>en</strong>, e<strong>en</strong><br />
100% boekingsvoorstel maakt. Het boekingsproces is door de gebruiker te beïnvloed<strong>en</strong> c.q.<br />
te verfijn<strong>en</strong>.<br />
De AdmInbox module is met name bedoeld voor boekhoudkundig onervar<strong>en</strong> gebruikers die<br />
de scan/upload <strong>en</strong> registratie voor hun rek<strong>en</strong>ing nem<strong>en</strong> <strong>en</strong> daarmee, volledig digitaal, alle<br />
boekstukk<strong>en</strong> in de administratie br<strong>en</strong>g<strong>en</strong>. De externe boekhouder of accountant staat dan,<br />
i.p.v. e<strong>en</strong> scho<strong>en</strong><strong>en</strong>doos, e<strong>en</strong> apart controlescherm ter beschikking om alle boeking<strong>en</strong> te<br />
controler<strong>en</strong> <strong>en</strong> door afvink<strong>en</strong> definitief in de boekhouding op te lat<strong>en</strong> nem<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> OCR oplossing, als alternatief voor het 4-veld registratie systeem is in ontwikkeling.<br />
De AdmInbox module maakt ge<strong>en</strong> gebruik gemaakt van externe software compon<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 16
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Basecone<br />
Basecone is dé nieuwe manier van verwerk<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong> <strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> voor<br />
accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong>, bedrijv<strong>en</strong> die zelf hun boekhouding voer<strong>en</strong> <strong>en</strong> voor<br />
ondernemers die hun boekhouding snel <strong>en</strong> makkelijk will<strong>en</strong> aanlever<strong>en</strong> bij hun boekhouder.<br />
Basecone maakt e<strong>en</strong> makkelijke aanlevering <strong>en</strong> snelle verwerking van factur<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> mogelijk waardoor het nem<strong>en</strong> van beslissing<strong>en</strong> <strong>en</strong> het mak<strong>en</strong> van keuzes op<br />
basis van e<strong>en</strong> echte real-time boekhouding eindelijk mogelijk is. Basecone accepteert<br />
papier<strong>en</strong> factur<strong>en</strong>, digitale factur<strong>en</strong> in onder andere PDF formaat, <strong>en</strong> verwerkt elektronische<br />
factuurstrom<strong>en</strong> in o.a. XML/UBL formaat. Basecone is e<strong>en</strong> volledige webdi<strong>en</strong>st die<br />
ontwikkeld is voor gebruik over internet, waarbij alle di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> zoals beveiliging, reservekopieën,<br />
onderhoud <strong>en</strong> nieuwe versies zijn inbegrep<strong>en</strong> in het maandelijkse<br />
abonnem<strong>en</strong>tstarief.<br />
Basecone werkt op duurzame wijze <strong>en</strong> is altijd alert op veiligheid <strong>en</strong> betrouwbaarheid. De<br />
infrastructuur van Basecone is ondergebracht bij de meest veilige datac<strong>en</strong>tra van Nederland<br />
die volledig ISO-27001 <strong>en</strong> SAS-70 (ISAE-3402 in voorbereiding) zijn gecertificeerd.<br />
Accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong><br />
In de Workload Matrix van Basecone zi<strong>en</strong> accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong> onmiddellijk<br />
welke klant<strong>en</strong> aandacht vrag<strong>en</strong>. Basecone maakt e<strong>en</strong> gespreide aanlevering <strong>en</strong> verwerking<br />
gedur<strong>en</strong>de het kwartaal mogelijk, waardoor piekbelasting in kwartaalmaand<strong>en</strong> afneemt.<br />
Basecone integreert volledig met Twinfield waardoor kantor<strong>en</strong> grootboekrek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>,<br />
boekingsregels, BTW-codes <strong>en</strong> project<strong>en</strong> of kost<strong>en</strong>plaats<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> gebruik<strong>en</strong> <strong>en</strong> wijziging<strong>en</strong><br />
direct kunn<strong>en</strong> bijwerk<strong>en</strong>. Docum<strong>en</strong>t Timelines gev<strong>en</strong> duidelijk inzicht in het volledige traject<br />
dat docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> doorlop<strong>en</strong>, <strong>en</strong> ton<strong>en</strong> bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> de volledigheid van het aantal<br />
factur<strong>en</strong> aan.<br />
Actuele boekhouding<strong>en</strong> mak<strong>en</strong> het voor accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong> mogelijk om<br />
klant<strong>en</strong> eerder <strong>en</strong> vollediger te adviser<strong>en</strong> of te voorzi<strong>en</strong> van analyses die help<strong>en</strong> bij het<br />
mak<strong>en</strong> van goed adviez<strong>en</strong>. Door de spreiding van de werkdruk <strong>en</strong> het automatisch<br />
verwerk<strong>en</strong> van elektronische <strong>en</strong> papier<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> nem<strong>en</strong> kost<strong>en</strong> af, <strong>en</strong> neemt de<br />
toegevoegde waarde voor klant<strong>en</strong> zichtbaar toe.<br />
Ondernemers die hun boekhouding aanlever<strong>en</strong> bij hun boekhouder of administratiekantoor<br />
Door het verstur<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong> via de diverse aanlevermethod<strong>en</strong> staan alle docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
direct klaar in e<strong>en</strong> persoonlijk online dossier per ondernemer <strong>en</strong> is de Workload Matrix van<br />
de boekhouder onmiddellijk bijgewerkt. Met de gratis Basecone App voor iPhone <strong>en</strong> Android<br />
<strong>scann<strong>en</strong></strong> ondernemers bonnetjes, zoals in e<strong>en</strong> restaurant, zorgt Basecone voor de directe<br />
verwerking <strong>en</strong> aanlevering zodra de smartphone verbinding heeft met internet. Ondernemers<br />
kunn<strong>en</strong> hun ingedi<strong>en</strong>de stukk<strong>en</strong> goedkeur<strong>en</strong>, hoev<strong>en</strong> niet langer mapp<strong>en</strong> te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> of te<br />
hal<strong>en</strong>, <strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> hun boekhouder advies vrag<strong>en</strong> op basis van actuele gegev<strong>en</strong>s. Het nem<strong>en</strong><br />
of het bijstur<strong>en</strong> van beslissing<strong>en</strong> bespaart veel zorg<strong>en</strong> <strong>en</strong> levert snel r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t. Alle<br />
gegev<strong>en</strong>s bewaart Basecone t<strong>en</strong>minste 7 jaar (bij vastgoedonderneming<strong>en</strong> 10 jaar) in e<strong>en</strong><br />
archief.<br />
Bedrijv<strong>en</strong><br />
Heldere workflows in Basecone geleid<strong>en</strong> elk docum<strong>en</strong>t langs de juiste medewerker, afdeling<br />
of vestiging binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> bedrijf. Medewerkers ontvang<strong>en</strong> via e-mail updates <strong>en</strong> herinnering<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> elke stap is zichtbaar in e<strong>en</strong> Docum<strong>en</strong>t Timeline. Geautoriseerde leveranciers kunn<strong>en</strong><br />
direct hun factur<strong>en</strong> indi<strong>en</strong><strong>en</strong> bij het bedrijf, op papier of volledig digitaal. Bedrijv<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong><br />
deelprocess<strong>en</strong> gebruik<strong>en</strong> door gegev<strong>en</strong>s via webservices aan te lever<strong>en</strong> <strong>en</strong> weer uit te<br />
vrag<strong>en</strong> voor verdere verwerking in andere operationele system<strong>en</strong>. Basecone is e<strong>en</strong><br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 17
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
docum<strong>en</strong>t hub, waarmee informatiestrom<strong>en</strong> e<strong>en</strong>voudig in diverse format<strong>en</strong> zijn uit te<br />
wissel<strong>en</strong>. Basecone zorgt ervoor dat de accountant altijd meekijkt in actuele data <strong>en</strong> snel<br />
zicht heeft op de verplichting<strong>en</strong> <strong>en</strong> op het werkkapitaal. Elk docum<strong>en</strong>t is, al dan niet met<br />
metadata, via e<strong>en</strong> veilige link altijd bij Basecone op te vrag<strong>en</strong>.<br />
Noviteit<strong>en</strong><br />
scheiding van <strong>scann<strong>en</strong></strong>, herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> <strong>en</strong> match<strong>en</strong><br />
white-list <strong>en</strong> black-list voor optimale herk<strong>en</strong>ning van gegev<strong>en</strong>s<br />
real-time verwerking van docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> gegev<strong>en</strong>s<br />
verwerking van boekingsregels<br />
automatisch aanvink<strong>en</strong> <strong>en</strong> overnem<strong>en</strong> van gegev<strong>en</strong>s van e<strong>en</strong> scan<br />
meerdere bestandsformat<strong>en</strong> (PDF, Word, JPG, Tekst/HTML, etc)<br />
verwerk<strong>en</strong> van papier<strong>en</strong> <strong>en</strong> elektronische gegev<strong>en</strong>s uit diverse bronn<strong>en</strong><br />
opslaan van docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in online dossier voor later gebruik, bijvoorbeeld voor de<br />
jaarrek<strong>en</strong>ing<br />
verwerk<strong>en</strong> van bankafschrift<strong>en</strong> <strong>en</strong> memoriaalboeking<strong>en</strong><br />
géén gebruik van schutblad<strong>en</strong>, streepjescodes e.d.<br />
mogelijkheid voor splits<strong>en</strong> van docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> met meerdere pagina’s<br />
plaats<strong>en</strong> van vrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> comm<strong>en</strong>taar bij docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
real-time integratie met Twinfield<br />
volledige webservice voor koppeling met andere system<strong>en</strong> <strong>en</strong> applicaties<br />
autoriser<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong> via e<strong>en</strong> workflow<br />
Workflow Matrix voor accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong> om binn<strong>en</strong>kom<strong>en</strong>de <strong>en</strong><br />
te verwerk<strong>en</strong> werkvoorraad te zi<strong>en</strong> <strong>en</strong> af te handel<strong>en</strong>.<br />
Docum<strong>en</strong>t Timelines mak<strong>en</strong> elke stap in het verwerkingsproces inzichtelijk <strong>en</strong> ton<strong>en</strong><br />
de volledigheid van informatie per boekjaar aan.<br />
autoriser<strong>en</strong> op basis van e<strong>en</strong> procuratieschema (volg<strong>en</strong>de versie)<br />
gebruik van project<strong>en</strong> <strong>en</strong> kost<strong>en</strong>plaats<strong>en</strong> uit boekhoudsysteem<br />
bijwerk<strong>en</strong> van boekhoudsysteem met gewijzigde data (zoals bijvoorbeeld e<strong>en</strong> nieuw<br />
bankrek<strong>en</strong>ingnummer of adres)<br />
aanlever<strong>en</strong> onder meer via TLS-beveiligde email<br />
aanlever<strong>en</strong> via e<strong>en</strong> ‘dropbox’, de Basecone BaseLoader voor Windows<br />
app voor iPhone <strong>en</strong> Android om factur<strong>en</strong>, bonn<strong>en</strong> <strong>en</strong> declaraties aan te lever<strong>en</strong> <strong>en</strong> te<br />
(lat<strong>en</strong>) autoriser<strong>en</strong>, inclusief scan<br />
uitwissel<strong>en</strong> van elektronische gegev<strong>en</strong>s via webservices<br />
geïntegreerde helpdeskfunctie<br />
start<strong>en</strong> <strong>en</strong> inricht<strong>en</strong> volledig online via de Basecone website<br />
uitdag<strong>en</strong>d prijsmodel waarbij de kost<strong>en</strong>voordel<strong>en</strong> de klant t<strong>en</strong> goede kom<strong>en</strong><br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 18
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Blue 10<br />
Speciaal voor accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong> biedt Blue 10 e<strong>en</strong> gebruiksvri<strong>en</strong>delijke<br />
oplossing op maat onder het motto: ‘Sam<strong>en</strong> sneller boekhoud<strong>en</strong>’. In de meeste gevall<strong>en</strong><br />
hebb<strong>en</strong> uw klant<strong>en</strong> de factur<strong>en</strong> al betaald <strong>en</strong> lever<strong>en</strong> zij de administratie achteraf op papier<br />
bij u aan, waarna u alles handmatig verwerkt in de financiële administratie. Met Blue 10<br />
Invoice Managem<strong>en</strong>t behoort dit tot het verled<strong>en</strong> <strong>en</strong> maakt het niet meer uit hoe uw klant zijn<br />
factur<strong>en</strong> ontvangt of bij u aanlevert. Alle factur<strong>en</strong> (Papier, Pdf <strong>en</strong> XML (UBL 2.0, etc.) word<strong>en</strong><br />
in één systeem sam<strong>en</strong>gebracht <strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> van hieruit digitaal verwerkt word<strong>en</strong> in de<br />
financiële administratie van de klant. Als accountant kunt u vanuit één overzicht de<br />
verschill<strong>en</strong>de administraties van uw klant<strong>en</strong> op<strong>en</strong><strong>en</strong> <strong>en</strong> kunt u direct de status van de<br />
boekhouding bekijk<strong>en</strong>. Doordat factur<strong>en</strong> sneller geboekt word<strong>en</strong>, zijn cijfers actueel <strong>en</strong> kunt u<br />
uw klant<strong>en</strong> help<strong>en</strong> met het gev<strong>en</strong> van real-time financieel advies. Klant<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong><br />
zelf bepal<strong>en</strong> of zij factur<strong>en</strong> alle<strong>en</strong> will<strong>en</strong> <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> boek<strong>en</strong> of dat zij kiez<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong><br />
volledige oplossing, inclusief digitale workflow voor het goedkeur<strong>en</strong> <strong>en</strong> terugzoek<strong>en</strong> van<br />
inkoopfactur<strong>en</strong>.<br />
Sam<strong>en</strong> sneller boekhoud<strong>en</strong><br />
Online boekhoud<strong>en</strong> maakt het voor klant<strong>en</strong> mogelijk om sam<strong>en</strong> met de accountant de<br />
administratie te voer<strong>en</strong>. Dit geldt dus niet alle<strong>en</strong> voor het (online) boekhoudsysteem, maar<br />
ook voor onze oplossing voor het digitaal verwerk<strong>en</strong> van inkoopfactur<strong>en</strong>. De verschill<strong>en</strong>de<br />
handeling<strong>en</strong> die nodig zijn om e<strong>en</strong> factuur te verwerk<strong>en</strong>, kunn<strong>en</strong> onderling afgestemd<br />
word<strong>en</strong>. Klant<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> bijvoorbeeld kiez<strong>en</strong> voor alle<strong>en</strong> het <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> digitaal aanlever<strong>en</strong><br />
van factur<strong>en</strong>, waarbij de accountant de verschill<strong>en</strong>de administratieve handeling<strong>en</strong> verricht.<br />
Andere klant<strong>en</strong> kiez<strong>en</strong> voor het zelfstandig verricht<strong>en</strong> van alle handeling<strong>en</strong>, waarbij de<br />
accountant voornamelijk e<strong>en</strong> controler<strong>en</strong>de rol op zich neemt. Factur<strong>en</strong> zijn in beide situaties<br />
voor zowel klant als accountant beschikbaar in het digitale archief. Op deze manier kunt u<br />
iedere klant e<strong>en</strong> oplossing op maat bied<strong>en</strong>.<br />
Toekomstperspectief<br />
Steeds meer leveranciers bied<strong>en</strong> de mogelijkheid om factur<strong>en</strong> digitaal aan te lever<strong>en</strong>. Helaas<br />
wordt hier nog weinig gebruik van gemaakt, omdat veel ondernemers de factur<strong>en</strong> vervolg<strong>en</strong>s<br />
zelf moet<strong>en</strong> uitprint<strong>en</strong> voor de verdere administratieve verwerking. Stelt u zich e<strong>en</strong>s voor dat<br />
leveranciers factur<strong>en</strong> als Pdf- of XML (UBL 2.0, etc.) bestand aanlever<strong>en</strong> bij uw klant<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
dat u, sam<strong>en</strong> met uw klant<strong>en</strong>, deze factur<strong>en</strong> direct digitaal kunt verwerk<strong>en</strong>. Factur<strong>en</strong> hoev<strong>en</strong><br />
in dat geval niet meer gescand te word<strong>en</strong> <strong>en</strong> bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> biedt dit ook mogelijkhed<strong>en</strong> om de<br />
overige handmatige handeling<strong>en</strong> tot e<strong>en</strong> minimum te beperk<strong>en</strong>. Hierbij kunn<strong>en</strong> we<br />
bijvoorbeeld d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> aan het automatisch boek<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong> in de financiële administratie<br />
van de klant.<br />
We kunn<strong>en</strong> zelfs nog e<strong>en</strong> stapje verder gaan. Doordat de factur<strong>en</strong> digitaal beschikbaar zijn,<br />
kan de klant ook digitaal zijn factur<strong>en</strong> goedkeur<strong>en</strong>. Factur<strong>en</strong> word<strong>en</strong> digitaal ontvang<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
vervolg<strong>en</strong>s ook van A tot Z digitaal verwerkt. Dit zorgt voor e<strong>en</strong> optimale verwerking van de<br />
inkom<strong>en</strong>de factur<strong>en</strong> van uw klant<strong>en</strong> <strong>en</strong> tot e<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong>lijke besparing voor zowel u als voor<br />
uw klant<strong>en</strong>!<br />
Noviteit<strong>en</strong><br />
- Blue 10 beschikt over standaard integraties met verschill<strong>en</strong>de financiële system<strong>en</strong>,<br />
zoals: Dynamics NAV <strong>en</strong> AX, Accountview, Unit 4 Multivers, Exact Globe <strong>en</strong> Online,<br />
Twinfield, iMUIS <strong>en</strong> diverse andere boekhoudsystem<strong>en</strong>. Indi<strong>en</strong> het accountants-/<br />
administratiekantoor met verschill<strong>en</strong>de financiële system<strong>en</strong> werkt, kan hij per<br />
klantadministratie bepal<strong>en</strong> aan welk financieel systeem er gekoppeld wordt.<br />
- Zelf ler<strong>en</strong>de OCR herk<strong>en</strong>ning<br />
- Volledig web based, zowel lokaal als online te gebruik<strong>en</strong><br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 19
- Onbeperkt aantal gebruikers <strong>en</strong> administraties<br />
- Betal<strong>en</strong> naar gebruik<br />
- Mogelijkheid voor klant<strong>en</strong> om factur<strong>en</strong> digitaal goed te keur<strong>en</strong><br />
- Mogelijkheid tot automatisch boek<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong>.<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 20
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
DDi<br />
DDi uit Hoofddorp is, sinds 1993, e<strong>en</strong> specialist op het gebied van Docum<strong>en</strong>t Software. Als<br />
puur Nederlands softwarehuis hebb<strong>en</strong> wij veel k<strong>en</strong>nis <strong>en</strong> ervaring op het gebied van het<br />
elektronisch vastlegg<strong>en</strong> <strong>en</strong> be- <strong>en</strong> verwerkbaar mak<strong>en</strong> van informatiestrom<strong>en</strong>. Bij ons b<strong>en</strong>t u<br />
aan het juiste adres als het gaat om docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> digitaliser<strong>en</strong>.<br />
DDi Docum<strong>en</strong>t Software<br />
DDi heeft specifieke <strong>en</strong> uitgebreide praktijkervaring in het adequaat inricht<strong>en</strong> van<br />
docum<strong>en</strong>tprocess<strong>en</strong> <strong>en</strong> aanverwante project<strong>en</strong> op het gebied van informatiebeheer. We<br />
kunn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> imposante lijst van klant<strong>en</strong> overlegg<strong>en</strong> die allemaal al hebb<strong>en</strong> vertrouwd op<br />
onze k<strong>en</strong>nis van zak<strong>en</strong>. Dergelijke oplossing<strong>en</strong> stell<strong>en</strong> technisch <strong>en</strong> functioneel hoge eis<strong>en</strong>,<br />
maar moet<strong>en</strong> vooral ook toegankelijk zijn voor de gebruikers. Daar ligt onze specialiteit! Wij<br />
houd<strong>en</strong> van begrijpelijke software waar u wat aan heeft: e<strong>en</strong>voudig in gebruik, uniform in de<br />
uitvoering <strong>en</strong> daardoor ook makkelijk te integrer<strong>en</strong> in uw organisatie.<br />
Wij voel<strong>en</strong> ons bijzonder goed thuis in de wereld van software toepassing<strong>en</strong> voor onder meer<br />
administratiekantor<strong>en</strong>/afdeling<strong>en</strong>, assurantiekantor<strong>en</strong>, verzekeringsmaatschappij<strong>en</strong>,<br />
overheidsinstanties, onderwijsinstelling<strong>en</strong>, de gezondheidszorg <strong>en</strong> de grotere commerciële<br />
organisaties. Om tot de beste oplossing<strong>en</strong> <strong>en</strong> di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> te kom<strong>en</strong> mak<strong>en</strong> wij gebruik van de<br />
nieuwste technologie <strong>en</strong> schakel<strong>en</strong> wij de beste m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> in om voor u het beste eindresultaat<br />
te bereik<strong>en</strong>. Wordt het niet e<strong>en</strong>s tijd om úw docum<strong>en</strong>tprocess<strong>en</strong> te digitaliser<strong>en</strong>?<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 21
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
DocuOnline<br />
On-line archiver<strong>en</strong> <strong>en</strong> geautomatiseerd boek<strong>en</strong> met DocuOnline gekoppeld aan Twinfield <strong>en</strong><br />
of Exact Online, met:<br />
Het verwerk<strong>en</strong> van inkoopfactur<strong>en</strong> met <strong>en</strong> zonder regelinformatie.<br />
Het automatisch boek<strong>en</strong> in Twinfield <strong>en</strong> Exact Online.<br />
Het kunn<strong>en</strong> werk<strong>en</strong> met kost<strong>en</strong>plaats, drager <strong>en</strong> kost<strong>en</strong> verdeelstaat.<br />
Het verwerk<strong>en</strong> van elk willekeurig docum<strong>en</strong>t digitaal of gescand, zoals: Word, Excel,<br />
PowerPoint, etc.<br />
Het archiver<strong>en</strong> van email Outlook, Gmail, Hotmail etc.<br />
Het werk<strong>en</strong> met workflow gerichte docum<strong>en</strong>t process<strong>en</strong>.<br />
Het verwijder<strong>en</strong> van docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> op basis van de lev<strong>en</strong>sduur, (Ret<strong>en</strong>tie <strong>en</strong> Destructie<br />
R&D).<br />
Compliant met fiscale-, wet- <strong>en</strong> regelgeving.<br />
Het e<strong>en</strong>voudig sam<strong>en</strong>werk<strong>en</strong> met uw administratie– <strong>en</strong>/of accountantskantoor.<br />
Het digitaal archief DocuOnline Archive met de in Twinfield <strong>en</strong> Exact Online koppeling geeft<br />
de mogelijkheid om alle financieel gerichte docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> op te slaan <strong>en</strong> in te zi<strong>en</strong> vanuit de<br />
Twinfield <strong>en</strong> Exact Online applicatie.<br />
Om docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> te plaats<strong>en</strong> in DocuOnline Archive <strong>en</strong> de koppeling naar Twinfield <strong>en</strong> Exact<br />
Online te creër<strong>en</strong> wordt gebruik gemaakt van DocuOnline Post & Factur<strong>en</strong>.<br />
DocuOnline Post & factur<strong>en</strong> is de innovatieve cloud oplossing voor het automatisch<br />
verwerk<strong>en</strong> <strong>en</strong> plaats<strong>en</strong> van gedigitaliseerde docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in het digitaal archief DocuOnline.<br />
Daarnaast kan DocuOnline ook het voorstel g<strong>en</strong>erer<strong>en</strong> voor de gew<strong>en</strong>ste financiële boeking<br />
in Twinfield <strong>en</strong> Exact Online.<br />
Eén van de unieke eig<strong>en</strong>schapp<strong>en</strong> van DocuOnline post & factur<strong>en</strong> is het 100% boekings<br />
voorstel.<br />
De gebruiker kan met het gratis DocuOnline Submit programma de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> middels e<strong>en</strong><br />
beveiligde verbinding aanbied<strong>en</strong> aan DocuOnline post & factur<strong>en</strong>. Ook kan gebruik gemaakt<br />
word<strong>en</strong> van aanwezige scan software <strong>en</strong>/of apparatuur zoals e<strong>en</strong> MFP of MFC. In deze<br />
situatie word<strong>en</strong> de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> ook middels e<strong>en</strong> upload aan DocuOnline aangebod<strong>en</strong>.<br />
Uitgangspunt is dat DocuOnline Post & factur<strong>en</strong> het door de gebruiker gedigitaliseerde<br />
docum<strong>en</strong>t verwerkt. DocuOnline Post & factur<strong>en</strong> herk<strong>en</strong>t de inkoopfactuur <strong>en</strong> haar bijlag<strong>en</strong>.<br />
Door haar ingebouwde herk<strong>en</strong> technologie <strong>en</strong> intellig<strong>en</strong>tie (data recognition, extractie <strong>en</strong><br />
kwalificatie) word<strong>en</strong> de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> gecategoriseerd <strong>en</strong> di<strong>en</strong>t deze informatie als basis voor<br />
het automatisch plaats<strong>en</strong> in het digitaal archief. Daarnaast wordt het financieel<br />
boekingsvoorstel gemaakt op basis van de teg<strong>en</strong>rek<strong>en</strong>ing welke aan de betreff<strong>en</strong>de<br />
crediteur<strong>en</strong>rek<strong>en</strong>ing is gekoppeld. Deze boekingsvoorstell<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> op twee manier<strong>en</strong> in<br />
Twinfield word<strong>en</strong> geboekt:<br />
Als Twinfield concept boeking;<br />
Als boekings voorstel in de DocuOnline Archive Workflow waarna na goedkeuring de<br />
boeking in Twinfield wordt gemaakt.<br />
Heeft u van e<strong>en</strong> leverancier digitale inkoopfactur<strong>en</strong> ontvang<strong>en</strong> dan kunn<strong>en</strong> deze op dezelfde<br />
wijze word<strong>en</strong> aangebod<strong>en</strong> aan DocuOnline Post & factur<strong>en</strong>. Naast de financiële docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
kunt u in het DocuOnline archief alle docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> opslaan.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 22
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Het unieke voordeel is dat u bij e<strong>en</strong> dispuut over e<strong>en</strong> inkoopfactuur alle relevante<br />
correspond<strong>en</strong>tie <strong>en</strong> docum<strong>en</strong>tatie kunt koppel<strong>en</strong> <strong>en</strong> als compleet dossier in de finaciële<br />
administratie kan word<strong>en</strong> opgeroep<strong>en</strong>.<br />
Het digitaal archief DocuOnline voldoet in al haar facett<strong>en</strong> aan de fiscale bewaarplicht<br />
waarbij de oorspronkelijkheid (auth<strong>en</strong>ticiteit van de herkomst <strong>en</strong> de inhoud van de gegev<strong>en</strong>s,<br />
integriteit van de inhoud) van de betreff<strong>en</strong>de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> haar transacties gewaarborgd<br />
is.<br />
Elk docum<strong>en</strong>t,wordt t<strong>en</strong> behoeve van de digitale duurzaamheid omgezet naar PDF/A <strong>en</strong> fulltekst<br />
geïndexeerd. Dit laatste geeft u de mogelijkheid om Google-like in DocuOnline Archive<br />
op de inhoudelijkheid van het docum<strong>en</strong>t te zoek<strong>en</strong>.<br />
Noviteit<strong>en</strong><br />
Het digitaal archief DocuOnline k<strong>en</strong>t de unieke Ret<strong>en</strong>tie & Destructie Categorieën wat u de<br />
mogelijkheid biedt de actuele waarde van het docum<strong>en</strong>t gerelateerd aan de financiële<br />
transactie te bepal<strong>en</strong> waarna de fiscale bewaartermijn automatisch ingaat.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 23
3. Toelichting per leverancier<br />
Exact Software Nederland<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Exact Online Scan <strong>en</strong> Herk<strong>en</strong><br />
De scan service van Exact Online verwerkt ingescande inkoop- <strong>en</strong> verkoopfactur<strong>en</strong><br />
automatisch binn<strong>en</strong> 24 uur tot voorgestelde boeking<strong>en</strong> in Exact Online voor € 0,60 per<br />
ingescande factuur. Deze di<strong>en</strong>st is 100% nauwkeurig: alle gegev<strong>en</strong>s zoals crediteur, datum,<br />
factuurnummer <strong>en</strong> (BTW) bedrag<strong>en</strong> op de ingescande factuur word<strong>en</strong> automatisch herk<strong>en</strong>d<br />
<strong>en</strong> in de voorgestelde boeking gepres<strong>en</strong>teerd. Het upload<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong> kan door zowel de<br />
ondernemer als de accountant gedaan word<strong>en</strong>. Tev<strong>en</strong>s wordt er direct e<strong>en</strong> digitaal archief<br />
opgebouwd.<br />
Het is mogelijk om één of meerdere scans in één bestand te upload<strong>en</strong>. Exact Online Scan <strong>en</strong><br />
Herk<strong>en</strong> scheidt automatisch de verschill<strong>en</strong>de factur<strong>en</strong> <strong>en</strong> het is dus niet nodig om deze te<br />
scheid<strong>en</strong> met aparte vell<strong>en</strong> of barcodes. Het upload<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong> kan in Exact Online maar<br />
is ook mogelijk via de Exact Online iPhone of Android app.<br />
Werkwijze<br />
Via de scan service zijn PDF of TIFF factur<strong>en</strong> te upload<strong>en</strong>. De factur<strong>en</strong> die geüpload zijn,<br />
kom<strong>en</strong> in de digitale briev<strong>en</strong>bus van de administratie terecht waar vervolg<strong>en</strong>s het ingevulde<br />
boekingsvoorstel inclusief het factuurdocum<strong>en</strong>t getoond word<strong>en</strong>. Eén of meerdere<br />
boekingsvoorstell<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> druk op de knop definitief geboekt word<strong>en</strong>. Om fout<strong>en</strong><br />
bij het wijzig<strong>en</strong> van boekingsvoorstell<strong>en</strong> te voorkom<strong>en</strong> toont het boekingscherm e<strong>en</strong><br />
controletelling op factuurtotaal <strong>en</strong> de aansluiting met de BTW groep<strong>en</strong>.<br />
Koppeling accountant <strong>en</strong> ondernemer<br />
De digitale briev<strong>en</strong>bus kan ook als communicatiemedium tuss<strong>en</strong> de accountant <strong>en</strong><br />
ondernemer gebruikt word<strong>en</strong>. De ondernemer heeft dan ge<strong>en</strong> Exact Online abonnem<strong>en</strong>t<br />
nodig maar werkt als cliëntgebruiker via het abonnem<strong>en</strong>t van zijn accountant. De<br />
ondernemer koppelt e<strong>en</strong> inkoop- of verkoopfactuur aan e<strong>en</strong> bericht welke vervolg<strong>en</strong>s naar de<br />
digitale briev<strong>en</strong>bus van de accountant wordt gestuurd. De accountant kan vervolg<strong>en</strong>s het<br />
boekingsvoorstel via de digitale briev<strong>en</strong>bus controler<strong>en</strong> <strong>en</strong> definitief in de administratie<br />
verwerk<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 24
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Expansion<br />
Expansion is opgericht in 1988 <strong>en</strong> met haar standaard systeem Xt<strong>en</strong>dis één van de<br />
marktleiders op het gebied van digitale docum<strong>en</strong>tverwerking <strong>en</strong> archivering. Xt<strong>en</strong>dis kan<br />
gebruikt word<strong>en</strong> voor het <strong>scann<strong>en</strong></strong>, herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>, boek<strong>en</strong>, distribuer<strong>en</strong> <strong>en</strong> digitaal archiver<strong>en</strong><br />
van factur<strong>en</strong>. Daarnaast kunn<strong>en</strong> relatiedossiers op toegankelijke wijze digitaal word<strong>en</strong><br />
vastgelegd <strong>en</strong> ev<strong>en</strong>tueel gedeeld word<strong>en</strong>. Deze toepassing<strong>en</strong> word<strong>en</strong> dagelijks gebruikt door<br />
e<strong>en</strong> groot aantal accountantskantor<strong>en</strong>.<br />
Xt<strong>en</strong>dis voor accountants<br />
De inzet van Xt<strong>en</strong>dis stelt accountants in staat om e<strong>en</strong> grote tijdsbesparing te realiser<strong>en</strong> bij<br />
het boek<strong>en</strong> <strong>en</strong> archiver<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong>. Klant<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> hun docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> direct inzi<strong>en</strong>.<br />
Accountants kunn<strong>en</strong> door de inzet van Xt<strong>en</strong>dis met minder handeling<strong>en</strong> e<strong>en</strong> hoger<br />
servic<strong>en</strong>iveau bied<strong>en</strong>. Bij gebruik van Xt<strong>en</strong>dis word<strong>en</strong> de factur<strong>en</strong> gescand <strong>en</strong> met behulp<br />
van geavanceerde herk<strong>en</strong>ningstechnologie verwerkt. Alle boekingsgegev<strong>en</strong>s word<strong>en</strong><br />
automatisch van de factur<strong>en</strong> afgelez<strong>en</strong> <strong>en</strong> vervolg<strong>en</strong>s verrijkt <strong>en</strong> gecontroleerd met<br />
gegev<strong>en</strong>s uit de financiële administratie. Na controle word<strong>en</strong> ze automatisch geboekt <strong>en</strong><br />
digitaal gearchiveerd. Naast factur<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> ook andere docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in Xt<strong>en</strong>dis word<strong>en</strong><br />
vastgelegd.<br />
Het gebruik van Xt<strong>en</strong>dis biedt accountantskantor<strong>en</strong> de volg<strong>en</strong>de voordel<strong>en</strong>:<br />
Grote tijdsbesparing dankzij geautomatiseerde invoer factuurgegev<strong>en</strong>s <strong>en</strong> digitale<br />
archivering.<br />
Beperkte inzet hoogopgeleide medewerkers: met Xt<strong>en</strong>dis kan e<strong>en</strong> groot deel van de<br />
werkzaamhed<strong>en</strong> word<strong>en</strong> uitgevoerd door medewerkers zonder boekhoudkundige<br />
k<strong>en</strong>nis. Ook dit zorgt voor kost<strong>en</strong>besparing<strong>en</strong> bij de factuurverwerking.<br />
Optimale toegankelijkheid: digitaal gearchiveerde factur<strong>en</strong> <strong>en</strong> andere docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
kunn<strong>en</strong> door alle daartoe geautoriseerde gebruikers direct word<strong>en</strong> ingezi<strong>en</strong>. Door<br />
middel van e<strong>en</strong> koppeling kunn<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> ook vanuit de financiële administratie<br />
word<strong>en</strong> opgevraagd.<br />
Hogere kwaliteit van archivering: docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> rak<strong>en</strong> in Xt<strong>en</strong>dis nooit meer zoek of<br />
beschadigd.<br />
Gegarandeerde integriteit van docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>: met Xt<strong>en</strong>dis zijn de factur<strong>en</strong> <strong>en</strong> andere<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> beveiligd teg<strong>en</strong> ongeautoriseerde toegang. Hierdoor wordt voldaan aan<br />
de eis<strong>en</strong> die officiële instanties zoals de Belastingdi<strong>en</strong>st stell<strong>en</strong> aan digitale<br />
archivering.<br />
Ruimtebesparing: e<strong>en</strong> digitaal archief levert e<strong>en</strong> <strong>en</strong>orme ruimtebesparing op. Ook<br />
draagt het bij aan opgeruimde <strong>en</strong> overzichtelijke werkplekk<strong>en</strong>.<br />
Veiligheid: digitaal gearchiveerde docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zijn beschermd teg<strong>en</strong> calamiteit<strong>en</strong><br />
zoals brand- <strong>en</strong> waterschade.<br />
Beter di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing voor klant<strong>en</strong>: klant<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> toegang krijg<strong>en</strong> tot hun digitale<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> Xt<strong>en</strong>dis. Ze kunn<strong>en</strong> de informatie raadpleg<strong>en</strong> op ieder geschikt<br />
mom<strong>en</strong>t. Dit is e<strong>en</strong> extra service die accountantskantor<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> bied<strong>en</strong>. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong><br />
zorgt het voor tijdsbesparing omdat medewerkers minder vrag<strong>en</strong> hoev<strong>en</strong> te<br />
beantwoord<strong>en</strong> of docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> hoev<strong>en</strong> te verstrekk<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 25
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Xt<strong>en</strong>dis gekoppeld aan diverse financiële system<strong>en</strong><br />
Het digitaal archiefsysteem Xt<strong>en</strong>dis is gekoppeld aan alle standaard financiële applicaties,<br />
waaronder AccountView, AFAS Profit, Exact, Twinfield <strong>en</strong> Unit4 Accounting. Binn<strong>en</strong> één<br />
organisatie kan het digitaal archiefsysteem Xt<strong>en</strong>dis aan verschill<strong>en</strong>de system<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
gekoppeld.<br />
Accountants kunn<strong>en</strong> Xt<strong>en</strong>dis in twee vorm<strong>en</strong> afnem<strong>en</strong>:<br />
1. Als e<strong>en</strong> service via Internet.<br />
2. Als e<strong>en</strong> applicatie binn<strong>en</strong> de eig<strong>en</strong> organisatie.<br />
Noviteit<strong>en</strong><br />
In oktober 2012 vindt de introductie van de volledig vernieuwde versie van Xt<strong>en</strong>dis <strong>en</strong><br />
Xt<strong>en</strong>dis Data-Entry plaats. De volledig vernieuwde versie van Xt<strong>en</strong>dis is het antwoord op<br />
actuele docum<strong>en</strong>t managem<strong>en</strong>t vraagstukk<strong>en</strong> zoals:<br />
to<strong>en</strong>em<strong>en</strong>de dynamiek in docum<strong>en</strong>tbeheer;<br />
explosieve to<strong>en</strong>ame van digitale informatie;<br />
transformatie naar online platforms;<br />
mobiele informatiebehoefte.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 26
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
iLane<br />
ELO is e<strong>en</strong> krachtig <strong>en</strong> modern DMS / ECM systeem voor docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>beheer <strong>en</strong><br />
docum<strong>en</strong>tverwerking, archivering, workflow, versiebeheer <strong>en</strong> veel meer.<br />
ELO staat voor “Electronic Leitz Ordner” <strong>en</strong> is gevestigd in Stuttgart.<br />
iLane B.V. verteg<strong>en</strong>woordigt o.a. ELO in Nederland.<br />
Om tegemoet te kom<strong>en</strong> aan de specifieke behoeft<strong>en</strong> van uw bedrijf, biedt ELO e<strong>en</strong> groot<br />
aantal oplossingssc<strong>en</strong>ario's voor e<strong>en</strong> succesvolle bedrijfsvoering op verschill<strong>en</strong>de niveaus.<br />
De ELO oplossing<strong>en</strong> variër<strong>en</strong> van e<strong>en</strong>voudige wetsconforme docum<strong>en</strong>tarchivering tot bedrijf<br />
overkoepel<strong>en</strong>d k<strong>en</strong>nismanagem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> ondersteuning van al uw bestaande<br />
bedrijfstoepassing<strong>en</strong>.<br />
Noviteit<strong>en</strong><br />
Volledig automatische verwerking van factur<strong>en</strong> <strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> met doorboeking naar het bij<br />
de klant in gebruik zijnde boekhoudpakket. Automatische BTW controle kan word<strong>en</strong><br />
ingesteld met e<strong>en</strong> melding indi<strong>en</strong> de bedrag<strong>en</strong> niet correct zijn, de factuur niet conform is etc.<br />
Ook uitsplitsing op regelniveau is mogelijk. De ELO multi-cli<strong>en</strong>t strategie laat toe om<br />
ongeacht welke gebruikers interface, uw gegev<strong>en</strong>s te bereik<strong>en</strong>.<br />
Iedere gebruiker stelt weer andere eis<strong>en</strong> aan e<strong>en</strong> ECM/DMS systeem. Of uw medewerkers<br />
de ECM-services nu gebruik<strong>en</strong> via e<strong>en</strong> Windows-cli<strong>en</strong>t, Windows Explorer, webbrowser,<br />
smartphone, tablet-pc of binn<strong>en</strong> hun vertrouwde Microsoft Office omgeving, met de<br />
toegangsopties <strong>en</strong> technologieën van ELO's multi-cli<strong>en</strong>t concept kan aan alle eis<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
voldaan. Dankzij onze technologieën heeft de gebruiker niet alle<strong>en</strong> toegang tot het c<strong>en</strong>trale<br />
bedrijfsarchief, maar ook tot alle gegev<strong>en</strong>s in het ELO-systeem <strong>en</strong> de aangeslot<strong>en</strong><br />
bedrijfstoepassing<strong>en</strong>, zoals ERP, boekhoudpakkett<strong>en</strong>, e-mail etc. Voor alle<strong>en</strong><br />
zoek<strong>en</strong>/raadpleg<strong>en</strong> in ELO is ge<strong>en</strong> betaalde lic<strong>en</strong>tie noodzakelijk. Dit is e<strong>en</strong> kosteloze<br />
lic<strong>en</strong>tie.<br />
De automatisering van bedrijfsprocess<strong>en</strong> is van wez<strong>en</strong>lijk belang voor het succes van<br />
de onderneming. Alle versies van ELO beschikk<strong>en</strong> over e<strong>en</strong> krachtige workflow server.<br />
Met e<strong>en</strong> geïntegreerde grafische ontwerpmodule kunt u zelfs de meest complexe<br />
bedrijfsprocess<strong>en</strong> <strong>en</strong> matrixstructur<strong>en</strong> moeiteloos in kaart br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> <strong>en</strong> aanstur<strong>en</strong>.<br />
Met de workflow <strong>en</strong>gine word<strong>en</strong> toegewez<strong>en</strong> medewerkers in de workflow<br />
opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> <strong>en</strong> zakelijke transacties aangestuurd op basis van de bedrijfsactiviteit<strong>en</strong>.<br />
Via het ELO-workflow systeem kunn<strong>en</strong> bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> alle bestaande bedrijfstoepassing<strong>en</strong>,<br />
zoals e-mail, ERP <strong>en</strong> CRM, <strong>en</strong> de daarin opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> gegev<strong>en</strong>s, word<strong>en</strong> geïntegreerd,<br />
gecontroleerd <strong>en</strong> aangestuurd. Naast gewone workflows zijn template gebaseerde workflows<br />
(één van de oplossing<strong>en</strong> hiermee is om journaalpost<strong>en</strong> via e<strong>en</strong> overzicht op te splits<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
b.v. het verwerk<strong>en</strong> van verlofaanvrag<strong>en</strong>) standaard in de ELO software opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>,<br />
waardoor e<strong>en</strong> grotere draagkracht in Docum<strong>en</strong>t Managem<strong>en</strong>t wordt verkreg<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> van de automatiseringstools van ELO is DocXtractor, e<strong>en</strong> tool die zowel in Mailroom<br />
applicaties als het verwerk<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong> <strong>en</strong> formulier<strong>en</strong> ingezet kan word<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> functie van ELO DocXtractor die in de accountancy wereld meer aandacht krijgt is de<br />
intellig<strong>en</strong>te verwerking van inkom<strong>en</strong>de factur<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> ERP-omgeving. Wanneer de<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zijn gescand, wordt de volledige inhoud onmiddellijk in het relevante<br />
verwerkingsproces opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>. Alle voor de ERP-boeking b<strong>en</strong>odigde gegev<strong>en</strong>s, zoals<br />
order- <strong>en</strong> factuurnummer, bankgegev<strong>en</strong>s <strong>en</strong> betalingsvoorwaard<strong>en</strong>, word<strong>en</strong> automatisch uit<br />
de factur<strong>en</strong> opgehaald. ELO DocXtractor vergelijkt de opgehaalde gegev<strong>en</strong>s<br />
vervolg<strong>en</strong>s met de bestaande stamgegev<strong>en</strong>s van de crediteur in het ERP-systeem,<br />
de contract- <strong>en</strong> ordersystem<strong>en</strong>, de boekhoudsoftware <strong>en</strong> maakt de factur<strong>en</strong> klaar voor<br />
betaling. De interne plausibiliteitscontrole voorkomt fout<strong>en</strong> <strong>en</strong> ev<strong>en</strong>tuele duplicat<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
automatisch opgespoord <strong>en</strong> verwijderd.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 27
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Terugker<strong>en</strong>de tak<strong>en</strong> <strong>en</strong> routine activiteit<strong>en</strong> l<strong>en</strong><strong>en</strong> zich bij uitstek voor automatisering.<br />
ELO Automation Services is e<strong>en</strong> gebruiksvri<strong>en</strong>delijke configuratie-interface, waarin u zonder<br />
<strong>en</strong>ige programmering vereist<strong>en</strong> vooraf gedefinieerde procesmodell<strong>en</strong> kunt toepass<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
bewerk<strong>en</strong>. Zodo<strong>en</strong>de kunt u afzonderlijke bewerkingsstapp<strong>en</strong> automatiser<strong>en</strong>, maar ook<br />
volledige workflow process<strong>en</strong>. U hoeft e<strong>en</strong> proces slechts e<strong>en</strong> keer te definiër<strong>en</strong>; daarna<br />
wordt het automatisch toegepast zoals u hebt opgegev<strong>en</strong>. Dit verlaagt het foutperc<strong>en</strong>tage <strong>en</strong><br />
versnelt de workflow.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 28
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
K+V Van Alph<strong>en</strong><br />
K+V Van Alph<strong>en</strong> is opgericht in 1996 <strong>en</strong> opereert vanuit e<strong>en</strong> modern vormgegev<strong>en</strong> kantoor<br />
aan de Spoorhav<strong>en</strong> te Berkel <strong>en</strong> Rod<strong>en</strong>rijs met e<strong>en</strong> hechte groep van zo’n 20 collega’s.<br />
Missie is het vertal<strong>en</strong> van g<strong>en</strong>erieke vraagstukk<strong>en</strong> inzake data-verwerking & datamanagem<strong>en</strong>t<br />
naar specialistische branche & proces oplossing<strong>en</strong>. Geautomatiseerde<br />
registratie <strong>en</strong> verwerking van inkoopfactur<strong>en</strong> <strong>en</strong> digitale verwerking van inkom<strong>en</strong>de- <strong>en</strong><br />
uitgaande poststukk<strong>en</strong> zijn daarvan actuele voorbeeld<strong>en</strong>. Automatiseringsoplossing<strong>en</strong> die<br />
relatief snel <strong>en</strong> e<strong>en</strong>voudig te implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> zijn <strong>en</strong> die vanaf de eerste dag hun waarde<br />
bewijz<strong>en</strong>. Zak<strong>en</strong> do<strong>en</strong> met K+V Van Alph<strong>en</strong> betek<strong>en</strong>t daarom voor u zak<strong>en</strong> do<strong>en</strong> met<br />
specialist<strong>en</strong> die werk<strong>en</strong> met eig<strong>en</strong> standaard software oplossing<strong>en</strong>.<br />
DigiData Suite is K+V Van Alph<strong>en</strong>’s toonaangev<strong>en</strong>de verzameling state of the art softwareoplossing<strong>en</strong><br />
voor automatische <strong>en</strong> intellig<strong>en</strong>te herk<strong>en</strong>ning van informatie op docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>,<br />
ongeacht de herkomst hiervan; dus of deze nu gescand zijn, als e-mailbijlage meekom<strong>en</strong> of<br />
anderszins digitaal zijn aangeleverd. K+V Van Alph<strong>en</strong> gebruikt de beste OCR-software voor<br />
DigiData <strong>en</strong> weet vervolg<strong>en</strong>s - met e<strong>en</strong> scala aan intellig<strong>en</strong>tie-logica - e<strong>en</strong> ongeëv<strong>en</strong>aard<br />
hoge herk<strong>en</strong>ning op onder ander<strong>en</strong> inkoopfactur<strong>en</strong> te realiser<strong>en</strong>. Deze hoge herk<strong>en</strong>ning<br />
wordt al vanaf de eerste dag gerealiseerd op Free Form basis – dus géén templates of<br />
barcodes meer nodig – <strong>en</strong> wordt nog hoger, door inzet van zelfler<strong>en</strong>de onderdel<strong>en</strong>. Door de<br />
jar<strong>en</strong> he<strong>en</strong> is door K+V Van Alph<strong>en</strong> veel k<strong>en</strong>nis <strong>en</strong> ervaring opgedaan op dit gebied <strong>en</strong> in<br />
DigiData verwerkt.<br />
DigiData herk<strong>en</strong>t informatie op docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, zodat data-<strong>en</strong>try activiteit<strong>en</strong> voorkóm<strong>en</strong> of<br />
t<strong>en</strong>minste sterk beperkt kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong>.<br />
Naast DigiData Suite biedt K+V Van Alph<strong>en</strong> ook de webbased DONAU Suite. Deze bestaat<br />
uit e<strong>en</strong> verzameling van software-product<strong>en</strong> die gericht zijn op het digitaal router<strong>en</strong>,<br />
archiver<strong>en</strong> <strong>en</strong> ontsluit<strong>en</strong> van docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> op het ontwerp<strong>en</strong>, implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> <strong>en</strong> bestur<strong>en</strong><br />
van werkprocess<strong>en</strong>. Zo is DONAU Factuur de specifieke applicatie, waarmee e<strong>en</strong><br />
inkoopfactuur – na initiële vastlegging – door de organisatie kan word<strong>en</strong> gerouteerd ter<br />
fiattering, op basis van de geld<strong>en</strong>de bedrijfsregels zoals getrapte autorisatie. DONAU<br />
ondersteunt ook meer complexe workflow-functionaliteit, die al gauw de meestal beperktere<br />
mogelijkhed<strong>en</strong> van in financiële pakkett<strong>en</strong> ingebouwde workflow overstijgt.<br />
Zowel DigiData als DONAU Factuur wordt in de regel gekoppeld aan het klantspecifieke<br />
financiële- of ERP-systeem. K+V Van Alph<strong>en</strong> koppelt in principe op elk systeem, op<br />
voorwaarde van beschikbaarheid van import-/exportfunctionaliteit. Inmiddels heeft K+V Van<br />
Alph<strong>en</strong> circa 30 standaardkoppeling<strong>en</strong> beschikbaar.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 29
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Nederpelt Software<br />
Met Elvy beschikt uw afdeling administratie over e<strong>en</strong> programma om effectief af te rek<strong>en</strong><strong>en</strong><br />
met het tijdrov<strong>en</strong>de verwerk<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong>. Ev<strong>en</strong> <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> Elvy Docum<strong>en</strong>t Scanning<br />
(DS) doet de rest. Alle factur<strong>en</strong> zijn voortaan overzichtelijk terug te vind<strong>en</strong> in uw<br />
administratie. Heeft u wel e<strong>en</strong>s nagedacht over het digitaliser<strong>en</strong> van uw inkom<strong>en</strong>de factur<strong>en</strong>?<br />
Elvy DS is e<strong>en</strong> pakket dat e<strong>en</strong> compleet scala aan mogelijkhed<strong>en</strong> combineert met e<strong>en</strong><br />
e<strong>en</strong>voudig te gebruik<strong>en</strong> programma. Het programma is namelijk ontwikkeld met de gebruiker<br />
- uw medewerkers - in het achterhoofd. Ge<strong>en</strong> ingewikkelde procedures, ge<strong>en</strong> omslachtige<br />
handleiding<strong>en</strong>. U kunt er direct mee aan de slag. Vanaf de eerste minuut kunt u profiter<strong>en</strong><br />
van het gemak dat e<strong>en</strong> digitale factur<strong>en</strong>administratie voor uw bedrijf betek<strong>en</strong>t!<br />
Wat doet Elvy DS precies?<br />
1. Factur<strong>en</strong> die binn<strong>en</strong>kom<strong>en</strong>, hoeft u alle<strong>en</strong> maar ev<strong>en</strong> te <strong>scann<strong>en</strong></strong>. Het <strong>en</strong>ige wat u<br />
nodig heeft is e<strong>en</strong> scanner.<br />
2. Elvy DS leest vervolg<strong>en</strong>s automatisch de gescande digitale factuur.<br />
3. Elvy DS herk<strong>en</strong>t de factuurgegev<strong>en</strong>s <strong>en</strong> zoekt in uw administratie naar de<br />
bijbehor<strong>en</strong>de leverancier.<br />
4. Vervolg<strong>en</strong>s pres<strong>en</strong>teert Elvy DS u het boekingsvoorstel. Liever e<strong>en</strong> ander boeking?<br />
Aanpass<strong>en</strong> kan heel e<strong>en</strong>voudig.<br />
5. En daarna verwerkt Elvy DS de boeking <strong>en</strong> de factuur in uw administratie.<br />
Elvy DS is ontwikkeld om uw inkoopfactur<strong>en</strong> e<strong>en</strong>voudiger te kunn<strong>en</strong> verwerk<strong>en</strong>. Maar u kunt<br />
ook gemakkelijk andere docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> digitaliser<strong>en</strong> met Elvy DS, bijvoorbeeld: verkoopfactur<strong>en</strong>,<br />
werk- <strong>en</strong> pakbonn<strong>en</strong>, personeelscontract<strong>en</strong>, offertes, opdrachtbevestiging<strong>en</strong> of<br />
correspond<strong>en</strong>tie. Groot voordeel van het pakket is dat u in één moeite door de<br />
leveranciersgegev<strong>en</strong>s kunt bijwerk<strong>en</strong>. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> is Elvy DS zelf ler<strong>en</strong>d. Naarmate u het<br />
programma langer in gebruik heeft, zal Elvy DS binn<strong>en</strong>kom<strong>en</strong>de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> steeds<br />
correcter gaan verwerk<strong>en</strong>. Daarnaast is Elvy DS inzetbaar voor het verwerk<strong>en</strong> van<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in (Exact) Synergy <strong>en</strong> het automatisch start<strong>en</strong> van werkstrom<strong>en</strong>.<br />
Naast alle voorgaand g<strong>en</strong>oemde voordel<strong>en</strong> die Elvy biedt, is er nog e<strong>en</strong> voordeel dat er<br />
specifiek uitspringt voor de accountancybranche. Dat is het gebruik van de Uploadportal.<br />
Via de Uploadportal kunn<strong>en</strong> klant<strong>en</strong> hun gescande docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> e<strong>en</strong>voudig verz<strong>en</strong>d<strong>en</strong> naar<br />
het accountantskantoor. Op deze manier kom<strong>en</strong> de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> al geord<strong>en</strong>d per<br />
administratie binn<strong>en</strong>. Zodra de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> op de server van het accountantskantoor staan<br />
begint Elvy al met de OCR herk<strong>en</strong>ning. Op deze manier kan de accountant de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
snel in Elvy inlez<strong>en</strong> <strong>en</strong> met <strong>en</strong>kele drukk<strong>en</strong> op de knop verwerk<strong>en</strong> in het financiële pakket.<br />
Noviteit<strong>en</strong><br />
Er zijn nog e<strong>en</strong> aantal andere Elvy modules die uw bedrijfsprocess<strong>en</strong> digitaliser<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
vere<strong>en</strong>voudig<strong>en</strong>. Deze modules zijn webbased <strong>en</strong> volledig geïntegreerd met Elvy DS.<br />
• Inkom<strong>en</strong>d Factuurregister; zorgt ervoor dat uw volledige fiatteringstroom<br />
gedigitaliseerd is. Elvy IFR blokkeert de betaling tot alle betrokk<strong>en</strong> medewerkers<br />
digitaal hun goedkeuring hebb<strong>en</strong> gegev<strong>en</strong>.<br />
• Inkom<strong>en</strong>d Postregister; zorgt ervoor dat uw post gedigitaliseerd is <strong>en</strong> bij de juiste<br />
medewerker op het digitale bureau komt. Daarnaast slaat Elvy de post digitaal op bij<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 30
de juiste relatie.<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
• Onkost<strong>en</strong> Declaratie; zorgt ervoor dat medewerkers hun declaraties zelf digitaal<br />
kunn<strong>en</strong> indi<strong>en</strong><strong>en</strong>. Daarna kunn<strong>en</strong> managers digitaal hun fiat aan de declaratie gev<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> wordt de declaratie doorgezet naar het financiële pakket.<br />
• Kost<strong>en</strong>beheersing & Verplichting<strong>en</strong>; met de Kost<strong>en</strong>beheersing <strong>en</strong> Verplichting<strong>en</strong> van<br />
Elvy kunt u de bedrijfsbudgett<strong>en</strong> e<strong>en</strong>voudig registrer<strong>en</strong>, waarna u er reservering<strong>en</strong> op<br />
kunt plaats<strong>en</strong>. Deze kunn<strong>en</strong> omgezet word<strong>en</strong> naar verplichting<strong>en</strong>, met daaraan alle<br />
betrokk<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> gekoppeld.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 31
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Newviews<br />
Newviews is e<strong>en</strong> 'voorportaal' voor boekhoudpakkett<strong>en</strong>. Ondernemers, crediteur<strong>en</strong> van<br />
ondernemers, of klant<strong>en</strong>/medewerkers van accountantskantor<strong>en</strong>, kunn<strong>en</strong> direct per email<br />
factur<strong>en</strong> (in nag<strong>en</strong>oeg ieder formaat) naar e<strong>en</strong> Newviews emailadres verstur<strong>en</strong>.<br />
Newviews leest de emails uit <strong>en</strong> g<strong>en</strong>ereert binn<strong>en</strong> 5 minut<strong>en</strong> volautomatisch<br />
boekingsvoorstell<strong>en</strong> op basis van de ontvang<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> <strong>en</strong> de stamgegev<strong>en</strong>s uit het<br />
gekoppelde boekhoudpakket.<br />
Na controle/correctie door de boekhouder wordt de complete boeking in het gekoppelde<br />
boekhoudpakket opgeslag<strong>en</strong>, inclusief de originele gescande factuur.<br />
Optioneel kunn<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> na vastlegging in de boekhouding volg<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> procuratie schema<br />
voor betalingsgoedkeuring de organisatie in word<strong>en</strong> gestuurd.<br />
Geboekte factur<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> snel teruggevond<strong>en</strong> word<strong>en</strong> in het online archief.<br />
Noviteit<strong>en</strong><br />
‘Niet meer <strong>scann<strong>en</strong></strong>!’<br />
Indi<strong>en</strong> e<strong>en</strong> accountantskantoor Newviews optimaal toepast, dan hoeft er niet meer<br />
ingescand te word<strong>en</strong> <strong>en</strong> is de administratie nag<strong>en</strong>oeg perman<strong>en</strong>t bijgewerkt.<br />
Deze manier van werk<strong>en</strong> vereist de volg<strong>en</strong>de uitgangspunt<strong>en</strong>:<br />
E<strong>en</strong> accountantskantoor heeft klant<strong>en</strong>;<br />
E<strong>en</strong> klant van e<strong>en</strong> accountantskantoor heeft crediteur<strong>en</strong>;<br />
De klant of de accountant verricht betaling<strong>en</strong> aan de crediteur<strong>en</strong> vanuit het<br />
boekhoudpakket.<br />
Het in<strong>scann<strong>en</strong></strong> van docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kost tijd <strong>en</strong> de accountant blijft afhankelijk van de<br />
aanlevering van de factur<strong>en</strong> door de klant. Bij e<strong>en</strong> goede toepassing van Newviews stur<strong>en</strong><br />
crediteur<strong>en</strong> hun factur<strong>en</strong> per email direct naar Newviews (zonder tuss<strong>en</strong>komst van de klant).<br />
De medewerker op het accountantskantoor verwerkt de factur<strong>en</strong> middels Newviews<br />
geautomatiseerd in de boekhouding, echter Newviews blokkeert bij iedere boeking de factuur<br />
voor betaling.<br />
Na registratie van de factuur in de boekhouding wordt de factuur volg<strong>en</strong>s e<strong>en</strong><br />
procuratieschema digitaal beschikbaar gesteld aan de budgethouders, DGA’s <strong>en</strong>/of<br />
directeur<strong>en</strong> voor goedkeuring van de betaling. Na definitieve goedkeuring van de betaling<br />
wordt de factuur in de boekhouding vrijgegev<strong>en</strong> voor betaling.<br />
Op deze wijze:<br />
Hoeft niemand meer in te <strong>scann<strong>en</strong></strong>;<br />
Is de boekhouding altijd bijgewerkt (helemaal indi<strong>en</strong> er ook van e<strong>en</strong> automatische<br />
bankkoppeling gebruik wordt gemaakt);<br />
Is er ge<strong>en</strong> sprake mee van piekbelasting in de BTW aangifte maand<strong>en</strong>;<br />
Rak<strong>en</strong> er ge<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> meer kwijt;<br />
Is de administratie volledig klaar voor echt digitaal factur<strong>en</strong> verwerk<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 32
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Qaboos<br />
Qaboos levert di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> op het snijvlak van bedrijfsprocess<strong>en</strong>, ICT <strong>en</strong> uitbesteding. Wij<br />
help<strong>en</strong> onze klant<strong>en</strong> om te groei<strong>en</strong> doordat zij onze process<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> gebruik<strong>en</strong> om<br />
concurr<strong>en</strong>tievoordel<strong>en</strong> te behal<strong>en</strong> <strong>en</strong> hun eig<strong>en</strong> process<strong>en</strong> te verbeter<strong>en</strong>/optimaliser<strong>en</strong>.<br />
Qaboosweb is ons technologie platform voor inkoop-, verkoop- <strong>en</strong> zorgfactuurverwerking in<br />
de cloud. Qaboosweb bestaat uit:<br />
• E<strong>en</strong> online archief<br />
• E<strong>en</strong> ‘one scre<strong>en</strong>’ application zodat je niet van scherm naar scherm hoeft te klikk<strong>en</strong><br />
• E<strong>en</strong> op roll<strong>en</strong> gebaseerd workflowsysteem<br />
• E<strong>en</strong> scan-tool voor digitaliser<strong>en</strong> van papier<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> of upload<strong>en</strong> van bestand<strong>en</strong> uit<br />
bijvoorbeeld ‘dropbox’ <strong>en</strong> e<strong>en</strong> netwerkschijf<br />
• E<strong>en</strong> gecontroleerde email faciliteit ter voorkoming van print<strong>en</strong> van gemailde factur<strong>en</strong><br />
• Onderhoud<strong>en</strong> nationale <strong>en</strong> internationale crediteur<strong>en</strong> (incl. betaalbestand<strong>en</strong>)<br />
• E<strong>en</strong> mechanisme voor automatische leverancierselectie<br />
• E<strong>en</strong> geavanceerde k<strong>en</strong>nisbank voor automatische codering<br />
• E<strong>en</strong> accorderingsworkflow<br />
• Meerdere tal<strong>en</strong> <strong>en</strong> valuta<br />
• Factuurherk<strong>en</strong>ning voor meerdere land<strong>en</strong><br />
• Mogelijkheid om eig<strong>en</strong> label te voer<strong>en</strong><br />
• E<strong>en</strong> 100% realtime koppeling met de boekhouding<br />
• Mogelijkheid om foto’s te upload<strong>en</strong> via telefoon of tablet<br />
• Volledige ‘track <strong>en</strong> tracing’ mechanisme tbv controle technische functiescheiding <strong>en</strong><br />
toevoeg<strong>en</strong> van opmerking<strong>en</strong><br />
• Gebruikers ontvang<strong>en</strong> automatische notificaties<br />
Qaboosweb richt zich op de werkwijze van Accountants, MKB organisaties, Shared Service<br />
c<strong>en</strong>ters <strong>en</strong> de sam<strong>en</strong>werking tuss<strong>en</strong> accountants <strong>en</strong> kun klant<strong>en</strong>. Qaboosweb wordt gebruikt<br />
in onder andere Nederland, België, Engeland, Ierland, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Italië,<br />
Scandinavië, Curaçao de Ver<strong>en</strong>igde Stat<strong>en</strong>, India <strong>en</strong> binn<strong>en</strong>kort ook China. Voor de<br />
Nederlandse zorgmarkt verwerk<strong>en</strong> wij alle typ<strong>en</strong> declaraties naar zorgverzekeraars conform<br />
de Vektis standaard<strong>en</strong> <strong>en</strong> op verzoek mak<strong>en</strong> wij automatische koppeling<strong>en</strong> met diverse<br />
bronsystem<strong>en</strong> zoals webshops <strong>en</strong> kassa's.<br />
Qaboosweb maakt gebruik van onze Qaboosreader voor de herk<strong>en</strong>ning van de<br />
factuurgegev<strong>en</strong>s. De Qaboosreader is apart te integrer<strong>en</strong> in willekeurig ieder systeem dat in<br />
staat is aangeleverde data te verwerk<strong>en</strong>. Qaboos reader kan herk<strong>en</strong>ning op regelniveau<br />
garander<strong>en</strong> met 100% herk<strong>en</strong>ning al naar gelang de w<strong>en</strong>s<strong>en</strong> van de klant.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 33
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Reeleezee<br />
Reeleezee biedt het <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> aan in 3 verschill<strong>en</strong>de<br />
omgeving<strong>en</strong>. Binn<strong>en</strong> Reeleezee Administratie kan de klant of het accountants- / administratie<br />
kantoor de factur<strong>en</strong> <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> verder verwerk<strong>en</strong>.<br />
Binn<strong>en</strong> Reeleezee Accounting kan het accountants- / administratie kantoor dit do<strong>en</strong> voor de<br />
nam<strong>en</strong>s de klant gevoerde administraties.<br />
Binn<strong>en</strong> Reeleezee Portal kan de klant de factur<strong>en</strong> <strong>scann<strong>en</strong></strong> of upload<strong>en</strong> waarna het<br />
accountants- / administratie kantoor het boekingsvoorstel verwerkt binn<strong>en</strong> de op het kantoor<br />
gebruikte boekhoudomgeving. Hier wordt het boekingsvoorstel in FMuta, CSV of XML ter<br />
verwerking aangebod<strong>en</strong>.<br />
Door de croud sourcing mogelijkhed<strong>en</strong> die het SAAS model biedt, is Reeleezee in staat om<br />
boekingsvoorstell<strong>en</strong> te do<strong>en</strong> vanaf het eerste mom<strong>en</strong>t dat met <strong>scann<strong>en</strong></strong> begonn<strong>en</strong> wordt. Er<br />
hoeft ge<strong>en</strong> template per administratie ingericht te word<strong>en</strong>. Aanpassing aan het<br />
boekingsvoorstel dat op de “croud” gebaseerd is word<strong>en</strong> per administratie bijgehoud<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 34
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Scan Sys<br />
Accountancy <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong> bespar<strong>en</strong> kostbare tijd met ImageCapture for<br />
Invoices.<br />
Steeds meer accountancy <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong> mak<strong>en</strong> in hun sam<strong>en</strong>stelpraktijk gebruik<br />
van de voordel<strong>en</strong> van geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices<br />
voor het verwerk<strong>en</strong> van door cliënt<strong>en</strong> aangeleverde inkoop- <strong>en</strong> verkoopfactur<strong>en</strong>. Met ruim 20<br />
jaar aan k<strong>en</strong>nis <strong>en</strong> ervaring mag Scan Sys zich marktleider noem<strong>en</strong> op het gebied van<br />
inkom<strong>en</strong>de factuurverwerking.<br />
De voordel<strong>en</strong> van geautomatiseerde factuurverwerking <strong>en</strong> digitale docum<strong>en</strong>tverwerking met<br />
ImageCapture op e<strong>en</strong> rij:<br />
Geautomatiseerde factuurverwerking van papier<strong>en</strong> <strong>en</strong> digitale factur<strong>en</strong><br />
Directe besparing van invoertijd op de sam<strong>en</strong>stelpraktijk<br />
Opbouw van digitaal archief<br />
Volledige integratie met de meest ger<strong>en</strong>ommeerde (financiële) applicaties, ge<strong>en</strong><br />
periodieke uitwisseling van gegev<strong>en</strong>s<br />
Breed inzetbaar voor diverse toepassing<strong>en</strong>.<br />
Geautomatiseerde factuurverwerking met ImageCapture for Invoices<br />
Door cliënt<strong>en</strong> aangeleverde factur<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gescand <strong>en</strong> door cliënt<strong>en</strong> zelf gescande<br />
factur<strong>en</strong> mete<strong>en</strong> ingelez<strong>en</strong>. Zonder op voorhand templates per crediteur te moet<strong>en</strong><br />
definiër<strong>en</strong> word<strong>en</strong> de factur<strong>en</strong> aansluit<strong>en</strong>d gekoppeld aan de juiste crediteur of debiteur,<br />
waarna de factuurgegev<strong>en</strong>s automatisch word<strong>en</strong> herk<strong>en</strong>d. Mocht bij de controle van factur<strong>en</strong><br />
blijk<strong>en</strong> dat bepaalde factuurgegev<strong>en</strong>s onvoldo<strong>en</strong>de word<strong>en</strong> uitgelez<strong>en</strong>, dan volstaat e<strong>en</strong><br />
e<strong>en</strong>malige handeling om de herk<strong>en</strong>ning verder te optimaliser<strong>en</strong>.<br />
lmageCapture for Invoices biedt u daarna e<strong>en</strong> geautomatiseerd boekingsvoorstel aan dat per<br />
factuur verder kan word<strong>en</strong> gecodeerd. Alle boekingslogica zoals (voorkeurs)rek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>,<br />
default BTW codes, kost<strong>en</strong>plaats<strong>en</strong>, -dragers <strong>en</strong> overige verbijzonderingsinformatie word<strong>en</strong><br />
daarbij real time uit uw financiele applicatie ingelez<strong>en</strong>.<br />
Boeking<strong>en</strong> met de gescande factur<strong>en</strong> als bijlage word<strong>en</strong> direct in uw financiële applicatie<br />
weggeschrev<strong>en</strong> <strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> via e<strong>en</strong> link met uw klant<strong>en</strong>portaal of via e<strong>en</strong> emailbericht met<br />
bijlage aan uw cliënt<strong>en</strong> beschikbaar word<strong>en</strong> gesteld.<br />
Naast ImageCapture for Invoices biedt inzet van ImageCapture for Docum<strong>en</strong>ts accountancy<br />
<strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong> tal van voordel<strong>en</strong> voor het digitaliser<strong>en</strong> van docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> voor het<br />
controledossier. Voorbeeld<strong>en</strong> hiervan zijn rapport<strong>en</strong>, inkom<strong>en</strong>de post, meeg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> stukk<strong>en</strong><br />
van cliëntbezoek<strong>en</strong> etc., welke na scanning direct opvraagbaar zijn vanuit het digitale<br />
cliënt<strong>en</strong>dossier <strong>en</strong> via koppeling<strong>en</strong> met Accountancy portals ook door cliënt<strong>en</strong> zelf te<br />
raadpleg<strong>en</strong> zijn.<br />
Noviteit<strong>en</strong><br />
• Geautomatiseerde regelcodering bij complexe verzamelfactur<strong>en</strong><br />
• Directe integraties met tal van accountancy portals<br />
• Automatisch att<strong>en</strong>der<strong>en</strong> van cliënt<strong>en</strong> op verwerking van aangeleverde factur<strong>en</strong><br />
• Directe controle <strong>en</strong> codering van door cliënt<strong>en</strong> aangeleverde factur<strong>en</strong><br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 35
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Smartbooqing<br />
Smartbooqing is e<strong>en</strong> doorbraak op het gebied van automatische factuurverwerking doordat<br />
het de factur<strong>en</strong> automatisch 100% volledig <strong>en</strong> correct verwerkt. Dit gebeurd door factur<strong>en</strong> op<br />
regelnivo te coder<strong>en</strong> in plaats van e<strong>en</strong>voudige autocodering regels. Hierdoor is<br />
Smartbooqing de <strong>en</strong>ige oplossing die de accountant tijd <strong>en</strong> kost<strong>en</strong> bespaart.<br />
Daarnaast heeft het nog de volg<strong>en</strong>de voordel<strong>en</strong>:<br />
Makkelijk aanlever<strong>en</strong> doordat scans in één groot bestand ongesorteerd <strong>en</strong><br />
ongescheid<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> aangeleverd.<br />
Makkelijk beginn<strong>en</strong> doordat Smartbooqing op basis van e<strong>en</strong> automatische analyse de<br />
verwerkingsinstelling<strong>en</strong> g<strong>en</strong>ereert.<br />
Hoge kwaliteit van verwerk<strong>en</strong> doordat factur<strong>en</strong> op regelniveau word<strong>en</strong> gecodeerd.<br />
Snelle review doordat niet 100% van docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> review vereist maar slechts 4%.<br />
Hoge productiviteit doordat niet 20% van de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> correctie vereist maar 1%<br />
Altijd volledig geïnformeerd doordat Accountant van elke batch e<strong>en</strong> sam<strong>en</strong>vatting<br />
krijgt met de belangrijkste punt<strong>en</strong>.<br />
Smartbooqing combineert veel gebruikersgemak met hoge verwerkingskwaliteit.<br />
De klant kan met één druk op de scanknop de administratie kan aanlever<strong>en</strong>. De accountant<br />
is minimale tijd kwijt door de hoge verwerkingskwaliteit <strong>en</strong> volledig geïnformeerd. Zowel<br />
accountant als klant kunn<strong>en</strong> het digitale archief inzi<strong>en</strong>. In het archief kunn<strong>en</strong> naast factur<strong>en</strong><br />
ook andere docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong> opgeslag<strong>en</strong> die relevant zijn voor bijvoorbeeld de<br />
jaarrek<strong>en</strong>ing. Verwerking van factur<strong>en</strong> is € 0,60 <strong>en</strong> niet te boek<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> € 0,40.<br />
Factur<strong>en</strong> zijn opvraagbaar vanuit de boekhoudsoftware. Het archief is ook raadpleegbaar<br />
vanaf de iPhone <strong>en</strong> Android app<br />
Omdat Smartbooqing e<strong>en</strong> SAAS oplossing is vereist het ge<strong>en</strong> lokale installaties <strong>en</strong> kan het<br />
e<strong>en</strong>voudig in gebruik word<strong>en</strong> g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>. Smartbooqing is volledig geintergreed met<br />
Accountview, Twinfield <strong>en</strong> binn<strong>en</strong>kort met Exact Online.<br />
Functies / noviteit<strong>en</strong><br />
Aanlever<strong>en</strong><br />
- Alle docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> in één bestand aangeleverd word<strong>en</strong><br />
- Automatisch sorter<strong>en</strong> van ontvang<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> naar inkoop/verkoop/ bank /<br />
anderzijds<br />
- Automatisch opdel<strong>en</strong> van bestand naar docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> – ge<strong>en</strong> barcodes/witvell<strong>en</strong> nodig<br />
- Scans kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> aangeleverd door zowel de accountant <strong>en</strong> de klant<br />
- Scans kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> aangeleverd via email <strong>en</strong> via the webinterface<br />
Herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong><br />
- Herk<strong>en</strong>t zelf welke factur<strong>en</strong> inkoop/verkoop zijn<br />
- Automatische herk<strong>en</strong>ning van niet te boek<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
(zoals herinnering<strong>en</strong>, overzicht<strong>en</strong>, belastingdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>)<br />
- Herk<strong>en</strong>t spookfactur<strong>en</strong><br />
- Signaleert indi<strong>en</strong> er e<strong>en</strong> handgeschrev<strong>en</strong> comm<strong>en</strong>taar op de factuur staat<br />
- Voorkomt dubbele verwerking van dubbel aangeleverde factur<strong>en</strong><br />
- Bepaalde soort<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> g<strong>en</strong>egeerd indi<strong>en</strong> gew<strong>en</strong>st<br />
- Docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong> automatisch geclassificeerd<br />
- Herk<strong>en</strong>t indi<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> misplaatst zijn (<strong>en</strong> gericht zijn aan e<strong>en</strong> andere organisatie)<br />
- Echter: herk<strong>en</strong>t <strong>en</strong> verwerkt wel indi<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> aan zusterorganisatie of e<strong>en</strong><br />
directeur/partner gericht is<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 36
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Boek<strong>en</strong><br />
- Kan de inkoop / verkoop gespecificeerd boek<strong>en</strong><br />
- Kan ook boeking<strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> voor administratiespecifieke grootboekrek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>,<br />
zoals RC privé firmant<br />
- Kan v<strong>en</strong>nootcodes boek<strong>en</strong> voor in Accountview<br />
- Boekt automatisch gesplitst naar meerdere regels (meerregelig boek<strong>en</strong>)<br />
- Werkt met sector specifieke codes (bv. agrarisch, logistiek)<br />
- Boekt investering<strong>en</strong><br />
- Kan ook handgeschrev<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> verwerk<strong>en</strong><br />
- Verwerkt ook kaststat<strong>en</strong> (zowel Excel sheet als handgeschrev<strong>en</strong> kasboek)<br />
- Boekt items als investering<strong>en</strong> indi<strong>en</strong> van toepassing<br />
- Boekt korting<strong>en</strong> (gegev<strong>en</strong> / ontvang<strong>en</strong>)<br />
- Verwerkt kredietbeperking (gegev<strong>en</strong> / ontvang<strong>en</strong>)<br />
- Maakt automatisch nieuwe crediteur<strong>en</strong> / debiteur<strong>en</strong> aan indi<strong>en</strong> vereist<br />
- Bij bank betaling van factuur word<strong>en</strong> beschrijving verrijkt met relatie <strong>en</strong> factuur<br />
nummer voor correcte verwerking in boekhoudsysteem<br />
- Bij betaling van belasting wordt betalingsk<strong>en</strong>merk automatisch herleid tot soort<br />
belasting die betaald is <strong>en</strong> de juiste grootboekrek<strong>en</strong>ing.<br />
Review mogelijkhed<strong>en</strong> accountant<br />
- Accountant kan snelle review op hoofdlijn<strong>en</strong> do<strong>en</strong> van belangrijkste punt<strong>en</strong><br />
- Tev<strong>en</strong>s gedetailleerde review mogelijk van elke factuur afzonderlijk mogelijk.<br />
Van elke Batch krijgt Accountant e<strong>en</strong> Batch Rapport hierin wordt gewez<strong>en</strong> op*<br />
- Factur<strong>en</strong> die e<strong>en</strong> handgeschrev<strong>en</strong> opmerking bevatt<strong>en</strong><br />
- Miss<strong>en</strong>de factur<strong>en</strong> in de batch<br />
- Factur<strong>en</strong> bov<strong>en</strong> e<strong>en</strong> bepaald bedrag<br />
- Factur<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> bepaalde relatie<br />
- Factur<strong>en</strong> betreff<strong>en</strong>de bepaalde goeder<strong>en</strong>/di<strong>en</strong>st<strong>en</strong><br />
- Nieuwe relaties die word<strong>en</strong> aangemaakt<br />
* deze opties zijn in te stell<strong>en</strong> door de accountant<br />
Archief<br />
- Voldoet aan de wettelijke bewaarplicht<br />
- De docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> aangeroep<strong>en</strong> vanuit de boekhoudsoftware.<br />
- Ook de kasstaat <strong>en</strong> kasbonn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gearchiveerd<br />
- Automatische backup faciliteit voor accountant<br />
- Alle informatie overzichtelijk: bespaart tijd bij het mak<strong>en</strong> van de jaarrek<strong>en</strong>ing<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 37
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 38
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
TBlox<br />
Levert bedrijfssoftware via de cloud. Met het revolutionaire box<strong>en</strong>concept betaalt e<strong>en</strong> klant<br />
e<strong>en</strong> vast bedrag per maand voor gebruik van de applicatie, inclusief implem<strong>en</strong>tatie,<br />
onderhoud, (functioneel) beheer, integratie met eig<strong>en</strong> boekhouding, support <strong>en</strong> hardware.<br />
De applicatie kan zelf door het accountantskantoor gebruikt word<strong>en</strong> voor haar klant<strong>en</strong> voor<br />
o.a. verwerk<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong> <strong>en</strong> ev<strong>en</strong>tueel het voer<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> administratie. Hierbij kan het<br />
de klant ook voorzi<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> eig<strong>en</strong> log-in account. Via recht<strong>en</strong>, restricties <strong>en</strong><br />
zichtbaarhed<strong>en</strong> kan bepaald word<strong>en</strong> wie wat mag zi<strong>en</strong> <strong>en</strong> wijzig<strong>en</strong>. Het is voor<br />
accountantskantor<strong>en</strong> mogelijk e<strong>en</strong> eig<strong>en</strong> label te voer<strong>en</strong> van de applicatie, waarbij de<br />
applicatie wordt geïntegreerd met de di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing. Klant<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> direct start<strong>en</strong> met e<strong>en</strong><br />
bestelapplicatie of e<strong>en</strong> volledig online ERP systeem sam<strong>en</strong>stell<strong>en</strong> met de flexibele<br />
applicaties.<br />
TBlox Factuur<strong>scann<strong>en</strong></strong> is e<strong>en</strong> volledige geïntegreerde oplossing voor het <strong>scann<strong>en</strong></strong> van al uw<br />
factur<strong>en</strong> <strong>en</strong> het automatisch valider<strong>en</strong>, het betal<strong>en</strong> <strong>en</strong> doorstur<strong>en</strong> naar de financiële<br />
applicatie. De scanoplossing behoort tot nieuwe g<strong>en</strong>eratie scansoftware, waarbij ge<strong>en</strong><br />
templates <strong>en</strong> barcodestickers nodig zijn. De applicatie is zelf-ler<strong>en</strong>d, werkt op basis van<br />
tekstherk<strong>en</strong>ning, kansberek<strong>en</strong>ing <strong>en</strong> Artificial Intellig<strong>en</strong>ce. Realiseer in <strong>en</strong>kele wek<strong>en</strong> ruim<br />
90% automatische herk<strong>en</strong>ning <strong>en</strong> verwerking van factur<strong>en</strong>. Indi<strong>en</strong> ook gebruik gemaakt<br />
wordt van de bestelmodule vindt er e<strong>en</strong> match plaats tuss<strong>en</strong> bestelling, ontvangst <strong>en</strong> factuur.<br />
Factur<strong>en</strong> waar ge<strong>en</strong> inkooporders voor zijn, word<strong>en</strong> onderworp<strong>en</strong> aan e<strong>en</strong><br />
goedkeuringsproces, al dan niet via automatische werkstrom<strong>en</strong> (workflow).<br />
Bij e<strong>en</strong> niet-PO factuur word<strong>en</strong> automatisch factuurgegev<strong>en</strong>s via OCR herk<strong>en</strong>d zoals,<br />
leveranciers, factuurnummer, bedrag, btw. factuurdatum <strong>en</strong> overige k<strong>en</strong>merk<strong>en</strong>. Op basis<br />
van ingestelde workflow gaan alle niet-PO factur<strong>en</strong> elektronisch de organisatie in voor<br />
goedkeuring.<br />
Tev<strong>en</strong>s is het mogelijk om XML-factur<strong>en</strong> of PDF factur<strong>en</strong> te ontvang<strong>en</strong> van leveranciers. In<br />
de factuurverwerkingsmodule van TBlox kunn<strong>en</strong> deze factur<strong>en</strong> automatisch word<strong>en</strong><br />
ingelez<strong>en</strong> <strong>en</strong> word<strong>en</strong> verwerkt. TBlox ondersteunt leveranciers bij e<strong>en</strong> gecertificeerde<br />
koppeling op de FreeSupplierPortal.<br />
Na autorisatie word<strong>en</strong> betaalopdracht<strong>en</strong> sam<strong>en</strong>gesteld in de betaalapplicatie. Voordeel is<br />
o.a. dat de goedkeurder van betaling<strong>en</strong> e<strong>en</strong> overzicht ontvangt van te betal<strong>en</strong> bedrag met<br />
specificatie, inclusief digitale factur<strong>en</strong> op het scherm. TBlox levert e<strong>en</strong> Clieop bestand dat<br />
ingelez<strong>en</strong> kan word<strong>en</strong> in uw online bankbetaalsysteem. In TBlox wordt het gehele proces<br />
van goedkeur<strong>en</strong> tot <strong>en</strong> met betal<strong>en</strong> geregeld. Gebruikers van het TBlox<br />
factuurverwerkingsysteem zijn na overleg <strong>en</strong> toezegging van de belastingdi<strong>en</strong>st niet meer<br />
g<strong>en</strong>oodzaakt papier<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> te behoud<strong>en</strong> voor de boekhouding.<br />
TBlox beschikt over e<strong>en</strong> ISAE 3402 type II accreditatie.<br />
Noviteit<strong>en</strong><br />
Goedkeur App<br />
Bestelverzoek<strong>en</strong>, inkooporders, factur<strong>en</strong>, betaling<strong>en</strong> <strong>en</strong> leveranciermutaties goedkeur<strong>en</strong> via<br />
e<strong>en</strong> mobiele applicatie zoals de iPad.<br />
FreeSupplierPortal<br />
Nederlands grootste onafhankelijk <strong>en</strong> gratis leveranciersportaal voor elektronische catalogi,<br />
orders, bevestiging<strong>en</strong>, pakbonn<strong>en</strong> <strong>en</strong> factur<strong>en</strong>.<br />
Box<strong>en</strong>concept<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 39
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Inkoop, factuurverwerk<strong>en</strong>, P2P of e<strong>en</strong> ERP pakket voor e<strong>en</strong> vast bedrag per maand, inclusief<br />
implem<strong>en</strong>tatie, functioneel beheer, support <strong>en</strong> hardware.<br />
eFactur<strong>en</strong>box<br />
Met de top 50 leveranciers in Nederland wordt mom<strong>en</strong>teel gewerkt aan e<strong>en</strong> efactur<strong>en</strong>box,<br />
waarbij elke organisatie direct over elektronische factur<strong>en</strong> kan beschikk<strong>en</strong>, zonder set-up<br />
kost<strong>en</strong> of implem<strong>en</strong>tatietraject<strong>en</strong>.<br />
Data exchange Bus<br />
TBlox kan met elke andere applicatie (elektronische) gegev<strong>en</strong>soverdracht realiser<strong>en</strong> via<br />
gecertificeerde XML data <strong>en</strong>try point.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 40
3. Toelichting per leverancier<br />
UNIT4 Accountancy<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
UNIT4 Multivers PaperLess<br />
Met UNIT4 Multivers PaperLess laat u de factur<strong>en</strong>stroom in uw bedrijf efficiënter <strong>en</strong><br />
effectiever verlop<strong>en</strong>. Papier<strong>en</strong> opslag behoort hiermee tot de verled<strong>en</strong> tijd <strong>en</strong> is de workflow<br />
rondom fiattering van factur<strong>en</strong> volledig geoptimaliseerd, Daarnaast word<strong>en</strong> de<br />
inkoopfactur<strong>en</strong> automatisch geboekt in UNIT4 Multivers Accounting.<br />
De voordel<strong>en</strong> van UNIT4 Multivers PaperLess<br />
• Ingebouwd digitaal archief<br />
• Fiattering of controle via digitale docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>stroom<br />
• Snel archiver<strong>en</strong> <strong>en</strong> terugvind<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong><br />
• Beter overzicht <strong>en</strong> controle<br />
• Versneld invoer<strong>en</strong> met de OCR-<strong>en</strong>gine<br />
• Automatisch boek<strong>en</strong> in UNIT4 Multivers Accounting<br />
• Vanuit UNIT4 Multivers Accounting e<strong>en</strong> snelkoppeling naar de juiste factuur<br />
• Alle financiële mutaties <strong>en</strong> factur<strong>en</strong> naar één c<strong>en</strong>traal archief<br />
Factur<strong>en</strong> digitaliser<strong>en</strong><br />
UNIT4 Multivers PaperLess maakt direct na het <strong>scann<strong>en</strong></strong> van de factuur e<strong>en</strong> boeking aan in<br />
UNIT4 Multivers Accounting. Indi<strong>en</strong> nodig is het mogelijk om de boeking<strong>en</strong> verder te<br />
verrijk<strong>en</strong> <strong>en</strong> hierdoor het systeem ‘zelf ler<strong>en</strong>d’ te mak<strong>en</strong>. Deze systematiek is verder gelijk<br />
wanneer er ‘UBL-factur<strong>en</strong>’ word<strong>en</strong> ingelez<strong>en</strong>. Via de standaard workflow van UNIT4<br />
Multivers PaperLess kunn<strong>en</strong> alle<strong>en</strong> de juiste medewerkers optioneel goedkeuring gev<strong>en</strong> op<br />
de factuur. Bij de goedkeuring van boekingsstukk<strong>en</strong> wordt in detail vastgelegd wie welke rol<br />
heeft vervuld. Er is altijd inzicht in waar de factuur zich in het traject bevindt <strong>en</strong> met welke<br />
status. Vanuit UNIT4 Multivers Accounting is tev<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> volledige integratie aanwezig met<br />
het digitale factur<strong>en</strong>archief.<br />
Noviteit<strong>en</strong><br />
Hoog perc<strong>en</strong>tage automatische herk<strong>en</strong>ning van gegev<strong>en</strong>s via OCR (administratie<br />
overschrijd<strong>en</strong>d)<br />
Volledige integratie met UNIT4 Multivers Accounting<br />
PaperLess Web; web-interface voor fiattering/docum<strong>en</strong>tstroom <strong>en</strong> inzage in archief<br />
Uitgebreide docum<strong>en</strong>tstroom voor fiattering <strong>en</strong> controle<br />
Integratie met remote users voor optimale sam<strong>en</strong>werking tuss<strong>en</strong> accountant <strong>en</strong> cliënt.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 41
3. Toelichting per leverancier<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
YOB Services<br />
Met Scanboek<strong>en</strong> wordt het aanlever<strong>en</strong> <strong>en</strong> verwerk<strong>en</strong> van financiële docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> sterk<br />
vere<strong>en</strong>voudigd. Het volledige proces van aanlevering van de zog<strong>en</strong>aamde “scho<strong>en</strong><strong>en</strong>doos”<br />
kan volledig geautomatiseerd plaatsvind<strong>en</strong>.<br />
Scanboek<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> SaaS oplossing die ondernemers <strong>en</strong> kantor<strong>en</strong> de mogelijkheid biedt om<br />
rechtstreeks docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> aan te lever<strong>en</strong> voor verwerking. Omdat de scanfunctie<br />
geïntegreerd is, wordt automatisch de juiste aanleverkwaliteit bepaald <strong>en</strong> hoeft de gebruiker<br />
niet meer na te d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> over de scankwaliteit. Naast het <strong>scann<strong>en</strong></strong> via de geïntegreerde<br />
scanfunctie kunn<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> tev<strong>en</strong>s op andere manier<strong>en</strong> word<strong>en</strong> aangebod<strong>en</strong>:<br />
- Upload<strong>en</strong> via de webapplicatie,<br />
- Via FTP<br />
- Via e-mail (met <strong>en</strong> zonder fiattering)<br />
- Via de Scanboek<strong>en</strong> App<br />
Omdat het e<strong>en</strong> online toepassing betreft, kan Scanboek<strong>en</strong> direct in gebruik word<strong>en</strong><br />
g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>. Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> klaar zonder k<strong>en</strong>nis van boekhoud<strong>en</strong>. Dit in teg<strong>en</strong>stelling tot de<br />
andere oplossing<strong>en</strong> welke niet verder kom<strong>en</strong> dan <strong>scann<strong>en</strong></strong> met e<strong>en</strong> externe toepassing <strong>en</strong><br />
vervolg<strong>en</strong>s het via mail uitwissel<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong>.<br />
E-factur<strong>en</strong>, pinbonn<strong>en</strong>, kassabonn<strong>en</strong>, digitale bankafschrift<strong>en</strong>, we kunn<strong>en</strong> ze allemaal<br />
inlez<strong>en</strong>, verwerk<strong>en</strong>, archiver<strong>en</strong>, terugvind<strong>en</strong>, op het scherm bekijk<strong>en</strong> <strong>en</strong> print<strong>en</strong>.<br />
Spookfactur<strong>en</strong> word<strong>en</strong> herk<strong>en</strong>d <strong>en</strong> automatisch op e<strong>en</strong> door u gedefinieerde kost<strong>en</strong>plaats<br />
geboekt.<br />
Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> zijn alle docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> terug te vind<strong>en</strong> in het online docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>archief waarin<br />
e<strong>en</strong>voudig te zoek<strong>en</strong> is met behulp van de aangebod<strong>en</strong> zoekmogelijkhed<strong>en</strong>.<br />
Door de brede toegankelijkheid kan Scanboek<strong>en</strong> als schakelpunt di<strong>en</strong><strong>en</strong> om de digitale<br />
gegev<strong>en</strong>sstrom<strong>en</strong> (E-facturatie) tuss<strong>en</strong> cliënt<strong>en</strong> <strong>en</strong> hun leveranciers sam<strong>en</strong> te lat<strong>en</strong> kom<strong>en</strong>.<br />
Dit maakt dat de boekhouding op elk mom<strong>en</strong>t up-to-date is.<br />
Hoe werkt het<br />
De ondernemer of medewerker van zijn kantoor scant e<strong>en</strong> factuur, kassabon, pinbon,<br />
belastingaanslag of ander financieel docum<strong>en</strong>t.<br />
Het gescande docum<strong>en</strong>t wordt ‘vertaald’ <strong>en</strong> geanalyseerd. De bepaling of het e<strong>en</strong> inkoop- of<br />
verkoopfactuur betreft gebeurt geheel automatisch, de leveranciersgegev<strong>en</strong>s word<strong>en</strong><br />
verzameld <strong>en</strong> de factuurregel(s) word<strong>en</strong> omgezet naar e<strong>en</strong> journaalpost.<br />
Naarmate u meer docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> aan heeft gebod<strong>en</strong>, herk<strong>en</strong>t Scanboek<strong>en</strong> de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
steeds beter. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> zorgt dit voor e<strong>en</strong> grote consist<strong>en</strong>tie in de boekingsomschrijving<strong>en</strong>.<br />
De verwerkte docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong> aan het eind van het proces klaargezet voor de<br />
administratie van het kantoor.<br />
Tijd<strong>en</strong>s verdere verwerking kunn<strong>en</strong> de boekingsvoorstell<strong>en</strong> op e<strong>en</strong> e<strong>en</strong>voudige manier<br />
vertaald word<strong>en</strong> naar uw eig<strong>en</strong> rek<strong>en</strong>ingschema.<br />
Betaalbaar<br />
Scanboek<strong>en</strong> is scherp geprijsd <strong>en</strong> garandeert e<strong>en</strong> laagdrempelige instap. U betaalt per<br />
kantoor/vestiging e<strong>en</strong> abonnem<strong>en</strong>tstarief ongeacht het aantal administraties. Voor elke<br />
factuur wordt één bedrag berek<strong>en</strong>d voor het boekingsvoorstel (ongeacht het aantal<br />
journaalregels in het voorstel) <strong>en</strong> de gekoz<strong>en</strong> opslagduur in het online archief.<br />
Indi<strong>en</strong> er voor wordt gekoz<strong>en</strong> om de cliënt te lat<strong>en</strong> aanlever<strong>en</strong>, geldt aanvull<strong>en</strong>d e<strong>en</strong> vast<br />
abonnem<strong>en</strong>t per cliënt. In die situatie is het voor de ondernemer ook mogelijk om<br />
kassabonn<strong>en</strong>, bankafschrift<strong>en</strong> <strong>en</strong> overige docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> aan te lever<strong>en</strong>. Hiervoor word<strong>en</strong> ge<strong>en</strong><br />
extra kost<strong>en</strong> in rek<strong>en</strong>ing gebracht.<br />
De grootste uitdaging voor e<strong>en</strong> kantoor is dat Scanboek<strong>en</strong> kan zorg<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> <strong>en</strong>orme<br />
besparing op uw huidige productiecapaciteit. Het is niet dat u niets meer hoeft te do<strong>en</strong>, maar<br />
Scanboek<strong>en</strong> is uniek door haar beperkte uitval in verwerkbare docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 42
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Daarnaast biedt het ook kans<strong>en</strong> om grote cliënt<strong>en</strong> te bedi<strong>en</strong><strong>en</strong> die nu door hun grote aantal<br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> met uw huidige productiecapaciteit e<strong>en</strong>voudigweg niet bedi<strong>en</strong>d kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong>.<br />
Noviteit<strong>en</strong><br />
Scanboek<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> e<strong>en</strong>voudig te gebruik<strong>en</strong> applicatie welke bijdraagt aan de<br />
vere<strong>en</strong>voudiging van het boekingsproces. Met de verwerking van zowel papier, digitaal<br />
formaat als E-factuur b<strong>en</strong>t u klaar voor nu én de toekomst.<br />
Scanboek<strong>en</strong> doet dan ook di<strong>en</strong>st als c<strong>en</strong>traal schakelpunt tuss<strong>en</strong> ondernemer <strong>en</strong> kantoor <strong>en</strong><br />
automatiseert <strong>en</strong> digitaliseert het proces van het verwerk<strong>en</strong> van factur<strong>en</strong>, bonn<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
bankafschrift<strong>en</strong> volledig. Hierdoor ontstaat er één integraal systeem van invoer<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
verwerk<strong>en</strong> van financiële docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in administraties, die kantor<strong>en</strong> <strong>en</strong> hun cliënt<strong>en</strong> met<br />
elkaar kunn<strong>en</strong> del<strong>en</strong>.<br />
In e<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>de release bied<strong>en</strong> we onder andere de ondernemer de mogelijkheid om in<br />
voorkom<strong>en</strong>de situaties extra boekingsinformatie mee te gev<strong>en</strong> bij het aanlever<strong>en</strong> van de<br />
factuur. Hiermee kan verdere detaillering word<strong>en</strong> toegevoegd <strong>en</strong> wordt de onderlinge<br />
communicatie over de wijze van factuurverwerking vere<strong>en</strong>voudigd.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 43
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 44
4. Gebruikerservaring accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong><br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
De informatie in de voorgaande twee hoofdstukk<strong>en</strong> is afkomstig van leveranciers. In dit<br />
hoofdstuk lat<strong>en</strong> we graag accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong> aan het woord, al dan niet<br />
als bestaande gebruikers van “Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>”. Wat is<br />
hun visie <strong>en</strong>/of ervaring? Welke aandachtspunt<strong>en</strong> zijn er <strong>en</strong> welke adviez<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> zij voor<br />
toekomstige gebruikers van dergelijke oplossing<strong>en</strong>?<br />
Enkele quotes die we van gebruikers uit de accountancy hebb<strong>en</strong> ontvang<strong>en</strong> zijn de<br />
volg<strong>en</strong>de:<br />
“Wij werk<strong>en</strong> met Newviews <strong>en</strong> de koppeling naar Twinfield. Waar ik echt voordeel uit<br />
krijg is dat het zoek<strong>en</strong> bij controles zoveel e<strong>en</strong>voudiger is geword<strong>en</strong>. Ik hoef ge<strong>en</strong><br />
kopieën op te vrag<strong>en</strong>, niet te spitt<strong>en</strong> in mapp<strong>en</strong>, maar met één klik heb je het<br />
boekingsstuk voorhand<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> tijdsvoordeel zie ik nog niet echt. Naarmate je langer<br />
gebruik maakt van het systeem bij e<strong>en</strong> klant wordt steeds meer herk<strong>en</strong>d, maar er<br />
komt nog veel handwerk aan te pas. Regelmatig word<strong>en</strong> verkeerde bedrag<strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>d <strong>en</strong> omschrijving<strong>en</strong> zijn ook nog niet optimaal. E<strong>en</strong> kost<strong>en</strong>voordeel valt te<br />
behal<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> klant als deze zelf e<strong>en</strong> deel van het proces in hand<strong>en</strong> neemt. Je<br />
kunt dan de lijn van invoer<strong>en</strong> <strong>en</strong> administratie splits<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> klant <strong>en</strong> di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>er”.<br />
Lisette van Burkum, Van Burkum Accountancy.<br />
“Ons kantoor maak ge<strong>en</strong> gebruik van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> <strong>en</strong> wacht op de verdere<br />
ontwikkeling <strong>en</strong> implem<strong>en</strong>tatie van XBRL. Elektronisch facturer<strong>en</strong> in combinatie met<br />
XBRL/UBL is op termijn effectiever. Zeker met betrekking tot de verwerking van<br />
inkoopfactur<strong>en</strong> <strong>en</strong> de daarmee sam<strong>en</strong>hang<strong>en</strong>de verschill<strong>en</strong>de BTWcodes/bedrag<strong>en</strong>”.<br />
Siebrand de Groot, Detego Accountancy.<br />
“Wij verwerk<strong>en</strong> administraties van MKB-’ers <strong>en</strong> ZZP-‘ers <strong>en</strong> dit sluit (nog) te weinig<br />
aan bij de nog traditionele werkwijze van h<strong>en</strong>, te wet<strong>en</strong>: papier<strong>en</strong> dossiervorming,<br />
oftewel bankafschrift<strong>en</strong> met daarachter de factur<strong>en</strong>. In ess<strong>en</strong>tie d<strong>en</strong>k ik dat de<br />
tijdbesparing (nog) te gering is, vooral omdat het automatisch inlez<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong><br />
van bankbestand<strong>en</strong> nu al veel tijd bespaart <strong>en</strong> het in<strong>scann<strong>en</strong></strong> van factur<strong>en</strong> niet<br />
bijzonder snel gaat. Verder is ruimtebesparing m.b.t. e<strong>en</strong> papier<strong>en</strong>archief ge<strong>en</strong> echt<br />
issue bij MKB-‘ers <strong>en</strong> ZZP-‘ers”. Carel van d<strong>en</strong> Brink, Fiscaal Economisch<br />
<strong>Adviesbureau</strong> (FEA).<br />
“Wij werk<strong>en</strong> vanaf het begin met de scan <strong>en</strong> herk<strong>en</strong> oplossing van Reeleezee,<br />
waarvan wij ook de online boekhoudmodule in gebruik hebb<strong>en</strong>. De ontwikkeling<strong>en</strong><br />
zijn erg snel gegaan afgelop<strong>en</strong> tijd. Na het <strong>scann<strong>en</strong></strong> word<strong>en</strong> leveranciers inmiddels<br />
volledig <strong>en</strong> goed herk<strong>en</strong>d, waarbij automatisch de leveranciersgegev<strong>en</strong>s, kvknummer<br />
, bankrek<strong>en</strong>ing etc. gevuld zijn of word<strong>en</strong>. Uiteraard moet<strong>en</strong> de basale<br />
gegev<strong>en</strong>s wel duidelijk uit de factuur blijk<strong>en</strong> om alles goed te lat<strong>en</strong> match<strong>en</strong> met de<br />
gegev<strong>en</strong>s in de boekhouding. De nieuwe ontwikkeling wat betreft scan <strong>en</strong> herk<strong>en</strong> via<br />
de portal van Reeleezee is zeer positief. Dit maakt het mogelijk dat de klant op zijn<br />
locatie de factur<strong>en</strong> scant <strong>en</strong> deze automatisch in di<strong>en</strong>s administratie (welke bij ons in<br />
huis wordt gevoerd) word<strong>en</strong> verwerkt. Als accountants zoud<strong>en</strong> wij nog wel graag de<br />
scans die in Reeleezee terecht kom<strong>en</strong> in pdf will<strong>en</strong> opslaan voor interne<br />
dossiervorming.“. Evert van Asselt, Vacura Accountants <strong>en</strong> Adviseurs.<br />
Op de volg<strong>en</strong>de pagina’s zijn ook uitgebreidere reacties van accountants- <strong>en</strong><br />
administratiekantor<strong>en</strong> in kaart gebracht die ervaring hebb<strong>en</strong> opgedaan met <strong>scann<strong>en</strong></strong>,<br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> <strong>en</strong> verwerk<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 45
4. Gebruikerservaring accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong><br />
<strong>Bekkers</strong> <strong>Adviesbureau</strong>, administratie- <strong>en</strong> belastingadviseurs<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Willem Timmers is relatiebeheerder bij <strong>Bekkers</strong> <strong>Adviesbureau</strong>, administratie- <strong>en</strong><br />
belastingadviseurs. <strong>Bekkers</strong> <strong>Adviesbureau</strong> heeft op basis van e<strong>en</strong> testfase van e<strong>en</strong> half jaar,<br />
waarbij drie aanbieders betrokk<strong>en</strong> war<strong>en</strong>, uiteindelijk gekoz<strong>en</strong> voor Newviews als oplossing<br />
voor <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>.<br />
Willem geeft de volg<strong>en</strong>de toelichting over het gebruik van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> bij <strong>Bekkers</strong><br />
<strong>Adviesbureau</strong>.<br />
Na e<strong>en</strong> tamelijk int<strong>en</strong>sieve testperiode hebb<strong>en</strong> we uiteindelijk gekoz<strong>en</strong> voor Newviews als<br />
scan- <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>oplossing. Tijd<strong>en</strong>s het test<strong>en</strong> met Newviews hebb<strong>en</strong> we onder andere het<br />
aspect tijdwinst bekek<strong>en</strong>. We hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> aantal keer zo’n honderd bestaande factur<strong>en</strong><br />
zowel handmatig als via Newviews geboekt (dus <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>). Hoewel <strong>scann<strong>en</strong></strong><br />
<strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> als winnaar uit de bus kwam bleek uiteindelijk het verschil niet groot. In elk<br />
geval niet doorslaggev<strong>en</strong>d om alle<strong>en</strong> op basis daarvan de overstap te mak<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> belangrijk<br />
voordeel bij het digitaal beschikbaar hebb<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> is dat bijvoorbeeld<br />
e<strong>en</strong> inkoopfactuur direct op het scherm opgevraagd kan word<strong>en</strong>. Dat is bijvoorbeeld bij het<br />
sam<strong>en</strong>stell<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> jaarrek<strong>en</strong>ing e<strong>en</strong> voordeel.<br />
Ons kantoor heeft te mak<strong>en</strong> met klant<strong>en</strong> die de nodige buit<strong>en</strong>landse leveranciers hebb<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
dus factur<strong>en</strong> uit het buit<strong>en</strong>land ontvang<strong>en</strong>. Dit bleek tijd<strong>en</strong>s de testfase zeker e<strong>en</strong> punt om<br />
rek<strong>en</strong>ing mee te houd<strong>en</strong>. Newviews herk<strong>en</strong>t op meerdere k<strong>en</strong>merk<strong>en</strong>. Primair op<br />
bankrek<strong>en</strong>ingnummer <strong>en</strong> BTW-nummer, maar bijvoorbeeld ook op postcode, website <strong>en</strong><br />
emailadres. Ook e<strong>en</strong> bankrek<strong>en</strong>ingnummer met wel of ge<strong>en</strong> punt<strong>en</strong> ertuss<strong>en</strong> bleek e<strong>en</strong><br />
aandachtspunt tijd<strong>en</strong>s de testfase.<br />
De voorkeur van ons kantoor is dat klant<strong>en</strong> zelf de boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> (zoals in- <strong>en</strong><br />
verkoopfactur<strong>en</strong> <strong>en</strong> kassabonn<strong>en</strong>) <strong>scann<strong>en</strong></strong>. Hoewel er ook, met name wat grotere klant<strong>en</strong><br />
zijn die het <strong>scann<strong>en</strong></strong> ook aan ons uitbested<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> duidelijk verschil is dat zo’n ti<strong>en</strong> jaar<br />
geled<strong>en</strong> veel handmatig werd geboekt op ons kantoor. Vandaag de dag boek<strong>en</strong><br />
ondernemers steeds meer zelf via e<strong>en</strong> online boekhoudpakket. Binn<strong>en</strong> <strong>Bekkers</strong> Advies is<br />
vanaf het begin gekoz<strong>en</strong> voor Twinfield als boekhoudpakket om online sam<strong>en</strong> te werk<strong>en</strong> met<br />
klant<strong>en</strong>. De werkzaamhed<strong>en</strong> zijn verschov<strong>en</strong> naar meer advieswerk <strong>en</strong> begeleiding. Minder<br />
boek<strong>en</strong> voor klant<strong>en</strong> leidt in eerste instantie tot minder omzet, maar uiteindelijk neemt de<br />
opbr<strong>en</strong>gst van advieswerk toe. Steeds meer ondernemers verwacht<strong>en</strong> eig<strong>en</strong>lijk niets anders<br />
meer dan e<strong>en</strong> online oplossing voor hun boekhouding.<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> wordt op verschill<strong>en</strong>de manier<strong>en</strong> ingezet in de sam<strong>en</strong>werking met<br />
klant<strong>en</strong>. De <strong>en</strong>e klant scant <strong>en</strong> mailt de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, waarna ze op ons kantoor verder<br />
word<strong>en</strong> afgehandeld. Maar er zijn ook klant<strong>en</strong> die zelf het boekingsvoorstel in orde mak<strong>en</strong> in<br />
Newviews om vervolg<strong>en</strong>s zelf door te zett<strong>en</strong> naar de boekhouding.<br />
Sinds kort biedt ons kantoor e<strong>en</strong> totaalconcept voor klant<strong>en</strong> die alles will<strong>en</strong> uitbested<strong>en</strong>.<br />
Klant<strong>en</strong> <strong>scann<strong>en</strong></strong> dan de boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> verder mak<strong>en</strong> wij alles voor ze in orde<br />
inclusief jaarrek<strong>en</strong>ing <strong>en</strong> aangift<strong>en</strong>. We werk<strong>en</strong> daarbij volg<strong>en</strong>s vaste procedures <strong>en</strong> in<br />
gestandaardiseerde administraties. Deze werkwijze geeft ons de mogelijkheid om de<br />
boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in de verschill<strong>en</strong>de administraties zeer efficiënt te verwerk<strong>en</strong>.<br />
Belangrijk is dat de basisinstelling<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> Twinfield goed zijn ingeregeld. Dit geldt voor de<br />
stamgegev<strong>en</strong>s van debiteur<strong>en</strong> <strong>en</strong> crediteur<strong>en</strong>, maar ook voor boekinginstructies<br />
(bijvoorbeeld grootboekrek<strong>en</strong>ing telefoonkost<strong>en</strong> bij e<strong>en</strong> leverancier als KPN).<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 46
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Om de administratie zo veel mogelijk automatisch te kunn<strong>en</strong> verwerk<strong>en</strong>, wordt naast het<br />
<strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> gebruik gemaakt van het automatisch verwerk<strong>en</strong> van elektronische<br />
bankafschrift<strong>en</strong>. Handig is bij ABN AMRO <strong>en</strong> Rabobank dat de afschrift<strong>en</strong> volledig<br />
automatisch in Twinfield terecht kom<strong>en</strong>. Bij andere bank<strong>en</strong> moet de MT940 eerst opgehaald<br />
<strong>en</strong> ingelez<strong>en</strong> word<strong>en</strong>. Verder word<strong>en</strong> loonjournaalpost<strong>en</strong> automatisch verwerkt door middel<br />
van e<strong>en</strong> koppeling met de loonadministratie. Gericht op de toekomst zull<strong>en</strong> steeds meer<br />
klant<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> per email stur<strong>en</strong> <strong>en</strong> ontvang<strong>en</strong>. Op dit vlak zijn nog veel slag<strong>en</strong> te mak<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> verschil bij de aanbieders van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> (<strong>en</strong> trouw<strong>en</strong>s ook bij online<br />
boekhoud<strong>en</strong>) is de mate waarin e<strong>en</strong> (digitale) archieffunctie wordt gebod<strong>en</strong>. Klant<strong>en</strong> will<strong>en</strong><br />
pinbonn<strong>en</strong> <strong>en</strong> bijvoorbeeld aanslag<strong>en</strong> van de Belastingdi<strong>en</strong>st ook digitaal opslaan. Er<br />
ontstaat dan e<strong>en</strong> volwaardig digitaal archief voor de klant.<br />
Tot slot noemt Willem Timmers nog <strong>en</strong>kele att<strong>en</strong>tiepunt<strong>en</strong> als het gaat om het selecter<strong>en</strong><br />
van de juiste leverancier voor <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>, te wet<strong>en</strong>:<br />
Welke bestandsformat<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> ontvang<strong>en</strong> <strong>en</strong> verwerkt word<strong>en</strong>? Bijvoorbeeld alle<strong>en</strong><br />
Tiff of ook PDF, JPG, GIF, PNG, etc.<br />
Is sprake van e<strong>en</strong> ‘webbased’ oplossing of wordt gewerkt met e<strong>en</strong> extern bureaublad<br />
dat eerst bij de klant ingesteld moet word<strong>en</strong>.<br />
De wijze waarop gescand kan word<strong>en</strong>:<br />
- Wordt gewerkt met e<strong>en</strong> voorblad <strong>en</strong> tuss<strong>en</strong>blad<strong>en</strong> of kunn<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> gewoon in<br />
één stapel door elkaar gescand word<strong>en</strong>?<br />
- Moet<strong>en</strong> factur<strong>en</strong> vooraf gesorteerd word<strong>en</strong> of kan dat na het in<strong>scann<strong>en</strong></strong> via het<br />
scherm?<br />
- Kunn<strong>en</strong> leveranciers van klant<strong>en</strong> hun factur<strong>en</strong> direct digitaal aanlever<strong>en</strong> aan<br />
bijvoorbeeld e<strong>en</strong> uniek emailadres, waarbij de factur<strong>en</strong> gelijk digitaal in het<br />
herk<strong>en</strong>systeem kom<strong>en</strong> <strong>en</strong> <strong>scann<strong>en</strong></strong> dus overbodig is?<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 47
4. Gebruikerservaring accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong><br />
BFA Belasting- <strong>en</strong> Administratie Consul<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Jaap Budding, mede oprichter BFA Belasting- <strong>en</strong> Administratie Consul<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, speelt met zijn<br />
kantoor volledig in op het <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> met het initiatief<br />
Digitale Scho<strong>en</strong><strong>en</strong>doos. “Slim <strong>en</strong> voordelig online boekhoud<strong>en</strong> met Scan & Mail” is de<br />
slogan op de website www.digitalescho<strong>en</strong><strong>en</strong>doos.nl.<br />
Jaap geeft de volg<strong>en</strong>de toelichting over zijn ervaring met <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>.<br />
BFA is inmiddels zo’n 2 jaar actief met <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> <strong>en</strong> heeft hiervoor de<br />
combinatie Newviews <strong>en</strong> Twinfield gekoz<strong>en</strong>. Onder het label “Digitale scho<strong>en</strong><strong>en</strong>doos” (<strong>en</strong> de<br />
gelijknamige website) speelt BFA volledig in op de werkwijze waarbij klant<strong>en</strong><br />
boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> (zoals factur<strong>en</strong>, bankafschrift<strong>en</strong> <strong>en</strong> kassabonn<strong>en</strong>) <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> mail<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> BFA zorgt voor de verdere afhandeling van de administratie. BFA verwerkt<br />
binn<strong>en</strong>gekom<strong>en</strong> boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in de regel binn<strong>en</strong> 2 dag<strong>en</strong>. Het voordeel van deze<br />
werkwijze is dat de workload binn<strong>en</strong> het kantoor meer geleidelijk verdeeld is <strong>en</strong> er ge<strong>en</strong><br />
echte piek<strong>en</strong> meer zijn in de kwartaalmaand<strong>en</strong>. Dit betek<strong>en</strong>t trouw<strong>en</strong>s wel e<strong>en</strong><br />
cultuuromslag bij klant<strong>en</strong> die gew<strong>en</strong>d war<strong>en</strong> eind van de boekingsperiode de ordner met<br />
boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> langs te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong>. We stimuler<strong>en</strong> klant<strong>en</strong> in onze nieuwe werkwijze<br />
door ze duidelijk te mak<strong>en</strong> dat ze er zelf ook voordeel bij hebb<strong>en</strong>. Via Twinfield kunn<strong>en</strong> onze<br />
klant<strong>en</strong> hun boekhouding raadpleg<strong>en</strong> die steeds up-to-date is.<br />
E<strong>en</strong> grote verrassing in de praktijk is dat deze wijze van werk<strong>en</strong> meestal goedkoper blijkt dan<br />
als de klant zelf de boekhouding doet. Dat laatst betek<strong>en</strong>t gewoon meer uitzoek<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
controler<strong>en</strong> achteraf. Verkoopfactur<strong>en</strong> lever<strong>en</strong> klant<strong>en</strong> bijna allemaal per email in PDF aan.<br />
Indertijd hebb<strong>en</strong> we e<strong>en</strong> principiële keuze gemaakt door alles in the cloud te will<strong>en</strong>. To<strong>en</strong> we<br />
op zoek ging<strong>en</strong> naar docum<strong>en</strong>topslag (naast <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>) zijn we bij Newviews<br />
uitgekom<strong>en</strong> die partner is van onze leverancier van boekhoudsoftware Twinfield.<br />
Klant<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> vast emailadres binn<strong>en</strong> Newviews waar zij hun boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
naartoe kunn<strong>en</strong> mail<strong>en</strong>. Steeds meer leveranciers, met name de vaste, stur<strong>en</strong> hun factuur<br />
niet meer naar de klant<strong>en</strong>, maar rechtstreeks naar de email binn<strong>en</strong> Newviews.<br />
Ook bankafschrift<strong>en</strong> word<strong>en</strong> door ons digitaal ingelez<strong>en</strong> op basis van het MT940 formaat dat<br />
alle bank<strong>en</strong> lever<strong>en</strong>. In teg<strong>en</strong>stelling tot wellicht veel andere kantor<strong>en</strong> lez<strong>en</strong> wij de<br />
bankafschrift<strong>en</strong> in via Newviews met als argum<strong>en</strong>t dat we de historie van leesbare<br />
bankafschrift<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> raadpleg<strong>en</strong>. Direct inlez<strong>en</strong> van elektronische bankafschrift<strong>en</strong> in<br />
Twinfield is ook mogelijk maar dan hebb<strong>en</strong> we ge<strong>en</strong> inzicht meer in de bankafschrift<strong>en</strong> zelf.<br />
To<strong>en</strong> we begonn<strong>en</strong> met <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> moest<strong>en</strong> we duidelijk omzet inlever<strong>en</strong>.<br />
Inmiddels hebb<strong>en</strong> we e<strong>en</strong> flinke aanwas van nieuwe klant<strong>en</strong> die onze manier van werk<strong>en</strong><br />
duidelijk waarder<strong>en</strong>. Voor de toekomst gelov<strong>en</strong> we zeer zeker in elektronisch facturer<strong>en</strong>,<br />
maar dan hebb<strong>en</strong> we het over minimaal 5 jaar later. De factuurstrom<strong>en</strong> zijn daarvoor op dit<br />
mom<strong>en</strong>t nog te divers.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 48
4. Gebruikerservaring accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong><br />
Fidor accountants & belastingadviseurs<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Ewout Verschoor van Fidor accountants & belastingadviseurs heeft inmiddels de nodige<br />
ervaring opgedaan met de toepassing Qaboos in relatie tot Twinfield Online boekhoud<strong>en</strong>.<br />
Ewout geeft hierover de volg<strong>en</strong>de toelichting.<br />
Qaboos is door Fidor gekoz<strong>en</strong> als ‘scan- <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>toepassing’ via het partnerprogramma<br />
van Twinfield met onder meer als red<strong>en</strong> dat Qaboos e<strong>en</strong> directe uitwisseling van gegev<strong>en</strong>s<br />
k<strong>en</strong>t met Twinfield Online boekhoud<strong>en</strong>. Qaboos is helder in haar prijsstelling <strong>en</strong> geeft aan<br />
dat er e<strong>en</strong> vaste prijsstelling is per factuur, ongeacht het aantal (in te <strong>scann<strong>en</strong></strong>) blad<strong>en</strong><br />
waaruit de factuur bestaat. Ook beschikt Qaboos over e<strong>en</strong> workflow, zonder extra kost<strong>en</strong>. In<br />
Qaboos krijg<strong>en</strong> alle klant<strong>en</strong> van Fidor e<strong>en</strong> speciaal emailadres dat uniek is per klant. Als<br />
leveranciers rechtstreeks e<strong>en</strong> factuur als bijlage aan dit emailadres stur<strong>en</strong> dan hoeft de klant<br />
<strong>en</strong> Fidor zelf feitelijk niets te do<strong>en</strong> om de factuur in het systeem te krijg<strong>en</strong>. Er zijn meerdere<br />
manier<strong>en</strong> van werk<strong>en</strong> met Qaboos <strong>en</strong> dan gaat het met name om de rolverdeling tuss<strong>en</strong><br />
kantoor <strong>en</strong> klant. Klant<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> zelf factur<strong>en</strong> <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> opstur<strong>en</strong> aan het speciaal voor de<br />
klant aangemaakte emailadres. De factur<strong>en</strong> kom<strong>en</strong> dan automatisch in Qaboos terecht.<br />
Deze werkwijze is prettig als klant<strong>en</strong> vooraf inzicht in hun factur<strong>en</strong> will<strong>en</strong> <strong>en</strong> controle op de<br />
juistheid van factur<strong>en</strong> vooraf will<strong>en</strong> uitvoer<strong>en</strong>. Dus voordat e<strong>en</strong> factuur wordt verwerkt.<br />
Eerder is al g<strong>en</strong>oemd dat leveranciers direct hun factur<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> stur<strong>en</strong> naar het emailadres<br />
van de klant, waarbij deze factur<strong>en</strong> automatisch in Qaboos terecht kom<strong>en</strong>. De klant kan dan<br />
e<strong>en</strong> rol krijg<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> het systeem om deze factur<strong>en</strong> eerst te autoriser<strong>en</strong>, alvor<strong>en</strong>s verdere<br />
verwerking (<strong>en</strong> boeking) plaatsvindt in Twinfield. De effici<strong>en</strong>cy zit voor e<strong>en</strong> deel in het<br />
‘automatisch herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>’ van de gegev<strong>en</strong>s op de factur<strong>en</strong>. In die zin dat de crediteur <strong>en</strong><br />
rek<strong>en</strong>ing(<strong>en</strong>) word<strong>en</strong> herk<strong>en</strong>d waarop geboekt moet word<strong>en</strong>. Handig is dat e<strong>en</strong> nieuw<br />
ingevoerde leverancier in Qaboos ook direct in Twinfield terecht komt. En door het goed<br />
inricht<strong>en</strong> van Twinfield staan vaste leveranciers (KPN, Vodafone, Stapless, Makro, etc.) al in<br />
de klant<strong>en</strong>administraties. Voor Fidor is het handig dat gescande docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> direct<br />
opgevraagd kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> vanuit Twinfield. Bijvoorbeeld vanuit het grootboek of crediteur.<br />
Dit laatste draagt ook bij aan het r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t binn<strong>en</strong> Fidor, bijvoorbeeld bij het sam<strong>en</strong>stell<strong>en</strong><br />
van e<strong>en</strong> jaarrek<strong>en</strong>ing waarbij regelmatig teruggezocht wordt naar brondocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> zelf is volg<strong>en</strong>s Fidor redelijk kost<strong>en</strong>neutraal. E<strong>en</strong> kost<strong>en</strong>voordeel kan<br />
alle<strong>en</strong> behaald word<strong>en</strong> bij grote aantall<strong>en</strong> boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Ook ziet Fidor de<br />
combinatie van Qaboos <strong>en</strong> Twinfield als manier om nieuwe klant<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> te hal<strong>en</strong>. Er kan<br />
in elk geval goedkoop gezocht word<strong>en</strong> in Qaboos door klant<strong>en</strong>. Alle<strong>en</strong> als klant<strong>en</strong> meer<br />
will<strong>en</strong>, zoals de boekhouding binn<strong>en</strong> Twinfield raadpleg<strong>en</strong>, zijn er extra kost<strong>en</strong> aan<br />
verbond<strong>en</strong>. Fidor ziet in de toekomst toegevoegde waarde in elektronisch facturer<strong>en</strong>. Nu<br />
wordt onder elektronisch facturer<strong>en</strong> nog teveel verstaan alle<strong>en</strong> het verstur<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> factuur<br />
in PDF als email bijlage. De factuur van Twinfield ontvangt Fidor ook als PDF bijlage per<br />
email. In de toekomst wellicht in e<strong>en</strong> formaat <strong>en</strong> indeling waarbij de factuur geheel<br />
automatisch afgehandeld kan word<strong>en</strong> zonder scan- <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>software.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 49
4. Gebruikerservaring accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong><br />
Juneman Administraties<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Wilma Juneman van het gelijknamige kantoor Juneman Administraties ziet het inzett<strong>en</strong> van<br />
<strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> op dit mom<strong>en</strong>t als e<strong>en</strong> goede investering voor de toekomst. “E<strong>en</strong><br />
investering waaraan klant<strong>en</strong> op dit mom<strong>en</strong>t echt (nog) niet aan mee will<strong>en</strong> betal<strong>en</strong>”, zegt<br />
Wilma.<br />
Wilma geeft de volg<strong>en</strong>de toelichting over het gebruik van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> op haar<br />
kantoor.<br />
In mijn kantoor mak<strong>en</strong> wij gebruik van <strong>scann<strong>en</strong></strong>/herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> door middel van de software van<br />
Newviews.nl. In eerste instantie dacht<strong>en</strong> we onze scho<strong>en</strong><strong>en</strong>doosklant<strong>en</strong> daarvoor te kunn<strong>en</strong><br />
interesser<strong>en</strong> maar die vind<strong>en</strong> <strong>scann<strong>en</strong></strong> net zoveel werk als de scho<strong>en</strong><strong>en</strong>doos. Ze zijn niet<br />
bereid daar extra voor te betal<strong>en</strong>. Vervolg<strong>en</strong>s dacht ik zelf tijdwinst te kunn<strong>en</strong> boek<strong>en</strong> door er<br />
dan zelf gebruik van te mak<strong>en</strong>. Dat bleek alle<strong>en</strong> zinvol bij klant<strong>en</strong> met meer dan e<strong>en</strong> paar<br />
honderd factur<strong>en</strong> per jaar, <strong>en</strong> die klant<strong>en</strong> zijn er niet zoveel. Die zijn inmiddels zo groot dat<br />
ze hun eig<strong>en</strong> administrateur in di<strong>en</strong>st hebb<strong>en</strong> <strong>en</strong> daarvoor dus niet bij mijn kantoor<br />
aanklopp<strong>en</strong>.<br />
Tijd<strong>en</strong>s de testfase met Newviews heb ik met e<strong>en</strong> stopwatch in de hand e<strong>en</strong> test uitgevoerd<br />
op mijn kantoor, waarvan de resultat<strong>en</strong> als volgt war<strong>en</strong>:<br />
30 factur<strong>en</strong> per uur handmatig geboekt<br />
80 factur<strong>en</strong> per uur met behulp van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> geboekt.<br />
Ik moet hierbij wel opmerk<strong>en</strong> dat factur<strong>en</strong> druppelsgewijs binn<strong>en</strong>kom<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> aantal van 80<br />
factur<strong>en</strong> kan soms dus ev<strong>en</strong> dur<strong>en</strong>. En dan heb je weer als nadeel dat de administratie van<br />
de klant niet tijdig is bijgewerkt.<br />
Het resultaat van mijn test wijst er in elk geval op dat <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> loont als sprake<br />
is van klant<strong>en</strong> met veel factur<strong>en</strong>.<br />
Binn<strong>en</strong>kort gaat we voor <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> over naar de oplossing van DocuOnline.<br />
Niet omdat ik ontevred<strong>en</strong> b<strong>en</strong> over Newviews, maar omdat we aangeslot<strong>en</strong> zijn bij FKA <strong>en</strong><br />
vanuit die organisatie is gekoz<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> totaalconcept in the cloud, waar DocuOnline ook<br />
onderdeel van uitmaakt. E<strong>en</strong> voordeel van DocuOnline is dat zij alle factuurvoorstell<strong>en</strong> zelf<br />
compleet mak<strong>en</strong> voor je. Dat scheelt werk op mijn kantoor. Het handwerk bij factur<strong>en</strong> die niet<br />
geheel herk<strong>en</strong>d word<strong>en</strong> neemt DocuOnline uit hand<strong>en</strong>. Natuurlijk is het nodig de<br />
boekingsvoorstell<strong>en</strong> nog ev<strong>en</strong> te controler<strong>en</strong>, want ook bij DocuOnline kan er iets mis gaan<br />
bij het toewijz<strong>en</strong>. Door te werk<strong>en</strong> met Docuonline kun je makkelijk 120 factur<strong>en</strong> of meer per<br />
uur hal<strong>en</strong> omdat je e<strong>en</strong> 100% boekingsvoorstel krijgt. Dit is duurder dan Newviews maar<br />
door het collectief van FKA zijn daar interessante stapp<strong>en</strong> gezet die onder het prijsniveau<br />
van Newviews gaan.<br />
De bulk is e<strong>en</strong> kwestie van organiser<strong>en</strong>. Als ik van alle klant<strong>en</strong> alle factur<strong>en</strong> zou verzamel<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> daar e<strong>en</strong> keer per week e<strong>en</strong> schoolverlater aan zet om e<strong>en</strong> dag lang alles te <strong>scann<strong>en</strong></strong>,<br />
kun je daar ook voordeel door behal<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 50
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Al met al was de bedoeling dat <strong>scann<strong>en</strong></strong> e<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong>fase zou zijn, voor de kom<strong>en</strong>de 4 á 5<br />
jaar, tot iedere<strong>en</strong> is overgestapt op elektronisch facturer<strong>en</strong>. Zoals ook Gerard Bottemanne<br />
(auteur van deze uitgave) terecht opmerkt, gaat dat proces traag. Deze hele technologische<br />
ontwikkeling is geweldig maar het is wacht<strong>en</strong> op de jongere g<strong>en</strong>eratie ondernemers die dit<br />
concept gaan omarm<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 51
4. Gebruikerservaring accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong><br />
MAGgroep<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Guido Mulder is mede initiatiefnemer van MAGgroep, e<strong>en</strong> franchise organisatie voor<br />
accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong>. De eerste franchis<strong>en</strong>emers, MAG Maastricht <strong>en</strong><br />
MAGzorg, hebb<strong>en</strong> ervaring<strong>en</strong> opgedaan met <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>. Nu maakt het<br />
standaard onderdeel uit van de productiestraat van MAGgroep<br />
Guido geeft de volg<strong>en</strong>de toelichting over zijn ervaring met <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>.<br />
Zo’n twee jaar geled<strong>en</strong> is gekoz<strong>en</strong> voor Qaboos als oplossing voor <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>,<br />
gekoppeld met Twinfield. In eerste instantie was de bedoeling om zo’n vier jaar geled<strong>en</strong> al te<br />
start<strong>en</strong> met <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>, maar to<strong>en</strong> kond<strong>en</strong> we ge<strong>en</strong> betaalbare <strong>en</strong> praktische<br />
oplossing vind<strong>en</strong>. We hebb<strong>en</strong> meerdere oplossing<strong>en</strong> getest met als voorwaard<strong>en</strong> dat de<br />
oplossing 100% in the cloud moet werk<strong>en</strong> <strong>en</strong> dat sprake is van e<strong>en</strong> handelbare workflow<br />
waarbij ook onze klant<strong>en</strong> e<strong>en</strong> rol kunn<strong>en</strong> vervull<strong>en</strong> in het verwerkingsproces. Indertijd was<br />
Qaboos de <strong>en</strong>ige oplossing die hieraan voldeed <strong>en</strong> waarvoor wij dus gekoz<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong>.<br />
Het <strong>scann<strong>en</strong></strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> lat<strong>en</strong> we het liefst aan de klant over. Klant<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong><br />
docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, na <strong>scann<strong>en</strong></strong>, direct via internet upload<strong>en</strong> in Qaboos. Leveranciers van klant<strong>en</strong><br />
kunn<strong>en</strong> hun factur<strong>en</strong> per email aan e<strong>en</strong>, per klant toegewez<strong>en</strong> door Qaboos, emailadres<br />
stur<strong>en</strong>. Wij zorg<strong>en</strong> dat e<strong>en</strong> boekingsvoorstel wordt gemaakt op basis van de ontvang<strong>en</strong>,<br />
digitale, boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Klant<strong>en</strong> die dat will<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> hun factur<strong>en</strong> ook fiatter<strong>en</strong> voor<br />
betaling. Handig is dat als sprake is van e<strong>en</strong> nieuwe relatie we deze kunn<strong>en</strong> aanmak<strong>en</strong> in<br />
Qaboos <strong>en</strong> dat deze relatie dan automatisch in Twinfield wordt opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
Onze ervaring is dat klant<strong>en</strong> in fases overgaan naar <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>. Je moet wel e<strong>en</strong><br />
goede uitleg gev<strong>en</strong> <strong>en</strong> dan met name over de voordel<strong>en</strong>, zoals het eerder bij zijn van de<br />
administratie <strong>en</strong> daardoor eerder advies kunn<strong>en</strong> krijg<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> omslag die gaande is dat niet meer per uur afgerek<strong>en</strong>d wordt met klant<strong>en</strong>, maar per<br />
handeling. Daardoor word<strong>en</strong> tariev<strong>en</strong> echt meetbaar <strong>en</strong> inzichtelijk voor de klant. Wat het<br />
afrek<strong>en</strong><strong>en</strong> betreft is het afrek<strong>en</strong>model van de verschill<strong>en</strong>de aanbieders van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> ook e<strong>en</strong> aandachtspunt. Wij betal<strong>en</strong> (<strong>en</strong> rek<strong>en</strong><strong>en</strong> dat ook door) e<strong>en</strong> vast tarief per<br />
docum<strong>en</strong>t. E<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t kan in dit geval e<strong>en</strong> factuur zijn die bestaat uit meerdere pagina’s.<br />
Er zijn ook aanbieders van scan <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> die andere afrek<strong>en</strong>modell<strong>en</strong> gebruik<strong>en</strong>,<br />
zoals e<strong>en</strong> vast bedrag per pagina of e<strong>en</strong> vast bedrag per periode <strong>en</strong> daarbov<strong>en</strong> e<strong>en</strong> bedrag<br />
per docum<strong>en</strong>t of pagina.<br />
Wij hebb<strong>en</strong> de ervaring dat het te behal<strong>en</strong> extra r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t door de inzet van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> ook geleg<strong>en</strong> is in de werkwijze op kantoor. Je werkt niet alles meer af voor één<br />
klant om bijvoorbeeld de BTW-aangifte of jaarrek<strong>en</strong>ing op te stell<strong>en</strong>, maar je werkt als het<br />
ware over klant<strong>en</strong> he<strong>en</strong>. Gescande boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kom<strong>en</strong> qua klant<strong>en</strong> door elkaar<br />
binn<strong>en</strong> <strong>en</strong> moet<strong>en</strong> ook als zodanig verwerkt word<strong>en</strong>. Voor het do<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> BTW-aangifte<br />
(<strong>en</strong> opstell<strong>en</strong> jaarrek<strong>en</strong>ing) moet wel gecontroleerd word<strong>en</strong> of alle betreff<strong>en</strong>de<br />
boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> zijn <strong>en</strong> verwerkt. Het kost in eerste instantie best veel indirecte<br />
ur<strong>en</strong> om de klant op te voed<strong>en</strong> om de boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> frequ<strong>en</strong>t <strong>en</strong> op tijd aan te<br />
lever<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 52
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Gericht op de toekomst hebb<strong>en</strong> wij e<strong>en</strong> volledige ‘cloud productiestraat’ beschikbaar gesteld<br />
voor onze deelnemers. Niet alle<strong>en</strong> elektronische bankafschrift<strong>en</strong> (nu al geheel automatisch<br />
van ABN <strong>en</strong> Rabobank ingelez<strong>en</strong> in Twinfield), maar ook andere boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, zoals<br />
factur<strong>en</strong> in bijvoorbeeld UBL-formaat, word<strong>en</strong> straks geheel automatisch verwerkt. Op dit<br />
mom<strong>en</strong>t word<strong>en</strong>, ook via Qaboos de resultat<strong>en</strong> uit kassasystem<strong>en</strong>, webshops <strong>en</strong><br />
zorgverzekeraarsdeclaraties al volledig automatisch via de Cloud ingelez<strong>en</strong> in de<br />
boekhouding van de klant binn<strong>en</strong> Twinfield. Hierbij wordt de stap van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong><br />
alweer overgeslag<strong>en</strong>. Dat geeft de mogelijkheid om snel actuele informatie beschikbaar te<br />
hebb<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> klant <strong>en</strong> op basis daarvan mede advies te kunn<strong>en</strong> uitbr<strong>en</strong>g<strong>en</strong>.<br />
Vanzelfsprek<strong>en</strong>d wordt ook de managem<strong>en</strong>t informatie via de cloud beschikbaar gesteld aan<br />
de klant<strong>en</strong> van onze franchis<strong>en</strong>emers.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 53
4. Gebruikerservaring accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong><br />
TMC Administratie & Consultancy<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Ed van Thiel, directeur van TMC Administratie & Consultancy te Amstelve<strong>en</strong>, heeft al<br />
meerdere jar<strong>en</strong> de doelstelling als kleiner kantoor om zoveel mogelijk online toepassing<strong>en</strong><br />
aan klant<strong>en</strong> te kunn<strong>en</strong> aanbied<strong>en</strong>. Ed heeft hierbij als motto “met minder m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> meer<br />
do<strong>en</strong>”, optimaal gebruik mak<strong>en</strong>d van de beschikbare automatiseringsmogelijkhed<strong>en</strong>.<br />
Ed geeft de volg<strong>en</strong>de toelichting over het gebruik van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> op zijn kantoor:<br />
Binn<strong>en</strong> ons kantoor wordt al meer dan vijf jaar gebruik gemaakt van internetboekhoud<strong>en</strong>,<br />
waarvoor we vanaf het begin af aan hebb<strong>en</strong> gekoz<strong>en</strong> voor Teleboekhoud<strong>en</strong> van YOB, dat in<br />
de basis is gebaseerd op de administratiesoftware van AccountView (inmiddels Visma).<br />
Deze laatste software wordt binn<strong>en</strong> ons kantoor al langer dan ti<strong>en</strong> jaar gebruikt.<br />
Begin 2012 is door ons ‘ScanBoekhoud<strong>en</strong>’ ingezet, waarbij gebruik wordt gemaakt van de<br />
scan <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>toepassing ‘Scanboek<strong>en</strong>’, ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s afkomstig van YOB <strong>en</strong> dat in ons geval<br />
via AccountView wordt aangebod<strong>en</strong>.<br />
De insteek van ons kantoor is dat klant<strong>en</strong> zelf <strong>scann<strong>en</strong></strong>. Het herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van<br />
boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, om te kom<strong>en</strong> tot e<strong>en</strong> boekingsvoorstel, wordt steeds intellig<strong>en</strong>ter<br />
naarmate er meer gebruik van wordt gemaakt. Spookfactur<strong>en</strong> of incorrecte factur<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
door Scanboek<strong>en</strong> er uit gefilterd. De intellig<strong>en</strong>tie voor het herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> wordt opgebouwd over<br />
‘alle’ administraties he<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> Scanboek<strong>en</strong>. Daarnaast kunn<strong>en</strong> we per leverancier werk<strong>en</strong><br />
met e<strong>en</strong> default teg<strong>en</strong>rek<strong>en</strong>ing binn<strong>en</strong> AccountView welke tev<strong>en</strong>s van belang is voor het<br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>.<br />
Naast <strong>scann<strong>en</strong></strong> kunn<strong>en</strong> klant<strong>en</strong> boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> ‘upload<strong>en</strong>’ via Scanboek<strong>en</strong>. Feitelijk<br />
gaat het dan om PDF docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Dit is vooral handig voor factur<strong>en</strong> die klant<strong>en</strong> al per email<br />
van leveranciers ontvang<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> nog beter alternatief is om de leveranciers gebruik te lat<strong>en</strong><br />
mak<strong>en</strong> van de voor elk abonnem<strong>en</strong>t beschikbare digitale postbus van Scanboek<strong>en</strong>, zodat de<br />
factur<strong>en</strong> rechtstreeks van de leverancier naar Scanboek<strong>en</strong> gemaild kan word<strong>en</strong>.<br />
Naast <strong>scann<strong>en</strong></strong> zijn er ook klant<strong>en</strong> die zelf boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> invoer<strong>en</strong> via<br />
Teleboekhoud<strong>en</strong>. Per klant mak<strong>en</strong> wij dan afsprak<strong>en</strong> welke boeking<strong>en</strong> zij zelf do<strong>en</strong>.<br />
Bijvoorbeeld alle<strong>en</strong> inkoop- <strong>en</strong> verkoopfactur<strong>en</strong> of alle boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.<br />
Voor bankmutaties word<strong>en</strong> elektronische bankafschrift<strong>en</strong> (MT940) ingelez<strong>en</strong> <strong>en</strong> verwerkt.<br />
Voor de ABN AMRO <strong>en</strong> Rabobank geldt zelfs geheel automatische online synchronisatie.<br />
Klant<strong>en</strong> die niet zelf invoer<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> desgew<strong>en</strong>st online ‘meekijk<strong>en</strong>’ in hun administratie <strong>en</strong><br />
zijn daarmee 24/7 op de hoogte.<br />
Wat betreft r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> effici<strong>en</strong>cy is mom<strong>en</strong>teel de prijs voor <strong>scann<strong>en</strong></strong> misschi<strong>en</strong> hoog<br />
voor klant<strong>en</strong> met minder dan 125 boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> (inkoop- <strong>en</strong> verkoopfactur<strong>en</strong>). Dat<br />
heeft te mak<strong>en</strong> met de basis kantoorkost<strong>en</strong> voor Scanboek<strong>en</strong>, die voor kleine kantor<strong>en</strong> als<br />
TMC vrij hoog zijn. Voor grotere kantor<strong>en</strong> zal dit minder spel<strong>en</strong>. Naarmate ons scanvolume<br />
zal gaan to<strong>en</strong>em<strong>en</strong>, hetge<strong>en</strong> wij verwacht<strong>en</strong>, zal het ook voor onze kleinere klant<strong>en</strong><br />
interessanter word<strong>en</strong>. We hebb<strong>en</strong> klant<strong>en</strong> waarbij <strong>scann<strong>en</strong></strong> 75% van de tijd scheelt, t.o.v. het<br />
zelf boek<strong>en</strong>. Deze klant<strong>en</strong> zijn 20 tot 30% goedkoper uit. De vermindering van invoerwerk op<br />
ons kantoor wordt verdisconteerd door advieswerkzaamhed<strong>en</strong> <strong>en</strong> het aantrekk<strong>en</strong> van nieuwe<br />
klant<strong>en</strong>. Klant<strong>en</strong> met relatief veel factur<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> we door de scanmogelijkheid (<strong>en</strong> ook<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 54
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
elektronisch facturer<strong>en</strong>) als klant behoud<strong>en</strong>. In eerste instantie gaan wel de kost<strong>en</strong> voor de<br />
bat<strong>en</strong>, dat zi<strong>en</strong> we als kantoor ook terug bij implem<strong>en</strong>tatie van zowel internetboekhoud<strong>en</strong> als<br />
Scanboek<strong>en</strong>. We prober<strong>en</strong> als kantoor voorop te lop<strong>en</strong> met innovatieve oplossing<strong>en</strong>,<br />
vandaar dat wij bijvoorbeeld al langer dan vijf jaar gebruik mak<strong>en</strong> van internetboekhoud<strong>en</strong>.<br />
We zett<strong>en</strong> innovatie in als marketinginstrum<strong>en</strong>t voor ons kantoor.<br />
Bij internetboekhoud<strong>en</strong> hanter<strong>en</strong> we niet het motto ‘iedere<strong>en</strong> kan het’. Het is alle<strong>en</strong> effectief<br />
<strong>en</strong> r<strong>en</strong>dabel als klant<strong>en</strong> het ook goed do<strong>en</strong>. Natuurlijk gev<strong>en</strong> wij uitleg aan onze klant<strong>en</strong>.<br />
Maar als e<strong>en</strong> klant e<strong>en</strong>s per kwartaal boeking<strong>en</strong> vastlegt blijk<strong>en</strong> er toch telk<strong>en</strong>s vrag<strong>en</strong> te zijn<br />
<strong>en</strong> dat kost dan weer de nodige, veelal telefonische, ondersteuning. ScanBoekhoud<strong>en</strong> zi<strong>en</strong><br />
we daarom binn<strong>en</strong> ons kantoor als e<strong>en</strong> groter succes, omdat in principe alle klant<strong>en</strong> dit<br />
kunn<strong>en</strong> <strong>en</strong> hiervoor ge<strong>en</strong> echte boekhoudkundige k<strong>en</strong>nis is vereist.<br />
Ons kantoor gaat op korte termijn ook beschikk<strong>en</strong> over ‘n eig<strong>en</strong> cliëntportaal van YOB.<br />
De bedoeling is om via dit portaal onze cliënt<strong>en</strong>, op maat, te informer<strong>en</strong>, bijvoorbeeld over<br />
relevant TMC kantoor-, fiscaal- <strong>en</strong> economisch nieuws.<br />
Om online toepassing<strong>en</strong> voor onze klant<strong>en</strong> zo toegankelijk mogelijk te mak<strong>en</strong> prober<strong>en</strong> wij<br />
zoveel mogelijk toepassing<strong>en</strong> met ‘single sign on’ te realiser<strong>en</strong>. E<strong>en</strong>voudig gezegd komt het<br />
erop neer dat e<strong>en</strong> klant van ons éénmaal inlogt via cliëntportaal <strong>en</strong> daarmee, zonder<br />
opnieuw in te logg<strong>en</strong>, ook toegang heeft tot andere online toepassing<strong>en</strong>, zoals<br />
Teleboekhoud<strong>en</strong> <strong>en</strong> Scanboek<strong>en</strong>. Via ons portal kunn<strong>en</strong> bijvoorbeeld ook de werknemers<br />
van onze klant<strong>en</strong> toegang krijg<strong>en</strong> om zelfstandig hun loonstrok<strong>en</strong> online te raadpleg<strong>en</strong>; de<br />
bedrijv<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> ook de loonstrok<strong>en</strong> <strong>en</strong> de maandelijkse aangifte loonheffing<strong>en</strong> inzi<strong>en</strong>.<br />
Omdat beveiliging e<strong>en</strong> belangrijk aandachtspunt is bij online werk<strong>en</strong> bied<strong>en</strong> wij naast e<strong>en</strong><br />
gebruikerscode <strong>en</strong> wachtwoord ook optioneel de mogelijkheid om door middel van<br />
auth<strong>en</strong>ticatie via e<strong>en</strong> paslezer te werk<strong>en</strong> (zoals ook de bank<strong>en</strong> gebruik<strong>en</strong>).<br />
Naar de toekomst toe prober<strong>en</strong> we voorop te blijv<strong>en</strong> lop<strong>en</strong> met innovatieve oplossing<strong>en</strong>, met<br />
name op het gebied van automatisering.<br />
Doordat er voor ons kantoor meer tijd vrijkomt door de toepassing van o.a. Scanboek<strong>en</strong><br />
kunn<strong>en</strong> we klant<strong>en</strong> eerder <strong>en</strong> proactief adviser<strong>en</strong>.<br />
Ook voor pot<strong>en</strong>tieel nieuwe klant<strong>en</strong> moet duidelijk zijn dat <strong>scann<strong>en</strong></strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
echt werkt, hetge<strong>en</strong> wij graag live aan geïnteresseerde bedrijv<strong>en</strong> lat<strong>en</strong> zi<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 55
4. Gebruikerservaring accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong><br />
Van de Kamp & Van Gelder Accountants <strong>en</strong> Adviseurs<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Mirjam van Gelder, mede eig<strong>en</strong>aar, van het kantoor Van de Kamp & Van Gelder, heeft<br />
inmiddels ruime ervaring met het <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, maar<br />
ook met het gebruik van zowel lokale als online boekhoudsoftware. Bij Van de Kamp & Van<br />
Gelder wordt voor de administratie zowel gebruik gemaakt van AFAS (Profit <strong>en</strong> Small<br />
Business) als Yuki Boekhoud<strong>en</strong>.<br />
Mirjam geeft de volg<strong>en</strong>de toelichting over het gebruik van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> op haar<br />
kantoor.<br />
Binn<strong>en</strong> ons kantoor wordt zowel met de software van AFAS als Yuki gewerkt. AFAS Profit<br />
wordt met name ingezet voor klant<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> uitgebreidere administratie Bijvoorbeeld als er<br />
sprake is van e<strong>en</strong> project<strong>en</strong>administratie. AFAS Small Business wordt gebruikt voor de<br />
e<strong>en</strong>voudige administraties in het MKB. Voor klant<strong>en</strong> die zelf will<strong>en</strong> boek<strong>en</strong> wordt dan gebruik<br />
gemaakt van AFAS Online.<br />
Voor klant<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> e<strong>en</strong>voudige administratie mak<strong>en</strong> wij steeds meer gebruik van Yuki.<br />
Yuki is e<strong>en</strong> volledige boekhoudoplossing die werkt via internet met e<strong>en</strong> geïntegreerde scan-<br />
<strong>en</strong> herk<strong>en</strong>module.<br />
Wij zijn in 2010 gestart met e<strong>en</strong> sam<strong>en</strong>werking met Yuki. Sinds 1 januari 2012 zijn wij Back<br />
Office Partner van Yuki boekhoud<strong>en</strong>, dat wil zegg<strong>en</strong> dat wij zelf de ingekom<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
kunn<strong>en</strong> afhandel<strong>en</strong>. Voor de klant<strong>en</strong> is het <strong>scann<strong>en</strong></strong>, mail<strong>en</strong> <strong>en</strong> klaar! Volg<strong>en</strong>s Yuki gaat nu<br />
40% automatisch <strong>en</strong> van de overige 60% zou 80% van de gegev<strong>en</strong>s gevuld moet<strong>en</strong> zijn. Ik<br />
d<strong>en</strong>k dat deze cijfers reëel zijn, maar dit komt vooral omdat de bankmutaties goed match<strong>en</strong>.<br />
Voor inkoop/verkoop factur<strong>en</strong> is nog wel wat handwerk nodig. Het hangt erg af van de<br />
kwaliteit van de scan (goed leesbaar zodat informatie herk<strong>en</strong>d kan word<strong>en</strong>). De tijdswinst<br />
van het verwerk<strong>en</strong> van administraties wordt vooralsnog gecomp<strong>en</strong>seerd door de extra<br />
lic<strong>en</strong>tiekost<strong>en</strong>. Bij e<strong>en</strong> hogere mate van herk<strong>en</strong>ning zou dit tot e<strong>en</strong> hoger marge moet<strong>en</strong><br />
leid<strong>en</strong>. De tijdswinst zit vooral in de beoordeling van de administraties, het stell<strong>en</strong> van vrag<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> het verzorg<strong>en</strong> van het jaarwerk. Dit omdat alle brondocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> op grootboekniveau<br />
beschikbaar zijn. In de toekomst verwacht<strong>en</strong> we wel meer tijdwinst, <strong>en</strong> dus meer r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t,<br />
te behal<strong>en</strong>. Dit naarmate er meer boekingsintellig<strong>en</strong>tie is opgebouwd op basis van de<br />
aanwezige administratiegegev<strong>en</strong>s. Op termijn zou dit moet<strong>en</strong> leid<strong>en</strong> tot e<strong>en</strong> lagere prijs voor<br />
onze klant<strong>en</strong>.<br />
Onze klant<strong>en</strong> <strong>scann<strong>en</strong></strong> zelf de factur<strong>en</strong> <strong>en</strong> andere boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> stur<strong>en</strong> deze op<br />
verschill<strong>en</strong>de manier<strong>en</strong> in, zoals per email of via e<strong>en</strong> uploadfunctie van Yuki. Binn<strong>en</strong> Yuki<br />
kunn<strong>en</strong> klant<strong>en</strong> niet zelf boek<strong>en</strong>, maar alle<strong>en</strong> raadpleg<strong>en</strong>. Ze kunn<strong>en</strong> wel door middel van<br />
knopp<strong>en</strong> aangev<strong>en</strong> dat e<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t anders verwerkt moet word<strong>en</strong>. Als accountant hebb<strong>en</strong><br />
wij de mogelijkhed<strong>en</strong> om memoriaalpost<strong>en</strong> te mak<strong>en</strong> of overige correcties toe te pass<strong>en</strong>.<br />
Door de nieuwe manier van werk<strong>en</strong> wordt het werk meer gespreid in de tijd <strong>en</strong> heb je als<br />
accountantskantoor minder last van e<strong>en</strong> piek tijd<strong>en</strong>s de aangifteperiodes voor bijvoorbeeld<br />
de BTW. De klant heeft altijd direct inzicht in zijn resultat<strong>en</strong>. En wij dus ook. Hierdoor kunn<strong>en</strong><br />
wij de klant eerder van advies voorzi<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 56
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Factur<strong>en</strong> met buit<strong>en</strong>landse valuta is (nog) wel e<strong>en</strong> aandachtspunt. Die moet<strong>en</strong> in handmatig<br />
omgerek<strong>en</strong>d word<strong>en</strong>.<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> is volg<strong>en</strong>s mij e<strong>en</strong> tijdelijke oplossing, die echter nog wel <strong>en</strong>ige jar<strong>en</strong><br />
zal dur<strong>en</strong>. Op termijn zou iedere<strong>en</strong> UBL bestand<strong>en</strong> mee moet<strong>en</strong> stur<strong>en</strong> die vervolg<strong>en</strong>s in de<br />
boekhouding kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> ingelez<strong>en</strong>. Voor zover ik weet stuurt alle<strong>en</strong> Afas Software (wij<br />
gebruik<strong>en</strong> het ERP pakket/Profit) naast de PDF factuur ook e<strong>en</strong> UBL bijlage mee. Deze kan<br />
ik direct in Afas inlez<strong>en</strong>, waarbij alle veld<strong>en</strong> gevuld word<strong>en</strong>. Na controle wordt deze<br />
automatische verwerkt. Dit werkt erg goed.<br />
Ik verwacht dat het nog wel ev<strong>en</strong> duurt voordat alle onderneming<strong>en</strong> UBL bestand<strong>en</strong><br />
meestur<strong>en</strong>. Met name in het MKB. Ook onze MKB klant<strong>en</strong> zijn er zeker nog niet allemaal<br />
klaar voor. Het betek<strong>en</strong>t toch e<strong>en</strong> nieuwe werkwijze <strong>en</strong> in deze startfase <strong>en</strong>ige flexibiliteit.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 57
4. Gebruikerservaring accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong><br />
Wansink & Partner<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Thijs Wansink van het gelijknamige kantoor Wansink & Partner heeft zich vooraf goed<br />
georiënteerd naar de mogelijkhed<strong>en</strong> van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> in combinatie met de<br />
Twinfield Online <strong>Boekhouding</strong> die al langer in gebruik is. “Het is niet alle<strong>en</strong> het Scan &<br />
Herk<strong>en</strong> systeem zelf wat voor e<strong>en</strong> goede oplossing zorgt. E<strong>en</strong> goede (rijke) administratie is<br />
ook erg belangrijk” zegt Thijs.<br />
Thijs geeft de volg<strong>en</strong>de toelichting over het gebruik van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> op zijn<br />
kantoor:<br />
Uitgangspunt voor ons kantoor is e<strong>en</strong> Scan <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>oplossing dat aansluit bij ons<br />
boekhoudpakket Twinfield. Op 1 januari 2012 zijn we in zee gegaan met Newviews. Hiervoor<br />
hebb<strong>en</strong> we in eerste instantie 1,5 jaar e<strong>en</strong> ander pakket geprobeerd. Zowel als test als voor<br />
e<strong>en</strong> kleine doelgroep operationeel. Bij dat system<strong>en</strong> liep<strong>en</strong> we teg<strong>en</strong> zak<strong>en</strong> aan als:<br />
traagheid, werk<strong>en</strong> via e<strong>en</strong> extern bureaublad (dus niet als Twinfield volledig webbased via<br />
e<strong>en</strong> browser) <strong>en</strong> uiteindelijk zo’n 25% extra doorlooptijd. Dit laatste is gebaseerd op<br />
meerdere praktijksituaties, onder andere bij 150 tot 200 factur<strong>en</strong> per week van e<strong>en</strong> klant met<br />
e<strong>en</strong> bloem<strong>en</strong>winkel.<br />
Eind 2011 zijn we met Newviews aan de slag gegaan <strong>en</strong> daarmee in januari 2012<br />
operationeel geword<strong>en</strong>. Newviews biedt de mogelijkheid om klant<strong>en</strong> e<strong>en</strong> ‘Newviews’<br />
emailadres toe te k<strong>en</strong>n<strong>en</strong> waar zij zelf <strong>en</strong> hun leveranciers factur<strong>en</strong> naartoe kunn<strong>en</strong> mail<strong>en</strong>.<br />
Vanwege onze visie dat we graag alle verkeer via ons kantoor lat<strong>en</strong> lop<strong>en</strong> met klant<strong>en</strong><br />
hebb<strong>en</strong> wij onze klant<strong>en</strong> e<strong>en</strong> Wansink & Partner emailadres toegek<strong>en</strong>d. In sam<strong>en</strong>werking<br />
met Newviews wordt de mail dan als het ware geforward naar Newviews, zonder dat de<br />
klant<strong>en</strong> dat feitelijk merk<strong>en</strong>. Daarbij is het emailverkeer ook beveiligd. Daarnaast zijn er<br />
klant<strong>en</strong> die (nog) liever op de traditionele manier werk<strong>en</strong> <strong>en</strong> hun boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in e<strong>en</strong><br />
ordner aanlever<strong>en</strong>.<br />
Hoe rijker de financiële administratie, hoe meer effici<strong>en</strong>cy de methode van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> oplevert. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk dat alle debiteur<strong>en</strong>- <strong>en</strong><br />
crediteur<strong>en</strong>gegev<strong>en</strong>s zijn gevuld. Ook verkoopfactur<strong>en</strong> word<strong>en</strong> via Newviews verwerkt <strong>en</strong><br />
leid<strong>en</strong> tot e<strong>en</strong> boekingsvoorstel in Newviews die, na goedkeuring, als (concept)boeking<br />
terecht kom<strong>en</strong> in Twinfield. E<strong>en</strong> aantal klant<strong>en</strong> van ons gebruikt de online factuuroplossing<br />
Moneybird, waarbij verkoopfactur<strong>en</strong> niet alle<strong>en</strong> aan hun debiteur<strong>en</strong> word<strong>en</strong> verzond<strong>en</strong> (op<br />
verschill<strong>en</strong>de manier<strong>en</strong> mogelijk binn<strong>en</strong> Moneybird), maar ook via het emailadres van de<br />
klant terecht kom<strong>en</strong> in Newviews. De factur<strong>en</strong> uit Moneybird zijn rijk g<strong>en</strong>oeg om mete<strong>en</strong> tot<br />
e<strong>en</strong> goed boekingsvoorstel te leid<strong>en</strong>. Er zijn ook klant<strong>en</strong> die hun verkoopfactur<strong>en</strong> mail<strong>en</strong> in<br />
bestandsformat<strong>en</strong> als MS/Word, PDF <strong>en</strong> Excel.<br />
Wat betreft het r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> we mom<strong>en</strong>teel met<br />
Newviews e<strong>en</strong> voordeel bereikt van 13% t.o.v. handmatig werk<strong>en</strong>. Belangrijker is wellicht dat<br />
we boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> real-time beschikbaar hebb<strong>en</strong>. Via ons kantoorportaal (met als<br />
basis de toepassing<strong>en</strong> X-Portal <strong>en</strong> Alure relatiebeheer van Innolan – inmiddels Kluwer)<br />
ontsluit<strong>en</strong> we ook docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> digitaal aan klant<strong>en</strong>. Het portal k<strong>en</strong>t gegev<strong>en</strong>suitwisseling met<br />
Twinfield <strong>en</strong> via die weg ook met Newviews.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 58
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Naast <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> werk<strong>en</strong> we met het automatisch inlez<strong>en</strong>, herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> <strong>en</strong> boek<strong>en</strong><br />
van elektronische rek<strong>en</strong>ingafschrift<strong>en</strong>. Bij ABN AMRO <strong>en</strong> Rabobank verloopt dit geheel<br />
automatisch met Twinfield. Voor andere bank<strong>en</strong> lez<strong>en</strong> we de MT940 bestand<strong>en</strong> in via<br />
Twinfield. Voor zover onze klant<strong>en</strong> dat toestaan.<br />
De toekomst is wat ons kantoor gericht op het verder ‘ontzorg<strong>en</strong> <strong>en</strong> adviser<strong>en</strong>’ van de klant.<br />
We d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> dat we over vijf tot zev<strong>en</strong> jaar in e<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>de fase zijn aanbeland met<br />
bijvoorbeeld elektronisch facturer<strong>en</strong> <strong>en</strong> nog meer effici<strong>en</strong>cy. Verder strev<strong>en</strong> we zoveel<br />
mogelijk naar het gev<strong>en</strong> van advies aan onze klant<strong>en</strong>, gericht op de toekomst <strong>en</strong> niet zozeer<br />
op de afgelop<strong>en</strong> periode. We noem<strong>en</strong> dat X+1, waarbij we X zi<strong>en</strong> als de huidige periode <strong>en</strong><br />
X-1 als de voorbije periode. Volg<strong>en</strong>s ons is X+1 het belangrijkste als het gaat om adviser<strong>en</strong><br />
aan de klant. De ontwikkeling van KPI-tools staan hierbij ook op de ag<strong>en</strong>da.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 59
4. Gebruikerservaring accountants- <strong>en</strong> administratiekantor<strong>en</strong><br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Uw ervaring del<strong>en</strong>?<br />
Heeft u als gebruiker binn<strong>en</strong> de accountancy e<strong>en</strong> m<strong>en</strong>ing <strong>en</strong>/of ervaring met het <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> wilt u deze del<strong>en</strong> met andere gebruikers in de vorm<br />
van e<strong>en</strong> quote of uitgebreidere bijdrage? Stuur dan e<strong>en</strong> mail aan Gerard Bottemanne van<br />
GBNED via gerard@gbned.nl. Er wordt dan binn<strong>en</strong> <strong>en</strong>kele dag<strong>en</strong> contact met u opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> mogelijk wordt uw ervaring dan gepubliceerd in e<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>de versie van dit rapport.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 60
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 61
5. Conclusies<br />
Voor e<strong>en</strong> belangrijk deel ontle<strong>en</strong>d aan de gebruikersbijdrage in dit rapport.<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Hoe rijker de financiële administratie, hoe meer effici<strong>en</strong>cy de methode van <strong>scann<strong>en</strong></strong><br />
<strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> oplevert. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk dat alle debiteur<strong>en</strong>- <strong>en</strong><br />
crediteur<strong>en</strong>gegev<strong>en</strong>s zijn gevuld. Naarmate er meer boekingsintellig<strong>en</strong>tie is<br />
opgebouwd op basis van de aanwezige administratiegegev<strong>en</strong>s kan <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> leid<strong>en</strong> tot e<strong>en</strong> lagere prijs voor klant<strong>en</strong>.<br />
Het r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> is niet gelijk bij alle gebruikers <strong>en</strong> is<br />
afhankelijk van vele factor<strong>en</strong> die te herleid<strong>en</strong> zijn uit de gebruikersbijdrage in dit<br />
rapport.<br />
Scann<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> tijdelijke oplossing, die echter nog wel <strong>en</strong>ige jar<strong>en</strong> (auteur: 3 tot 10<br />
jaar) zal dur<strong>en</strong>. Op termijn zou iedere<strong>en</strong> boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> via e<strong>en</strong> standaard als<br />
UBL 1 moet<strong>en</strong> hanter<strong>en</strong> die elektronisch uitgewisseld word<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> leverancier <strong>en</strong><br />
afnemer. Door de ontvang<strong>en</strong>de (boekhoud)software word<strong>en</strong> deze<br />
boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> automatisch ingelez<strong>en</strong> <strong>en</strong> verwerkt tot e<strong>en</strong> boekingsvoorstel.<br />
Het gaat dan niet alle<strong>en</strong> om factur<strong>en</strong>, maar bijvoorbeeld ook om kassabonn<strong>en</strong> in de<br />
horeca, bij b<strong>en</strong>zinestations <strong>en</strong> detailhandel.<br />
Door de nieuwe manier van werk<strong>en</strong> (<strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>) wordt het werk meer<br />
gespreid in de tijd <strong>en</strong> heb je als accountants- of administratiekantoor minder last van<br />
e<strong>en</strong> piek tijd<strong>en</strong>s de aangifteperiodes voor bijvoorbeeld de BTW.<br />
De klant <strong>en</strong> het accountants- of administratiekantoor heeft eerder inzicht in de<br />
resultat<strong>en</strong> als betreff<strong>en</strong>de boekhouding op basis van <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong><br />
regelmatiger wordt bijgewerkt. Hierdoor kunn<strong>en</strong> klant<strong>en</strong> eerder van advies word<strong>en</strong><br />
voorzi<strong>en</strong> door hun accountants- of administratiekantoor.<br />
Factur<strong>en</strong> met buit<strong>en</strong>landse valuta is e<strong>en</strong> aandachtspunt. Die moet<strong>en</strong> veelal<br />
handmatig omgerek<strong>en</strong>d word<strong>en</strong>.<br />
De aanbieders van software voor <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> hanter<strong>en</strong> verschill<strong>en</strong>de<br />
afrek<strong>en</strong>methodes. Hierdoor is het niet altijd e<strong>en</strong>voudig e<strong>en</strong> prijsvergelijking te mak<strong>en</strong><br />
tuss<strong>en</strong> de verschill<strong>en</strong>de aanbieders.<br />
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> beïnvloed de werkwijze op e<strong>en</strong> accountants- of<br />
administratiekantoor. Je werkt niet alles meer af voor één klant om bijvoorbeeld de<br />
BTW-aangifte of jaarrek<strong>en</strong>ing op te stell<strong>en</strong>, maar je werkt als het ware over klant<strong>en</strong><br />
he<strong>en</strong>. Gescande boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kom<strong>en</strong> qua klant<strong>en</strong> door elkaar binn<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
moet<strong>en</strong> ook als zodanig verwerkt word<strong>en</strong>.<br />
Sommige aanbieders van oplossing<strong>en</strong> voor <strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> bied<strong>en</strong> als di<strong>en</strong>st<br />
aan om ook het herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> voor hun rek<strong>en</strong>ing te nem<strong>en</strong> als sprake is van handmatig<br />
toewijz<strong>en</strong>. Feitelijk is dan sprake van e<strong>en</strong> boekingsfabriek waaraan het herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
het mak<strong>en</strong> van boekingsvoorstell<strong>en</strong> wordt uitbesteed. Het komt voor dat aanbieders<br />
de handmatige werkzaamhed<strong>en</strong> in andere ‘goedkope lon<strong>en</strong>’ land<strong>en</strong> lat<strong>en</strong> uitvoer<strong>en</strong>.<br />
1 UBL (OASIS Universal Business Language TC)<br />
E<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>schappelijke XML bibliotheek met bedrijfsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> (inkoop orders, factur<strong>en</strong>, etc.). UBL<br />
2.0 is door de Nederlandse overheid gekoz<strong>en</strong> als standaard op het gebied van elektronisch<br />
Facturer<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 62
Scann<strong>en</strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Als boeking<strong>en</strong> in het buit<strong>en</strong>land word<strong>en</strong> verwerkt is het van belang rek<strong>en</strong>ing te<br />
houd<strong>en</strong> met (EU) Privacy wetgeving.<br />
De auteur van dit rapport, Gerard Bottemanne, is van m<strong>en</strong>ing dat ‘<strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>’ nader onderzoek noodzakelijk maakt om te<br />
kom<strong>en</strong> tot e<strong>en</strong> goede onderlinge vergelijking van de aanbieders van dergelijke<br />
toepassing<strong>en</strong>. Mede op basis van dit rapport wordt dan ook gewerkt aan e<strong>en</strong> lijst met<br />
eig<strong>en</strong>schapp<strong>en</strong> op basis waarvan diverse oplossing<strong>en</strong> met elkaar vergelek<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong>. Kom<strong>en</strong>de periode wordt ook door het verzorg<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> of meer<br />
praktijkdag<strong>en</strong> aan leveranciers gevraagd hun ‘<strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> herk<strong>en</strong>oplossing<strong>en</strong>’ live in<br />
de praktijk te ton<strong>en</strong>. Op deze wijze wordt <strong>en</strong>erzijds aan (pot<strong>en</strong>tiële) gebruikers inzicht<br />
gebod<strong>en</strong> in de mogelijkhed<strong>en</strong> <strong>en</strong> onmogelijkheid van dergelijke toepassing<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
anderzijds kunn<strong>en</strong> de leveranciers aanton<strong>en</strong> dat de door hun opgegev<strong>en</strong> informatie<br />
juist is <strong>en</strong> als zodanig ook door gebruikers wordt geïnterpreteerd.<br />
Op de website www.ictaccountancy.nl is e<strong>en</strong> apart thema besteed aan ‘<strong>scann<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> van boekingsdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>’. Daar wordt relevante informatie getoond,<br />
alsmede informatie over nader onderzoek <strong>en</strong> praktijkdag<strong>en</strong>.<br />
Onderzoeksbureau GBNED – www.gbned.nl | www.softwarepakkett<strong>en</strong>.nl | www.ictaccountancy.nl | www.ictfinancials.nl 63
Change language