Draaitabellen in Excel 2007 - Brinkman Uitgeverij

excel in de financiële praktijk

Excel
in de fi nanciële praktijk
Ir. C.A. Overgaag
Brinkman Uitgeverij · Amsterdam · 2009

isbn 978 90 5752 165 2 / nur 123
Omslagontwerp: Proforma, Barcelona
Redactie en boekverzorging: Henk Pel, Zeist
Opmaak en zetwerk: Teus de Jong, Nij Beets
© 2009 Brinkman Uitgeverij, Amsterdam
Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van deze uitgave, op welke wijze
dan ook, zonder voorafgaande schrift elijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden,
behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke
bewerking. De uitgever is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde
vergoedingen voor kopiëren, als bedoeld in artikel 17 Auteurswet 1912 en in het kb van 20 juni
1974 (Stb. 351, 1974) ex artikel 16b Auteurswet 1912, te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te
treden.
Correspondentie inzake overneming of reproductie richten aan:
Brinkman Uitgeverij, Postbus 59686, 1040 ld Amsterdam
www.brinkman-uitgeverij.nl
tel. 020-4120970, fax 020-4120972
e-mail: info@brinkman-uitgeverij.nl

1 Draaitabellen
Draaitabellen is een erg handige functie in Excel waarmee je eenvoudig gegevens
kunt samenvatten. De weergave ziet er dan een stuk overzichtelijker uit.
Het brengt het groeperen en totaliseren van gegevens terug tot een paar simpele
handelingen. Vervolgens kun je met de draaitabel allerlei analyses maken van de
originele gegevens. Je hoeft als gebruiker alleen maar velden te verslepen om de
tabel tot stand te brengen of later te wijzigen.
Om te leren werken met draaitabellen wordt in dit hoofdstuk het volgende behandeld:
– wat is een draaitabel
– een draaitabel maken
– groeperen
– velden opmaken
– de draaitabel opmaken
– in een draaitabel fi lteren
– meer dan alleen optellen
– onderliggende gegevens in een draaitabel raadplegen
– grafi eken maken van draaitabellen
– draaitabellen printen
1.1 Wat is een draaitabel?
Een draaitabel is een samenvatting van een lijst met gegevens. Het doel is om de
gegevens te onderzoeken of te analyseren. De originele gegevens laat Excel onaagetast
en de draaitabel zelf wordt op een nieuwe plek geplaatst. Een draaitabel is niet
star, maar maakt het je mogelijk om heel snel van invalshoek te veranderen.
Om het begrip draaitabellen uit te leggen, is het handig om eerst stil te staan bij
de gegevens waarop de draaitabel gebaseerd is, de zogenaamde lijsten. Met deze
achtergrond weet je beter wat de toegevoegde waarde van een draaitabel is.
Lijsten
Neem als voorbeeld het Excel-bestand Vertegenwoordigers.xlsx (afb . 1). Hierin
staat een lijst vertegenwoordigers. Bij iedere vertegenwoordiger zijn gegevens zoals
woonplaats, jaarsalaris enzovoort ingevoerd. Op iedere regel wordt een andere vertegenwoordiger
beschreven. De vertegenwoordigers staan in een rij onder elkaar.
Een regel in een lijst wordt ook wel een record genoemd. En wat is het bijzondere
aan een record in een lijst? Een record heeft altijd dezelfde structuur. Zo vind je
hier (afb . 1) in de eerste kolom van de records altijd een waarde met dezelfde betekenis
(waarde 231, 498 enzovoort). Voor de overige kolommen geldt hetzelfde. Dit
5

6 Excel in de fi nanciële praktijk
is natuurlijk handig als er gevraagd wordt: ‘Geef de waarde van de derde kolom die
bij de eerste kolomwaarde 176 past?’ Iedereen weet – en dus ook het programma –
dat het antwoord Eindhoven is (afb . 1).
Als je in plaats van de derde kolom zou vragen naar woonplaats en de eerste kolom
Wknr noemt, dan zou de vraag veel sprekender zijn, namelijk: ‘Geef de waarde van
Woonplaats die bij Wknr = 176 past?’ Dat de eerste kolom Wknr en de derde kolom
Woonplaats genoemd wordt, vind je bovenaan de lijst. Daar staat hoe de kolom
heet, de zogenaamde Veldnamen.
De afzonderlijke onderdelen van een record, iedere cel, worden velden genoemd.
Veld
(Ieder
vakje
is een veld)
Rijen
Regel
of
Record
Veldnaam
Kolommen
Afb . 1 Vertegenwoordiger.xlsx: verschillende onderdelen van een lijst
Vertegenwoordiger.xlsx is een mooie en gestructureerde lijst die gegevens van
vertegenwoordigers weergeeft . Zoals je kunt zien zijn er maar een paar districten
en zijn er meer vertegenwoordigers die in één district zitten.
Een draaitabel maakt het mogelijk om bijvoorbeeld alle records (of regels) van één
district bijeen te pakken, te groeperen, en op één regel te zetten. Voor de draaitabel
is het vervolgens een peulenschil om getallen te totaliseren per district (afb . 2). In
afb eelding 2 zie je de vertegenwoordigerslijst aan de linkerkant en rechts ernaast
een draaitabel (voor de duidelijkheid omcirkeld). Deze draaitabel groepeert alle
districten en totaliseert de Jaarsalarissen per District. De pijlen geven als voorbeeld
aan welke velden uit de lijst waar naartoe gaan in de draaitabel. Je ziet dat de
veldnamen in de draaitabel gebruikt worden bij het kopje Som van Jaarsalaris. Dat
wordt automatisch gedaan.

1 Draaitabellen 7
Zonder de functie draaitabel zou dit niet zo makkelijk te maken zijn.
Afb . 2 Vertegenwoordiger.xlsx: een draaitabel naast de lijst
Waarom heeft Microsoft voor deze functie het woord ‘draaitabel’ gekozen?
Tabel is een ander woord voor lijst. De draaitabellenfunctie wordt altijd toegepast
op lijsten in Excel. Door de gewenste kolommen in de tabel te kantelen oft ewel
‘draaien’ maakt Excel het mogelijk om gegevens te groeperen en dus ook te totaliseren
(afb . 3).
Afb . 3 Vertegenwoordiger.xlsx: de kolommen worden ‘gedraaid’ naar de draaitabel

8 Excel in de fi nanciële praktijk
1.2 Een draaitabel maken
Het wordt tijd om zelf aan de slag te gaan met draaitabellen. Al spelenderwijs zul
je ze leren aanmaken en aanpassen. Hiervoor gebruik je de verkoopgegevens van
postorderbedrijf Buitendeur. Deze fi rma levert outdoor artikelen in binnen- en
buitenland. Ieder kwartaal worden de omzetgegevens geanalyseerd door de verkoopleider
om na te gaan in welk land het meest wordt verkocht, welk artikel het
best verkoopt en wat de vertegenwoordigers doen. De omzetgegevens komen uit
een administratief pakket en zijn in Excel ingelezen. Elke kolom heeft een naam, de
zogenaamde veldnaam (afb . 4). Een kwartaal bestaat uit drie perioden.
Je hebt het Excel-bestand ontvangen om er je kunsten mee te vertonen. Je maakt de
volgende draaitabellen voor de verkoopleider:
– Netto omzet per klant over de perioden
– Netto omzet per land en artikel over de perioden
– Kortingbedrag per klant over de vertegenwoordigers
– Omzet per vertegenwoordiger per periode
Afb . 4 Buitendeur.Xlsx: lijst met omzetten in een kwartaal
Je maakt een draaitabel waarbij totale netto omzetten van de klant uitgesplitst naar
periode te zien zijn.
1 Start Excel 2007.
2 Open de werkmap Buitendeur.xlsx uit de map Rekenbladen van je schijf. Je
krijgt een lijst van omzetgegevens die alleen is gesorteerd op periode.
3 Klik op het tabblad Invoegen van het Lint in de groep Tabellen op het uitschuifpijltje
bij de knop Draaitabel. De keuze wordt geboden voor een draaitabel of
een draaigrafi ek (afb . 4).

1 Draaitabellen 9
Klik op de optie Draaitabel. Het dialoogvenster Draaitabel maken verschijnt
(afb . 5).
Afb . 5 Buitendeur.xlsx: dialoogvenster Draaitabel maken
Opmerking In dit dialoogvenster wordt een aantal mogelijkheden geboden
voor de te maken draaitabel.
• Selecteer de gegevens die u wilt analyseren
Hiermee bepaal je de invoergegevens voor de draaitabel. Standaard – zoals
in ons geval – wordt de lijst van het actieve werkblad voorgesteld. Voor
de duidelijkheid zie je dat de lijst ook wordt omstippeld. Bevat het actieve
werkblad geen lijst, dan wordt het vak Tabel/bereik leeg gelaten en moet je
zelf een bereik aangeven. Je kunt ook een koppeling maken met een externe
gegevensbron, zoals een Access-database of zelfs met het web. Voor degenen
die geïnteresseerd zijn in externe koppelingen: nieuwe externe verbindingen
kun je defi niëren via het tabblad Gegevens van het Lint in de groep Externe
gegevens ophalen.
• Selecteer de locatie voor het draaitabelrapport
Nieuw werkblad: De standaardkeus is om de draaitabel in een nieuw werkblad
te plaatsen. Dit is de meest nette optie en deze kies je in alle oefeningen.
Bestaand werkblad: De draaitabel wordt geplaatst in hetzelfde werkblad,
zoals je hebt gezien in afb eelding 2. In het veld achter Locatie geef je de cel
aan waar de draaitabel moet beginnen.
4 Je accepteert de standaardopties in het dialoogvenster Draaitabel maken en klikt
op de knop OK. Een nieuw werkblad wordt geopend, gericht op het maken van
een draaitabel (afb . 6).

10 Excel in de fi nanciële praktijk
Afb . 6 Buitendeur.xlsx: werkblad met draaitabelopmaak
Aan de linkerkant van het werkblad zie je de plek voor de draaitabel. Hier
komen de gegevens vanzelf terecht.
Aan de rechterkant zie je de werkset, waarmee je kunt bepalen wat er in de
draaitabel moet komen. In de werkset kun je velden uit de Lijst met draaitabelvelden
selecteren, die je nodig hebt voor het rapport. Als je een veld aanklikt,
verschijnt het veld hierdoor in een van de gebieden eronder. In de het gebied
Rijlabels komen vanzelf de velden die geen getallen zijn. In het gebied Waarden
komen vanzelf de getallen.
Een veld in het gebied Rijlabels komt aan de zijkant van de draaitabel (afb . 7).
Een veld in het gebied Kolomlabels komt aan de bovenkant van de draaitabel.
Een veld in het gebied Waarden komt in het midden van de draaitabel. Een veld
in het gebied Rapportfi lter wordt bovenaan de werkmap, in cel A1, geplaatst.
Daarmee kan makkelijk een fi lter gelegd worden op de Waarden in de draaitabel.
Je kunt zelf bepalen waar uiteindelijk de velden terecht moeten komen, door
een veld aangeklikt te houden en te verslepen. Dan kun je ze van het ene gebied
naar het andere slepen. Op het moment dat een veld in een van de gebieden is
geplaatst, wordt direct de draaitabel bijgewerkt. Al deze zaken komen verderop
aan bod.
Je gaat stap voor stap aan de slag.
5 Selecteer het veld Klant uit het deelvenster Lijst met draaitabelvelden (het
venster aan de rechterkant) en sleep dit naar het gebied Rijlabels. Je ziet de
draaitabel aan de linkerkant automatisch gevuld worden met alle klanten die er

1 Draaitabellen 11
te vinden zijn in de lijst uit Blad 1. In het deelvenster Lijst met draaitabelvelden is
het veld Klant door deze actie nu aangevinkt.
6 Selecteer het veld Netto bedrag uit het deelvenster Lijst met draaitabelvelden en
sleep dit naar het gebied Waarden. Nu wordt de draaitabel direct gevuld met de
netto bedragen getotaliseerd per klant. De draaitabel groepeert in dit geval per
klant.
7 Het uitsplitsen van de netto bedragen naar perioden is eveneens eenvoudig.
Sleep het veld Periode uit het deelvenster Lijst met draaitabelvelden naar het
gebied Kolomlabels. Direct wordt de draaitabel weer bijgewerkt (afb . 7). De
netto bedragen worden nu gegroepeerd én per klant én per periode. En dat gaat
heel vlug!
Afb . 7 Buitendeur.xlsx: de eerste draaitabel!
Opmerking Wanneer je in het blad van de draaitabel een keer op een cel buiten
de draaitabel klikt, merk je dat de inrichtingshulp aan de rechterkant (Lijst
met draaitabelvelden) en de tabbladen Opties en Ontwerpen verdwijnen. Je krijgt
dit weer op het scherm door op de draaitabel te klikken.
Je ziet dat je met een aantal simpele handelingen (vier muisklikken en driemaal
slepen) al tweedimensionaal kunt totaliseren (per klant, per periode). De fl exibiliteit
en snelheid waarmee je dit kunt is ongeëvenaard!

12 Excel in de fi nanciële praktijk
Verder groeperen
Eigenlijk heb je al gegroepeerd in de vorige paragraaf. Je gaat nu verder groeperen
en onderverdelen op rijlabel-niveau. Je maakt een draaitabel met een overzicht van
de netto omzet over de perioden uitgesplitst naar land, en vervolgens gegroepeerd
naar artikel. Ga verder vanaf het eind van de vorige paragraaf.
1 Zorg dat het werkblad van afb eelding 7 voor je staat.
2 Verwijder eerst de rijlabel Klant door in het deelvenster Lijst met draaitabelvelden
het veld Klant uit te vinken. De klanten verdwijnen uit de draaitabel.
3 Breng het veld Land in de draaitabel rij door het veld uit het deelvenster Lijst
met draaitabelvelden naar het gebied Rijlabels te slepen. Nu wordt de omzet per
land, verdeeld over de perioden getoond.
4 Breng het veld Artikel vervolgens in de draaitabel rij door het veld uit het deelvenster
Lijst met draaitabelvelden naar het gebied Rijlabels te slepen, onder de
rijlabel Klant. Laat je het veld Artikel voor het veld Land vallen, dan krijg je in
de draaitabel het overzicht eerst gegroepeerd op Artikel en dan op Land.
Opmerking Het wisselen van de groepeervolgorde is eenvoudig: in het gebied
Rijlabels, Kolomlabels of Waarden kun je met de muis ingedrukt een veld verslepen
naar de gewenste plaats. Eveneens kun je velden verslepen van het ene vak
naar het andere – zie afb eelding 8.
Afb . 8 Buitendeur.xlsx: verplaatsen van de velden in de gebieden
5 Bewaar de werkmap op schijf.

1 Draaitabellen 13
Opdracht: Veranderen van waarden in de draaitabel
In deze opdracht werk je met het verschuiven van de velden in de gebieden.
Ga uit van het werkblad dat je zojuist op schijf hebt opgeslagen (afb . 8). De directie
wil ook weten welke kortingsbedragen de vertegenwoordigers per klant totaal hebben
verleend. Het resultaat dient er als volgt uit te zien (afb . 9).
Je moet dus alle velden in de draaitabel vervangen door nieuwe.
Afb . 9 Buitendeur.xlsx: korting per klant en vertegenwoordiger
a Sluit het werkblad zonder op te slaan.
Opmaak velden
De getallen in de draaitabel die je zojuist hebt opgeslagen (afb . 8) zien er slordig uit.
Je verandert de opmaak van die getallen in 2 cijfers achter de komma en brengt een
duizendtalscheidingsteken aan.
1 Open de werkmap Buitendeur.xlsx die je als laatste in de vorige paragraaf
hebt opgeslagen.
2 Je zorgt ervoor dat je in de draaitabel een willekeurig getal van Netto bedrag
hebt aangeklikt, zodat dit actief is. Wanneer het lint Opties actief is, dan is in
de groep Actief veld de naam van het veld zichtbaar. In dit geval Netto bedrag
(afb . 10).

14 Excel in de fi nanciële praktijk
Afb . 10 Buitendeur.xlsx: tabblad Opties
3 Klik op het tabblad Opties van het Lint in de groep Actief veld op de knop Veldinstellingen.
Het dialoogvenster Waardeveldinstellingen verschijnt (afb . 11).
Afb . 11 Het dialoogvenster Waardeveldinstellingen
In dit dialoogvenster kun je bepalen hoe het veld in de draaitabel genoemd
moet worden (Aangepaste naam), hoe het veld berekend moet worden (de tabs
Samenvatten als en Waarden weergeven als) en hoe het eruit moet zien (knop
Getalnotatie).
4 Klik op de knop Getalnotatie. Het bekende dialoogvenster van de Celeigenschappen
verschijnt.

1 Draaitabellen 15
5 Kies voor categorie Getal en klik op het vakje Scheidingstekens voor duizendtallen
(.) gebruiken en klik op de knop OK onderaan in het dialoogvenster van
Celeigenschappen.
6 Je bent nu weer terug in het dialoogvenster Waardeveldinstellingen. Klik op de
knop OK.
7 De draaitabel wordt nu met overzichtelijke getallen getoond, die allemaal zijn
opgemaakt op dezelfde manier.
Opmerking De getalnotatie is ook te wijzigen door:
– één keer te klikken op het veld Som van Netto bedrag in het gebied Waarden;
Afb . 12 Buitendeur.xlsx: Waardeveldinstellingen
– de muisaanwijzer op een van de getallen in de draaitabel te plaatsen, vervolgens
op de rechtermuisknop te klikken.
In beide gevallen krijg je ook een keuzelijst te zien, waarin je kunt kiezen voor
onder andere Waardeveldinstellingen.

16 Excel in de fi nanciële praktijk
Afb . 13 Buitendeur.xlsx: Waardeveldinstellingen
Opmaak tabel
Je kunt op veel manieren de opmaak van de gehele tabel wijzigen. Onder andere
zijn kleuren te wijzigen, is veld Kopteksten te verwijderen en zijn knoppen in de
draaitabel te verwijderen, (sub)totalen naar wens weer te geven, sortering van de
diverse velden te defi niëren. De meeste spreken voor zich. We beperken ons tot
het aanpassen van de rapportindeling, het wijzigen van de sorteervolgorde en het
wijzigen van de totalen.
Aanpassen van de rapportindeling
Ga door waar je in de vorige paragraaf gebleven was.
1 Klik op het tabblad Ontwerpen van het Lint in de groep Indeling op de knop
Rapportindeling (afb . 14). Een keuzelijst verschijnt.
2 Klik in de keuzelijst op Tabelweergave. Je ziet nu in de tabel vakken, de veldnamen
(periode, land en artikel), de subtotalen per land onder de landen in plaats
van erboven.

1 Draaitabellen 17
Afb . 14 Buitendeur.xlsx: rapportindeling wijzigen
Wijzigen van de sorteervolgorde
Je hebt waarschijnlijk gemerkt dat namen van de velden in de draaitabel automatisch
op alfabet worden gesorteerd. Je verandert allereerst de sorteervolgorde van
de landen van A..Z in Z..A. En hierna wijzig je de volgorde van de landen naar
hoogste omzet.
Sorteervolgorde van landen wijzigen in afl opend (Z..A):
1 Klik op een land in de draaitabel om het veld Land actief te maken. Je ziet in de
lint Opties in de groep Actief veld de veldnaam Land. Als dit niet zichtbaar is,
klik alsnog een land aan in de draaitabel.
Afb . 15 Tab Opties
2 Klik op het tabblad Opties van het Lint in de groep Sorteren op de knop Sorteren
van Z naar A
3 Je ziet Nederland als eerste land in de lijst verschijnen.
Sorteervolgorde van landen wijzigen in hoogste naar laagste omzet:
1 Klik op het tabblad Opties van het Lint in de groep Sorteren op de knop Sorteren.
Het dialoogvenster Sorteren verschijnt (afb . 16).

18 Excel in de fi nanciële praktijk
Opmerking Het veld dat gesorteerd wordt, staat tussen haakjes vermeld in de
titel van het dialoogvenster. In dit geval zie je dus Sorteren (Land).
Afb . 16 Het dialoogvenster Sorteren
2 Klik op de keuze Afl opend (Z tot A) op: de mogelijkheid wordt geboden om de
onderliggende keuzelijst te wijzigen.
3 Klik op de keuzelijst Land die nu wit is. De keuzelijst verschijnt met in dit geval
de keuze voor Land of Som van Netto bedrag.
4 Kies voor Som van Netto bedrag en klik op de knop OK van het dialoogvenster
Sorteren (Land). De draaitabel wordt nu gesorteerd naar hoogte van de omzet
per land. Frankrijk staat nu bovenaan.
Opdracht: sorteren van artikelen naar omzet binnen de landen
a Sorteer de artikelen naar omzet binnen de groepering van de landen. De artikelen
met de hoogste omzet komen bovenaan.
b Om de artikelen te kunnen sorteren maak je eerst de artikelen actief door op
een artikel in de draaitabel te klikken.
Wijzigen van totalen
In dit onderdeel ontdoe je de draaitabel van zijn subtotalen en totalen.
1 Klik op het tabblad Ontwerpen van het Lint in de groep Indeling op de knop
Subtotalen. Een keuzelijst verschijnt.
2 Kies voor Subtotalen niet weergeven. In de draaitabel verdwijnen alle subtotalen
en alleen de eindtotalen blijven over.
3 Kies nu voor Eindtotalen vlak naast de Subtotalen. Een keuzelijst verschijnt.
4 Kies voor Uit voor rijen en kolommen. Nu verdwijnen ook de totalen uit de
draaitabel.

1 Draaitabellen 19
Opdracht: totaliseren van rijen en kolommen
a Geef nu de rijen weer subtotalen en totalen en totaliseer de kolommen weer.
Jouw draaitabel moet er als volgt uitzien (afb . 17):
Afb . 17 Buitendeur.xlsx
b Bewaar het werkblad op schijf.
1.3 Filteren in een draaitabel
In een draaitabel zijn bepaalde gegevens van een kolom of rij uit het overzicht te
fi lteren, zodat ze niet meer zichtbaar zijn. Zo kun je heel simpel een kolom of een
rij uit de tabel fi lteren. Een ingreep die iets verder gaat is het handmatig fi lteren van
bepaalde waarden uit de kolommen. Nog verder gaat het fi lteren van gegevens op
basis van de cijfers in het midden van de draaitabel, de waarden.
Filteren van een gehele kolom of rij
Je legt een rapportfi lter met het veld Periode. Hierdoor heb je geen perioden meer
in de kolommen, maar kun je wel bepalen over welke perioden je de cijfers te zien
wilt hebben. Ga verder met het werkblad uit de vorige paragraaf.
1 Sleep met de muis het veld Periode van het gebied Kolomlabels naar het gebied
Rapportfi lter. De draaitabel geeft nu de netto omzet per land, per artikel, zonder
de verdeling naar periode. In de linkerbovenhoek van het werkblad zie je nu
Periode.

20 Excel in de fi nanciële praktijk
2 Wanneer je op het pull-down-knopje van het veld Periode, linksboven, klikt,
verschijnt een keuzelijst met de mogelijke waarden van het veld – in dit geval
het aantal perioden.
3 Selecteer alleen Periode 1. Klik op de knop OK. Je ziet dat de bedragen aangepast
zijn. De sortering van de landen en artikelen is ook veranderd. Nog steeds staat
de hoogste netto omzet bovenaan (afb . 18).
Afb . 18 Buitendeur.xlsx: fi lteren op een kolom
4 Laat weer alle perioden zien. Dit doe je door in het fi ltervenster te kiezen voor
alle categorieën. Alle bedragen en originele plaatsen zijn weer terug.
Handmatig filteren van een aantal waarden in een kolom of rij
Je haalt de schoenen uit het overzicht door te fi lteren. Dit betekent dat de artikelen
Runnershoes en Wandellaars niet meer in de draaitabel te zien zullen zijn. Je neemt
hiervoor de draaitabel uit de vorige paragraaf.
1 Klik op de pull-down-knop in de kolom Artikel in de draaitabel. Een keuzelijst
verschijnt (afb . 19).

1 Draaitabellen 21
Afb . 19 Buitendeur.xlsx: dialoogvenster Filteren open
2 Klik op Runnershoes en op Wandellaars. De vinkjes zijn hier nu weg.
3 Klik op de knop OK. Overal in de draaitabel verdwijnen de twee schoensoorten.
Opmerking Doordat de twee artikelen uit de lijst ‘verdwenen’ zijn, is de rangschikking
van hoge netto omzet naar kleine netto omzet veranderd. Dit wordt
direct uitgevoerd in de draaitabel bij de gewijzigde situatie.
Bij de kolom waarop een fi lter is toegepast zie je een trechtertje in de pull-down
knop . Daaraan zie je dat je gegevens uitgefi lterd hebt.
Filteren op basis van de waarden
In afb eelding 19 zie je ook de mogelijkheid om te kiezen voor Labelfi lters of Waardefi
lters. De keuze Labelfi lters geeft een keuzelijst weer, waarbij je zelf het fi lter op
de labelgegevens kunt opgeven op basis van vergelijkingen.
Je maakt eerst een Labelfi lter en daarna maak je een Waardefi lter.
1 Klik op de pull-down-knop met het fi lterteken bij rijlabel Artikel. De keuzelijst
verschijnt.
2 Ga met de muisaanwijzer op Labelfi lters staan. Een andere keuzelijst verschijnt
met mogelijke vergelijkingen die uit te voeren zijn om te fi lteren.
3 Kies uit deze keuzelijst voor Begint met. Het dialoogvenster Labelfi lter (Artikel)
verschijnt (afb . 20).

22 Excel in de fi nanciële praktijk
Afb . 20 Labelfi lter
4 Vul in R.
5 Klik op de knop OK. Alleen de artikelen Runnershoes en Rugzak verschijnen in
de draaitabel. Op basis van de naam van de rijlabels heb je nu bepaald wat er te
zien valt.
De keuze Waardefi lters maakt het mogelijk om regels weg te laten op basis van de
waarden in het gebied Waarden. In dit voorbeeld is het dus mogelijk om de regels
van artikelen te laten verdwijnen op basis van de netto omzet. Eerst verwijder je
het fi lter uit Artikel (begint met R) en dan zet je een waardefi lter. Daarmee fi lter je
alleen de twee best verkochte artikelen qua netto omzet en per land eruit.
Voor het verwijderen van de artikelfi lter klik je op de pull-down-knop met het
fi lterteken bij rijlabel Artikel. De keuzelijst verschijnt.
1 Klik op de keuze Filter uit artikel wissen. Alle artikelen zijn weer zichtbaar in de
draaitabel en het fi lterteken is weg uit de pull-down-knop.
2 Klik wederom op de pull-down-knop van het rijlabel Artikel voor het keuzemenu.
3 Breng de muisaanwijzer boven de keuze Waardefi lters. Een keuzelijst verschijnt
met de diverse fi ltermogelijkheden (afb . 21).
Afb . 21 Waardefi lters
4 Klik op Top 10…. Het dialoogvenster Top 10-fi lter (Artikel) verschijnt (afb . 22).

1 Draaitabellen 23
Afb . 22 Top 10 waardefi lter
6 Je verandert in het tweede vak de 10 in 2.
7 Klik op de knop OK. Per land zijn nu twee artikelen te zien die voor de hoogste
netto omzet zorgen.
Opmerking In het eerste invulvak kun je de hoogste (Top) of de laagste (Onder)
selecteren. In het derde invulvak kun je de selectie op het aantal hoogste of
laagste laten plaatsvinden (Items) op het percentage (Procent) of op de optelling
(Som). Let er in dit geval op dat per land deze berekening telkens wordt uitgevoerd.
8 Je verwijdert de fi lter door op de pull-down-knop bij Artikel te klikken. De
keuzelijst verschijnt.
9 Klik op de keuze Filter uit artikel wissen. Alle artikelen zijn weer zichtbaar in de
draaitabel en het fi lterteken is weer weg uit de pull-down-knop.
10 Bewaar het werkblad op schijf.
Opdracht: Top-5 beste klanten qua bruto omzet, gesorteerd van hoog naar laag
Je maakt voor de directie een overzicht van de vijf klanten die het meest bijdragen
aan de bruto omzet, gesorteerd van hoogste naar laagste.
a Ga verder met de werkmap die je zojuist op schijf hebt bewaard.
b Bouw het overzicht volgens afb eelding 23.
– Verwijder velden uit de draaitabel en plaats gewenste velden in de draaitabel.
– Vergeet niet te sorteren. Om de functie Sorteren in het tabblad Opties in het
Lint te kunnen selecteren dien je het veld Klant in de draaitabel geactiveerd
te hebben door erop te klikken.
– Let ook op de opmaak van de waardevelden – hier hebben de bruto bedragen
geen cijfers achter de komma.
Afb . 23 Buitendeur.xlsx: Top-5 klanten, hoogste omzet boven

24 Excel in de fi nanciële praktijk
Veranderen van de berekening van het veld in Waarden
Tot nu toe heb je de waarden gesommeerd. Soms kan het ook interessant zijn om
te zien hoe vaak iets voorkomt of om de procentuele verhoudingen te kunnen zien.
Draaitabellen voorzien in de mogelijkheid om meer dan alleen maar bedragen op
te tellen (SOM).
Je maakt nu met het werkblad uit de opdracht van de vorige paragraaf een overzicht
van de top-5 klanten met hun procentuele bruto omzet en de bruto omzetbedragen
in een kolom ernaast.
1 Klik in het gebied Waarden op Som van Bruto bedrag. Het dialoogvenster Waardeveldinstellingen
verschijnt.
2 Klik op tabblad Waarden weergeven als.
Afb . 24 Dialoogvenster Waarden weergeven als
3 Klik op het uitschuifpijltje achter Standaard. Een keuzelijst verschijnt met mogelijkheden
hoe het getal weer te geven.
4 Ga met de muisaanwijzer helemaal naar beneden in de keuzelijst totdat % van
kolom verschijnt. Klik deze aan.
Opmerking Zoals je kunt zien zijn ook andere manieren van representatie
van het waardeveld te kiezen. % van kolom, % van rij en % van totaal zijn het
meest gangbaar. % van rij verdeelt de procenten horizontaal en heeft nut om te
gebruiken als er minstens één kolomlabel is gedefi nieerd (zoals eerder met periode).
% van totaal verdeelt de procenten over alle waarden van het veld in de
draaitabel en heeft alleen zin als er zowel rij- als kolomlabels zijn gedefi nieerd.
5 Klik vervolgens op de knop OK. De lijst van klanten met hun bruto omzet
wordt nu procentueel weergegeven.
Opmerking Alhoewel de draaitabel maar een gedeelte van de omzet bevat,
ver deelt de draaitabel de omzet voor de volle 100 procent over alleen de 5 klanten.
6 Om ook de bruto bedragen naast de percentages te vermelden, sleep je het veld
Bruto bedrag uit de Lijst met draaitabelvelden naar het gebied Waarden. Het

1 Draaitabellen 25
veld krijgt in het gebied Waarden en als label in de draaitabel de naam Som van
Bruto bedrag2 (afb . 25).
Opmerking De naam van de labels is te wijzigen door op het bewuste veld in
het gebied te klikken, te kiezen voor Waardeveldinstellingen en de Aangepaste
naam in te voeren.
Afb . 25 Buitendeur.xlsx: Top-5 klanten, omzet in procenten
Iedere kwartaal krijgt de verkoper die in een van de periodes procentueel netto het
meest heeft omgezet een kleine attentie. Je maakt voor de directie een overzicht van
de procentuele netto omzet (gebruik bij Waarden weergeven als % van totaal) van
de verkopers over de drie perioden.
1 Ga verder met de huidige werkmap.
2 Bouw het overzicht volgens afb eelding 26.
– Probeer te sorteren op de waarden, zodat het hoogste percentage boven
staat. Dit is makkelijker leesbaar.
Afb . 26 Buitendeur.xlsx: procentuele omzet van de verkopers over de perioden
1.4 Onderliggende gegevens van de draaitabel raadplegen
Je weet dat de totalen in een draaitabel zijn opgemaakt uit een onderliggende lijst
van gegevens. De functie draaitabel groepeert de gegevens uit de lijst op basis van
de criteria die aan de velden in de draaitabel worden meegegeven. Een getal in de
cel waar de waarden staan is dus ontstaan aan de hand van een geselecteerd aantal
regels in de onderliggende lijst.
Wanneer je de gegevens van draaitabellen dieper analyseert, kan snel de behoeft e
ontstaan om te zien welke regels daaraan ten grondslag liggen. Bijvoorbeeld als
er in een periode een uitschieter omhoog of omlaag wordt geconstateerd, is het
handig om te weten wat er dan precies heeft plaatsgevonden.

26 Excel in de fi nanciële praktijk
Met Excel-draaitabellen heb je de mogelijkheid om eenvoudig de onderliggende
regels te zien. Dit kun je doen door te dubbelklikken op de betreff ende cel in het
waardengedeelte in de draaitabel. Er wordt een nieuw werkblad gemaakt met
daarin de regels die het getal in de bewuste cel hebben opgebouwd.
Je gaat verder met het werkblad dat je in de voorgaande opdracht hebt gebouwd. Je
bent nieuwsgierig waaruit de 24,99% van verkoper FW is opgebouwd.
1 Klik tweemaal (dubbelklik) op de cel met 24,99% in het waardegedeelte van de
draaitabel. Een nieuw werkblad met alle onderliggende rijen wordt geopend.
Excel heeft er automatisch een tabelstructuur aan gegeven (afb . 27).
Afb . 27 Buitendeur.xlsx: records waaruit de 24,99% van verkoper FW is opgebouwd
Opmerking Deze gegevens zijn nu afzonderlijk te analyseren. Je ziet dat er alleen
regels zijn meegenomen uit periode 3 en van verkoper FW. De regels in het originele
werkblad blijven netjes bestaan.
Een grafi ek maken van een draaitabel; een draaigrafi ek
Een draaigrafi ek is een grafi ek gebaseerd op een draaitabel. De tabel en grafi ek zijn
gekoppeld. Wanneer de inhoud van een draaitabel wijzigt, wijzigt de bijbehorende
draaigrafi ek eveneens. De draaigrafi ek is gezamenlijk met een nieuwe draaitabel te
maken of achteraf, gebaseerd op een bestaande draaitabel. Draaigrafi eken hebben
dezelfde techniek als de standaardgrafi eken in Excel.
Je maakt allereerst een draaigrafi ek op basis van een bestaande draaitabel. Later
maak je een draaitabel samen met een nieuwe draaitabel.

1 Draaitabellen 27
Wanneer een draaitabel actief is, verschijnen de tabs Opties en Ontwerpen op het
lint. Bij een draaigrafi ek verschijnen vier tabs: Ontwerpen, Indeling, Opmaak en
Analyseren. De eerste drie tabs komen bij de standaardgrafi eken ook voor. De tab
Analyseren is speciaal voor draaigrafi eken (afb . 28). In deze tab vind je mogelijkheden
om de gegevens van de draaigrafi ek te manipuleren. Later wordt hierop
ingegaan.
Afb . 28 Tab Analyseren
We willen grafi sch zien hoeveel stuks van de artikelgroepen per klantengroep
verkocht worden. Het is in dit geval eenvoudiger om vanuit de basisgegevens te
starten. Daarom maak je vanuit de basislijst met gegevens (Blad 1) de draaigrafi ek
aan.
1 Je klikt in het werkboek Buitendeur.xlsx op Blad 1 om in de originele lijst met
gegevens te komen.
2 In het lint klik je op de tab Invoegen en in de groep Tabellen klik je op het
uitschuifpijltje bij de knop Draaitabel. De keuze wordt geboden voor een draaitabel
of een draaigrafi ek.
3 Kies voor draaigrafi ek. De gegevens die meegenomen moeten worden zijn weer
met bewegende streepjes omcirkeld en het dialoogvenster Draaitabel maken
met draaigrafi ek verschijnt.
4 Alles is standaard goed ingevuld, dus je hoeft niets aan te passen. Je klikt op de
knop OK. Een nieuw werkblad met de werkset voor draaitabellen en draaigrafi
eken verschijnt (afb . 29).

28 Excel in de fi nanciële praktijk
Afb . 29 Buitendeur.xlsx: aanmaken van een draaigrafi ek
Opmerking Het kan zijn dat je in eerste instantie niet het middelste venster
Deelvenster voor fi lter van draaigrafi ek te zien krijgt. Om dit venster op het
scherm te krijgen, moet je in het lint op de tab Analyseren klikken. Je kunt dan
in de groep Weergeven/verbergen met de knop Filter van draaigrafi ek het deelvenster
op het scherm krijgen. Klik je nog een keer, dan is het deelvenster weer
weg. Hetzelfde kun je doen met de knop Lijst met velden voor het deelvenster
uiterst rechts.
5 In het deelvenster Lijst met draaitabelvelden klik je op het veld Klantgroep. Het
veld Klantgroep is nu aangevinkt en verschijnt ook in het gebied Asvelden (categorieën).
Opmerking Je ziet dat in het geval van draaitabellen het gebied Asvelden anders
wordt genoemd, namelijk Rijlabels. Het gebied Legendavelden (reeks) heet
Kolomlabels bij draaitabellen. Dus een rijlabel van een draaitabel wordt in een
draaigrafi ek een categorie, een Kolomlabel wordt een reeks.
6 In het deelvenster Lijst met draaitabelvelden klik je op het veld Artikelgroep. Dit
veld komt in het gebied Asvelden (categorieën) onder Klantgroep te staan. De
grafi ek laat nog niets zien. De draaitabel laat wel de artikelgroepen per klantgroep
zien.
7 Klik op het veld Aantal. Dit veld wordt automatisch in het gebied Waarden geplaatst.
Niet alleen wordt de draaitabel bijgewerkt, maar nu zie je ook de grafi ek
(klik anders het deelvenster in het midden weg en ‘schuif ’ het andere deelvenster
opzij). Als alles goed is gegaan krijg je ongeveer afb eelding 30 te zien.

1 Draaitabellen 29
Afb . 30 Buitendeur.xlsx: draaigrafi ek
Bovenaan in het lint kun je de tabs Ontwerpen en Indeling gebruiken om de
grafi ek op allerlei manieren aan te passen. Speciaal voor draaigrafi eken ten
opzichte van gewone grafi eken is dat je de gegevens in de grafi ek kunt fi lteren
en sorteren, op dezelfde manier zoals je dat al kent van de draaitabel.
8 Als je in het lint op de tab Analyseren klikt en vervolgens in de groep Weergeven/verbergen
op de knop Filter van draaigrafi ek, dan verschijnt weer het Deelvenster
voor fi lter van draaigrafi ek in het midden van het werkblad. Als je onder
Asvelden (categorieën) op de pull-down knop achter Klantgroep klikt, krijg je de
bekende keuze om te sorteren of fi lteren.
9 Je wilt alleen de resultaten van het binnenland laten zien.
10 Klik Alles selecteren aan. Alle vinkjes zijn nu weg.
11 Klik op Binnenland en op de knop OK.
12 Klik het deelvenster weg, zodat de grafi ek weer zichtbaar is. Zowel de grafi ek als
de draaitabel laten alleen gegevens van klantgroep Binnenland zien.
Je ziet dat het rechtstreeks maken van een draaigrafi ek net zo eenvoudig is als het
maken van een draaitabel.

30 Excel in de fi nanciële praktijk
Een draaigrafiek van een draaitabel
Je bouwt nu een grafi ek op basis van een al bestaande draaitabel. In Blad 4 staat de
draaitabel met de procentuele verdeling van de netto omzet van de verkopers over
de periodes. Bij Buitendeur heeft men de gewoonte om zoveel mogelijk grafi sch
weer te geven: een plaatje zegt meer dan veel cijfers. De procentuele omzet per
vertegenwoordiger verdeeld over de perioden wordt in grafi ekvorm in de kantine
opgehangen. Jij maakt daarvoor de grafi ek. Je hebt de draaitabel al. Het enige dat je
hoeft te doen is deze in grafi ekvorm weergeven.
1 Klik in werkboek Buitendeur op Blad4. In dit werkblad staat de draaitabel van
de verkopers met hun procentuele omzet over de perioden.
2 Klik in het lint op de tab Opties. Als de tab niet te zien is, moet je eerst op de
draaitabel in het werkblad klikken om de hulpmiddelen voor de draaitabel
actief te maken.
3 Klik in de groep Extra op de knop Draaigrafi ek. Het dialoogvenster Grafi ek
invoegen verschijnt.
4 Kies voor de eerste grafi ek in de categorie Kolom en klik op de knop OK.
5 De grafi ek verschijnt in het werkblad op de draaitabel.
6 Klik het Deelvenster voor fi lter van draaigrafi ek weg om de grafi ek beter te zien.
6 Sleep de grafi ek van de draaitabel, zodat het overzichtelijk wordt. Dit kun je
pas doen als je de muisaanwijzer over de grafi ek beweegt en de aanwijzer er als
volgt uitziet: .
7 Houd de muis ingedrukt en verplaats de grafi ek naar een lege plaats (afb . 31).
Afb . 31 Buitendeur.xlsx: grafi ek verplaatsen

1 Draaitabellen 31
Print de grafi ek. Als je eerst de grafi ek actief maakt door met de muis erop te klikken,
krijg je bij het afdrukken alleen de grafi ek.
1.5 Extra opdrachten
Opdracht: VerleaseMeNiet – Aantallen
Je bent net aangenomen bij het leasebedrijf VerleaseMeNiet. Hoofd communicatie,
Lies Breuk, wil als extra service aan de klanten diverse autogegevens op het web
plaatsen. Dat komt goed uit, want je weet hoe je op een eenvoudige manier analyses
kunt maken met Excel en zo leer je ook wat van de auto’s die de fi rma least. Er
is al een lijst met diverse merken en modellen. Dus je hoeft eigenlijk alleen maar
een aantal draaitabellen te maken. Dat is iets waar men vroeger dagen op zat te
zwoegen. Maar jij weet nu wel beter.
a Open de werkmap VerleaseMeNiet uit de map Rekenbladen op je schijf.
b Ten eerste wil Lies graag een overzicht van je van het aantal mogelijkheden
per merk dat VerleaseMeNiet momenteel aanbiedt. Het resultaat ziet eruit als
afb eelding 32.
– Wanneer je in het werkblad van de gegevens op werkblad klikt wordt automatisch
het waardebereik bepaald. Hierover hoef je je niet te bekommeren.
– Je krijgt aantallen van de merken door merk niet alleen als rijlabel in te
voeren, maar ook als waarde.
Afb . 32 VerleaseMeNiet.xlsx: aanbod lease-auto’s
c Het is maar een kleine stap om hiervan nu een mooie cirkelgrafi ek van te maken.
Ga je gang!

32 Excel in de fi nanciële praktijk
– Mocht je in de grafi ek niet alle merken in de legenda (het lijstje met kleurtjes
en merken aan de linkerkant) te zien krijgen, dan kun je de grafi ek aan zijn
hoekpunt uittrekken.
Opdracht: VerleaseMeNiet – Filteren
a De volgende stap is om te weten welke modellen per merk er zijn, hoeveel er
van ieder model worden aangeboden. Je fi ltert er één m erk uit, bijvoorbeeld
VW.
– Je gaat uit van de draaitabel die je in de vorige opdracht gemaakt hebt.
– Je vindt fi lters zetten door op de pull-down-knop te klikken. De knop vind je
naast de rijlabels in de draaitabel.
Afb . 33 VerleaseMeNiet – fi lteren
Opdracht: VerleaseMeNiet – Gemiddelden
a De volgende stap is dat Lies naast de aantallen ook de gemiddelde verkoopprijs
wil zien. De bedragen dienen te zijn afgerond op hele euro’s en voorzien te zijn
van een duizendtal-scheidingsteken (afb . 34).
– Je gaat weer uit van de draaitabel die je al gemaakt hebt.
– Verwijder de eerder gemaakte grafi ek.

1 Draaitabellen 33
Afb . 34 VerleaseMeNiet – gemiddelden
Opdracht: VerleaseMeNiet – Sorteren
a Om de draaitabel nog leesbaarder te maken vraagt Lies om de modellen te
sorteren naar gemiddelde prijs (afb . 35).
– Je gaat met de bestaande draaitabel aan de slag.
– Dit lijkt makkelijk, maar dat is het niet. Je komt op deze manier namelijk
niet bij het sorteren van het model, het tweede veld in de rijlabel. Je kunt
bij het sorteren van model komen, door de Rapportindeling te wijzigen naar
Tabelweergave. Dan is de pull-down-knop van het model in de draaitabel te
benaderen. Ga je gang!

34 Excel in de fi nanciële praktijk
Afb . 35 VerleaseMeNiet – sorteren
Opdracht: VerleaseMeNiet – Allerlei
a Nu wil Lies graag laten zien wat per merk/brandstofsoort het gemiddelde verbruik
is, zodat men per merk een globaal overzicht krijgt hoe zuinig een auto is.
Je maakt een draaitabel zoals je ziet in afb eelding 36.
– Let er op om voor de waarden gemiddelden te nemen.
– Vergeet niet de getallen op te maken met 2 cijfers achter de komma.
– Sorteer de automerken op volgorde van verbruik gecombineerd (laatste
kolom van verbruik), de zuinigste bovenaan.
Afb . 36 VerleaseMeNiet – allerlei

1 Draaitabellen 35
b Maak een grafi ek van de draaitabel. Je kiest in dit geval voor lijngrafi ek. Je ziet
dat de grafi ek moeilijk te lezen is, omdat er te veel gegevens op staan. Filter
alleen op Brandstof = ongelood. De grafi ek is nu veel sprekender en verschillen
tussen de merken zijn nu makkelijker te zien. Nadeel is wel dat je slechts een
overzicht van één brandstofsoort in de grafi ek hebt.
– In het Deelvenster voor fi lter van draaigrafi ek kun je door op de pull-downknop
naast Brandstof te klikken fi lteren op Ongelood.
– Geef in deze gefi lterde grafi ek met tekst aan dat je alleen een overzicht geeft
van het verbruik van ongelode benzine. Je doet dit door op de tab Indeling
van het lint op het uitschuifmenu Invoegen te klikken. Je kiest dan voor
tekstvak en je plaats dit rechtsboven in de grafi ek. Je plaatst hier de tekst.
→
Opdracht: VerleaseMeNiet – groepselectie
a Om klanten inzicht te geven wat een milieubewuste keus kan zijn, afh ankelijk
van het aantal pk’s, maak jij een overzicht van de CO2-uitstoot van alle merken
uitgezet tegen het aantal pk’s. Uiteraard hangt de CO2-uitstoot ook af van de
brandstofsoort. Maak van brandstof een rapportfi lter. In de kolommen zet je de
merken en in de rij de pk’s. De waarden zijn de gemiddelde CO2-uitstoot.
– Schrik niet; je krijgt een gigantische, onleesbare draaitabel. Dit komt door:
» De getallen van de CO2-gemiddelden in het waardengebied. Via de
getalnotatie kun je die makkelijk als getal op 0 decimalen zetten.
» Alle mogelijke pk’s worden in de rijlabel getoond. Prettiger zou het zijn
als ze per bundel gegroepeerd in een interval worden weergegeven, bijvoorbeeld
op 1 regel 55-65, op de volgende 65-75, enzovoort. Dan wordt
de lijst aanmerkelijk kleiner. Om dit voor elkaar te krijgen ga je als volgt
te werk:
1 Klik op een waarde van de rijlabels in de draaitabel, met andere woorden,
kies een pk-waarde in de draaitabel.
2 De draaitabel is actief. Klik op de tab Opties van het lint en in de groep
Groeperen op de knop Groepselectie. Het dialoogvenster Groeperen verschijnt
(afb . 37).

36 Excel in de fi nanciële praktijk
Afb . 37 Dialoogvenster Groeperen
3 Je kunt aangeven hoe groot het interval moet worden (Op) en waar het
interval moet beginnen en waar eindigen.
4 Een interval van 10 lijkt in orde. Klik op de knop OK. Je ziet nu een veel
duidelijker draaitabel.
– Verander om de leesbaarheid te verder vergroten de Rapportindeling in
Overzichtsweergave en verander eventueel de Draaitabelstijl.
– Vergeet het rapportfi lter niet om maar één brandstofsoort te zien. Als je dit
af hebt, mag je tevreden naar het resultaat kijken (afb . 38).
Afb . 38 VerleaseMeNiet – groeperen, fi lteren en opmaak