Over schapen met vijf poten en olifanten in de porseleinkast
Over schapen met vijf poten en olifanten in de porseleinkast
Over schapen met vijf poten en olifanten in de porseleinkast
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Over</strong> <strong>schap<strong>en</strong></strong> <strong>met</strong> <strong>vijf</strong> <strong>pot<strong>en</strong></strong><br />
<strong>en</strong> olifant<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> porsele<strong>in</strong>kast<br />
Bestuur<strong>de</strong>rs uit <strong>de</strong> f<strong>in</strong>anciële sector over<br />
<strong>de</strong> praktijk van programmamanagem<strong>en</strong>t<br />
verzilver<strong>in</strong>g<br />
Sam<strong>en</strong>werk<strong>en</strong><br />
impact<br />
mandaat<br />
lei<strong>de</strong>rschap<br />
&<br />
M A N A G E M E N T C O N S U L T A N T S
<strong>Over</strong> <strong>schap<strong>en</strong></strong> <strong>met</strong> <strong>vijf</strong> <strong>pot<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong><br />
olifant<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> porsele<strong>in</strong>kast<br />
Bestuur<strong>de</strong>rs uit <strong>de</strong> f<strong>in</strong>anciële sector<br />
over <strong>de</strong> praktijk van programmamanagem<strong>en</strong>t<br />
Voogt Pijl & Partners – Managem<strong>en</strong>t Consultants
Colofon<br />
Titel <strong>Over</strong> <strong>schap<strong>en</strong></strong> <strong>met</strong> <strong>vijf</strong> <strong>pot<strong>en</strong></strong> <strong>en</strong> olifant<strong>en</strong><br />
<strong>in</strong> <strong>de</strong> porsele<strong>in</strong>kast<br />
Subtitel Bestuur<strong>de</strong>rs uit <strong>de</strong> f<strong>in</strong>anciële sector over <strong>de</strong> praktijk<br />
van programmamanagem<strong>en</strong>t<br />
Auteur Voogt Pijl & Partners - Managem<strong>en</strong>t Consultants<br />
Correctie EJ Tekst <strong>en</strong> correctie<br />
Omslagontwerp, opmaak Dadomoto Communicatie Design<br />
Druk Twee<strong>de</strong> druk<br />
ISBN 90-8110 51-1-<br />
Het overnem<strong>en</strong> van (<strong>de</strong>l<strong>en</strong> van) <strong>de</strong> <strong>in</strong>houd van <strong>de</strong>ze publicatie moedig<strong>en</strong> wij aan,<br />
mits voorzi<strong>en</strong> van bronvermeld<strong>in</strong>g.<br />
© Voogt Pijl & Partners – Managem<strong>en</strong>t Consultants<br />
Utrechtseweg 35<br />
3811 NA Amersfoort<br />
T 033 4 570 460<br />
F 033 4 570 591<br />
www.vp-p.nl<br />
<strong>in</strong>fo@vp-p.nl
Inhoudsopgave<br />
1 Voorwoord 5<br />
2 Leeswijzer 7<br />
3 Programma, e<strong>en</strong> veelgebruikt begrip 9<br />
3.1 Het wez<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> programma 10<br />
3. What’s <strong>in</strong> a name? 11<br />
3.3 In <strong>de</strong> beperk<strong>in</strong>g herk<strong>en</strong>t m<strong>en</strong> <strong>de</strong> meester 1<br />
3.4 Tot slot 13<br />
4 De ophang<strong>in</strong>g <strong>in</strong> <strong>de</strong> organisatie 15<br />
4.1 De stok achter <strong>de</strong> <strong>de</strong>ur: formele ophang<strong>in</strong>g 15<br />
4. Warm nest of spijkerbed: <strong>in</strong>formele ophang<strong>in</strong>g 0<br />
4.3 Tot slot<br />
5 De bestur<strong>in</strong>g van het programma 25<br />
5.1 Stur<strong>en</strong> op scope: perman<strong>en</strong>te gr<strong>en</strong>sbewak<strong>in</strong>g 5<br />
5. Stur<strong>en</strong> op geld: bus<strong>in</strong>ess as usual 6<br />
5.3 Stur<strong>en</strong> op capaciteit: het ware knelpunt 8<br />
5.4 Stur<strong>en</strong> op tijd: k<strong>en</strong> het belang 9<br />
5.5 Tot slot 9<br />
6 Draagvlak b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> e<strong>en</strong> programma 31<br />
6.1 Soms is draagvlak e<strong>en</strong> luxe 3<br />
6. S<strong>en</strong>ior belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong>: waar tek<strong>en</strong><strong>en</strong> ze voor? 3<br />
6.3 Lijnmanagem<strong>en</strong>t: wat vergt het programma van h<strong>en</strong>? 33<br />
6.4 Me<strong>de</strong>werkers: wat betek<strong>en</strong>t het <strong>in</strong> <strong>de</strong> praktijk? 34<br />
6.5 Tot slot 35<br />
3
4<br />
7 Mandater<strong>in</strong>g b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> het programma 37<br />
7.1 Programmamanager: zon<strong>de</strong>r mandaat ge<strong>en</strong> daadkracht 37<br />
7. Mandaat programma zo sterk als mandaat opdrachtgever 39<br />
7.3 Vereist: formeel mandaat én <strong>in</strong>formele macht 40<br />
7.4 Tot slot 41<br />
8 Relatie <strong>met</strong> <strong>de</strong> opdrachtgever 43<br />
8.1 Opdrachtgever blijft verantwoor<strong>de</strong>lijk 43<br />
8. Zon<strong>de</strong>r vertrouw<strong>en</strong> ge<strong>en</strong> succes 44<br />
8.3 Wet<strong>en</strong> wanneer te <strong>in</strong>terv<strong>en</strong>iër<strong>en</strong> 44<br />
8.4 Tot slot 45<br />
9 Profiel van <strong>de</strong> programmamanager 47<br />
9.1 Programmamanager: <strong>in</strong>tern versus extern 47<br />
9. Alfabetbre<strong>de</strong> k<strong>en</strong>nis 48<br />
9.3 Vaardighed<strong>en</strong> zijn e<strong>en</strong> conditio s<strong>in</strong>e qua non 49<br />
9.4 Tot slot 5<br />
10 Nawoord 53<br />
Eer<strong>de</strong>re publicaties Voogt Pijl & Partners 55
1 Introductie<br />
In dit boekje will<strong>en</strong> wij onze ervar<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>met</strong> programmamanagem<strong>en</strong>t, opgedaan<br />
<strong>in</strong> <strong>de</strong> rol van programmanager <strong>en</strong> managem<strong>en</strong>t consultant voor <strong>de</strong> f<strong>in</strong>anciële<br />
sector, <strong>met</strong> u <strong>de</strong>l<strong>en</strong>. Het thema programmamanagem<strong>en</strong>t is gekoz<strong>en</strong>, omdat<br />
f<strong>in</strong>anciële <strong>in</strong>stell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> steeds meer programma’s start<strong>en</strong> voor het realiser<strong>en</strong> van<br />
veelsoortige doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong>. On<strong>de</strong>rwerp<strong>en</strong> van programma’s variër<strong>en</strong> van het<br />
<strong>in</strong>voer<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> nieuwe product<strong>en</strong>familie tot <strong>in</strong>voer<strong>in</strong>g van <strong>de</strong> basisverzeker<strong>in</strong>g<br />
<strong>en</strong> van het <strong>in</strong>richt<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> shared service c<strong>en</strong>tre tot het bedrijfsbreed <strong>in</strong>bedd<strong>en</strong><br />
van ‘maatschappelijk verantwoord on<strong>de</strong>rnem<strong>en</strong>’. Programmamanagem<strong>en</strong>t is<br />
b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> f<strong>in</strong>anciële <strong>in</strong>stell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> dus zeer actueel. Programmamanagem<strong>en</strong>t <strong>en</strong><br />
consultancy zijn kerncompet<strong>en</strong>ties van ons bedrijf <strong>en</strong> het boekje vormt dan ook<br />
vooral e<strong>en</strong> weergave van onze ervar<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>met</strong> programmamanagem<strong>en</strong>t. Daaraan<br />
hebb<strong>en</strong> wij tips <strong>en</strong> valkuil<strong>en</strong> uit <strong>de</strong> praktijk toegevoegd.<br />
Uitgangspunt bij het schrijv<strong>en</strong> was dat het, naast onze eig<strong>en</strong> ervar<strong>in</strong>g<strong>en</strong>, m<strong>en</strong><strong>in</strong>g<strong>en</strong><br />
van opdrachtgevers uit <strong>de</strong> f<strong>in</strong>anciële sector over programmamanagem<strong>en</strong>t moest<br />
weergev<strong>en</strong>. In gesprekk<strong>en</strong> <strong>met</strong> opdrachtgevers hebb<strong>en</strong> wij <strong>de</strong> beeld<strong>en</strong> over <strong>de</strong><br />
praktijk van programmamanagem<strong>en</strong>t ver<strong>de</strong>r <strong>in</strong>gekleurd <strong>en</strong> tev<strong>en</strong>s <strong>de</strong> kans<br />
gegrep<strong>en</strong> om het geheel aan te vull<strong>en</strong> <strong>met</strong> e<strong>en</strong> bloemlez<strong>in</strong>g van hun – vaak<br />
prikkel<strong>en</strong><strong>de</strong> – citat<strong>en</strong>.<br />
Wij sprak<strong>en</strong> <strong>de</strong> volg<strong>en</strong><strong>de</strong> directieled<strong>en</strong> van f<strong>in</strong>anciële <strong>in</strong>stell<strong>in</strong>g<strong>en</strong>:<br />
— Mr. H. (Hanneke) Jukema, directeur b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> Delta Lloyd Groep. Mevrouw<br />
Jukema is verantwoor<strong>de</strong>lijk voor het bedrijfson<strong>de</strong>r<strong>de</strong>el Shared Service<br />
C<strong>en</strong>tre Scha<strong>de</strong>. Zij is als directeur betrokk<strong>en</strong> geweest bij <strong>de</strong> opricht<strong>in</strong>g van dit<br />
bedrijfson<strong>de</strong>r<strong>de</strong>el. In <strong>de</strong>ze hoedanigheid is zij me<strong>de</strong> e<strong>in</strong>dverantwoor<strong>de</strong>lijk voor<br />
programma’s <strong>en</strong> grote project<strong>en</strong> b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> het SSC <strong>en</strong> daarmee b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> <strong>de</strong><br />
Delta Lloyd Groep<br />
— C. (Cees) Nieuw<strong>en</strong>dijk 1 , directeur Stater ICT. Stater ICT is het ICT-bedrijf van<br />
Stater, het hypotheekmanagem<strong>en</strong>tbedrijf van ABN Amro. De heer Nieuw<strong>en</strong>dijk<br />
is <strong>in</strong> die hoedanigheid als opdrachtgever <strong>en</strong> als programmadirecteur<br />
verantwoor<strong>de</strong>lijk voor programma’s b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> Stater<br />
— Ir. P. (Piet) van Schijn<strong>de</strong>l, lid van <strong>de</strong> raad van bestuur van <strong>de</strong> Rabobank<br />
Groep. De heer Van Schijn<strong>de</strong>l is on<strong>de</strong>r meer verantwoor<strong>de</strong>lijk voor <strong>de</strong> aandachtsgebied<strong>en</strong><br />
lokale bank<strong>en</strong> <strong>en</strong> ICT. De heer Van Schijn<strong>de</strong>l is <strong>in</strong> <strong>de</strong> huidige<br />
positie opdrachtgever <strong>en</strong> e<strong>in</strong>dverantwoor<strong>de</strong>lijk voor diverse programma’s<br />
b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> <strong>de</strong> Rabobank Groep<br />
— G. (Geert) van Sprons<strong>en</strong>, lid van <strong>de</strong> directie van ING Retail. De heer Van<br />
Sprons<strong>en</strong> is b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> <strong>de</strong> directie chief <strong>in</strong>formation officer.<br />
1 Deze functie bekleed<strong>de</strong> Cees Nieuw<strong>en</strong>dijk op het mom<strong>en</strong>t van het sam<strong>en</strong>stell<strong>en</strong> van dit boekje. Later<br />
heeft hij zich zelfstandig gevestigd als adviseur op het gebied van (strategische) IT vraagstukk<strong>en</strong>.<br />
5
6<br />
Hij is opdrachtgever van e<strong>en</strong> aantal programma’s b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> <strong>de</strong> ING Retail. Ver<strong>de</strong>r<br />
levert hij <strong>de</strong> programmamanagers voor <strong>de</strong> grote veran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g<strong>en</strong> bij ING Retail<br />
— Mr. W. (Wim) Wicker<strong>in</strong>g, directeur frontoffice M<strong>en</strong>zis Zorg & Inkom<strong>en</strong>.<br />
De heer Wicker<strong>in</strong>g was zowel <strong>in</strong> eer<strong>de</strong>re directiefuncties b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> M<strong>en</strong>zis als<br />
<strong>in</strong> zijn huidige directiefunctie betrokk<strong>en</strong> bij <strong>de</strong> bestur<strong>in</strong>g <strong>en</strong> uitvoer<strong>in</strong>g van<br />
programma’s die b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> het M<strong>en</strong>zis-concern word<strong>en</strong> uitgevoerd.<br />
Wij dank<strong>en</strong> <strong>de</strong> bov<strong>en</strong>staan<strong>de</strong> person<strong>en</strong> hartelijk voor hun bijdrage aan het<br />
boekje. Het zou zon<strong>de</strong>r h<strong>en</strong> zeker niet op <strong>de</strong>ze wijze tot stand zijn gekom<strong>en</strong>.<br />
Zij hebb<strong>en</strong> all<strong>en</strong> <strong>de</strong> tijd g<strong>en</strong>om<strong>en</strong> om <strong>met</strong> ons van gedacht<strong>en</strong> te wissel<strong>en</strong> over<br />
het on<strong>de</strong>rwerp. De gesprekk<strong>en</strong> war<strong>en</strong> geanimeerd <strong>en</strong> <strong>in</strong>hou<strong>de</strong>lijk e<strong>en</strong> ‘feest <strong>de</strong>r<br />
herk<strong>en</strong>n<strong>in</strong>g’.<br />
Tot slot van dit voorwoord w<strong>en</strong>s<strong>en</strong> wij u ev<strong>en</strong>veel g<strong>en</strong>oeg<strong>en</strong> bij het lez<strong>en</strong> als<br />
wij hadd<strong>en</strong> bij het sam<strong>en</strong>stell<strong>en</strong> <strong>en</strong> schrijv<strong>en</strong> ervan.<br />
Voogt Pijl & Partners - Managem<strong>en</strong>t Consultants
2 Leeswijzer<br />
Dit boekje is ge<strong>en</strong> handboek programmamanagem<strong>en</strong>t. Bij het schrijv<strong>en</strong> is<br />
het strev<strong>en</strong> naar volledigheid ge<strong>en</strong> uitgangspunt geweest. Wat wél e<strong>en</strong><br />
belangrijk uitgangspunt vorm<strong>de</strong>, is het weergev<strong>en</strong> van onze praktijkvisie op<br />
programmamanagem<strong>en</strong>t. Wij hebb<strong>en</strong> <strong>de</strong>ze weergave gesorteerd langs e<strong>en</strong> aantal<br />
thema’s. Deze thema’s gev<strong>en</strong> weer wat wij kritieke succesfactor<strong>en</strong> v<strong>in</strong>d<strong>en</strong> <strong>in</strong><br />
programmamanagem<strong>en</strong>t. In <strong>de</strong> gesprekk<strong>en</strong> <strong>met</strong> <strong>de</strong> geïnterviewd<strong>en</strong> bleek dat ook<br />
zij soortgelijke acc<strong>en</strong>t<strong>en</strong> plaats<strong>en</strong> bij het succesvol uitvoer<strong>en</strong> van programma’s.<br />
Deze acc<strong>en</strong>t<strong>en</strong> treft u door het hele boekje he<strong>en</strong> aan als citat<strong>en</strong>.<br />
De thema’s die wij hebb<strong>en</strong> gekoz<strong>en</strong> zijn:<br />
— aanleid<strong>in</strong>g voor het besluit<strong>en</strong> tot e<strong>en</strong> programma-aanstur<strong>in</strong>g<br />
— voorwaard<strong>en</strong> voor succes bij <strong>de</strong> organisatorische ophang<strong>in</strong>g van e<strong>en</strong><br />
programma<br />
— valkuil<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> bestur<strong>in</strong>g van lop<strong>en</strong><strong>de</strong> programma’s<br />
— overweg<strong>in</strong>g<strong>en</strong> rond draagvlak b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> programma’s<br />
— randvoorwaard<strong>en</strong> aan het mandaat van opdrachtgever <strong>en</strong> programma-<br />
manager<br />
— eis<strong>en</strong> aan het profiel van e<strong>en</strong> programmamanager<br />
— acc<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>in</strong> het sam<strong>en</strong>spel van opdrachtgever <strong>en</strong> programmamanager.<br />
7
3 Programma, e<strong>en</strong> veelgebruikt begrip<br />
In <strong>de</strong> praktijk zi<strong>en</strong> wij dat het<br />
<strong>in</strong>strum<strong>en</strong>t ‘programmamanagem<strong>en</strong>t’<br />
heel veel wordt toegepast. Soms<br />
wordt het <strong>in</strong>strum<strong>en</strong>t zelfs gebruikt<br />
om activiteit<strong>en</strong> aan te duid<strong>en</strong> of <strong>de</strong><br />
bestur<strong>in</strong>g te b<strong>en</strong>oem<strong>en</strong> van meer<strong>de</strong>re<br />
project<strong>en</strong> die eig<strong>en</strong>lijk helemaal<br />
ge<strong>en</strong> programma vorm<strong>en</strong>. Ver<strong>de</strong>rop<br />
<strong>in</strong> dit hoofdstuk gev<strong>en</strong> wij aan wat<br />
wij on<strong>de</strong>r programmamanagem<strong>en</strong>t<br />
verstaan. Het te pas <strong>en</strong> (vooral)<br />
te onpas gebruik<strong>en</strong> van<br />
programmamanagem<strong>en</strong>t is niet<br />
w<strong>en</strong>selijk. E<strong>en</strong> programmatische stur<strong>in</strong>g van activiteit<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> <strong>in</strong>t<strong>en</strong>sieve<br />
wijze van organiser<strong>en</strong> die alle<strong>en</strong> effectief is als <strong>de</strong> omstandighed<strong>en</strong> dat echt<br />
vereis<strong>en</strong>. Het is dus zaak om dui<strong>de</strong>lijk voor og<strong>en</strong> te hebb<strong>en</strong> wanneer e<strong>en</strong><br />
programmastructuur aan <strong>de</strong> or<strong>de</strong> is <strong>en</strong> wanneer niet.<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
Te veel project<strong>en</strong> <strong>en</strong> programma’s: regelmatig is dat e<strong>en</strong> <strong>in</strong>dicatie van het onvermog<strong>en</strong><br />
van <strong>de</strong> lijnorganisatie om <strong>met</strong> veran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g om te gaan.<br />
Wij werk<strong>en</strong> <strong>in</strong> dit hoofdstuk uit wanneer e<strong>en</strong> set activiteit<strong>en</strong> als e<strong>en</strong> programma<br />
bestuurd moet word<strong>en</strong>. Vervolg<strong>en</strong>s schets<strong>en</strong> wij het on<strong>de</strong>rscheid tuss<strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
programma <strong>en</strong> e<strong>en</strong> (multi)project. Als laatste gev<strong>en</strong> wij voorbeeld<strong>en</strong> van nietlegitieme,<br />
maar vaak gebruikte red<strong>en</strong><strong>en</strong> om activiteit<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> vorm van e<strong>en</strong><br />
programma te organiser<strong>en</strong>.<br />
9
10<br />
3.1 Het wez<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> programma<br />
Programmatische stur<strong>in</strong>g is gew<strong>en</strong>st als e<strong>en</strong> nog niet concreet gespecificeer<strong>de</strong><br />
strategische doelstell<strong>in</strong>g moet word<strong>en</strong> bereikt door e<strong>en</strong> veelheid aan<br />
<strong>in</strong>spann<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>en</strong> activiteit<strong>en</strong> (al dan niet <strong>in</strong> <strong>de</strong> vorm van on<strong>de</strong>rligg<strong>en</strong><strong>de</strong> project<strong>en</strong>)<br />
<strong>in</strong> e<strong>en</strong> complex stelsel van belang<strong>en</strong>, prioriteit<strong>en</strong> <strong>en</strong> activiteit<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> omgev<strong>in</strong>g.<br />
Figuur 1: Voorbeeld<strong>en</strong> van programma’s <strong>en</strong> project<strong>en</strong> geprojecteerd langs <strong>de</strong><br />
ass<strong>en</strong> impact <strong>en</strong> complexiteit.<br />
De karakteriser<strong>in</strong>g van voorwaard<strong>en</strong> voor programmatische stur<strong>in</strong>g is ver<strong>de</strong>r toe te<br />
spits<strong>en</strong> op <strong>de</strong> volg<strong>en</strong><strong>de</strong> concrete on<strong>de</strong>r<strong>de</strong>l<strong>en</strong>:<br />
1. <strong>de</strong> (strategische) doelstell<strong>in</strong>g is on<strong>de</strong>r<strong>de</strong>el van e<strong>en</strong> dynamische set<br />
strategische afweg<strong>in</strong>g<strong>en</strong> die <strong>in</strong> <strong>de</strong> tijd kan (<strong>en</strong> meestal zal) wijzig<strong>en</strong><br />
. <strong>de</strong> (strategische) doelstell<strong>in</strong>g k<strong>en</strong>t e<strong>en</strong> zekere mate van abstractheid; wat <strong>de</strong><br />
praktische implem<strong>en</strong>tatie behelst is nog niet bepaald. Het pad dat doorlop<strong>en</strong><br />
moet word<strong>en</strong> om <strong>de</strong> doelstell<strong>in</strong>g te realiser<strong>en</strong>, is daarom nog onbek<strong>en</strong>d<br />
3. het belang van het behal<strong>en</strong> van <strong>de</strong> (strategische) doelstell<strong>in</strong>g <strong>en</strong> <strong>de</strong> daar<br />
mee gepaard gaan<strong>de</strong> kost<strong>en</strong> <strong>en</strong> <strong>in</strong>spann<strong>in</strong>g<strong>en</strong> zijn substantieel voor <strong>de</strong><br />
organisatie<br />
4. <strong>de</strong> aanstur<strong>in</strong>g van het bereik<strong>en</strong> van <strong>de</strong> doelstell<strong>in</strong>g v<strong>in</strong>dt plaats door het<br />
s<strong>en</strong>ior managem<strong>en</strong>t van <strong>de</strong> organisatie<br />
5. <strong>de</strong> <strong>in</strong>spann<strong>in</strong>g<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> door meer<strong>de</strong>re organisatieon<strong>de</strong>r<strong>de</strong>l<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
geleverd, waarbij diverse discipl<strong>in</strong>es zijn betrokk<strong>en</strong> (IT, f<strong>in</strong>anciën, organisatie,<br />
commercie, operations et cetera.)<br />
6. er wordt door meer<strong>de</strong>re partij<strong>en</strong> e<strong>en</strong> beroep gedaan op <strong>de</strong>zelf<strong>de</strong> schaarse<br />
mid<strong>de</strong>l<strong>en</strong>.
3.2 What’s <strong>in</strong> a name?<br />
W. Wicker<strong>in</strong>g (M<strong>en</strong>zis Zorg & Inkom<strong>en</strong>):<br />
Ik accepteer het on<strong>de</strong>rscheid tuss<strong>en</strong> multiproject, <strong>in</strong>gewikkeld <strong>en</strong> uitgebreid<br />
project of programma als relevant, maar vermijd fijnslijperij over <strong>de</strong> verschill<strong>en</strong>.<br />
De ro<strong>de</strong> draad is <strong>in</strong> al die gevall<strong>en</strong> het realiser<strong>en</strong> van veran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>in</strong> e<strong>en</strong><br />
complexe context.<br />
In <strong>de</strong> praktijk lop<strong>en</strong> <strong>de</strong> begripp<strong>en</strong> project, programma <strong>en</strong> multiprojectmanagem<strong>en</strong>t<br />
door elkaar he<strong>en</strong>. Het vooraf goed vaststell<strong>en</strong> waar het over gaat<br />
helpt echter bij het kiez<strong>en</strong> van <strong>de</strong> juiste organisatievorm. De on<strong>de</strong>rstaan<strong>de</strong><br />
figuur geeft e<strong>en</strong> beknopt overzicht van <strong>de</strong> verschill<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> e<strong>en</strong> project <strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
programma.<br />
Figuur : On<strong>de</strong>rscheid tuss<strong>en</strong> e<strong>en</strong> project <strong>en</strong> e<strong>en</strong> programma.<br />
Het on<strong>de</strong>rscheid tuss<strong>en</strong> multiprojectmanagem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> programmamanagem<strong>en</strong>t<br />
is <strong>in</strong> <strong>de</strong> praktijk moeilijker scherp aan te gev<strong>en</strong> dan het on<strong>de</strong>rscheid tuss<strong>en</strong><br />
projectmanagem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> programmamanagem<strong>en</strong>t. Zowel het multiproject als<br />
het programma betreft e<strong>en</strong> heel sam<strong>en</strong>stel van project<strong>en</strong>, doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong>.<br />
11
1<br />
G. van Sprons<strong>en</strong> (ING Retail):<br />
E<strong>en</strong> multiproject is e<strong>en</strong> verzamel<strong>in</strong>g project<strong>en</strong> b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> één dome<strong>in</strong> die vecht<strong>en</strong><br />
om aandacht, capaciteit <strong>en</strong> resources. Ze word<strong>en</strong> dus gezam<strong>en</strong>lijk ‘geadm<strong>in</strong>istreerd’,<br />
maar k<strong>en</strong>n<strong>en</strong> ie<strong>de</strong>r e<strong>en</strong> eig<strong>en</strong>, concreet projectdoel.<br />
Bij het manag<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> programma, ligt het acc<strong>en</strong>t echter zwaar<strong>de</strong>r op het<br />
manag<strong>en</strong> van <strong>de</strong> sam<strong>en</strong>hang <strong>in</strong> <strong>de</strong> project<strong>en</strong>portefeuille dan bij multiprojectmanagem<strong>en</strong>t.<br />
B<strong>in</strong>n<strong>en</strong> e<strong>en</strong> programma drag<strong>en</strong> alle project<strong>en</strong> bij aan één<br />
gezam<strong>en</strong>lijke hogere doelstell<strong>in</strong>g. Daarbij is <strong>de</strong> hele projectportefeuille ‘eig<strong>en</strong>dom’<br />
van <strong>de</strong> programmamanager, die naar bev<strong>in</strong>d van zak<strong>en</strong> <strong>de</strong> start, prioriteit,<br />
volgor<strong>de</strong> <strong>en</strong> <strong>in</strong>t<strong>en</strong>siteit van <strong>de</strong> verschill<strong>en</strong><strong>de</strong> project<strong>en</strong> b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> het programma<br />
aangeeft. In <strong>de</strong> praktijk zijn opdrachtgevers voor programma’s meestal<br />
repres<strong>en</strong>tant<strong>en</strong> van <strong>de</strong> bus<strong>in</strong>ess.<br />
Bij multiprojectmanagem<strong>en</strong>t wordt om pragmatische red<strong>en</strong><strong>en</strong> e<strong>en</strong> aantal<br />
project<strong>en</strong> geclusterd. Vaak ligt e<strong>en</strong> zwaar<strong>de</strong>r acc<strong>en</strong>t op het manag<strong>en</strong> van<br />
schaarse capaciteit. Op die capaciteit wordt e<strong>en</strong> beroep gedaan door meer<strong>de</strong>re<br />
project<strong>en</strong>, waarbij <strong>de</strong> verschill<strong>en</strong><strong>de</strong> project<strong>en</strong> elk e<strong>en</strong> an<strong>de</strong>re prioriteit hebb<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> elk bijdrag<strong>en</strong> aan uite<strong>en</strong>lop<strong>en</strong><strong>de</strong> doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> van weer verschill<strong>en</strong><strong>de</strong><br />
opdrachtgevers. In <strong>de</strong> praktijk zijn opdrachtgevers voor multiproject<strong>en</strong> regelmatig<br />
repres<strong>en</strong>tant<strong>en</strong> van <strong>de</strong> resources (bijvoorbeeld directeur<strong>en</strong> ICT).<br />
3.3 In <strong>de</strong> beperk<strong>in</strong>g herk<strong>en</strong>t m<strong>en</strong> <strong>de</strong> meester<br />
Zoals eer<strong>de</strong>r aangegev<strong>en</strong>, word<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> f<strong>in</strong>anciële sector veelvuldig programma’s<br />
opgestart. Gezi<strong>en</strong> <strong>de</strong> <strong>in</strong>t<strong>en</strong>sieve organisatievorm van die programma’s, is het<br />
op zijn m<strong>in</strong>st opmerkelijk dat het f<strong>en</strong>ome<strong>en</strong> zó to<strong>en</strong>eemt. E<strong>en</strong> teveel aan <strong>de</strong>ze<br />
<strong>in</strong>t<strong>en</strong>sieve organisatievorm is zeker niet constructief.<br />
P. van Schijn<strong>de</strong>l (Rabobank):<br />
Als er te veel programma’s word<strong>en</strong> gestart is dat voor mij aanleid<strong>in</strong>g om mijn<br />
organisatiestructuur nog e<strong>en</strong>s teg<strong>en</strong> het licht te houd<strong>en</strong>. Want, als we voor álles<br />
lijn-overstijg<strong>en</strong><strong>de</strong> programma’s nodig hebb<strong>en</strong> dan is <strong>de</strong> verantwoor<strong>de</strong>lijkheid<br />
voor resultat<strong>en</strong> niet e<strong>en</strong>duidig belegd <strong>in</strong> mijn organisatiestructuur. En dat is niet<br />
<strong>de</strong> bedoel<strong>in</strong>g.<br />
Het feit dat het <strong>in</strong>strum<strong>en</strong>t ‘programmamanagem<strong>en</strong>t’ frequ<strong>en</strong>t op e<strong>en</strong> set<br />
activiteit<strong>en</strong> wordt toegepast, maakt nieuwsgierig naar mogelijke oorzak<strong>en</strong>.<br />
Het blijkt dan dat <strong>de</strong> argum<strong>en</strong>tatie voor het start<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> programma niet zuiver<br />
is. Impliciete, niet-legitieme, maar wél vaak voorkom<strong>en</strong><strong>de</strong> red<strong>en</strong><strong>en</strong> zijn on<strong>de</strong>r meer:<br />
— het <strong>de</strong>leger<strong>en</strong> van lijnverantwoor<strong>de</strong>lijkheid door overbelaste lijnmanagers<br />
naar e<strong>en</strong> programmaorganisatie<br />
— het w<strong>in</strong>n<strong>en</strong> van tijd door te eis<strong>en</strong> dat e<strong>en</strong> kwestie <strong>in</strong> e<strong>en</strong> separaat programma<br />
wordt aangepakt, terwijl het <strong>in</strong> <strong>de</strong> lijn opgelost had moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
— het ontlop<strong>en</strong> van <strong>de</strong> eig<strong>en</strong> verantwoor<strong>de</strong>lijkheid door lijnmanagers vanwege<br />
onbegrip, onkun<strong>de</strong> of onervar<strong>en</strong>heid <strong>met</strong> bepaal<strong>de</strong> discipl<strong>in</strong>es door zak<strong>en</strong> naar<br />
e<strong>en</strong> separate programmaorganisatie te ‘verbann<strong>en</strong>’.
H. Jukema (Delta Lloyd):<br />
Tijdgebrek van lijnmanagers mag nooit red<strong>en</strong> zijn voor het start<strong>en</strong> van e<strong>en</strong><br />
programma naast <strong>de</strong> lijn. Tot mijn spijt constateer ik dat het <strong>in</strong> <strong>de</strong> praktijk e<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong>kele keer wel zo werkt.<br />
3.4 Tot slot<br />
Hoewel er grote parallell<strong>en</strong> zijn tuss<strong>en</strong> projectmanagem<strong>en</strong>t, programmamanagem<strong>en</strong>t<br />
<strong>en</strong> multiprojectmanagem<strong>en</strong>t v<strong>in</strong>d<strong>en</strong> wij het vooraf kunn<strong>en</strong><br />
aangev<strong>en</strong> van het on<strong>de</strong>rscheid tuss<strong>en</strong> <strong>de</strong>ze werkvorm<strong>en</strong> belangrijk. Theoretische<br />
fijnslijperij is daarbij niet aan <strong>de</strong> or<strong>de</strong>, het gaat om e<strong>en</strong> kritieke succesfactor <strong>in</strong><br />
<strong>de</strong> praktijk: het kiez<strong>en</strong> van <strong>de</strong> juiste stur<strong>in</strong>g, gegev<strong>en</strong> <strong>de</strong> uitgangssituatie. Wij<br />
b<strong>en</strong>adrukt<strong>en</strong> <strong>in</strong> dit hoofdstuk ook het belang om terughoud<strong>en</strong>d te zijn <strong>met</strong> het<br />
start<strong>en</strong> van programma’s.<br />
In <strong>de</strong> volg<strong>en</strong><strong>de</strong> hoofdstukk<strong>en</strong> gev<strong>en</strong> wij onze visie op <strong>de</strong> <strong>in</strong>vull<strong>in</strong>g van<br />
programmamanagem<strong>en</strong>t (dus níet op multiprojectmanagem<strong>en</strong>t). Wij start<strong>en</strong><br />
het volg<strong>en</strong><strong>de</strong> hoofdstuk <strong>met</strong> <strong>de</strong> voorwaard<strong>en</strong> voor succes bij <strong>de</strong> opzet van<br />
e<strong>en</strong> programma.<br />
13
4 De ophang<strong>in</strong>g <strong>in</strong> <strong>de</strong> organisatie<br />
Eén van <strong>de</strong> belangrijkste succesfactor<strong>en</strong><br />
van e<strong>en</strong> programma is<br />
het zorgvuldig ‘ophang<strong>en</strong>’ van<br />
het programma <strong>in</strong> <strong>de</strong> organisatie.<br />
Fout<strong>en</strong> hier<strong>in</strong>, gemaakt bij aanvang<br />
van het programma, zijn namelijk<br />
later nauwelijks te herstell<strong>en</strong>.<br />
Wij on<strong>de</strong>rscheid<strong>en</strong> twee soort<strong>en</strong><br />
‘ophang<strong>in</strong>g’, <strong>de</strong> formele ophang<strong>in</strong>g <strong>en</strong><br />
<strong>de</strong> <strong>in</strong>formele ophang<strong>in</strong>g. De formele<br />
ophang<strong>in</strong>g is <strong>de</strong> organisatorische<br />
plaats<strong>in</strong>g van het programma. De <strong>in</strong>formele ophang<strong>in</strong>g is <strong>de</strong> mate waar<strong>in</strong> <strong>de</strong><br />
organisatie het programma k<strong>en</strong>t, herk<strong>en</strong>t <strong>en</strong> erk<strong>en</strong>t.<br />
4.1 De stok achter <strong>de</strong> <strong>de</strong>ur: formele ophang<strong>in</strong>g<br />
Bij <strong>de</strong> <strong>in</strong>richt<strong>in</strong>g van e<strong>en</strong> programma is het van belang om dui<strong>de</strong>lijke keuzes<br />
te mak<strong>en</strong> t<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> van <strong>de</strong> verantwoor<strong>de</strong>lijkhed<strong>en</strong> <strong>en</strong> <strong>de</strong> plaats van het<br />
programma <strong>in</strong> <strong>de</strong> organisatie. Als <strong>de</strong> formele ophang<strong>in</strong>g niet goed is, heeft<br />
het programma e<strong>en</strong> perman<strong>en</strong>t probleem om zijn opdracht te bekrachtig<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> gevolg hiervan is bijvoorbeeld e<strong>en</strong> escalatie naar <strong>de</strong> opdrachtgever die<br />
ge<strong>en</strong> afdo<strong>en</strong><strong>de</strong> oploss<strong>in</strong>g biedt voor ‘block<strong>in</strong>g issues’. E<strong>en</strong> niet goed formeel<br />
opgehang<strong>en</strong> programma kan niet optimaal gebruikmak<strong>en</strong> van <strong>de</strong> hiërarchische<br />
positie van opdrachtgever <strong>en</strong> belangrijke belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong>.<br />
W. Wicker<strong>in</strong>g (M<strong>en</strong>zis Zorg & Inkom<strong>en</strong>):<br />
De opdrachtgever moet zo gekoz<strong>en</strong> zijn dat hij <strong>de</strong> meeste pijn heeft wanneer<br />
het programma niet draait zoals het moet.<br />
Bij verkeer<strong>de</strong> ophang<strong>in</strong>g moet op allerlei manier<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gecomp<strong>en</strong>seerd om<br />
ondanks e<strong>en</strong> (te) beperkte machtsbasis toch voor elkaar te krijg<strong>en</strong> wat nodig is. En<br />
dat leidt tot heel veel overleg, ondui<strong>de</strong>lijkheid <strong>en</strong> vertrag<strong>in</strong>g. Qua organisatorische<br />
plaats<strong>in</strong>g is er e<strong>en</strong> tweetal hoofdmogelijkhed<strong>en</strong> d<strong>en</strong>kbaar: het programma wordt<br />
buit<strong>en</strong> <strong>de</strong> bestaan<strong>de</strong> lijnorganisatie geplaatst of het programma is vervlocht<strong>en</strong><br />
<strong>met</strong> <strong>de</strong> lijnorganisatie.<br />
15
16<br />
4.1.1 Het programma buit<strong>en</strong> <strong>de</strong> <strong>de</strong>ur<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
Programma’s van ti<strong>en</strong>tall<strong>en</strong> miljo<strong>en</strong><strong>en</strong> euro of meer gaan bijna altijd fout, die<br />
strand<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> organisatie. Zet e<strong>en</strong> <strong>de</strong>rgelijk programma zo ver mogelijk buit<strong>en</strong><br />
<strong>de</strong> <strong>de</strong>ur <strong>met</strong> directe lijn<strong>en</strong> naar het allerhoogste niveau. Vermijd dus <strong>de</strong> <strong>in</strong>terne<br />
hiërarchie door er zoveel mogelijk buit<strong>en</strong> te gaan staan.<br />
Plaats<strong>in</strong>g buit<strong>en</strong> <strong>de</strong> lijnorganisatie houdt <strong>in</strong> dat er e<strong>en</strong> aparte programmaorganisatie<br />
is <strong>met</strong> resources die niet word<strong>en</strong> ge<strong>de</strong>eld <strong>met</strong> an<strong>de</strong>r<strong>en</strong>.<br />
Figuur 3: Schematische weergave programma buit<strong>en</strong> <strong>de</strong> lijnorganisatie.<br />
E<strong>en</strong> <strong>de</strong>rgelijk apart geplaatst programma is vaak ook fysiek gescheid<strong>en</strong><br />
gehuisvest (bijvoorbeeld op e<strong>en</strong> aparte verdiep<strong>in</strong>g <strong>in</strong> het gebouw). Het grote<br />
voor<strong>de</strong>el van <strong>de</strong>ze ophang<strong>in</strong>g is dat het programma m<strong>in</strong><strong>de</strong>r afhankelijk is van<br />
an<strong>de</strong>r<strong>en</strong>. De stur<strong>in</strong>g is <strong>in</strong> <strong>de</strong>ze variant dus e<strong>en</strong>duidiger, omdat <strong>de</strong> volledige<br />
verantwoor<strong>de</strong>lijkheid <strong>en</strong> bevoegdheid voor <strong>de</strong> uitvoer<strong>in</strong>g <strong>in</strong> één hand ligg<strong>en</strong>. M<strong>en</strong><br />
kan zich niet verschuil<strong>en</strong> achter allerhan<strong>de</strong> argum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> over afhankelijkhed<strong>en</strong>,<br />
ge<strong>de</strong>el<strong>de</strong> verantwoor<strong>de</strong>lijkheid <strong>en</strong> beperkte beschikbaarheid van capaciteit.<br />
Plaats<strong>in</strong>g van het programma buit<strong>en</strong> <strong>de</strong> lijnorganisatie is vanzelfsprek<strong>en</strong>d<br />
<strong>in</strong>grijp<strong>en</strong>d, dus zull<strong>en</strong> alle<strong>en</strong> programma’s <strong>met</strong> e<strong>en</strong> hoge complexiteit, hoge<br />
impact op <strong>de</strong> organisatie <strong>en</strong> <strong>met</strong> e<strong>en</strong> omvangrijk budget hiervoor <strong>in</strong> aanmerk<strong>in</strong>g<br />
kom<strong>en</strong>. Ook moet <strong>de</strong> aard van het programma, plaats<strong>in</strong>g buit<strong>en</strong> <strong>de</strong><br />
lijn toestaan. Het programma moet dus niet tijd<strong>en</strong>s <strong>de</strong> uitvoer<strong>in</strong>g on<strong>de</strong>r<strong>de</strong>el<br />
hoev<strong>en</strong> zijn van <strong>de</strong> lijnorganisatie. E<strong>en</strong> goed voorbeeld is <strong>de</strong> verplaats<strong>in</strong>g<br />
van e<strong>en</strong> hoofdkantoor. In e<strong>en</strong> <strong>de</strong>rgelijk programma kan e<strong>en</strong> (groot) <strong>de</strong>el<br />
van <strong>de</strong> voorbereid<strong>en</strong><strong>de</strong> <strong>in</strong>spann<strong>in</strong>g<strong>en</strong> buit<strong>en</strong> <strong>de</strong> lijnorganisatie plaatsv<strong>in</strong>d<strong>en</strong>.
‘Fixed price - fixed date outsourc<strong>in</strong>g’ als oploss<strong>in</strong>g?<br />
Soms is het mogelijk om <strong>de</strong>l<strong>en</strong> (project<strong>en</strong>) uit het programma te outsourc<strong>en</strong><br />
op ‘fixed price - fixed date’ basis naar e<strong>en</strong> externe leverancier, bijvoorbeeld<br />
<strong>in</strong>geval van softwareontwikkel<strong>in</strong>g, di<strong>en</strong>st<strong>en</strong> rond loopbaanc<strong>en</strong>tra of <strong>de</strong> opzet<br />
van opleid<strong>in</strong>gstraject<strong>en</strong> (aca<strong>de</strong>my).<br />
Daar kunn<strong>en</strong> dui<strong>de</strong>lijke voor<strong>de</strong>l<strong>en</strong> aan zitt<strong>en</strong>, zoals:<br />
— risicomitigatie; risico’s op vertrag<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>en</strong> budgetoverschrijd<strong>in</strong>g<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
vermed<strong>en</strong> of op z’n m<strong>in</strong>st qua schuldvraag afgew<strong>en</strong>teld<br />
— kost<strong>en</strong>reductie; e<strong>en</strong> gespecialiseer<strong>de</strong> leverancier heeft bijvoorbeeld meer<br />
focus, of e<strong>en</strong> efficiëntere organisatie<br />
— ontlast<strong>in</strong>g eig<strong>en</strong> organisatie; <strong>met</strong> name <strong>in</strong> het geval waar <strong>de</strong> dagelijkse<br />
operatie <strong>in</strong> gevaar komt door e<strong>en</strong> veelheid aan (programma)veran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g<strong>en</strong>.<br />
Hoewel <strong>de</strong>ze voor<strong>de</strong>l<strong>en</strong> op het eerste oog aantrekkelijk overkom<strong>en</strong>, zitt<strong>en</strong> er<br />
diverse hak<strong>en</strong> <strong>en</strong> og<strong>en</strong> aan. Voornaamste gevaar is dat <strong>de</strong> belang<strong>en</strong> van het<br />
programma <strong>en</strong> <strong>de</strong> externe partij niet van nature converger<strong>en</strong>. De externe partij<br />
zal zich richt<strong>en</strong> op het zo goedkoop mogelijk realiser<strong>en</strong> van precies datg<strong>en</strong>e<br />
dat vooraf is overe<strong>en</strong>gekom<strong>en</strong>. Door het abstracte <strong>en</strong> strategische karakter van<br />
<strong>de</strong> doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> zal het niet zeld<strong>en</strong> b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> e<strong>en</strong> programma voorkom<strong>en</strong> dat<br />
hetge<strong>en</strong> moet word<strong>en</strong> opgeleverd, niet tot <strong>in</strong> <strong>de</strong> kle<strong>in</strong>ste <strong>de</strong>tails vooraf is te<br />
<strong>de</strong>f<strong>in</strong>iër<strong>en</strong>. Ook is het mogelijk dat er gedur<strong>en</strong><strong>de</strong> het traject verrass<strong>in</strong>g<strong>en</strong><br />
opkom<strong>en</strong> waarvoor e<strong>en</strong> oploss<strong>in</strong>g moet word<strong>en</strong> gezocht die vrijwel per<br />
<strong>de</strong>f<strong>in</strong>itie afwijkt van datg<strong>en</strong>e dat vooraf is afgesprok<strong>en</strong>.<br />
Outsourc<strong>in</strong>g op basis van ‘fixed price - fixed date’ kan e<strong>en</strong> mid<strong>de</strong>l zijn om<br />
programma’s succesvol te lat<strong>en</strong> prester<strong>en</strong>, echter wel on<strong>de</strong>r e<strong>en</strong> aantal<br />
voorwaard<strong>en</strong>:<br />
— <strong>de</strong> te outsourc<strong>en</strong> opdracht moet dui<strong>de</strong>lijk te separer<strong>en</strong> zijn als opdracht<br />
— het aantal afhankelijkhed<strong>en</strong> <strong>met</strong> <strong>de</strong> overige activiteit<strong>en</strong> van het programma<br />
moet overzichtelijk <strong>en</strong> beperkt van <strong>pot<strong>en</strong></strong>tiële impact zijn (dit varieert van<br />
technische aansluit<strong>in</strong>g<strong>en</strong> die tijdig gerealiseerd moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> tot me<strong>de</strong>werkers<br />
van <strong>de</strong> eig<strong>en</strong> organisatie die e<strong>en</strong> bijdrage moet<strong>en</strong> lever<strong>en</strong> aan <strong>de</strong><br />
externe partij)<br />
— <strong>de</strong> opdracht moet zodanig zijn dat meer- <strong>en</strong> m<strong>in</strong><strong>de</strong>rwerk maar <strong>in</strong> zeer<br />
beperkte vorm kunn<strong>en</strong> voorkom<strong>en</strong><br />
— <strong>de</strong> organisatorische ophang<strong>in</strong>g moet tot tevred<strong>en</strong>heid van bei<strong>de</strong> partij<strong>en</strong><br />
geregeld kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong>, zoals: verteg<strong>en</strong>woordig<strong>in</strong>g <strong>in</strong> we<strong>de</strong>rzijdse<br />
stuurgroep<strong>en</strong> (waar zijn ontkoppelpunt<strong>en</strong>, welke bevoegdhed<strong>en</strong> geld<strong>en</strong><br />
hier, op welke wijze v<strong>in</strong>dt escalatie plaats, et cetera).<br />
Kortom, extern uitbested<strong>en</strong> van <strong>de</strong>l<strong>en</strong> van het programma is goed mogelijk als<br />
er b<strong>in</strong>d<strong>en</strong><strong>de</strong> afsprak<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gemaakt tuss<strong>en</strong> programma <strong>en</strong> externe<br />
partij. De gewet<strong>en</strong>svraag voor <strong>de</strong> programmamanager blijft altijd of <strong>de</strong> externe<br />
organisatie, alles overweg<strong>en</strong><strong>de</strong>, <strong>de</strong> opdracht goedkoper <strong>en</strong> beter kan realiser<strong>en</strong><br />
dan <strong>de</strong> eig<strong>en</strong> organisatie.<br />
17
18<br />
4.1.2 Het programma <strong>in</strong> <strong>de</strong> eig<strong>en</strong> keuk<strong>en</strong><br />
Het on<strong>de</strong>rbr<strong>en</strong>g<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> programma b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> <strong>de</strong> bestaan<strong>de</strong> lijnorganisatie komt<br />
het meest voor. Hierbij is het programmamanagem<strong>en</strong>t perman<strong>en</strong>t afhankelijk van<br />
<strong>de</strong> capaciteit<strong>en</strong> van <strong>de</strong> lijnorganisatie om resultat<strong>en</strong> te lever<strong>en</strong>. De vervlecht<strong>in</strong>g<br />
tuss<strong>en</strong> lijnorganisatie <strong>en</strong> programmaorganisatie is daarbij veel sterker dan <strong>in</strong> <strong>de</strong><br />
variant ‘programma buit<strong>en</strong> <strong>de</strong> <strong>de</strong>ur’. Dit kan rolondui<strong>de</strong>lijkheid veroorzak<strong>en</strong> voor<br />
<strong>de</strong>g<strong>en</strong><strong>en</strong> die zowel <strong>in</strong> <strong>de</strong> programmastructuur als <strong>in</strong> <strong>de</strong> bestaan<strong>de</strong> structur<strong>en</strong> van<br />
<strong>de</strong> lijnorganisatie werk<strong>en</strong>. Wij gaan hier <strong>in</strong> ver<strong>de</strong>re hoofdstukk<strong>en</strong> na<strong>de</strong>r op <strong>in</strong>. Het<br />
is voor <strong>de</strong> programmamanager <strong>in</strong> <strong>de</strong>ze situatie meestal lastiger om <strong>de</strong> b<strong>en</strong>odig<strong>de</strong><br />
resources daadwerkelijk <strong>in</strong>gezet te krijg<strong>en</strong> voor het programma.<br />
Figuur 4: Schematische weergave programma b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> <strong>de</strong> lijnorganisatie.<br />
De ev<strong>en</strong>tuele ondui<strong>de</strong>lijkheid over rol <strong>en</strong> mandaat betek<strong>en</strong>t dat <strong>in</strong> <strong>de</strong>ze vorm<br />
– nóg meer dan wanneer het programma ‘buit<strong>en</strong> <strong>de</strong> <strong>de</strong>ur’ staat – <strong>de</strong> formele<br />
afsprak<strong>en</strong> over rol, positie <strong>en</strong> mandaat van <strong>de</strong> programmamanager t<strong>en</strong> opzichte<br />
van <strong>de</strong> lijnhiërarchie dui<strong>de</strong>lijk moet<strong>en</strong> zijn. Daarnaast is rolzuiverheid van ie<strong>de</strong>re<strong>en</strong><br />
die e<strong>en</strong> (parttime) rol b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> het programma heeft cruciaal.<br />
De meest <strong>in</strong> het oog spr<strong>in</strong>g<strong>en</strong><strong>de</strong> roll<strong>en</strong> <strong>in</strong> programma’s zijn – naast <strong>de</strong> rol van <strong>de</strong><br />
programmamanager – <strong>de</strong> rol van opdrachtgever, <strong>de</strong> bus<strong>in</strong>ess change manager <strong>en</strong><br />
soms <strong>de</strong> <strong>in</strong>formation manager . In <strong>de</strong> on<strong>de</strong>rligg<strong>en</strong><strong>de</strong> project<strong>en</strong> zijn <strong>de</strong> roll<strong>en</strong> van<br />
s<strong>en</strong>ior user <strong>en</strong> van s<strong>en</strong>ior supplier cruciaal.<br />
Deze term<strong>in</strong>ologie is gebaseerd op <strong>de</strong> Pr<strong>in</strong>ce project<strong>met</strong>hodiek <strong>en</strong> Manag<strong>in</strong>g Successful Programs.
De opdrachtgever is verantwoor<strong>de</strong>lijk voor het bepal<strong>en</strong> van <strong>de</strong> scope <strong>en</strong> voor<br />
het <strong>in</strong>grijp<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> lijnorganisatie bij escalatie. Als <strong>de</strong> opdrachtgever niet <strong>de</strong><br />
volledige lijnbevoegdheid heeft over het hele programmadome<strong>in</strong> is het van<br />
wez<strong>en</strong>lijk belang dat er dui<strong>de</strong>lijke <strong>en</strong> hel<strong>de</strong>re afsprak<strong>en</strong> zijn gemaakt <strong>met</strong><br />
<strong>de</strong> betrokk<strong>en</strong> lijnverantwoor<strong>de</strong>lijk<strong>en</strong> over <strong>de</strong> koers <strong>en</strong> <strong>de</strong> b<strong>en</strong>odig<strong>de</strong> capaciteit<strong>en</strong>.<br />
Slechts <strong>met</strong> goe<strong>de</strong> afsprak<strong>en</strong> is <strong>de</strong> opdrachtgever, ondanks dat zijn 3<br />
lijnbevoegdheid niet zover reikt, toch <strong>in</strong> staat om <strong>in</strong> geval van escalatie direct<br />
<strong>en</strong> snel op te tred<strong>en</strong>.<br />
De bus<strong>in</strong>ess change manager repres<strong>en</strong>teert <strong>in</strong> het programma <strong>de</strong> bus<strong>in</strong>ess <strong>en</strong><br />
is <strong>de</strong> belangrijkste counterpart van <strong>de</strong> programmamanager bij het realiser<strong>en</strong><br />
van resultat<strong>en</strong>. De bus<strong>in</strong>ess change manager draagt zorg voor <strong>de</strong> uite<strong>in</strong><strong>de</strong>lijke<br />
verzilver<strong>in</strong>g van <strong>de</strong> resultat<strong>en</strong> van het programma <strong>in</strong> <strong>de</strong> lijnorganisatie.<br />
De <strong>in</strong>formation manager repres<strong>en</strong>teert <strong>in</strong> het programma <strong>de</strong> ICT (<strong>in</strong>frastructuur)<br />
<strong>en</strong> is <strong>de</strong> belangrijkste counterpart van <strong>de</strong> programmamanager als het gaat om<br />
besliss<strong>in</strong>g<strong>en</strong> over bijvoorbeeld: architectuur, standaards <strong>en</strong> <strong>in</strong>frastructuur.<br />
De s<strong>en</strong>ior user verteg<strong>en</strong>woordigt <strong>in</strong> project boards <strong>de</strong> organisatie die <strong>de</strong><br />
resultat<strong>en</strong> van het project als gebruiker <strong>in</strong> productie neemt. De s<strong>en</strong>ior supplier<br />
verteg<strong>en</strong>woordigt <strong>in</strong> project boards <strong>de</strong> organisatie die <strong>de</strong> belangrijkste<br />
resources levert om het project uit te voer<strong>en</strong>.<br />
In e<strong>en</strong> typisch programma <strong>in</strong> <strong>de</strong> f<strong>in</strong>anciële sector is <strong>de</strong> commercie <strong>de</strong> opdrachtgever<br />
<strong>en</strong> levert <strong>de</strong> bus<strong>in</strong>ess change manager. Operations vervult vaak<br />
<strong>de</strong> rol van s<strong>en</strong>ior user <strong>en</strong> <strong>de</strong> ICT-discipl<strong>in</strong>e vult <strong>de</strong> rol <strong>in</strong> van s<strong>en</strong>ior supplier <strong>en</strong><br />
<strong>in</strong>formation manager.<br />
3 <strong>Over</strong>al waar <strong>in</strong> <strong>de</strong>ze publicatie ‘hij’, ‘hem’ of ‘zijn’ staat, kan ev<strong>en</strong>goed <strong>de</strong> vrouwelijke vorm word<strong>en</strong><br />
gelez<strong>en</strong>. Puur om red<strong>en</strong><strong>en</strong> van leesbaarheid koz<strong>en</strong> wij ervoor om niet telk<strong>en</strong>s bei<strong>de</strong> mogelijkhed<strong>en</strong>weer<br />
te gev<strong>en</strong>.<br />
19
0<br />
4.2 Warm nest of spijkerbed: <strong>in</strong>formele ophang<strong>in</strong>g<br />
H. Jukema (Delta Lloyd):<br />
Leuker kunn<strong>en</strong> we het niet altijd mak<strong>en</strong>, maar er moet wel e<strong>en</strong> ge<strong>de</strong>eld<br />
uitgangspunt zijn van het programma waarvan ie<strong>de</strong>re<strong>en</strong> zegt: dat is <strong>de</strong> moeite<br />
waard.<br />
E<strong>en</strong> goe<strong>de</strong> formele ophang<strong>in</strong>g van het programma maakt het <strong>de</strong> programmamanager<br />
makkelijker, maar <strong>in</strong> <strong>de</strong> dagelijkse uitvoer<strong>in</strong>g is <strong>de</strong> <strong>in</strong>formele ophang<strong>in</strong>g<br />
nóg belangrijker. De <strong>in</strong>formele ophang<strong>in</strong>g wordt gekarakteriseerd door <strong>de</strong> wijze<br />
waarop <strong>de</strong> belangrijkste belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong> zich opstell<strong>en</strong> t<strong>en</strong> opzichte van het<br />
programma. In <strong>de</strong> praktijk varieert dat van ‘afwijz<strong>en</strong>’ tot ‘toejuich<strong>en</strong>’ (<strong>met</strong> allerlei<br />
variaties daartuss<strong>en</strong><strong>in</strong> als ‘neger<strong>en</strong>’, ‘tolerer<strong>en</strong>’ <strong>en</strong> ‘accepter<strong>en</strong>’).<br />
4.2.1 Aandacht voor <strong>in</strong>formele ophang<strong>in</strong>g: ge<strong>en</strong> overbodige luxe<br />
Om die goe<strong>de</strong> <strong>in</strong>formele ophang<strong>in</strong>g bij <strong>de</strong> start van het programma te garan<strong>de</strong>r<strong>en</strong><br />
moet<strong>en</strong> <strong>de</strong> belangrijkste belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong> geïnformeerd zijn over <strong>en</strong> overtuigd<br />
zijn van het nut <strong>en</strong> <strong>de</strong> noodzaak, <strong>de</strong> tim<strong>in</strong>g <strong>en</strong> prioriteit van het programma.<br />
Het overtuig<strong>en</strong> van <strong>de</strong>ze belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong> kan alle<strong>en</strong> door het bied<strong>en</strong> van<br />
zoveel mogelijk dui<strong>de</strong>lijkheid. Dui<strong>de</strong>lijkheid is echter niet altijd gemakkelijk te<br />
verschaff<strong>en</strong> bij <strong>de</strong> start van e<strong>en</strong> programma. Op zo’n mom<strong>en</strong>t is namelijk <strong>de</strong><br />
algem<strong>en</strong>e doelstell<strong>in</strong>g van e<strong>en</strong> programma wel hel<strong>de</strong>r, maar zijn <strong>de</strong> concretiser<strong>in</strong>g<br />
van <strong>de</strong> doel<strong>en</strong> <strong>en</strong> het af te legg<strong>en</strong> traject nog niet uitgewerkt. Daardoor zijn <strong>de</strong><br />
specifieke afhankelijkhed<strong>en</strong> <strong>met</strong> an<strong>de</strong>re activiteit<strong>en</strong> <strong>en</strong> doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> nog niet<br />
<strong>in</strong> kaart gebracht <strong>en</strong> is <strong>de</strong> impact op <strong>de</strong> belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong> nog niet concreet<br />
geformuleerd. Daar komt nog e<strong>en</strong>s bij dat bij <strong>de</strong> start van het programma het<br />
soms ‘roei<strong>en</strong> teg<strong>en</strong> <strong>de</strong> stroom <strong>in</strong>’ is. Hoe strategisch belangrijk e<strong>en</strong> programma<br />
voor <strong>de</strong> opdrachtgever ook is, het belang biedt ge<strong>en</strong> garantie voor het toejuich<strong>en</strong><br />
van het programma door <strong>de</strong> rest van <strong>de</strong> organisatie. De lijnorganisatie is immers<br />
niet altijd <strong>de</strong> partij die gevraagd heeft om het programma. D<strong>en</strong>k bijvoorbeeld<br />
aan e<strong>en</strong> programma voor het voldo<strong>en</strong> aan eis<strong>en</strong> van externe toezichthou<strong>de</strong>rs<br />
(‘<strong>in</strong> control statem<strong>en</strong>t’) dat alle geled<strong>in</strong>g<strong>en</strong> van <strong>de</strong> organisatie raakt. Het is dan<br />
van groot belang om hoe dan ook vooraf e<strong>en</strong> zekere ‘buy-<strong>in</strong>’ van <strong>de</strong> meest<br />
‘getroff<strong>en</strong><strong>en</strong>’ te verkrijg<strong>en</strong>. Want, zon<strong>de</strong>r aandacht voor <strong>de</strong> <strong>in</strong>formele ophang<strong>in</strong>g is<br />
e<strong>en</strong> <strong>de</strong>rgelijk programma voor <strong>de</strong> start al gedoemd te mislukk<strong>en</strong>.<br />
Deze ‘buy-<strong>in</strong>’ moet door <strong>de</strong> opdrachtgever word<strong>en</strong> gerealiseerd voorafgaand aan<br />
<strong>de</strong> start van het programma. Dat betek<strong>en</strong>t niet dat gedur<strong>en</strong><strong>de</strong> <strong>de</strong> looptijd het<br />
manag<strong>en</strong> van verwacht<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>en</strong> belang<strong>en</strong> van <strong>de</strong> meest betrokk<strong>en</strong> partij<strong>en</strong> kan<br />
word<strong>en</strong> losgelat<strong>en</strong>, <strong>in</strong>teg<strong>en</strong><strong>de</strong>el, maar e<strong>en</strong> valse start op dit vlak trekt e<strong>en</strong> spoor<br />
tot diep <strong>in</strong> het vervolg van het programma.<br />
W. Wicker<strong>in</strong>g (M<strong>en</strong>zis Zorg & Inkom<strong>en</strong>):<br />
Zoek <strong>in</strong> <strong>de</strong> programma’s – juist als het programma wordt geïnitieerd vanuit e<strong>en</strong><br />
externe verplicht<strong>in</strong>g – dui<strong>de</strong>lijk naar e<strong>en</strong> bus<strong>in</strong>esslegitimatie <strong>en</strong> communiceer<br />
die, bijvoorbeeld: ‘De basisverzeker<strong>in</strong>g scheelt <strong>en</strong>orm <strong>in</strong> mutaties, variant<strong>en</strong>,<br />
uitzon<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g<strong>en</strong>, et cetera.’
4.2.2 <strong>Over</strong>tuig<strong>en</strong> <strong>met</strong> dui<strong>de</strong>lijkheid<br />
W. Wicker<strong>in</strong>g (M<strong>en</strong>zis Zorg & Inkom<strong>en</strong>):<br />
Het neerzett<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> heel erg scherp, dui<strong>de</strong>lijk doel door opdrachtgever of<br />
programmamanager helpt sowieso! Als je durft te kiez<strong>en</strong> <strong>en</strong> focus hebt, kun je<br />
e<strong>en</strong> hoop <strong>met</strong> z’n all<strong>en</strong>.<br />
<strong>Over</strong>tuig<strong>en</strong> leunt grot<strong>en</strong><strong>de</strong>els op het kunn<strong>en</strong> bied<strong>en</strong> van dui<strong>de</strong>lijkheid. Het is<br />
daarom van groot belang om als opdrachtgever e<strong>en</strong> heel scherp <strong>en</strong> dui<strong>de</strong>lijk beeld<br />
neer te zett<strong>en</strong> van wat je wilt bereik<strong>en</strong> <strong>met</strong> het programma. En, net zo belangrijk,<br />
<strong>de</strong> hoofdlijn<strong>en</strong> van hoe je het wilt bereik<strong>en</strong>.<br />
H. Jukema (Delta Lloyd):<br />
Het scherp krijg<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> geplan<strong>de</strong> faser<strong>in</strong>g van e<strong>en</strong> programma is erg<br />
belangrijk voor mij als opdrachtgever. Als je alles tegelijk doet <strong>in</strong> het<br />
programma gaat het <strong>met</strong> zekerheid niet goed kom<strong>en</strong>.<br />
Instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> behulpzaam zijn bij het creër<strong>en</strong> van <strong>de</strong> gew<strong>en</strong>ste<br />
dui<strong>de</strong>lijkheid. In <strong>de</strong> praktijk gebruik<strong>en</strong> wij voor het aanbr<strong>en</strong>g<strong>en</strong> van structuur <strong>in</strong><br />
die beg<strong>in</strong>fase vaak het <strong>in</strong>strum<strong>en</strong>t ‘strategy mapp<strong>in</strong>g’.<br />
Strategy mapp<strong>in</strong>g is geïntroduceerd door Kaplan & Norton 4 als <strong>in</strong>strum<strong>en</strong>t om<br />
het implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> van strategie te faciliter<strong>en</strong>.<br />
In <strong>de</strong> strategy map word<strong>en</strong> <strong>de</strong> belangrijkste strategische doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>en</strong> hun<br />
noodzakelijke <strong>in</strong>terne voorwaard<strong>en</strong> getoond <strong>en</strong> <strong>met</strong> elkaar <strong>in</strong> oorzaak-gevolgverband<br />
geplaatst.<br />
De strategy map wordt <strong>in</strong>gezet bij het ontwikkel<strong>en</strong> van <strong>de</strong> strategie <strong>en</strong> bij het<br />
structurer<strong>en</strong> <strong>en</strong> faciliter<strong>en</strong> van <strong>de</strong> strategische dialoog. De strategy map blijkt <strong>in</strong><br />
<strong>de</strong> praktijk ook uitermate geschikt om <strong>in</strong> te zett<strong>en</strong> bij programmamanagem<strong>en</strong>t.<br />
De grafische weergave blijkt e<strong>en</strong> goed <strong>in</strong>strum<strong>en</strong>t om belangrijke belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong><br />
snel mee te nem<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> gedachtegang van het programma. In die<br />
z<strong>in</strong> faciliteert het proces van het opstell<strong>en</strong> van <strong>de</strong> strategy map <strong>de</strong> e<strong>en</strong>duidige<br />
beeldvorm<strong>in</strong>g bij <strong>de</strong> betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong>.<br />
Daarnaast biedt het ook e<strong>en</strong> <strong>in</strong>strum<strong>en</strong>t om gedur<strong>en</strong><strong>de</strong> het programma te<br />
blijv<strong>en</strong> toets<strong>en</strong> of <strong>de</strong> project<strong>en</strong> <strong>en</strong> activiteit<strong>en</strong> nog bijdrag<strong>en</strong> aan <strong>de</strong> gestel<strong>de</strong><br />
strategische doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> waarvoor het programma is opgesteld. De strategy<br />
map is hiermee e<strong>en</strong> blijv<strong>en</strong>d communicatiemid<strong>de</strong>l <strong>en</strong> helpt bij het blijv<strong>en</strong>d<br />
focus houd<strong>en</strong> op <strong>de</strong> belangrijkste doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> van het programma.<br />
4 Kaplan, R.S. <strong>en</strong> D.P. Norton, Strategy maps, convert<strong>in</strong>g <strong>in</strong>tangible assets <strong>in</strong>to tangible outcomes, Harvard<br />
Bus<strong>in</strong>ess School Press, Boston, Massachusetts, 004<br />
1
Globaal zijn er twee toepass<strong>in</strong>gsgebied<strong>en</strong> voor <strong>de</strong> strategy map b<strong>in</strong>n<strong>en</strong><br />
programma’s. T<strong>en</strong> eerste is dat het aangev<strong>en</strong> van <strong>de</strong> bijdrage van het<br />
programma, <strong>in</strong> relatie tot an<strong>de</strong>re <strong>in</strong>itiatiev<strong>en</strong>, aan <strong>de</strong> doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> van <strong>de</strong><br />
on<strong>de</strong>rnem<strong>in</strong>g. T<strong>en</strong> twee<strong>de</strong> is dat het aangev<strong>en</strong> van <strong>de</strong> bijdrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> on<strong>de</strong>rl<strong>in</strong>ge<br />
verband<strong>en</strong> van alle activiteit<strong>en</strong> <strong>en</strong> project<strong>en</strong> b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> het programma aan <strong>de</strong><br />
overall doelstell<strong>in</strong>g van het programma.<br />
Afhankelijk van het stadium van het programma is <strong>de</strong> diepgang van <strong>de</strong><br />
strategy map verschill<strong>en</strong>d. Op <strong>de</strong> volg<strong>en</strong><strong>de</strong> pag<strong>in</strong>a staat e<strong>en</strong> zeer compact<br />
voorbeeld van e<strong>en</strong> top-level strategy map van e<strong>en</strong> programma.<br />
Figuur 5: Voorbeeld top-level strategy map.<br />
4.3 Tot slot<br />
Zon<strong>de</strong>r e<strong>en</strong> goe<strong>de</strong> formele ophang<strong>in</strong>g mist het programma overtuig<strong>en</strong>d mandaat<br />
<strong>en</strong> zal er heel veel word<strong>en</strong> gecomp<strong>en</strong>seerd <strong>in</strong> overleg <strong>en</strong> afstemm<strong>in</strong>g. Zon<strong>de</strong>r e<strong>en</strong><br />
goe<strong>de</strong> <strong>in</strong>formele ophang<strong>in</strong>g zal het programma geremd word<strong>en</strong> door het gedrag<br />
van belangrijke belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong> die zich niet gecommitteerd voel<strong>en</strong> aan het<br />
programma.
Het bied<strong>en</strong> van dui<strong>de</strong>lijkheid over doel <strong>en</strong> aanpak <strong>en</strong> het belang juist voor<br />
<strong>de</strong>g<strong>en</strong><strong>en</strong> die voor obstructies kunn<strong>en</strong> zorg<strong>en</strong> later <strong>in</strong> het traject, draagt bij<br />
aan het verbeter<strong>en</strong> van <strong>de</strong> <strong>in</strong>formele ophang<strong>in</strong>g. Het is belangrijk om dit te<br />
realiser<strong>en</strong> vóór <strong>de</strong> start, want ondui<strong>de</strong>lijkheid op het punt van <strong>de</strong> ophang<strong>in</strong>g is<br />
later <strong>in</strong> het programma moeilijk te corriger<strong>en</strong>. Instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zoals strategy maps<br />
kunn<strong>en</strong> daarbij help<strong>en</strong> door abstracte begripp<strong>en</strong> <strong>en</strong> doel<strong>en</strong> te concretiser<strong>en</strong> <strong>en</strong> <strong>in</strong><br />
sam<strong>en</strong>hang te ton<strong>en</strong>. In het volg<strong>en</strong><strong>de</strong> hoofdstuk gaan wij <strong>in</strong> op <strong>de</strong> bestur<strong>in</strong>g van<br />
<strong>de</strong> programma’s, bij start, doorloop <strong>en</strong> e<strong>in</strong><strong>de</strong>.<br />
3
5 De bestur<strong>in</strong>g van het programma<br />
E<strong>en</strong> goe<strong>de</strong> bestur<strong>in</strong>g van programma’s is van groot belang. Programma’s hebb<strong>en</strong><br />
grote impact, er is veel geld <strong>en</strong> veel capaciteit mee gemoeid <strong>en</strong> <strong>de</strong> sam<strong>en</strong>hang<br />
<strong>met</strong> an<strong>de</strong>re programma’s <strong>en</strong> project<strong>en</strong> is veelal complex.<br />
Daarnaast is op het mom<strong>en</strong>t van <strong>de</strong> start van het programma <strong>de</strong> strategische doelstell<strong>in</strong>g<br />
vaak (nog) niet geoperationaliseerd (dat is stap één voor <strong>de</strong> programmaorganisatie),<br />
zodat stur<strong>en</strong> op doelrealisatie niet e<strong>en</strong>voudig is.<br />
Kortom, meer<strong>de</strong>re elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zijn aanwezig om e<strong>en</strong> programma uit <strong>de</strong> hand te<br />
lat<strong>en</strong> lop<strong>en</strong> als <strong>de</strong> bestur<strong>in</strong>g niet a<strong>de</strong>quaat is. In dit hoofdstuk lop<strong>en</strong> wij e<strong>en</strong> aantal<br />
belangrijke aandachtsgebied<strong>en</strong> van bestur<strong>in</strong>g langs: scope, geld, capaciteit <strong>en</strong> tijd 5 .<br />
5.1 stur<strong>en</strong> op scope: perman<strong>en</strong>te gr<strong>en</strong>sbewak<strong>in</strong>g<br />
H. Jukema (Delta Lloyd):<br />
Het zit <strong>in</strong> <strong>de</strong> g<strong>en</strong><strong>en</strong> van organisaties om d<strong>in</strong>g<strong>en</strong> constant maar weer te lat<strong>en</strong><br />
aanpass<strong>en</strong>.<br />
Programma’s hebb<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> praktijk e<strong>en</strong> fijnvertakt netwerk van relaties <strong>en</strong><br />
afhankelijkhed<strong>en</strong> <strong>met</strong> an<strong>de</strong>re programma’s, project<strong>en</strong> <strong>en</strong> lijnactiviteit<strong>en</strong>. Dat<br />
kan – als er ge<strong>en</strong> scherpe focus wordt aangebracht op scope, doelstell<strong>in</strong>g <strong>en</strong><br />
mandaat – tot gevolg hebb<strong>en</strong> dat er steeds meer activiteit<strong>en</strong> on<strong>de</strong>r <strong>de</strong> paraplu<br />
van het programma word<strong>en</strong> geschov<strong>en</strong>. En dat is e<strong>en</strong> belangrijk gevaar voor <strong>de</strong><br />
beheersbaarheid, omvang, voortgang <strong>en</strong> doorlooptijd van het programma.<br />
Tijd<strong>en</strong>s het programma is het e<strong>en</strong> zaak van programmamanager <strong>en</strong> opdrachtgever<br />
om die focus te bewar<strong>en</strong>. De programmamanager is <strong>de</strong> bewaker van <strong>de</strong> scope,<br />
maar <strong>de</strong> opdrachtgever bepaalt welke scope wordt gehanteerd.<br />
De opdrachtgever kan het niemand verwijt<strong>en</strong> als <strong>de</strong> scope steeds verbreed wordt,<br />
want <strong>de</strong> opdrachtgever van het programma maakt <strong>de</strong> keuzes.<br />
G. van Sprons<strong>en</strong> (ING Retail):<br />
Het ‘zwaan-kleef-aan-effect’ van programma’s is toerek<strong>en</strong>baar aan opdrachtgevers.<br />
Er zijn voorbeeld<strong>en</strong> te over van grote programma’s die zijn gesneuveld<br />
door e<strong>en</strong> steeds uitdij<strong>en</strong><strong>de</strong> scope. Dat wil niet zegg<strong>en</strong> dat programma’s van<br />
tevor<strong>en</strong> volledig dichtgetimmerd moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong>, maar tijd<strong>en</strong>s <strong>de</strong> uitvoer<strong>in</strong>g<br />
moet m<strong>en</strong> wel steeds e<strong>en</strong> goed begrip hebb<strong>en</strong> van <strong>de</strong> impact van e<strong>en</strong><br />
wijzig<strong>in</strong>g, <strong>de</strong> ermee gepaard gaan<strong>de</strong> risico’s, <strong>de</strong> extra kost<strong>en</strong> <strong>en</strong> <strong>de</strong> <strong>in</strong>vloed<br />
op <strong>de</strong> doorlooptijd.<br />
5 De <strong>in</strong>richt<strong>in</strong>g van <strong>de</strong> plann<strong>in</strong>g & control cycli <strong>in</strong> programmaverband valt buit<strong>en</strong> <strong>de</strong> scope van <strong>de</strong>ze<br />
publicatie.<br />
5
6<br />
5.2 Stur<strong>en</strong> op geld: bus<strong>in</strong>ess as usual<br />
G. van Sprons<strong>en</strong> (ING Retail):<br />
Er is ge<strong>en</strong> excuus om an<strong>de</strong>re r<strong>en</strong>tabiliteitseis<strong>en</strong> te stell<strong>en</strong> aan <strong>de</strong> bij programma’s<br />
behor<strong>en</strong><strong>de</strong> bus<strong>in</strong>ess cases dan aan elke an<strong>de</strong>re <strong>in</strong>vester<strong>in</strong>g die <strong>de</strong> bank<br />
doet.<br />
I<strong>de</strong>aliter zijn kost<strong>en</strong> <strong>en</strong> opbr<strong>en</strong>gst<strong>en</strong> goed <strong>in</strong> te schatt<strong>en</strong>. In <strong>de</strong> praktijk is dat niet<br />
altijd zo makkelijk, want:<br />
1. <strong>de</strong> <strong>in</strong>schatt<strong>in</strong>g is gebaseerd op moeilijk objectief te toets<strong>en</strong> aannames<br />
. <strong>de</strong> <strong>in</strong>schatt<strong>in</strong>g<strong>en</strong> word<strong>en</strong> soms betrekkelijk vrijblijv<strong>en</strong>d gemaakt<br />
3. er wordt niet altijd <strong>met</strong> het juiste overzicht over het geheel geoor<strong>de</strong>eld t<strong>en</strong><br />
aanzi<strong>en</strong> van kost<strong>en</strong> <strong>en</strong> opbr<strong>en</strong>gst<strong>en</strong>.<br />
5.2.1 <strong>de</strong> zwakste schakel <strong>in</strong> <strong>de</strong> ket<strong>en</strong><br />
E<strong>en</strong> bus<strong>in</strong>ess case is zo<br />
sterk als <strong>de</strong> kwaliteit van <strong>de</strong><br />
on<strong>de</strong>rligg<strong>en</strong><strong>de</strong> aannames.<br />
De realiteitswaar<strong>de</strong> van <strong>de</strong>ze<br />
aannames is vooraf vaak<br />
moeilijk vast te stell<strong>en</strong> door<br />
dieg<strong>en</strong>e die e<strong>en</strong> besliss<strong>in</strong>g<br />
moet nem<strong>en</strong> over <strong>de</strong><br />
toewijz<strong>in</strong>g van <strong>de</strong> budgett<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> voor <strong>de</strong> hand ligg<strong>en</strong><strong>de</strong>, maar <strong>in</strong> <strong>de</strong> praktijk vaak verget<strong>en</strong> vuistregel is dat<br />
<strong>de</strong>g<strong>en</strong>e die <strong>de</strong> realiteitswaar<strong>de</strong> het best kan beoor<strong>de</strong>l<strong>en</strong>, <strong>de</strong> <strong>in</strong>schatt<strong>in</strong>g moet<br />
mak<strong>en</strong>.<br />
De programmamanager zal zich kritisch opstell<strong>en</strong> t<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> van <strong>de</strong> <strong>in</strong>schatt<strong>in</strong>g<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> aannames. De programmamanager moet e<strong>en</strong> beeld zi<strong>en</strong> te krijg<strong>en</strong> van <strong>de</strong><br />
realiteitswaar<strong>de</strong> van <strong>de</strong> aannames <strong>en</strong> <strong>in</strong>schatt<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>en</strong> doet dit door <strong>de</strong>ze ter<br />
toets<strong>in</strong>g voor te legg<strong>en</strong> aan an<strong>de</strong>r<strong>en</strong>. De programmamanager organiseert <strong>de</strong><br />
toets<strong>in</strong>g op basis van ‘best effort’, maar kan zelf niet verantwoor<strong>de</strong>lijk word<strong>en</strong><br />
gehoud<strong>en</strong> voor <strong>de</strong> realiteitswaar<strong>de</strong> van <strong>de</strong> aannames <strong>en</strong> schatt<strong>in</strong>g<strong>en</strong>.<br />
G. van Sprons<strong>en</strong> (ING Retail):<br />
Bus<strong>in</strong>esscase: <strong>de</strong> kost<strong>en</strong>kant is simpel; je weet <strong>met</strong> hoeveel m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> je eraan<br />
kan werk<strong>en</strong>, aantal jaar maal capaciteit is <strong>de</strong> kost<strong>en</strong>kant. In feite k<strong>en</strong> je daarmee<br />
je maximale burn rate. Die berek<strong>en</strong><strong>in</strong>g kan ie<strong>de</strong>re<strong>en</strong> mak<strong>en</strong>. Wat echt<br />
moeilijk is, is <strong>de</strong> opbr<strong>en</strong>gst<strong>en</strong>kant. Dat moet <strong>de</strong> commercie kunn<strong>en</strong> aangev<strong>en</strong>.<br />
Meetbaar <strong>en</strong> concreet: dat betek<strong>en</strong>t dat je <strong>in</strong>zicht moet hebb<strong>en</strong> <strong>in</strong> je product-<br />
<strong>en</strong> klantr<strong>en</strong>tabiliteit, share of wallet, et cetera. Zon<strong>de</strong>r dat <strong>in</strong>zicht wordt <strong>de</strong><br />
opbr<strong>en</strong>gst<strong>en</strong>kant van <strong>de</strong> bus<strong>in</strong>ess case ‘boterzacht’.
5.2.2 Wie zijn bill<strong>en</strong> brandt…<br />
De aannames kunn<strong>en</strong> daarnaast door <strong>de</strong> aanvrag<strong>en</strong><strong>de</strong> manager word<strong>en</strong><br />
beïnvloed, om zodo<strong>en</strong><strong>de</strong> e<strong>en</strong> positieve besliss<strong>in</strong>g over <strong>de</strong> toewijz<strong>in</strong>g van <strong>de</strong><br />
budgett<strong>en</strong> af te dw<strong>in</strong>g<strong>en</strong>. Ook hier moet m<strong>en</strong> alert op zijn.<br />
P. van Schijn<strong>de</strong>l (Rabobank):<br />
Ik word heel wantrouw<strong>en</strong>d als er te veel wordt beloofd – dat <strong>de</strong>ugt op voorhand<br />
niet.<br />
Er zijn natuurlijk meer<strong>de</strong>re mogelijkhed<strong>en</strong>, zoals, het vastlegg<strong>en</strong>, besprek<strong>en</strong>,<br />
toets<strong>en</strong> <strong>en</strong> breed communicer<strong>en</strong> van alle aannames, maar die maatregel<strong>en</strong> zijn<br />
nog steeds betrekkelijk ‘zacht’. In <strong>de</strong> praktijk werkt direct confronter<strong>en</strong> <strong>met</strong> <strong>de</strong><br />
consequ<strong>en</strong>ties het beste. De aanvrag<strong>en</strong><strong>de</strong> manager ziet zowel <strong>de</strong> kost<strong>en</strong> als<br />
opbr<strong>en</strong>gst<strong>en</strong> uit het project of programma terugkom<strong>en</strong> <strong>in</strong> zijn af<strong>de</strong>l<strong>in</strong>gsbudgett<strong>en</strong>,<br />
performancecriteria <strong>en</strong> bonusregel<strong>in</strong>g<strong>en</strong>. Hierdoor zal <strong>de</strong>ze manager zich sneller<br />
g<strong>en</strong>eigd voel<strong>en</strong> om te han<strong>de</strong>l<strong>en</strong> alsof het e<strong>en</strong> ‘normale’ <strong>in</strong>vester<strong>in</strong>g betreft.<br />
G. van Sprons<strong>en</strong> (ING Retail):<br />
De stok achter <strong>de</strong> <strong>de</strong>ur voor reële <strong>in</strong>schatt<strong>in</strong>g<strong>en</strong>: <strong>de</strong> uitkomst<strong>en</strong> van <strong>de</strong> bus<strong>in</strong>ess<br />
case word<strong>en</strong> rechtstreeks <strong>in</strong>geboekt <strong>in</strong> <strong>de</strong> budgett<strong>en</strong> <strong>en</strong> afsprak<strong>en</strong> voor <strong>de</strong><br />
managers.<br />
Het spreekt voor zich dat het on<strong>de</strong>r <strong>de</strong> loep nem<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> bus<strong>in</strong>esscase (op<br />
f<strong>in</strong>anciële <strong>en</strong> an<strong>de</strong>re aspect<strong>en</strong>) <strong>in</strong> <strong>de</strong> stuurgroep van het programma ge<strong>en</strong><br />
e<strong>en</strong>malige exercitie is. Met <strong>en</strong>ige regelmaat – <strong>en</strong> zeker als er wijzig<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>in</strong><br />
scope of plann<strong>in</strong>g optred<strong>en</strong> – zal <strong>de</strong> actuele status van <strong>de</strong> <strong>in</strong>schatt<strong>in</strong>g<strong>en</strong> opnieuw<br />
moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> beoor<strong>de</strong>eld.<br />
5.2.3 Opbr<strong>en</strong>gst<strong>en</strong> <strong>en</strong> kost<strong>en</strong> <strong>in</strong> strategisch perspectief<br />
E<strong>en</strong> aandachtspunt bij <strong>in</strong>schatt<strong>in</strong>g<strong>en</strong> ligt ook <strong>in</strong> het <strong>met</strong> <strong>de</strong> juiste scope beschouw<strong>en</strong><br />
van kost<strong>en</strong> <strong>en</strong> opbr<strong>en</strong>gst<strong>en</strong>. Als er <strong>met</strong> e<strong>en</strong> te nauwe scope wordt gekek<strong>en</strong> naar <strong>de</strong><br />
opbr<strong>en</strong>gst<strong>en</strong>, dan word<strong>en</strong> soms verkeer<strong>de</strong> besliss<strong>in</strong>g<strong>en</strong> g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>. Dit kan gebeur<strong>en</strong><br />
doordat op e<strong>en</strong> te laag niveau <strong>in</strong> <strong>de</strong> organisatie e<strong>en</strong> oor<strong>de</strong>el wordt geveld over e<strong>en</strong><br />
<strong>in</strong>vester<strong>in</strong>g die opbr<strong>en</strong>gst<strong>en</strong> realiseert buit<strong>en</strong> het blikveld van <strong>de</strong> betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong>. Het is<br />
aan <strong>de</strong> programmamanager om kritisch te kijk<strong>en</strong> naar het blikveld van <strong>de</strong>g<strong>en</strong>e die<br />
<strong>de</strong> <strong>in</strong>schatt<strong>in</strong>g<strong>en</strong> maakt.<br />
W. Wicker<strong>in</strong>g (M<strong>en</strong>zis Zorg & Inkom<strong>en</strong>):<br />
E<strong>en</strong> d<strong>in</strong>g dat vervel<strong>en</strong>d is: als je niet oppast wordt op <strong>de</strong>elniveau <strong>de</strong> technische<br />
implem<strong>en</strong>tatie van bijvoorbeeld VECOZO 6 doorgerek<strong>en</strong>d <strong>en</strong> goh, dat kan niet uit.<br />
Maar, m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> verget<strong>en</strong> dat op hoger niveau <strong>de</strong> b<strong>en</strong>efits allang erg<strong>en</strong>s an<strong>de</strong>rs<br />
word<strong>en</strong> verantwoord <strong>en</strong> gevond<strong>en</strong>.<br />
6 VECOZO is opgericht door zorgverzekeraars <strong>met</strong> als doel <strong>de</strong> adm<strong>in</strong>istratieve han<strong>de</strong>l<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> zorg<br />
te versimpel<strong>en</strong>. De twee belangrijkste applicaties die VECOZO biedt, zijn <strong>de</strong> onl<strong>in</strong>e controle op<br />
verzeker<strong>in</strong>gsrecht <strong>en</strong> het elektronisch <strong>de</strong>claratieportaal.<br />
7
8<br />
5.3 Stur<strong>en</strong> op capaciteit: het ware knelpunt<br />
I<strong>de</strong>aliter bestaat er <strong>met</strong> e<strong>en</strong> geaccor<strong>de</strong>er<strong>de</strong> bus<strong>in</strong>esscase e<strong>en</strong> afspraak over <strong>de</strong><br />
bested<strong>in</strong>g<strong>en</strong> (<strong>en</strong> opbr<strong>en</strong>gst<strong>en</strong>) b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> e<strong>en</strong> programma. In <strong>de</strong> praktijk is merkbaar<br />
dat – onafhankelijk of bested<strong>in</strong>g<strong>en</strong> geaccor<strong>de</strong>erd zijn – het geld soms niet zozeer<br />
het knelpunt is. In werkelijkheid is <strong>de</strong> schaarste <strong>in</strong> specifieke k<strong>en</strong>nis van m<strong>en</strong>s<strong>en</strong><br />
of e<strong>en</strong> tekort <strong>in</strong> overall capaciteit van bijvoorbeeld e<strong>en</strong> ICT-testomgev<strong>in</strong>g het<br />
knelpunt. Dat is e<strong>en</strong> bek<strong>en</strong><strong>de</strong> valkuil <strong>in</strong> het project<strong>en</strong>bedrijf van organisaties.<br />
Met budget is niet altijd <strong>de</strong> juiste, b<strong>en</strong>odig<strong>de</strong> expertise of ervar<strong>in</strong>g te ‘kop<strong>en</strong>’ <strong>en</strong><br />
moet er – ondanks <strong>de</strong> ‘zak <strong>met</strong> geld’ – gebe<strong>de</strong>ld word<strong>en</strong> om tijd van <strong>de</strong> juiste<br />
persoon. Dat zijn praktische knelpunt<strong>en</strong> waar <strong>de</strong> programmamanager alert op<br />
moet zijn. Vaak gaat <strong>de</strong> stuurgroep ervan uit dat <strong>met</strong> <strong>de</strong> ‘zak <strong>met</strong> geld’ aan alle<br />
randvoorwaard<strong>en</strong> is voldaan. De programmamanager moet dus vooraf e<strong>en</strong> zo<br />
goed mogelijke <strong>in</strong>schatt<strong>in</strong>g mak<strong>en</strong> van <strong>de</strong> b<strong>en</strong>odig<strong>de</strong> profiel<strong>en</strong> <strong>en</strong> stur<strong>en</strong> op <strong>de</strong><br />
beschikbaarheid daarvan.<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
Neg<strong>en</strong> van <strong>de</strong> ti<strong>en</strong> keer is niet geld het eerste probleem, maar <strong>de</strong> juiste<br />
b<strong>en</strong>odig<strong>de</strong> resources. Dan heb je budget maar niet <strong>de</strong> juiste m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> <strong>en</strong> sta<br />
je nog <strong>met</strong> lege hand<strong>en</strong>.<br />
5.4 Stur<strong>en</strong> op tijd: k<strong>en</strong> het belang<br />
Het bereik<strong>en</strong> van het doel <strong>in</strong> e<strong>en</strong> complexe omgev<strong>in</strong>g <strong>met</strong> veel verschill<strong>en</strong><strong>de</strong><br />
belang<strong>en</strong> <strong>en</strong> afhankelijkhed<strong>en</strong> van an<strong>de</strong>re programma’s of project<strong>en</strong>, is niet<br />
gemakkelijk. En dat dan ook nog op e<strong>en</strong> afgesprok<strong>en</strong> tijd do<strong>en</strong>, is simpelweg<br />
moeilijk. Stur<strong>en</strong> op tijd is wel altijd e<strong>en</strong> belangrijk punt, al is het alle<strong>en</strong> maar<br />
omdat uitloop scha<strong>de</strong>lijk is voor <strong>de</strong> reputatie van betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong>. Daarnaast<br />
betek<strong>en</strong>t uitloop <strong>in</strong> e<strong>en</strong> programma of e<strong>en</strong> project meestal e<strong>en</strong> niet-geplan<strong>de</strong><br />
bested<strong>in</strong>g van resources, zelfs als <strong>de</strong> betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> gedur<strong>en</strong><strong>de</strong> <strong>de</strong> uitloop niet<br />
‘<strong>in</strong> <strong>de</strong> wachtstand staan’. Bij het stur<strong>en</strong> op <strong>de</strong> tijd of op <strong>de</strong> doorlooptijd van het<br />
programma is het zaak om te on<strong>de</strong>rk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> of tijd e<strong>en</strong> kritieke stuurvariabele is.<br />
E<strong>en</strong> kritieke stuurvariabele is e<strong>en</strong> stuurvariabele die belangrijker is dan <strong>de</strong> an<strong>de</strong>re<br />
stuurvariabel<strong>en</strong> zoals geld of risico. Als <strong>de</strong> bestaan<strong>de</strong> di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong><strong>in</strong>g aan <strong>de</strong><br />
klant<strong>en</strong> op or<strong>de</strong> blijft kan het m<strong>in</strong><strong>de</strong>r cruciaal zijn of <strong>de</strong> organisatieveran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g<br />
e<strong>en</strong> kwartaal eer<strong>de</strong>r of later wordt geëffectueerd (hoewel vermijdbare<br />
vertrag<strong>in</strong>g altijd e<strong>en</strong> verspill<strong>in</strong>g van resources is). Maar, als het on<strong>de</strong>rhoud van<br />
<strong>de</strong> adm<strong>in</strong>istratieve c<strong>en</strong>trale system<strong>en</strong> door e<strong>en</strong> leverancier op e<strong>en</strong> bepaal<strong>de</strong><br />
datum wordt gestopt, dan is <strong>de</strong> vervang<strong>in</strong>g van het c<strong>en</strong>trale systeem <strong>in</strong> het<br />
veran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>gsprogramma e<strong>en</strong> absoluut tijdkritisch elem<strong>en</strong>t. Zo ook bijvoorbeeld<br />
<strong>in</strong> het programma om e<strong>en</strong> <strong>in</strong>terbancair overe<strong>en</strong>gekom<strong>en</strong> betaalstandaard <strong>in</strong><br />
te voer<strong>en</strong> op e<strong>en</strong> al aan <strong>de</strong> markt gecommuniceer<strong>de</strong> <strong>in</strong>voer<strong>in</strong>gsdatum. Ge<strong>en</strong><br />
bank zal zich kunn<strong>en</strong> permitter<strong>en</strong> om te laat op te lever<strong>en</strong>. Stur<strong>en</strong> op tijd is<br />
dan het leid<strong>en</strong><strong>de</strong> criterium. Dit kan ertoe leid<strong>en</strong> dat <strong>de</strong> an<strong>de</strong>re criteria hieraan<br />
on<strong>de</strong>rgeschikt moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gemaakt.
Afsluit<strong>en</strong> van programma’s: lastiger dan het kl<strong>in</strong>kt<br />
Programma’s k<strong>en</strong>n<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> praktijk vaak e<strong>en</strong> ondui<strong>de</strong>lijk e<strong>in</strong><strong>de</strong>. Door <strong>de</strong> vaak<br />
abstracte, strategische (veran<strong>de</strong>r)doelstell<strong>in</strong>g van het programma is lastig<br />
concreet te mak<strong>en</strong> wanneer het doel precies is bereikt.<br />
Bijvoorbeeld bij het beë<strong>in</strong>dig<strong>en</strong> van het programma om <strong>de</strong> complete back-<br />
officeverwerk<strong>in</strong>g van e<strong>en</strong> grote f<strong>in</strong>anciële <strong>in</strong>stell<strong>in</strong>g ‘straight through process<strong>in</strong>g’<br />
te mak<strong>en</strong>, is alertheid vereist. Wanneer is het programma nu klaar? Wanneer<br />
is straight through process<strong>in</strong>g ver g<strong>en</strong>oeg doorgevoerd om het rester<strong>en</strong><strong>de</strong><br />
werk over te kunn<strong>en</strong> drag<strong>en</strong> aan <strong>de</strong> lijnorganisatie? Als het grootste <strong>de</strong>el van<br />
het programma is gerealiseerd <strong>en</strong> <strong>de</strong> laatste on<strong>de</strong>r<strong>de</strong>l<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> steigers zijn<br />
gezet of pas als het laatste project is opgeleverd? Als <strong>de</strong> nieuwe werkwijz<strong>en</strong><br />
net zijn geïntroduceerd of als het ‘nieuwe werk<strong>en</strong>’ zich <strong>in</strong> <strong>de</strong> praktijk bewez<strong>en</strong><br />
heeft? Als het licht op <strong>de</strong> af<strong>de</strong>l<strong>in</strong>g uit kan, omdat er alle<strong>en</strong> mach<strong>in</strong>es zoem<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> e<strong>en</strong> kle<strong>in</strong> <strong>de</strong>el van <strong>de</strong> rester<strong>en</strong><strong>de</strong> bezett<strong>in</strong>g <strong>in</strong> e<strong>en</strong> ‘controlroom’ zit om <strong>de</strong><br />
processtroom te monitor<strong>en</strong>? Of als <strong>de</strong> bestaan<strong>de</strong> bezett<strong>in</strong>g nog <strong>de</strong> hand<strong>en</strong> vol<br />
heeft <strong>met</strong> afvloei<strong>en</strong>, herschol<strong>en</strong> <strong>en</strong> herplaats<strong>en</strong>? Er bestaat ge<strong>en</strong> universeel<br />
pasklaar antwoord op <strong>de</strong>ze vrag<strong>en</strong>. Het belangrijkste is <strong>in</strong> ie<strong>de</strong>r geval om niet<br />
te verget<strong>en</strong> het e<strong>in</strong><strong>de</strong> dui<strong>de</strong>lijk te marker<strong>en</strong>. Op het mom<strong>en</strong>t van beë<strong>in</strong>dig<strong>in</strong>g<br />
hoeft nog niet alles ‘af’ te zijn, maar moet <strong>de</strong> lijnorganisatie klaar zijn om <strong>de</strong><br />
verantwoor<strong>de</strong>lijkheid zelf weer over te nem<strong>en</strong>. Dit voorkomt dat e<strong>en</strong> programma<br />
te lang blijft ‘hang<strong>en</strong>’ <strong>en</strong> zelf e<strong>en</strong> soort onwrikbaar <strong>in</strong>stituut <strong>in</strong> e<strong>en</strong> organisatie<br />
wordt. E<strong>en</strong> programma is ge<strong>en</strong> af<strong>de</strong>l<strong>in</strong>g <strong>en</strong> moet dat ook niet word<strong>en</strong>.<br />
In ie<strong>de</strong>r geval e<strong>in</strong>digt het programma altijd vóór het laatste project e<strong>in</strong>digt,<br />
want <strong>in</strong> <strong>de</strong> laatste fase van e<strong>en</strong> programma, als er nog maar <strong>en</strong>kele project<strong>en</strong><br />
zijn die hun oplever<strong>in</strong>g na<strong>de</strong>r<strong>en</strong>, heeft programmatische stur<strong>in</strong>g onvoldo<strong>en</strong><strong>de</strong><br />
toegevoeg<strong>de</strong> waar<strong>de</strong>.<br />
5.5 Tot slot<br />
In dit hoofdstuk hebb<strong>en</strong> wij kort <strong>en</strong>kele belangrijke on<strong>de</strong>r<strong>de</strong>l<strong>en</strong> van <strong>de</strong> bestur<strong>in</strong>g<br />
besprok<strong>en</strong> <strong>en</strong> voorzi<strong>en</strong> van belangrijke praktische kanttek<strong>en</strong><strong>in</strong>g<strong>en</strong>. Inzake het<br />
manag<strong>en</strong> van scope is dat <strong>met</strong> name <strong>de</strong> kunst van het behoorlijk volhard<strong>en</strong>d ‘nee’<br />
kunn<strong>en</strong> zegg<strong>en</strong>. T<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> van het geld betreft het vooral: <strong>de</strong> juiste person<strong>en</strong><br />
te v<strong>in</strong>d<strong>en</strong> om <strong>de</strong> <strong>in</strong>schatt<strong>in</strong>g<strong>en</strong> te mak<strong>en</strong> <strong>en</strong> h<strong>en</strong> verantwoor<strong>de</strong>lijk te houd<strong>en</strong><br />
voor hun <strong>in</strong>schatt<strong>in</strong>g<strong>en</strong>. Op het gebied van capaciteit is het belangrijkste dat<br />
<strong>de</strong> programmamanager niet vergeet dat <strong>met</strong> geld nog niet altijd <strong>de</strong> gew<strong>en</strong>ste<br />
resources beschikbaar zijn. Op het vlak van stur<strong>en</strong> op tijd is het belangrijk om<br />
dui<strong>de</strong>lijk te mak<strong>en</strong> of tijd <strong>de</strong> kritieke stuurvariabele is of niet. Bij het stur<strong>en</strong> op tijd<br />
hoort ook <strong>de</strong> aandacht voor het beë<strong>in</strong>dig<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> programma, wat lastiger is<br />
dan het lijkt.<br />
9
30<br />
Cruciaal bij <strong>de</strong> bestur<strong>in</strong>g is ook om <strong>de</strong>ze zak<strong>en</strong> niet als e<strong>en</strong>malige afweg<strong>in</strong>g<strong>en</strong><br />
te beschouw<strong>en</strong>, maar om gedur<strong>en</strong><strong>de</strong> het programma te blijv<strong>en</strong> monitor<strong>en</strong><br />
op <strong>de</strong>ze punt<strong>en</strong>. Bestur<strong>en</strong> betek<strong>en</strong>t elke keer opnieuw doorrek<strong>en</strong><strong>en</strong> welke<br />
consequ<strong>en</strong>ties aanpass<strong>in</strong>g<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> (gehad). Bijstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> telk<strong>en</strong>s<br />
zichtbaar word<strong>en</strong> gemaakt <strong>in</strong> <strong>de</strong> doel<strong>en</strong>set, zoals: weergegev<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> strategy<br />
map <strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> bus<strong>in</strong>ess case. Dui<strong>de</strong>lijk moet word<strong>en</strong> gemaakt hoe zak<strong>en</strong> als<br />
het budget zich daarbij ontwikkel<strong>en</strong> t<strong>en</strong> opzichte van <strong>de</strong> voortgang. Het kan<br />
<strong>en</strong> mag ge<strong>en</strong> e<strong>en</strong>malige exercitie zijn. E<strong>en</strong> bus<strong>in</strong>ess case moet vele mal<strong>en</strong><br />
terugkom<strong>en</strong> op <strong>de</strong> ag<strong>en</strong>da van e<strong>en</strong> programmastuurgroep.<br />
In het volg<strong>en</strong><strong>de</strong> hoofdstuk gaan wij <strong>in</strong> op <strong>de</strong> kritieke succesfactor ‘draagvlak’.
6 Draagvlak b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> e<strong>en</strong> programma<br />
Geregeld wordt het begrip draagvlak als haarlemmerolie van stal gehaald, want<br />
<strong>in</strong> alle gevall<strong>en</strong> is bij veran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g draagvlak nodig. Wij hebb<strong>en</strong> daar echter e<strong>en</strong><br />
g<strong>en</strong>uanceer<strong>de</strong> visie op. Om zak<strong>en</strong> gedaan te krijg<strong>en</strong> is draagvlak nodig, maar het<br />
antwoord op e<strong>en</strong> aantal vrag<strong>en</strong> stuurt <strong>de</strong> keuzes bij het bereik<strong>en</strong> van ‘draagvlak’.<br />
Die vrag<strong>en</strong> zijn:<br />
— wat is <strong>de</strong> doelgroep voor het ontwikkel<strong>en</strong> van draagvlak<br />
— wat wordt beoogd bij <strong>de</strong>ze doelgroep (<strong>in</strong>former<strong>en</strong>, <strong>in</strong>volver<strong>en</strong> of goedkeur<strong>in</strong>g<br />
vrag<strong>en</strong>)<br />
— wie is op <strong>en</strong>ig mom<strong>en</strong>t <strong>de</strong> meest aangewez<strong>en</strong> persoon om draagvlak te<br />
creër<strong>en</strong><br />
— <strong>in</strong> welke omstandighed<strong>en</strong> bev<strong>in</strong>dt het programma zich <strong>en</strong> wat is <strong>de</strong> impact<br />
voor <strong>de</strong> doelgroep?<br />
In on<strong>de</strong>rstaan<strong>de</strong> figuur staat e<strong>en</strong> eerste doorkijk naar <strong>de</strong> afweg<strong>in</strong>g<strong>en</strong> die<br />
rond het ontwikkel<strong>en</strong> van draagvlak spel<strong>en</strong>. In <strong>de</strong> volg<strong>en</strong><strong>de</strong> paragraf<strong>en</strong><br />
gaan wij dieper <strong>in</strong> op het ontwikkel<strong>en</strong> van draagvlak <strong>in</strong> het licht van <strong>de</strong><br />
gestel<strong>de</strong> vrag<strong>en</strong>.<br />
Figuur 6: Afweg<strong>in</strong>g<strong>en</strong> rond draagvlakontwikkel<strong>in</strong>g.<br />
31
3<br />
6.1 Soms is draagvlak e<strong>en</strong> luxe<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
Draagvlak is mooi <strong>en</strong> moet <strong>de</strong> basishoud<strong>in</strong>g zijn. Maar, <strong>de</strong> praktijk: ‘cut the<br />
crap’. Als je écht e<strong>en</strong> probleem hebt, mak<strong>en</strong> kost<strong>en</strong> of draagvlak niet meer uit.<br />
Werkelijke s<strong>en</strong>se of urg<strong>en</strong>cy kraakt alles.<br />
Er zijn omstandighed<strong>en</strong> b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> bijna<br />
elk programma waarbij alle <strong>en</strong>ergie,<br />
capaciteit, d<strong>en</strong>kkracht <strong>en</strong> mom<strong>en</strong>tum op<br />
e<strong>en</strong> <strong>en</strong>kel aspect zijn gericht. We hebb<strong>en</strong><br />
het hier bijvoorbeeld over <strong>de</strong> gevall<strong>en</strong> dat<br />
e<strong>en</strong> kritieke <strong>de</strong>adl<strong>in</strong>e overschred<strong>en</strong> dreigt<br />
te word<strong>en</strong>, die grote gevolg<strong>en</strong> heeft voor<br />
het programma. Of bijvoorbeeld <strong>in</strong> het<br />
geval dat e<strong>en</strong> calamiteit zich voordoet.<br />
Hoe goed ook <strong>de</strong> programmamanager <strong>de</strong><br />
risicoanalyses heeft gedaan, <strong>de</strong> issue-logs<br />
bewaakt <strong>en</strong> het verwacht<strong>in</strong>gsmanagem<strong>en</strong>t vormgeeft, <strong>de</strong>ze mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kom<strong>en</strong> <strong>in</strong><br />
elk programma voor. Op die mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> moet m<strong>en</strong> constater<strong>en</strong> dat draagvlak soms<br />
e<strong>en</strong> luxe is. E<strong>en</strong> luxe waarvoor wellicht op dat mom<strong>en</strong>t ge<strong>en</strong> tijd is.<br />
Deze situatie kan zich ook voordo<strong>en</strong> bij programma’s die <strong>in</strong> hun aard al<br />
tijdskritisch zijn, bijvoorbeeld doordat <strong>de</strong> <strong>de</strong>adl<strong>in</strong>e heel ambitieus is <strong>en</strong> al extern<br />
(naar klant<strong>en</strong>) is gecommuniceerd.<br />
Maar, <strong>in</strong> het algeme<strong>en</strong> is draagvlak e<strong>en</strong> kwestie die niet uit te vlakk<strong>en</strong> is bij het<br />
realiser<strong>en</strong> van werkelijk succes <strong>in</strong> programma’s. Want, succes wordt uite<strong>in</strong><strong>de</strong>lijk<br />
ge<strong>met</strong><strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> gebruikersorganisatie <strong>en</strong> niet op het programmabureau.<br />
P. van Schijn<strong>de</strong>l (Rabobank):<br />
E<strong>en</strong> programma kan niet word<strong>en</strong> afgerond voordat <strong>de</strong> e<strong>in</strong>dgebruikers<br />
tevred<strong>en</strong> gebruikers zijn. On<strong>de</strong>r normale omstandighed<strong>en</strong> zal het ontwikkel<strong>en</strong><br />
van draagvlak dus e<strong>en</strong> perman<strong>en</strong>t punt van aandacht zijn. Maar, het vereist e<strong>en</strong><br />
goed gevoel van het noodzakelijke on<strong>de</strong>rscheid <strong>in</strong> aanpak voor verschill<strong>en</strong><strong>de</strong><br />
doelgroep<strong>en</strong>. Wij on<strong>de</strong>rscheid<strong>en</strong> <strong>de</strong> s<strong>en</strong>ior stakehol<strong>de</strong>rs, het lijnmanagem<strong>en</strong>t <strong>en</strong><br />
<strong>de</strong> gebruikers.<br />
6.2 S<strong>en</strong>ior belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong>: waar tek<strong>en</strong><strong>en</strong> ze voor?<br />
In <strong>de</strong> praktijk moet strev<strong>en</strong> naar draagvlak <strong>in</strong> het beg<strong>in</strong> van e<strong>en</strong> programma<br />
word<strong>en</strong> <strong>in</strong>gestok<strong>en</strong> als het creër<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> gelijk beeld bij <strong>de</strong> s<strong>en</strong>ior<br />
belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong>. De belangrijkste elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> daarbij zijn, doelstell<strong>in</strong>g, nut <strong>en</strong><br />
noodzaak van het programma.<br />
Bij <strong>de</strong> start is het programma nog niet concreet, is <strong>de</strong> organisatie nog niet <strong>in</strong><br />
<strong>de</strong> volle breedte op <strong>de</strong> hoogte <strong>en</strong> is <strong>de</strong> soms vérstrekk<strong>en</strong><strong>de</strong> impact van het<br />
programma voor vel<strong>en</strong> nog e<strong>en</strong> ver-van-mijn-bed-show.
Toch moet op dat mom<strong>en</strong>t het start<strong>en</strong><strong>de</strong> programma e<strong>en</strong> plaats krijg<strong>en</strong> <strong>in</strong> het<br />
aandachtsveld van <strong>de</strong> s<strong>en</strong>ior belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong>. Want, pas als het programma <strong>en</strong><br />
<strong>de</strong> doelstell<strong>in</strong>g scherp op hun netvlies staan, kan <strong>de</strong> programmamanager <strong>met</strong> h<strong>en</strong><br />
<strong>de</strong> verk<strong>en</strong>n<strong>in</strong>g op hoofdlijn<strong>en</strong> start<strong>en</strong> naar <strong>de</strong> b<strong>en</strong>odig<strong>de</strong> activiteit<strong>en</strong>, betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong>,<br />
structuur, scope <strong>en</strong> impact van het programma.<br />
Als <strong>de</strong> ophang<strong>in</strong>g vooraf bij <strong>de</strong> s<strong>en</strong>ior belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong> goed is gedaan door<br />
<strong>de</strong> opdrachtgever, zull<strong>en</strong> <strong>de</strong> standpunt<strong>en</strong> bij <strong>de</strong> start van het programma<br />
geme<strong>en</strong>schappelijk <strong>en</strong> gedrag<strong>en</strong> zijn, zal commitm<strong>en</strong>t dui<strong>de</strong>lijk zijn afgesprok<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> zull<strong>en</strong> <strong>de</strong> s<strong>en</strong>ior belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong> <strong>de</strong>zelf<strong>de</strong> boodschap aan <strong>de</strong> rest van <strong>de</strong><br />
organisatie communicer<strong>en</strong> over het programma. Dat neemt overig<strong>en</strong>s niet weg<br />
dat <strong>in</strong> <strong>de</strong> loop van het programma sluimer<strong>en</strong><strong>de</strong> belang<strong>en</strong>conflict<strong>en</strong> expliciet<br />
kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong>. In dat geval zull<strong>en</strong> <strong>de</strong>ze zak<strong>en</strong> toch regelmatig <strong>de</strong> ag<strong>en</strong>da van <strong>de</strong><br />
stuurgroepverga<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g<strong>en</strong> blijv<strong>en</strong> dom<strong>in</strong>er<strong>en</strong>.<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
Draagvlak meet je uite<strong>in</strong><strong>de</strong>lijk <strong>in</strong> gedrag: ie<strong>de</strong>re<strong>en</strong> spreekt zich uit voor grootse<br />
meeslep<strong>en</strong><strong>de</strong> zak<strong>en</strong> die van strategisch belang zijn, totdat je <strong>de</strong> eis<strong>en</strong> aan<br />
h<strong>en</strong>zelf concretiseert.<br />
6.3 Lijnmanagem<strong>en</strong>t: wat vergt het programma van h<strong>en</strong>?<br />
Zodra het programma e<strong>en</strong> dui<strong>de</strong>lijker beeld kan bied<strong>en</strong> over <strong>de</strong> impact <strong>en</strong><br />
veran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g<strong>en</strong> b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> het dome<strong>in</strong> van <strong>de</strong> lijnmanagers, wordt het manag<strong>en</strong> van<br />
dit <strong>de</strong>el van <strong>de</strong> omgev<strong>in</strong>g e<strong>en</strong> hoofdbestand<strong>de</strong>el voor <strong>de</strong> programmamanager.<br />
Het zijn immers vaak <strong>de</strong> lijnmanagers die <strong>de</strong> veelal schaarse resources moet<strong>en</strong><br />
lever<strong>en</strong> b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> het programma.<br />
Het zijn diezelf<strong>de</strong> lijnmanagers die <strong>de</strong> keuzes van het programma moet<strong>en</strong> gaan<br />
uitdrag<strong>en</strong>. Het programma zal weerstand creër<strong>en</strong> <strong>en</strong> niet alle keuzes die <strong>in</strong> het<br />
programma word<strong>en</strong> gemaakt, zull<strong>en</strong> leid<strong>en</strong> tot vrolijkheid bij an<strong>de</strong>r<strong>en</strong>. Terwijl <strong>in</strong><br />
dit stadium van het programma <strong>de</strong> lijnmanagers daadwerkelijk hun <strong>in</strong>spann<strong>in</strong>g<strong>en</strong><br />
moet<strong>en</strong> gaan lever<strong>en</strong> <strong>en</strong> hun capaciteit vrij zull<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> gaan mak<strong>en</strong>. Het spel<br />
dat dan gespeeld wordt door <strong>en</strong> <strong>met</strong> <strong>de</strong> lijnmanagers, is gebaat bij e<strong>en</strong> goed<br />
ontwikkeld draagvlak bij h<strong>en</strong>.<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
Ie<strong>de</strong>re betrokk<strong>en</strong> manager kan zoveel vrag<strong>en</strong> opwerp<strong>en</strong> dat alle ra<strong>de</strong>r<strong>en</strong> van<br />
het programma stopp<strong>en</strong>. Het is heel gemakkelijk om als lijnmanager e<strong>en</strong> ‘spaak<br />
<strong>in</strong> het wiel’ van e<strong>en</strong> programma te stek<strong>en</strong>. Daarbij moet je je realiser<strong>en</strong>: veran<strong>de</strong>r<strong>en</strong><br />
gaat net zo snel als <strong>de</strong> langzaamste van begrip toestaat.<br />
De programmamanager kan dui<strong>de</strong>lijk voorwerk do<strong>en</strong> <strong>en</strong> verwacht<strong>in</strong>g<strong>en</strong><br />
manag<strong>en</strong>, maar op e<strong>en</strong> gegev<strong>en</strong> mom<strong>en</strong>t is het <strong>de</strong> lijnmanager die b<strong>in</strong>n<strong>en</strong><br />
<strong>de</strong> eig<strong>en</strong> organisatie het draagvlak moet creër<strong>en</strong>. De druk van <strong>de</strong> lijn is soms<br />
nodig om van <strong>in</strong>t<strong>en</strong>tie tot dad<strong>en</strong> te kom<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> goe<strong>de</strong> programmamanager<br />
zal dan ook zelf <strong>de</strong> lijnmanagers of <strong>de</strong> boegbeeld<strong>en</strong> uit <strong>de</strong> organisatie<br />
mobiliser<strong>en</strong> op mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> dat het gew<strong>en</strong>st is.<br />
33
34<br />
P. van Schijn<strong>de</strong>l (Rabobank):<br />
Draagvlak ontwikkel<strong>en</strong> kan alle<strong>en</strong> gebeur<strong>en</strong> door <strong>de</strong> eig<strong>en</strong> leid<strong>in</strong>ggev<strong>en</strong>d<strong>en</strong>.<br />
6.4 MEDEWERKERS: WAT BETEKENT HET IN DE PRAKTIJK?<br />
De laatste groep om draagvlak bij te verkrijg<strong>en</strong> voor het programma is het<br />
‘lijd<strong>en</strong>d voorwerp’; alle me<strong>de</strong>werkers die als gevolg van het programma<br />
<strong>met</strong> veran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g<strong>en</strong> word<strong>en</strong> geconfronteerd.<br />
De programmamanager moet zich bij het creër<strong>en</strong> van draagvlak bewust zijn<br />
van zijn eig<strong>en</strong> rol <strong>in</strong> het creër<strong>en</strong> van draagvlak. E<strong>en</strong> programmamanager is<br />
niet zelf <strong>de</strong>g<strong>en</strong>e die het draagvlak kan creër<strong>en</strong>, dat zijn <strong>de</strong> lijnmanagers.<br />
Ook hier komt <strong>de</strong> vraag terug wat m<strong>en</strong> <strong>met</strong> het draagvlak wil bereik<strong>en</strong>.<br />
M<strong>en</strong> moet zich altijd afvrag<strong>en</strong> of het z<strong>in</strong> heeft om bij <strong>de</strong> me<strong>de</strong>werkers<br />
draagvlak te creër<strong>en</strong>. <strong>Over</strong> besliss<strong>in</strong>g<strong>en</strong> die al g<strong>en</strong>om<strong>en</strong> zijn of wettelijk word<strong>en</strong><br />
afgedwong<strong>en</strong>, kan heel veel discussie word<strong>en</strong> gevoerd, maar dat veran<strong>de</strong>rt<br />
niets aan het feit dat <strong>de</strong> besliss<strong>in</strong>g g<strong>en</strong>om<strong>en</strong> is <strong>en</strong> het programma doorgaat. In<br />
het stadium dat e<strong>en</strong> <strong>de</strong>rgelijk programma <strong>in</strong> ontwikkel<strong>in</strong>g is <strong>en</strong> ka<strong>de</strong>rstell<strong>en</strong>d<br />
opereert, is draagvlakontwikkel<strong>in</strong>g voor <strong>de</strong>ze doelgroep niet meer dan goe<strong>de</strong><br />
<strong>in</strong>terne communicatie. Als er ge<strong>en</strong> ‘ontsnapp<strong>in</strong>gsruimte’ is, hoeft daartoe ook<br />
ge<strong>en</strong> geleg<strong>en</strong>heid te word<strong>en</strong> gesuggereerd.<br />
Normaalver<strong>de</strong>l<strong>in</strong>g<br />
-<br />
In <strong>de</strong> praktijk is bijna altijd e<strong>en</strong> soort normaalver<strong>de</strong>l<strong>in</strong>g te zi<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> reactie op<br />
veran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g<strong>en</strong>: e<strong>en</strong> grote groep twijfelt <strong>en</strong> ‘zal het nog wel zi<strong>en</strong>’, e<strong>en</strong> kle<strong>in</strong><br />
groepje manifesteert zich als trekker <strong>en</strong> e<strong>en</strong> kle<strong>in</strong> groepje is expliciet teg<strong>en</strong>.<br />
Aan alledrie <strong>de</strong> groep<strong>en</strong> moet gerichte aandacht word<strong>en</strong> gegev<strong>en</strong>, maar <strong>de</strong><br />
meeste aandacht moet uitgaan naar <strong>de</strong> grote midd<strong>en</strong>groep die twijfelt, daar is<br />
eer te behal<strong>en</strong>. De trekkers moet<strong>en</strong> vooral als ambassa<strong>de</strong>urs word<strong>en</strong> <strong>in</strong>gezet.<br />
T<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> van <strong>de</strong> groep die teg<strong>en</strong> is, is het belangrijk om niet buit<strong>en</strong>proportioneel<br />
veel aandacht te sch<strong>en</strong>k<strong>en</strong> aan <strong>de</strong>ze groep, an<strong>de</strong>rs trekt<br />
<strong>de</strong> grote midd<strong>en</strong>groep ook hun kant op.<br />
Bij <strong>de</strong> uitrol van e<strong>en</strong> programma ‘op <strong>de</strong> werkvloer’ <strong>en</strong> bij <strong>de</strong> operationele<br />
<strong>in</strong>vull<strong>in</strong>g van besliss<strong>in</strong>g<strong>en</strong>, kunn<strong>en</strong> <strong>en</strong> moet<strong>en</strong> <strong>de</strong> me<strong>de</strong>werkers e<strong>en</strong> belangrijke<br />
rol vervull<strong>en</strong>. Dan is werkelijk draagvlak ess<strong>en</strong>tieel. En draagvlak vergt <strong>in</strong> dat<br />
stadium meer dan e<strong>en</strong>richt<strong>in</strong>gscommunicatie.<br />
Dan is het daadwerkelijk betrekk<strong>en</strong> van m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> bij het programma <strong>en</strong> het<br />
ontsluit<strong>en</strong> van hun praktijkervar<strong>in</strong>g e<strong>en</strong> noodzakelijke <strong>in</strong>vull<strong>in</strong>g van draagvlak.<br />
E<strong>en</strong> goe<strong>de</strong>, dui<strong>de</strong>lijk zichtbare betrokk<strong>en</strong>heid van het lijnmanagem<strong>en</strong>t is daarbij<br />
ess<strong>en</strong>tieel, want ook hier geldt dat het ontwikkel<strong>en</strong> van werkelijk draagvlak e<strong>en</strong><br />
taak is van het lijnmanagem<strong>en</strong>t. Het is aan <strong>de</strong> programmamanager om alle<br />
omstandighed<strong>en</strong> zo <strong>in</strong> te regel<strong>en</strong> dat <strong>de</strong> lijnmanagers <strong>in</strong><strong>de</strong>rdaad die positie<br />
als voorstan<strong>de</strong>r (kunn<strong>en</strong>) <strong>in</strong>nem<strong>en</strong>.
6.5 TOT SLOT<br />
Draagvlak is <strong>in</strong> pr<strong>in</strong>cipe e<strong>en</strong> noodzakelijke voorwaar<strong>de</strong> om succesvol<br />
veran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g<strong>en</strong> door te voer<strong>en</strong>. Maar, het moet <strong>met</strong> verstand <strong>en</strong> beleid word<strong>en</strong><br />
nagestreefd. Bijvoorbeeld door scherp voor og<strong>en</strong> te houd<strong>en</strong> wie <strong>de</strong> doelgroep<br />
is: <strong>de</strong> s<strong>en</strong>ior belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong>, <strong>de</strong> lijnmanagers of <strong>de</strong> me<strong>de</strong>werkers op <strong>de</strong><br />
werkvloer. Niet voor elke doelgroep zijn <strong>de</strong> noodzaak <strong>en</strong> <strong>de</strong> aanpak van<br />
draagvlakontwikkel<strong>in</strong>g gelijk. Dus kunn<strong>en</strong> verschill<strong>en</strong><strong>de</strong> aanpakk<strong>en</strong> voor<br />
verschill<strong>en</strong><strong>de</strong> omstandighed<strong>en</strong> constructief zijn.<br />
In alle gevall<strong>en</strong> geldt dat het lijnmanagem<strong>en</strong>t <strong>de</strong>g<strong>en</strong>e is die uite<strong>in</strong><strong>de</strong>lijk<br />
draagvlak kan realiser<strong>en</strong> <strong>en</strong> niet <strong>de</strong> programmaorganisatie.<br />
Naast draagvlak is ook formeel mandaat belangrijk om snelheid <strong>en</strong> daadkracht<br />
te kunn<strong>en</strong> g<strong>en</strong>erer<strong>en</strong>. In het volg<strong>en</strong><strong>de</strong> hoofdstuk gaan wij na<strong>de</strong>r <strong>in</strong> op het<br />
mandaat dat het programma moet hebb<strong>en</strong> om <strong>de</strong> programmaopdracht<br />
waar te mak<strong>en</strong>.<br />
35
7 Mandater<strong>in</strong>g b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> het programma<br />
E<strong>en</strong> programmamanager heeft e<strong>en</strong> bijzon<strong>de</strong>re positie t<strong>en</strong> opzichte van <strong>de</strong><br />
bestaan<strong>de</strong> lijnorganisatie. T<strong>en</strong>zij het programma geheel buit<strong>en</strong> <strong>de</strong> organisatie<br />
is geplaatst, zijn beid<strong>en</strong> tot elkaar veroor<strong>de</strong>eld. Hiermee bedoel<strong>en</strong> we dat<br />
het programma altijd tijd, geld, aandacht <strong>en</strong> capaciteit van <strong>de</strong> lijnorganisatie<br />
zal vrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> dat <strong>de</strong> lijnorganisatie die wel zal moet<strong>en</strong> bied<strong>en</strong> om ook hun<br />
doel<strong>en</strong> te verwez<strong>en</strong>lijk<strong>en</strong>. En dat is vaak lastig voor e<strong>en</strong> lijnorganisatie die<br />
over het algeme<strong>en</strong> ook an<strong>de</strong>re doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> te verwez<strong>en</strong>lijk<strong>en</strong> heeft<br />
(operationele cont<strong>in</strong>uïteit bijvoorbeeld).<br />
Het is dui<strong>de</strong>lijk dat <strong>de</strong>ze sam<strong>en</strong>werk<strong>in</strong>g van tot elkaar veroor<strong>de</strong>eld<strong>en</strong> soms tot<br />
verschill<strong>en</strong> van <strong>in</strong>zicht leidt. Het oploss<strong>en</strong> van die verschill<strong>en</strong> van <strong>in</strong>zicht vereist<br />
dui<strong>de</strong>lijkheid over het mandaat van het programma. Dat mandaat valt feitelijk<br />
uite<strong>en</strong> <strong>in</strong> drie elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong>: het formele mandaat van <strong>de</strong> opdrachtgever, het formele<br />
mandaat van <strong>de</strong> programmamanager <strong>en</strong> <strong>de</strong> opgebouw<strong>de</strong> <strong>in</strong>formele macht van <strong>de</strong><br />
programmamanager.<br />
7.1 PROGRAMMAMANAGER: ZONDER MANDAAT GEEN DAADKRACHT<br />
E<strong>en</strong> programmamanager heeft e<strong>en</strong> dui<strong>de</strong>lijk mandaat nodig om kracht te<br />
ontwikkel<strong>en</strong>.<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
Wat heb je als programmamanager eig<strong>en</strong>lijk nodig? Het mooiste wat je kan<br />
hebb<strong>en</strong>: up front e<strong>en</strong> full commitm<strong>en</strong>t van <strong>de</strong> top voor het programma.<br />
Desnoods van <strong>de</strong> Raad van Commissariss<strong>en</strong>. Toch is <strong>de</strong> praktijk wel an<strong>de</strong>rs.<br />
Bij programma’s is die dui<strong>de</strong>lijkheid<br />
<strong>in</strong> mandaat meer van belang dan<br />
bij project<strong>en</strong>, dit <strong>in</strong> hoofdzaak om<br />
twee red<strong>en</strong><strong>en</strong>. E<strong>en</strong> programma heeft<br />
weliswaar e<strong>en</strong> bek<strong>en</strong><strong>de</strong> strategische<br />
doelstell<strong>in</strong>g, maar <strong>de</strong> concrete<br />
<strong>in</strong>vull<strong>in</strong>g is aan het beg<strong>in</strong> nog<br />
onbek<strong>en</strong>d <strong>en</strong> moet <strong>in</strong> <strong>de</strong> loop van<br />
het programma dui<strong>de</strong>lijke <strong>in</strong>vull<strong>in</strong>g<br />
krijg<strong>en</strong>. T<strong>en</strong> twee<strong>de</strong> loopt e<strong>en</strong><br />
programma vaak dwars over bestaan<strong>de</strong> hiërarchische rapportagelijn<strong>en</strong>.<br />
7.1.1 ONBEKENDHEID VERGT MANDAAT<br />
E<strong>en</strong> dui<strong>de</strong>lijk mandaat is van belang voor e<strong>en</strong> programmamanager, want<br />
<strong>de</strong>ze organiseert nam<strong>en</strong>s <strong>de</strong> opdrachtgever(s) het bereik<strong>en</strong> van e<strong>en</strong><br />
programmadoelstell<strong>in</strong>g. Met name <strong>in</strong> het beg<strong>in</strong> van het programma is <strong>de</strong>ze<br />
doelstell<strong>in</strong>g nog niet concreet gemaakt.<br />
37
38<br />
Dat betek<strong>en</strong>t dat e<strong>en</strong> directe <strong>en</strong> dui<strong>de</strong>lijke set <strong>de</strong>liverables als toetsste<strong>en</strong><br />
ontbreekt, dus <strong>de</strong> vrijheidsgraad van <strong>de</strong> programmamanager moet groter zijn<br />
dan bij projectmanagem<strong>en</strong>t. Daarnaast wordt door <strong>de</strong> programmaorganisatie<br />
b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> <strong>de</strong>ze vrijheidsgraad e<strong>en</strong> hele set van project<strong>en</strong> <strong>en</strong> <strong>in</strong>spann<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong><br />
organisatie geprojecteerd. Dat betek<strong>en</strong>t <strong>in</strong> <strong>de</strong> praktijk dat niet op voorhand exact<br />
is afgebak<strong>en</strong>d welke route zal word<strong>en</strong> afgelegd <strong>en</strong> welke afweg<strong>in</strong>g<strong>en</strong> moet<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong> gemaakt.<br />
Daardoor is het erg moeilijk om concreet <strong>met</strong> elkaar af te stemm<strong>en</strong> b<strong>in</strong>n<strong>en</strong><br />
welke bandbreedte e<strong>en</strong> programmamanager mag operer<strong>en</strong>. Om te voorkom<strong>en</strong><br />
dat e<strong>en</strong> programmamanager strandt <strong>in</strong> het perman<strong>en</strong>t afstemm<strong>en</strong> <strong>met</strong> <strong>de</strong><br />
opdrachtgever(s) moet mandaat vooraf stevig zijn verankerd <strong>en</strong> voldo<strong>en</strong><strong>de</strong> ruim<br />
geformuleerd om e<strong>en</strong> bre<strong>de</strong> waaier aan activiteit<strong>en</strong>, <strong>in</strong>spann<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>en</strong> <strong>in</strong>terv<strong>en</strong>ties<br />
door <strong>de</strong> programmamanager <strong>en</strong> zijn organisatie mogelijk te mak<strong>en</strong>.<br />
H. Jukema (Delta Lloyd):<br />
Dui<strong>de</strong>lijkheid <strong>in</strong> opdracht <strong>en</strong> mandaat voor <strong>de</strong> programmamanager<br />
is <strong>in</strong> <strong>de</strong> praktijk soms het verschil tuss<strong>en</strong> het slag<strong>en</strong> <strong>en</strong> het fal<strong>en</strong> van e<strong>en</strong><br />
programma. Daar kun je nooit te veel tijd <strong>in</strong>gestopt hebb<strong>en</strong>.<br />
Het is verhel<strong>de</strong>r<strong>en</strong>d om vooraf vast te stell<strong>en</strong> welke verantwoor<strong>de</strong>lijkheid <strong>de</strong><br />
programmamanager draagt over het dome<strong>in</strong> waar<strong>in</strong> het programma wordt<br />
uitgevoerd. Is hij: hiërarchisch (H-) verantwoor<strong>de</strong>lijk, functioneel (F-) verantwoor<strong>de</strong>lijk<br />
of operationeel (O-) verantwoor<strong>de</strong>lijk 7 ? Die hel<strong>de</strong>rheid helpt <strong>de</strong><br />
programmamanager, <strong>de</strong> me<strong>de</strong>werkers <strong>in</strong> het programma <strong>en</strong> het aanpal<strong>en</strong><strong>de</strong><br />
lijnmanagem<strong>en</strong>t.<br />
In <strong>de</strong> hiërarchische verantwoor<strong>de</strong>lijkheid is <strong>de</strong> programmamanager gedur<strong>en</strong><strong>de</strong><br />
<strong>de</strong> loop van het (meerjar<strong>en</strong>)programma <strong>de</strong> hiërarchisch leid<strong>in</strong>ggev<strong>en</strong><strong>de</strong> van <strong>de</strong><br />
me<strong>de</strong>werkers <strong>in</strong> het programma (<strong>de</strong> resource manager).<br />
In <strong>de</strong> functionele verantwoor<strong>de</strong>lijkheid <strong>de</strong>f<strong>in</strong>ieert <strong>de</strong> programmamanager <strong>de</strong><br />
wijze van werk<strong>en</strong> van an<strong>de</strong>r<strong>en</strong>, overhandigt hij <strong>de</strong> tools <strong>en</strong> biedt hij on<strong>de</strong>rsteun<strong>in</strong>g<br />
aan an<strong>de</strong>r<strong>en</strong>.<br />
In <strong>de</strong> operationele verantwoor<strong>de</strong>lijkheid is <strong>de</strong> programmamanager daad-<br />
werkelijk verantwoor<strong>de</strong>lijk voor <strong>de</strong> uitvoer<strong>in</strong>g van activiteit<strong>en</strong> die door hem of<br />
haar word<strong>en</strong> georganiseerd <strong>en</strong> <strong>in</strong>geregeld conform <strong>de</strong> eig<strong>en</strong> <strong>in</strong>zicht<strong>en</strong> t<strong>en</strong>e<strong>in</strong><strong>de</strong><br />
afgesprok<strong>en</strong> doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> te behal<strong>en</strong>.<br />
7 On<strong>de</strong>rscheid H-, F-, <strong>en</strong> O-verantwoor<strong>de</strong>lijkheid ontle<strong>en</strong>d aan Gert Wijn<strong>en</strong>, Programmamanagem<strong>en</strong>t<br />
– doelgerichte aanpak van complexe vraagstukk<strong>en</strong>, Twynstra Gud<strong>de</strong> 1994.
7.1.2 GRENSOVERSCHRIJDENDE ACTIVITEITEN VERGEN MANDAAT<br />
E<strong>en</strong> dui<strong>de</strong>lijk mandaat is van belang voor <strong>de</strong> programmamanager, omdat het<br />
programma vaak over <strong>de</strong> hiërarchische kolomm<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> organisatie he<strong>en</strong> gaat.<br />
En dat br<strong>en</strong>gt vaak <strong>de</strong> uitdag<strong>in</strong>g <strong>met</strong> zich mee dat <strong>de</strong> programmamanager ‘iets<br />
moet’ van vel<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> organisatie die all<strong>en</strong> weer verantwoord<strong>in</strong>g aflegg<strong>en</strong> aan<br />
verschill<strong>en</strong>d s<strong>en</strong>ior managem<strong>en</strong>t. De programmamanager moet <strong>in</strong> staat word<strong>en</strong><br />
gesteld daar<strong>in</strong> e<strong>en</strong> factor van belang te zijn, zon<strong>de</strong>r zelf e<strong>en</strong> positie <strong>in</strong> te nem<strong>en</strong> <strong>in</strong><br />
<strong>de</strong> hiërarchie van <strong>de</strong> bestaan<strong>de</strong> lijnorganisatie.<br />
P. van Schijn<strong>de</strong>l (Rabobank):<br />
Voor dat type programma’s zijn mijn programmamanagers niet lager <strong>in</strong> rang<br />
dan <strong>de</strong> directeur<strong>en</strong> van <strong>de</strong>ze bank.<br />
Ie<strong>de</strong>re<strong>en</strong> die <strong>in</strong> <strong>de</strong> rol van programmamanager heeft gezet<strong>en</strong>, weet hoe lastig het<br />
is om zon<strong>de</strong>r directe hiërarchische lijn<strong>en</strong> van programma naar <strong>de</strong> verschill<strong>en</strong><strong>de</strong><br />
doelgroep<strong>en</strong>, tóch <strong>de</strong> <strong>in</strong>vloed uit te oef<strong>en</strong><strong>en</strong> die nodig is. Het is daarvoor wel<br />
cruciaal dat het mandaat van <strong>de</strong> programmamanager ver<strong>de</strong>r reikt dan <strong>de</strong> directe<br />
rapportagelijn van <strong>de</strong> betreff<strong>en</strong><strong>de</strong> lijnmanager <strong>met</strong> zijn baas.<br />
W. Wicker<strong>in</strong>g (M<strong>en</strong>zis Zorg & Inkom<strong>en</strong>):<br />
De programmamanager moet kunn<strong>en</strong> leun<strong>en</strong> op <strong>de</strong> opdrachtgever. Het is e<strong>en</strong><br />
taak van <strong>de</strong> opdrachtgever om <strong>de</strong> m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> uit hun positie <strong>in</strong> <strong>de</strong> lijnorganisatie<br />
te till<strong>en</strong> <strong>en</strong> e<strong>en</strong> rol te gev<strong>en</strong> <strong>in</strong> e<strong>en</strong> project on<strong>de</strong>r leid<strong>in</strong>g van <strong>de</strong> programmamanager.<br />
7.2 MANDAAT PROGRAMMA ZO STERK ALS MANDAAT OPDRACHTGEVER<br />
De kracht die één programmamanager kan ontwikkel<strong>en</strong> hangt af van het<br />
mandaat dat <strong>de</strong> opdrachtgever heeft. E<strong>en</strong> programmamanager opereert<br />
immers nam<strong>en</strong>s <strong>de</strong> opdrachtgever naar e<strong>en</strong> groot <strong>de</strong>el van <strong>de</strong> organisatie toe.<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
E<strong>en</strong> programmamanager moet altijd alert zijn op het mandaat dat hij van <strong>de</strong><br />
opdrachtgever krijgt, maar vooral ook op welk mandaat <strong>de</strong> opdrachtgever heeft.<br />
I<strong>de</strong>aliter is het mandaat van <strong>de</strong> opdrachtgever<br />
van het programma zó vérstrekk<strong>en</strong>d<br />
dat dit het hele dome<strong>in</strong> beslaat waar<strong>in</strong> het<br />
programma zich afspeelt. Dat houdt <strong>in</strong> dat <strong>de</strong><br />
programmamanager altijd kan terugvall<strong>en</strong><br />
op <strong>de</strong> opdrachtgever <strong>in</strong> gevall<strong>en</strong> waar<strong>in</strong><br />
programmaorganisatie <strong>en</strong> lijnorganisatie<br />
bots<strong>en</strong> of hun belang<strong>en</strong> niet parallel lop<strong>en</strong>.<br />
39
40<br />
Immers, als het mandaat van <strong>de</strong> opdrachtgever het hele programmadome<strong>in</strong><br />
beslaat, zijn <strong>de</strong> rapportagelijn<strong>en</strong> voor zowel lijn- als programmaorganisatie<br />
opgehang<strong>en</strong> aan hetzelf<strong>de</strong> punt.<br />
W. Wicker<strong>in</strong>g (M<strong>en</strong>zis Zorg & Inkom<strong>en</strong>):<br />
Het is e<strong>en</strong> voor<strong>de</strong>el als <strong>de</strong> opdrachtgever dan ook mandaat heeft b<strong>in</strong>n<strong>en</strong><br />
het dome<strong>in</strong> van het programma, dat maakt het lev<strong>en</strong> gemakkelijk.<br />
Wij mak<strong>en</strong> altijd heel dui<strong>de</strong>lijke afsprak<strong>en</strong> over <strong>de</strong> verantwoor<strong>de</strong>lijkhed<strong>en</strong> van<br />
<strong>de</strong> lijnorganisatie t<strong>en</strong> opzichte van het programma. Dat is e<strong>en</strong> succesfactor:<br />
<strong>de</strong> dui<strong>de</strong>lijke afsprak<strong>en</strong> vooraf.<br />
In <strong>de</strong> praktijk is het mandaat van <strong>de</strong> opdrachtgever veelal niet e<strong>en</strong>duidig<br />
<strong>in</strong>gericht. Juist vanwege <strong>de</strong> bre<strong>de</strong> impact van e<strong>en</strong> programma wordt het<br />
mandaat voor het programma veelal verle<strong>en</strong>d door e<strong>en</strong> heel directieteam.<br />
En b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> het team is één van <strong>de</strong> directeur<strong>en</strong> <strong>de</strong> (ge<strong>de</strong>legeerd) opdrachtgever<br />
van het programma.<br />
G. van Sprons<strong>en</strong> (ING Retail):<br />
De opdrachtgever moet mandaat hebb<strong>en</strong> voor het hele spectrum van het<br />
programma, nam<strong>en</strong>s <strong>de</strong> collega’s <strong>in</strong> <strong>de</strong> directie. De opdrachtgever is e<strong>en</strong><br />
ess<strong>en</strong>tiële speler <strong>in</strong> <strong>de</strong> programma organisatie <strong>met</strong> eig<strong>en</strong> tak<strong>en</strong>, bevoegdhed<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> verantwoor<strong>de</strong>lijkhed<strong>en</strong>.<br />
Voor <strong>de</strong> programmamanager is dat e<strong>en</strong> situatie waar<strong>in</strong> het zaak is om (op<br />
zijn m<strong>in</strong>st) goed te wet<strong>en</strong> ‘hoe <strong>de</strong> haz<strong>en</strong> lop<strong>en</strong>’ <strong>in</strong> het directieteam <strong>en</strong> ook<br />
goed geïnformeerd te zijn over wat er leeft bij <strong>de</strong> an<strong>de</strong>re led<strong>en</strong> van het<br />
directieteam. Volstrekt bl<strong>in</strong>dvar<strong>en</strong> op <strong>de</strong> ge<strong>de</strong>legeer<strong>de</strong> opdrachtgever is niet<br />
aanbevel<strong>en</strong>swaardig.<br />
7.3 VEREIST: FORMEEL MANDAAT ÉN INFORMELE MACHT<br />
In voorgaan<strong>de</strong> paragraf<strong>en</strong> kwam het formele mandaat van opdrachtgever <strong>en</strong><br />
programmamanager aan <strong>de</strong> or<strong>de</strong>. Uite<strong>in</strong><strong>de</strong>lijk is dat <strong>de</strong> ‘stok achter <strong>de</strong> <strong>de</strong>ur’ die <strong>de</strong><br />
programmanager nodig heeft om <strong>in</strong>t<strong>en</strong>ties <strong>in</strong> resultat<strong>en</strong> om te zett<strong>en</strong>. Maar, e<strong>en</strong><br />
programmamanager kan meer macht hebb<strong>en</strong> dan van slechts zijn mandaat kan<br />
word<strong>en</strong> afgeleid. Deze <strong>in</strong>vloed noem<strong>en</strong> wij <strong>in</strong>formele macht.<br />
Informele macht rust op e<strong>en</strong> aantal an<strong>de</strong>re pijlers. T<strong>en</strong> eerste is <strong>de</strong><br />
programmamanager beter <strong>in</strong> staat <strong>in</strong>formele macht te ontwikkel<strong>en</strong> als hij<br />
het vertrouw<strong>en</strong> van <strong>de</strong> opdrachtgever g<strong>en</strong>iet, goed kan schakel<strong>en</strong> <strong>met</strong> <strong>de</strong><br />
opdrachtgever <strong>en</strong> voor <strong>de</strong> juiste zak<strong>en</strong> escaleert. De organisatie weet dan<br />
namelijk dat <strong>de</strong> opdrachtgever vertrouw<strong>en</strong> heeft <strong>in</strong> <strong>de</strong> programmamanager.<br />
Dat is belangrijker dan het formele mandaat.<br />
P. van Schijn<strong>de</strong>l (Rabobank):<br />
Er is ge<strong>en</strong> standaardantwoord voor het mandaat dat <strong>de</strong> programmamanager<br />
krijgt. Dat hangt direct sam<strong>en</strong> <strong>met</strong> het vertrouw<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> persoon.<br />
Vertrouw<strong>en</strong> ‘komt te voet <strong>en</strong> gaat te paard’.
T<strong>en</strong> twee<strong>de</strong> hangt <strong>de</strong> <strong>in</strong>formele macht af van <strong>de</strong> vaardighed<strong>en</strong> van <strong>de</strong><br />
programmamanager. Dat gaat om vaardighed<strong>en</strong>, zoals: het succesvol bereik<strong>en</strong><br />
van compromiss<strong>en</strong> of <strong>in</strong> <strong>de</strong> creativiteit om onconv<strong>en</strong>tionele oploss<strong>in</strong>g<strong>en</strong><br />
te v<strong>in</strong>d<strong>en</strong> of <strong>in</strong> het vermog<strong>en</strong> om verschill<strong>en</strong> te overbrugg<strong>en</strong>. Het exceller<strong>en</strong><br />
<strong>in</strong> <strong>de</strong>ze vaardighed<strong>en</strong> dw<strong>in</strong>gt <strong>in</strong>formele macht af.<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
E<strong>en</strong> mandaat alle<strong>en</strong> is niet voldo<strong>en</strong><strong>de</strong>, daar red je het niet mee. Accepteer het<br />
maar, het is e<strong>en</strong> ‘giv<strong>en</strong> fact’ dat je als programmamanager afhankelijk b<strong>en</strong>t van<br />
<strong>de</strong> lijn. Ga het niet bevecht<strong>en</strong>, maar weet wanneer je moet meever<strong>en</strong>.<br />
T<strong>en</strong> <strong>de</strong>r<strong>de</strong> is <strong>de</strong> <strong>in</strong>formele macht gebaseerd op <strong>de</strong> daadkracht van <strong>de</strong> programmamanager.<br />
Ge<strong>en</strong> woord<strong>en</strong> die zo kunn<strong>en</strong> overtuig<strong>en</strong> als het bereik<strong>en</strong> van <strong>de</strong><br />
beloof<strong>de</strong> doel<strong>en</strong>. Ook al zijn dat maar <strong>de</strong> eerste mijlpal<strong>en</strong> <strong>in</strong> e<strong>en</strong> lang traject. Te<br />
mooie woord<strong>en</strong> zon<strong>de</strong>r resultat<strong>en</strong> brokkel<strong>en</strong> <strong>de</strong> <strong>in</strong>formele macht alle<strong>en</strong> maar af.<br />
7.4 TOT SLOT<br />
Dui<strong>de</strong>lijk is dat e<strong>en</strong> programmamanager niet zon<strong>de</strong>r mandaat kan <strong>en</strong> dat <strong>de</strong><br />
opdrachtgever dat mandaat moet kunn<strong>en</strong> verstrekk<strong>en</strong>. Programma’s zijn<br />
impactvol <strong>en</strong> rak<strong>en</strong> veel partij<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> organisatie, dus moet <strong>de</strong> opdrachtgever<br />
<strong>de</strong> programmamanager e<strong>en</strong> dui<strong>de</strong>lijke plek gev<strong>en</strong> <strong>in</strong> het hiërarchische<br />
positiespel. Toch is het formele mandaat alle<strong>en</strong> ge<strong>en</strong> succesfactor; het wél<br />
goed regel<strong>en</strong> van het mandaat is ge<strong>en</strong> garantie voor succes. Dat laatste ligt veel<br />
meer <strong>in</strong> <strong>de</strong> <strong>in</strong>formele positie die <strong>de</strong> programmamanager weet te ontwikkel<strong>en</strong> op<br />
basis van persoonlijke vaardighed<strong>en</strong>. In het volg<strong>en</strong><strong>de</strong> hoofdstuk gaan wij ver<strong>de</strong>r<br />
<strong>in</strong> op <strong>de</strong> wijze waarop opdrachtgever <strong>en</strong> opdrachtnemer elkaar <strong>in</strong> het programma<br />
wet<strong>en</strong> te v<strong>in</strong>d<strong>en</strong>.<br />
41
8 Relatie <strong>met</strong> <strong>de</strong> opdrachtgever<br />
De relatie tuss<strong>en</strong> opdrachtgever <strong>en</strong><br />
opdrachtnemer (<strong>de</strong> programmamanager)<br />
is bijzon<strong>de</strong>r van aard. De programmamanager<br />
treedt op nam<strong>en</strong>s <strong>de</strong> opdrachtgever om<br />
impactvolle zak<strong>en</strong> te organiser<strong>en</strong> <strong>in</strong> e<strong>en</strong><br />
complexe context. Dat vereist goed sam<strong>en</strong>spel.<br />
T<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> van die bijzon<strong>de</strong>re relatie<br />
besprek<strong>en</strong> wij drie aspect<strong>en</strong>, te wet<strong>en</strong>: <strong>de</strong><br />
rol van <strong>de</strong> opdrachtgever, het on<strong>de</strong>rl<strong>in</strong>ge<br />
vertrouw<strong>en</strong> <strong>en</strong> <strong>de</strong> wijze waarop on<strong>de</strong>rl<strong>in</strong>g geïnterv<strong>en</strong>ieerd wordt buit<strong>en</strong> het<br />
formele bestur<strong>in</strong>gsproces om.<br />
8.1 OPDRACHTGEVER BLIJFT VERANTWOORDELIJK<br />
Hoe dom<strong>in</strong>ant <strong>de</strong> rol van e<strong>en</strong> programmamanager <strong>in</strong> e<strong>en</strong> programma ook is,<br />
<strong>de</strong> opdrachtgever blijft verantwoor<strong>de</strong>lijk voor het programma <strong>en</strong> het succes<br />
ervan. Dat betek<strong>en</strong>t dat – hoe goed <strong>de</strong> programmamanager het ook doet – <strong>de</strong><br />
betrokk<strong>en</strong>heid van <strong>de</strong> opdrachtgever cruciaal is. Die betrokk<strong>en</strong>heid van <strong>de</strong><br />
opdrachtgever uit zich on<strong>de</strong>r meer <strong>in</strong> beschikbaarheid <strong>en</strong> het op <strong>de</strong> hoogte zijn<br />
van ontwikkel<strong>in</strong>g<strong>en</strong>.<br />
G. van Sprons<strong>en</strong> (ING Retail):<br />
Verantwoor<strong>de</strong>lijkheid is niet weg te <strong>de</strong>leger<strong>en</strong>. Om <strong>de</strong> rol van opdrachtgever<br />
goed <strong>in</strong> te vull<strong>en</strong>, is het cruciaal om goed geïnformeerd te zijn als opdrachtgever.<br />
De formele gremia, zoals: stuurgroep<strong>en</strong> zijn daarbij niet altijd voldo<strong>en</strong><strong>de</strong>.<br />
Om <strong>de</strong> rol van opdrachtgever goed <strong>in</strong> te vull<strong>en</strong>, is het cruciaal om goed<br />
geïnformeerd te zijn als opdrachtgever. De formele gremia zoals stuurgroep<strong>en</strong><br />
zijn daarbij niet altijd voldo<strong>en</strong><strong>de</strong>.<br />
H. Jukema (Delta Lloyd):<br />
Ik zorg dat ik als opdrachtgever perman<strong>en</strong>t goed op <strong>de</strong> hoogte b<strong>en</strong> van <strong>de</strong><br />
cruciale punt<strong>en</strong> <strong>in</strong> het programmaverloop. Ik b<strong>en</strong> namelijk verantwoor<strong>de</strong>lijk.<br />
De opdrachtgever weerspiegelt het belang van het project door er dui<strong>de</strong>lijk<br />
tijd voor te mak<strong>en</strong>, door op <strong>de</strong> hoogte te zijn <strong>en</strong> door naast <strong>de</strong> formele<br />
contactmom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>met</strong> <strong>de</strong> programmamanager ook ruimte te mak<strong>en</strong> voor<br />
contact <strong>met</strong> an<strong>de</strong>re betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> bij het programma.<br />
P. van Schijn<strong>de</strong>l (Rabobank):<br />
Ik beperk mij niet tot <strong>de</strong> formele afstemmom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> programmaorganisatie.<br />
Ik duik juist on<strong>de</strong>r <strong>in</strong> <strong>de</strong> werkvloer om te hor<strong>en</strong> hoe het loopt.<br />
Als het beeld daar positief is, dan weet ik al heel veel.<br />
43
44<br />
8.2 ZONDER VERTROUWEN GEEN SUCCES<br />
On<strong>de</strong>rl<strong>in</strong>g vertrouw<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> ‘conditio s<strong>in</strong>e qua non’ <strong>in</strong> <strong>de</strong> relatie tuss<strong>en</strong><br />
programmamanager <strong>en</strong> opdrachtgever. Zon<strong>de</strong>r vertrouw<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> programmamanager<br />
zal <strong>de</strong> opdrachtgever niet het mandaat verl<strong>en</strong><strong>en</strong> dat <strong>de</strong> programmamanager<br />
nodig heeft. Zon<strong>de</strong>r mandaat kan <strong>de</strong> programmamanager zijn rol<br />
niet goed <strong>in</strong>vull<strong>en</strong>. Dat zal resulter<strong>en</strong> <strong>in</strong> e<strong>en</strong> <strong>in</strong>t<strong>en</strong>sievere tijdsbested<strong>in</strong>g van <strong>de</strong><br />
opdrachtgever zelf, waarschijnlijk meer dan hem lief is. Om dit te voorkom<strong>en</strong><br />
moet<strong>en</strong> beid<strong>en</strong> tijd bested<strong>en</strong> aan het opbouw<strong>en</strong> van on<strong>de</strong>rl<strong>in</strong>g vertrouw<strong>en</strong>.<br />
Goed on<strong>de</strong>rl<strong>in</strong>g vertrouw<strong>en</strong> betek<strong>en</strong>t ook dat opdrachtgever <strong>en</strong><br />
programmamanager er we<strong>de</strong>rzijds <strong>in</strong> slag<strong>en</strong> om verrass<strong>in</strong>g<strong>en</strong> voor elkaar te<br />
voorkom<strong>en</strong>.<br />
G. van Sprons<strong>en</strong> (ING Retail):<br />
Opdrachtgevers moet<strong>en</strong> programmamanagers zichtbaar steun<strong>en</strong>, maar dat is<br />
onmogelijk als programmamanagers <strong>in</strong> <strong>de</strong> formele gremia <strong>met</strong> verrass<strong>in</strong>g<strong>en</strong><br />
kom<strong>en</strong>. Verrass<strong>in</strong>g<strong>en</strong> mog<strong>en</strong> niet.<br />
Vertrouw<strong>en</strong> van <strong>de</strong> opdrachtgever biedt <strong>de</strong> programmamanager <strong>de</strong> mogelijkheid<br />
om <strong>de</strong> blik op <strong>de</strong> toekomst te richt<strong>en</strong> <strong>en</strong> niet te blijv<strong>en</strong> hang<strong>en</strong> bij het manag<strong>en</strong><br />
van <strong>de</strong> korte termijn.<br />
H. Jukema (Delta Lloyd):<br />
Je moet als opdrachtgever ook ruimte kunn<strong>en</strong> gev<strong>en</strong> aan e<strong>en</strong> programma-<br />
manager. Pas dan ontwikkelt e<strong>en</strong> goe<strong>de</strong> programmamanager zich als <strong>de</strong><br />
stuw<strong>en</strong><strong>de</strong> kracht die je als opdrachtgever graag ziet.<br />
8.3 WETEN WANNEER TE INTERVENIËREN<br />
E<strong>en</strong> <strong>de</strong>licaat punt <strong>in</strong> <strong>de</strong> relatie tuss<strong>en</strong> programmamanager <strong>en</strong> vaak zeer druk<br />
bezette opdrachtgever zijn <strong>de</strong> contactmom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> buit<strong>en</strong> <strong>de</strong> formele gremia om.<br />
De programmamanager moet wet<strong>en</strong> wanneer er buit<strong>en</strong> <strong>de</strong> formele<br />
afstemmom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kan word<strong>en</strong> afgestemd <strong>met</strong> <strong>de</strong> opdrachtgever.<br />
Algeme<strong>en</strong> gesteld zijn dat mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> waarop m<strong>en</strong> we<strong>de</strong>rzijds <strong>de</strong> verwacht<strong>in</strong>g<strong>en</strong><br />
naar elkaar toe moet manag<strong>en</strong>. De formele afstemmom<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, zoals:<br />
stuurgroepverga<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g<strong>en</strong> zijn zeker ge<strong>en</strong> mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> om tot <strong>de</strong> conclusie te<br />
kom<strong>en</strong> dat opdrachtgever <strong>en</strong> opdrachtnemer elkaar misverstaan. Juist<br />
tijd<strong>en</strong>s <strong>in</strong>formele contactmom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zal ook gezam<strong>en</strong>lijk <strong>de</strong> ‘tactiek’ word<strong>en</strong><br />
doorgesprok<strong>en</strong> om issues constructief door e<strong>en</strong> stuurgroepverga<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g te<br />
kunn<strong>en</strong> loods<strong>en</strong>. Het effectief toepass<strong>en</strong> van <strong>de</strong>ze werkwijze, is precies wat het<br />
vertrouw<strong>en</strong> we<strong>de</strong>rzijds laat groei<strong>en</strong>.<br />
Met e<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong><strong>de</strong> ruim verstrekt mandaat <strong>en</strong> goe<strong>de</strong> <strong>in</strong>formele afstemmom<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
zull<strong>en</strong> formele ongeplan<strong>de</strong> afstemmom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> (zoals: escalaties <strong>in</strong> <strong>de</strong><br />
lijnorganisatie) <strong>in</strong> aantal beperkt blijv<strong>en</strong> <strong>en</strong> dat hoort ook zo.
De programmamanager moet zorgvuldig omgaan <strong>met</strong> mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> van <strong>in</strong>terv<strong>en</strong>tie:<br />
bij te we<strong>in</strong>ig <strong>in</strong>terv<strong>en</strong>tie wordt het voor <strong>de</strong> opdrachtgever moeilijk om bij te<br />
stur<strong>en</strong>, omdat brokjes <strong>in</strong>formatie niet doorkom<strong>en</strong>. Bij te vaak ongepland formeel<br />
<strong>in</strong>terv<strong>en</strong>iër<strong>en</strong> is er iets mis <strong>met</strong> het mandaat of <strong>met</strong> <strong>de</strong> programmamanager. Het<br />
v<strong>in</strong>d<strong>en</strong> van <strong>de</strong> juiste balans, is cruciaal <strong>in</strong> het sam<strong>en</strong>spel tuss<strong>en</strong> opdrachtgever <strong>en</strong><br />
opdrachtnemer.<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
Het is <strong>de</strong> taak van <strong>de</strong> programmamanager om <strong>de</strong> blik op <strong>de</strong> horizon te richt<strong>en</strong><br />
op e<strong>en</strong> manier dat er zich niet veel crises voordo<strong>en</strong> op het gebied van tijd, geld<br />
<strong>en</strong> doorlooptijd.<br />
In e<strong>en</strong> goed tan<strong>de</strong>m van opdrachtgever <strong>en</strong> opdrachtnemer gaat het sam<strong>en</strong>spel<br />
naar <strong>de</strong> rest van organisatie toe <strong>in</strong> gezam<strong>en</strong>lijkheid. De programmamanager<br />
kan dan <strong>de</strong> opdrachtgever <strong>in</strong> stell<strong>in</strong>g br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> teg<strong>en</strong> <strong>de</strong> zak<strong>en</strong> die het programma<br />
<strong>in</strong> <strong>de</strong> weg zitt<strong>en</strong>. Bijvoorbeeld weerstand teg<strong>en</strong> het programma op hoog<br />
niveau, of bij keuzes die <strong>in</strong> an<strong>de</strong>re programma’s of organisatieon<strong>de</strong>r<strong>de</strong>l<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong> gemaakt die het programma dreig<strong>en</strong> lam te legg<strong>en</strong>. Zo kan <strong>de</strong><br />
programmamanager <strong>de</strong> opdrachtgever ook <strong>in</strong>zett<strong>en</strong> voor het realiser<strong>en</strong> van<br />
draagvlak. Als er bijvoorbeeld e<strong>en</strong> cultuurdim<strong>en</strong>sie <strong>in</strong> <strong>de</strong> programmaopdracht<br />
zit, zal <strong>de</strong> programmamanager <strong>de</strong> opdrachtgever hard nodig hebb<strong>en</strong>. Want,<br />
<strong>de</strong> opdrachtgever is cultuurbepal<strong>en</strong>d <strong>en</strong> meestal e<strong>en</strong> boegbeeld voor <strong>de</strong><br />
organisatie. De programmamanager is dat <strong>in</strong> pr<strong>in</strong>cipe niet. De opdrachtgever kan<br />
bijvoorbeeld <strong>met</strong> <strong>de</strong> programmamanager afsprek<strong>en</strong> wanneer <strong>de</strong>ze voor hem ‘<strong>de</strong><br />
kol<strong>en</strong> uit het vuur moet hal<strong>en</strong>’. De programmamanager is daar soms beter voor<br />
toegerust vanwege het feit dat <strong>de</strong>ze – algeme<strong>en</strong> aanvaard – puur gericht is op<br />
het programma. Daarnaast kan <strong>de</strong> programmamanager dat soms beter, omdat<br />
<strong>de</strong>ze m<strong>in</strong><strong>de</strong>r gecompromitteerd is t<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> van <strong>de</strong> lijnorganisatie (<strong>en</strong> soms als<br />
externe ‘ge<strong>en</strong> verled<strong>en</strong> <strong>en</strong> ge<strong>en</strong> toekomst heeft’ <strong>met</strong> <strong>de</strong>ze lijnorganisatie).<br />
W. Wicker<strong>in</strong>g (M<strong>en</strong>zis Zorg & Inkom<strong>en</strong>):<br />
De programmamanager moet goed snapp<strong>en</strong> wanneer hij <strong>de</strong> opdrachtgever<br />
<strong>in</strong>schakelt als boegbeeld, aanjager of als boeman <strong>en</strong> <strong>de</strong> opdrachtgever moet<br />
goed snapp<strong>en</strong> welke zak<strong>en</strong> je wel <strong>en</strong> welke juist niet aan <strong>de</strong> programmamanager<br />
moet <strong>de</strong>leger<strong>en</strong>.<br />
8.4 TOT SLOT<br />
Om tot e<strong>en</strong> constructief sam<strong>en</strong>spel te kom<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> opdrachtgever <strong>en</strong><br />
programmamanager moet<strong>en</strong> beid<strong>en</strong> juist hun eig<strong>en</strong> rol goed <strong>in</strong>vull<strong>en</strong>, moet het<br />
on<strong>de</strong>rl<strong>in</strong>g vertrouw<strong>en</strong> word<strong>en</strong> opgebouwd op basis van prestaties <strong>en</strong> moet<strong>en</strong><br />
beid<strong>en</strong> elkaar goed wet<strong>en</strong> te v<strong>in</strong>d<strong>en</strong> op <strong>de</strong> cruciale mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Toch blijft ook <strong>de</strong><br />
positieve on<strong>de</strong>rl<strong>in</strong>ge chemie noodzakelijk. Als <strong>de</strong> twee elkaar <strong>in</strong> het geheel niet<br />
ligg<strong>en</strong> zal het programma altijd e<strong>en</strong> moeizaam traject zijn waar<strong>in</strong> success<strong>en</strong> maar<br />
‘mondjesmaat’ gevierd zull<strong>en</strong> word<strong>en</strong>.<br />
In het volg<strong>en</strong><strong>de</strong> hoofdstuk gaan wij na<strong>de</strong>r <strong>in</strong> op <strong>de</strong> k<strong>en</strong>merk<strong>en</strong> waarover e<strong>en</strong><br />
succesvolle programmamanager moet beschikk<strong>en</strong>.<br />
45
9 Profiel van <strong>de</strong> programmamanager<br />
Het doelgericht manag<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> programma langs ‘voetangels <strong>en</strong> klemm<strong>en</strong>’<br />
is e<strong>en</strong> <strong>de</strong>licate bezigheid die nogal wat eis<strong>en</strong> stelt aan <strong>de</strong> vaardighed<strong>en</strong> van<br />
e<strong>en</strong> programmamanager. De praktijk toont aan dat organisaties e<strong>en</strong> beperkt<br />
aantal m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> beschikbaar hebb<strong>en</strong>. Dit omdat niet ie<strong>de</strong>re<strong>en</strong> over <strong>de</strong> juiste<br />
vaardighed<strong>en</strong> beschikt, er bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> ook nog e<strong>en</strong>s tijd beschikbaar moet zijn.<br />
Daarnaast wil ook niet ie<strong>de</strong>re<strong>en</strong> het risico aangaan om e<strong>en</strong> moeilijk programma<br />
door <strong>de</strong> bestaan<strong>de</strong> organisatie he<strong>en</strong> te loods<strong>en</strong>. Me<strong>de</strong> vanwege <strong>de</strong>ze beperk<strong>in</strong>g<br />
wordt <strong>de</strong> programmamanager soms extern aangeworv<strong>en</strong>. Wij gaan <strong>in</strong> op <strong>de</strong>ze<br />
afweg<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>en</strong> lop<strong>en</strong> <strong>in</strong> het kom<strong>en</strong><strong>de</strong> hoofdstuk <strong>de</strong> b<strong>en</strong>odig<strong>de</strong> vaardighed<strong>en</strong> van<br />
<strong>de</strong> programmamanager langs.<br />
9.1 PROGRAMMAMANAGER: INTERN VERSUS EXTERN<br />
De speurtocht naar e<strong>en</strong> pass<strong>en</strong><strong>de</strong> programmamanager beg<strong>in</strong>t zodra e<strong>en</strong> besliss<strong>in</strong>g<br />
is g<strong>en</strong>om<strong>en</strong> om e<strong>en</strong> programma te start<strong>en</strong>. Vele vrag<strong>en</strong> over profiel, vaardighed<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> positie kom<strong>en</strong> hierbij aan <strong>de</strong> or<strong>de</strong>. Belangrijk is bij <strong>de</strong> zoektocht goed te kijk<strong>en</strong><br />
welke rol(l<strong>en</strong>) <strong>de</strong> programmamanager gedur<strong>en</strong><strong>de</strong> het programma moet gaan<br />
spel<strong>en</strong>. Afhankelijk van on<strong>de</strong>r meer <strong>de</strong>ze afweg<strong>in</strong>g kan <strong>de</strong> eerste keuze word<strong>en</strong><br />
gemaakt om <strong>de</strong> programmamanager <strong>in</strong>tern dan wel extern te werv<strong>en</strong>.<br />
P. van Schijn<strong>de</strong>l (Rabobank):<br />
Mijn programmamanagers zijn i<strong>de</strong>aliter directeur<strong>en</strong> van <strong>de</strong>ze bank. Die hebb<strong>en</strong><br />
verantwoor<strong>de</strong>lijkheid, mandaat én zijn accountable.<br />
De programmamanager komt i<strong>de</strong>aliter uit <strong>de</strong> eig<strong>en</strong> organisatie. E<strong>en</strong><br />
programmamanagem<strong>en</strong>trol die wordt <strong>in</strong>gevuld door e<strong>en</strong> eig<strong>en</strong> directeur, geeft<br />
e<strong>en</strong> dui<strong>de</strong>lijk signaal af naar <strong>de</strong> organisatie, over het belang van het programma.<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
Programma’s manag<strong>en</strong> heeft niet zeld<strong>en</strong> e<strong>en</strong> hoog afbreukrisico voor person<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> lastige afweg<strong>in</strong>g, maar toch: te veel externe programmamanagers betek<strong>en</strong>t<br />
e<strong>en</strong> onvermog<strong>en</strong>d zitt<strong>en</strong>d managem<strong>en</strong>t.<br />
Toch is regelmatig e<strong>en</strong> externe programmamanager gew<strong>en</strong>st. Dit heeft te mak<strong>en</strong><br />
<strong>met</strong> <strong>de</strong> beschikbare capaciteit, <strong>de</strong> mate van afbreukrisico <strong>en</strong> <strong>de</strong> onafhankelijkheid.<br />
Zo is het voor veel organisaties lastig om stante pe<strong>de</strong> iemand <strong>met</strong> <strong>de</strong> juiste k<strong>en</strong>nis<br />
<strong>en</strong> vaardighed<strong>en</strong> vrij te mak<strong>en</strong>. Daarnaast is het zo dat e<strong>en</strong> programmaopdracht<br />
e<strong>en</strong> opdracht is voor e<strong>en</strong> bepaal<strong>de</strong> tijd. Tev<strong>en</strong>s vergt e<strong>en</strong> programmaopdracht<br />
soms dat e<strong>en</strong> programmamanager strijdlustig <strong>en</strong> ongecompromitteerd <strong>de</strong><br />
confrontatie <strong>met</strong> <strong>de</strong> lijnorganisatie aangaat. Deze zak<strong>en</strong> betek<strong>en</strong><strong>en</strong> dat <strong>in</strong>stapp<strong>en</strong><br />
<strong>in</strong> e<strong>en</strong> programma e<strong>en</strong> risico voor <strong>de</strong> toekomst kan betek<strong>en</strong><strong>en</strong> voor <strong>de</strong> betrokk<strong>en</strong><br />
<strong>in</strong>terne me<strong>de</strong>werker.<br />
47
48<br />
H. Jukema (Delta Lloyd):<br />
Als programmamanager moet je iemand kiez<strong>en</strong> die <strong>in</strong> staat is bov<strong>en</strong> <strong>de</strong> partij<strong>en</strong> te<br />
staan; e<strong>en</strong> <strong>in</strong>terne heeft altijd zijn eig<strong>en</strong> partijgevoel. En ook na het traject wordt hij<br />
nog beoor<strong>de</strong>eld op wat hij <strong>in</strong> het programmamanagem<strong>en</strong>t heeft gedaan.<br />
9.2 ALFABETBREDE KENNIS<br />
Veelal wordt <strong>in</strong>hou<strong>de</strong>lijke k<strong>en</strong>nis of k<strong>en</strong>nis van <strong>de</strong> organisatie gezi<strong>en</strong> als<br />
vereiste voor e<strong>en</strong> programmamanager. Als red<strong>en</strong> wordt vaak g<strong>en</strong>oemd dat <strong>de</strong><br />
programmamanager moet begrijp<strong>en</strong> wat <strong>de</strong> <strong>in</strong>houd van het programma gaat<br />
betek<strong>en</strong><strong>en</strong> voor <strong>de</strong> organisatie, zodat hij kan (bij)stur<strong>en</strong> waar dit nodig is.<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
E<strong>en</strong> gevaar voor programmamanagers: <strong>de</strong> <strong>in</strong>houd niet k<strong>en</strong>n<strong>en</strong> maar wel het proces<br />
<strong>in</strong> <strong>de</strong> volle breedte snapp<strong>en</strong>. Op z’n best roep<strong>en</strong> <strong>de</strong>ze m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> niks over <strong>de</strong> <strong>in</strong>houd,<br />
op z’n slechtst roep<strong>en</strong> ze wel stomme d<strong>in</strong>g<strong>en</strong> over het <strong>in</strong>hou<strong>de</strong>lijke proces.<br />
Het blikveld van e<strong>en</strong> programmamanager kan zich echter niet beperk<strong>en</strong> tot één<br />
aspect. Zijn toegevoeg<strong>de</strong> waar<strong>de</strong> ligt <strong>in</strong> het feit dat hij <strong>in</strong> staat is, op globaal<br />
niveau, over alle project<strong>en</strong> te kijk<strong>en</strong> <strong>en</strong> vanuit meer<strong>de</strong>re dim<strong>en</strong>sies <strong>de</strong> globale<br />
impact te kunn<strong>en</strong> overzi<strong>en</strong>.<br />
G. van Sprons<strong>en</strong> (ING Retail):<br />
Ik heb e<strong>en</strong> broertje dood aan begripp<strong>en</strong> als COPAFITH 8 waaruit ie<strong>de</strong>re<strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
stuk pakt, IT of C of P. E<strong>en</strong> programmanager moet altijd alfabetbreed zijn. Ik wil<br />
ge<strong>en</strong> on<strong>de</strong>rscheid naar aandachtsgebied<strong>en</strong>. IT-programmamanagers bestaan<br />
niet. Natuurlijk mag je als programmamanager e<strong>en</strong> steviger basis hebb<strong>en</strong> <strong>in</strong><br />
één van <strong>de</strong> gebied<strong>en</strong>, maar je opereert alfabetbreed.<br />
E<strong>en</strong> risico van e<strong>en</strong> programmamanager <strong>met</strong> te diepe <strong>in</strong>hou<strong>de</strong>lijke wortels<br />
<strong>in</strong> <strong>de</strong> materie is dat <strong>de</strong> programmamanager op <strong>de</strong> stoel gaat zitt<strong>en</strong> van <strong>de</strong><br />
projectmanager of bus<strong>in</strong>essverantwoor<strong>de</strong>lijke voor dat betreff<strong>en</strong><strong>de</strong> (<strong>de</strong>el)project.<br />
G. van Sprons<strong>en</strong> (ING Retail):<br />
E<strong>en</strong> programmamanager <strong>met</strong> e<strong>en</strong> stevige basis <strong>in</strong> één dome<strong>in</strong> moet oppass<strong>en</strong><br />
<strong>de</strong> projectmanagers <strong>in</strong> dat bewuste dome<strong>in</strong> niet voor <strong>de</strong> voet<strong>en</strong> te lop<strong>en</strong>.<br />
De vraag is echter of grondige materiek<strong>en</strong>nis überhaupt noodzakelijk is voor het goed<br />
kunn<strong>en</strong> uitvoer<strong>en</strong> van zijn taak. De programmamanager moet <strong>met</strong> name zorg<strong>en</strong> dat<br />
hij over vaardighed<strong>en</strong> beschikt die hem <strong>in</strong> staat stell<strong>en</strong> om snel k<strong>en</strong>nis op te do<strong>en</strong>.<br />
Daarnaast moet hij beschikk<strong>en</strong> over e<strong>en</strong> bepaal<strong>de</strong> mate van s<strong>en</strong>sibiliteit die hem<br />
<strong>in</strong> korte tijd leert wie <strong>de</strong> belangrijke schakels zijn <strong>en</strong> hoe <strong>de</strong> <strong>in</strong>terne bedrijfspolitiek<br />
gevoerd wordt. Tev<strong>en</strong>s zal hij zijn ‘witte vlekk<strong>en</strong>’ voldo<strong>en</strong><strong>de</strong> moet<strong>en</strong> af<strong>de</strong>kk<strong>en</strong><br />
b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> zijn team. Hierdoor wordt hij m<strong>in</strong><strong>de</strong>r kwetsbaar <strong>in</strong> het politieke spel.<br />
8 COPAFITH: afkort<strong>in</strong>g van <strong>de</strong> belangrijke aspectdome<strong>in</strong><strong>en</strong> Commercieel, Organisatie, Personeel,<br />
Adm<strong>in</strong>istratieve organisatie, F<strong>in</strong>ancieel, IT, Huisvest<strong>in</strong>g.
G. van Sprons<strong>en</strong> (ING Retail):<br />
K<strong>en</strong>nis van <strong>de</strong> organisatie is ge<strong>en</strong> har<strong>de</strong> voorwaar<strong>de</strong> vooraf voor succesvol<br />
operer<strong>en</strong> van programmamanagers. Daarvoor hebb<strong>en</strong> wij te vaak externe<br />
programmamanagers b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> <strong>de</strong> organisatie. Wel moet e<strong>en</strong> goe<strong>de</strong> programmamanager<br />
<strong>de</strong> s<strong>en</strong>sibiliteit hebb<strong>en</strong> om heel snel te ervar<strong>en</strong> ’hoe <strong>de</strong> haz<strong>en</strong> lop<strong>en</strong>’.<br />
Die s<strong>en</strong>sibiliteit leer je niet!<br />
W. Wicker<strong>in</strong>g (M<strong>en</strong>zis Zorg & Inkom<strong>en</strong>):<br />
De programmamanager hoeft ge<strong>en</strong> k<strong>en</strong>nis van <strong>de</strong> organisatie te hebb<strong>en</strong>, maar<br />
het is wel e<strong>en</strong> voor<strong>de</strong>el.<br />
9.3 VAARDIGHEDEN ZIJN EEN CONDITIO SINE QUA NON<br />
G. van Sprons<strong>en</strong> (ING Retail):<br />
Algeme<strong>en</strong> blijkt <strong>in</strong> <strong>de</strong> praktijk dat succesvolle programmamanagers niet vaak <strong>de</strong><br />
‘haantjes’ van <strong>de</strong> organisatie zijn.<br />
De programmamanager di<strong>en</strong>t te beschikk<strong>en</strong> over diverse vaardighed<strong>en</strong> die<br />
tuss<strong>en</strong> adviseur <strong>en</strong> manager <strong>in</strong> ligg<strong>en</strong>. Het di<strong>en</strong>t e<strong>en</strong> manager te zijn <strong>met</strong> e<strong>en</strong><br />
visie over <strong>de</strong> te behal<strong>en</strong> doelstell<strong>in</strong>g <strong>en</strong> <strong>de</strong> weg daar naartoe, gecomb<strong>in</strong>eerd <strong>met</strong><br />
organisatiekracht <strong>en</strong> het vermog<strong>en</strong> tot <strong>de</strong>leger<strong>en</strong>.<br />
W. Wicker<strong>in</strong>g (M<strong>en</strong>zis Zorg & Inkom<strong>en</strong>):<br />
Ik stel managem<strong>en</strong>tkwaliteit<strong>en</strong> bov<strong>en</strong> <strong>in</strong>houdsk<strong>en</strong>nis als ik mijn programmamanagers<br />
selecteer.<br />
Als adviseur komt vooral het analytische <strong>en</strong> creatieve aspect naar vor<strong>en</strong> <strong>en</strong> moet<br />
hij gew<strong>en</strong>d zijn om zak<strong>en</strong> voor elkaar te krijg<strong>en</strong> zon<strong>de</strong>r <strong>in</strong> beton gegot<strong>en</strong> formele<br />
bevoegdhed<strong>en</strong>.<br />
Figuur 7: Aan vaardighed<strong>en</strong> programmamanager word<strong>en</strong> veel eis<strong>en</strong> gesteld.<br />
49
50<br />
H. Jukema (Delta Lloyd):<br />
Vertrouw<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> persoon is ess<strong>en</strong>tieel. Hij moet door alle partij<strong>en</strong> gedrag<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong>.<br />
In <strong>de</strong> volg<strong>en</strong><strong>de</strong> paragraf<strong>en</strong> word<strong>en</strong> <strong>de</strong> vaardighed<strong>en</strong> van <strong>de</strong> programmamanager<br />
na<strong>de</strong>r belicht <strong>in</strong> <strong>de</strong> roll<strong>en</strong> die hij b<strong>in</strong>n<strong>en</strong> e<strong>en</strong> programma heeft:<br />
— strateeg<br />
— communicator<br />
— realisator<br />
— brugg<strong>en</strong>bouwer.<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
E<strong>en</strong> programmamanager is e<strong>en</strong> ‘schaap <strong>met</strong> <strong>vijf</strong> <strong>pot<strong>en</strong></strong>’. De beste programmamanagers<br />
zijn <strong>de</strong>g<strong>en</strong><strong>en</strong> die excell<strong>en</strong>t zijn <strong>in</strong> gedrag <strong>en</strong> houd<strong>in</strong>g. Communicer<strong>en</strong>,<br />
wet<strong>en</strong> wie <strong>de</strong> stakehol<strong>de</strong>rs zijn, het spel snapp<strong>en</strong>, coalities zoek<strong>en</strong>, et cetera.<br />
Daar zit <strong>de</strong> kracht van e<strong>en</strong> goe<strong>de</strong> programmamanager.<br />
9.3.1 DE STRATEEG STROOMLIJNT DOELEN EN BELANGEN<br />
E<strong>en</strong> programmadoelstell<strong>in</strong>g is vrijwel altijd direct gekoppeld aan één van <strong>de</strong> strategische<br />
doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> organisatie. Dit vereist van e<strong>en</strong> programmamanager dat hij besef<br />
heeft van <strong>de</strong> afweg<strong>in</strong>g<strong>en</strong> die e<strong>en</strong> directie maakt. Daarnaast moet hij begrijp<strong>en</strong> welke<br />
waar<strong>de</strong> het programma heeft voor <strong>de</strong> organisatie. Hierdoor is hij beter <strong>in</strong> staat om zijn<br />
beweg<strong>in</strong>gsruimte <strong>in</strong> te schatt<strong>en</strong> <strong>en</strong> hierop te anticiper<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> belangrijke twee<strong>de</strong> vereiste is dat <strong>de</strong> programmamanager voldo<strong>en</strong><strong>de</strong> <strong>in</strong>zicht<br />
heeft <strong>in</strong> <strong>de</strong> d<strong>en</strong>kwijze van het managem<strong>en</strong>t om te kunn<strong>en</strong> laver<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> <strong>de</strong><br />
kortetermijnresultat<strong>en</strong> <strong>in</strong> e<strong>en</strong> programma <strong>en</strong> <strong>de</strong> langetermijndoelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong><br />
van <strong>de</strong> organisatie. Doet hij dit onvoldo<strong>en</strong><strong>de</strong> dan verliest hij <strong>de</strong> steun van<br />
het lijnmanagem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> zal hij niet <strong>in</strong> staat blijk<strong>en</strong> <strong>de</strong> doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> van het<br />
programma te realiser<strong>en</strong>.<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
Wie het spel van het creatief puzzel<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> langetermijn- <strong>en</strong> kortetermijn-<br />
belang<strong>en</strong> beheerst zon<strong>de</strong>r op mandaat terug te hoev<strong>en</strong> vall<strong>en</strong>, staat heel goed<br />
voorgesorteerd om e<strong>en</strong> programma uitgevoerd te krijg<strong>en</strong>.<br />
9.3.2 DE COMMUNICATOR HEEFT PERMANENT OOG VOOR DE OMGEVING<br />
Communicatie is één van <strong>de</strong> belangrijkste tak<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> programmamanager. Hij<br />
moet ervoor zorg<strong>en</strong> dat alle belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong> e<strong>en</strong> dui<strong>de</strong>lijk beeld hebb<strong>en</strong> van <strong>de</strong><br />
doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>en</strong> <strong>de</strong> product<strong>en</strong> van het programma. E<strong>en</strong> goed programmamanager<br />
excelleert <strong>in</strong> verwacht<strong>in</strong>gsmanagem<strong>en</strong>t, contextmanagem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> omgev<strong>in</strong>gsmanagem<strong>en</strong>t,<br />
zon<strong>de</strong>r zich te zeer als boegbeeld te pres<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> naar <strong>de</strong> rest van <strong>de</strong><br />
organisatie.<br />
G. van Sprons<strong>en</strong> (ING Retail):<br />
De programmamanager zelf hoeft ge<strong>en</strong> boegbeeld te zijn. Als het functioneel is<br />
moet <strong>de</strong> programmamanager <strong>de</strong> boegbeeld<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> organiser<strong>en</strong>.
Het is lastig voor e<strong>en</strong> programmamanager om <strong>in</strong> e<strong>en</strong> rol te zitt<strong>en</strong>, waarbij<br />
<strong>en</strong>erzijds <strong>de</strong> communicatie vereist dat hij zichtbaar is <strong>en</strong> hij an<strong>de</strong>rzijds e<strong>en</strong><br />
rol op <strong>de</strong> achtergrond moet <strong>in</strong>nem<strong>en</strong>. Toch is dat <strong>de</strong> discipl<strong>in</strong>e die e<strong>en</strong><br />
programmamanager moet opbr<strong>en</strong>g<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> programmamanager die fungeert als<br />
boegbeeld van e<strong>en</strong> programma, is kwetsbaar <strong>en</strong> daarmee <strong>in</strong>effectief.<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
E<strong>en</strong> programmamanager neigt soms vanwege het belang van het programma <strong>in</strong><br />
<strong>de</strong> schijnwerpers te kom<strong>en</strong>. En daar moet-ie nu juist uit wegblijv<strong>en</strong>. Want, dat is<br />
‘kill<strong>in</strong>g’. Als het ev<strong>en</strong> iets te goed gaat <strong>in</strong> e<strong>en</strong> programma dan word<strong>en</strong> m<strong>en</strong>s<strong>en</strong><br />
kopschuw, want dan word<strong>en</strong> hun problem<strong>en</strong> groter! Als programmamanager<br />
moet je er <strong>en</strong>orm goed mee kunn<strong>en</strong> lev<strong>en</strong> dat an<strong>de</strong>r<strong>en</strong> er <strong>met</strong> je credits<br />
vandoor gaan. Uit <strong>de</strong> schijnwerpers blijv<strong>en</strong>!<br />
9.3.3 DE REALISATOR GAAT VOOR RESULTAAT<br />
E<strong>en</strong> programmamanager wordt beoor<strong>de</strong>eld op het behaal<strong>de</strong> resultaat.<br />
C. Nieuw<strong>en</strong>dijk (Stater ICT):<br />
Er is maar één manier om als programmamanager macht <strong>en</strong> status op te<br />
bouw<strong>en</strong>: <strong>de</strong>liverables realiser<strong>en</strong>.<br />
Maar, <strong>de</strong> wijze waaróp hij het resultaat behaalt, bepaalt ev<strong>en</strong>zeer het succes dat<br />
hij heeft. E<strong>en</strong> programmamanager moet zich door het gehele programma he<strong>en</strong><br />
blijv<strong>en</strong> focuss<strong>en</strong> op het te behal<strong>en</strong> resultaat. Hij zal soms als e<strong>en</strong> ‘olifant door <strong>de</strong><br />
porsele<strong>in</strong>kast’ moet<strong>en</strong> lop<strong>en</strong>, maar soms ook moet<strong>en</strong> optred<strong>en</strong> als e<strong>en</strong> charmeur.<br />
Dit vereist van e<strong>en</strong> programmamanager e<strong>en</strong> hoge mate van s<strong>en</strong>sibiliteit <strong>in</strong><br />
comb<strong>in</strong>atie <strong>met</strong> e<strong>en</strong> grote dosis doorzett<strong>in</strong>gsvermog<strong>en</strong>.<br />
P. van Schijn<strong>de</strong>l (Rabobank):<br />
Het helpt als <strong>de</strong> programmamanager aimabel is, maar dat mag het resultaat<br />
niet <strong>in</strong> <strong>de</strong> weg staan; hij moet nogal wat voor elkaar boks<strong>en</strong>.<br />
9.3.4 DE BRUGGENBOUWER VERKLEINT VERSCHILLEN<br />
H. Jukema (Delta Lloyd):<br />
E<strong>en</strong> succesvol programmamanager is <strong>en</strong>orm effectief <strong>in</strong> het <strong>in</strong>formele netwerk.<br />
De programmamanager weet goed <strong>de</strong> juiste coalities te smed<strong>en</strong> voor <strong>de</strong><br />
besluitvorm<strong>in</strong>g van zak<strong>en</strong>, zon<strong>de</strong>r daarbij m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> te schad<strong>en</strong>. Daarbij zal e<strong>en</strong><br />
programmamanager van veel m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> zak<strong>en</strong> gedaan krijg<strong>en</strong>, zon<strong>de</strong>r dat hij e<strong>en</strong><br />
formele positie heeft. Dit betek<strong>en</strong>t dat hij m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> moet motiver<strong>en</strong> <strong>en</strong> overtuig<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
e<strong>en</strong> goed beeld moet hebb<strong>en</strong> van hun standpunt<strong>en</strong> <strong>en</strong> positie. Daarom beschikt e<strong>en</strong><br />
goe<strong>de</strong> programmamanager over e<strong>en</strong> fl<strong>in</strong>ke dosis m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>k<strong>en</strong>nis om gedragspatron<strong>en</strong><br />
te kunn<strong>en</strong> herk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> succesvolle programmamanager opereert op verschill<strong>en</strong><strong>de</strong> niveaus. Hij zorgt<br />
ervoor dat hij weet hoe er gedacht wordt <strong>in</strong> <strong>de</strong> organisatie.<br />
51
5<br />
Behalve het k<strong>en</strong>nis nem<strong>en</strong> van <strong>de</strong> m<strong>en</strong><strong>in</strong>g<strong>en</strong> op managem<strong>en</strong>tniveau, <strong>in</strong>vesteert<br />
hij ook <strong>in</strong> aandacht voor <strong>de</strong> werkvloer – hij wil wet<strong>en</strong> hoe <strong>de</strong> gebruikers over <strong>de</strong><br />
zak<strong>en</strong> d<strong>en</strong>k<strong>en</strong>. Zodat hij verschill<strong>en</strong> van <strong>in</strong>zicht kan duid<strong>en</strong> <strong>en</strong> <strong>de</strong> betrokk<strong>en</strong>heid<br />
die ermee gepaard gaat t<strong>en</strong> positieve kan aanw<strong>en</strong>d<strong>en</strong>.<br />
W. Wicker<strong>in</strong>g (M<strong>en</strong>zis Zorg & Inkom<strong>en</strong>):<br />
E<strong>en</strong> programmamanager moet e<strong>en</strong> brugg<strong>en</strong>bouwer zijn <strong>en</strong> verschill<strong>en</strong> niet<br />
uitvergrot<strong>en</strong>.<br />
9.4 TOT SLOT<br />
Het zijn nogal wat karaktereig<strong>en</strong>schapp<strong>en</strong> waarover e<strong>en</strong> goe<strong>de</strong> programmamanager<br />
moet beschikk<strong>en</strong>. In<strong>de</strong>rdaad e<strong>en</strong> ‘schaap <strong>met</strong> <strong>vijf</strong> <strong>pot<strong>en</strong></strong>’. De praktijk<br />
toont aan dat het <strong>de</strong> vaardighed<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> programmamanager zijn die<br />
het verschil bepal<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> doel<strong>en</strong> bereik<strong>en</strong> <strong>en</strong> vervang<strong>en</strong> word<strong>en</strong>. Die<br />
vaardighed<strong>en</strong> zijn hoog nodig om resultat<strong>en</strong> te bereik<strong>en</strong> <strong>in</strong> e<strong>en</strong> <strong>in</strong>gewikkel<strong>de</strong><br />
sett<strong>in</strong>g. Want, zoals aan het beg<strong>in</strong> al aangegev<strong>en</strong>: het is pas e<strong>en</strong> programma als<br />
het impactvol is, op hoog niveau <strong>in</strong> <strong>de</strong> organisatie wordt aangestuurd, als er vel<strong>en</strong><br />
bij betrokk<strong>en</strong> zijn <strong>en</strong> als het complex is. En het goed omgaan <strong>met</strong> het proces dat<br />
het programma oproept <strong>in</strong> <strong>de</strong> organisatie is niet ie<strong>de</strong>re<strong>en</strong> op het lijf geschrev<strong>en</strong>.
10 Nawoord<br />
Zoals wij al eer<strong>de</strong>r aan u hebb<strong>en</strong> gemeld, is dit boekje zeker ge<strong>en</strong> uitputt<strong>en</strong>d<br />
handboek programmamanagem<strong>en</strong>t. Daar zijn voldo<strong>en</strong><strong>de</strong> an<strong>de</strong>re publicaties<br />
voor beschikbaar. Wel hebb<strong>en</strong> wij e<strong>en</strong> aantal acc<strong>en</strong>t<strong>en</strong> will<strong>en</strong> plaats<strong>en</strong> uit<br />
onze praktijk; zak<strong>en</strong> die wij van groot belang v<strong>in</strong>d<strong>en</strong>. Wij ton<strong>en</strong> <strong>de</strong> ti<strong>en</strong><br />
belangrijkste punt<strong>en</strong> uit <strong>de</strong> voorgaan<strong>de</strong> hoofdstukk<strong>en</strong> hieron<strong>de</strong>r.<br />
1. Weet wanneer e<strong>en</strong> programmatische bestur<strong>in</strong>g van toepass<strong>in</strong>g is, maar<br />
vooral ook wanneer juist níét e<strong>en</strong> programmamanager moet word<strong>en</strong><br />
aangesteld.<br />
. Pas op voor niet-legitieme argum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> voor het start<strong>en</strong> van programma’s.<br />
3. Slechts <strong>de</strong> comb<strong>in</strong>atie van formele ophang<strong>in</strong>g <strong>met</strong> <strong>in</strong>formele ophang<strong>in</strong>g is<br />
e<strong>en</strong> werkelijke succesfactor.<br />
4. Eén van <strong>de</strong> belangrijkste manier<strong>en</strong> om <strong>de</strong> <strong>in</strong>formele ophang<strong>in</strong>g positief te<br />
beïnvloed<strong>en</strong>, is het bied<strong>en</strong> van dui<strong>de</strong>lijkheid over doel, aanpak, impact <strong>en</strong><br />
<strong>in</strong>spann<strong>in</strong>g.<br />
5. Stur<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> cont<strong>in</strong>u proces dat ge<strong>en</strong> e<strong>en</strong>malige exercitie mag zijn.<br />
Laat <strong>de</strong> bus<strong>in</strong>esscase ie<strong>de</strong>re keer bijgesteld terugkom<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> stuurgroep.<br />
6. Het is van groot belang om goed te kijk<strong>en</strong> wat het belangrijkste criterium<br />
is <strong>in</strong> <strong>de</strong> bestur<strong>in</strong>g: tijd, geld, capaciteit of scopebeheers<strong>in</strong>g.<br />
7. Draagvlak ontwikkel<strong>en</strong> moet <strong>de</strong> grondhoud<strong>in</strong>g zijn, maar vereist e<strong>en</strong><br />
g<strong>en</strong>uanceer<strong>de</strong> blik: niet elke omstandigheid <strong>en</strong> elke doelgroep vraagt<br />
e<strong>en</strong>zelf<strong>de</strong> wijze van draagvlakontwikkel<strong>in</strong>g. En soms is draagvlak zelfs<br />
e<strong>en</strong> luxe waarover e<strong>en</strong> programmamanager niet kan beschikk<strong>en</strong>.<br />
8. Juist <strong>in</strong> e<strong>en</strong> programmasett<strong>in</strong>g is mandaat van groot belang. E<strong>en</strong> programmamanager<br />
zon<strong>de</strong>r formeel mandaat ontwikkelt ge<strong>en</strong> daadkracht.<br />
Zijn mandaat dankt hij aan het mandaat van <strong>de</strong> opdrachtgever. Toch moet<br />
m<strong>en</strong> zich realiser<strong>en</strong> dat <strong>in</strong>formele macht <strong>de</strong> reikwijdte van het formele<br />
mandaat ruimschoots kan overtreff<strong>en</strong>.<br />
9. De relatie tuss<strong>en</strong> opdrachtgever <strong>en</strong> opdrachtnemer is e<strong>en</strong> cruciale<br />
succesfactor voor resultaat. Vertrouw<strong>en</strong>, rolzuiverheid <strong>en</strong> we<strong>de</strong>rzijdse<br />
afstemm<strong>in</strong>g van <strong>de</strong> verwacht<strong>in</strong>g<strong>en</strong> zijn hier<strong>in</strong> sleutelbegripp<strong>en</strong>.<br />
10. Bij het profiel van <strong>de</strong> programmamanager zijn <strong>de</strong> vaardighed<strong>en</strong> van <strong>de</strong><br />
programmamanager van ultiem belang voor het realiser<strong>en</strong> van doel<strong>en</strong>.<br />
K<strong>en</strong>nis is daar<strong>in</strong> m<strong>in</strong><strong>de</strong>r van belang, maar niet uit te vlakk<strong>en</strong>. In elk geval<br />
is e<strong>en</strong> goe<strong>de</strong> programmamanager e<strong>en</strong> ‘schaap <strong>met</strong> <strong>vijf</strong> <strong>pot<strong>en</strong></strong>’.<br />
53
54<br />
Het opstell<strong>en</strong> van dit boekje op basis van onze ervar<strong>in</strong>g als programmamanagers<br />
<strong>en</strong> managem<strong>en</strong>t consultants was e<strong>en</strong> groot g<strong>en</strong>oeg<strong>en</strong>, <strong>met</strong> name ook door <strong>de</strong><br />
bijdrage van <strong>de</strong> geïnterviewd<strong>en</strong>. Wij dank<strong>en</strong> Hanneke Jukema, Cees Nieuw<strong>en</strong>dijk,<br />
Piet van Schijn<strong>de</strong>l, Geert van Sprons<strong>en</strong> <strong>en</strong> Wim Wicker<strong>in</strong>g van harte voor hun<br />
bijdrage.<br />
Wij hop<strong>en</strong> dat het lez<strong>en</strong> van dit boekje u <strong>in</strong>spireert <strong>en</strong> will<strong>en</strong> uiteraard graag <strong>met</strong><br />
u <strong>in</strong> contact kom<strong>en</strong> als u aanleid<strong>in</strong>g ziet om ver<strong>de</strong>r te prat<strong>en</strong> <strong>met</strong> ons bureau.<br />
Daartoe nodig<strong>en</strong> wij u graag uit.<br />
Voogt Pijl & Partners – Managem<strong>en</strong>t Consultants
Eer<strong>de</strong>re publicaties van<br />
Voogt Pijl & Partners<br />
Diverger<strong>en</strong> <strong>en</strong> converger<strong>en</strong> – Bestuur<strong>de</strong>rs uit <strong>de</strong> f<strong>in</strong>anciële<br />
sector over balans <strong>in</strong> bestur<strong>in</strong>g<br />
De publicatie gaat <strong>in</strong> op <strong>de</strong> worstel<strong>in</strong>g van het s<strong>en</strong>ior<br />
managem<strong>en</strong>t van f<strong>in</strong>anciële <strong>in</strong>stell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> om tot e<strong>en</strong> hel<strong>de</strong>re<br />
<strong>en</strong> efficiënte bestur<strong>in</strong>g van complexe organisaties te kom<strong>en</strong>.<br />
(Deze publicatie is tot stand gekom<strong>en</strong> <strong>in</strong> sam<strong>en</strong>werk<strong>in</strong>g <strong>met</strong><br />
Ernst & Young)<br />
On<strong>de</strong>rstrom<strong>en</strong> – Ervar<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>met</strong> veran<strong>de</strong>r<strong>en</strong><br />
De titel van <strong>de</strong> publicatie is terug te leid<strong>en</strong> tot <strong>de</strong> <strong>met</strong>afoor<br />
van <strong>de</strong> vastberad<strong>en</strong> zwemmer die uiterst bedacht moet<br />
zijn op <strong>de</strong> – soms verra<strong>de</strong>rlijke <strong>en</strong> soms zeer w<strong>en</strong>selijke<br />
–on<strong>de</strong>rstroom die hij on<strong>de</strong>rweg kan teg<strong>en</strong>kom<strong>en</strong>.<br />
Onze ervar<strong>in</strong>g <strong>met</strong> veran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>gstraject<strong>en</strong> is <strong>in</strong> <strong>de</strong>ze publicatie<br />
gecomprimeerd tot zes pragmatische aanpakk<strong>en</strong> die elk<br />
zijn toegesned<strong>en</strong> op specifieke omstandighed<strong>en</strong> van <strong>de</strong><br />
veran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g.<br />
Woord<strong>en</strong> <strong>en</strong> dad<strong>en</strong> - Bestuur<strong>de</strong>rs uit <strong>de</strong> f<strong>in</strong>anciële sector<br />
over succesvol acter<strong>en</strong> <strong>in</strong> het strategisch proces<br />
Deze publicatie gaat <strong>in</strong> op het spann<strong>in</strong>gsveld van ambitie<br />
versus veran<strong>de</strong>rvermog<strong>en</strong>, van tempo versus draagvlak <strong>en</strong><br />
van persoonlijke ambities versus organisatiebelang<strong>en</strong> <strong>en</strong> hoe<br />
<strong>de</strong> professional zich beweegt op het gebied van strategie<br />
vorm<strong>in</strong>g <strong>en</strong> implem<strong>en</strong>tatie.<br />
55
56<br />
Strategieversneller ® Voogt Pijl & Partners<br />
Strategieversneller ® – <strong>de</strong> route naar veran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g<br />
Met <strong>de</strong> Strategieversneller ® on<strong>de</strong>rsteun<strong>en</strong> wij het proces dat uw<br />
managem<strong>en</strong>tteam doorloopt om van woord<strong>en</strong> naar dad<strong>en</strong> te kom<strong>en</strong>.<br />
En <strong>met</strong> e<strong>en</strong> beperkte doorlooptijd. Door <strong>de</strong> Strategieversneller ® b<strong>en</strong>t<br />
u beter <strong>in</strong> staat:<br />
— <strong>de</strong> gezam<strong>en</strong>lijke doel<strong>en</strong> te bepal<strong>en</strong><br />
— e<strong>en</strong> hel<strong>de</strong>r <strong>en</strong> sam<strong>en</strong>hang<strong>en</strong>d strategisch verhaal op te stell<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> te communicer<strong>en</strong><br />
— doelstell<strong>in</strong>g<strong>en</strong> te vertal<strong>en</strong> naar concrete plann<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
uitvoer<strong>in</strong>gvoor uw managers, uw af<strong>de</strong>l<strong>in</strong>g<strong>en</strong>, uw me<strong>de</strong>werkers<br />
<strong>en</strong> voor uzelf<br />
— programma’s <strong>en</strong> project<strong>en</strong> <strong>in</strong> lijn te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> én houd<strong>en</strong><br />
<strong>met</strong> <strong>de</strong> strategische doel<strong>en</strong> <strong>en</strong> consequ<strong>en</strong>t <strong>en</strong> <strong>met</strong> focus (bij)<br />
te stur<strong>en</strong> op <strong>de</strong> uitvoer<strong>in</strong>g.<br />
Programma Managem<strong>en</strong>t Scan Voogt Pijl & Partners<br />
Meer grip op uw veran<strong>de</strong>r<strong>in</strong>g<strong>en</strong><br />
In korte tijd br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> wij sam<strong>en</strong> <strong>met</strong> u <strong>de</strong> juiste (effectieve)<br />
<strong>in</strong>terv<strong>en</strong>ties <strong>in</strong> kaart, waarmee u <strong>de</strong> grip op uw veran<strong>de</strong>rorganisatie<br />
verhoogd. Ge<strong>de</strong>eld door <strong>de</strong> belangrijkste stakehol<strong>de</strong>rs <strong>en</strong> uitgewerkt<br />
<strong>in</strong> concrete verbeter<strong>in</strong>g<strong>en</strong> <strong>en</strong> acties.
<strong>Over</strong> <strong>schap<strong>en</strong></strong> <strong>met</strong> <strong>vijf</strong> <strong>pot<strong>en</strong></strong><br />
<strong>en</strong> olifant<strong>en</strong> <strong>in</strong> <strong>de</strong> porsele<strong>in</strong>kast<br />
Bestuur<strong>de</strong>rs uit <strong>de</strong> f<strong>in</strong>anciële sector over<br />
<strong>de</strong> praktijk van programmamanagem<strong>en</strong>t<br />
verzilver<strong>in</strong>g<br />
Sam<strong>en</strong>werk<strong>en</strong><br />
impact<br />
mandaat<br />
lei<strong>de</strong>rschap<br />
&<br />
M A N A G E M E N T C O N S U L T A N T S