Digitalisering van de factuurverwerking: Het levert ons ... - Dyade

12
Digitalisering van de factuur ver werking
‘Het levert ons zeker
tijdvoordeel op’
In maart 2011 heeft het factureringsproces van school-
bestuur VPCO De Viermaster in Ederveen een verandering
ondergaan. De organisatie die 8 scholen met 160 personeels-
leden en 1.700 leerlingen bestuurt, koos ervoor de
verwerking van de facturen te digitaliseren. Adrianne
Teeuw, secretaresse bij De Viermaster, heeft het proces van
A tot Z meegemaakt. Op het bestuurskantoor in Ederveen
vertelde Adrianne over haar ervaringen.
“Vijf jaar geleden fuseerden vier schoolbesturen uit
de omgeving om efficiënter te gaan werken”, begint
Adrianne. “Er komt veel regelgeving op schoolbesturen
af, wat vraagt om professionelere leiding.
Digitalisering van facturen sluit goed aan op de
filosofie van de organisatie om efficiënter te werken.
Het proces levert ons zeker tijdvoordeel op.
Daarnaast is deze manier van werken veel minder
foutgevoelig en is de status van de factuur continu
te volgen.”
Dyademagazine | nummer 6 | juni 2012
door Frank Cannegieter
‘Wij kregen de mogelijkheid
o n z e wensen a a n t e g e ven e n
daar is zeker naar geluisterd.’
Voordeliger Adrianne vervolgt: “Voorheen codeerden
de administratief medewerkers de facturen in
een Excel-sheet. Het invoeren in dit document was
een tijdrovende klus. Vervolgens controleerde de
directeur de lijst, waaraan hij zijn goedkeuring
moest geven. Daarna werd de stapel facturen gekopieerd
en verzameld om het vervolgens met de post
naar Dyade te versturen. Je kunt je voorstellen dat
het overtypen en kopiëren van gegevens ondanks
de zorgvuldigheid soms fouten met zich meebrengt.
Daarnaast ben je afhankelijk van de post of de
facturen correct en tijdig bij Dyade aankomen en
heb je na het versturen weinig zicht op de status van
de facturen. Om een factuur tijdig te betalen en te
coderen, kun je de factuur nu direct scannen en
doorsturen naar Dyade. Rekening houdend met
de portokosten wachtten we voorheen tot we een
stapeltje facturen hadden en stuurden het vervolgens
door naar Dyade. Dat is tegenwoordig een
stuk voordeliger. Nu is het ook mogelijk de factuur
continu te volgen in het systeem.”
Wensen aangeven “VPCO de Viermaster is vanaf
het eerste uur betrokken bij de overgang naar
digitalisering van de factuurverwerking bij Dyade.
Na de pilotfase was het bestuur snel overtuigd van
de voordelen en besloot in maart 2011 de digitalisering
door te voeren. Hiervoor dienden de personeelsleden
wel geschoold te worden, aangezien de
manier van werken een andere aanpak en manier

Adrianne Teeuw-Starreveld
van denken vergt. De trainingsperiode waarin ons
werd bijgebracht hoe het systeem werkt, was zeer
zorgvuldig. Eerst hebben we een algemeen trainingsmoment
gehad om het systeem beter te leren kennen.
Vervolgens konden we werken in een testomgeving.
Dit was een belangrijk onderdeel om te kijken of je
niet tegen onverwachte problemen aanloopt. Dit werd
geëvalueerd met Dyade en de leveranciers. Tevens
kregen wij de mogelijkheid onze wensen aan te geven
en daar is zeker naar geluisterd”, vertelt Adrianne.
Het digitale factureringsproces Adrianne:
“Een factuur die ik inscan, komt terecht in ‘Postvak
in’ van mijn e-mailprogramma. Daarna controleer ik
of het bestand goed gescand is. Vervolgens archiveer
ik het bestand op onze netwerkschijf, zodat het
altijd digitaal terug te vinden is. Dan ‘upload’ ik het
bestand in het digitale systeem. Op dat moment is
Dyade aan zet om de factuur te controleren. Na
controle krijgen wij via e-mail een melding dat de
factuur klaar staat voor codering. Nadat ik de factuur
heb gecodeerd, is het aan de directeur om de
facturen te fiatteren. Als dit gebeurd is, is ons werk
gedaan en ligt de verantwoordelijkheid verder bij
Dyade. Het prettige is dat het gehele proces digitaal
te volgen is en dat je altijd op de hoogte bent van de
status van de factuur. Mocht ik coderingsvragen
hebben, dan kan ik bij de financiële afdeling van
Dyade terecht en voor vragen over het digitale
systeem helpt de servicedesk mij uit de brand.”
Kort cv Adrianne Teeuw-Starreveld
uit Renswoude
Sinds november 2009 werkt Adrianne parttime
als secretaresse op het bestuursbureau van VPCO
De Viermaster. Daar is zij verantwoordelijk voor
het afhandelen van de facturen. Daarnaast
notuleert ze tijdens directie-overleggen en
andere vergaderingen en beheert ze de agenda
van de directeur-bestuurder Henk Jonker.
Ruim honderd besturen maken gebruik van
digitalisering van de factuurverwerking van
Dyade. Voor meer informatie neemt u contact
op met de directeur van uw Dyade-vestiging.
Dyademagazine | nummer 6 | juni 2012
13