Fuifgids - gemeente Jabbeke

CONTRACTEN ALS NOODZAAK EN BESCHERMING
De afspraken die je met de verschillende partijen maakt voor de organisatie van je fuif, zet je best ook op
papier, om later eventuele betwistingen te voorkomen.
CONTRACTEN TEKENEN
Laat nooit een minderjarige een contract tekenen, burgerrechtelijk is een minderjarige immers niet
handelingsbekwaam.
Bekijk alles grondig voor je een contract afsluit. Je laat best een opschortende voorwaarde opnemen
in het contract. Laat het contract ook steeds door derden nazien.
Voor vele organisaties betekent een ‘grote fuif’ organiseren een omzet realiseren die een veelvoud is
van hun normale jaarlijkse budget. Als het gaat over een feitelijke vereniging en het loopt financieel
slecht af, dan heb je een probleem. Het zijn immers de individuele leden die zich persoonlijk verbinden
tot de verplichtingen van hun vereniging.
Contract met de zaaluitbater
Bij een ingedeelde zaal zal het contract meestal de voorwaarden en beperkingen vermelden die door
de milieuvergunning zijn opgelegd. Het gebruik van een geluidsbegrenzer wordt vaak verplicht. In sommige
zalen is ook het gebruik van de vaste muziekinstallatie verplicht. De zaaluitbater is verantwoordelijk voor het
respecteren van de geluidsnormen. Houd je je als organisator niet aan de opgelegde geluidsnormen en de
uitbater wordt beboet, kan de uitbater via de burgerlijke rechtbank het geleden financiële verlies verhalen op
de organisator.
Bij een niet-ingedeelde inrichting kan de zaaluitbater er in het contract op wijzen dat jij als organisator
verantwoordelijk bij de overschrijding van de geluidsnormen. Meestal zal ook melding gemaakt worden van
het maximum aantal toegelaten personen, dat bepaald is in het brandveiligheidsattest.
Afspraken over brandveiligheid, technische uitrusting en geluidsnormen zijn vaak in het contract vermeld,
maar ook andere factoren zijn belangrijk:
Welke lokalen zijn in de huurprijs inbegrepen?
Mag je ramen en deuren openen? Dit is belangrijk voor geluidshinder en luchtregeling.
Hoeveel betaal je voor verlichting, verwarming, telefoon, schoonmaak,...?
Stelt de verhuurder personeel ter beschikking?
Is er een speciale regeling voor SABAM en/of billijke vergoeding?
Hoe wordt het voorschot geregeld?
Hoe kan je het contact annuleren?
Hoeveel bedraagt de waarborgsom?
Moet je als huurder bepaalde verzekeringen afsluiten?
Mag je de infrastructuur onderverhuren?
Is een vestiaire verplicht, zo ja, wie baat deze uit?
Moet je een verantwoordelijke voor de toiletten voorzien?
Hoe stel je eventuele schade vast?
Wat met het opruimen van de zaal?
Indien je als organisator een vestiaire inricht, dan ben je verantwoordelijk voor diefstal of schade. Bordjes
met de vermelding ‘niet verantwoordelijk voor diefstal’ hebben geen enkele zin. Enkel wanneer de vestiaire
volledig onbewaakt en gratis is, ben je niet aansprakelijk voor verlies of beschadiging.