Fuifgids - gemeente Jabbeke

CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EEN FUIF
6 TOT 5 MAANDEN VOORAF
¤ Zaal of locatie (tent bij openlucht) vastleggen via een contract met de uitbater/eigenaar. Voor grotere
locaties kan het aangewezen zijn nog vroeger te reserveren.
¤ Brandverzekering afsluiten (als er geen ‘afstand van verhaal’ is opgenomen in het huurcontract en de
verzekeringspolis van de uitbater).
¤ Toestemming vragen aan het gemeentebestuur.
¤ Uitzondering vragen op de geluidsnormen als je fuif doorgaat in openlucht of in een tent.
¤ Als je sterke dranken wil schenken, nagaan wat de procedure is bij de gemeente.
¤ Een begroting opstellen met de verwachte uitgaven en inkomsten.
¤ Dj’s en eventuele bands boeken (kostprijs, speelduur, materiaal dat je als organisator moet voorzien).
¤ Firma boeken voor de geluids- en belichtingsinstallatie.
¤ Een sponsordossier opstellen en er ook naar op zoek gaan.
¤ Als je voor affiches groter dan 1m² kiest, een registratienummer affichetaks aanvragen (dit kan ook
via een drukker).
¤ Denk al aan elektriciteitstoevoer, nadarhekken, frigo’s, toog, verwarmingsinstallatie, podium,...).
4 MAANDEN VOORAF
¤ Kleinere sponsors zoeken.
¤ Promotiemateriaal ontwerpen (affiches, flyers, T-shirts, toegangskaarten, website,...).
¤ Voorverkooppunten contacteren en vastleggen.
¤ Offertes voor drukwerk opvragen.
¤ Een promotieplan opstellen.
3 MAANDEN VOORAF
¤ Drukklaar promotiemateriaal aanleveren bij de drukker.
¤ Materiaal aanvragen bij de uitleendienst.
¤ Takenoverzicht opmaken.
¤ Nagaan bij de gemeente wat de procedure is voor aanplakking en borden langs de weg.
¤ Eerste fase van het promotieplan uitvoeren.
¤ Beslissen of je met een securityfirma of met je vrijwilligers werkt.
¤ Als je met een eigen brouwer werkt (tapinstallaties, bekers, extra frigo’s,...).
2 MAANDEN VOORAF
¤ Als er een sluitingsuur werd bepaald in de gemeente, eventueel een verlenging aanvragen.
¤ Affiches ophangen op plaatsen waar je doelpubliek komt en op aanplakplaatsen.
¤ Kaarten in voorverkoop verdelen naar medewerkers en voorverkoopadressen.
¤ Een (eerste) zoektocht naar medewerkers (voor het geval die er nog niet waren).
¤ Afspraken maken met dj’s, groepen (soundcheck, vervoer, maaltijden,...).
¤ Nagaan welke verzekeringen verplicht en/of interessant zijn en ze afsluiten.
¤ Buren inlichten.
¤ Eventuele eetstandjes contacteren en vastleggen.
1 MAAND VOORAF
¤ Flyers verdelen op andere evenementen.
¤ SABAM en Billijke Vergoeding aanvragen.
¤ Tweede plak- en flyerronde.