Fuifgids - gemeente Jabbeke
Fuifgids - gemeente Jabbeke Fuifgids - gemeente Jabbeke
MATERIAAL Denk eraan dat het uitgeleende materiaal tijdig moet terug zijn. Plaats nadarafsluitingen terug bij elkaar, zodat de gemeentelijke diensten dit makkelijk kunnen opladen. Bij eventuele schade is het vaak goedkoper om zelf de herstellingen uit te (laten) voeren. Bespreek dit met de zaaluitbater. Breng in geval van schade de verzekeringsmaatschappij tijdig op de hoogte. EVALUATIE Een evaluatie wordt vaak vergeten. Nochtans kan je leren uit de fouten en deze de volgende keer vermijden. Een evaluatiemoment kan ook worden aangegrepen om de medewerkers te bedanken. Evalueer alle fasen (voorbereiding, dag zelf, nadien).
CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN EEN FUIF 6 TOT 5 MAANDEN VOORAF ¤ Zaal of locatie (tent bij openlucht) vastleggen via een contract met de uitbater/eigenaar. Voor grotere locaties kan het aangewezen zijn nog vroeger te reserveren. ¤ Brandverzekering afsluiten (als er geen ‘afstand van verhaal’ is opgenomen in het huurcontract en de verzekeringspolis van de uitbater). ¤ Toestemming vragen aan het gemeentebestuur. ¤ Uitzondering vragen op de geluidsnormen als je fuif doorgaat in openlucht of in een tent. ¤ Als je sterke dranken wil schenken, nagaan wat de procedure is bij de gemeente. ¤ Een begroting opstellen met de verwachte uitgaven en inkomsten. ¤ Dj’s en eventuele bands boeken (kostprijs, speelduur, materiaal dat je als organisator moet voorzien). ¤ Firma boeken voor de geluids- en belichtingsinstallatie. ¤ Een sponsordossier opstellen en er ook naar op zoek gaan. ¤ Als je voor affiches groter dan 1m² kiest, een registratienummer affichetaks aanvragen (dit kan ook via een drukker). ¤ Denk al aan elektriciteitstoevoer, nadarhekken, frigo’s, toog, verwarmingsinstallatie, podium,...). 4 MAANDEN VOORAF ¤ Kleinere sponsors zoeken. ¤ Promotiemateriaal ontwerpen (affiches, flyers, T-shirts, toegangskaarten, website,...). ¤ Voorverkooppunten contacteren en vastleggen. ¤ Offertes voor drukwerk opvragen. ¤ Een promotieplan opstellen. 3 MAANDEN VOORAF ¤ Drukklaar promotiemateriaal aanleveren bij de drukker. ¤ Materiaal aanvragen bij de uitleendienst. ¤ Takenoverzicht opmaken. ¤ Nagaan bij de gemeente wat de procedure is voor aanplakking en borden langs de weg. ¤ Eerste fase van het promotieplan uitvoeren. ¤ Beslissen of je met een securityfirma of met je vrijwilligers werkt. ¤ Als je met een eigen brouwer werkt (tapinstallaties, bekers, extra frigo’s,...). 2 MAANDEN VOORAF ¤ Als er een sluitingsuur werd bepaald in de gemeente, eventueel een verlenging aanvragen. ¤ Affiches ophangen op plaatsen waar je doelpubliek komt en op aanplakplaatsen. ¤ Kaarten in voorverkoop verdelen naar medewerkers en voorverkoopadressen. ¤ Een (eerste) zoektocht naar medewerkers (voor het geval die er nog niet waren). ¤ Afspraken maken met dj’s, groepen (soundcheck, vervoer, maaltijden,...). ¤ Nagaan welke verzekeringen verplicht en/of interessant zijn en ze afsluiten. ¤ Buren inlichten. ¤ Eventuele eetstandjes contacteren en vastleggen. 1 MAAND VOORAF ¤ Flyers verdelen op andere evenementen. ¤ SABAM en Billijke Vergoeding aanvragen. ¤ Tweede plak- en flyerronde.
- Page 1: RICHTLIJNEN, TIPS, BEPALINGEN, VERO
- Page 5 and 6: vallen en waarvoor dus geen milieuv
- Page 7 and 8: IS HET STATUUT VAN DE ORGANISATOR B
- Page 9 and 10: VERZEKERINGEN ALS MUST EN ZEKERHEID
- Page 11 and 12: WERKEN MET VRIJWILLIGERS Sinds 1 ja
- Page 13 and 14: LOGISTIEKE EN MATERIËLE ONDERSTEUN
- Page 15 and 16: COMMUNICATIEMIDDELEN AFFICHES EN F
- Page 17 and 18: DIEFSTALPREVENTIE Voor de organisat
- Page 19: DE ORGANISATIE VAN EEN EVENEMENT In
MATERIAAL<br />
Denk eraan dat het uitgeleende materiaal tijdig moet terug zijn. Plaats nadarafsluitingen terug bij elkaar, zodat<br />
de <strong>gemeente</strong>lijke diensten dit makkelijk kunnen opladen. Bij eventuele schade is het vaak goedkoper om zelf<br />
de herstellingen uit te (laten) voeren. Bespreek dit met de zaaluitbater. Breng in geval van schade de verzekeringsmaatschappij<br />
tijdig op de hoogte.<br />
EVALUATIE<br />
Een evaluatie wordt vaak vergeten. Nochtans kan je leren uit de fouten en deze de volgende keer vermijden.<br />
Een evaluatiemoment kan ook worden aangegrepen om de medewerkers te bedanken. Evalueer alle fasen<br />
(voorbereiding, dag zelf, nadien).
Change language