Fuifgids - gemeente Jabbeke

DE ORGANISATIE VAN EEN EVENEMENT
In deze rubriek zal enkel de organisatie de dag zelf en de dag erna worden besproken. Voorafgaandelijke
handelingen werden eerder in het document opgenomen en kunnen nogmaals geverifieerd worden via de
checklist in bijlage.
DE DAG ZELF
CONTROLE
Het is belangrijk om voor de start van het evenement samen met de zaaluitbater een inventaris op te maken,
niet alleen van drank en glazen, maar tevens van reeds bestaande schade aan het gebouw. Lees op voorhand
nog eens alle contracten door, test de muziek- en belichtingsinstallatie. Zorg ervoor dat de controle bij de
inkom goed georganiseerd is. Gebruik eventueel een nadarafsluiting. Voorzie steeds een gesloten doos met
gleuf waarin de gebruikte drankbonnen kunnen worden gedeponeerd.
TAAKVERDELING EN AFSPRAKEN
Vraag alle medewerkers zeker op het afgesproken uur aanwezig te zijn. Spreek vooraf af hoeveel drankbonnen
de vrijwillige medewerkers krijgen en verspreid ze voor het evenement begint. Maak een overzicht van
wie waar helpt en wanneer. Is het voor iedereen duidelijk tot hoe laat er inkom wordt gevraagd, er consumptiebonnen
worden verkocht, er drank verkrijgbaar is, er muziek wordt gedraaid?
INRICHTING EN VEILIGHEID
Zorg voor de inrichting van de zaal of het terrein en zet alles op tijd klaar. Plaats een (goed zichtbare) drankbonnenstand
(bij voorkeur een gesloten stand met loket). Zorg voor een lijst met nuttige telefoonnumeers
en zorg ervoor dat de fuiflocatie ten allen tijde vlot bereikbaar is voor de hulpdiensten.
FINANCIËN
Ga na wie wanneer moet betaald worden en zorg ervoor dat het geld ter beschikking is. Voorzie voldoende
wisselgeld voor de (verschillende) kassa(‘s). Stel iemand aan die regelmatig het geld gaat weghalen om een te
grote hoeveelheid cash geld te vermijden.
BARBEHEER
Tijdens de fuif of een evenement is de bar de belangrijkste bron van inkomsten. De ervaring leert echter
dat de winst vaak 25% lager ligt dan verwacht. Er bestaan verschillende mogelijkse oorzaken die je vooraf
goed dient in te schatten (slechte controle op het (her)gebruik van bonnetjes, medewerkers die gratis drank
weggeven aan vrienden of zelf drinken zonder drankbonnetje in te leveren, drankbonnen die verdwijnen,
mede-werkers die geen ervaring hebben met tappen, teveel aangesloten vaten op het einde van de fuif of
evenement).
DE DAG ERNA
OPRUIMEN EN CONTROLE
Je kan het best onmiddellijk na afloop opruimen. Op dat moment zijn de medewerkers immers nog aanwezig.
Spreek op voorhand goed af wie opruimt! Spreek op voorhand ook goed af - in geval van een gehuurd pand -
met de uitbater wat met opruimen bedoeld wordt. Vergeet het buitenterrein, panelen, borden en wegwijzers
niet. Controleer of er nergens schade is, zowel binnen of buiten. Doe samen met de uitbater een controle.