Fuifgids - gemeente Jabbeke
Fuifgids - gemeente Jabbeke Fuifgids - gemeente Jabbeke
PROMOTIE EN GEMEENTELIJKE ONDERSTEUNING De gemeente Jabbeke ondersteunt organisatoren op diverse kosteloze manier in promotionele ondersteuning. Zo is er de mogelijkheid tot het aanvragen van een melding in de activiteitenkalender (via het daartoe bestemde aanvraagformulier), de gemeentelijke website, de gemeentelijke aanplakpalen en de gemeentelijke banners (via het daartoe bestemde aanvraagformulier). Meer informatie hieromtrent kunt u vinden op www. jabbeke.be. Een prachtig concept uitdenken is één ding, maar een evenement is pas geslaagd als je ook het juiste publiek bereikt en voldoende deelnemers lokt. En dat is vaak een kwestie van communicatie. Hoe promoot je activiteiten bij het juiste publiek? Hoe krijgt jouw evenement aandacht in de media? Hoe begeleid je het publiek tijdens het evenement? Dit alles kun je bundelen in een communicatieplan. EEN COMMUNICATIEPLAN IN NEGEN STAPPEN Stap 1: Wat wil je bereiken binnen welke termijn? Een doel omschrijft de gewenste situatie: wat wil je met je communicatie bereiken? Wil je bijvoorbeeld veel publiek op je evenement of dient het evenement in eerste instantie om het imago van de organisatie te versterken? Stap II: Wie wil je bereiken? Het publiek dus. Het antwoord op deze vraag ligt grotendeels vervat in het evenement dat je opzet. Doelgroepen bepalen betekent duidelijk kiezen tot wie je je zult richten. Een jongerenpubliek vraagt een andere benadering bijvoorbeeld dan senioren. Stap III: Welke boodschap wil je overbrengen? Je boodschap moet duidelijk te onderscheiden zijn van andere boodschappen. Originaliteit is al een goed begin. Herkenbaarheid, zichtbaarheid, geloofwaardigheid en degelijkheid zijn meer dan trefwoorden. De verwachtingen die je schept, moet je kunnen waarmaken. Stap IV: Welke media en middelen ga je inzetten? Welke kanalen maken je boodschap het meest effectief? Timing, frekwentie en bereik zijn criteria die je helpen kiezen. Vaak biedt een mix van communicatiemiddelen de beste resultaten. Stap V: Wanneer ga je wat bekendmaken? Voor het plannen van je communicatie, gebruik je best een ‘retroplanning’. Je start op het moment waarop de promotie je publiek moet bereiken en vanaf dat moment keer je terug in de tijd. Zo bereken je hoeveel tijd je nodig hebt om de boodschap vorm te geven, te versturen,... Stap VI: Wie is verantwoordelijk voor wat? Stap VII: Hoeveel kan ik investeren in communicatie? Stap VIII: Wat is het resultaat/effect van onze communicatie? Stap IX: Is ons doel bereikt?
COMMUNICATIEMIDDELEN AFFICHES EN FLYERS Affiches zijn vaak letterlijk het uithangbord van jouw evenement en bevatten de belangrijkste basisinformatie. Belangrijk is dat ze vlot de aandacht trekken. Zoek daarom naar een herkenbare afbeelding, een ‘catchy’ slogan of een origineel idee. Verspreid affiches ook op de juiste plaatsen. Flyers zijn vaak een verkleinde versie van de affiche en worden direct en persoonlijk gegeven aan de beoogde doelgroep. Dit bezorgt de organisatie een gezicht. Affiches en flyers moeten de verantwoordelijke uitgever vermelden, met het domicilieadres van de organisator. De verantwoordelijke uitgever moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Sinds mei 2003 is er een nieuwe regeling voor de ‘belasting voor aanplakking’ of de zogenaamde zegeltaks. Affiches die kleiner of gelijk zijn aan 15 dm² (± A3-formaat) zijn vrijgesteld, van 15 dm² tot 1 m² is er een taks van 0.10 euro per affiche en affiches die groter zijn dan 1 m² is er een taks van 0.50 euro per affiche. ! Omwille van veiligheidsredenen mogen er geen verkeerstekens afgebeeld staan op je affiches en moeten fluorescerende affiches minstens 75 meter van verkeersborden vandaan blijven. FOLDERS OF BROCHURES Folders en brochures hebben het voordeel dat je er meer informatie in kwijt kan dan op een affiche of flyer. Het nadeel is dat ze vaak geraadpleegd worden door personen die reeds geïnteresseerd zijn. Je boort er weinig nieuw publiek mee aan. EIGEN WEBSITE/SOCIALE NETWERKSITES Een niet meer weg te denken digitaal medium is de website. In tegenstelling tot elektronische nieuwsbrieven en e-zines zijn websites ‘pull-media’. Het publiek moet zelf het initiatief nemen om naar je website te surfen. Je moet dus via een ander medium je publiek naar de webstek leiden. Het is dus veeleer een ondersteunend medium dat zelf promotie nodig heeft! Een combinatie met ‘push-media’ is een courante praktijk. Beschik je niet over een eigen website dan kun je steeds (aanvullend) gebruik maken van de sociale netwerksites en activiteitendatabanken zoals die legio op het internet te vinden zijn. Het gebruik hiervan neemt zowel passief als actief toe. Ze bestaan in alle vormen en maten en vormen een digitale ontmoetingsplaats. Een ideale manier dus om je evenement te promoten en bovendien kosteloos. Nodig je vrienden uit, waarop zij op hun beurt het bericht verspreiden naar hun vrienden. Plaats ook zeker een link naar je website en hou de pagina up-to-date. Ook blogs, photo-sharing sites en filmcommunities kunnen een handig communicatiemiddel zijn. PERS EN MEDIA Het inschakelen van pers en media kan extra promotie opleveren voor jouw evenenment. Media-aandacht krijgen is echter niet zo eenvoudig en vergt een grondige voorbereiding. Idealiter duid je één persoon aan van de orgranisatie om de contacten met de pers te verzorgen. Deze woordvoerder is een geloofwaardige en vlot bereikbare ‘go-between’. Hij of zij wordt het gezicht van de organisatie. Er zijn uiteraard nog tal van andere mogelijkheden om je product aan de man te brengen. Uitnodigingen, kaartjes, sponsor- en persdossiers, etiketten, naamkaartjes, wegwijzers, gadgets,... Vergeet vooral niet het belang van de kosteloze mond-aan-mondreclame.
- Page 1: RICHTLIJNEN, TIPS, BEPALINGEN, VERO
- Page 5 and 6: vallen en waarvoor dus geen milieuv
- Page 7 and 8: IS HET STATUUT VAN DE ORGANISATOR B
- Page 9 and 10: VERZEKERINGEN ALS MUST EN ZEKERHEID
- Page 11 and 12: WERKEN MET VRIJWILLIGERS Sinds 1 ja
- Page 13: LOGISTIEKE EN MATERIËLE ONDERSTEUN
- Page 17 and 18: DIEFSTALPREVENTIE Voor de organisat
- Page 19 and 20: DE ORGANISATIE VAN EEN EVENEMENT In
- Page 21 and 22: CHECKLIST VOOR DE ORGANISATIE VAN E
PROMOTIE EN GEMEENTELIJKE ONDERSTEUNING<br />
De <strong>gemeente</strong> <strong>Jabbeke</strong> ondersteunt organisatoren op diverse kosteloze manier in promotionele ondersteuning.<br />
Zo is er de mogelijkheid tot het aanvragen van een melding in de activiteitenkalender (via het daartoe<br />
bestemde aanvraagformulier), de <strong>gemeente</strong>lijke website, de <strong>gemeente</strong>lijke aanplakpalen en de <strong>gemeente</strong>lijke<br />
banners (via het daartoe bestemde aanvraagformulier). Meer informatie hieromtrent kunt u vinden op www.<br />
jabbeke.be.<br />
Een prachtig concept uitdenken is één ding, maar een evenement is pas geslaagd als je ook het juiste publiek<br />
bereikt en voldoende deelnemers lokt. En dat is vaak een kwestie van communicatie. Hoe promoot je activiteiten<br />
bij het juiste publiek? Hoe krijgt jouw evenement aandacht in de media? Hoe begeleid je het publiek<br />
tijdens het evenement? Dit alles kun je bundelen in een communicatieplan.<br />
EEN COMMUNICATIEPLAN IN NEGEN STAPPEN<br />
Stap 1: Wat wil je bereiken binnen welke termijn?<br />
Een doel omschrijft de gewenste situatie: wat wil je met je communicatie bereiken? Wil je bijvoorbeeld veel<br />
publiek op je evenement of dient het evenement in eerste instantie om het imago van de organisatie te versterken?<br />
Stap II: Wie wil je bereiken?<br />
Het publiek dus. Het antwoord op deze vraag ligt grotendeels vervat in het evenement dat je opzet. Doelgroepen<br />
bepalen betekent duidelijk kiezen tot wie je je zult richten. Een jongerenpubliek vraagt een andere<br />
benadering bijvoorbeeld dan senioren.<br />
Stap III: Welke boodschap wil je overbrengen?<br />
Je boodschap moet duidelijk te onderscheiden zijn van andere boodschappen. Originaliteit is al een goed<br />
begin. Herkenbaarheid, zichtbaarheid, geloofwaardigheid en degelijkheid zijn meer dan trefwoorden. De verwachtingen<br />
die je schept, moet je kunnen waarmaken.<br />
Stap IV: Welke media en middelen ga je inzetten?<br />
Welke kanalen maken je boodschap het meest effectief? Timing, frekwentie en bereik zijn criteria die je helpen<br />
kiezen. Vaak biedt een mix van communicatiemiddelen de beste resultaten.<br />
Stap V: Wanneer ga je wat bekendmaken?<br />
Voor het plannen van je communicatie, gebruik je best een ‘retroplanning’. Je start op het moment waarop de<br />
promotie je publiek moet bereiken en vanaf dat moment keer je terug in de tijd. Zo bereken je hoeveel tijd<br />
je nodig hebt om de boodschap vorm te geven, te versturen,...<br />
Stap VI: Wie is verantwoordelijk voor wat?<br />
Stap VII: Hoeveel kan ik investeren in communicatie?<br />
Stap VIII: Wat is het resultaat/effect van onze communicatie?<br />
Stap IX: Is ons doel bereikt?
Change language