Versie 1.0 3 E 0402a Handleiding wijzigingsformulier ... - Rdw
Versie 1.0 3 E 0402a Handleiding wijzigingsformulier ... - Rdw
Versie 1.0 3 E 0402a Handleiding wijzigingsformulier ... - Rdw
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Handleiding</strong> <strong>wijzigingsformulier</strong> Herinneringsbrief rijbewijzen (3 E 402)<br />
Inleiding<br />
De RDW informeert de houders van een rijbewijs over het verlopen van het rijbewijs (of<br />
categorieën). Om te zorgen dat de eerder aangeleverde gegevens recent blijven kunt u als<br />
gemeente middels het <strong>wijzigingsformulier</strong> herinneringsbrief rijbewijzen de wijzigingen aan de<br />
RDW doorgeven.<br />
In deze handleiding staat informatie over het invullen van het <strong>wijzigingsformulier</strong>.<br />
Uitleg.<br />
Het <strong>wijzigingsformulier</strong> “Herinneringsbrief rijbewijzen” is digitaal beschikbaar en dient met<br />
de computer ingevuld en verstuurd te worden. Hierdoor kunnen de wijzigingen gemakkelijk<br />
één op één door de RDW worden overgenomen.<br />
De gevraagde gegevens zijn nodig om de wijziging zo snel en correct mogelijk door te<br />
kunnen voeren. Daarvoor dient u de wijzigingen wel vroegtijdig door te geven.<br />
Let op! U kunt het formulier niet gebruiken voor het doorgeven van een gemeentelijke<br />
herindeling. Een juiste wijzigingsprocedure hiervoor is nog niet gereed, tot die tijd kunt u<br />
zich het beste wenden tot de Helpdesk Rijbewijzen telefoonnummer: 0900 235 97 39<br />
optie 1 (10 cpm).<br />
Invulinstructie.<br />
U dient de gegevens in de grijze vlakken op het formulier in te vullen. Het formulier is<br />
stapsgewijs opgedeeld en kan daarmee eenvoudig doorlopen worden.<br />
Stap 1 Gegevens gemeente(locatie)<br />
In deze stap geeft u de gegevens van de gemeente op, zodat de RDW weet bij welke gemeente<br />
de wijziging moet worden door gevoerd. Er wordt verzocht de volgende gegevens op te<br />
geven;<br />
* Naam, code van de gemeente(locatie).<br />
Hierdoor kan de RDW de gemeentelocatie identificeren en terug vinden in het systeem.<br />
* Naam en telefoonnummer contactpersoon.<br />
Met behulp van een contactpersoon zal informatie over de herinneringsbrief gelijk bij de<br />
juiste persoon terecht komen en ontstaat er geen vertraging in de communicatie over de<br />
tekstkeuzes.<br />
* E-mailadres.<br />
Het e-mailadres wordt voor de communicatie over de herinneringsbrief gebruikt, zoals het<br />
verzoek voor akkoord van de tekstkeuze.<br />
Stap 2 Geef aan welke wijzigingen u door wilt voeren. U kunt meerdere zaken wijzigen.<br />
In de 2 e stap geeft u aan welke wijziging van toepassing is. Dat kunt u aangeven door op het<br />
hokje voor de desbetreffende optie te klikken. Vervolgens gaat u verder met de daarbij<br />
horende stap. U kunt meerdere wijzigingen aangeven.<br />
Stap 3 Wijzigen tekstkeuze<br />
* Tekstkeuze.<br />
De tekstkeuze is de tekst met de gemeentespecifieke gegevens die in de herinneringsbrief<br />
komt te staan om de rijbewijshouder gegevens van de dichtstbijzijnde gemeente(locatie) te<br />
verstrekken.<br />
<strong>Versie</strong> <strong>1.0</strong> 3 E <strong>0402a</strong>
Vult u altijd de volledige tekstkeuze in, ook al is er maar een kleine wijziging. Vergeet dan<br />
niet om bij verzending aan te geven om welke wijzigingen het gaat.<br />
Per jaar kunt U 2 keer een wijzigingen gratis door voeren. Voor elke wijziging die daarna<br />
volgt zal een tarief in rekening worden gebracht. De hoogte van dit bedrag is voor 2007 nog<br />
niet bekend.<br />
Plaats in het aangegeven de tekst die u namens uw gemeente in de herinneringsbrief wilt<br />
hebben staan. U kunt gebruik maken van de standaardzinnen die al in het kader zijn<br />
weergegeven. Op de plaats van een sterretje (*) vult u de standaardzinnen aan met<br />
gemeentespecifieke gegevens (sterretje weghalen). U kiest zelf welke standaardzinnen u<br />
gebruikt en in welke volgorde. De zinnen die u niet gebruikt, dient u te verwijderen. Eigen<br />
tekst voegt u toe op de plek van het # (# weghalen).<br />
U mag niet meer tekst vermelden dan waarvoor in de herinneringsbrief ruimte is (de ruimte op<br />
het formulier is gelimiteerd), zie ook ‘Voorwaarden tekstkeuze’.<br />
Kiest u ervoor om in de herinneringsbrief geen tekst van uw gemeente te laten plaatsen, dan<br />
vermeldt u ‘geen tekst’. De RDW zal dan standaard de volgende tekst in de brief vermelden:<br />
De openingstijden kunnen per gemeente verschillen. Voor informatie over de locatie waar u uw rijbewijs kunt<br />
aanvragen en de openingstijden kunt u contact opnemen met uw gemeente.<br />
De kosten van het rijbewijs kunnen per gemeente verschillen. Voor informatie over de kosten van het rijbewijs<br />
kunt u contact opnemen met uw gemeente. Bij het niet kunnen overleggen van het oude rijbewijs kunnen extra<br />
kosten in rekening worden gebracht.<br />
Voorwaarden tekstkeuze<br />
Aan de tekstkeuze zijn voorwaarden gesteld. Dit in verband met onder andere de ruimte die<br />
beschikbaar is voor de tekstkeuze in de herinneringsbrief en om ervoor te zorgen dat de<br />
tekstkeuzes van de gemeenten zoveel mogelijk dezelfde gegevens bevatten. De tekstkeuze<br />
mag maximaal 80 karakters per regel en maximaal 41 regels bevatten.<br />
Mocht uw tekstkeuze te groot worden dan kunt u b.v. ook verwijzen naar een website waarop<br />
de informatie is na te lezen en/of vermelding van een telefoonnummer. Het is ook mogelijk<br />
een tekstkeuze per gemeentelocatie op te geven.<br />
Daarnaast mag de tekst mag geen tabellen of tabs bevatten. Alleen platte tekst is te gebruiken.<br />
Daarnaast moet er minimaal iets gezegd worden over de openingstijden en de kosten voor de<br />
aanvraag van een rijbewijs. Wordt hieraan niet voldaan dan zal de RDW een standaard<br />
tekstblok opnemen in de brief.<br />
De RDW controleert de tekstkeuze op stijl, grammatica, spellingsfouten en inhoudelijke<br />
onvolkomenheden. Mocht de tekstkeuze hieraan niet voldoen dan wordt u verzocht om een<br />
nieuwe tekstkeuze aan te leveren of er wordt een aangepaste tekstkeuze voor akkoord<br />
aangeboden.<br />
Stap 4 Wijzigen postcodes<br />
* Postcodes.<br />
Door middel van de postcodes kan de RDW de tekstkeuze van de gemeente(locatie) plaatsen<br />
in de brief voor de rijbewijshouders die tot de betreffende gemeente(locatie) behoren.<br />
<strong>Versie</strong> <strong>1.0</strong> 3 E <strong>0402a</strong>
U heeft hier 2 mogelijkheden. In het 1 e blokje kunt u aangeven welke postcodes toegevoegd<br />
moeten worden bij uw gemeente. In het 2 e blokje dient u de postcodes te vermelden die bij de<br />
gemeente komen te vervallen. Hier vermeldt u de numerieke postcodes die bij de<br />
gemeente(locatie) behoren, bijvoorbeeld 9640, 9641, 9642, 9643 etc. Wordt voor alle<br />
gemeentelocaties van uw gemeente één tekstkeuze aangeleverd, dan alle postcodes van uw<br />
gemeente vermelden.<br />
Stap 5 Wijzigen adres / contact persoon.<br />
Hier heeft u de mogelijkheid om een wijziging van de adresgegevens of contactpersoon voor<br />
de herinneringsbrief door te geven.<br />
Stap 6 Wijzigingsformulier opsturen<br />
Nadat u het <strong>wijzigingsformulier</strong> ‘Gegevens gemeente(locatie) herinneringsbrief rijbewijzen’<br />
heeft ingevuld, dient u het formulier per e-mail te versturen naar rijbewijsmailing@rdw.nl.<br />
Ook kunt u hier desgewenst een ingangsdatum opgeven. Dat kan bijvoorbeeld zijn wanneer<br />
de leges zijn gewijzigd en vanaf een bepaalde datum ingaan.<br />
Procedure<br />
Accorderen tekstkeuze<br />
Tevens krijgt u een verzoek om de aangeleverde tekstkeuze te accorderen. Zolang er geen<br />
akkoord is, wordt de tekstkeuze ook niet in de herinneringsbrief vermeld, tenzij de RDW<br />
anders bepaalt. Een akkoord of eventuele aanpassingen moeten worden gestuurd naar<br />
rijbewijsmailing@rdw.nl. Bij aanpassingen van de tekstkeuze wordt u wederom gevraagd de<br />
tekstkeuze te accorderen.<br />
De RDW behoudt het recht om een tekstkeuze door te voeren zonder dat de tekstkeuze is<br />
geaccordeerd door de gemeente(locatie). Dit om te voorkomen dat de rijbewijshouder onjuiste<br />
of onvolledige informatie krijgt.<br />
Let op: een formulier dat onjuist of niet compleet is ingevuld, kan niet afgehandeld worden.<br />
Een onjuist of incompleet ingevuld formulier wordt retour gestuurd met het verzoek om het<br />
formulier te completeren of aan te passen.<br />
Wijzigingen<br />
Wijzigingen in de gegevens van de gemeente(locatie) (zoals adres, contactpersoon), de<br />
postcodes of de tekstkeuze dienen ruim voor aanvang van de wijziging aangegeven te worden.<br />
Houdt u er rekening mee dat vanaf januari 2007 de rijbewijshouder 13 weken voor het<br />
verlopen van het rijbewijs geïnformeerd wordt.<br />
U bent zelf verantwoordelijk de wijziging op tijd bij de RDW aan te leveren. De RDW zal na<br />
ontvangst de wijzigingen binnen enkele werkdagen verwerken. Ook bij een wijziging van de<br />
tekstkeuze wordt u per e-mail verzocht om de nieuwe tekstkeuze te accorderen.<br />
Vragen<br />
Voor vragen over voorgaande kunt u terecht bij de Helpdesk Rijbewijzen telefoonnummer:<br />
0900 235 97 39 optie 1 (10 cpm).<br />
<strong>Versie</strong> <strong>1.0</strong> 3 E <strong>0402a</strong>