Uitgaande post

403Q1.FM
Post
Het registreren van uitgaande post kan op dezelfde manieren als het registreren
van inkomende post, dus door middel van:
een postboek (of brievenboek)
elektronische postregistratie.
Wel of niet registeren?
Net als bij inkomende post maken de meeste organisaties ook voor uitgaande
post een selectie welke poststukken wel en welke poststukken niet geregistreerd
worden. We hebben al gezien dat het wel of niet registreren van post kan
afhangen van de volgende factoren:
het soort bedrijf
de soort poststukken
de wijze van behandeling.
u Door uitgaande post wel te registreren, wordt duidelijk:
welke poststukken door de organisatie zijn verzonden
wie er verantwoordelijk is voor de afhandeling van het poststuk
wanneer het poststuk verzonden is.
Registratiekenmerken
Ook bij het registreren van uitgaande post worden diverse dingen vastgelegd
door middel van registratiekenmerken. Deze registratiekenmerken zijn per
organisatie (of zelfs per afdeling) verschillend.
Voorbeelden van registratiekenmerken voor uitgaande post zijn:
aard
datum van verzending
geadresseerde (of afzender)
kenmerk (of referentie)
onderwerp
soort poststuk
status
trefwoord
volgnummer.
Deze registratiekenmerken zijn in de paragraaf over inkomende post al aan de
orde gekomen.
Vergaren, vouwen, vullen en sluiten
Vergaren, vouwen, vullen en sluiten zijn manieren voor het verwerken van
post. Hiervoor bestaan verschillende hulpmiddelen, waarvan we er enkele
noemen.
Vergaarmachine
Een vergaarmachine is een apparaat dat in een hoog tempo stapels ongesorteerde
vellen papier bij elkaar zoekt.
Vouwmachine
Een vouwmachine kan gebruikt worden voor het vouwen van bladen, zodat ze
in een envelop passen.
1.9