Uitgaande post

Post
1.8
Uitgaande post
y Onder uitgaande postbehandeling verstaan we de manier waarop een organisatie
de administratieve verwerking van verzending van de uitgaande post
benadert. De post die verzonden moet worden, wordt bij de verschillende
afdelingen opgehaald en naar de postkamer gebracht.
Binnen iedere organisatie gelden regels hoe uitgaande post behandeld moet
worden. Vaak betreft dat:
adresseren
controleren
registreren
vergaren, vouwen, vullen en sluiten
frankeren
sorteren.
Adresseren
Adresseren is het op het poststuk vermelden aan wie u het toestuurt.
Enkele algemene regels voor adressering zijn:
De bovenste 4 centimeter van de envelop moeten leeg blijven, omdat daar
de frankering komt.
Zakelijke post wordt zo veel mogelijk naar een postbusnummer gestuurd.
Poststukken die aangetekend of per express worden verzonden, worden
naar het straatadres gestuurd (het gebruik van een postbusnummer heeft
hier juist een vertragende werking).
Bij het adresseren vermeldt u eerst de naam van de organisatie, daaronder
komt de naam van de medewerker (inclusief titulatuur en voorletters). Op
de volgende regel komt het postbusnummer (of de straatnaam met
huisnummer). Op de onderste regel komt de postcode en de woonplaats.
Volgens de Nederlandse Post komen er twee spaties tussen postcode en
plaatsnaam en wordt de plaatsnaam in hoofdletters geschreven.
Bij het adresseren van persoonlijke post komt de persoonsnaam voor de
bedrijfsnaam. In de linkerbovenhoek van de envelop vermeldt u het woord
”persoonlijk”.
Bij verzending naar het buitenland wordt ook de naam van het land
vermeld.
Controleren
Stel uzelf de volgende vragen bij het controleren van de uitgaande poststukken:
Bij het gebruik van vensterenveloppen: is het adres volledig zichtbaar in het
venster?
Is de brief ondertekend?
Is er een kopie van het poststuk gemaakt voor het archief?
Is het poststuk gemaakt volgens de huisstijl?
Is het poststuk geregistreerd voor uitgaande post?
Komt de adressering op de envelop overeen met de adressering van de brief?
Zijn de bijlagen compleet?
Zijn de gegevens van de afzender vermeld op de envelop?
Registreren
Het registreren van post is het systematisch noteren dat een bepaald document
er is, bij wie dit in behandeling is en wanneer het stuk is (of wordt) afgehandeld.