Uitgaande post
Uitgaande post
Uitgaande post
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
403Q1.FM<br />
Kenmerk (of referentie)<br />
Een kenmerk (of referentie) is het nummer of de code dat het <strong>post</strong>stuk van de<br />
afzender heeft gekregen. Het kenmerk staat meestal naast of onder de datum<br />
van het <strong>post</strong>stuk. Vaak kan men uit het kenmerk opmaken wie de brief heeft<br />
geschreven of van welke afdeling het <strong>post</strong>stuk afkomstig is.<br />
Onderwerp Het onderwerp van het <strong>post</strong>stuk wordt aangegeven in een beperkt aantal<br />
woorden die aangeven waar het <strong>post</strong>stuk over gaat. Bijvoorbeeld informatieaanvraag,<br />
adreswijziging, klacht et cetera.<br />
Soort <strong>post</strong>stuk De soort van het <strong>post</strong>stuk geeft aan om wat voor <strong>post</strong>stuk het gaat. Is het<br />
bijvoorbeeld een brief, een factuur, een verslag et cetera?<br />
Status De status van het <strong>post</strong>stuk geeft aan of het een origineel of een kopie is.<br />
Trefwoord Een trefwoord is een standaardomschrijving uitgedrukt in één woord.<br />
Volgnummer Bij elektronische <strong>post</strong>registratie geeft het registratieprogramma automatisch<br />
een volgnummer aan wanneer u een nieuw <strong>post</strong>stuk inboekt. Wanneer u<br />
gebruikmaakt van een <strong>post</strong>boek, nummert u automatisch door.<br />
Wijze van binnenkomst<br />
In sommige organisaties worden <strong>post</strong>stukken geregistreerd op de wijze van<br />
binnenkomst, bijvoorbeeld fax, e-mail of <strong>post</strong>stuk.<br />
Post<br />
Distribueren van inkomende <strong>post</strong><br />
Als de <strong>post</strong> gesorteerd, geopend, voorzien van een stempel en geregistreerd is,<br />
moet de <strong>post</strong> nog op de juiste afdeling en bij de juiste persoon terechtkomen:<br />
het distribueren (of verspreiden). Hoe sneller de <strong>post</strong> op de juiste plaats binnen<br />
de organisatie is, hoe eerder men kan beginnen met de behandeling ervan.<br />
Grote organisaties met een aparte <strong>post</strong>afdeling hebben meestal een paar<br />
momenten per dag waarop een medewerker van de <strong>post</strong>afdeling met een<br />
<strong>post</strong>kar de <strong>post</strong> rondbrengt. Tegelijkertijd neemt de medewerker van de<br />
<strong>post</strong>kamer de uitgaande <strong>post</strong> mee naar de <strong>post</strong>afdeling om deze bij de volgende<br />
<strong>post</strong>ronde weer intern te verspreiden of als uitgaande <strong>post</strong> te verzenden. In<br />
sommige (meestal kleinere) organisaties halen medewerkers zelf de <strong>post</strong> op of<br />
zorgt de secretaresse voor verspreiding.<br />
Hulpmiddelen voor distributie<br />
Er zijn diverse hulpmiddel voor distributie van <strong>post</strong>:<br />
interne <strong>post</strong>envelop<br />
<strong>post</strong>bak<br />
<strong>post</strong>wagen (of <strong>post</strong>kar)<br />
sorteerkast.<br />
Soms is een <strong>post</strong>stuk van belang voor meer personen binnen de organisatie. U<br />
hebt dan een aantal mogelijkheden om dit <strong>post</strong>stuk te verspreiden:<br />
Een circulatielijst (of circulatieformulier) toevoegen.<br />
Het <strong>post</strong>stuk kopiëren.<br />
Het <strong>post</strong>stuk scannen en per e-mail toesturen.<br />
1.7
Change language