Uitgaande post

Post
1.6
Wel of niet registreren?
e Het wel of niet registreren van post hangt af van een aantal factoren:
Het soort bedrijf.
De soort poststukken.
De wijze van behandeling.
Het soort bedrijf Iedere organisatie bepaalt zelf welke post wel en welke post niet geregistreerd
wordt. Een uitzondering hierop zijn overheidsinstellingen. Overheidsinstellingen
zijn wettelijk verplicht hun ingekomen stukken te registreren.
De soort poststukken Bepalend voor de keuze om wel of niet te registreren, is de waarde die het
poststuk voor de organisatie heeft. Als regel kunt u aanhouden dat u alle
documenten die gearchiveerd worden, ook registreert. Voorbeelden van
poststukken die geen waarde voor de organisatie hebben, zijn briefkaarten en
reclamefolders.
De wijze van behandeling
Poststukken die direct na binnenkomst in behandeling worden genomen,
worden bij sommige organisaties niet ingeschreven. Denk hierbij aan adreswijzigingen
of uitnodigingen. Wanneer de behandeling van een poststuk een
langere periode in beslag neemt of wanneer er meer afdelingen betrokken zijn,
is het wel aan te raden om te registreren.
r Door inkomende post wel te registreren, wordt duidelijk:
welke poststukken door de organisatie zijn ontvangen
wie er verantwoordelijk is voor de afhandeling van het poststuk
wanneer het poststuk ontvangen is.
Registratiekenmerken
Bij het registreren worden diverse dingen vastgelegd. Dit zijn de zogenaamde
registratiekenmerken. Deze registratiekenmerken zijn per organisatie (of zelfs
per afdeling) verschillend.
t Voorbeelden van registratiekenmerken voor inkomende en uitgaande post
zijn:
aard
datum van binnenkomst (of verzending)
geadresseerde (of afzender)
kenmerk (of referentie)
onderwerp
soort poststuk
status
trefwoord
volgnummer
wijze van binnenkomst.
Aard De aard van het poststuk geeft aan of het poststuk geheim, vertrouwelijk of
persoonlijk wordt verzonden (of is ontvangen).
Datum van binnenkomst
(of verzen-
ding)
Geadresseerde (of
afzender)
Dit is de datum dat het poststuk binnenkomt (of verzonden wordt). Deze
datum kan verschillen van de datum die op het poststuk zelf vermeld staat.
De geadresseerde (of afzender) van het poststuk. Dit is zowel de naam van de
organisatie als de naam (of initialen) van de persoon die het poststuk ondertekend
heeft.