Uitgaande post
Uitgaande post
Uitgaande post
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
403Q1.FM<br />
Post<br />
Vertrouwelijke/persoonlijke <strong>post</strong><br />
0 Post waarop ”vertrouwelijk”, ”persoonlijk” of ”privé” staat, moet ongeopend<br />
aan de betrokken persoon worden overhandigd. Ook salarisgegevens, bankafschriften<br />
en sollicitatiebrieven behoren in de meeste organisaties tot de<br />
vertrouwelijke <strong>post</strong> en worden niet centraal geopend.<br />
Bespreek met uw leidinggevende welke soorten <strong>post</strong> u altijd mag openen en<br />
welke niet.<br />
Na het openen van de <strong>post</strong>stukken, kunt u de <strong>post</strong>stukken voorzien van een<br />
datumstempel.<br />
q Door het datumstempel weet iedereen binnen de organisatie dat de brief gezien<br />
is door de verantwoordelijke voor <strong>post</strong>behandeling. Ook staat de exacte<br />
ontvangstdatum vermeld op het <strong>post</strong>stuk.<br />
Voor het openen van <strong>post</strong> zijn diverse hulpmiddelen, bijvoorbeeld een<br />
(elektrische) briefopener, een freesmachine of een extractor.<br />
Bij het openen van de <strong>post</strong> is het belangrijk om goed op te letten dat er niets in<br />
de envelop achterblijft. Na het openen controleert u het <strong>post</strong>stuk op:<br />
datering<br />
vermelding van de afzender<br />
bijlagen.<br />
Registreren van inkomende <strong>post</strong><br />
w Het registreren (of inschrijven) van <strong>post</strong> is het systematisch noteren dat een<br />
bepaald document er is, bij wie dit in behandeling is en wanneer het stuk is (of<br />
wordt) afgehandeld.<br />
Het registreren van inkomende <strong>post</strong> kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld<br />
door middel van:<br />
een <strong>post</strong>boek (of brievenboek)<br />
elektronische <strong>post</strong>registratie.<br />
Postboek (of brievenboek)<br />
Een <strong>post</strong>boek of brievenboek is een register met kolommen voor inkomende<br />
en uitgaande <strong>post</strong>. In een <strong>post</strong>boek wordt meestal chronologisch ingeschreven:<br />
de <strong>post</strong>stukken worden in volgorde van binnenkomst ingeschreven.<br />
Het nadeel van een <strong>post</strong>boek is dat het terugzoeken van <strong>post</strong>stukken niet<br />
gemakkelijk is. Ook kost het veel tijd.<br />
Elektronische <strong>post</strong>registratie<br />
Een systeem voor elektronische <strong>post</strong>registratie kunt u zelf opzetten met behulp<br />
van bijvoorbeeld een tekstverwerkingsprogramma, een spreadsheetprogramma<br />
of een databaseprogramma. Ook is er gespecialiseerde software voor<br />
<strong>post</strong>registratie.<br />
Het voordeel van elektronische <strong>post</strong>registratie is dat het terugzoeken van informatie<br />
gemakkelijker is en sneller gaat dan in een <strong>post</strong>boek.<br />
1.5
Change language