Uitgaande post
Uitgaande post
Uitgaande post
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
403Q1.FM<br />
Post<br />
Hoofdstuk1<br />
Organisaties, groot en klein, hebben dagelijks te maken met een grote<br />
stroom aan <strong>post</strong>. Al deze <strong>post</strong> moet behandeld (verwerkt) worden. Dit kan<br />
tot uw werkzaamheden behoren.<br />
In dit hoofdstuk leert u dan ook welke soorten <strong>post</strong> er zijn. We maken<br />
daarbij het onderscheid tussen inkomende en uitgaande <strong>post</strong>, interne <strong>post</strong><br />
en speciale <strong>post</strong>.<br />
Met betrekking tot de inkomende <strong>post</strong> besteden we aandacht aan het<br />
ontvangen, sorteren, dateren en registreren. Met betrekking tot de<br />
uitgaande <strong>post</strong> besteden we aandacht aan het adresseren, controleren,<br />
registreren, frankeren en sorteren.<br />
Post<br />
Tot slot leert u op welke manieren <strong>post</strong> verzonden kan worden, bijvoorbeeld<br />
via <strong>post</strong>bedrijven, koeriersdiensten of partijen<strong>post</strong>.<br />
Soorten <strong>post</strong><br />
In kleinere organisaties zorgt de receptie of het secretariaat voor de <strong>post</strong>behandeling.<br />
Bij grotere organisaties zal er een speciale afdeling zijn waar alle <strong>post</strong><br />
binnenkomt en wordt behandeld: de <strong>post</strong>kamer.<br />
Postbehandeling 1 Postbehandeling is:<br />
• Het sorteren, registreren en verspreiden van inkomende <strong>post</strong>.<br />
De afhandeling en beantwoording van ingekomen <strong>post</strong>.<br />
De behandeling van interne <strong>post</strong>.<br />
Het sorteren, registreren en verzenden van uitgaande <strong>post</strong>.<br />
Uit vorenstaande opsomming kunnen we al de volgende drie soorten <strong>post</strong><br />
onderscheiden:<br />
Inkomende <strong>post</strong>.<br />
<strong>Uitgaande</strong> <strong>post</strong>.<br />
Interne <strong>post</strong>.<br />
Inkomende en uitgaande <strong>post</strong><br />
Onder inkomende <strong>post</strong> vallen alle <strong>post</strong>stukken die de organisatie binnenkomen.<br />
Onder uitgaande <strong>post</strong> vallen alle <strong>post</strong>stukken die de organisatie<br />
uitgaan.<br />
Er zijn verschillende soorten <strong>post</strong>stukken: brieven, drukwerk en <strong>post</strong>pakketten.<br />
1.1
Post<br />
1.2<br />
Brieven<br />
Een brief is een bericht op papier gericht aan één of meer personen. Een brief<br />
is verpakt in een envelop die is voorzien van een adres. Een brief heeft een<br />
maximumformaat van 38 × 26,5 × 3,2 cm en een minimumformaat van<br />
14 × 9 cm.<br />
Drukwerk<br />
2 Drukwerk is alles wat gedrukt is en dat niet als een persoonlijk bericht<br />
beschouwd wordt. Reclamefolders, kranten, tijdschriften, boeken en mailings<br />
zijn voorbeelden van drukwerk. Een persoonlijk geadresseerde reclamemailing<br />
heeft de vorm van een brief, maar is reclamedrukwerk. Deze is wel persoonlijk<br />
geadresseerd maar in werkelijkheid aan een groot aantal mensen gestuurd.<br />
Postpakketten<br />
We spreken van een <strong>post</strong>pakket als het <strong>post</strong>stuk niet door een gewone<br />
brievenbus kan.<br />
Ook faxberichten en e-mailberichten zijn <strong>post</strong>stukken.<br />
Interne <strong>post</strong><br />
Interne <strong>post</strong> is meer dan het doorsturen van de inkomende <strong>post</strong> naar de<br />
verschillende afdelingen binnen de organisatie. Interne <strong>post</strong> is namelijk ook<br />
<strong>post</strong> die van de ene afdeling naar de andere afdeling gaat. Denk bijvoorbeeld<br />
aan interne mededelingen, notulen, organisatorische richtlijnen, tijdschriften<br />
of personeelsmededelingen.<br />
Interne <strong>post</strong> wordt ook wel huis<strong>post</strong> genoemd en wordt meestal verspreid in<br />
speciale enveloppen. Dit kunnen bijvoorbeeld (bruine) mappen zijn waarop<br />
een aantal vakken staan waarop u kunt noteren voor wie of voor welke afdeling<br />
het <strong>post</strong>stuk bestemd is.<br />
Speciale <strong>post</strong><br />
3 Sommige <strong>post</strong>stukken vragen een speciale behandeling. Deze <strong>post</strong>stukken<br />
hebben voorrang boven de normale <strong>post</strong>stukken. Het kan hierbij gaan om:<br />
aangetekende <strong>post</strong><br />
express <strong>post</strong><br />
faxberichten<br />
rouw<strong>post</strong>.<br />
Aangetekende <strong>post</strong> Bij aangetekende <strong>post</strong> vindt de afzender het belangrijk dat het <strong>post</strong>stuk ook<br />
werkelijk aankomt. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om zeer persoonlijke of<br />
vertrouwelijke <strong>post</strong>stukken waarvan de afzender zeker wil zijn dat ze bij de<br />
juiste persoon terechtkomen. Aangetekende <strong>post</strong> wordt voorzien van een<br />
sticker met een code die elektronisch geregistreerd wordt. Als waarborg voor<br />
de ontvangst moet de geadresseerde tekenen voor ontvangst van het <strong>post</strong>stuk.<br />
Express <strong>post</strong> Express <strong>post</strong> is <strong>post</strong> die met spoed verstuurd is, en eventueel dezelfde dag nog<br />
bezorgd kan worden.<br />
Faxberichten Een faxbericht is een document dat in de vorm van digitale geluidssignalen via<br />
de telefoonlijn door een faxapparaat wordt verzonden naar een ander faxapparaat.<br />
Afhankelijk van de inhoud van de fax, kan het nodig zijn de fax meteen<br />
naar de geadresseerde te brengen.
403Q1.FM<br />
Rouw<strong>post</strong> Rouw<strong>post</strong> is een schriftelijk bericht aan familie, werk en bekenden van de<br />
overledene om mee te delen dat iemand is overleden. Een rouwkaart is meestal<br />
een dubbelgevouwen kaart met bijpassende enveloppe met zwarte of grijze<br />
rand. In de rouwkaart staat waar en wanneer afscheid genomen kan worden<br />
van de overledene. Rouwkaarten worden zo snel mogelijk na het overlijden<br />
verzonden en moeten ook zo snel mogelijk bij de geadresseerde terechtkomen.<br />
Rouw<strong>post</strong> wordt daarom door PostNL handmatig en apart van de andere <strong>post</strong><br />
verwerkt. Rouw<strong>post</strong> is meestal te herkennen aan een speciale rouw<strong>post</strong>zegel.<br />
4 Post kan op verschillende manieren bij een organisatie binnenkomen:<br />
Via de brievenbus (het straatadres) van de organisatie.<br />
Via een <strong>post</strong>bus.<br />
Via een antwoordnummer.<br />
Per fax of computer (e-mail of contactformulier via de website van de<br />
organisatie).<br />
Post<br />
Postbus<br />
5 Een <strong>post</strong>bus is een afsluitbare kast of opslag die door een organisatie of particulier<br />
wordt gehuurd van een <strong>post</strong>bedrijf. Aan een speciale balie kunnen de<br />
apart opgeslagen stukken tijdens kantoortijden worden opgehaald. Vroeger<br />
vond dit uitsluitend op het <strong>post</strong>kantoor plaats, tegenwoordig worden<br />
<strong>post</strong>bussen vaak in speciaal daarvoor bedoelde gebouwen (bijvoorbeeld op een<br />
industrieterrein) ingericht.<br />
Iedere <strong>post</strong>bus heeft een nummer, dat tegelijk het <strong>post</strong>adres vormt. Een<br />
<strong>post</strong>busnummer bestaat uit minimaal één en maximaal vijf cijfers. De adressering<br />
van een <strong>post</strong>bus ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:<br />
LOI<br />
Postbus 4200<br />
2350 CA LEIDERDORP<br />
Postbussen worden voornamelijk door bedrijven gehuurd, omdat die veel <strong>post</strong><br />
ontvangen. Wie een <strong>post</strong>bus huurt, krijgt, na legitimatie, de sleutels van de kast<br />
en kan de <strong>post</strong> in de <strong>post</strong>bus laten bezorgen.<br />
6 Enkele voordelen van een <strong>post</strong>bus zijn:<br />
Het ophalen van de <strong>post</strong> kan gedurende de openingstijden op elk tijdstip<br />
gebeuren.<br />
De <strong>post</strong> is vaak al vroeg beschikbaar.<br />
De <strong>post</strong> zal minder snel beschadigd raken.<br />
Het adres blijft steeds hetzelfde.<br />
Het <strong>post</strong>adres is anoniem, in tegenstelling tot een bezoekadres.<br />
Let er bij verzending van een <strong>post</strong>stuk naar een <strong>post</strong>busnummer wel op dat het<br />
<strong>post</strong>busnummer een andere <strong>post</strong>code heeft dan het straatadres.<br />
Antwoordnummer<br />
7 Een antwoordnummer is een <strong>post</strong>bus waar de ontvanger de kosten voor het<br />
versturen van de zending betaalt. Hierdoor hoeft de verzender geen frankering<br />
te betalen. Vooral (grote) instanties die de verzender willen motiveren tot het<br />
sturen van brieven maken gebruik van een antwoordnummer.<br />
1.3
Post<br />
1.4<br />
Voor de verzender is het versturen van een <strong>post</strong>stuk naar een antwoordnummer<br />
gratis. Voor het hebben van een antwoordnummer betaalt de<br />
ontvanger voor het abonnement. Per antwoordzending komt daar een bedrag<br />
bij, dat afhankelijk is van het gewicht, het contract en of er een KIX-code (Klant<br />
IndeX-code) en een FIM-code (Front Identificatie Merk) wordt gebruikt. De<br />
KIX-code is een streepjescode voor het machinaal lezen van adressen. De FIMcode<br />
is een streepjescode voor de houder van het antwoordnummer. De FIMcode<br />
staat op de plaats van de <strong>post</strong>zegel.<br />
Afb.1. Alle KIX-tekens.<br />
Inkomende <strong>post</strong><br />
Ontvangen, sorteren en dateren van inkomende <strong>post</strong><br />
Bij iedere organisatie bestaan afspraken en regels over het wel of niet openen<br />
van bepaalde <strong>post</strong>.<br />
8 Na het sorteren van de <strong>post</strong>, wordt onderscheid gemaakt tussen:<br />
zakelijke <strong>post</strong><br />
vertrouwelijke/persoonlijke <strong>post</strong>.<br />
Zakelijke <strong>post</strong><br />
9 De meeste <strong>post</strong> die een organisatie ontvangt, is zakelijke <strong>post</strong>. Het <strong>post</strong>stuk is<br />
geadresseerd aan de organisatie of een medewerker binnen de organisatie.<br />
Denk bijvoorbeeld aan brieven, facturen en opdrachtbevestigingen. Maar ook<br />
pakketten of drukwerk (zoals folders, dagbladen, tijdschriften of reclame).<br />
Zakelijke <strong>post</strong> mag geopend worden en aan de betrokken persoon worden<br />
overhandigd. Als op het <strong>post</strong>stuk alleen de naam van de organisatie staat, moet<br />
u aan de hand van de inhoud bepalen aan welk persoon binnen de organisatie<br />
u het <strong>post</strong>stuk overhandigt.
403Q1.FM<br />
Post<br />
Vertrouwelijke/persoonlijke <strong>post</strong><br />
0 Post waarop ”vertrouwelijk”, ”persoonlijk” of ”privé” staat, moet ongeopend<br />
aan de betrokken persoon worden overhandigd. Ook salarisgegevens, bankafschriften<br />
en sollicitatiebrieven behoren in de meeste organisaties tot de<br />
vertrouwelijke <strong>post</strong> en worden niet centraal geopend.<br />
Bespreek met uw leidinggevende welke soorten <strong>post</strong> u altijd mag openen en<br />
welke niet.<br />
Na het openen van de <strong>post</strong>stukken, kunt u de <strong>post</strong>stukken voorzien van een<br />
datumstempel.<br />
q Door het datumstempel weet iedereen binnen de organisatie dat de brief gezien<br />
is door de verantwoordelijke voor <strong>post</strong>behandeling. Ook staat de exacte<br />
ontvangstdatum vermeld op het <strong>post</strong>stuk.<br />
Voor het openen van <strong>post</strong> zijn diverse hulpmiddelen, bijvoorbeeld een<br />
(elektrische) briefopener, een freesmachine of een extractor.<br />
Bij het openen van de <strong>post</strong> is het belangrijk om goed op te letten dat er niets in<br />
de envelop achterblijft. Na het openen controleert u het <strong>post</strong>stuk op:<br />
datering<br />
vermelding van de afzender<br />
bijlagen.<br />
Registreren van inkomende <strong>post</strong><br />
w Het registreren (of inschrijven) van <strong>post</strong> is het systematisch noteren dat een<br />
bepaald document er is, bij wie dit in behandeling is en wanneer het stuk is (of<br />
wordt) afgehandeld.<br />
Het registreren van inkomende <strong>post</strong> kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld<br />
door middel van:<br />
een <strong>post</strong>boek (of brievenboek)<br />
elektronische <strong>post</strong>registratie.<br />
Postboek (of brievenboek)<br />
Een <strong>post</strong>boek of brievenboek is een register met kolommen voor inkomende<br />
en uitgaande <strong>post</strong>. In een <strong>post</strong>boek wordt meestal chronologisch ingeschreven:<br />
de <strong>post</strong>stukken worden in volgorde van binnenkomst ingeschreven.<br />
Het nadeel van een <strong>post</strong>boek is dat het terugzoeken van <strong>post</strong>stukken niet<br />
gemakkelijk is. Ook kost het veel tijd.<br />
Elektronische <strong>post</strong>registratie<br />
Een systeem voor elektronische <strong>post</strong>registratie kunt u zelf opzetten met behulp<br />
van bijvoorbeeld een tekstverwerkingsprogramma, een spreadsheetprogramma<br />
of een databaseprogramma. Ook is er gespecialiseerde software voor<br />
<strong>post</strong>registratie.<br />
Het voordeel van elektronische <strong>post</strong>registratie is dat het terugzoeken van informatie<br />
gemakkelijker is en sneller gaat dan in een <strong>post</strong>boek.<br />
1.5
Post<br />
1.6<br />
Wel of niet registreren?<br />
e Het wel of niet registreren van <strong>post</strong> hangt af van een aantal factoren:<br />
Het soort bedrijf.<br />
De soort <strong>post</strong>stukken.<br />
De wijze van behandeling.<br />
Het soort bedrijf Iedere organisatie bepaalt zelf welke <strong>post</strong> wel en welke <strong>post</strong> niet geregistreerd<br />
wordt. Een uitzondering hierop zijn overheidsinstellingen. Overheidsinstellingen<br />
zijn wettelijk verplicht hun ingekomen stukken te registreren.<br />
De soort <strong>post</strong>stukken Bepalend voor de keuze om wel of niet te registreren, is de waarde die het<br />
<strong>post</strong>stuk voor de organisatie heeft. Als regel kunt u aanhouden dat u alle<br />
documenten die gearchiveerd worden, ook registreert. Voorbeelden van<br />
<strong>post</strong>stukken die geen waarde voor de organisatie hebben, zijn briefkaarten en<br />
reclamefolders.<br />
De wijze van behandeling<br />
Poststukken die direct na binnenkomst in behandeling worden genomen,<br />
worden bij sommige organisaties niet ingeschreven. Denk hierbij aan adreswijzigingen<br />
of uitnodigingen. Wanneer de behandeling van een <strong>post</strong>stuk een<br />
langere periode in beslag neemt of wanneer er meer afdelingen betrokken zijn,<br />
is het wel aan te raden om te registreren.<br />
r Door inkomende <strong>post</strong> wel te registreren, wordt duidelijk:<br />
welke <strong>post</strong>stukken door de organisatie zijn ontvangen<br />
wie er verantwoordelijk is voor de afhandeling van het <strong>post</strong>stuk<br />
wanneer het <strong>post</strong>stuk ontvangen is.<br />
Registratiekenmerken<br />
Bij het registreren worden diverse dingen vastgelegd. Dit zijn de zogenaamde<br />
registratiekenmerken. Deze registratiekenmerken zijn per organisatie (of zelfs<br />
per afdeling) verschillend.<br />
t Voorbeelden van registratiekenmerken voor inkomende en uitgaande <strong>post</strong><br />
zijn:<br />
aard<br />
datum van binnenkomst (of verzending)<br />
geadresseerde (of afzender)<br />
kenmerk (of referentie)<br />
onderwerp<br />
soort <strong>post</strong>stuk<br />
status<br />
trefwoord<br />
volgnummer<br />
wijze van binnenkomst.<br />
Aard De aard van het <strong>post</strong>stuk geeft aan of het <strong>post</strong>stuk geheim, vertrouwelijk of<br />
persoonlijk wordt verzonden (of is ontvangen).<br />
Datum van binnenkomst<br />
(of verzen-<br />
ding)<br />
Geadresseerde (of<br />
afzender)<br />
Dit is de datum dat het <strong>post</strong>stuk binnenkomt (of verzonden wordt). Deze<br />
datum kan verschillen van de datum die op het <strong>post</strong>stuk zelf vermeld staat.<br />
De geadresseerde (of afzender) van het <strong>post</strong>stuk. Dit is zowel de naam van de<br />
organisatie als de naam (of initialen) van de persoon die het <strong>post</strong>stuk ondertekend<br />
heeft.
403Q1.FM<br />
Kenmerk (of referentie)<br />
Een kenmerk (of referentie) is het nummer of de code dat het <strong>post</strong>stuk van de<br />
afzender heeft gekregen. Het kenmerk staat meestal naast of onder de datum<br />
van het <strong>post</strong>stuk. Vaak kan men uit het kenmerk opmaken wie de brief heeft<br />
geschreven of van welke afdeling het <strong>post</strong>stuk afkomstig is.<br />
Onderwerp Het onderwerp van het <strong>post</strong>stuk wordt aangegeven in een beperkt aantal<br />
woorden die aangeven waar het <strong>post</strong>stuk over gaat. Bijvoorbeeld informatieaanvraag,<br />
adreswijziging, klacht et cetera.<br />
Soort <strong>post</strong>stuk De soort van het <strong>post</strong>stuk geeft aan om wat voor <strong>post</strong>stuk het gaat. Is het<br />
bijvoorbeeld een brief, een factuur, een verslag et cetera?<br />
Status De status van het <strong>post</strong>stuk geeft aan of het een origineel of een kopie is.<br />
Trefwoord Een trefwoord is een standaardomschrijving uitgedrukt in één woord.<br />
Volgnummer Bij elektronische <strong>post</strong>registratie geeft het registratieprogramma automatisch<br />
een volgnummer aan wanneer u een nieuw <strong>post</strong>stuk inboekt. Wanneer u<br />
gebruikmaakt van een <strong>post</strong>boek, nummert u automatisch door.<br />
Wijze van binnenkomst<br />
In sommige organisaties worden <strong>post</strong>stukken geregistreerd op de wijze van<br />
binnenkomst, bijvoorbeeld fax, e-mail of <strong>post</strong>stuk.<br />
Post<br />
Distribueren van inkomende <strong>post</strong><br />
Als de <strong>post</strong> gesorteerd, geopend, voorzien van een stempel en geregistreerd is,<br />
moet de <strong>post</strong> nog op de juiste afdeling en bij de juiste persoon terechtkomen:<br />
het distribueren (of verspreiden). Hoe sneller de <strong>post</strong> op de juiste plaats binnen<br />
de organisatie is, hoe eerder men kan beginnen met de behandeling ervan.<br />
Grote organisaties met een aparte <strong>post</strong>afdeling hebben meestal een paar<br />
momenten per dag waarop een medewerker van de <strong>post</strong>afdeling met een<br />
<strong>post</strong>kar de <strong>post</strong> rondbrengt. Tegelijkertijd neemt de medewerker van de<br />
<strong>post</strong>kamer de uitgaande <strong>post</strong> mee naar de <strong>post</strong>afdeling om deze bij de volgende<br />
<strong>post</strong>ronde weer intern te verspreiden of als uitgaande <strong>post</strong> te verzenden. In<br />
sommige (meestal kleinere) organisaties halen medewerkers zelf de <strong>post</strong> op of<br />
zorgt de secretaresse voor verspreiding.<br />
Hulpmiddelen voor distributie<br />
Er zijn diverse hulpmiddel voor distributie van <strong>post</strong>:<br />
interne <strong>post</strong>envelop<br />
<strong>post</strong>bak<br />
<strong>post</strong>wagen (of <strong>post</strong>kar)<br />
sorteerkast.<br />
Soms is een <strong>post</strong>stuk van belang voor meer personen binnen de organisatie. U<br />
hebt dan een aantal mogelijkheden om dit <strong>post</strong>stuk te verspreiden:<br />
Een circulatielijst (of circulatieformulier) toevoegen.<br />
Het <strong>post</strong>stuk kopiëren.<br />
Het <strong>post</strong>stuk scannen en per e-mail toesturen.<br />
1.7
Post<br />
1.8<br />
<strong>Uitgaande</strong> <strong>post</strong><br />
y Onder uitgaande <strong>post</strong>behandeling verstaan we de manier waarop een organisatie<br />
de administratieve verwerking van verzending van de uitgaande <strong>post</strong><br />
benadert. De <strong>post</strong> die verzonden moet worden, wordt bij de verschillende<br />
afdelingen opgehaald en naar de <strong>post</strong>kamer gebracht.<br />
Binnen iedere organisatie gelden regels hoe uitgaande <strong>post</strong> behandeld moet<br />
worden. Vaak betreft dat:<br />
adresseren<br />
controleren<br />
registreren<br />
vergaren, vouwen, vullen en sluiten<br />
frankeren<br />
sorteren.<br />
Adresseren<br />
Adresseren is het op het <strong>post</strong>stuk vermelden aan wie u het toestuurt.<br />
Enkele algemene regels voor adressering zijn:<br />
De bovenste 4 centimeter van de envelop moeten leeg blijven, omdat daar<br />
de frankering komt.<br />
Zakelijke <strong>post</strong> wordt zo veel mogelijk naar een <strong>post</strong>busnummer gestuurd.<br />
Poststukken die aangetekend of per express worden verzonden, worden<br />
naar het straatadres gestuurd (het gebruik van een <strong>post</strong>busnummer heeft<br />
hier juist een vertragende werking).<br />
Bij het adresseren vermeldt u eerst de naam van de organisatie, daaronder<br />
komt de naam van de medewerker (inclusief titulatuur en voorletters). Op<br />
de volgende regel komt het <strong>post</strong>busnummer (of de straatnaam met<br />
huisnummer). Op de onderste regel komt de <strong>post</strong>code en de woonplaats.<br />
Volgens de Nederlandse Post komen er twee spaties tussen <strong>post</strong>code en<br />
plaatsnaam en wordt de plaatsnaam in hoofdletters geschreven.<br />
Bij het adresseren van persoonlijke <strong>post</strong> komt de persoonsnaam voor de<br />
bedrijfsnaam. In de linkerbovenhoek van de envelop vermeldt u het woord<br />
”persoonlijk”.<br />
Bij verzending naar het buitenland wordt ook de naam van het land<br />
vermeld.<br />
Controleren<br />
Stel uzelf de volgende vragen bij het controleren van de uitgaande <strong>post</strong>stukken:<br />
Bij het gebruik van vensterenveloppen: is het adres volledig zichtbaar in het<br />
venster?<br />
Is de brief ondertekend?<br />
Is er een kopie van het <strong>post</strong>stuk gemaakt voor het archief?<br />
Is het <strong>post</strong>stuk gemaakt volgens de huisstijl?<br />
Is het <strong>post</strong>stuk geregistreerd voor uitgaande <strong>post</strong>?<br />
Komt de adressering op de envelop overeen met de adressering van de brief?<br />
Zijn de bijlagen compleet?<br />
Zijn de gegevens van de afzender vermeld op de envelop?<br />
Registreren<br />
Het registreren van <strong>post</strong> is het systematisch noteren dat een bepaald document<br />
er is, bij wie dit in behandeling is en wanneer het stuk is (of wordt) afgehandeld.
403Q1.FM<br />
Post<br />
Het registreren van uitgaande <strong>post</strong> kan op dezelfde manieren als het registreren<br />
van inkomende <strong>post</strong>, dus door middel van:<br />
een <strong>post</strong>boek (of brievenboek)<br />
elektronische <strong>post</strong>registratie.<br />
Wel of niet registeren?<br />
Net als bij inkomende <strong>post</strong> maken de meeste organisaties ook voor uitgaande<br />
<strong>post</strong> een selectie welke <strong>post</strong>stukken wel en welke <strong>post</strong>stukken niet geregistreerd<br />
worden. We hebben al gezien dat het wel of niet registreren van <strong>post</strong> kan<br />
afhangen van de volgende factoren:<br />
het soort bedrijf<br />
de soort <strong>post</strong>stukken<br />
de wijze van behandeling.<br />
u Door uitgaande <strong>post</strong> wel te registreren, wordt duidelijk:<br />
welke <strong>post</strong>stukken door de organisatie zijn verzonden<br />
wie er verantwoordelijk is voor de afhandeling van het <strong>post</strong>stuk<br />
wanneer het <strong>post</strong>stuk verzonden is.<br />
Registratiekenmerken<br />
Ook bij het registreren van uitgaande <strong>post</strong> worden diverse dingen vastgelegd<br />
door middel van registratiekenmerken. Deze registratiekenmerken zijn per<br />
organisatie (of zelfs per afdeling) verschillend.<br />
Voorbeelden van registratiekenmerken voor uitgaande <strong>post</strong> zijn:<br />
aard<br />
datum van verzending<br />
geadresseerde (of afzender)<br />
kenmerk (of referentie)<br />
onderwerp<br />
soort <strong>post</strong>stuk<br />
status<br />
trefwoord<br />
volgnummer.<br />
Deze registratiekenmerken zijn in de paragraaf over inkomende <strong>post</strong> al aan de<br />
orde gekomen.<br />
Vergaren, vouwen, vullen en sluiten<br />
Vergaren, vouwen, vullen en sluiten zijn manieren voor het verwerken van<br />
<strong>post</strong>. Hiervoor bestaan verschillende hulpmiddelen, waarvan we er enkele<br />
noemen.<br />
Vergaarmachine<br />
Een vergaarmachine is een apparaat dat in een hoog tempo stapels ongesorteerde<br />
vellen papier bij elkaar zoekt.<br />
Vouwmachine<br />
Een vouwmachine kan gebruikt worden voor het vouwen van bladen, zodat ze<br />
in een envelop passen.<br />
1.9
Post<br />
1.10<br />
Couverteermachine<br />
Een couverteermachine is een apparaat dat enveloppen kan vullen, sluiten en<br />
tellen. De couverteermachine zorgt dat een gevouwen brief in de envelop komt,<br />
waarna de machine de gomlaag van de envelop bevochtigt, deze omslaat en<br />
aandrukt zodat de envelop gesloten is.<br />
Frankeren<br />
i De kosten voor het versturen van een <strong>post</strong>stuk worden de portokosten<br />
genoemd. De portokosten zijn afhankelijk van:<br />
Het gewicht van het <strong>post</strong>stuk.<br />
De afmeting van het <strong>post</strong>stuk.<br />
De soort <strong>post</strong>.<br />
Aanvullende diensten: aantekenen, verzekeren, rembours.<br />
Het land van bestemming.<br />
De gewenste bezorgsnelheid.<br />
Om te weten wat de frankeerwaarde is, moet het <strong>post</strong>stuk dus gewogen<br />
worden. Hiervoor zijn speciale brievenwegers te krijgen. Brievenwegers zijn er<br />
in veel verschillende uitvoeringen, bijvoorbeeld digitaal of brievenwegers die<br />
ook direct het juiste tarief aangeven.<br />
Frankeermethoden<br />
Postzegels Frankering door middel van <strong>post</strong>zegels is de oudste frankeermethode.<br />
Antwoordnummer Voor de verzender is het versturen van een <strong>post</strong>stuk naar een antwoordnummer<br />
gratis. Een <strong>post</strong>stuk dat wordt verstuurd naar een antwoordnummer,<br />
hoeft dus niet gefrankeerd te worden.<br />
Rembourszending Een rembourszending is het bezorgen van een <strong>post</strong>stuk waarbij op het bezorgadres<br />
(of bij afhalen op het <strong>post</strong>kantoor) een bedrag (meestal de kosten van het<br />
pakket plus de rembourskosten voor het <strong>post</strong>bedrijf) contant betaald dient te<br />
worden aan het <strong>post</strong>bedrijf. Zodra het bedrag is betaald, is het <strong>post</strong>stuk<br />
eigendom van de ontvanger. Het <strong>post</strong>bedrijf zorgt er daarna voor dat het<br />
bedrag, verminderd met de rembourskosten, aan de verzender wordt uitbetaald.<br />
Het voordeel van een rembourszending is dat de verzender er zeker van is dat<br />
de ontvanger betaalt. Ook voor de ontvanger is er enige zekerheid: hij betaalt<br />
pas als hij het <strong>post</strong>stuk ontvangt.<br />
Frankeermachine Een frankeermachine is een apparaat dat een frankeerstempel zet in plaats van<br />
een <strong>post</strong>zegel. De frankeermachine maakt het voor bedrijven makkelijker om<br />
grote hoeveelheden <strong>post</strong> te versturen.<br />
Voordelen van het gebruik van een frankeermachine zijn:<br />
De waarde van de frankering per <strong>post</strong>stuk is iets lager dan bij het gebruik<br />
van <strong>post</strong>zegels.<br />
Het is mogelijk de juiste frankeerwaarde in te stellen.<br />
Het is niet nodig om <strong>post</strong>zegels in voorraad te hebben.<br />
Port betaald Een andere mogelijkheid om grote hoeveelheden <strong>post</strong> te versturen, is met ”port<br />
betaald”. Port betaald is een manier om de <strong>post</strong> te frankeren. In plaats van<br />
<strong>post</strong>zegels te plakken, wordt de <strong>post</strong> aan het <strong>post</strong>bedrijf aangeboden voorzien<br />
van de stempelopdruk ”Port betaald”. Deze manier van frankeren is uitsluitend
403Q1.FM<br />
Post<br />
toegestaan voor klanten met een zakelijke overeenkomst met het <strong>post</strong>bedrijf.<br />
Om een zending met de opdruk ”Port betaald” daadwerkelijk te kunnen<br />
aanbieden bij het <strong>post</strong>bedrijf, dient de aangeboden zending begeleid te worden<br />
door een orderformulier waarop de klant aangeeft hoeveel de zending weegt,<br />
hoeveel <strong>post</strong>stukken er worden aangeboden en of het een binnenlandse of<br />
buitenlandse zending betreft. De betaling van het verzenden gebeurt achteraf<br />
op basis van een factuur.<br />
Op de website van PostNL vindt u de actuele tarieven voor het versturen van<br />
<strong>post</strong>.<br />
U kunt kiezen voor de tarieven (voor zowel binnen- als buitenland) voor<br />
brieven, pakketten, partijen<strong>post</strong> of services (aangetekend, verzekerservice,<br />
spoedservice, betaalservice (rembours)).<br />
Sorteren<br />
<strong>Uitgaande</strong> <strong>post</strong> kan op verschillende manieren gesorteerd worden, bijvoorbeeld<br />
op grootte, gewicht, manier van verzenden of <strong>post</strong>code.<br />
Manieren om <strong>post</strong> te verzenden<br />
o Er zijn verschillende manieren om <strong>post</strong> te versturen. We noemen hier:<br />
via <strong>post</strong>bedrijven<br />
via een koeriersdienst<br />
via partijen<strong>post</strong>.<br />
Postbedrijven<br />
PostNL<br />
PostNL is een van de <strong>post</strong>bedrijven van Nederland. Het bedrijf is de afgelopen<br />
jaren een aantal keer van naam veranderd: tot 2002 heette het bedrijf PTT Post,<br />
tussen 2002 en 2005 heette het TPG Post, tussen 2006 en 2011 heette het TNT<br />
Post.<br />
PostNL is door de rijksoverheid aangewezen als bedrijf dat belast is met het<br />
uitvoeren van de universele <strong>post</strong>dienst. Dit houdt bijvoorbeeld in dat het<br />
bedrijf zes dagen per week <strong>post</strong> dient te bezorgen en brievenbussen dient te<br />
leveren en minimaal 95 procent van de aangeboden <strong>post</strong> de volgende<br />
bezorgdag dient te bezorgen.<br />
Bezorgers van PostNL bezorgen ook reclame en andere huis-aan-huisfolders.<br />
Deze mogen niet bezorgd worden op adressen met een nee-ja- of nee-neesticker<br />
of een soortgelijke aanwijzing of sticker. Een uitzondering hierop is<br />
huis-aan-huis<strong>post</strong> van de gemeente of van de rijksoverheid, bijvoorbeeld<br />
stemlijsten voor verkiezingen of de jaarlijkse gemeentegids.<br />
De bezorging van <strong>post</strong>pakketten wordt verzorgd door de Pakketservice, een<br />
zelfstandig opererende organisatie binnen PostNL.<br />
Sandd<br />
Sandd (Sort and Deliver) is sinds 2001 actief op de <strong>post</strong>markt en is het op een<br />
na grootste <strong>post</strong>bedrijf van Nederland en richt zich onder andere op de<br />
bezorging van geadresseerd drukwerk boven 50 gram en onder de 50 gram,<br />
zoals relatiemagazines, direct mail en tijdschriften en tegenwoordig ook<br />
1.11
Post<br />
1.12<br />
brieven, zoals bankbrieven en belastingbrieven. Sinds 1 april 2009 is de<br />
<strong>post</strong>markt volledig vrijgegeven en mag het bedrijf ook brieven onder de<br />
50 gram laten bezorgen.<br />
Koeriersdiensten<br />
Voor kostbare of belangrijke <strong>post</strong>stukken of voor verzendingen naar het<br />
buitenland kan een organisatie gebruikmaken van een koeriersdienst.<br />
Voorbeelden van koeriersdiensten zijn DHL, DPD, UPS en FedEx.<br />
Partijen<strong>post</strong><br />
Partijen <strong>post</strong>stukken kunnen voordelig naar binnen- en buitenland verstuurd<br />
worden via partijen<strong>post</strong>. Een organisatie heeft daarbij de keuze tussen:<br />
Gemengd: <strong>post</strong>stukken met een verschillend uiterlijk (rechthoekig of<br />
vierkant), formaat (maximum 380 × 265 mm) en gewicht (maximum<br />
2.000 gram).<br />
Klein: <strong>post</strong>stukken met hetzelfde uiterlijk (rechthoekig of vierkant),<br />
formaat (maximum C5) en gewicht (maximum 50 gram).<br />
Groot: <strong>post</strong>stukken met hetzelfde uiterlijk (rechthoekig of vierkant),<br />
formaat (maximum C4) en gewicht (maximum 500 gram).<br />
Bijzonder: <strong>post</strong>stukken met hetzelfde uiterlijk (rechthoekig of vierkant),<br />
formaat (maximum 380 × 265 mm) en gewicht (2.000 gram).<br />
Pakjes (alleen buitenland): verschillend uiterlijk (rechthoekig), formaat en<br />
gewicht (maximum 2.000 gram).<br />
Oefenopgave 1<br />
Ga naar de website van PostNL en zoek de tarievenkaart. Hoeveel porto moet<br />
er op de volgende <strong>post</strong>stukken?<br />
a. Een brief van 125 gram naar Zoeterwoude.<br />
b. Een briefkaart van 15 gram naar Antwoordnummer 95, 3800 VB te Amersfoort.<br />
c. Een aangetekende brief van 150 gram naar Gent.<br />
d. Een aangetekend pakket van 7 kg naar Zandvoort.<br />
e. Een brief van 225 gram naar Zuid-Afrika.<br />
f. Een pakket van 1.500 gram naar Ierland met de verzekerservice.<br />
g. Een pakket van 750 gram naar Oostenrijk met de spoedservice.<br />
Oefenopgave 2<br />
Let uit waarom het versturen van een aangetekende brief naar een antwoordnummer<br />
een vertragende werking kan hebben.<br />
Samenvatting<br />
Onder <strong>post</strong>behandeling verstaan we:<br />
Het sorteren, registreren en verspreiden van inkomende <strong>post</strong>.<br />
De afhandeling en beantwoording van ingekomen <strong>post</strong>.<br />
De behandeling van interne <strong>post</strong>.<br />
Het sorteren, registreren en verzenden van uitgaande <strong>post</strong>.<br />
We onderscheiden de volgende soorten <strong>post</strong>:<br />
inkomende <strong>post</strong><br />
uitgaande <strong>post</strong><br />
interne <strong>post</strong>.
403Q1.FM<br />
Sommige <strong>post</strong>stukken vragen een speciale behandeling. Deze <strong>post</strong>stukken<br />
hebben voorrang boven de normale <strong>post</strong>stukken. Het kan hierbij gaan om<br />
aangetekende <strong>post</strong>, express <strong>post</strong>, faxberichten en rouw<strong>post</strong>.<br />
Post<br />
Bij iedere organisatie bestaan afspraken en regels over het wel of niet openen<br />
van bepaalde <strong>post</strong>. Na het sorteren van de <strong>post</strong> wordt het onderscheid gemaakt<br />
tussen zakelijke <strong>post</strong> en vertrouwelijke/persoonlijke <strong>post</strong>.<br />
Het registreren van <strong>post</strong> is het systematisch noteren dat een bepaald document<br />
er is, bij wie dit in behandeling is en wanneer het stuk is (of wordt) afgehandeld.<br />
Iedere organisatie bepaalt zelf welke <strong>post</strong> wel en welke <strong>post</strong> niet geregistreerd<br />
wordt. Het registreren van inkomende <strong>post</strong> kan op verschillende manieren,<br />
bijvoorbeeld door middel van een <strong>post</strong>boek (of brievenboek) of door middel<br />
van elektronische <strong>post</strong>registratie.<br />
Er zijn verschillende redenen voor het registreren van inkomende en uitgaande<br />
<strong>post</strong>. Door inkomende en uitgaande <strong>post</strong> wel te registreren, wordt duidelijk:<br />
welke <strong>post</strong>stukken door de organisatie zijn ontvangen en verzonden<br />
wie er verantwoordelijk is voor de afhandeling van het <strong>post</strong>stuk<br />
wanneer het <strong>post</strong>stuk ontvangen of verzonden is.<br />
Bij het registreren worden diverse dingen vastgelegd. Dit zijn de zogenaamde<br />
registratiekenmerken. Deze registratiekenmerken zijn per organisatie (of zelfs<br />
per afdeling) verschillend.<br />
Onder uitgaande <strong>post</strong>behandeling verstaan we de manier waarop een organisatie<br />
de administratieve verwerking van verzending van de uitgaande <strong>post</strong><br />
benadert. Er zijn verschillende mogelijkheden om <strong>post</strong> te verzenden: via<br />
<strong>post</strong>bedrijven zoals PostNL of Sandd, via koeriersdiensten of via partijen<strong>post</strong>.<br />
De kosten voor het versturen van een <strong>post</strong>stuk worden de portokosten<br />
genoemd. De portokosten zijn afhankelijk van:<br />
het gewicht van het <strong>post</strong>stuk<br />
de afmeting van het <strong>post</strong>stuk<br />
de soort <strong>post</strong><br />
aanvullende diensten: aantekenen, verzekeren, rembours<br />
het land van bestemming<br />
de gewenste bezorgsnelheid.<br />
Parate-kennisvragen<br />
1 Wat verstaan we onder <strong>post</strong>behandeling?<br />
2 Wat verstaan we onder drukwerk?<br />
3 Welke vier soorten speciale <strong>post</strong> kent u?<br />
4 Op welke vier manieren kan <strong>post</strong> bij een organisatie binnenkomen?<br />
5 Wat is een <strong>post</strong>bus?<br />
6 Wat zijn vijf voordelen van een <strong>post</strong>bus?<br />
1.13
Post<br />
1.14<br />
7 Wat is een antwoordnummer?<br />
8 Welk onderscheid wordt gemaakt na het sorteren van de inkomende <strong>post</strong>?<br />
9 Hoe behandelt u zakelijke <strong>post</strong>?<br />
0 Hoe behandelt u vertrouwelijke of persoonlijke <strong>post</strong>?<br />
q Wat is het nut van het gebruik van een datumstempel?<br />
w Wat houdt registreren van <strong>post</strong> in?<br />
e Van welke drie factoren hangt het wel of niet registreren van <strong>post</strong> af?<br />
r Wat wordt duidelijk door inkomende <strong>post</strong> te registreren?<br />
t Welke voorbeelden van registratiekenmerken voor inkomende en uitgaande<br />
<strong>post</strong> kent u?<br />
y Wat verstaan we onder uitgaande <strong>post</strong>behandeling?<br />
u Wat wordt duidelijk door uitgaande <strong>post</strong> te registreren?<br />
i Waarvan zijn de portokosten afhankelijk?<br />
o Welke manieren om <strong>post</strong> te versturen kent u?
403Q1.FM<br />
Uitwerking van de oefenopgaven<br />
Post<br />
Oefenopgave 1<br />
a. Een brief van 125 gram naar Zoeterwoude: € 2,00.<br />
b. Een briefkaart van 15 gram naar Antwoordnummer 95, 3800 VB te Amersfoort:<br />
€ 0,00 (antwoordnummer).<br />
c. Een aangetekende brief van 150 gram naar Gent: Gent (België) = EUR1:<br />
€ 9,50.<br />
d. Een aangetekend pakket van 7 kg naar Zandvoort: € 8,05.<br />
e. Een brief van 225 gram naar Zuid-Afrika: Zuid-Afrika = Wereld: € 5,70.<br />
f. Een pakket van 1.500 gram naar Ierland met de verzekerservice: Ierland =<br />
EUR2: € 25,30.<br />
g. Een pakket van 750 gram naar Oostenrijk met de spoedservice: Oostenrijk<br />
= EUR1: € 62,48.<br />
NB: Deze antwoorden zijn gebaseerd op de Tarievenkaart 2012 zoals die te<br />
vinden is op www.<strong>post</strong>nl.nl.<br />
Oefenopgave 2<br />
Een antwoordnummer is een <strong>post</strong>bus waarbij de ontvanger van het <strong>post</strong>stuk<br />
betaalt voor het versturen van het <strong>post</strong>stuk. Een <strong>post</strong>bus is een afsluitbare kast<br />
of opslag die door een organisatie of particulier wordt gehuurd van een <strong>post</strong>bedrijf.<br />
Bij aangetekende <strong>post</strong> vindt de afzender het belangrijk dat het <strong>post</strong>stuk<br />
ook werkelijk aankomt. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om zeer persoonlijke of<br />
vertrouwelijke <strong>post</strong>stukken waarvan de afzender zeker wil zijn dat het bij de<br />
juiste persoon terechtkomt. Als waarborg voor de ontvangst moet de geadresseerde<br />
dan ook tekenen voor ontvangst van het <strong>post</strong>stuk. Poststukken die<br />
aangetekend worden verzonden, worden dus beter naar het straatadres<br />
gestuurd, en niet naar een antwoordnummer (of <strong>post</strong>busnummer).<br />
1.15