Uitgaande post

403Q1.FM
Post
Hoofdstuk1
Organisaties, groot en klein, hebben dagelijks te maken met een grote
stroom aan post. Al deze post moet behandeld (verwerkt) worden. Dit kan
tot uw werkzaamheden behoren.
In dit hoofdstuk leert u dan ook welke soorten post er zijn. We maken
daarbij het onderscheid tussen inkomende en uitgaande post, interne post
en speciale post.
Met betrekking tot de inkomende post besteden we aandacht aan het
ontvangen, sorteren, dateren en registreren. Met betrekking tot de
uitgaande post besteden we aandacht aan het adresseren, controleren,
registreren, frankeren en sorteren.
Post
Tot slot leert u op welke manieren post verzonden kan worden, bijvoorbeeld
via postbedrijven, koeriersdiensten of partijenpost.
Soorten post
In kleinere organisaties zorgt de receptie of het secretariaat voor de postbehandeling.
Bij grotere organisaties zal er een speciale afdeling zijn waar alle post
binnenkomt en wordt behandeld: de postkamer.
Postbehandeling 1 Postbehandeling is:
• Het sorteren, registreren en verspreiden van inkomende post.
De afhandeling en beantwoording van ingekomen post.
De behandeling van interne post.
Het sorteren, registreren en verzenden van uitgaande post.
Uit vorenstaande opsomming kunnen we al de volgende drie soorten post
onderscheiden:
Inkomende post.
Uitgaande post.
Interne post.
Inkomende en uitgaande post
Onder inkomende post vallen alle poststukken die de organisatie binnenkomen.
Onder uitgaande post vallen alle poststukken die de organisatie
uitgaan.
Er zijn verschillende soorten poststukken: brieven, drukwerk en postpakketten.
1.1

Post
1.2
Brieven
Een brief is een bericht op papier gericht aan één of meer personen. Een brief
is verpakt in een envelop die is voorzien van een adres. Een brief heeft een
maximumformaat van 38 × 26,5 × 3,2 cm en een minimumformaat van
14 × 9 cm.
Drukwerk
2 Drukwerk is alles wat gedrukt is en dat niet als een persoonlijk bericht
beschouwd wordt. Reclamefolders, kranten, tijdschriften, boeken en mailings
zijn voorbeelden van drukwerk. Een persoonlijk geadresseerde reclamemailing
heeft de vorm van een brief, maar is reclamedrukwerk. Deze is wel persoonlijk
geadresseerd maar in werkelijkheid aan een groot aantal mensen gestuurd.
Postpakketten
We spreken van een postpakket als het poststuk niet door een gewone
brievenbus kan.
Ook faxberichten en e-mailberichten zijn poststukken.
Interne post
Interne post is meer dan het doorsturen van de inkomende post naar de
verschillende afdelingen binnen de organisatie. Interne post is namelijk ook
post die van de ene afdeling naar de andere afdeling gaat. Denk bijvoorbeeld
aan interne mededelingen, notulen, organisatorische richtlijnen, tijdschriften
of personeelsmededelingen.
Interne post wordt ook wel huispost genoemd en wordt meestal verspreid in
speciale enveloppen. Dit kunnen bijvoorbeeld (bruine) mappen zijn waarop
een aantal vakken staan waarop u kunt noteren voor wie of voor welke afdeling
het poststuk bestemd is.
Speciale post
3 Sommige poststukken vragen een speciale behandeling. Deze poststukken
hebben voorrang boven de normale poststukken. Het kan hierbij gaan om:
aangetekende post
express post
faxberichten
rouwpost.
Aangetekende post Bij aangetekende post vindt de afzender het belangrijk dat het poststuk ook
werkelijk aankomt. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om zeer persoonlijke of
vertrouwelijke poststukken waarvan de afzender zeker wil zijn dat ze bij de
juiste persoon terechtkomen. Aangetekende post wordt voorzien van een
sticker met een code die elektronisch geregistreerd wordt. Als waarborg voor
de ontvangst moet de geadresseerde tekenen voor ontvangst van het poststuk.
Express post Express post is post die met spoed verstuurd is, en eventueel dezelfde dag nog
bezorgd kan worden.
Faxberichten Een faxbericht is een document dat in de vorm van digitale geluidssignalen via
de telefoonlijn door een faxapparaat wordt verzonden naar een ander faxapparaat.
Afhankelijk van de inhoud van de fax, kan het nodig zijn de fax meteen
naar de geadresseerde te brengen.

403Q1.FM
Rouwpost Rouwpost is een schriftelijk bericht aan familie, werk en bekenden van de
overledene om mee te delen dat iemand is overleden. Een rouwkaart is meestal
een dubbelgevouwen kaart met bijpassende enveloppe met zwarte of grijze
rand. In de rouwkaart staat waar en wanneer afscheid genomen kan worden
van de overledene. Rouwkaarten worden zo snel mogelijk na het overlijden
verzonden en moeten ook zo snel mogelijk bij de geadresseerde terechtkomen.
Rouwpost wordt daarom door PostNL handmatig en apart van de andere post
verwerkt. Rouwpost is meestal te herkennen aan een speciale rouwpostzegel.
4 Post kan op verschillende manieren bij een organisatie binnenkomen:
Via de brievenbus (het straatadres) van de organisatie.
Via een postbus.
Via een antwoordnummer.
Per fax of computer (e-mail of contactformulier via de website van de
organisatie).
Post
Postbus
5 Een postbus is een afsluitbare kast of opslag die door een organisatie of particulier
wordt gehuurd van een postbedrijf. Aan een speciale balie kunnen de
apart opgeslagen stukken tijdens kantoortijden worden opgehaald. Vroeger
vond dit uitsluitend op het postkantoor plaats, tegenwoordig worden
postbussen vaak in speciaal daarvoor bedoelde gebouwen (bijvoorbeeld op een
industrieterrein) ingericht.
Iedere postbus heeft een nummer, dat tegelijk het postadres vormt. Een
postbusnummer bestaat uit minimaal één en maximaal vijf cijfers. De adressering
van een postbus ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:
LOI
Postbus 4200
2350 CA LEIDERDORP
Postbussen worden voornamelijk door bedrijven gehuurd, omdat die veel post
ontvangen. Wie een postbus huurt, krijgt, na legitimatie, de sleutels van de kast
en kan de post in de postbus laten bezorgen.
6 Enkele voordelen van een postbus zijn:
Het ophalen van de post kan gedurende de openingstijden op elk tijdstip
gebeuren.
De post is vaak al vroeg beschikbaar.
De post zal minder snel beschadigd raken.
Het adres blijft steeds hetzelfde.
Het postadres is anoniem, in tegenstelling tot een bezoekadres.
Let er bij verzending van een poststuk naar een postbusnummer wel op dat het
postbusnummer een andere postcode heeft dan het straatadres.
Antwoordnummer
7 Een antwoordnummer is een postbus waar de ontvanger de kosten voor het
versturen van de zending betaalt. Hierdoor hoeft de verzender geen frankering
te betalen. Vooral (grote) instanties die de verzender willen motiveren tot het
sturen van brieven maken gebruik van een antwoordnummer.
1.3

Post
1.4
Voor de verzender is het versturen van een poststuk naar een antwoordnummer
gratis. Voor het hebben van een antwoordnummer betaalt de
ontvanger voor het abonnement. Per antwoordzending komt daar een bedrag
bij, dat afhankelijk is van het gewicht, het contract en of er een KIX-code (Klant
IndeX-code) en een FIM-code (Front Identificatie Merk) wordt gebruikt. De
KIX-code is een streepjescode voor het machinaal lezen van adressen. De FIMcode
is een streepjescode voor de houder van het antwoordnummer. De FIMcode
staat op de plaats van de postzegel.
Afb.1. Alle KIX-tekens.
Inkomende post
Ontvangen, sorteren en dateren van inkomende post
Bij iedere organisatie bestaan afspraken en regels over het wel of niet openen
van bepaalde post.
8 Na het sorteren van de post, wordt onderscheid gemaakt tussen:
zakelijke post
vertrouwelijke/persoonlijke post.
Zakelijke post
9 De meeste post die een organisatie ontvangt, is zakelijke post. Het poststuk is
geadresseerd aan de organisatie of een medewerker binnen de organisatie.
Denk bijvoorbeeld aan brieven, facturen en opdrachtbevestigingen. Maar ook
pakketten of drukwerk (zoals folders, dagbladen, tijdschriften of reclame).
Zakelijke post mag geopend worden en aan de betrokken persoon worden
overhandigd. Als op het poststuk alleen de naam van de organisatie staat, moet
u aan de hand van de inhoud bepalen aan welk persoon binnen de organisatie
u het poststuk overhandigt.

403Q1.FM
Post
Vertrouwelijke/persoonlijke post
0 Post waarop ”vertrouwelijk”, ”persoonlijk” of ”privé” staat, moet ongeopend
aan de betrokken persoon worden overhandigd. Ook salarisgegevens, bankafschriften
en sollicitatiebrieven behoren in de meeste organisaties tot de
vertrouwelijke post en worden niet centraal geopend.
Bespreek met uw leidinggevende welke soorten post u altijd mag openen en
welke niet.
Na het openen van de poststukken, kunt u de poststukken voorzien van een
datumstempel.
q Door het datumstempel weet iedereen binnen de organisatie dat de brief gezien
is door de verantwoordelijke voor postbehandeling. Ook staat de exacte
ontvangstdatum vermeld op het poststuk.
Voor het openen van post zijn diverse hulpmiddelen, bijvoorbeeld een
(elektrische) briefopener, een freesmachine of een extractor.
Bij het openen van de post is het belangrijk om goed op te letten dat er niets in
de envelop achterblijft. Na het openen controleert u het poststuk op:
datering
vermelding van de afzender
bijlagen.
Registreren van inkomende post
w Het registreren (of inschrijven) van post is het systematisch noteren dat een
bepaald document er is, bij wie dit in behandeling is en wanneer het stuk is (of
wordt) afgehandeld.
Het registreren van inkomende post kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld
door middel van:
een postboek (of brievenboek)
elektronische postregistratie.
Postboek (of brievenboek)
Een postboek of brievenboek is een register met kolommen voor inkomende
en uitgaande post. In een postboek wordt meestal chronologisch ingeschreven:
de poststukken worden in volgorde van binnenkomst ingeschreven.
Het nadeel van een postboek is dat het terugzoeken van poststukken niet
gemakkelijk is. Ook kost het veel tijd.
Elektronische postregistratie
Een systeem voor elektronische postregistratie kunt u zelf opzetten met behulp
van bijvoorbeeld een tekstverwerkingsprogramma, een spreadsheetprogramma
of een databaseprogramma. Ook is er gespecialiseerde software voor
postregistratie.
Het voordeel van elektronische postregistratie is dat het terugzoeken van informatie
gemakkelijker is en sneller gaat dan in een postboek.
1.5

Post
1.6
Wel of niet registreren?
e Het wel of niet registreren van post hangt af van een aantal factoren:
Het soort bedrijf.
De soort poststukken.
De wijze van behandeling.
Het soort bedrijf Iedere organisatie bepaalt zelf welke post wel en welke post niet geregistreerd
wordt. Een uitzondering hierop zijn overheidsinstellingen. Overheidsinstellingen
zijn wettelijk verplicht hun ingekomen stukken te registreren.
De soort poststukken Bepalend voor de keuze om wel of niet te registreren, is de waarde die het
poststuk voor de organisatie heeft. Als regel kunt u aanhouden dat u alle
documenten die gearchiveerd worden, ook registreert. Voorbeelden van
poststukken die geen waarde voor de organisatie hebben, zijn briefkaarten en
reclamefolders.
De wijze van behandeling
Poststukken die direct na binnenkomst in behandeling worden genomen,
worden bij sommige organisaties niet ingeschreven. Denk hierbij aan adreswijzigingen
of uitnodigingen. Wanneer de behandeling van een poststuk een
langere periode in beslag neemt of wanneer er meer afdelingen betrokken zijn,
is het wel aan te raden om te registreren.
r Door inkomende post wel te registreren, wordt duidelijk:
welke poststukken door de organisatie zijn ontvangen
wie er verantwoordelijk is voor de afhandeling van het poststuk
wanneer het poststuk ontvangen is.
Registratiekenmerken
Bij het registreren worden diverse dingen vastgelegd. Dit zijn de zogenaamde
registratiekenmerken. Deze registratiekenmerken zijn per organisatie (of zelfs
per afdeling) verschillend.
t Voorbeelden van registratiekenmerken voor inkomende en uitgaande post
zijn:
aard
datum van binnenkomst (of verzending)
geadresseerde (of afzender)
kenmerk (of referentie)
onderwerp
soort poststuk
status
trefwoord
volgnummer
wijze van binnenkomst.
Aard De aard van het poststuk geeft aan of het poststuk geheim, vertrouwelijk of
persoonlijk wordt verzonden (of is ontvangen).
Datum van binnenkomst
(of verzen-
ding)
Geadresseerde (of
afzender)
Dit is de datum dat het poststuk binnenkomt (of verzonden wordt). Deze
datum kan verschillen van de datum die op het poststuk zelf vermeld staat.
De geadresseerde (of afzender) van het poststuk. Dit is zowel de naam van de
organisatie als de naam (of initialen) van de persoon die het poststuk ondertekend
heeft.

403Q1.FM
Kenmerk (of referentie)
Een kenmerk (of referentie) is het nummer of de code dat het poststuk van de
afzender heeft gekregen. Het kenmerk staat meestal naast of onder de datum
van het poststuk. Vaak kan men uit het kenmerk opmaken wie de brief heeft
geschreven of van welke afdeling het poststuk afkomstig is.
Onderwerp Het onderwerp van het poststuk wordt aangegeven in een beperkt aantal
woorden die aangeven waar het poststuk over gaat. Bijvoorbeeld informatieaanvraag,
adreswijziging, klacht et cetera.
Soort poststuk De soort van het poststuk geeft aan om wat voor poststuk het gaat. Is het
bijvoorbeeld een brief, een factuur, een verslag et cetera?
Status De status van het poststuk geeft aan of het een origineel of een kopie is.
Trefwoord Een trefwoord is een standaardomschrijving uitgedrukt in één woord.
Volgnummer Bij elektronische postregistratie geeft het registratieprogramma automatisch
een volgnummer aan wanneer u een nieuw poststuk inboekt. Wanneer u
gebruikmaakt van een postboek, nummert u automatisch door.
Wijze van binnenkomst
In sommige organisaties worden poststukken geregistreerd op de wijze van
binnenkomst, bijvoorbeeld fax, e-mail of poststuk.
Post
Distribueren van inkomende post
Als de post gesorteerd, geopend, voorzien van een stempel en geregistreerd is,
moet de post nog op de juiste afdeling en bij de juiste persoon terechtkomen:
het distribueren (of verspreiden). Hoe sneller de post op de juiste plaats binnen
de organisatie is, hoe eerder men kan beginnen met de behandeling ervan.
Grote organisaties met een aparte postafdeling hebben meestal een paar
momenten per dag waarop een medewerker van de postafdeling met een
postkar de post rondbrengt. Tegelijkertijd neemt de medewerker van de
postkamer de uitgaande post mee naar de postafdeling om deze bij de volgende
postronde weer intern te verspreiden of als uitgaande post te verzenden. In
sommige (meestal kleinere) organisaties halen medewerkers zelf de post op of
zorgt de secretaresse voor verspreiding.
Hulpmiddelen voor distributie
Er zijn diverse hulpmiddel voor distributie van post:
interne postenvelop
postbak
postwagen (of postkar)
sorteerkast.
Soms is een poststuk van belang voor meer personen binnen de organisatie. U
hebt dan een aantal mogelijkheden om dit poststuk te verspreiden:
Een circulatielijst (of circulatieformulier) toevoegen.
Het poststuk kopiëren.
Het poststuk scannen en per e-mail toesturen.
1.7

Post
1.8
Uitgaande post
y Onder uitgaande postbehandeling verstaan we de manier waarop een organisatie
de administratieve verwerking van verzending van de uitgaande post
benadert. De post die verzonden moet worden, wordt bij de verschillende
afdelingen opgehaald en naar de postkamer gebracht.
Binnen iedere organisatie gelden regels hoe uitgaande post behandeld moet
worden. Vaak betreft dat:
adresseren
controleren
registreren
vergaren, vouwen, vullen en sluiten
frankeren
sorteren.
Adresseren
Adresseren is het op het poststuk vermelden aan wie u het toestuurt.
Enkele algemene regels voor adressering zijn:
De bovenste 4 centimeter van de envelop moeten leeg blijven, omdat daar
de frankering komt.
Zakelijke post wordt zo veel mogelijk naar een postbusnummer gestuurd.
Poststukken die aangetekend of per express worden verzonden, worden
naar het straatadres gestuurd (het gebruik van een postbusnummer heeft
hier juist een vertragende werking).
Bij het adresseren vermeldt u eerst de naam van de organisatie, daaronder
komt de naam van de medewerker (inclusief titulatuur en voorletters). Op
de volgende regel komt het postbusnummer (of de straatnaam met
huisnummer). Op de onderste regel komt de postcode en de woonplaats.
Volgens de Nederlandse Post komen er twee spaties tussen postcode en
plaatsnaam en wordt de plaatsnaam in hoofdletters geschreven.
Bij het adresseren van persoonlijke post komt de persoonsnaam voor de
bedrijfsnaam. In de linkerbovenhoek van de envelop vermeldt u het woord
”persoonlijk”.
Bij verzending naar het buitenland wordt ook de naam van het land
vermeld.
Controleren
Stel uzelf de volgende vragen bij het controleren van de uitgaande poststukken:
Bij het gebruik van vensterenveloppen: is het adres volledig zichtbaar in het
venster?
Is de brief ondertekend?
Is er een kopie van het poststuk gemaakt voor het archief?
Is het poststuk gemaakt volgens de huisstijl?
Is het poststuk geregistreerd voor uitgaande post?
Komt de adressering op de envelop overeen met de adressering van de brief?
Zijn de bijlagen compleet?
Zijn de gegevens van de afzender vermeld op de envelop?
Registreren
Het registreren van post is het systematisch noteren dat een bepaald document
er is, bij wie dit in behandeling is en wanneer het stuk is (of wordt) afgehandeld.

403Q1.FM
Post
Het registreren van uitgaande post kan op dezelfde manieren als het registreren
van inkomende post, dus door middel van:
een postboek (of brievenboek)
elektronische postregistratie.
Wel of niet registeren?
Net als bij inkomende post maken de meeste organisaties ook voor uitgaande
post een selectie welke poststukken wel en welke poststukken niet geregistreerd
worden. We hebben al gezien dat het wel of niet registreren van post kan
afhangen van de volgende factoren:
het soort bedrijf
de soort poststukken
de wijze van behandeling.
u Door uitgaande post wel te registreren, wordt duidelijk:
welke poststukken door de organisatie zijn verzonden
wie er verantwoordelijk is voor de afhandeling van het poststuk
wanneer het poststuk verzonden is.
Registratiekenmerken
Ook bij het registreren van uitgaande post worden diverse dingen vastgelegd
door middel van registratiekenmerken. Deze registratiekenmerken zijn per
organisatie (of zelfs per afdeling) verschillend.
Voorbeelden van registratiekenmerken voor uitgaande post zijn:
aard
datum van verzending
geadresseerde (of afzender)
kenmerk (of referentie)
onderwerp
soort poststuk
status
trefwoord
volgnummer.
Deze registratiekenmerken zijn in de paragraaf over inkomende post al aan de
orde gekomen.
Vergaren, vouwen, vullen en sluiten
Vergaren, vouwen, vullen en sluiten zijn manieren voor het verwerken van
post. Hiervoor bestaan verschillende hulpmiddelen, waarvan we er enkele
noemen.
Vergaarmachine
Een vergaarmachine is een apparaat dat in een hoog tempo stapels ongesorteerde
vellen papier bij elkaar zoekt.
Vouwmachine
Een vouwmachine kan gebruikt worden voor het vouwen van bladen, zodat ze
in een envelop passen.
1.9

Post
1.10
Couverteermachine
Een couverteermachine is een apparaat dat enveloppen kan vullen, sluiten en
tellen. De couverteermachine zorgt dat een gevouwen brief in de envelop komt,
waarna de machine de gomlaag van de envelop bevochtigt, deze omslaat en
aandrukt zodat de envelop gesloten is.
Frankeren
i De kosten voor het versturen van een poststuk worden de portokosten
genoemd. De portokosten zijn afhankelijk van:
Het gewicht van het poststuk.
De afmeting van het poststuk.
De soort post.
Aanvullende diensten: aantekenen, verzekeren, rembours.
Het land van bestemming.
De gewenste bezorgsnelheid.
Om te weten wat de frankeerwaarde is, moet het poststuk dus gewogen
worden. Hiervoor zijn speciale brievenwegers te krijgen. Brievenwegers zijn er
in veel verschillende uitvoeringen, bijvoorbeeld digitaal of brievenwegers die
ook direct het juiste tarief aangeven.
Frankeermethoden
Postzegels Frankering door middel van postzegels is de oudste frankeermethode.
Antwoordnummer Voor de verzender is het versturen van een poststuk naar een antwoordnummer
gratis. Een poststuk dat wordt verstuurd naar een antwoordnummer,
hoeft dus niet gefrankeerd te worden.
Rembourszending Een rembourszending is het bezorgen van een poststuk waarbij op het bezorgadres
(of bij afhalen op het postkantoor) een bedrag (meestal de kosten van het
pakket plus de rembourskosten voor het postbedrijf) contant betaald dient te
worden aan het postbedrijf. Zodra het bedrag is betaald, is het poststuk
eigendom van de ontvanger. Het postbedrijf zorgt er daarna voor dat het
bedrag, verminderd met de rembourskosten, aan de verzender wordt uitbetaald.
Het voordeel van een rembourszending is dat de verzender er zeker van is dat
de ontvanger betaalt. Ook voor de ontvanger is er enige zekerheid: hij betaalt
pas als hij het poststuk ontvangt.
Frankeermachine Een frankeermachine is een apparaat dat een frankeerstempel zet in plaats van
een postzegel. De frankeermachine maakt het voor bedrijven makkelijker om
grote hoeveelheden post te versturen.
Voordelen van het gebruik van een frankeermachine zijn:
De waarde van de frankering per poststuk is iets lager dan bij het gebruik
van postzegels.
Het is mogelijk de juiste frankeerwaarde in te stellen.
Het is niet nodig om postzegels in voorraad te hebben.
Port betaald Een andere mogelijkheid om grote hoeveelheden post te versturen, is met ”port
betaald”. Port betaald is een manier om de post te frankeren. In plaats van
postzegels te plakken, wordt de post aan het postbedrijf aangeboden voorzien
van de stempelopdruk ”Port betaald”. Deze manier van frankeren is uitsluitend

403Q1.FM
Post
toegestaan voor klanten met een zakelijke overeenkomst met het postbedrijf.
Om een zending met de opdruk ”Port betaald” daadwerkelijk te kunnen
aanbieden bij het postbedrijf, dient de aangeboden zending begeleid te worden
door een orderformulier waarop de klant aangeeft hoeveel de zending weegt,
hoeveel poststukken er worden aangeboden en of het een binnenlandse of
buitenlandse zending betreft. De betaling van het verzenden gebeurt achteraf
op basis van een factuur.
Op de website van PostNL vindt u de actuele tarieven voor het versturen van
post.
U kunt kiezen voor de tarieven (voor zowel binnen- als buitenland) voor
brieven, pakketten, partijenpost of services (aangetekend, verzekerservice,
spoedservice, betaalservice (rembours)).
Sorteren
Uitgaande post kan op verschillende manieren gesorteerd worden, bijvoorbeeld
op grootte, gewicht, manier van verzenden of postcode.
Manieren om post te verzenden
o Er zijn verschillende manieren om post te versturen. We noemen hier:
via postbedrijven
via een koeriersdienst
via partijenpost.
Postbedrijven
PostNL
PostNL is een van de postbedrijven van Nederland. Het bedrijf is de afgelopen
jaren een aantal keer van naam veranderd: tot 2002 heette het bedrijf PTT Post,
tussen 2002 en 2005 heette het TPG Post, tussen 2006 en 2011 heette het TNT
Post.
PostNL is door de rijksoverheid aangewezen als bedrijf dat belast is met het
uitvoeren van de universele postdienst. Dit houdt bijvoorbeeld in dat het
bedrijf zes dagen per week post dient te bezorgen en brievenbussen dient te
leveren en minimaal 95 procent van de aangeboden post de volgende
bezorgdag dient te bezorgen.
Bezorgers van PostNL bezorgen ook reclame en andere huis-aan-huisfolders.
Deze mogen niet bezorgd worden op adressen met een nee-ja- of nee-neesticker
of een soortgelijke aanwijzing of sticker. Een uitzondering hierop is
huis-aan-huispost van de gemeente of van de rijksoverheid, bijvoorbeeld
stemlijsten voor verkiezingen of de jaarlijkse gemeentegids.
De bezorging van postpakketten wordt verzorgd door de Pakketservice, een
zelfstandig opererende organisatie binnen PostNL.
Sandd
Sandd (Sort and Deliver) is sinds 2001 actief op de postmarkt en is het op een
na grootste postbedrijf van Nederland en richt zich onder andere op de
bezorging van geadresseerd drukwerk boven 50 gram en onder de 50 gram,
zoals relatiemagazines, direct mail en tijdschriften en tegenwoordig ook
1.11

Post
1.12
brieven, zoals bankbrieven en belastingbrieven. Sinds 1 april 2009 is de
postmarkt volledig vrijgegeven en mag het bedrijf ook brieven onder de
50 gram laten bezorgen.
Koeriersdiensten
Voor kostbare of belangrijke poststukken of voor verzendingen naar het
buitenland kan een organisatie gebruikmaken van een koeriersdienst.
Voorbeelden van koeriersdiensten zijn DHL, DPD, UPS en FedEx.
Partijenpost
Partijen poststukken kunnen voordelig naar binnen- en buitenland verstuurd
worden via partijenpost. Een organisatie heeft daarbij de keuze tussen:
Gemengd: poststukken met een verschillend uiterlijk (rechthoekig of
vierkant), formaat (maximum 380 × 265 mm) en gewicht (maximum
2.000 gram).
Klein: poststukken met hetzelfde uiterlijk (rechthoekig of vierkant),
formaat (maximum C5) en gewicht (maximum 50 gram).
Groot: poststukken met hetzelfde uiterlijk (rechthoekig of vierkant),
formaat (maximum C4) en gewicht (maximum 500 gram).
Bijzonder: poststukken met hetzelfde uiterlijk (rechthoekig of vierkant),
formaat (maximum 380 × 265 mm) en gewicht (2.000 gram).
Pakjes (alleen buitenland): verschillend uiterlijk (rechthoekig), formaat en
gewicht (maximum 2.000 gram).
Oefenopgave 1
Ga naar de website van PostNL en zoek de tarievenkaart. Hoeveel porto moet
er op de volgende poststukken?
a. Een brief van 125 gram naar Zoeterwoude.
b. Een briefkaart van 15 gram naar Antwoordnummer 95, 3800 VB te Amersfoort.
c. Een aangetekende brief van 150 gram naar Gent.
d. Een aangetekend pakket van 7 kg naar Zandvoort.
e. Een brief van 225 gram naar Zuid-Afrika.
f. Een pakket van 1.500 gram naar Ierland met de verzekerservice.
g. Een pakket van 750 gram naar Oostenrijk met de spoedservice.
Oefenopgave 2
Let uit waarom het versturen van een aangetekende brief naar een antwoordnummer
een vertragende werking kan hebben.
Samenvatting
Onder postbehandeling verstaan we:
Het sorteren, registreren en verspreiden van inkomende post.
De afhandeling en beantwoording van ingekomen post.
De behandeling van interne post.
Het sorteren, registreren en verzenden van uitgaande post.
We onderscheiden de volgende soorten post:
inkomende post
uitgaande post
interne post.

403Q1.FM
Sommige poststukken vragen een speciale behandeling. Deze poststukken
hebben voorrang boven de normale poststukken. Het kan hierbij gaan om
aangetekende post, express post, faxberichten en rouwpost.
Post
Bij iedere organisatie bestaan afspraken en regels over het wel of niet openen
van bepaalde post. Na het sorteren van de post wordt het onderscheid gemaakt
tussen zakelijke post en vertrouwelijke/persoonlijke post.
Het registreren van post is het systematisch noteren dat een bepaald document
er is, bij wie dit in behandeling is en wanneer het stuk is (of wordt) afgehandeld.
Iedere organisatie bepaalt zelf welke post wel en welke post niet geregistreerd
wordt. Het registreren van inkomende post kan op verschillende manieren,
bijvoorbeeld door middel van een postboek (of brievenboek) of door middel
van elektronische postregistratie.
Er zijn verschillende redenen voor het registreren van inkomende en uitgaande
post. Door inkomende en uitgaande post wel te registreren, wordt duidelijk:
welke poststukken door de organisatie zijn ontvangen en verzonden
wie er verantwoordelijk is voor de afhandeling van het poststuk
wanneer het poststuk ontvangen of verzonden is.
Bij het registreren worden diverse dingen vastgelegd. Dit zijn de zogenaamde
registratiekenmerken. Deze registratiekenmerken zijn per organisatie (of zelfs
per afdeling) verschillend.
Onder uitgaande postbehandeling verstaan we de manier waarop een organisatie
de administratieve verwerking van verzending van de uitgaande post
benadert. Er zijn verschillende mogelijkheden om post te verzenden: via
postbedrijven zoals PostNL of Sandd, via koeriersdiensten of via partijenpost.
De kosten voor het versturen van een poststuk worden de portokosten
genoemd. De portokosten zijn afhankelijk van:
het gewicht van het poststuk
de afmeting van het poststuk
de soort post
aanvullende diensten: aantekenen, verzekeren, rembours
het land van bestemming
de gewenste bezorgsnelheid.
Parate-kennisvragen
1 Wat verstaan we onder postbehandeling?
2 Wat verstaan we onder drukwerk?
3 Welke vier soorten speciale post kent u?
4 Op welke vier manieren kan post bij een organisatie binnenkomen?
5 Wat is een postbus?
6 Wat zijn vijf voordelen van een postbus?
1.13

Post
1.14
7 Wat is een antwoordnummer?
8 Welk onderscheid wordt gemaakt na het sorteren van de inkomende post?
9 Hoe behandelt u zakelijke post?
0 Hoe behandelt u vertrouwelijke of persoonlijke post?
q Wat is het nut van het gebruik van een datumstempel?
w Wat houdt registreren van post in?
e Van welke drie factoren hangt het wel of niet registreren van post af?
r Wat wordt duidelijk door inkomende post te registreren?
t Welke voorbeelden van registratiekenmerken voor inkomende en uitgaande
post kent u?
y Wat verstaan we onder uitgaande postbehandeling?
u Wat wordt duidelijk door uitgaande post te registreren?
i Waarvan zijn de portokosten afhankelijk?
o Welke manieren om post te versturen kent u?

403Q1.FM
Uitwerking van de oefenopgaven
Post
Oefenopgave 1
a. Een brief van 125 gram naar Zoeterwoude: € 2,00.
b. Een briefkaart van 15 gram naar Antwoordnummer 95, 3800 VB te Amersfoort:
€ 0,00 (antwoordnummer).
c. Een aangetekende brief van 150 gram naar Gent: Gent (België) = EUR1:
€ 9,50.
d. Een aangetekend pakket van 7 kg naar Zandvoort: € 8,05.
e. Een brief van 225 gram naar Zuid-Afrika: Zuid-Afrika = Wereld: € 5,70.
f. Een pakket van 1.500 gram naar Ierland met de verzekerservice: Ierland =
EUR2: € 25,30.
g. Een pakket van 750 gram naar Oostenrijk met de spoedservice: Oostenrijk
= EUR1: € 62,48.
NB: Deze antwoorden zijn gebaseerd op de Tarievenkaart 2012 zoals die te
vinden is op www.postnl.nl.
Oefenopgave 2
Een antwoordnummer is een postbus waarbij de ontvanger van het poststuk
betaalt voor het versturen van het poststuk. Een postbus is een afsluitbare kast
of opslag die door een organisatie of particulier wordt gehuurd van een postbedrijf.
Bij aangetekende post vindt de afzender het belangrijk dat het poststuk
ook werkelijk aankomt. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om zeer persoonlijke of
vertrouwelijke poststukken waarvan de afzender zeker wil zijn dat het bij de
juiste persoon terechtkomt. Als waarborg voor de ontvangst moet de geadresseerde
dan ook tekenen voor ontvangst van het poststuk. Poststukken die
aangetekend worden verzonden, worden dus beter naar het straatadres
gestuurd, en niet naar een antwoordnummer (of postbusnummer).
1.15