Centrumreglement 2013-2014.pdf - CVO Cervo-GO

3. Administratief dossier van de cursist
CVO Cervo-Go is wettelijk verplicht om van elke cursist een administratief dossier bij te houden. Dit
cursistendossier bevat naast het inschrijvingsformulier en de individuele steekkaart, eventueel nog
attesten voor vrijstelling van inschrijvingsgeld en andere verantwoordingsstukken, zoals eerder
behaalde studiebewijzen, …
Deze documenten zijn niet alleen belangrijk om na te gaan in welke opleiding of module je als cursist
kan inschrijven. Voor het Ministerie van Onderwijs en Vorming vormen ze ook de basis om vast te
stellen of je regelmatig les volgt, zodat je een officieel studiebewijs kan behalen.
Om te weten of je aan de (wettelijke) toelatingsvoorwaarden voldoet, is het belangrijk dat het CVO
zo vlug mogelijk over de juiste gegevens beschikt. Het tijdig inleveren op het secretariaat van de
nodige bewijsstukken is dus van het grootste belang.
Het CVO gebruikt je persoonsgegevens voor de cursistenadministratie en cursistenbegeleiding.
Daarom houdt het centrum ze bij in een bestand. Het spreekt vanzelf dat deze gegevens strikt
vertrouwelijk zijn. Het centrumbestuur verzamelt ze met inachtneming van de wet op de
bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Je hebt dan ook te allen tijde het recht op inzage van
de gegevens en je kan ze laten wijzigen.
CVO Cervo-Go vraagt een aantal gegevens op terwijl dit niet wettelijk verplicht is. Het betreft hier je
telefoonnummer(s) en e-mailadres. Deze gegevens gebruikt CVO Cervo-Go om je op de hoogte te
brengen wanneer lessen worden verplaatst of niet doorgaan. Het centrum gebruikt deze ook om je
te informeren over haar algemene werking (inschrijvingsperiode, nieuwe cursussen,
opleidingsaanbod, …). Te allen tijde kan je deze gegevens laten wijzigen of laten schrappen. Bij iedere
mailing krijg je de kans om je uit te schrijven zodat je geen verdere mails ontvangt.
3.1 Het inschrijvingsformulier
Bij je inschrijving maakt het secretariaat of de leerkracht telkens in drievoud een
inschrijvingsformulier op (bij manuele inschrijvingen gebeurt dit via doorschrijfformulieren). De
exemplaren worden gedateerd en zowel jijzelf als een door het CVO gemachtigd personeelslid
ondertekenen ze. Twee exemplaren blijven bewaard door de school. Het andere exemplaar krijg je
mee als bewijs van je inschrijving en betaling en dien je de eerste les mee te nemen. De docent zal er
naar vragen om je toe te laten tot de les.
Het inschrijvingsformulier vormt samen met de individuele steekkaart het basisdocument voor de
controle op je regelmatigheid als cursist door het departement Onderwijs.
3.2 De individuele steekkaart
Je individuele steekkaart in ons elektronisch registratiesysteem beschrijft je vorderingen in de
opleiding(en) en dat over de schooljaren heen. Ze vermeldt ook je eventuele toelatingsproef of -
proeven en vrijstelling(en).
3.3 Attesten vrijstelling inschrijvingsgeld
Als je als cursist (deels) vrijgesteld bent van de betaling van het inschrijvingsgeld, dan bewaart het
CVO het attest tot staving van deze vrijstelling.
Zie 2.7 Vrijstelling van inschrijvingsgelden.
3.4 Documenten wettig verblijf
19