Toelichting op de VvE Checklist - Kral Westen
Toelichting op de VvE Checklist - Kral Westen
Toelichting op de VvE Checklist - Kral Westen
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
________________________________________________________________<br />
<strong>Toelichting</strong> <strong>op</strong> <strong>de</strong> <strong>VvE</strong> <strong>Checklist</strong><br />
NVM, januari 2009<br />
______________________________________________________________________<br />
Wat is een Vereniging van Eigenaars?<br />
Een Vereniging van Eigenaars (afgekort tot <strong>VvE</strong>) bestaat uit <strong>de</strong> eigenaren van bijvoorbeeld woningen in<br />
een appartementencomplex en kan bestaan uit twee tot meer dan tweehon<strong>de</strong>rd eigenaars. Zodra u<br />
eigenaar wordt van een appartementsrecht -of dat nu een woning of bijvoorbeeld bedrijfsruimte of<br />
parkeerplaats is-, bent u automatisch lid van <strong>de</strong> <strong>VvE</strong>. U draagt met <strong>de</strong> an<strong>de</strong>re le<strong>de</strong>n samen zorg voor<br />
on<strong>de</strong>rmeer zaken als on<strong>de</strong>rhoud van <strong>de</strong> gemeenschappelijke ge<strong>de</strong>elten (dak, trappenhuis, <strong>de</strong> gevels).<br />
Ie<strong>de</strong>reen hoort dus zijn/haar steentje bij te dragen.<br />
De <strong>VvE</strong> <strong>Checklist</strong><br />
Deze <strong>VvE</strong> <strong>Checklist</strong> helpt u bij het vormen van een beeld van <strong>de</strong> <strong>VvE</strong>. De benodig<strong>de</strong> informatie is<br />
verkrijgbaar bij <strong>de</strong> (makelaar van <strong>de</strong>) verk<strong>op</strong>en<strong>de</strong> partij. Deze is immers als eigenaar lid van <strong>de</strong> <strong>VvE</strong> en<br />
weet van <strong>de</strong> stand van zaken. Als alle informatie compleet is, kunt u <strong>op</strong> eenvoudige wijze constateren of<br />
<strong>de</strong> <strong>VvE</strong> functioneert zoals dat <strong>de</strong> bedoeling is. Een <strong>VvE</strong> kent nl. een aantal verplichtingen die in <strong>de</strong> wet<br />
zijn <strong>op</strong>genomen. Overigens is <strong>de</strong>ze checklist slechts bedoeld om een algemene indruk te krijgen van het<br />
functioneren van <strong>de</strong> <strong>VvE</strong>. Een positieve uitkomst geeft dus geen garantie dat <strong>de</strong> <strong>VvE</strong> <strong>op</strong>timaal<br />
functioneert. De <strong>VvE</strong> <strong>Checklist</strong> is slechts een hulpmid<strong>de</strong>l om <strong>de</strong> gang van zaken binnen <strong>de</strong> <strong>VvE</strong> waarvan<br />
u door aanko<strong>op</strong> van een appartementsrecht lid wordt te kunnen beoor<strong>de</strong>len. Over het algemeen kan<br />
wor<strong>de</strong>n gesteld dat een woonappartement in een goed functioneren<strong>de</strong> <strong>VvE</strong> een meerwaar<strong>de</strong> heeft. Weten<br />
waar u aan begint is dus van groot belang!<br />
Naam van <strong>de</strong> <strong>VvE</strong><br />
Een <strong>VvE</strong> heeft een formeel (in <strong>de</strong> akte- en het reglement van splitsing vastgestel<strong>de</strong>) naam, bijvoorbeeld<br />
Voorbeeldstraat 1-10 in Voorbeeldstad.<br />
Appartementsrechten<br />
Het appartementsrecht houdt in dat u het "exclusieve" gebruiksrecht verkrijgt van een ge<strong>de</strong>elte van een<br />
gezamenlijkheid/gemeenschap. Te <strong>de</strong>nken valt hierbij aan bijvoorbeeld appartementen, bedrijfsruimten<br />
en bergingen, maar ook aan woningen en parkeerplaatsen. In <strong>de</strong> akte van splitsing, splitsingstekening,<br />
het vaak in <strong>de</strong> akte aangehaal<strong>de</strong> mo<strong>de</strong>lreglement en eventuele huishou<strong>de</strong>lijk reglement van <strong>de</strong> <strong>VvE</strong> staan<br />
<strong>de</strong> meeste rechten en plichten.<br />
Groot Eigenaar<br />
Het komt voor dat er in <strong>de</strong> <strong>VvE</strong> een eigenaar is (bijvoorbeeld een particuliere verhuur<strong>de</strong>r of een<br />
woningcorporatie) die in het bezit is van meer<strong>de</strong>re appartementen. Een <strong>de</strong>rgelijke eigenaar draagt in dat<br />
geval voor meer<strong>de</strong>re appartementen bij in <strong>de</strong> gemeenschappelijke kosten en heeft uiteraard het bij het in<br />
z’n bezit zijn<strong>de</strong> aantal appartementsrechten behoren<strong>de</strong> aantal stemmen in <strong>de</strong> verga<strong>de</strong>ring.<br />
Wie verzorgt <strong>de</strong> administratie van <strong>de</strong> <strong>VvE</strong>?<br />
Een actieve <strong>VvE</strong> heeft een bestuur<strong>de</strong>r of iemand die <strong>de</strong> administratie doet en die verantwoor<strong>de</strong>lijk is<br />
voor veel <strong>VvE</strong>-zaken. Hij/zij houdt <strong>de</strong> administratie bij, beheert <strong>de</strong> financiële stukken, voert<br />
verga<strong>de</strong>rbesluiten uit, laat on<strong>de</strong>rhoud uitvoeren, sluit <strong>op</strong> verzoek van <strong>de</strong> verga<strong>de</strong>ring verzekeringen af en<br />
houdt ver<strong>de</strong>r on<strong>de</strong>rmeer bij of alle le<strong>de</strong>n <strong>de</strong> verschuldig<strong>de</strong> bijdrage <strong>op</strong> <strong>de</strong> bankrekening van <strong>de</strong> <strong>VvE</strong><br />
stort. Ook zorgt hij/zij er voor dat er minimaal 1 x per jaar een le<strong>de</strong>nverga<strong>de</strong>ring wordt uitgeschreven.
Er is –<strong>op</strong> hoofdlijnen- een tweetal <strong>op</strong>ties om <strong>de</strong> taken van bestuur<strong>de</strong>r of administratief/technisch<br />
beheer<strong>de</strong>r uit te (doen) voeren:<br />
1. Één <strong>de</strong>r eigenaar voert <strong>de</strong>ze werkzaamhe<strong>de</strong>n uit;<br />
2. Er is door <strong>de</strong> <strong>VvE</strong> een professioneel (administratief- en/of technisch-) beheer<strong>de</strong>r * aangetrokken;<br />
* = Door belanghebben<strong>de</strong> partijen als <strong>VvE</strong> Belang; Vereniging Eigen Huis, Koninklijke<br />
Notariële Beroepsorganisatie, Consen (branche organisatie van professionele beheer<strong>de</strong>rs), Ae<strong>de</strong>s<br />
(vereniging van woningcorporaties) is het ‘Procescertificaat voor Beheer<strong>de</strong>rs van Verenigingen<br />
van Eigenaars’ ontwikkeld. De eisen en normen zijn vastgelegd in <strong>de</strong> nationale<br />
beoor<strong>de</strong>lingsrichtlijn 5016.•Een beheer<strong>de</strong>r die na toetsing door SKW aan <strong>de</strong> eisen voldoet<br />
verkrijgt het certificaat. Na certificatie wordt <strong>de</strong> beheer<strong>de</strong>r jaarlijks getoetst of nog aan <strong>de</strong><br />
normen voldaan wordt.<br />
KvK-inschrijfnummer<br />
Per 1 juli 2008 dienen nieuwe <strong>VvE</strong>'s zich in te schrijven in het Han<strong>de</strong>lsregister. Dit vindt plaats bij <strong>de</strong><br />
Kamer van Ko<strong>op</strong>han<strong>de</strong>l. De <strong>op</strong> 1 juli 2008 reeds bestaan<strong>de</strong> <strong>VvE</strong>'s dienen zich in te schrijven vóór 1<br />
januari 2010. Deze <strong>VvE</strong>'s kunnen zich overigens ook nu al inschrijven. Hiermee is een <strong>VvE</strong> -voor<br />
<strong>de</strong>r<strong>de</strong>n- beter zichtbaar.<br />
De <strong>VvE</strong>-verga<strong>de</strong>ring<br />
Minimaal één keer per jaar dienen <strong>de</strong> le<strong>de</strong>n van <strong>de</strong> <strong>VvE</strong> te verga<strong>de</strong>ren. In <strong>de</strong>ze verga<strong>de</strong>ring kunnen<br />
on<strong>de</strong>rmeer besluiten genomen wor<strong>de</strong>n over on<strong>de</strong>rhoud, renovaties, het bedrag dat <strong>de</strong> eigenaars dienen te<br />
betalen als bijdrage aan <strong>de</strong> <strong>VvE</strong>, <strong>de</strong> –verplichte- on<strong>de</strong>rhoudsreserveringen, <strong>de</strong> collectieve verzekeringen,<br />
etc., etc. De genomen besluiten wor<strong>de</strong>n vastgelegd in <strong>de</strong> notulen. Jaar na jaar vormen <strong>de</strong> notulen dus “<strong>de</strong><br />
geschie<strong>de</strong>nis” van <strong>de</strong> <strong>VvE</strong>. Vraag van <strong>de</strong> achterliggen<strong>de</strong> verga<strong>de</strong>ringen dus <strong>de</strong> notulen <strong>op</strong>!<br />
De <strong>VvE</strong>-bijdrage<br />
Jaarlijks stelt <strong>de</strong> <strong>VvE</strong>-verga<strong>de</strong>ring een begroting vast waarin alle kosten en te vormen reserveringen van<br />
<strong>de</strong> <strong>VvE</strong> zijn <strong>op</strong>genomen. Te <strong>de</strong>nken valt on<strong>de</strong>rmeer aan schoonmaakkosten, <strong>de</strong> kosten voor<br />
lifton<strong>de</strong>rhoud, tuinon<strong>de</strong>rhoud en kosten voor <strong>de</strong> inzet van een professioneel <strong>VvE</strong> beheer<strong>de</strong>r, maar ook<br />
aan <strong>de</strong> jaarlijkse storting in <strong>de</strong> reservefondsen van <strong>de</strong> <strong>VvE</strong>.<br />
Uit <strong>de</strong> begroting vloeit, aan <strong>de</strong> hand van <strong>de</strong> ver<strong>de</strong>elsleutel zoals die in <strong>de</strong> akte van splitsing is<br />
<strong>op</strong>genomen, <strong>de</strong> periodiek (meestal maan<strong>de</strong>lijks) door <strong>de</strong> eigenaars te betalen bijdrage.<br />
Indien een <strong>VvE</strong> een collectieve verwarmingsinstallatie kent, zullen door <strong>de</strong> verga<strong>de</strong>ring ook hiervoor<br />
voorschotbijdragen wor<strong>de</strong>n vastgesteld.<br />
Reservefonds van <strong>de</strong> <strong>VvE</strong><br />
Per 1 mei 2005 werd <strong>de</strong> wetswijziging van kracht rond o.a het reservefonds en vanaf 1 mei 2008 geldt<br />
<strong>de</strong>ze wetswijziging voor alle <strong>VvE</strong>'s. De <strong>VvE</strong> is verplicht een reservefonds aan te leggen "ter bestrijding<br />
van an<strong>de</strong>re dan <strong>de</strong> gewone jaarlijkse kosten". Zorg dus dat u inzage krijgt in <strong>de</strong> jaarstukken van <strong>de</strong><br />
achterliggen<strong>de</strong> jaren! U krijgt dan inzicht in <strong>de</strong> <strong>op</strong>bouw van <strong>de</strong> reservefondsen en <strong>de</strong> uitgaven ten laste<br />
van die fondsen.
On<strong>de</strong>rhoudsverwachting<br />
Tenein<strong>de</strong> te kunnen bepalen hoeveel geld er in <strong>de</strong> toekomst nodig is voor uit te voeren on<strong>de</strong>rhoud, is een<br />
MeerJarenOn<strong>de</strong>rhoudsPlan (MJOP) noodzakelijk. Een <strong>de</strong>rgelijk plan maakt die kosten per jaar<br />
inzichtelijk. Aan <strong>de</strong> hand van <strong>de</strong> MJOP kan <strong>de</strong> verga<strong>de</strong>ring <strong>op</strong> eenvoudige en objectieve wijze <strong>de</strong><br />
begroting zodanig aanpassen dat u niet voor onverwachte uitgaven komt te staan.<br />
Waar moet een MJOP aan voldoen?<br />
Een <strong>de</strong>rgelijk plan dient altijd zoveel mogelijk actueel te zijn en dient bij voorkeur minimaal 10 jaar<br />
“vooruit te kijken” (<strong>de</strong> zogenaam<strong>de</strong> planningshorizon). Let er dus <strong>op</strong> dat een MJOP recent is <strong>op</strong>gesteld,<br />
maar in ie<strong>de</strong>r geval <strong>de</strong> komen<strong>de</strong> jaren bestrijkt. Tevens dient in een <strong>op</strong>timaal functioneren<strong>de</strong> <strong>VvE</strong> <strong>de</strong><br />
<strong>op</strong>bouw van <strong>de</strong> reserves gelijk te l<strong>op</strong>en met <strong>de</strong> geldbehoefte voortvloeiend uit het voornoem<strong>de</strong> MJOP.<br />
Informeer dus naar het MJOP!<br />
<strong>VvE</strong>-verzekeringen<br />
Een <strong>VvE</strong> dient in ie<strong>de</strong>r geval een collectieve <strong>op</strong>stalverzekering af te sluiten. In een groot aantal gevallen<br />
is het voor <strong>VvE</strong>’s voorts verplicht een collectieve aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Het is<br />
voor <strong>de</strong> <strong>op</strong>stalverzekering belangrijk om te weten of <strong>de</strong> verzeker<strong>de</strong> waar<strong>de</strong> (<strong>de</strong> herbouwwaar<strong>de</strong>)<br />
toereikend is, tenein<strong>de</strong> on<strong>de</strong>rverzekering te voorkomen.<br />
Het is dan ook van belang om na te gaan of er tussen <strong>de</strong> <strong>VvE</strong> en verzekeraars afspraken zijn gemaakt<br />
aangaan<strong>de</strong> on<strong>de</strong>rverzekering. Zo kan bijvoorbeeld on<strong>de</strong>rverzekering zijn afge<strong>de</strong>kt in <strong>de</strong> polis. Ook kan<br />
zijn overeengekomen dat <strong>de</strong> herbouwwaar<strong>de</strong> periodiek door een onafhankelijk en erkend taxateur<br />
mid<strong>de</strong>ls een taxatierapport moet wor<strong>de</strong>n vastgesteld (conform BW boek 7, artikel 960).<br />
Daarnaast bestaan er nog an<strong>de</strong>re verzekeringsvormen die door een <strong>VvE</strong> kunnen wor<strong>de</strong>n aangegaan, al<br />
naar gelang het antwoord van <strong>de</strong> verga<strong>de</strong>ring <strong>op</strong> <strong>de</strong> vraag of aan die verzekeringen behoefte is.<br />
Dergelijke verzekeringen kunnen wor<strong>de</strong>n afgesloten ter af<strong>de</strong>kking van risico’s die <strong>de</strong> <strong>VvE</strong> lo<strong>op</strong>t.<br />
Een aantal voorbeel<strong>de</strong>n;<br />
• Een glasverzekering in aanvulling <strong>op</strong> <strong>de</strong> <strong>op</strong>stalverzekering;<br />
• Een bestuursaansprakelijkheidsverzekering;<br />
• Een rechtsbijstandverzekering.<br />
Indien u voornemens bent om een appartementsrecht te k<strong>op</strong>en binnen een “grote” <strong>VvE</strong> waar men<br />
bijvoorbeeld personeel in dienst heeft (bijvoorbeeld een huismeester, schoonmaker of tuinman), dan<br />
kunnen wellicht ook nog an<strong>de</strong>re verzekeringsvormen van belang zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een<br />
arbeidsongeschiktheid- of pensioenverzekering.<br />
Vraag dus om afschriften van <strong>de</strong> verzekeringspolissen en –eventueel- het taxatierapport!<br />
Contact<br />
On<strong>de</strong>rstaand treft u een overzicht aan van diverse organisaties werkzaam <strong>op</strong> het gebied van <strong>VvE</strong>’s:<br />
NVM: www.nvm.nl<br />
Consen: www.consen.nl<br />
LMV: www.lmv.nl<br />
VBO: www.vbo.nl<br />
Vereniging Eigen Huis: www.eigenhuis.nl
VROM: www.vrom.nl<br />
<strong>VvE</strong> Belang: www.vvebelang.nl