Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem - AMR Dakota

© MiBris, Diemen, juni 2008
Handleiding Dakota
Tijdregistratiesysteem

Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ...........................................................................................................................2
Inleiding ......................................................................................................................................3
Algemeen: werking en rollen van Dakota...................................................................................3
Inloggen ......................................................................................................................................4
Uitloggen.....................................................................................................................................4
Rol Gebruiker..............................................................................................................................5
Uren registreren ......................................................................................................................5
Overzichten Gebruiker ............................................................................................................6
Rol controller...............................................................................................................................8
Uren accorderen .....................................................................................................................8
Overzichten Controller ............................................................................................................9
Rol Administrator ......................................................................................................................11
Nieuwe gebruikers invoeren .................................................................................................11
Project registreren.................................................................................................................13
Controller registreren ............................................................................................................14
Blokkeren van account..........................................................................................................14
Wijzigen van gebruikersgegevens ........................................................................................14
Opvoeren en wijzigen van projecten.....................................................................................15
Overzicht Voortgangscontrole ..................................................................................................16
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 2 van 16

Inleiding
In deze handleiding wordt het gebruik beschreven van het Dakota tijdregistratiesysteem.
In het deel “Algemeen” wordt in het kort de werking en de rollen beschreven zoals die in
Dakota wordt gebruikt.
In 3 afzonderlijke hoofdstukken (Gebruiker, Controller, Administrator) wordt daarna
beschreven welke handelingen in de betreffende rol kunnen worden verricht en hoe deze
handelingen uitgevoerd dienen te worden.
Algemeen: werking en rollen van Dakota
Dakota is een tijdregistratiesysteem voor projecten waarin de uren van medewerkers op
projecten worden vastgelegd.
Per project kunnen dagelijks de projecturen, ziekte, verlof en overige uren door de
projectmedewerker worden geregistreerd.
Het registratiesysteem kent drie rollen, t.w. :
• gebruiker
• controller en
• administrator.
Afhankelijk van de rol, die door de inlogprocedure wordt herkend, krijgt u toegang tot de
hieronder beschreven delen van het systeem
De gebruiker voert per project zijn uren in. Na accordering van deze uren kunnen vervolgens
de overzichten “ Uren per gebruiker per maand” en “Totaaloverzicht per gebruiker” door de
medewerker worden geraadpleegd.
De controller voert de accordering van de geregistreerde uren uit en kan de overzichten “
Uren per project per maand”, “Te accorderen uren” en “Totale uren per project” raadplegen.
De rol van de administrator is de meest uitgebreide. In deze rol kunnen alle overzichten
worden geraadpleegd en gegevens worden gewijzigd. Daarnaast voert de administrator het
beheer uit over het systeem.
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 3 van 16

Inloggen
Het Dakota Tijdregistratiesysteem is een webapplicatie en via uw browser te starten.
Het inlogscherm verschijnt. Vul in het onderstaande scherm uw gebruikersnaam en
wachtwoord in en druk op de knop Login. Afhankelijk van de ingevoerde Gebruikersnaam
wordt uw rol in het Dakota urenregistratiesysteem herkend.
Uitloggen
Inloggen
Kies de menuoptie ‘Uitloggen’ in het systeem om het te verlaten. U ziet de melding:
en u kunt opnieuw inloggen.
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 4 van 16

Rol Gebruiker
Uren registreren
Na de inlogprocedure ziet de gebruiker het scherm Tijdregistratie, zoals hieronder is
afgebeeld:
Tijdregistratie
Kies in dit scherm het projectnummer, jaar en maand.
Klik op de knop “ registreren van uren” om de uren te kunnen invoeren.
Uren registreren
Vul vervolgens in de vier vakken “Projecturen”, “Overig”, “Ziekte” en “Verlof” de uren in en
plaats in het vak “Opmerking” uw opmerkingen.
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 5 van 16

Hele uren kunnen als geheel getal worden ingevoerd. Dit wordt automatisch omgezet naar de
notatie met “ .00 (punt nul nul)” achter het cijfer. Voor delen van uren voert u de decimale
notatie in, bijvoorbeeld .50 (punt 50) voor halve uren en .25 (punt 25) voor een kwartier.
Men kan maximaal 8 uur per dag invullen. Als men ziek is dan schrijft men 8 uur ziek en voor
verlof ook 8 uur per dag. Bij een halve dag vrij 4 uur werk 4 uur vrij. Dit geldt als men een full
time aanstelling heeft. Reïntegratie werk (gedeelte op werk en gedeelte op ziek schrijven)
nooit meer dan 8 uur.
Klik op de knop ‘Opslaan van geregistreerde uren’ om de geregistreerde uren op te
slaan. Voor ongedaan maken van de ingevoerde uren, klikt u op de knop ‘Annuleren
registratie’
Na het invullen van de uren en het opslaan van de gegevens, keert u terug in het
oorspronkelijke registratiescherm. Rechtsboven in dit scherm staat “Status: registratie”. De
knop “Aanbieden uren aan controller”
gebruikt u om de ingevoerde gegevens aan de controller aan te bieden.
LET OP: het aanbieden van de uren aan de controller vindt altijd plaats aan het eind
van de maand als alle uren zijn ingevoerd!
Na het klikken op deze knop, krijgt U de volgende melding te zien:
Hiermee kunt u de aanbieding nog aangedaan maken. Als u op OK klikt, zijn de uren definitief
en kunnen de uren niet meer gewijzigd worden.
Vervolgens verschijnt de melding “Status: uren voor accoord naar controller” in het scherm.
De uren zijn nu aangeboden aan de controller.
Overzichten Gebruiker
Als gebruiker kunt u een tweetal overzichten raadplegen in het menuonderdeel Overzichten:
• Uren per gebruiker per maand
• Totaaloverzicht per gebruiker
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 6 van 16

Uren per gebruiker per maand
In het overzicht “Uren per gebruiker per maand” kunt u per maand en jaar een overzicht
opvragen, waarin een urenoverzicht voor de projecten zichtbaar wordt.
In het tweede overzicht “Totaaloverzicht per gebruiker”, ziet u een totaaloverzicht van de
projecten, met start- en einddatum van de projecten. In de kolom ‘”Laatst geschreven datum”
staat de datum vermeld waarop het laatst door u uren op een project zijn geregistreerd.
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 7 van 16

Rol controller
Uren accorderen
Als controller geeft u fiat op de geregistreerde projecturen van medewerkers.
Uren accorderen
Ga naar het menu-onderdeel “Controller” om de geregistreerde uren te accorderen dan wel af
te wijzen.
Per project ziet u het totaal van het aantal geregistreerde uren.
Gebruik de knop “Accorderen” om het fiat te geven en gebruik de knop “Afwijzen” om de uren
van fiat te onthouden. Bij beide knoppen krijgt u de mogelijkheid om de keuze definitief te
maken.
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 8 van 16

Details
Met de knop Details kunt u zien hoe de verdeling is van de uren over projecturen, ziekte
verlof en overige uren.
Overzichten Controller
Als controller kunt u de volgende overzichten raadplegen:
• Uren per project per maand
• Te accorderen uren
• Totale uren per project
Uren per project per maand
Voor het overzicht “Uren per project per maand” kiest u via de “dropdownlist” voor het
projectnummer, de maand en het jaar. U ziet vervolgens de gebruikers, activiteit en uren per
projectnummer.
Het overzicht “te accorderen uren” laat een overzicht zien van uren die door de gebruiker ter
accordering zijn aangeboden en die nog door de controller geaccordeerd moet worden.
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 9 van 16

Te accorderen uen per controller
Het overzicht “totale uren per project” geeft een overzicht per projectnummer van de totale
uren. Kies weer via de “dropdownlist” voor het projectnummer.
Totale uren per project
In het veld “Status” kan gekozen worden voor de volgende vier statussen:
• Alle uren
• Registratie
• Accorderen
• Gecontroleerd
Registratie laat de uren zien die geregistreerd zijn. Accorderen laat de uren zien die ter
accordering zijn aangeboden. Gecontroleerd laat de uren zien die gecontroleerd zijn. Alle
uren tenslotte geeft een overzicht van alle uren, zowel geregistreerd, geaccordeerd als
gecontroleerd.
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 10 van 16

Rol Administrator
Nieuwe gebruikers invoeren
In de rol van administrator heeft u toegang tot alle onderdelen van het systeem en draagt u
zorg voor het beheer ervan.
In het menu-onderdeel “Beheer” kunt u via “Gebruikers” nieuwe gebruikers invoeren en
wijzigingen aanbrengen.
Nieuwe gebruikers invoeren
In dit venster ziet U aan de linkerkant een overzicht van gebruikers met inlognaam,
emailadres.
Daarnaast is zichtbaar welke gebruiker actief is, dan wel is afgesloten van gebruik en
wanneer de laatste inlogdatum is.
Via de knop “Toevoegen nieuw account” kunt u nieuwe gebruikers invoeren. De procedure is
als volgt: Klik de knop “Toevoegen van nieuw account”:
Nieuw account aanmaken
Vul vervolgens in het veld “Inlognaam” de inlognaam in en klik op de knop Volgende
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 11 van 16

Nieuw account aanmaken
De bovenstaande velden kunnen nu ingevuld worden, waarvan de volgende verplicht:
• Wachtwoord,
• Herhaal wachtwoord,
• Emailadres
• Achternaam
Het wachtwoord moet een minimum lengte hebben van 5 tekens.
Klik daarna op “Gereed”.
Vervolgens kunt u een rol voor de nieuw ingevoerde gebruiker aangeven:
Klik daarna op de knop “Maak account”.
Rol selecteren
Selecteer de nieuw aangemaakte gebruiker in de lijst aan de linkerkant en u kunt nu voor de
gebruiker aangeven op welke projecten registratie plaatsvindt en/of de gebruiker van welke
projecten controller is.
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 12 van 16

Nieuw account
Kies in het bovenstaande scherm op het tabblad “Projecten” om aan te geven op welke
projecten door de geselecteerde gebruiker uren worden geregistreerd:
Project registreren
Projecten kiezen
Met de knop “Projecten waarop geregistreerd mag worden” achter “Registreert op
project” geeft u voor de gebruiker aan voor welke projecten er uren geregistreerd gaan
worden. In de velden Startdatum en Einddatum geeft u de periode aan waarvoor dit geldt.
Projecten registreren
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 13 van 16

Bevestig deze handeling weer via de knop “Opslaan van de gegevens” of gebruik de
knop “Annuleren” om de handeling ongedaan te maken.
Controller registreren
Met de knop “Projecten waarvoor gebruiker controles doet” in het scherm zoals hierboven is
afgebeeld, geeft u aan voor welke projecten de nieuw aangemaakte gebruiker de rol
controller inneemt. Klik op deze knop en kies uit de dropdownlist het gewenste
projectnummer. Met de knoppen opslaan en annuleren kunt u de handeling vastleggen dan
wel annuleren.
Controller van project
In dit scherm kunt u ook wijzigingen aanbrengen voor reeds geregistreerde projecten voor de
geselecteerde gebruiker of registratie intrekken met de knoppen “Wijzigen van registratie”
en “Intrekken van registratie”.
Blokkeren van account
Voor het blokkeren van een account, kiest u in het menu voor Beheer, Gebruikers.
Vervolgens klikt u op het tabblad “Gebruikersgegevens”.
Klik vervolgens op de knop “Blokkeren van inlogaccount” om het account te blokkeren.
Wijzigen van gebruikersgegevens
Voor het wijzigen van gebruikersgegevens kiest u in het menu voor Beheer, Gebruikers. Klik
daarna op het tabblad “Gebruikersgegevens” en klik op de knop “Wijzigen van
gebruikersgegevens”
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 14 van 16

Gebruikersgegevens wijzigen
U ziet nu de invulvelden waarin u de gegevens van de gebruikers kunt wijzigen. Gebruik de
knoppen “Opslaan van wijzigingen” en “Annuleren van wijzigingen” om uw handeling te
bevestigen dan wel ongedaan te maken.
Opvoeren en wijzigen van projecten
Om nieuwe projecten in te voeren en wijzigingen door te voeren, kiest u het menu-onderdeel
“Projecten” onder “Beheer”.
Projecten toevoegen
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 15 van 16

In dit scherm ziet u aan de linkerkant een lijst met projecten. Met de knop “Toevoegen van
een project uit Panama” en “Toevoegen van een project” voert u respectievelijk
een toevoeging van een project uit waarmee een koppeling is gelegd met Panama dan wel
voegt u rechtstreeks een nieuw project in:
Nieuw project
U ziet het bovenstaande scherm verschijnen om het projectnummer, omschrijving en type
project in te voeren. Klik daarna op de knoppen Opslaan om te bevestigen of Annuleren om
de invoer ongedaan te maken.
Overzicht Voortgangscontrole
Om de voortgang te bewaken, kiest u het rapport “ Voortgangscontrole” in het menu
“Overzichten”.
Overzicht voorgangscontrole
In dit overzicht ziet u een overzicht van de laatste datum waarop door gebruikers
geregistreerd is en een overzicht van de laatste datum waarop geaccordeerd is door de
controller.
©MiBris Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem Blz. 16 van 16