Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem - AMR Dakota
Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem - AMR Dakota
Handleiding Dakota Tijdregistratiesysteem - AMR Dakota
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
© MiBris, Diemen, juni 2008<br />
<strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong><br />
<strong>Tijdregistratiesysteem</strong>
Inhoudsopgave<br />
Inhoudsopgave ...........................................................................................................................2<br />
Inleiding ......................................................................................................................................3<br />
Algemeen: werking en rollen van <strong>Dakota</strong>...................................................................................3<br />
Inloggen ......................................................................................................................................4<br />
Uitloggen.....................................................................................................................................4<br />
Rol Gebruiker..............................................................................................................................5<br />
Uren registreren ......................................................................................................................5<br />
Overzichten Gebruiker ............................................................................................................6<br />
Rol controller...............................................................................................................................8<br />
Uren accorderen .....................................................................................................................8<br />
Overzichten Controller ............................................................................................................9<br />
Rol Administrator ......................................................................................................................11<br />
Nieuwe gebruikers invoeren .................................................................................................11<br />
Project registreren.................................................................................................................13<br />
Controller registreren ............................................................................................................14<br />
Blokkeren van account..........................................................................................................14<br />
Wijzigen van gebruikersgegevens ........................................................................................14<br />
Opvoeren en wijzigen van projecten.....................................................................................15<br />
Overzicht Voortgangscontrole ..................................................................................................16<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 2 van 16
Inleiding<br />
In deze handleiding wordt het gebruik beschreven van het <strong>Dakota</strong> tijdregistratiesysteem.<br />
In het deel “Algemeen” wordt in het kort de werking en de rollen beschreven zoals die in<br />
<strong>Dakota</strong> wordt gebruikt.<br />
In 3 afzonderlijke hoofdstukken (Gebruiker, Controller, Administrator) wordt daarna<br />
beschreven welke handelingen in de betreffende rol kunnen worden verricht en hoe deze<br />
handelingen uitgevoerd dienen te worden.<br />
Algemeen: werking en rollen van <strong>Dakota</strong><br />
<strong>Dakota</strong> is een tijdregistratiesysteem voor projecten waarin de uren van medewerkers op<br />
projecten worden vastgelegd.<br />
Per project kunnen dagelijks de projecturen, ziekte, verlof en overige uren door de<br />
projectmedewerker worden geregistreerd.<br />
Het registratiesysteem kent drie rollen, t.w. :<br />
• gebruiker<br />
• controller en<br />
• administrator.<br />
Afhankelijk van de rol, die door de inlogprocedure wordt herkend, krijgt u toegang tot de<br />
hieronder beschreven delen van het systeem<br />
De gebruiker voert per project zijn uren in. Na accordering van deze uren kunnen vervolgens<br />
de overzichten “ Uren per gebruiker per maand” en “Totaaloverzicht per gebruiker” door de<br />
medewerker worden geraadpleegd.<br />
De controller voert de accordering van de geregistreerde uren uit en kan de overzichten “<br />
Uren per project per maand”, “Te accorderen uren” en “Totale uren per project” raadplegen.<br />
De rol van de administrator is de meest uitgebreide. In deze rol kunnen alle overzichten<br />
worden geraadpleegd en gegevens worden gewijzigd. Daarnaast voert de administrator het<br />
beheer uit over het systeem.<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 3 van 16
Inloggen<br />
Het <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> is een webapplicatie en via uw browser te starten.<br />
Het inlogscherm verschijnt. Vul in het onderstaande scherm uw gebruikersnaam en<br />
wachtwoord in en druk op de knop Login. Afhankelijk van de ingevoerde Gebruikersnaam<br />
wordt uw rol in het <strong>Dakota</strong> urenregistratiesysteem herkend.<br />
Uitloggen<br />
Inloggen<br />
Kies de menuoptie ‘Uitloggen’ in het systeem om het te verlaten. U ziet de melding:<br />
en u kunt opnieuw inloggen.<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 4 van 16
Rol Gebruiker<br />
Uren registreren<br />
Na de inlogprocedure ziet de gebruiker het scherm Tijdregistratie, zoals hieronder is<br />
afgebeeld:<br />
Tijdregistratie<br />
Kies in dit scherm het projectnummer, jaar en maand.<br />
Klik op de knop “ registreren van uren” om de uren te kunnen invoeren.<br />
Uren registreren<br />
Vul vervolgens in de vier vakken “Projecturen”, “Overig”, “Ziekte” en “Verlof” de uren in en<br />
plaats in het vak “Opmerking” uw opmerkingen.<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 5 van 16
Hele uren kunnen als geheel getal worden ingevoerd. Dit wordt automatisch omgezet naar de<br />
notatie met “ .00 (punt nul nul)” achter het cijfer. Voor delen van uren voert u de decimale<br />
notatie in, bijvoorbeeld .50 (punt 50) voor halve uren en .25 (punt 25) voor een kwartier.<br />
Men kan maximaal 8 uur per dag invullen. Als men ziek is dan schrijft men 8 uur ziek en voor<br />
verlof ook 8 uur per dag. Bij een halve dag vrij 4 uur werk 4 uur vrij. Dit geldt als men een full<br />
time aanstelling heeft. Reïntegratie werk (gedeelte op werk en gedeelte op ziek schrijven)<br />
nooit meer dan 8 uur.<br />
Klik op de knop ‘Opslaan van geregistreerde uren’ om de geregistreerde uren op te<br />
slaan. Voor ongedaan maken van de ingevoerde uren, klikt u op de knop ‘Annuleren<br />
registratie’<br />
Na het invullen van de uren en het opslaan van de gegevens, keert u terug in het<br />
oorspronkelijke registratiescherm. Rechtsboven in dit scherm staat “Status: registratie”. De<br />
knop “Aanbieden uren aan controller”<br />
gebruikt u om de ingevoerde gegevens aan de controller aan te bieden.<br />
LET OP: het aanbieden van de uren aan de controller vindt altijd plaats aan het eind<br />
van de maand als alle uren zijn ingevoerd!<br />
Na het klikken op deze knop, krijgt U de volgende melding te zien:<br />
Hiermee kunt u de aanbieding nog aangedaan maken. Als u op OK klikt, zijn de uren definitief<br />
en kunnen de uren niet meer gewijzigd worden.<br />
Vervolgens verschijnt de melding “Status: uren voor accoord naar controller” in het scherm.<br />
De uren zijn nu aangeboden aan de controller.<br />
Overzichten Gebruiker<br />
Als gebruiker kunt u een tweetal overzichten raadplegen in het menuonderdeel Overzichten:<br />
• Uren per gebruiker per maand<br />
• Totaaloverzicht per gebruiker<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 6 van 16
Uren per gebruiker per maand<br />
In het overzicht “Uren per gebruiker per maand” kunt u per maand en jaar een overzicht<br />
opvragen, waarin een urenoverzicht voor de projecten zichtbaar wordt.<br />
In het tweede overzicht “Totaaloverzicht per gebruiker”, ziet u een totaaloverzicht van de<br />
projecten, met start- en einddatum van de projecten. In de kolom ‘”Laatst geschreven datum”<br />
staat de datum vermeld waarop het laatst door u uren op een project zijn geregistreerd.<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 7 van 16
Rol controller<br />
Uren accorderen<br />
Als controller geeft u fiat op de geregistreerde projecturen van medewerkers.<br />
Uren accorderen<br />
Ga naar het menu-onderdeel “Controller” om de geregistreerde uren te accorderen dan wel af<br />
te wijzen.<br />
Per project ziet u het totaal van het aantal geregistreerde uren.<br />
Gebruik de knop “Accorderen” om het fiat te geven en gebruik de knop “Afwijzen” om de uren<br />
van fiat te onthouden. Bij beide knoppen krijgt u de mogelijkheid om de keuze definitief te<br />
maken.<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 8 van 16
Details<br />
Met de knop Details kunt u zien hoe de verdeling is van de uren over projecturen, ziekte<br />
verlof en overige uren.<br />
Overzichten Controller<br />
Als controller kunt u de volgende overzichten raadplegen:<br />
• Uren per project per maand<br />
• Te accorderen uren<br />
• Totale uren per project<br />
Uren per project per maand<br />
Voor het overzicht “Uren per project per maand” kiest u via de “dropdownlist” voor het<br />
projectnummer, de maand en het jaar. U ziet vervolgens de gebruikers, activiteit en uren per<br />
projectnummer.<br />
Het overzicht “te accorderen uren” laat een overzicht zien van uren die door de gebruiker ter<br />
accordering zijn aangeboden en die nog door de controller geaccordeerd moet worden.<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 9 van 16
Te accorderen uen per controller<br />
Het overzicht “totale uren per project” geeft een overzicht per projectnummer van de totale<br />
uren. Kies weer via de “dropdownlist” voor het projectnummer.<br />
Totale uren per project<br />
In het veld “Status” kan gekozen worden voor de volgende vier statussen:<br />
• Alle uren<br />
• Registratie<br />
• Accorderen<br />
• Gecontroleerd<br />
Registratie laat de uren zien die geregistreerd zijn. Accorderen laat de uren zien die ter<br />
accordering zijn aangeboden. Gecontroleerd laat de uren zien die gecontroleerd zijn. Alle<br />
uren tenslotte geeft een overzicht van alle uren, zowel geregistreerd, geaccordeerd als<br />
gecontroleerd.<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 10 van 16
Rol Administrator<br />
Nieuwe gebruikers invoeren<br />
In de rol van administrator heeft u toegang tot alle onderdelen van het systeem en draagt u<br />
zorg voor het beheer ervan.<br />
In het menu-onderdeel “Beheer” kunt u via “Gebruikers” nieuwe gebruikers invoeren en<br />
wijzigingen aanbrengen.<br />
Nieuwe gebruikers invoeren<br />
In dit venster ziet U aan de linkerkant een overzicht van gebruikers met inlognaam,<br />
emailadres.<br />
Daarnaast is zichtbaar welke gebruiker actief is, dan wel is afgesloten van gebruik en<br />
wanneer de laatste inlogdatum is.<br />
Via de knop “Toevoegen nieuw account” kunt u nieuwe gebruikers invoeren. De procedure is<br />
als volgt: Klik de knop “Toevoegen van nieuw account”:<br />
Nieuw account aanmaken<br />
Vul vervolgens in het veld “Inlognaam” de inlognaam in en klik op de knop Volgende<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 11 van 16
Nieuw account aanmaken<br />
De bovenstaande velden kunnen nu ingevuld worden, waarvan de volgende verplicht:<br />
• Wachtwoord,<br />
• Herhaal wachtwoord,<br />
• Emailadres<br />
• Achternaam<br />
Het wachtwoord moet een minimum lengte hebben van 5 tekens.<br />
Klik daarna op “Gereed”.<br />
Vervolgens kunt u een rol voor de nieuw ingevoerde gebruiker aangeven:<br />
Klik daarna op de knop “Maak account”.<br />
Rol selecteren<br />
Selecteer de nieuw aangemaakte gebruiker in de lijst aan de linkerkant en u kunt nu voor de<br />
gebruiker aangeven op welke projecten registratie plaatsvindt en/of de gebruiker van welke<br />
projecten controller is.<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 12 van 16
Nieuw account<br />
Kies in het bovenstaande scherm op het tabblad “Projecten” om aan te geven op welke<br />
projecten door de geselecteerde gebruiker uren worden geregistreerd:<br />
Project registreren<br />
Projecten kiezen<br />
Met de knop “Projecten waarop geregistreerd mag worden” achter “Registreert op<br />
project” geeft u voor de gebruiker aan voor welke projecten er uren geregistreerd gaan<br />
worden. In de velden Startdatum en Einddatum geeft u de periode aan waarvoor dit geldt.<br />
Projecten registreren<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 13 van 16
Bevestig deze handeling weer via de knop “Opslaan van de gegevens” of gebruik de<br />
knop “Annuleren” om de handeling ongedaan te maken.<br />
Controller registreren<br />
Met de knop “Projecten waarvoor gebruiker controles doet” in het scherm zoals hierboven is<br />
afgebeeld, geeft u aan voor welke projecten de nieuw aangemaakte gebruiker de rol<br />
controller inneemt. Klik op deze knop en kies uit de dropdownlist het gewenste<br />
projectnummer. Met de knoppen opslaan en annuleren kunt u de handeling vastleggen dan<br />
wel annuleren.<br />
Controller van project<br />
In dit scherm kunt u ook wijzigingen aanbrengen voor reeds geregistreerde projecten voor de<br />
geselecteerde gebruiker of registratie intrekken met de knoppen “Wijzigen van registratie”<br />
en “Intrekken van registratie”.<br />
Blokkeren van account<br />
Voor het blokkeren van een account, kiest u in het menu voor Beheer, Gebruikers.<br />
Vervolgens klikt u op het tabblad “Gebruikersgegevens”.<br />
Klik vervolgens op de knop “Blokkeren van inlogaccount” om het account te blokkeren.<br />
Wijzigen van gebruikersgegevens<br />
Voor het wijzigen van gebruikersgegevens kiest u in het menu voor Beheer, Gebruikers. Klik<br />
daarna op het tabblad “Gebruikersgegevens” en klik op de knop “Wijzigen van<br />
gebruikersgegevens”<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 14 van 16
Gebruikersgegevens wijzigen<br />
U ziet nu de invulvelden waarin u de gegevens van de gebruikers kunt wijzigen. Gebruik de<br />
knoppen “Opslaan van wijzigingen” en “Annuleren van wijzigingen” om uw handeling te<br />
bevestigen dan wel ongedaan te maken.<br />
Opvoeren en wijzigen van projecten<br />
Om nieuwe projecten in te voeren en wijzigingen door te voeren, kiest u het menu-onderdeel<br />
“Projecten” onder “Beheer”.<br />
Projecten toevoegen<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 15 van 16
In dit scherm ziet u aan de linkerkant een lijst met projecten. Met de knop “Toevoegen van<br />
een project uit Panama” en “Toevoegen van een project” voert u respectievelijk<br />
een toevoeging van een project uit waarmee een koppeling is gelegd met Panama dan wel<br />
voegt u rechtstreeks een nieuw project in:<br />
Nieuw project<br />
U ziet het bovenstaande scherm verschijnen om het projectnummer, omschrijving en type<br />
project in te voeren. Klik daarna op de knoppen Opslaan om te bevestigen of Annuleren om<br />
de invoer ongedaan te maken.<br />
Overzicht Voortgangscontrole<br />
Om de voortgang te bewaken, kiest u het rapport “ Voortgangscontrole” in het menu<br />
“Overzichten”.<br />
Overzicht voorgangscontrole<br />
In dit overzicht ziet u een overzicht van de laatste datum waarop door gebruikers<br />
geregistreerd is en een overzicht van de laatste datum waarop geaccordeerd is door de<br />
controller.<br />
©MiBris <strong>Handleiding</strong> <strong>Dakota</strong> <strong>Tijdregistratiesysteem</strong> Blz. 16 van 16