Tien aandachtspunten bij een RSZ-controle - REFIBO

Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be
Laatste wijziging: dinsdag 20 september 2011
Tien aandachtspunten bij een RSZ-controle
De gegeven aandachtspunten zijn onderverdeeld in 5 categorieën: vorm, inhoud, rechten
& plichten, de inspecteurs, ethisch & consequent. Alle tips zijn zowel toepasbaar op RSZcontroles
als op andere sociale controles. Daarenboven vormen ze ook een belangrijke
leidraad voor belasting- en BTW-controles. We gaan uit van aangekondigde controles,
maar bepaalde aandachtspunten zijn specifiek bedoeld om ook bij onaangekondigde
controles (bv. razzia’s) uw mannetje te kunnen staan.
Vorm – Ontvang een inspecteur steeds met de glimlach
1. Zorg ervoor dat u er niet alleen voorstaat. Werkt u met een (externe)
boekhouder of een sociaal secretariaat, verzeker u dan van hun aanwezigheid. Zij
kunnen het woord voeren en de lastige vragen beantwoorden. Een advocaat is
hiertoe uiteraard ook in staat. De kans bestaat op die manier ook dat u het
grootste deel van de controle niet aanwezig moet zijn en bijgevolg uw normale
werkzaamheden kan voortzetten. Let wel op dat u alleszins uw gezicht laat zien.
Een inleidend woordje over uw bedrijf en de sector waarin het actief is, kan ook
nooit kwaad. Geef tenslotte ook altijd uw volledige medewerking en laat deze
acteren in het proces-verbaal (indien dit wordt opgesteld).
2. Hoe moeilijk het soms ook is, het is belangrijk dat u en uw sidekicks (de
boekhouder of een afgevaardigde van het sociaal secretariaat, …) steeds
vriendelijk en beleefd zijn en blijven. Ontvang de dienstdoende inspecteurs
met de glimlach en bied hen op tijd en stond een drankje en een hapje aan.
Zorg er verder ook voor dat uw kantoor er verzorgd uitziet. Het oog wil ook wel
wat, en onderschat bovendien de kracht van een goede eerste indruk niet.
Inhoud – Ken uw administratie
3. Elke controle gaat uit van de administratie van uw bedrijf. Het is dan ook van
cruciaal belang dat deze in orde is. Uw kantoor moet er dus niet alleen verzorgd
uitzien, het moet ook effectief verzorgd zíjn. De administratie (en de
boekhouding) is het fundament van elk bedrijf: zowel voor een gezonde groei als
voor eventuele controles is ze onontbeerlijk. Indien u weet dat uw papieren er
eigenlijk erbarmelijk bijliggen (een herkenbare situatie voor vele zelfstandigen),
raden we u ten stelligste aan in de nabije toekomst de nodige tijd vrij te maken
om alles eens grondig te klasseren, aan te vullen en up-to-date te houden. Zeker
de periodieke (soms zelfs dagelijkse) sociale wettelijke verplichtingen zouden
op tijd moeten volbracht worden: u doet er vooral uzelf een enorme gunst mee.
4. Het is interessant om uw boekhouding van de laatste vijf jaar te
doorbladeren. Op die manier bent u optimaal voorbereid om vragen te
beantwoorden en stukken terug te vinden. Het maakt de controle alleen maar
aangenamer als u weet waar wat ligt en als u enig benul hebt waarover u praat.
5. Wat de documenten in uw bedrijf betreft kunnen we 3 soorten onderscheiden die
door de inspecteurs onderzocht mogen worden (Programmawet van 28 juli 2006):

Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be
Laatste wijziging: dinsdag 20 september 2011
• De sociale gegevens die nodig zijn voor de naleving van de arbeidswetgeving
en de sociale zekerheidswetgeving. Denk hierbij vooral aan
arbeidsovereenkomsten, loonfiches, individuele rekeningen, …;
• Documenten die gegevens bevatten die moeten worden bijgehouden of
bewaard conform een bepaalde wetgeving, zelfs wanneer de sociaal inspecteurs
niet belast zijn met het toezicht op deze wetgeving. Bijvoorbeeld: btw-listings,
jaarrekeningen, verzamelstaten 325, enzovoort.
• Alle informatiedragers die gelijk welke andere gegevens bevatten waarvan de
sociaal inspecteur oordeelt dat het nuttig is voor het volbrengen van zijn opdracht
of onderzoek. Vraag is of hieronder ook prikklokgegevens en prestatiestaten
vallen. Hierover bestaat namelijk nog geen duidelijkheid.
Uw rechten & plichten – Sta op uw strepen (maar veel strepen heeft u
niet)
6. Ja, u heeft wel degelijk rechten als de sociale inspectie aan uw deur staat. Niet
dat u ze buiten in de kou mag laten staan, maar eenmaal binnengekomen mag u
hen op bepaalde zaken wijzen.
• Zo is het uw recht hen de toegang tot uw privé-lokalen te weigeren. In de
bedrijfslokalen mogen de inspecteurs echter wel zonder uitsluitsel rondlopen. En
indien men een visitatiebevel (toestemming van de Politierechtbank) in handen
heeft, mag men alle lokalen betreden (niet doorzoeken). Indien de inspectie
ongemachtigd bepaalde lokalen heeft doorzocht, is de sanctie hierop de nietigheid
van deze onderzoeksdaden.
• U bent ook volledig in uw recht als u weigert te antwoorden. Dit is het recht op
stilzwijgen; u kan niet gedwongen worden tegen uzelf of tegen een ander te
getuigen.
• Verder heeft u recht op kopie van de opgestelde documenten en processen
verbaal.
• In verband met de notering van de gesprekken heeft u bovendien het recht
om een ‘vraag en antwoord in gebruikte bewoordingen’ te eisen: sta er dus op dat
alles letterlijk wordt genoteerd zoals u het heeft gezegd.
• Laat de inspectie geen eigen samenvatting van het verhoor opschrijven; dit
gebeurt namelijk maar al te vaak in hun voordeel. Uw verklaring is het cruciale
document voor de finale beoordeling en kan gebruikt worden als bewijs in rechte;
u heeft er dan ook alle belang bij de nodige inspraak omtrent de notering ervan te
benutten.
• Documenten die geen sociale gegevens bevatten noch bewaard moeten
worden volgens een bepaalde wetgeving, mag u weigeren af te geven. Met name
prikklokgegevens of prestatiestaten moeten vooralsnog niet overhandigd worden.
Hierover bestaat echter nog geen duidelijkheid.
• Wanneer men tenslotte bepaalde concrete informatie vraagt, is het uw recht
om hiervoor de tijd te vragen. U moet niet direct alle gevraagde stukken
opzoeken en overhandigen, maar kan zeggen dat u hen deze later zal bezorgen.
• Helaas zijn er ook enkele plichten waaraan u moet voldoen. Deze lopen
grotendeels samen met de rechten van de inspecteurs, die we hoofdzakelijk in
punt 7 behandelen.
• Alle werkplaatsen en bedrijfslokalen zijn dag en nacht toegankelijk voor de
inspecteurs. U mag hiertoe dus geenszins de toegang weigeren.

Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be
Laatste wijziging: dinsdag 20 september 2011
• De verplicht aanwezige sociale documenten (bv. personeelsregister,
arbeidsreglement) mag u niet weigeren te laten inzien.
De inspecteurs – Ken uw pappenheimers
7. De sociaal inspecteurs hebben een uitgebreide wettelijke bevoegdheid
meegekregen, zeker sinds de programmawet van 28 juli 2006. Zij handelen dan
ook op basis van bepaalde vermoedens (of zekerheden) dat in een bepaald bedrijf
de wet niet correct wordt/werd nageleefd (dit in tegenstelling tot de inspecteurs
der Belastingen of BTW, die trachten élk bedrijf te controleren). Primaire
doelstelling van de sociaal inspecteurs is de grote sociale fraude op te sporen en
tegen te gaan.
• Appreciatiebevoegdheid. Bij het vaststellen van een inbreuk kunnen de
inspecteurs vrij bepalen welke maatregelen ze zullen nemen (een
waarschuwing geven, een termijn bepalen om te regulariseren, of een procesverbaal
(PV) opstellen). Er bestaat echter een verplichting om een PV op te
stellen indien de overtreder al eerder verwittigd is geweest en indien het
bepaalde overtredingen betreft (betalen onder minimum barema’s, zwart
werk, illegale tewerkstelling buitenlanders, …).
• Onderzoeksbevoegdheden. Zoals reeds gezegd hebben de inspecteurs het
recht op toegang zonder voorafgaande verwittiging in alle werkplaatsen (op
voorwaarde dat zij een legitimatiebewijs kunnen voorleggen). Men heeft ook
toelating om de privé-lokalen te betreden indien de eigenaar uitdrukkelijk
akkoord gaat in het PV van verhoor, er een visitatiebevel is (gebeurt enkel
indien er een zwaar vermoeden is) of de onderzoeksrechter tot huiszoeking
overgaat. Het begrip ‘werkplaats’ moet overigens ruim geïnterpreteerd
worden. Toegang tot de bewoonde lokalen betekent echter niet dat er ook
zoekingen mogen gebeuren.
• Recht op ondervraging en controle. De sociale inspecteurs kunnen
iedereen ondervragen die zij wensen en hun identiteit controleren. De
ondervraging mag de werking van het bedrijf echter niet in het gedrang
brengen (bv. arbeiders die aan de lopende band werken,…). Het verhoor moet
ook gebeuren volgens de vereisten van de Wet Franchimont. Zo moet de
verhoorde onder andere voorafgaandelijk van zijn rechten op de hoogte
worden gebracht, heeft hij recht om de verklaring na lezing te wijzigen of er
iets aan toe te voegen, mag hij zich beroepen op het zwijgrecht,… De sociaal
inspecteurs mogen eveneens foto- en filmopnamen maken.
• Doen voorleggen van documenten en informatiedragers. De wet
voorziet uitdrukkelijk dat de sociaal inspecteurs bij een controle de werkgever,
zijn aangestelde of lasthebber kan vragen om hem alle verplicht aanwezige
documenten en informatiedragers voor te leggen, en dit onder gelijk welke
vorm (dus ook computerbestanden). Wanneer de werkgever, zijn aangestelde
of lasthebber niet bereikbaar is of weigert de betreffende stukken voor te
leggen, kan de sociaal inspecteur zelf overgaan tot het opsporen of het
onderzoeken van de documenten/informatiedragers.

Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be
Laatste wijziging: dinsdag 20 september 2011
Sociale secretariaten zijn onbetwistbaar lasthebber van de werkgever. Als
aangestelde van de werkgever kan de sociaal inspecteur een werknemer (bv.
IT-medewerker) beschouwen en aan die persoon dus vragen informatiedragers
voor te leggen. De werkgever doet er daarom goed aan bepaalde personen
(bv. personeelsdirecteur of boekhouder) officieel te benoemen als aangestelde
van de werkgever voor alle onderhandelingen, onderzoeken e.d. van de
inspectiediensten. Laat deze aanstelling daarenboven officieel publiceren in het
Staatsblad, zodat ze tegenstelbaar is aan derden en de inspecteurs niet
zomaar een werknemer als aangestelde zullen beschouwen.
Documenten die niet verplicht aanwezig zijn, maar wel nodig voor het
onderzoek, mogen door de inspecteurs niet zelf worden opgespoord. Men heeft
enkel de bevoegdheid ze te doen voorleggen. Bij weigering kan de
verhindering van toezicht niet ingeroepen worden.
• Nemen van kopies. De sociaal inspecteurs mogen kopie nemen (onder welke
vorm ook) van alle informatiedragers of ze kunnen zich kosteloos een kopie
laten verstrekken van deze dragers en de gegevens die zij daarop nuttig of
nodig achten. Men kan bijvoorbeeld ook een IT-medewerker opvorderen om
toegang te verlenen tot bepaalde informaticasystemen en bepaalde gegevens
daaruit te kopiëren. Ook hier betreft het wel enkel de verplicht aanwezige
gegevens volgens sociale of andere wetgeving.
• Inbeslagname en verzegeling. De inspecteurs kunnen alle verplichte
documenten en informatiedragers in beslag nemen of verzegelen, ongeacht of
de werkgever al dan niet eigenaar is van deze dragers. De wet bepaalt
uitdrukkelijk dat de inspecteurs beschikken over deze bevoegdheid wanneer
dit noodzakelijk is voor de opsporing, voor het onderzoek of voor het leveren
van het bewijs van de inbreuken, of wanneer het gevaar bestaat dat met deze
informatiedragers de inbreuken worden voortgezet of nieuwe inbreuken zullen
worden gepleegd. Computer, servers en dergelijke kunnen dus door de
inspecteurs in beslag genomen worden, wanneer deze maatregel in
overeenstemming is met het beoogde doel.
• Vordering tot staken en aanplakken van documenten. De inspecteurs
mogen wanneer de veiligheid of gezondheid van de werknemers in het
gedrang komt, een vordering tot staking van de werkzaamheden indienen bij
de rechtbank van koophandel. Ook kan men werknemers die niet bij de RSZ
zijn ingeschreven, bevel geven tot staking van de werkzaamheden. De
stakingsprocedure wordt echter maar zelden toegepast. Verder zijn de
inspecteurs bevoegd om wettelijk verplichte documenten in het bedrijf aan te
plakken. Zo kan men de aanplakking van de deeltijdse flexibele werkroosters,
bepaalde berichten tijdens de sociale verkiezingsperiode, het bericht dat
bepaalt waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd, … bevelen.
• Meedelen of inwinnen van inlichtingen bij andere openbare diensten
en bijstand van politie. De sociaal inspecteurs kunnen voor hun
informatiegaring beroep doen op alle andere openbare diensten. Ook kan men

Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be
Laatste wijziging: dinsdag 20 september 2011
uit veiligheidsoverwegingen de aanwezigheid van de politie vragen (maar dit
maakt hen nog geen officieren van de gerechtelijke politie).
• Het nemen van preventiemaatregelen. De sociaal inspecteurs zijn bevoegd
om de passende maatregelen voor te schrijven om de gevaren voor de
gezondheid en de veiligheid van het personeel in de werkplaatsen of andere
plaatsen die aan hun toezicht onderworpen zijn, te voorkomen en om de
gebreken of vormen van hinder die zij vaststellen en als een gevaar voor de
gezondheid en de veiligheid van het personeel beschouwen, te bestrijden of
weg te werken.
• Opsommen van de vaststellingen. Indien de werkgever (of
aangestelde/lasthebber) niet aanwezig was bij de opsporing, of niet vrijwillig
instemde met het onderzoek, moet de sociaal inspecteur deze onmiddellijk
schriftelijk verwittigen over het feit dat de opsporing en het onderzoek hebben
plaatsgehad en dat bepaalde kopies van informatiedragers werden genomen.
Er moet ook een overzicht gegeven worden van datum en uur van de
maatregelen, de identiteit en hoedanigheid van de inspecteurs, de genomen
maatregelen, een overzicht van de strafsancties, en de rechtsmiddelen voor de
werkgever om zich te verdedigen voor de rechtbank.
• Verbaliseren wegens verhinderen van toezicht. De wet voorziet
uitdrukkelijk dat wanneer een werkgever (of lasthebber/aangestelde) zich
verzet tegen de opsporing of het onderzoek, een PV kan worden opgesteld
wegens verhindering van toezicht. Dit verzet mag echter niet gelijkgesteld
worden aan het maken van voorbehoud of bezwaar. Verzet betekent dat de
inspecteur de facto onmogelijk bepaalde opsporings- of onderzoeksdaden kan
verrichten. De loutere poging tot verzet is overigens voldoende om als
verhindering van toezicht te worden beschouwd. De sancties voor het
verhinderen van toezicht zijn niet mals: gevangenisstraf van 8 dagen tot 1
jaar en/of boete van 1.000 tot 5.000 euro. Ook kunnen er administratieve
geldboetes opgelegd worden (gaande van 1.875 euro tot 9.375 euro).
• Opmaken van processen-verbaal. De sociaal inspecteurs zijn bevoegd om
processen-verbaal op te maken. Deze PV’s hebben bewijskracht tot bewijs van
tegendeel, hetgeen door alle middelen van recht kan geleverd worden. De
bewijskracht van het PV heeft alleen betrekking op de materiële vaststellingen
verricht door de sociaal inspecteurs en niet op de subjectieve vaststellingen.
Daarnaast is vereist dat het PV binnen een termijn van 14 dagen na de
materiële vaststellingen aan de overtreder wordt toegezonden om de
bijzondere bewijskracht te behouden.
• Na het opmaken van een PV. De betrokkenen en de werkgever moeten
hiervan op de hoogte gebracht worden, maar zeker ook de arbeidsauditeur.
Verder moet er ook een afschrift aan de studiedienst van de directeur-generaal
overhandigd worden. Het is de arbeidsauditeur die binnen de twee maanden
moet beslissen of hij aan het PV gevolg geeft. Hij kan de zaak seponeren (in
geval van onvoldoende bewijs, vervallen of verjaard zijn van de kwestie,
opportuniteitsredenen, …), waartegen het Openbaar Ministerie wel kan ingaan.
De arbeidsauditeur kan in plaats van de zaak te seponeren ook opteren voor

Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be
Laatste wijziging: dinsdag 20 september 2011
een minnelijke schikking. In dat geval betaalt de overtreder een
administratieve geldboete, waardoor er geen strafvordering wordt ingesteld.
De geldboetes kunnen wel hoog oplopen. In het slechtste geval wordt echter
wel tot strafvervolging overgegaan, hetgeen kan gepaard gaan met een boete.
• Plichten van de sociaal inspecteurs. De inspecteurs hebben wel degelijk
enkele standaardverplichtingen. Zo moet men steeds zijn legitimatiekaart
tonen en het beroepsgeheim respecteren: men mag vertrouwelijke gegevens
niet bekend maken, niet vermelden dat de controle al dan niet het gevolg is
van een klacht en nooit de naam van de klager openbaar maken (zelfs niet
voor de rechtbank). De klager zelf kan de inspecteur echter wel vrijstellen van
deze verplichting. Verder mogen de inspecteurs geen belang hebben in de
ondernemingen die men controleert. Tenslotte moet men ook de deontologie
van de beëdigd ambtenaar respecteren. Een deontologische code moet echter
wel nog opgesteld worden.
8. De sociaal inspecteurs hanteren vaak technieken om bepaalde informatie te
bekomen. Enkele voorbeelden:
• De sociaal inspecteur is steeds behulpzaam en geeft de indruk het beste met
u voor te hebben (‘Het is beter voor u en uw bedrijf om te regulariseren…’).
Men geeft ook vaak de indruk een deal te kunnen sluiten (‘Geef uw akkoord
tot regularisatie en we gaan maar tot één jaar terug’), terwijl men hiervoor
helemaal geen bevoegdheid heeft. Dergelijke uitspraken zijn dan ook helemaal
niets waard en geven geen garantie op naleving van hun beloftes.
• De sociale inspectie heeft de bewijslast voor elke individuele overtreding. Let
bij uw verklaringen dus op voor veralgemeningen. De inspecteurs zullen
trachten u bepaalde uitspraken in de mond te leggen. Bv. wanneer de
inspectie effectief kan bewijzen dat één keer op zondag werd gewerkt of één
keer overuren niet werden uitbetaald, dan zal men van u proberen te
verkrijgen dat u zegt dat dit al altijd zo geweest is. Eenmaal genoteerd,
kunnen zij (binnen het kader van de verjaringstermijn) teruggaan in de tijd
met de desastreuze gevolgen van dien. Ander voorbeeld: de inspectie rijdt op
een zondag naar een industriepark en ziet voor een bepaald gebouw vele
auto’s staan; ze noteren alle nummerplaten, gaan naar binnen en zeggen dat
zij al een gans jaar nummerplaten hebben genoteerd terwijl het in feite de
eerste maal was. Overdonderd geeft de werkgever toe en zo verkrijgt de
inspectie wat ze wil.
• Let erop dat de inspecteurs bij het opmaken van het PV alles in uw eigen
bewoordingen opschrijven, mét een schets van de achtergrond en
eventuele specifieke omstandigheden. Voorbeeld: de sociale inspectie treft een
deeltijdse werknemer aan die aan het werken is buiten het bekendgemaakte
uurrooster. Leg de inspectie uit waarom dit juist op die dag zo was (bv. plotse
ziekte, …). Indien men die begeleidende omstandigheden niet vermeldt in het
PV van verhoor en men deze voor het eerst in de procedure voor de
Arbeidsrechtbank formuleert, gaat men hieraan zeker geen geloof meer
hechten. Wees echter altijd voorzichtig en let erop dat u niet te veel zegt dat
tegen u kan gebruikt worden.

Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be
Laatste wijziging: dinsdag 20 september 2011
Ethisch en consequent – Eerlijkheid duurt het langst
9. Uiteraard kunnen we u vooral aanraden om een ethisch bedrijfsleider te zijn. In
uw streven naar winst en vooruitgang is het logisch dat u bepaalde wegen zoekt
die financieel het meest aantrekkelijk zijn, maar let hierbij toch op voor het
overtreden van de wet. Er is veelal genoeg ruimte binnen de wet om de meest
voordelige constructies voor uw bedrijf uit te zoeken. Probeer echter bij het
benutten van die ruimte de redelijke verhoudingen te respecteren. Zo mag u
bijvoorbeeld zeker niet overdrijven met de kosten eigen aan de werkgever
(waarop u geen RSZ moet betalen): er wordt wel degelijk nagegaan of deze
binnen de normale verhoudingen van het bedrijf liggen. U doet er verder goed aan
te opteren voor alternatieve lonen voor uw werknemers: een gsm,
fietsvergoeding, …
Door het overtreden van diverse wetten om minder sociale bijdragen te betalen,
neemt u uiteindelijk vooral uzelf in de maling. De kans is namelijk groot dat de
fraude vroeg of laat aan het licht komt en de gevolgen daarvan zijn welbekend
(cfr. Enron, Lernaut & Hauspie, Worldcom, …). Wanneer u doelbewust een
eenmalige overtreding hebt begaan, is het ons inziens beter om dit van bij het
begin toe te geven. Bij een onbewuste overtreding (u was te goeder trouw), is het
zeker belangrijk om snel uw fout in te zien. Op die manier ontloopt u vermaningen
en boetes, en moet u enkel de achterstallige bijdragen betalen.
10. Naast ethiek is het tenslotte van cruciaal belang dat u in al uw uitspraken en
daden de nodige consequentie aan de dag brengt. Zeker bij een controle (van
welke aard dan ook) doet u er goed aan consequent te blijven. Leg geen
tegenstrijdige verklaringen af en verander tijdens het onderzoek niet van mening.
Op deze manier toont u dat u zeker in uw schoenen staat en zal u bij de
inspecteurs het nodige respect afdwingen. Optimaal is natuurlijk een ethische
consequentie. Wanneer u toch een bepaalde overtreding hebt begaan, is het niet
zo aangenaam om dit uren aan een stuk te ontkennen om uiteindelijk toch te
moeten toegeven. Het is evenmin bevorderlijk voor de uiteindelijke beslissing van
de inspecteurs.
REFIBO heeft geregeld gratis seminaries omtrent diverse thema’s. Op onze
updatepagina kan u nagaan welke updates gepland zijn voor de nabije toekomst.
Staat dit thema niet tussen de updates, maar zou u toch graag een sessie omtrent dit
thema bijwonen, dan kan u dit mailen naar info@refibo.be. Uw suggesties zijn van
groot belang voor ons en hier zal dan ook rekening mee gehouden worden bij het
plannen van de toekomstige updates.