ASICS bespaart en verhoogt tegelijk kwaliteit van facturatie ... - Ex Arte

ASICS bespaart en verhoogt
tegelijk kwaliteit van facturatie-
proces dankzij Ex Arte PPM
Het Finance Shared Service Center van ASICS Europe verwerkt jaar-
lijks zo’n 45.000 inkomende facturen in Microsoft Dynamics NAV. De
papieren facturen bereikten via diverse kanalen de boekhoudafdeling,
al dan niet met vertraging, zodat er fouten slopen in de periodieke
afsluiting en er geen up-to-date beeld was van de schuldpositie.
Dankzij Ex Arte PPM for Microsoft Dynamics heeft ASICS nu een vol-
ledig overzicht over de status van de aankoopfacturen. Het betekende
een enorme boost voor de productiviteit. De Benelux-afdeling is 25%
gegroeid zonder extra administratief personeel te moeten aannemen.

PROFIEL
ASICS Europe is het verdeelcentrum van
ASICS-sportartikelen in Europa, het Midden-
Oosten en Afrika. Het bedrijf telt 230
medewerkers en realiseert een omzet van
500 miljoen euro. De hoofdzetel is gevestigd
in het Nederlandse Hoofddorp.
UITDAGING
ASICS Europe zocht een manier om de
inkomende facturen efficiënter, correcter
en groener te verwerken. Het doel: minder
papier in omloop en meer overzicht voor de
boekhoudafdeling.
OPLOSSING
Met Ex Arte PPM verwerkt ASICS zijn
aankoopfacturen volledig digitaal. Het
systeem is volledig geïntegreerd met
Microsoft Dynamics NAV, het ERP-systeem
van ASICS Europe.
VOORDELEN
» 100% zekerheid dat elke factuur
tijdig door de juiste mensen wordt
goedgekeurd, zelfs wanneer zij lange
tijd in het buitenland verblijven
» Boekhouding heeft op elk moment
een up-to-date overzicht op de status
van de facturen en op de volledige
schuldpositie van het bedrijf
» Mogelijkheid om opmerkingen toe te
voegen aan het digitale document, die
voor iedereen beschikbaar zijn
» Tijdwinst doordat men geen papieren
documenten meer moet opzoeken in
dossierkasten
» Prijsverschillen tussen fabrieksfactuur,
inkooporder en leveringsbon worden
snel gedetecteerd
“Ex Arte biedt ons een volledig
overzicht over de status van
de inkomende facturen. Dit
betekent een enorme boost
voor onze productiviteit. In de
periode van 2009 tot 2011 zijn
we maar liefst 51% gegroeid
zonder extra administratief
personeel te moeten
aannemen.”
RobeRt VeRmin, SenioR manageR gRoup
accounting bij aSicS euRope

ASICS Europe besliste om zijn aankoopfacturen
te digitaliseren in het kader van een ISO
14001-certificering, een denkoefening voor een
meer gezonde bedrijfsvoering met aandacht
voor het milieu. “De economische situatie toonde
aan dat we er alle baat bij hadden om niet
alleen groener, maar ook productiever te gaan
werken”, vertelt Robert Vermin, Senior Manager
Group Accounting bij ASICS Europe. “Tot 2008
waren alle aankoopfacturen nog papieren documenten
die na een fysieke handtekening, ingetikt
werden in het systeem. We wilden in eerste
instantie alle inkomende facturen digitaliseren
en ze vervolgens op een uniforme manier laten
goedkeuren en verwerken in Microsoft
Dynamics NAV.”
ASICS koos om die reden voor Ex Arte PPM for
Microsoft Dynamics. “Het systeem beperkt zich
niet tot zuiver documentmanagement en een
digitaal archief. Het is volledig geïntegreerd
met Microsoft Dynamics NAV en ondersteunt
ook workflow management. De adviseurs van
Ex Arte kijken bovendien verder dan hun eigen
product en gaven blijk van een goed procesinzicht
tijdens de analysefase.”
Fase 1: inscannen en digitaal
goedkeuren van algemene facturen
In een eerste fase van een document management-project
werden inkomende facturen
gescand en volledig digitaal behandeld. Tijdens
het scannen herkent de software de factuur, de
leverancier en doet de software een voorstel
om de factuur te boeken. Vervolgens wordt een
goedkeuringstraject ingezet.
“Dankzij die autorisatie is ASICS er zeker van
dat de factuur langs alle verantwoordelijken
passeert. Vroeger hadden wij soms alle moeite
om te achterhalen van wie de handtekening op
de factuur precies was. En als een verantwoordelijke
lange tijd in het buitenland verbleef, was
het soms ook wachten op de handtekening. Nu
kan iedereen vanop afstand inloggen en goedkeuren”,
vertelt Robert Vermin.
Wanneer een leverancier contact opneemt om
te vragen waarom een factuur nog niet betaald
zou zijn, heeft de boekhoudafdeling alle
antwoorden binnen handbereik. In Microsoft
CASE STUDY ASICS EUROPE
Dynamics NAV kan men perfect zien wie al
heeft goedgekeurd, wie nog niet en wat de
reden zou zijn om een factuur te weigeren. Zo
hoeft de boekhouding niet meer rond te bellen
om dat te vragen.
Ex Arte Paperless Process Management biedt
ASICS een volledig overzicht over de status
van de inkomende facturen. “Het betekende
een enorme boost voor de productiviteit. De
Benelux-afdeling is 25% gegroeid zonder extra
administratief personeel te moeten aannemen”,
aldus Vermin.
Fase 2: fabrieksfacturen afstemmen
met inkooporder en leveringsbon
In een tweede fase van het project werden ook
de interne facturen vanuit de Aziatische fabriek
naar de verkoopafdeling gedigitaliseerd, samen
met de koppeling naar de inkooporders en de
leveringsbonnen. Van zodra een lading de fabriek
verlaat, wordt de factuur verstuurd naar
Hoofddorp, waar de goederen zes weken later
per boot arriveren.
“De facturen van onze fabrieken worden tweemaal
gecontroleerd voor goedkeuring: in eerste
fase dienen ze vergeleken te worden met het
inkooporder en in tweede fase – na zes weken
– met de leveringsbon. Vroeger lagen stapeltjes
facturen zes weken te wachten op onze werkplek.
Ex Arte is erin geslaagd om ze correct in
te scannen en de 3-way match digitaal te realiseren.
Hiermee sparen we het werk van twee
voltijdse medewerkers uit en zijn we verlost
van de stapeltjes papier”, vertelt Robert Vermin.
“Dit project raakte zowel de boekhouding als de
toeleveringsketen en biedt ASICS meer grip op
deze processen. Prijsverschillen glipten vroeger
al eens door de mazen van het net en worden
nu gedetecteerd. Wanneer marges onder druk
staan, is dit een belangrijke stap.”
Fase 3: uitrollen van Ex Arte PPM naar
lokale vestigingen
Verschillende lokale dochterondernemingen
zullen nu overstappen van hun lokale

ERP-toepassing naar standaard Microsoft
Dynamics NAV, gekoppeld met Ex Arte PPM.
Eerst is Oostenrijk aan de beurt, daarna volgen
Frankrijk, Spanje, Duitsland en het Verenigd
Koninkrijk. Het is de bedoeling dat alle vestigingen
op termijn op dezelfde efficiënte manier
werken.
“Papieren documenten verdwijnen naar de achtergrond,
we hebben bijna geen dossierkasten
meer op de boekhoudafdeling. Digitale facturen
worden vlot gelinkt aan andere gescande documenten,
zoals de bill-of-lading, scheepsdocumenten,
certificate of origin, etc. Dankzij Ex
Arte zijn wij overgestapt op een moderne manier
van werken die perfect aansluit bij de huidige
groene tijdsgeest”, besluit Robert Vermin.
“De adviseurs van Ex Arte
kijken verder dan hun eigen
product en gaven blijk van een
goed procesinzicht tijdens de
analysefase.”
RobeRt VeRmin, SenioR manageR gRoup
accounting bij aSicS euRope
Wetenschapspark Arenberg
Gaston Geenslaan 10 B3
3001 Leuven, Belgium
T +32 (0)16 41 30 14
M info@exarte.be
www.exaRte.be