Ingaande en uitgaande post verzorgen en goederen in ontvangst ...

Praktijkopdracht 1.2
Ingaande en uitgaande post
verzorgen en goederen in ontvangst
nemen
Activiteiten
Post ontvangen, registreren, sorteren en intern distribueren
Post verzamelen, registreren, frankeren en verzenden
Eenvoudige adressenbestanden bijhouden
Documenten scannen, kopiëren, en archiveren
E‐mailberichten ontvangen en doorsturen
Goederen ontvangen, controleren op afwijkingen in kwaliteit en
kwantiteit en registreren en distribueren
Goederen verzendklaar maken
De verantwoordelijke op de hoogte brengen over de stand van
zaken m.b.t. de aanwezige kantoormiddelen en cateringproducten
Kwalificatiedossier Administratief medewerker 2007 ‐ 2008
Uitstroom Telefonist/receptionist
Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden
Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in
ontvangst

Inhoud
Inleiding ................................................................................................................... 3
Overzicht van het kwalificatiedossier Administratief medewerker........................ 4
Opdracht 1: Inkomende post verwerken ................................................................ 5
Opdracht 2: E‐mail en faxen ontvangen en verwerken .......................................... 6
Opdracht 3: Goederen in ontvangst nemen ........................................................... 7
Opdracht 4: Uitgaande post verzorgen................................................................... 8
Opdracht 5: Goederen verzenden........................................................................... 9
Opdracht 6: E‐mail ontvangen en versturen......................................................... 10
Opdracht 7: Kantoormiddelen en cateringproducten controleren ...................... 11
Ondersteuning bij de opdrachten ......................................................................... 12
Vragen ................................................................................................................... 12
Stappenplan........................................................................................................... 14
Tips ........................................................................................................................ 16
Praktijkwijzer wordt gemaakt door ECABO in opdracht van stichting Praktijkleren
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 2

KD Administratief medewerker 2007 ‐ 2008
Uitstroom Telefonist/receptionist
Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële
werkzaamheden
Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt
goederen in ontvangst
Inleiding
Activiteiten
Post ontvangen, registreren, sorteren en intern
distribueren
Post verzamelen, registreren, frankeren en
verzenden
Eenvoudige adressenbestanden bijhouden
Documenten scannen, kopiëren, en archiveren
E‐mailberichten ontvangen en doorsturen
Goederen ontvangen, controleren op afwijkingen
in kwaliteit en kwantiteit en registreren en
distribueren
Goederen verzendklaar maken
De verantwoordelijke op de hoogte brengen over
de stand van zaken m.b.t. de aanwezige
kantoormiddelen en cateringproducten
In praktijkopdracht 1.2 leer je werken met post en goederen die de organisatie binnenkomen
en uitgaan. Door de verschillende opdrachten uit te voeren, leer je ingaande en uitgaande
poststukken, e‐mails en faxen verwerken en goederen verzenden en in ontvangst nemen.
In deze praktijkopdracht Ingaande en uitgaande post verzorgen en goederen in ontvangst
nemen vind je de volgende onderdelen:
‐ een overzicht van het kwalificatiedossier (KD);
‐ opdrachten;
‐ ondersteuning bij de opdrachten:
vragen;
het stappenplan dat je kunt gebruiken bij het voorbereiden en uitvoeren van de
opdrachten;
tips voor het uitvoeren van de opdrachten.
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 3

Overzicht van het kwalificatiedossier
Administratief medewerker
Kerntaak
Werkproces
1 Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden
1.1 Verzorgt correspondentie x
1.2 Verzorgt in en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst x x x
1.3 Beheert een agenda en reserveringssysteem x x
1.4 Ontvangt bezoekers x x x
1.5 Bedient telefoon, alarmcentrale en intercom en handelt
telefoongesprekken af
x
1.6 Handelt telefoongesprekken af x
2 Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden
2.1 Ordent en controleert boekingsstukken x
2.2 Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem x x x
2.3 Vult eenvoudige formulieren in x x x
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 4
Secretarieel medewerker
Telefonist/receptionist
Bedrijfsadministratief
medewerker

KD Administratief medewerker 2007 ‐ 2008
Uitstroom Telefonist/receptionist
Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële
werkzaamheden
Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en
neemt goederen in ontvangst
Opdracht 1:
Inkomende post verwerken
Activiteiten
Post ontvangen, registreren, sorteren en intern
distribueren
Post verzamelen, registreren, frankeren en
verzenden
Eenvoudige adressenbestanden bijhouden
Documenten scannen, kopiëren, en archiveren
E‐mailberichten ontvangen en doorsturen
Goederen ontvangen, controleren op afwijkingen
in kwaliteit en kwantiteit en registreren en
distribueren
Goederen verzendklaar maken
De verantwoordelijke op de hoogte brengen over
de stand van zaken m.b.t. de aanwezige
kantoormiddelen en cateringproducten
Sorteer aan de hand van de eventuele aanwezige instructies de post op vertrouwelijke en
zakelijke post.
Bepaal in overleg met je praktijkopleider welke post wel en niet door jou geopend mag
worden. Controleer of er niets in de enveloppen is achtergebleven.
Bepaal wat ‘in te schrijven post’ is en ‘niet in te schrijven post’.
Voorzie de post van een (op datum gecontroleerde) stempel en vul de nodige informatie in.
Ga na of er gebruik wordt gemaakt van een postregistratiesysteem.
Zo ja, vraag de praktijkopleider of een collega om uit te leggen hoe je moet omgaan met het
postregistratiesysteem.
Registreer de ingekomen post met behulp van het postregistratiesysteem.
Bepaal of er poststukken gekopieerd of gescand moeten worden en voer deze handelingen uit.
Distribueer de post zoals gebruikelijk is binnen de organisatie waar je werkzaam bent.
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 5

KD Administratief medewerker 2007 ‐ 2008
Uitstroom Telefonist/receptionist
Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële
werkzaamheden
Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en
neemt goederen in ontvangst
Opdracht 2:
E‐mail en faxen ontvangen en verwerken
Behalve papieren post kun je ook e‐mail of faxen ontvangen.
Verwerk een aantal binnengekomen e‐mailberichten door bijvoorbeeld:
• een e‐mail door te sturen
• een e‐mail op te slaan
• een e‐mail te verwijderen
• een e‐mail met prioriteit af te handelen
Verwerk een aantal binnengekomen faxen.
Zorg dat de faxen bij de juiste persoon terechtkomen.
Activiteiten
Post ontvangen, registreren, sorteren en intern
distribueren
Post verzamelen, registreren, frankeren en
verzenden
Eenvoudige adressenbestanden bijhouden
Documenten scannen, kopiëren, en archiveren
E‐mailberichten ontvangen en doorsturen
Goederen ontvangen, controleren op afwijkingen
in kwaliteit en kwantiteit en registreren en
distribueren
Goederen verzendklaar maken
De verantwoordelijke op de hoogte brengen over
de stand van zaken m.b.t. de aanwezige
kantoormiddelen en cateringproducten
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 6

KD Administratief medewerker 2007 ‐ 2008
Uitstroom Telefonist/receptionist
Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële
werkzaamheden
Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en
neemt goederen in ontvangst
Opdracht 3:
Goederen in ontvangst nemen
Activiteiten
Post ontvangen, registreren, sorteren en intern
distribueren
Post verzamelen, registreren, frankeren en
verzenden
Eenvoudige adressenbestanden bijhouden
Documenten scannen, kopiëren, en archiveren
E‐mailberichten ontvangen en doorsturen
Goederen ontvangen, controleren op afwijkingen
in kwaliteit en kwantiteit en registreren en
distribueren
Goederen verzendklaar maken
De verantwoordelijke op de hoogte brengen over
de stand van zaken m.b.t. de aanwezige
kantoormiddelen en cateringproducten
Je gaat binnengekomen goederen in ontvangst nemen. Soms worden producten (per koerier)
gebracht, zoals producten voor het magazijn, de reproafdeling of de catering.
Controleer aan de hand van de bestelbon, vrachtbrief en paklijst of de juiste goederen zijn
aangekomen. Controleer of het aantal producten klopt.
Controleer, voor zover dat mogelijk is, of de kwaliteit van de goederen in orde is. Zijn er
afwijkingen?
Registreer de binnengekomen goederen.
Zorg dat de goederen binnen het bedrijf op de juiste plaats terecht komen.
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 7

KD Administratief medewerker 2007 ‐ 2008
Uitstroom Telefonist/receptionist
Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële
werkzaamheden
Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en
neemt goederen in ontvangst
Opdracht 4:
Uitgaande post verzorgen
Activiteiten
Post ontvangen, registreren, sorteren en intern
distribueren
Post verzamelen, registreren, frankeren en
verzenden
Eenvoudige adressenbestanden bijhouden
Documenten scannen, kopiëren, en archiveren
E‐mailberichten ontvangen en doorsturen
Goederen ontvangen, controleren op afwijkingen
in kwaliteit en kwantiteit en registreren en
distribueren
Goederen verzendklaar maken
De verantwoordelijke op de hoogte brengen over
de stand van zaken m.b.t. de aanwezige
kantoormiddelen en cateringproducten
Verzamel alle uitgaande post en sorteer op interne en externe post.
Sorteer de ‘in te schrijven’ en ‘niet in te schrijven post’. Schrijf de in te schrijven post in.
Adresseer de post. Zoek de ontbrekende postcodes op in het postcodeboek of op internet.
Zorg dat je adressenbestand is bijgehouden. Voer eventuele adreswijzigingen door in het
adressenbestand.
Sorteer de poststukken op verzendwijze (bijvoorbeeld aangetekend, per expresse).
Zorg ervoor dat je de documenten zo in de envelop doet dat op de plek waar het poststempel
of de postzegel komt geen nietjes of paperclips zitten.
Gebruik een brievenweger om het juiste gewicht te bepalen en maak gebruik van
tarievenboekjes.
Stel de frankeermachine correct in en frankeer de post.
Verzend de post.
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 8

KD Administratief medewerker 2007 ‐ 2008
Uitstroom Telefonist/receptionist
Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële
werkzaamheden
Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en
neemt goederen in ontvangst
Opdracht 5:
Goederen verzenden
Bepaal met welke koeriersdienst je goederen gaat verzenden.
Maak een pakket verzendklaar.
Vul zonodig formulieren in.
Schakel de koerier in zodat het pakket kan worden verzonden.
Activiteiten
Post ontvangen, registreren, sorteren en intern
distribueren
Post verzamelen, registreren, frankeren en
verzenden
Eenvoudige adressenbestanden bijhouden
Documenten scannen, kopiëren, en archiveren
E‐mailberichten ontvangen en doorsturen
Goederen ontvangen, controleren op afwijkingen
in kwaliteit en kwantiteit en registreren en
distribueren
Goederen verzendklaar maken
De verantwoordelijke op de hoogte brengen over
de stand van zaken m.b.t. de aanwezige
kantoormiddelen en cateringproducten
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 9

KD Administratief medewerker 2007 ‐ 2008
Uitstroom Telefonist/receptionist
Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële
werkzaamheden
Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en
neemt goederen in ontvangst
Opdracht 6:
E‐mail ontvangen en versturen
Open en lees binnengekomen e‐mail berichten.
Activiteiten
Post ontvangen, registreren, sorteren en intern
distribueren
Post verzamelen, registreren, frankeren en
verzenden
Eenvoudige adressenbestanden bijhouden
Documenten scannen, kopiëren, en archiveren
E‐mailberichten ontvangen en doorsturen
Goederen ontvangen, controleren op afwijkingen
in kwaliteit en kwantiteit en registreren en
distribueren
Goederen verzendklaar maken
De verantwoordelijke op de hoogte brengen over
de stand van zaken m.b.t. de aanwezige
kantoormiddelen en cateringproducten
Maak e‐ mail verzendklaar. Verwerk de e‐mail volgens de richtlijnen van de organisatie.
Controleer het e‐mailbericht voor het wordt verstuurd op:
• correct taalgebruik
• volledigheid
• fouten
• juist e‐mailadres
• juiste CC‐adressen
• ingevulde onderwerp regel
• juiste ingevoegde bestand
• correcte opmaak.
Verzend de e‐mail.
Archiveer de e‐mail volgens opdracht of de bedrijfsrichtlijnen.
Verwijder zo nodig de e‐mail.
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 10

KD Administratief medewerker 2007 ‐ 2008
Uitstroom Telefonist/receptionist
Kerntaak 1 Verricht ondersteunende secretariële
werkzaamheden
Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en
neemt goederen in ontvangst
Activiteiten
Post ontvangen, registreren, sorteren en intern
distribueren
Post verzamelen, registreren, frankeren en
verzenden
Eenvoudige adressenbestanden bijhouden
Documenten scannen, kopiëren, en archiveren
E‐mailberichten ontvangen en doorsturen
Goederen ontvangen, controleren op afwijkingen
in kwaliteit en kwantiteit en registreren en
distribueren
Goederen verzendklaar maken
De verantwoordelijke op de hoogte brengen over
de stand van zaken m.b.t. de aanwezige
kantoormiddelen en cateringproducten
Opdracht 7:
Kantoormiddelen en cateringproducten controleren
Controleer regelmatig de aanwezige kantoormiddelen en cateringproducten.
Als je signaleert dat er een tekort in de voorraad dreigt te ontstaan, meld dit dan aan de
verantwoordelijke persoon in het bedrijf.
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 11

Ondersteuning bij de opdrachten
Vragen
Deze vragen kun je gebruiken om de opdrachten voor te bereiden. De onderwerpen komen
later ook terug in de reflectiegesprekken met je praktijkopleider.
1. Je kunt te maken krijgen met allerlei zaken die het lastig maken je werk goed uit te
voeren. Denk daarbij aan de inhoud van het werk (bijvoorbeeld het omgaan met
vertrouwelijke informatie), contacten met anderen (collega’s, klanten) en de
omstandigheden (bijvoorbeeld werken onder tijdsdruk).
Wat speelt in jouw werksituatie een rol en hoe ga je daarmee om?
2. Welke gegevens worden geregistreerd bij inkomende post?
3. Er zijn verschillende manieren om post te sorteren. Welke instructies zijn er voor jouw
werkomgeving? Hoe pas je deze instructies toe?
4. Wat is het verschil tussen zakelijke, vertrouwelijke en persoonlijke post?
5. Mag je in de organisatie waar je werkt vertrouwelijke en persoonlijke post openen?
6. Wie neemt in de organisatie waar je werkt de aangetekende poststukken aan?
7. Worden faxberichten ingeschreven? Zo ja, hoe moet je dat doen?
8. Van welke koeriersdienst(en) wordt vaak gebruik gemaakt om pakketten te verzenden?
9. Welke formulieren worden gebruikt bij het ontvangen en verzenden van pakketten?
10. Stel: je gaat een nieuwe e‐mail sturen. Welke gegevens moet je altijd invullen?
11. Zijn er bedrijfsregels voor het verwerken van post? Zo ja, geef een voorbeeld.
12. Op basis van welke informatie wordt de inkomende post gesorteerd?
13. Van welke hulpmiddelen wordt gebruik gemaakt bij het verwerken van inkomende post?
14. Komt er post binnen in een moderne vreemde taal? Zo ja, in welke taal?
15. Hoe wordt de uitgaande post via de computer verwerkt? (Denk aan inschrijven,
elektronisch archief, enz.)
16. In welke gevallen wordt, in de organisatie waar je werkt, gebruik gemaakt van speciale
diensten als:
• aantekenen?
• rembours?
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 12

• antwoordnummer?
17. Met welk programma wordt digitale post verwerkt?
18. Wat doe je als een e‐mail met hoge prioriteit moet worden verzonden?
19. Is er in jullie organisatie een frankeermachine? Zo ja, laat je uitleggen hoe het apparaat
werkt.
20. Welke mogelijkheden zijn er om een poststuk met spoed te verzenden?
21. Waar kun je de kosten voor spoedzendingen vinden?
22. Welke regels zijn er in het bedrijf voor het verwerken van uitgaande post?
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 13

Ondersteuning bij de opdrachten
Stappenplan
Dit stappenplan kun je raadplegen bij het voorbereiden en uitvoeren van de opdrachten
van deze praktijkopdracht.
Ingaande post
Stap 1 Scheid persoonlijke en vertrouwelijke post van de overige post.
Stap 2 Open de overige post.
Stap 3 Scheid in te schrijven en niet in te schrijven post.
Stap 4 Zet een datumpoststempel op de brieven.
Stap 5 Bepaal waar de post naar toe moet.
Stap 6 Schrijf de post in, in het postregistratiesysteem.
Stap 7 Vul, indien nodig, de gegevens in op het stempel (nummer, afdeling, archief).
Stap 8 Ga na of de post gescand en gedigitaliseerd moet worden.
Stap 9 Maak zo nodig kopieën van de post.
Stap 10 Ga na of iemand de post nog moet zien voordat je de post verspreidt.
Stap 11 Sorteer de post (personen, afdelingen).
Stap 12 Verspreid de post (via postbakjes, interne postenveloppen of secretaresses).
Uitgaande post
Stap 1 Sorteer de post in wel in te schrijven en niet in te schrijven post.
Stap 2 Schrijf de poststukken in.
Stap 3 Controleer of de poststukken volledig zijn. Kijk bijv. of alle bijlagen erbij zitten.
Stap 4 Maak waar nodig kopieën.
Stap 5 Adresseer de enveloppen.
Stap 6 Zoek ontbrekende postcodes op in het telefoonboek of op internet.
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 14

Stap 7 Pak de poststukken in.
Stap 8 Sorteer de post op verzendwijze (per expresse, aangetekend, drukwerk en
dergelijke).
Stap 9 Sorteer de post eventueel op postcode (bijvoorbeeld bij partijenpost).
Stap 10 Weeg de post.
Stap 11 Bepaal welke post gefrankeerd moet worden. Brieven onder een
antwoordnummer hoeven niet gefrankeerd te worden.
Stap 12 Frankeer de post aan de hand van het tarievenboek.
Stap 13 Vul eventuele formulieren in (bijvoorbeeld bij partijenpost).
Stap 14 Breng de post naar de postkamer of het postkantoor.
Goederen in ontvangst nemen
Stap 1 Neem de goederen in ontvangst en check of de goederen wel voor jouw
organisatie zijn bestemd.
Stap 2 Zorg dat binnengebrachte goederen geregistreerd en gecontroleerd worden. Volg
daarbij de geldende procedures.
Stap 3 Controleer de goederen en noteer wanneer ze qua kwaliteit en aantal niet voldoen
aan de opdracht, bijvoorbeeld aan de hand van de pakbon.
Stap 4 Laat de verantwoordelijke persoon tekenen voor de goederen of teken zelf als hier
afspraken over zijn gemaakt.
Stap 5 Zorg dat de juiste persoon op de hoogte wordt gebracht van de binnenkomst van
de goederen.
Stap 6 Breng de goederen naar de juiste persoon en plaats in de organisatie of laat dit
doen.
Stap 7 Verwerk de vrachtbrieven in een (geautomatiseerd) systeem en volg hierbij de
bedrijfsprocedures.
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 15

Ondersteuning bij de opdrachten
Tips
‐ Het is belangrijk dat het inschrijven van de uitgaande poststukken goed en
correct gebeurt.
‐ Informeer naar de sluitingstijden van de postkamer en het postkantoor.
‐ Informeer tot wanneer expresse stukken naar het postkantoor gebracht kunnen
worden.
‐ Houd de verschillende soorten post goed uit elkaar.
‐ Fax‐ en e‐mailberichten horen ook bij de inkomende post en moeten soms ook
worden geregistreerd.
‐ Vaak haalt de postdienst de post op bij de bedrijven. Het kan ook zijn dat de post
naar het postkantoor gebracht moet worden. Ga dan eens mee naar het
postkantoor en let daar goed op waar men de verschillende soorten post afgeeft.
Let goed op bij bijvoorbeeld aangetekende post en expresse stukken.
‐ Neem de tijd om het tarievenboekje van de postdienst door te nemen. Je kunt
dit ook op internet bekijken.
‐ Verwerk spoedbestellingen altijd het eerst.
‐ Plaats geen nietjes of paperclips aan de frankeerzijde en zorg dat het adresgoed
leesbaar is in een vensterenvelop.
‐ Controleer altijd of de datum op de frankeermachine correct is.
‐ Als je onzeker bent of de goederen wel voor jouw organisatie zijn bestemd,
neem ze dan niet aan, maar neem eerst contact op met je collega of je
praktijkopleider
‐ Vraag aan je collega of je praktijkopleider hoe het systeem van goederen
inschrijven werkt.
PW 2007 Werkproces 1.2 Verzorgt ingaande en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 16