You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Handleiding</strong><br />
<strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong><br />
GIANTT data extractie software<br />
Software versie 3.4.6.7 (Windows) / 1.4.4.4 (Mac OS/X)<br />
April 2013
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 1<br />
INHOUDSOPGAVE<br />
Inhoudsopgave ....................................................................................................................1<br />
Inleiding............................................................................................................................2<br />
Belangrijk om te weten.....................................................................................................2<br />
Voorwaarden....................................................................................................................3<br />
Overzicht stappenplan bij jaarlijkse extractie (eerste en vervolgrondes)..........................3<br />
Hoofdscherm <strong>HIS</strong> EXTRACTIE ...........................................................................................4<br />
Dataverzameling stappen ....................................................................................................6<br />
STAP 1 Installatie (1 e ronde of na vervanging hardware) ...........................................6<br />
STAP 2 Software update opvragen (bij elke nieuwe start)..........................................6<br />
STAP 3 Systeemtest (bij elke ronde) ..........................................................................6<br />
STAP 4 Selectie uitvoeren (bij elke ronde) ................................................................6<br />
STAP 5 Selectielijst bewerken (bij elke ronde) ............................................................7<br />
STAP 6 Selectielijst verzenden..................................................................................15<br />
STAP 7 Mailing lijst aanmaken ..................................................................................15<br />
STAP 8 Vragenlijst invullen .......................................................................................16<br />
STAP 9 Data <strong>Extractie</strong>...............................................................................................16<br />
Stap 10 Spiegelinformatie..........................................................................................18<br />
Extra’s................................................................................................................................18<br />
Problemen .........................................................................................................................19<br />
Probleem rapport ...........................................................................................................19<br />
Ondersteuning................................................................................................................19<br />
Contact...........................................................................................................................19<br />
Specifieke uitleg.................................................................................................................20<br />
Notificatie bezwaar deelname............................................................................................27<br />
Bijlage A: <strong>Handleiding</strong> Mail Merge GIANTT patiëntenbrief ................................................28<br />
Word versie 97/2000 (Nederlandstalige versie) .............................................................28<br />
Word versie XP/2003/2007/2010/2013 (Nederlandstalige versie)..................................31<br />
Word versie 2004 voor Mac (Engelstalige versie) ..........................................................35<br />
Bijlage B: <strong>Handleiding</strong> CONNX Data Dictionary Update Promedico VDF..........................37<br />
Bijlage C: Registratie richtlijnen en tips..............................................................................40<br />
Bijlage D: Voorbeeld patiëntenbrief ...................................................................................45
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 2<br />
Inleiding<br />
Het <strong>HIS</strong> extractie programma verzorgt alle taken die voor een verantwoorde en anonieme<br />
dataverzameling van relevante klinische, medicamenteuze en administratieve gegevens in het<br />
GIANTT project nodig zijn. Het verstuurt deze resultaten via versleuteld dataverkeer, zodat de<br />
privacy gewaarborgd is. In deze handleiding wordt eerst een korte omschrijving gegeven van de te<br />
volgen stappen voor dataverzameling. Het gaat daarbij om de jaarlijkse data-extractie vanuit het<br />
<strong>HIS</strong> met behulp van het programma <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong>. Bij de start van deelname wordt dit programma<br />
in uw praktijk geïnstalleerd en zal een eerste extractieronde plaatsvinden. Daarna wordt normaal<br />
gesproken jaarlijks een nieuwe extractieronde uitgevoerd, waarbij zowel aanvullende gegevens<br />
van reeds bekende diabetespatiënten en gegevens van nieuw bekende diabetespatiënten worden<br />
verzameld. In het eerste deel van de handleiding worden regelmatig verwijzingen gegeven naar<br />
gedetailleerde beschrijvingen in het tweede deel. Het is aan te bevelen deze telkens voorafgaande<br />
aan het uitvoeren van een bepaalde stap door te nemen.<br />
Belangrijk om te weten<br />
Het programma bevraagt de onderliggende database van het Huisarts Informatie Systeem (<strong>HIS</strong>)<br />
via een hulpprogramma van het <strong>HIS</strong> of een bijgeleverd hulpprogramma. Wanneer er na de laatste<br />
extractieronde een Promedico VDF upgrade naar versie 6.8 of hoger heeft plaatsgevonden, is een<br />
update van het hulpprogramma nodig, genaamd Connx. Hiervoor is een aparte handleiding<br />
beschikbaar in Bijlage B op pagina 37. U kunt deze en andere handleidingen ook vinden op onze<br />
website www.<strong>giantt</strong>.nl, onder downloads.<br />
Wanneer u recent Micro<strong>HIS</strong>-X heeft geïnstalleerd in uw praktijk, dan krijgt u de vraag of u deze<br />
nieuwe versie daadwerkelijk gebruikt. Mocht onze programmatuur de nieuwe versie niet zien,<br />
omdat deze elders is geïnstalleerd, dan moet u even contact opnemen met GIANTT (dhr Wessel<br />
Sloof, tel. (050) 363 2808, e-mail w.sloof@umcg.nl).<br />
Voor de <strong>HIS</strong>sen Medicom, OmniHisStudio (Windows en Mac OS minimaal 10.4), Promedico-ASP<br />
en MIRA is het noodzakelijk dat eerst een export of extractie van de database naar tekstbestanden<br />
wordt gemaakt die daarna worden geïmporteerd in een eigen (SQLite) database van het extractie<br />
programma. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de functionaliteit van het <strong>HIS</strong> zelf<br />
(Medicom via de Q-module, Promedico-ASP via Projecten, MIRA via een batchproces GIANTT) of<br />
met een speciaal hulpprogramma (OmniHisStudio export data library). De tekst dump wordt in<br />
eerste instantie door een GIANTT medewerker uitgevoerd bij de installatie van <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong>, maar<br />
kan bij volgende extractierondes door de huisarts zelf worden uitgevoerd met behulp van duidelijke<br />
instructies van GIANTT.<br />
Er zijn twee momenten waarop de <strong>HIS</strong> database intensief bevraagd wordt. Dit is bij het uitvoeren<br />
van het Selectie algoritme en bij de daadwerkelijke Data extractie. Voorafgaande aan deze
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 3<br />
handelingen dient voor de zekerheid altijd een volledige back-up van de database gemaakt te<br />
worden. Het is tevens verstandig om deze stappen (stap 4 en stap 8) buiten de praktijkuren te<br />
starten, aangezien het werken op andere werkstations kan worden bemoeilijkt. Bij Micro<strong>HIS</strong> zal<br />
mutatie van dossiers niet mogelijk zijn gedurende deze activiteiten.<br />
Tussen de huisarts en GIANTT is vooraf een overeenkomst afgesloten met betrekking tot de te<br />
volgen procedure en aansprakelijkheid. Alle verzamelde gegevens worden versleuteld elektronisch<br />
verzonden.<br />
Voorwaarden<br />
Het programma <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> is speciaal ontwikkeld voor dataverzameling in het GIANTT project<br />
door de afdeling Klinische Farmacologie van het Universitair Medisch Centrum Groningen.<br />
De software <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> is eigendom van het GIANTT project en mag uitsluitend voor de<br />
dataverzameling van dit project worden gebruikt. Voor Promedico VDF gebruikers is een Connx<br />
ODBC driver nodig. Deze wordt door GIANTT meegeleverd en geïnstalleerd. De licentie voor dit<br />
product staat op naam van de afdeling Klinische Farmacologie en is dus eigendom van deze<br />
groep.<br />
Overzicht stappenplan bij jaarlijkse extractie (eerste en vervolgrondes)<br />
Hiernaast staat schematisch aangegeven hoe de<br />
dataverzameling voor het GIANTT project<br />
plaatsvindt. Bij de jaarlijkse extractie volgt u de<br />
volgorde van stappen zoals daarin is<br />
aangegeven.<br />
De pijlen geven de volgorde van handelingen<br />
aan, evenals de richting waarin communicatie<br />
plaatsvindt tussen de deelnemende praktijk en de<br />
Centrale Studie Database van GIANTT.<br />
Wanneer u met het programma werkt, zult u<br />
onder in beeld een regel tekst zien, die aangeeft<br />
wat de volgende handeling is die van de<br />
gebruiker verwacht wordt.<br />
Systeem<br />
test<br />
Se lectie<br />
uitvoe re n<br />
Select ielijst<br />
bewe rken<br />
Select ielijst<br />
v erze nde n<br />
Mailin g lijst<br />
maken<br />
Vrag enlijst<br />
invullen<br />
Data<br />
<strong>Extractie</strong><br />
Spie gel<br />
informatie<br />
GIANTT<br />
Centrale<br />
Studie<br />
Database
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 4<br />
Indien een procedure wordt gestart, die van de gebruikelijke volgorde afwijkt, zal de gebruiker<br />
gewaarschuwd worden. Dit om te voorkomen dat u te vroeg een volgende stap uitvoert of per<br />
ongeluk een nieuwe ronde start.<br />
Er kan echter altijd worden teruggekeerd naar een reeds afgeronde procedure die herhaald<br />
kan en soms moet worden (een reeds verzonden selectielijst corrigeren of een mailinglijst<br />
alsnog aanmaken). Dit kan via de knop Ga naar... in de menubalk linksboven in het<br />
hoofdscherm (zie afbeelding hieronder).<br />
HOOFDSCHERM <strong>HIS</strong> EXTRACTIE<br />
Na het opstarten van het programma via Start/Programma/GIANTT/<strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong>, verschijnt het<br />
hoofdscherm. In het middelste deel staan een aantal knoppen, die bij aanvang van elke<br />
extractieronde relevant zijn (zie verder DATAVERZAMELING STAPPEN op pagina 6).<br />
Het onderste deel is een zogenaamd ‘log-scherm’, waarin de activiteiten staan, die van u<br />
verwacht worden ofwel die het programma op dat moment uitvoert. Onderaan het scherm<br />
bevindt zich een statusbalk waarin bij langdurige activiteiten een lopende klok en een<br />
progressiebalk zijn te zien. U kunt het programma sluiten door op het kruisje in de rechter<br />
bovenhoek te klikken óf op de knop Afsluiten te drukken. Wanneer u het programma<br />
tijdens lopende activiteiten wilt onderbreken, kunt u daarvoor de STOP! balk gebruiken,<br />
die daartoe dan in het midden van het scherm zichtbaar is.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 5<br />
Dat betekent dat de stap, waarmee u bezig was, wordt onderbroken en op een later tijdstip<br />
opnieuw kan worden gestart. Hieronder ziet u een aantal schermvoorbeelden van het <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong><br />
programma voor Mac OS.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 6<br />
DATAVERZAMELING STAPPEN<br />
De dataverzameling bestaat uit een opeenvolging van handelingen, zoals aangegeven in het<br />
schema op pagina 2. In de volgende paragrafen staat voor iedere stap een korte omschrijving, met<br />
verwijzingen naar meer gedetailleerde informatie achter in deze handleiding. Het is aan te raden<br />
deze details ook aandachtig door te nemen alvorens met een stap te beginnen.<br />
STAP 1 Installatie (1 e ronde of na vervanging hardware)<br />
Bij de eerste keer dat er een dataverzameling zal worden gestart, zal een GIANTT medewerker de<br />
software op een werkstation installeren. Bij de volgende dataverzameling zal dit niet meer nodig<br />
zijn, mits de hardware in de praktijk niet vervangen is. In dat laatste geval wordt u verzocht contact<br />
met GIANTT op te nemen.<br />
STAP 2 Software update opvragen (bij elke nieuwe start)<br />
Voorafgaande aan elk gebruik van het <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> programma moeten eventuele updates<br />
worden opgehaald. Indien op het werkstation waar de software is geïnstalleerd een<br />
internetverbinding aanwezig is, zal automatisch gekeken worden of er een nieuwere versie van het<br />
programma beschikbaar is en deze zonodig worden opgehaald. De knop zal<br />
dan gelijk van het scherm verdwijnen.<br />
Indien er geen internetverbinding aanwezig is of de inbelverbinding niet actief was op het moment<br />
dat het programma werd opgestart, zal de knop zichtbaar blijven. Maak dan<br />
een inbelverbinding en druk op .<br />
Wanneer er geen Internet mogelijkheden op het werkstation zijn, zal in onderling overleg met<br />
GIANTT een mogelijke update verzorgd worden. Voor meer details over internet Communicatie en<br />
Inbelverbindingen, zie pagina 20.<br />
STAP 3 Systeemtest (bij elke ronde)<br />
De eerste keer zal de systeemtest worden uitgevoerd door een GIANTT medewerker, direct na de<br />
installatie. Bij een volgende ronde van dataverzameling zult u gevraagd worden de systeemtest<br />
opnieuw uit te voeren. Dit is nodig omdat er wat kan zijn veranderd op het werkstation waar <strong>HIS</strong><br />
<strong>Extractie</strong> geïnstalleerd is. De knop is te vinden op het startscherm. Als alles in orde<br />
is, zal het programma aangeven dat u verder kunt gaan met de volgende stap. Wanneer dat niet<br />
het geval is, zal het programma een probleemrapport generen. Er zal dan zo spoedig mogelijk<br />
contact met u worden opgenomen. Voor meer details over Systeemtest, zie pagina 25.<br />
STAP 4 Selectie uitvoeren (bij elke ronde)<br />
Bij elke extractieronde dient de selectie van patiënten te worden uitgevoerd, zodat nieuwe<br />
patiënten kunnen worden opgespoord. Zie voor meer details bij Selectie algoritme op pagina 23.<br />
Zodra de systeemtest goed is verlopen, zal het hoofdscherm de knop tonen.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 7<br />
Alvorens u een selectie gaat uitvoeren, moet u altijd eerst een back-up van het systeem hebben<br />
gemaakt en gecontroleerd hebben of de back-up foutloos is verlopen. Het is tevens verstandig om<br />
deze stappen tussen of buiten de praktijkuren te starten, aangezien de database zeer intensief<br />
bevraagd zal worden. Voor Medicom, OmniHisStudio en Promedico-ASP en MIRA gelden deze<br />
beperkingen niet, omdat de bevraging plaatsvindt op een lokale database, aangemaakt door <strong>HIS</strong><br />
<strong>Extractie</strong> en niet op het aktieve <strong>HIS</strong>.<br />
Na de selectie te hebben uitgevoerd, zullen de resultaten automatisch versleuteld en naar GIANTT<br />
verzonden worden. Deze gegevens zullen door een GIANTT medewerker worden beoordeeld en<br />
opgeschoond. Zodra deze opgeschoonde lijst beschikbaar is, wordt u daarvan per e-mail of<br />
telefonisch op de hoogte gesteld. U kunt dan de volgende handeling <br />
starten.<br />
STAP 5 Selectielijst bewerken (bij elke ronde)<br />
Zodra de opgeschoonde selectielijst voor u beschikbaar is (en u daarvan op de hoogte bent<br />
gesteld), krijgt u bij het opstarten van het programma in het hoofdscherm de knop te zien. Na het aanklikken van de knop verschijnt een nieuw<br />
scherm, waarin de acties ondernomen kunnen worden om de lijst met door de selectieprocedure<br />
gevonden patiënten te bewerken. Op de volgende pagina vindt u een voorbeeld van een fictieve<br />
selectielijst.<br />
Op pagina 9 staat een overzicht wat u moet doen bij een Eerste extractieronde.<br />
Op pagina 10 staat een overzicht wat u moet doen bij een Vervolgronde.<br />
N.B. Als u tussentijds de bewerkingen wilt stoppen, kunt u dat doen door . Wanneer u weer start, kunt u met weer verder.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 8<br />
Hieronder een voorbeeld van een fictieve selectielijst van de Mac OS versie.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 9<br />
EERSTE RONDE:<br />
Stap 5A. Verificatie diagnose<br />
Kies bij de lijst van ‘Alle patiënten’ om de diagnose te verifiëren, zodat patiënten<br />
niet onterecht worden aangeschreven of opgenomen in GIANTT.<br />
Wijzig of selecteer bij onderaan het scherm de juiste typering. Hier kunt u ook<br />
aangeven als een patiënt al overleden, verhuisd of niet actief (passant) is.<br />
o De knop biedt de mogelijkheid om direct in uw <strong>HIS</strong> te zoeken<br />
naar alle patiënten, die u zelf heeft geruiterd of gecodeerd met een ICPC<br />
diagnosecode (zie verder pagina 12).<br />
Stap 5B. Voeg (geschatte) begin datum diabetes toe<br />
Kies bij de lijst van ‘Alleen DM type 2 zonder Begin datum’ en voeg bij<br />
onderaan het scherm een (geschatte) startdatum van de diagnose toe.<br />
o De knop zoekt naar mogelijk datums, die al opgeslagen zijn in<br />
uw <strong>HIS</strong> ( in de episode tabel of de probleemlijst of bij de uitslagen naar de<br />
diagnostische bepaling 'DM2 bestaat (vermoedelijk) sinds’.<br />
Stap 5C. Voeg beheertype toe<br />
Kies bij de lijst van ‘Alleen DM type 2’ en selecteer bij onderaan het<br />
scherm bij wie de patiënten onder controle staan (zie verder pagina 21).<br />
o Bij stap 5D kunt u aangeven als patiënten waarvoor u nu hoofdbehandelaar bent<br />
tijdens het afgelopen jaar deels niet onder uw verantwoordelijkheid vielen.<br />
Stap 5D. In/uitsluiting eigen patiënten voor DBC en rapportages (alleen indien u een contract voor<br />
diabeteszorg heeft, bijvoorbeeld met de GHC)<br />
Kies bij de lijst van ‘DM2 huisarts ja’ en wijzig waar nodig bij dit in nee,<br />
wanneer deze patiënt (een deel van de periode) buiten de DBC declaratie moeten vallen.<br />
Bij uitsluiting wordt u gevraagd een datum en reden in te voeren (zie verder pagina 22).<br />
o Het gaat niet om patiënten die u al heeft gekenmerkt met ‘specialist’ als<br />
hoofdbehandelaar, maar om eigen patiënten, die (een deel van) de afgelopen<br />
periode niet onder uw verantwoordelijkheid vielen (b.v. langdurig in buitenland of<br />
instelling of anderszins niet in aanmerking komend voor DBC diabetes).<br />
Toevoegen patiënt<br />
U kunt met de knop een (vaste) patiënt toevoegen, die op de lijst ontbreekt. U<br />
wordt om het patiëntnummer gevraagd, waarna het programma de bijbehorende gegevens<br />
opzoekt. Mocht deze patiënt al in de lijst voorkomen, of wordt het opgegeven patiëntnummer niet<br />
gevonden worden in het <strong>HIS</strong>-bestand, dan zal een waarschuwing worden getoond.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 10<br />
VERVOLG RONDE:<br />
Stap 5A. Verificatie diagnose<br />
Kies bij de lijst van ‘Alleen nieuwe patiënten’ om de diagnose te verifiëren, zodat<br />
patiënten niet onterecht worden aangeschreven of opgenomen in GIANTT.<br />
Wijzig of selecteer bij onderaan het scherm de juiste typering. Hier kunt u ook<br />
aangeven als een patiënt al overleden, verhuisd of niet actief (passant) is.<br />
o De knop biedt de mogelijkheid om direct in uw <strong>HIS</strong> te zoeken<br />
naar alle patiënten, die u zelf heeft geruiterd of gecodeerd met een ICPC<br />
diagnosecode (zie verder pagina 12).<br />
Stap 5B. Voeg (geschatte) begin datum diabetes toe<br />
Kies bij de lijst van ‘Alleen DM type 2 zonder Begin datum’ en voeg bij<br />
onderaan het scherm een (geschatte) startdatum van de diagnose toe.<br />
o De knop zoekt naar mogelijk datums, die al opgeslagen zijn in<br />
uw <strong>HIS</strong> ( in de episode tabel of de probleemlijst of bij de uitslagen naar de<br />
diagnostische bepaling 'DM2 bestaat (vermoedelijk) sinds’) (zie verder pagina 13).<br />
Stap 5C. Veranderen status en/of invoeren datum en/of reden vertrokken patiënten<br />
Kies bij ‘Alleen vertrokken zonder datum of reden’ en voeg bij en<br />
einde waar missend de reden (O=overleden en V=verhuisd) en de volledige<br />
datum (dag-maand-jaar) van vertrek toe.<br />
Kies bij ‘Alleen DM type 2’ en wijzig bij onderaan het scherm de<br />
status in ‘overleden, verhuisd, niet actief’ en voeg bij en (dag-maandjaar)<br />
van einde/vertrek toe. Hier kunt u ook een patiënt, die nooit type 2 heeft gehad<br />
(onterecht geklassificeerd), op status ‘Geen’ zetten. N.b. een patiënt, die ‘genezen’ is, blijft<br />
hier type 2 maar kunt u bij stap 5E uitsluiten.<br />
o Deze aanvullingen worden pas opgeslagen nadat op is gedrukt.<br />
Stap 5D. Voeg beheertype toe<br />
Kies bij de lijst van ‘Alleen DM type 2’ en selecteer bij onderaan<br />
scherm bij wie de patiënten onder controle staan (zie verder pagina 21).<br />
o Bij stap 5D kunt u aangeven als patiënten waarvoor u nu hoofdbehandelaar bent<br />
tijdens het afgelopen jaar deels niet onder uw verantwoordelijkheid vielen.<br />
Stap 5E. In/uitsluiting eigen patiënten voor DBC en rapportages (alleen indien u een contract voor<br />
diabeteszorg heeft, bijvoorbeeld met de GHC)<br />
Kies bij de lijst van ‘DM2 huisarts ja’ en wijzig waar nodig bij dit in nee,<br />
wanneer deze patiënt (een deel van de periode) buiten de DBC declaratie moeten vallen.<br />
Bij uitsluiting wordt u gevraagd een datum en reden in te voeren (zie verder pagina 22).<br />
Kies bij de lijst van ‘DM2 huisarts nee’ en wijzig waar nodig bij dit in ja.<br />
o Het gaat dan om patiënten, die u eerder heeft uitgesloten (b.v. met een ‘GHC 0’<br />
regel in journaal), maar nu wel weer in aanmerking komen voor DBC diabetes.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 11<br />
Tip 1: Print lijsten<br />
Het kan handig zijn om een lijst zoals op het scherm getoond wordt uit te printen, zodat er rustig<br />
naar gekeken kan worden of een ander persoon in de praktijk de juiste diagnose van de patiënten<br />
kan verifiëren op een ander werkstation. Druk op aan de rechterzijde om een lijst, die u<br />
op het scherm heeft geselecteerd, te printen (zie het onderstaande schermvoorbeeld en dat op de<br />
volgende pagina). N.B. De Mac OS versie heeft geen directe printmogelijkheid, maar heeft de optie<br />
Text Export. Hiermee kan een tekstbestand worden gemaakt en met de standaard<br />
tekstverwerkingsapplicatie geopend en daarmee uitgeprint.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 12<br />
Tip 2: Verificatie van diagnose m.b.v. eigen ruiters of diagnosecodes<br />
De optie biedt u de mogelijkheid om direct in uw <strong>HIS</strong> te zoeken naar alle<br />
patiënten, die u zelf heeft geruiterd of gecodeerd met een ICPC diagnosecode. Hiermee kunt u<br />
snel vergelijken of de in GIANTT gevonden (mogelijke) DM patiënten overeenkomen met deze<br />
eigen lijst en of er aan beide kanten geen diabetes patiënten zijn gemist. Hiermee kunt u ook<br />
direct wijzigingen aanbrengen in de Diabetes typering van de GIANTT selectielijst die u op dat<br />
moment in bewerking heeft (zie de schermvoorbeelden hieronder en op de volgende pagina).
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 13<br />
Voorbeeld Mac OS versie<br />
Tip 3: Vind startdatums diabetes<br />
Wanneer u startdatums van diagnoses al op een systematische manier opslaat in uw <strong>HIS</strong>, kunt u<br />
met de knop het extractieprogramma laten zoeken naar diagnose<br />
startdatums in de episode tabel of de probleemlijst of bij de uitslagen naar de diagnostische<br />
bepaling 'DM2 bestaat (vermoedelijk) sinds’.<br />
Let wel, er wordt dus niet gezocht in het journaal of de correspondentie. Het programma zal dan<br />
een of meerdere datums tonen met de context. (zie het schermvoorbeeld op de volgende pagina).<br />
U kunt hieruit een keuze maken en bevestigen door op de knop te klikken. Mocht<br />
geen van de getoonde datums de werkelijke startdatum presenteren, dan kunt u ook nog de datum<br />
handmatig invoeren en met de knop bevestigen. U moet hierbij bedacht zijn op 'en<br />
masse ' aangemaakte episodes of problemen op één bepaalde datum (bijvoorbeeld bij de start<br />
van episode-gericht registreren of bij het invoeren van de probleemhistorie bij nieuw<br />
binnengekomen patiënten). U kunt altijd nog van keuze veranderen en de reeds gemaakte keuze<br />
leegmaken met de knop (Zie schermvoorbeelden op de volgende pagina).
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 14<br />
Voorbeeld Mac OS versie
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 15<br />
STAP 6 Selectielijst verzenden<br />
Nadat de lijst van geselecteerde type 2 diabeten door u is gecorrigeerd en aangevuld, kan na<br />
het aanmaken van de lijst met worden afgerond.<br />
Indien het programma nog ontbrekende informatie ziet, zal gevraagd worden dit alsnog aan te<br />
vullen alvorens met het verzenden van de lijst door te gaan.<br />
STAP 7 Mailing lijst aanmaken<br />
Alvorens u een data extractie kunt uitvoeren, dient u –conform de wetgeving met bijbehorende<br />
gedragscodes- de betrokken patiënten te informeren over de voorgenomen gegevensverstrekking<br />
en de mogelijkheid daartegen bezwaar te maken.<br />
Mailinglijst maken: <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> geeft de mogelijkheid om een lijst aan te maken met naam- en<br />
adresgegevens van de geselecteerde patiënten. Het programma biedt dit automatisch aan op het<br />
moment dat u de selectielijst verzonden heeft. U klikt hiervoor op de nieuw verschenen knop<br />
. De lijst wordt aangemaakt en er wordt gevraagd het bestand op te slaan.<br />
Hier geeft u een bestandsnaam op met de extensie .txt (bijvoorbeeld <strong>giantt</strong>_mailing.txt) en u slaat<br />
dit bestand op onder een directory naar keuze, bijvoorbeeld Mijn Documenten. Doet u dit s.v.p. niet<br />
in de directory waar het extractie programma geïnstalleerd is (standaard C:\GIANTT of /GIANTT<br />
op de Mac).<br />
Met deze adreslijst kunt u in Microsoft Word een zogeheten Afdruk Samenvoegen (Mail Merge)<br />
procedure starten. Een gedetailleerde beschrijving van deze procedure vindt u terug in bijlage A<br />
van deze handleiding, inclusief een voorbeeld van een patiëntenbrief in bijlage D.<br />
Deze handleiding en een standaard patiëntenbrief worden bij de installatie opgeslagen als Word<br />
bestand onder de eerdergenoemde GIANTT directory. De standaardbrief, genaamd<br />
HA_patientenbrief.doc, kunt u gebruiken als hoofddocument voor het samenvoegen. Dit bestand<br />
zal automatisch gedownload worden nadat de mailing lijst is aangemaakt.<br />
Op www.<strong>giantt</strong>.nl, downloads is nog een specifieke mail merge handleiding beschikbaar voor<br />
OpenOffice mocht u niet beschikken over Word. Bij de eerste dataverzamelingsronde zullen alle<br />
geselecteerde patiënten worden aangeschreven, maar bij een volgende ronde is dit alleen nodig<br />
voor de nieuwe patiënten.<br />
Het programma zal dan alleen de nieuwe patiënten opnemen in deze verzendlijst. Patiënten die<br />
naar aanleiding van de informatiebrief bezwaar bij u kenbaar hebben gemaakt, dient u apart door<br />
te geven aan GIANTT per fax of e-mail naar w.sloof@umcg.nl (het is niet nodig dat u deze<br />
patiënten zelf in de selectielijst op zet.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 16<br />
Op pagina 27 van deze handleiding kunt u een voorbeeld vinden van de informatie die hiervoor<br />
moet worden verzonden. De gegevens van de bezwaarpatiënten zullen dan direct uit de Centrale<br />
Studie Database gehaald worden.<br />
STAP 8 Vragenlijst invullen<br />
Ook wordt u nog gevraagd een vragenlijst met aantal praktijkgegevens in te vullen danwel te<br />
controleren.<br />
Vragenlijst invullen: met de knop start u de laatste stap voordat de data<br />
extractie kan worden gedaan. Deze vragenlijst werd in het verleden op papier ingevuld. Wanneer u<br />
de vragenlijst al een keer heeft ingevuld, zijn deze gegevens zoveel mogelijk overgenomen en is<br />
het verzoek om deze gegevens te controleren en eventuele wijzigingen daarin aan te brengen of<br />
ontbrekende zaken aan te vullen. De volgende zaken komen aan bod:<br />
1. praktijk informatie (naam, fax, email, type praktijk en extra diabeteszorgondersteuning<br />
binnen eigen praktijk; n.b. ALLEEN INVULLEN INDIEN T.B.V. DIABETESZORG)<br />
2. laboratorium bepalingen (welke laboratoria en wat in eigen praktijk)<br />
3. deelname aan registratienetwerken<br />
4. registratie gegevens in <strong>HIS</strong> (scannen, electronisch, handmatige invoer externe gegevens)<br />
5. huisartsgegevens (welke huisartsen sinds wanneer en met welke dagtaak)<br />
U wordt verzocht alle vragen te beantwoorden (eventueel met ? indien antwoord onbekend is).<br />
Wanneer de cursor in een vakje staat, is onderin het scherm in de grijze balk een nadere<br />
toelichting op de vraag te lezen. Op pagina 26 kunt u een nadere invoerinstructie vinden.<br />
STAP 9 Data <strong>Extractie</strong><br />
Zodra de definitieve lijst van type 2 diabeten in de praktijk aangemaakt is, de vragenlijst is ingevuld<br />
en de patiënten over de gegevensverstrekking geïnformeerd zijn (een paar dagen na het versturen<br />
van de brieven), kan de data extractie worden uitgevoerd.<br />
Alvorens u een extractie gaat uitvoeren, moet u altijd eerst een back-up van het systeem hebben<br />
gemaakt en gecontroleerd hebben of de back-up foutloos is verlopen. Het is tevens verstandig om<br />
deze stappen buiten de praktijkuren te starten, aangezien de database zeer intensief bevraagd zal<br />
worden. Bij Micro<strong>HIS</strong> zal mutatie van dossiers niet mogelijk zijn gedurende deze activiteiten.<br />
Voor Medicom, OmniHisStudio, Promedico-ASP en MIRA gelden deze beperkingen niet, omdat de<br />
bevraging plaatsvindt op een lokale database aangemaakt door <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> en niet op het<br />
aktieve <strong>HIS</strong>. Door op te klikken zal de data-extractie voor het GIANTT project<br />
beginnen. In het log-scherm wordt de voortgang van de extractie getoond. Voor details, zie pagina<br />
21. Na het succesvol afronden van deze procedure zal de verkregen informatie automatisch<br />
worden versleuteld en verstuurd naar de Centrale Studie Database van GIANTT.<br />
Als de data extractie begint, wordt eerst voor iedere patiënt een unieke GIANTT code aangemaakt.<br />
Het gaat dan om zogenaamde eenrichtings-encryptie ( hash string encryptie ), waarbij een unieke
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 17<br />
code wordt gegenereerd op basis van enkele NAW gegevens van de patiënt, die echter niet meer<br />
teruggezet kan worden. Hiermee kunnen gegevens van de patiënt uit verschillende bronnen en op<br />
verschillende tijdstippen anoniem gecombineerd worden. Deze gegevens zijn de eerste initiaal, de<br />
eerste vier letters van de achternaam, geboortedatum, geslacht en de vier cijfers van de postcode.<br />
Als een van deze gegevens ontbreekt in het patiëntenbestand, zal de data extractie voortijdig<br />
stoppen en zal een rapport in beeld verschijnen met een overzicht van de betreffende patiënt(en)<br />
en de ontbrekende gegevens (zie onderstaand schermvoorbeeld).<br />
Het is dan zaak om de ontbrekende gegevens in het <strong>HIS</strong> aan te passen (meestal betreft dit een<br />
ontbrekende postcode). N.B. Voor Medicom, OmniHisStudio en Promedico-ASP en MIRA<br />
gebruikers moet dit niet alleen in het <strong>HIS</strong>, maar ook in de schaduwdatabase van het<br />
extractieprogramma zelf worden aangepast. Dit kan via de knop , . Hiervoor heeft u geen wachtwoord nodig. De wijzigingen worden aangepast als u op<br />
het vinkje rechts bovenin klikt (zie voorbeeld hieronder). Als u het wijzigingsscherm afsluit, worden<br />
de wijzigingen permanent opgeslagen in de schaduwdatabase. Dit kan ongeveer een minuut<br />
duren. Hierna kunt u opnieuw aanklikken.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 18<br />
Stap 10 Spiegelinformatie<br />
Nadat de data extractie heeft plaatsgevonden, zullen de ontvangen gegevens door een GIANTT<br />
medewerker worden gecontroleerd op mogelijke fouten. Nadat dit is afgerond wordt de<br />
spiegelinformatie rapportage over de afgelopen periode voor u gemaakt en toegestuurd.<br />
Dit rapport wordt dan ook in Acrobat PDF formaat beschikbaar gesteld op een GIANTT server.<br />
Als u op de knop drukt, die automatisch in het hoofdscherm verschijnt<br />
nadat de extractie is uitgevoerd, zal het programma kijken of er een rapport voor uw praktijk<br />
beschikbaar is en deze ophalen en op het scherm tonen (indien u Acrobat Reader op uw computer<br />
heeft geïnstalleerd). Het heeft pas zin de elektronische versie van dit document op te halen nadat<br />
u de papieren versie heeft gekregen. Tevens zal een tabel met gegevens voor alle DM patiënten<br />
uit uw praktijk gedownload worden, met informatie over alle aspecten van de zorg waarop de<br />
spiegelinformatie gebaseerd is. Met behulp van deze tabel (die in bv. MS Excel geopend kan<br />
worden) kan men op eenvoudige wijze patiënten met bepaalde eigenschappen opzoeken (bv.<br />
waarvoor geen gegevens over rookgedag bekend zijn).<br />
EXTRA’S<br />
In het hoofdscherm staat bovenin een menubalk met de knoppen , ,<br />
, en
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 19<br />
PROBLEMEN<br />
<strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> is software, speciaal ontwikkeld voor de dataverzameling bij huisartsen ten behoeve<br />
van het GIANTT project. Het is in verschillende testomgevingen, alsmede een aantal<br />
huisartsenpraktijken uitgetest. Het is echter niet te garanderen dat het programma altijd onder alle<br />
praktijksituaties correct zal functioneren. Het programma houdt een uitgebreid logbestand bij, dat<br />
bij elke data communicatie met de huisartsenpraktijk bij GIANTT wordt opgeslagen. Met behulp<br />
van dit bestand kunnen de meeste problemen worden geïdentificeerd.<br />
Probleem rapport<br />
Als een probleem optreedt tijdens het uitvoeren van één van de procedures, zal <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> een<br />
zogenaamd Probleemrapport aanmaken en proberen te versturen naar GIANTT. Zoveel mogelijk<br />
gegevens over wat er heeft plaatsgevonden zullen worden meegestuurd. In het geval er een<br />
probleem in het communicatie-gedeelte van het programma bestaat, zal een rapport worden<br />
gegenereerd dat kan worden geprint en gefaxt naar GIANTT (fax: 050-363 2812).<br />
Ondersteuning<br />
Het is in het belang van het GIANTT project dat de data extracties bij de huisartsenpraktijken<br />
soepel en zonder onnodige belasting voor de deelnemende huisartsen verlopen. Problemen die<br />
optreden met dit programma zullen dan ook op een zo efficiënt mogelijke manier worden opgelost.<br />
Indien de informatie in het probleem rapport niet voldoende inzicht geeft aan de ontwikkelaar om<br />
de fout te corrigeren, zal er contact met u worden opgenomen om het probleem zo snel mogelijk<br />
op te lossen.<br />
Contact<br />
Voor vragen over en ondersteuning bij het gebruik van het extractieprogramma kunt u contact<br />
opnemen met dhr. Wessel Sloof, tel. (050) 363 2808, e-mail w.sloof@umcg.nl.<br />
Voor algemene vragen of inlichtingen kunt u contact opnemen met Wessel Sloof of met de<br />
projectleider Mw. dr. Petra Denig (050) 363 3205, e-mail: p.denig@umcg.nl<br />
Het postadres is:<br />
Dhr. W. Sloof, GIANTT<br />
UMCG Sector F<br />
Afdeling Klinische Farmacologie FB 20<br />
Antonius Deusinglaan 2<br />
9713 AW Groningen
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 20<br />
SPECIFIEKE UITLEG<br />
Communicatie De gegevensuitwisseling tussen de huisartsenpraktijk en de Centrale Studie<br />
Database van GIANTT zal zo automatisch mogelijk en via versleuteld dataverkeer<br />
plaatsvinden. Het pakket ondersteunt drie communicatie methoden:<br />
Bestaande internet verbinding<br />
Het werkstation waarop het programma zich bevindt beschikt over een Internet<br />
verbinding, al dan niet (handmatig) geactiveerd door de gebruiker (in het geval<br />
van een inbelverbinding). Deze optie kent twee varianten: 1) communicatie via email<br />
en webservers, en 2) communicatie via FTP. Bij de installatie van het pakket<br />
zal de beste communicatiemethode in overleg met u worden bepaald.<br />
Internet op een andere machine<br />
Een andere computer met een Internet verbinding wordt gebruikt voor de<br />
communicatie. Het transport tussen het werkstation waarop dit programma is<br />
geïnstalleerd en de communicatie computer zal door middel van een verwisselbaar<br />
medium gebeuren (diskettes, memory stick, e.d.). Indien diskettes worden<br />
gebruikt kunnen soms wel 5 diskettes nodig zijn om de gegevens te transporteren.<br />
Voor deze optie is het gebruik van een speciaal hulpprogramma nodig op de 2 e<br />
computer, die wel verbinding met het Internet heeft. Indien mogelijk wordt dit<br />
programma (Communicator genaamd) gelijktijdig met het hoofdprogramma<br />
geïnstalleerd, maar dit kan ook door de huisarts zelf geïnstalleerd worden op een<br />
later moment met behulp van instructies van een GIANTT medewerker.<br />
Diskette of een ander verwisselbaar medium<br />
Indien er geen Internet communicatie middelen beschikbaar zijn, zal data<br />
communicatie via diskettes/CDs plaatsvinden. Indien diskettes worden gebruikt<br />
kunnen soms wel 5 diskettes nodig zijn om de gegevens te transporteren.<br />
Bij de installatie kunnen nadere afspraken met u worden gemaakt over de<br />
gewenste manier van verzenden (op laten halen door GIANTT of zelf verzenden).<br />
Inbelverbinding Als u gebruik maakt van een inbelverbinding op het werkstation met de <strong>HIS</strong><br />
<strong>Extractie</strong> software, dan zal het programma op het moment dat voor communicatie<br />
een actieve internetverbinding nodig is een waarschuwing laten zien, zodat de<br />
verbinding niet onnodig aan hoeft te blijven staan. Zo gauw de waarschuwing<br />
getoond wordt, kan ingebeld worden en nadat de verbinding tot stand is gekomen,<br />
kan door een druk op de knop van het waarschuwings-scherm de gegevens<br />
naar GIANTT worden verzonden. Als in het logscherm wordt gemeld dat de<br />
gegevens verstuurd zijn, kan de verbinding weer verbroken worden.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 21<br />
Beheertype Het is de bedoeling om voor alle Type 2 DM patiënten aan te geven bij wie zij<br />
onder controle en behandeling staan. Dit is met name belangrijk voor de te<br />
ontvangen spiegelinformatie, die dan uitgesplitst kan worden voor de<br />
verschillende patiëntgroepen. Standaard staat aangegeven bij dat de<br />
patiënten onder uw 'eigen beheer' staan. Dat betekent dat u zowel de controles<br />
als de behandeling van deze diabetes-patiënt in de eigen praktijk uitvoert. Gaat<br />
het echter om patiënten die voor alle diabetes controles naar de Diabetesdienst<br />
van het LabNoord gaan of om patiënten die daarvoor naar een transmurale<br />
faciliteit gaan (d.w.z. structurele controles/begeleiding door<br />
verpleegkundige/assistent buiten de praktijk, maar verdere<br />
jaarcontroles/behandeling door de huisarts) dan kunt u dit bij aangeven<br />
als 'diabetesdienst'. Wanneer u niet de hoofdbehandelaar bent, maar dit een<br />
specialist of verpleeghuisarts is, kunt u dit bij aangeven als ‘Poli -<br />
Specialist’. Een aandachtspunt in relatie tot het beheertype is dat dit geen vaste<br />
eigenschap van een patiënt is, maar kan veranderen. Daarom is het de bedoeling<br />
de lijst met type 2 patiënten goed na te lopen om correcties in deze typering aan<br />
te brengen, zodat de realiteit van deze extractieronde goed wordt weergegeven.<br />
Data <strong>Extractie</strong> Bij de eigenlijke data extractie zullen gegevens voor de geselecteerde patiënten<br />
uit de volgende bronnen worden gezocht in uw <strong>HIS</strong>:<br />
Patiëntgegevens + koppelsleutel<br />
Medewerkers<br />
Journaal<br />
Episode / Probleem / Voorgeschiedenis lijsten<br />
Medicatie (historie + actueel)<br />
Meetwaarden<br />
Verwijzingen<br />
Communicatie<br />
Niet alle <strong>HIS</strong>sen hanteren dezelfde informatie-indeling, maar de bovenstaande lijst<br />
bevat de bronnen die, indien aanwezig, geraadpleegd zullen worden voor de<br />
geslecteeerde patiënten. Tijdens de extractie vindt anonimisatie plaats. Dit<br />
betekent dat alle NAW gegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer,<br />
verzekeringsnummer) van de patiënten worden verwijderd. Vervolgens vindt tekst<br />
interpretatie plaats, wat betekent dat de gegevens over controles en behandeling<br />
gevonden in de <strong>HIS</strong> tabellen zullen worden omgezet naar gestructureerde<br />
variabelen. De oorspronkelijke vrije tekst wordt dus niet bij de extractie<br />
opgestuurd, maar slechts de geïnterpreteerde gegevens. Als laatste wordt<br />
automatisch nog een lijst gegenereerd van mensen, die verhuisd of overleden zijn<br />
sinds de startdatum, en wordt er een praktijkopbouw gemaakt, waarbij de<br />
aantallen patiënten per leeftijds- en geslachtklasse worden geteld. Deze<br />
informatie zal gebruikt worden bij het genereren van de spiegelinformatie voor de<br />
huisartsenpraktijk.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 22<br />
DBC/ GHC DBC uitsluiting is alleen relevant, indien u een contract voor diabetes met de<br />
uitsluiting<br />
zorggroep (bijvoorbeeld de GHC) heeft afgesloten. Als dat niet zo is, kunt u het<br />
veld op de selectielijst op 'Ja' laten staan.<br />
Als u wel een contact heeft, kunt u zowel bij het bewerken van de selectielijst, als<br />
gedurende het jaar patiënten markeren die moeten worden uitgesloten van de<br />
DBC diabetes. Het gaat dan om patiënten, die eerder wel zijn geklassificeerd als<br />
diabetes type 2 en waarvoor u in principe de hoofdbehandelaar bent (zoals<br />
aangegeven bij beheertype op de selectielijst), maar die gedurende (een deel van)<br />
de afgelopen periode niet binnen de DBC contractafspraken m.b.t. de<br />
diabeteszorg vallen. Te denken valt aan prediabeten, patiënten die langdurig in<br />
het buitenland of een instelling verbleven, patiënten die elke vorm van zorg -zoals<br />
wenselijk volgens de standaarden- weigeren, of patiënten die bijvoorbeeld door<br />
wijziging leefstijl en verlies overgewicht nu als 'genezen' worden beschouwd.<br />
Deze patiënten kunt u gedurende het jaar markeren met de tekst ‘GHC 0 stop’ in<br />
een journaalregel. Hiermee geeft u dus aan dat u voor deze patiënten niet (of niet<br />
meer) declareert en ze dus buiten de benchmarking moeten worden gehouden.<br />
Wanneer deze patiënten vervolgens toch weer terug in behandeling komen bij u<br />
als huisarts, dan kunt u dat markeren met de tekst ‘GHC 1 start’ in een<br />
journaalregel. Dit laatste is dus uitsluitend nodig voor patiënten, die eerder met<br />
‘GHC 0 stop’ gemarkeerd waren. Daarnaast wordt u gevraagd om deze DBC<br />
status te controleren en zonodig te wijzigen wanneer u de jaarlijkse selectielijst<br />
voor GIANTT verwerkt (alleen type 2 DM patiënten waarvoor u hoofdbehandelaar<br />
bent). Patiënten die beheertype ‘Poli – specialist’ hebben, worden automatisch in<br />
de selectielijst op nee gezet.<br />
Filteren In het Selectielijst bewerken scherm kan de lijst geselecteerde patiënten via een<br />
handig filtersysteem worden bekeken. De beschikbare filters zijn:<br />
Alle patiënten Geen selectie, maar een volledige lijst<br />
Alleen nieuwe patiënten Alleen de patiënten die bij de eerdere<br />
extractieronde nog niet geïdentificeerd waren<br />
worden getoond.<br />
Alleen vertrokken zonder datum<br />
of reden<br />
Alleen patiënten die verdwenen zijn zonder<br />
datum of reden in het <strong>HIS</strong><br />
Alleen DM type 2 Alleen de type 2 DM patiënten zijn zichtbaar. Dit<br />
is handig om de startdatum diabetes en<br />
beheertypen te controleren.<br />
Alleen DM type 2 zonder<br />
<br />
Alle type 2 DM patiënten waarvan nog geen<br />
startdatum diabetes is opgegeven worden<br />
getoond. Handig voor aanvullen datums.<br />
DM2 huisarts/ DBC ja Alleen type 2 DM patiënten waarvoor u<br />
hoofdbehandelaar bent, die op DBC ja staan.<br />
Handig voor controle juiste DBC status.<br />
DM2 huisarts/ DBC nee Alleen type 2 DM patiënten waarvoor u<br />
hoofdbehandelaar bent, die eerder op DBC nee<br />
staan. Handig voor controle juiste DBC status.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 23<br />
Alleen twijfelgevallen<br />
(DM niet gespecificeerd)<br />
Alleen die patiënten, waarvan GIANTT niet heeft<br />
kunnen bepalen wat hun diagnose status is.<br />
Alleen Bezwaar patiënten Alleen bekende ‘bezwaar makende’ patiënten.<br />
Alleen DM type 1 Alleen de type 1 DM patiënten worden getoond.<br />
Handig om deze diagnose te controleren.<br />
Identificatie Patiënten die bij eerdere extractierondes bij GIANTT bekend zijn, maar sinds de<br />
verhuisd of<br />
laatste extractieronde uw praktijk hebben verlaten (door bv. verhuizing of<br />
overleden<br />
overlijden) zullen zoveel mogelijk automatisch worden opgezocht om datum en<br />
reden van vertrek te weten te komen. Echter, niet van al deze patiënten is de<br />
informatie in het <strong>HIS</strong> terug te vinden, bijvoorbeeld wanneer er een archievering<br />
van patiëntendossiers heeft plaatsgevonden. Deze voor GIANTT onvindbare<br />
patiënten zullen in de lijst voorkomen, gekenmerkt door de typering "Ov./Verh.",<br />
en het hebben van een laatste extractie datum (ExtDat). Voor deze patiënten<br />
wordt u gevraagd de reden en datum vertrek aan te geven. Hiervoor kunt u<br />
gebruik maken van de selectie ‘Vertrokken zonder datum of reden’. Deze datum<br />
en reden worden alleen opgeslagen als u op hebt gedrukt.<br />
Lijsten printen Het kan soms het kan handig zijn om de lijst zoals op het scherm getoond wordt<br />
uit te printen, zodat er rustig naar gekeken kan worden of een ander persoon in de<br />
praktijk de juiste diagnose van de patiënten kan verifiëren op een ander<br />
werkstation. Druk op aan de rechterzijde om de lijst met het actuele<br />
filter te printen. De lijst die op het scherm staat zal worden geprint.<br />
Tevens kan van de lijst een Excel bestand worden aangemaakt met de knop<br />
.<br />
Hiermee kan de lijst nog verder uitgesplitst worden, bijvoorbeeld op medewerker,<br />
wat handig is voor het maken van deellijsten binnen een groepspraktijk. Bij de<br />
Mac OS versie is het alleen mogelijk om de lijst te exporteren naar een tabgescheiden<br />
tekstbestand, dat eenvoudig in een programma als Excel of Word<br />
ingelezen kan worden.<br />
Selectie algoritme Het selectie algoritme heeft tot doel een zo compleet mogelijke lijst te genereren<br />
van alle type 2 diabeten die in een huisartsenpraktijk bekend zijn. Aangezien het<br />
streven is naar een zo laag mogelijk aantal gemiste type 2 diabeten, zal er een<br />
aantal fout-positieven tussen zitten. De automatisch gegenereerde lijst van<br />
mogelijke type 2 diabeten zal derhalve enige bewerkingen moeten ondergaan om<br />
de onterecht toegevoegde patiënten te herkennen en te verwijderen. In de<br />
gegevensbestanden wordt gezocht naar gegevens die kunnen wijzen op de<br />
aanwezigheid van een patiënt met diabetes mellitus type 2. Dit gebeurt aan de<br />
hand van de beschikbare gegevens over medicatie, ICPC coderingen en<br />
labmetingen, maar ook meldingen die mogelijk betrekking hebben op deze<br />
conditie in vrije tekst. Na het uitvoeren van de eerste selectie worden de
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 24<br />
Startdatum<br />
diabetes<br />
anonieme gegevens elektronisch naar GIANTT verstuurd, bestaande uit de kleine<br />
stukjes informatie waarop de inclusies zijn gebaseerd.<br />
De volgende stappen zullen worden gevolgd voor de selectie:<br />
DM ruiters zoeken<br />
Journaal ICPC zoeken<br />
Probleem ICPC zoeken<br />
Diabetes medicatie zoeken in medicatie lijst<br />
Zoeken "DM" in Probleem tekst<br />
Zoeken "type 2" in Probleem tekst<br />
Zoeken "type II" in Probleem tekst<br />
Zoeken "DM" in Journaal tekst<br />
Zoeken "type 2/II" in Journaal tekst<br />
Zoeken "diab" in Journaal tekst<br />
ATC codes zoeken<br />
Patiënt gegevens opzoeken<br />
Filteren starten<br />
Zoeken ATC A10B codes<br />
Zoeken A10A AND NOT A10B and leeftijd>65<br />
Zoeken NOT A10A AND NOT A10B and leeftijd>20<br />
Glucose en HbA1c metingen zoeken in tekst<br />
Analyseren labbepalingen<br />
Na het selectie algoritme te hebben uitgevoerd, zullen de resultaten automatisch<br />
versleuteld en verzonden worden. Deze gegevens worden beoordeeld door een<br />
GIANTT medewerker om foutief geselecteerde patiënten er zoveel mogelijk uit te<br />
halen. Voor sommige patiënten zal op grond van de beschikbare gegevens echter<br />
twijfel over de diagnose kunnen blijven bestaan. De huisarts zal derhalve ter<br />
controle een bewerkte lijst terugkrijgen van GIANTT. Zodra deze bewerkte lijst<br />
beschikbaar is voor de huisarts, zal deze daarvan op de hoogte worden gesteld.<br />
Dan kan met de volgende handeling Selectielijst bewerken worden gestart.<br />
Het is de bedoeling om voor alle type 2 DM patiënten de startdatum van de<br />
diagnose in te voeren. Het gaat dan om maand en jaar van diagnosestelling.<br />
Indien dit niet bij u bekend is kunt u dat met een ? aangeven. In het geval een<br />
schatting van de startdatum moet worden gemaakt, zet dan een vraagteken (?)<br />
achter de ingevoerde (geschatte) datum, bv. 03-1990?. Deze startdatums worden<br />
alléén opgeslagen nadat u op de knop heeft gedrukt.<br />
Wannneer u startdatums van diagnoses al op een systematische manier opslaat<br />
in uw <strong>HIS</strong>, kunt u met de knop het extractieprogramma laten<br />
zoeken naar diagnose startdatums in de episode tabel of de probleemlijst of bij de<br />
uitslagen naar de diagnostische bepaling ‘DM2 bestaat (vermoedelijk) sinds’.<br />
Let wel, er wordt dus niet gezocht in het journaal of de correspondentie. Het<br />
programma zal dan een of meerdere datums tonen met de context. U kunt hieruit<br />
een keuze maken en bevestigen door op de knop te klikken. Mocht<br />
geen van de getoonde datums de werkelijke startdatum presenteren, dan kunt u<br />
ook nog de datum handmatig invoeren en met de knop bevestigen.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 25<br />
U moet hierbij bedacht zijn op 'en masse ' aangemaakte episodes of problemen<br />
op één bepaalde datum (bijvoorbeeld bij de start van episode-gericht registreren<br />
of bij het invoeren van de probleemhistorie bij nieuw binnengekomen patiënten). U<br />
kunt altijd nog van keuze veranderen en de reeds gemaakte keuze leegmaken<br />
met de knop .<br />
Systeemtest Gedurende deze test wordt een simpele extractie op de database uitgevoerd,<br />
bestaande uit een praktijkopbouw en een anonieme lijst van verhuisde en<br />
overleden patiënten. Deze gegevens worden elektronisch naar de Centrale Studie<br />
Database van GIANTT gestuurd ter evaluatie. Indien de systeemtest niet in orde<br />
is, zal een elektronisch probleemrapport naar GIANTT worden gestuurd, of wordt,<br />
indien er een probleem is met de internetverbinding, een probleemrapport<br />
aangemaakt dat u kunt printen en faxen naar GIANTT. Er wordt dan zo snel<br />
mogelijk contact met u opgenomen.<br />
Type 2 DM Binnen het GIANTT project hanteren wij de volgende definities van types Diabetes<br />
Mellitus (op basis van WHO definities):<br />
Verificatie<br />
diagnose<br />
Type 1 zijn patiënten, die vanaf het begin van diagnose met insuline<br />
behandeld moeten worden (beta-cel destructie, leidend tot absolute<br />
insulinedeficiëntie). Hieronder valt ook de ‘latent autoimmune diabetes in<br />
adults’ (LADA). Bijbehorende ICPC code T90.1.<br />
Type 2 zijn patiënten met een relatieve insuline ongevoeligheid, die in<br />
eerste instantie met dieet of orale antidiabetica behandeld kunnen worden,<br />
maar eventueel in een later stadium met insuline behandeld worden<br />
(insulineresistentie en wisselende mate van insulinedeficiëntie.) Hieronder<br />
valt ook ‘maturity-onset diabetes of the young’ (MODY). Bijbehorende<br />
ICPC code T90.2.<br />
Overige types waaronder: zwangerschapsdiabetes, genetische defecten,<br />
pancreasinsufficiëntie, medicamenteus, infectieus. Geen ICPC code.<br />
N.b. Bij elk type diabetes kan op een bepaald moment insuline-therapie<br />
geïndiceerd zijn; insulinegebruik classificeert de patiënt derhalve niet.<br />
Bij een eerste extractieronde of bij nieuwe patiënten sinds de laatste<br />
extractieronde staat de DM typering als voorlopig genoteerd, op basis van de<br />
gegevens zoals die bij GIANTT zijn beoordeeld. Dit zijn echter vermoedelijke<br />
typeringen, die door de huisarts moeten worden gecontroleerd. Aandachtspunt<br />
hierbij is de door GIANTT gehanteerde definitie van Type 2 DM (pag. 25). Naast<br />
Type 1 en Type 2, zal de typering Twijfel voorkomen, die aangeeft dat aan de<br />
hand van de stukjes informatie uit het dossier niet opgemaakt kon worden óf het<br />
een diabeet betreft, óf om welk type diabeet het gaat.
<strong>Handleiding</strong> <strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> 26<br />
De optie biedt u de mogelijkheid om direct in uw <strong>HIS</strong> te<br />
zoeken naar alle patiënten, die u zelf heeft geruiterd of gecodeerd met een ICPC<br />
diagnosecode. Hiermee kunt u snel vergelijken of de in GIANTT gevonden<br />
(mogelijke) DM patiënten overeenkomen met deze eigen lijst en of er aan beide<br />
kanten geen diabetes patiënten zijn gemist.<br />
Vragenlijst U wordt verzocht alle vragen te beantwoorden (eventueel met ? indien<br />
antwoord onbekend is)<br />
In alle zwart/grijze vakken kan tekst worden ingevoerd<br />
In bruine vakjes kan j/n/? worden ingevoerd (ja/nee/onbekend)<br />
In groene vakjes kan korte datum, bijvoorbeeld 03-2001 worden ingevoerd<br />
Wanneer de cursor in een vakje staat, is onderin het scherm in de grijze<br />
balk nog verdere toelichting te lezen<br />
Met of of de muis kan naar een volgende vraag worden<br />
doorgesprongen<br />
Met gaat u door naar volgende tabblad; bij laatste<br />
tabblad (Huisartsen) kunt u het geheel . Wanneer niet alles is<br />
ingevuld, krijgt u de waarschuwing wat nog moet worden ingevuld.<br />
U kunt ook tussendoor
NOTIFICATIE BEZWAAR DEELNAME<br />
Datum: _____________________________<br />
Huisartsenpraktijk: ______________________________________________________<br />
______________________________________________________<br />
Let op, géén namen van patiënten meesturen.<br />
Patiëntnummers (zoals opgeslagen in uw eigen <strong>HIS</strong>)<br />
van toepassing op deze notificatie:<br />
Handtekening huisarts:<br />
Deze fax sturen naar:<br />
GIANTT project<br />
Fax 050 – 363 2812<br />
_____________________________________________
Mail Merge patiëntenbrief 28<br />
BIJLAGE A: HANDLEIDING MAIL MERGE GIANTT PATIËNTENBRIEF<br />
Word versie 97/2000 (Nederlandstalige versie)<br />
Ga naar C:\GIANTT. Open het document HA_patientenbrief.doc in Word. Ga naar Extra, Afdruk<br />
Samenvoegen. Er verschijnt een nieuwe taakbalk, en het volgende venster verschijnt.<br />
Stap 1: Kies de knop Maken, kies dan knop 'Standaardbrieven' en vervolgens de knop 'Actief<br />
venster'.
Mail Merge patiëntenbrief 29<br />
Stap 2. Gegevens ophalen: Klik op gegevens koppelen. Ga naar de directory waar u de mailing<br />
lijst hebt opgeslagen, selecteer het bestand en klik op de knop Openen. (Dit bestand hoort niet<br />
opgeslagen te zijn onder C:\GIANTT; indien dit toch het geval is gaarne alsnog op een andere<br />
locatie opslaan, zoals bijvoorbeeld Mijn Documenten.)<br />
De volgende melding verschijnt:<br />
Klik op de knop 'Hoofddocument bewerken', en u komt terug in de brief.<br />
Ga met de cursor staan onder het woordje Aan: Klik vervolgens linksboven op de knop<br />
'Samenvoegveld invoegen'. Er verschijnt dan een lijstje met Naam, Adres, Postcode, Woonplaats.<br />
Klik het eerste veld één keer aan en het verschijnt in de brief onder Aan:<br />
Ga met Enter naar een nieuwe regel en klik op het volgende veld om in te voegen. Herhaal dit voor<br />
de resterende velden. Het document ziet er dan als volgt uit:<br />
In dit stadium kunt u de layout van de brief nog naar eigen wensen aanpassen, waaronder plaats<br />
en datum rechtsboven en onderaan dient uiteraard Ondertekening door huisarts vervangen te<br />
worden door naam en handtekening van de huisarts.
Mail Merge patiëntenbrief 30<br />
Ga vervolgens naar de samenvoeg taakbalk en klik op de knop Samenvoegen....<br />
Laat alle instellingen precies zo staan en klik op de knop 'Samenvoegen'. Nu wordt voor iedere<br />
patiënt een brief gemaakt op een nieuwe pagina in het document 'Standaardbrieven.doc'. Dit<br />
document kunt u naar eigen inzicht hernoemen en opslaan. U kunt nu eventueel nog iets<br />
aanpassen in de afzonderlijke brieven. Het kan namelijk gebeuren dat een brief onbedoeld 2<br />
pagina’s beslaat omdat de tekst is gaan verschuiven bij het invoegen van de adresvelden. U kunt<br />
de brief dan inkorten door bovenaan de brief enige witregels te verwijderen. Daarna kunt u de<br />
brieven printen. Als u HA_patientenbrief.doc nu opslaat, is het samenvoeg hoofddocument direct<br />
beschikbaar voor als u het samenvoegen nog een keer wilt uitvoeren.
Mail Merge patiëntenbrief 31<br />
Word versie XP/2003/2007/2010/2013 (Nederlandstalige versie)<br />
Ga naar C:\GIANTT. Open het document HA_patientenbrief.doc in Word. Klik in de bovenste<br />
werkbalk op Extra, Brieven en Verzendlijsten, Afdruk samenvoegen. Bij Word 2007/2010/2013 klikt<br />
u in het lint op Verzendlijsten, Afdruk samenvoegen, Wizard afdruk samenvoegen. Aan de<br />
rechterkant verschijnt een taakvenster. Hier bepaalt u eerst wat voor type document u wilt<br />
gebruiken voor het samenvoegen. Wij gaan voor deze handleiding uit van de optie Brieven.<br />
Daarna kunt u in 6 duidelijke stappen het samenvoegen uitvoeren. Deze stappen ziet u onder in<br />
het taakvenster.<br />
Stap 1 van 6.<br />
Klik op Volgende: Begindocument. U kiest hier voor huidige document gebruiken.<br />
Stap 2 van 6<br />
Klik op Volgende: Adressen selecteren. Kies Een bestaande lijst gebruiken. Klik op Bladeren…<br />
Ga naar de directory waar u de mailinglijst hebt opgeslagen, selecteer het bestand en klik op de<br />
knop Openen. (Dit bestand hoort niet opgeslagen te zijn onder C:\GIANTT; indien dit toch het<br />
geval is gaarne alsnog op een andere locatie opslaan, zoals bijvoorbeeld Mijn Documenten.
Mail Merge patiëntenbrief 32<br />
Als u dit bestand opent verschijnt het volgende venster:<br />
Als u op OK klikt wordt de lijst geselecteerd en gekoppeld aan het samenvoegdocument.<br />
Stap 3 van 6<br />
Klik op Volgende: Uw brief schrijven. Plaats in het document de cursor onder Aan:<br />
Klik in het taakvenster vervolgens op Meer items…<br />
Het volgende venster verschijnt:<br />
Selecteer een veld en klik op invoegen. Herhaal dit voor alle velden.
Mail Merge patiëntenbrief 33<br />
Plaats tussen de velden een harde return, zodat ieder veld op een nieuwe regel begint. De brief<br />
komt er dan als volgt uit te zien:<br />
In dit stadium kunt u de layout van de brief nog naar eigen wensen aanpassen, waaronder plaats<br />
en datum rechtsboven en onderaan dient uiteraard Ondertekening door huisarts vervangen te<br />
worden door naam en handtekening van de huisarts.<br />
Stap 4 van 6<br />
Met deze stap kunt u een voorbeeld van zien van het samenvoegen:
Mail Merge patiëntenbrief 34<br />
Stap 5 van 6<br />
Klik op volgende: samenvoeging voltooien. Kies voor samenvoegen in nieuw document en klik op<br />
Afzonderlijke brieven bewerken…<br />
Het volgende venster verschijnt:<br />
Kies hier Alles en klik op OK. Het samenvoegen wordt nu uitgevoerd.<br />
Nu wordt voor iedere patiënt een brief gemaakt op een nieuwe pagina in het document<br />
'Standaardbrieven.doc'. Dit document kunt u naar eigen inzicht hernoemen en opslaan.<br />
U kunt nu eventueel nog iets aanpassen in de afzonderlijke brieven. Het kan namelijk<br />
gebeuren dat een brief onbedoeld 2 pagina’s beslaat omdat de tekst is gaan verschuiven<br />
bij het invoegen van de adresvelden. U kunt de brief dan inkorten door bovenaan de brief<br />
enige witregels te verwijderen. Daarna kunt u de brieven printen. Als u<br />
HA_patientenbrief.doc nu opslaat, is het samenvoeg hoofddocument direct beschikbaar<br />
voor als u het samenvoegen nog een keer wilt uitvoeren.
Mail Merge patiëntenbrief 35<br />
Word versie 2004 voor Mac (Engelstalige versie)<br />
Klik na het verzenden van de selectielijst op Mailinglijst maken. Sla het bestand op onder<br />
bijvoorbeeld de naam mailinglijst_<strong>giantt</strong>.txt in een willekeurige directory, zoals documenten of de<br />
thuismap, maar niet in de GIANTT directory.<br />
Start Word en open /GIANTT/HA_patientenbrief.doc.<br />
Ga naar Tools, Data merge manager. Het volgende<br />
venster verschijnt:<br />
Bij Main Document, klik op Create en kies voor Form<br />
Letters. Nu verschijnt bij Main document:<br />
HA_patientenbrief.doc en bij Merge type: Form Letters<br />
Bij Data Source, klik op Get Data en kies voor Open Data<br />
Source...<br />
Zoek nu het opgeslagen mailinglijst bestand op in de<br />
home directory, selecteer het bestand en klik op Open.<br />
Bij Data: verschijnt nu de naam van het bestand.<br />
Bij Merge field, sleep de velden naar het document onder het woord Aan:. Zet indien nodig naam,<br />
adres en postcode onder elkaar en zet woonplaats naast postcode met een spatie.<br />
Bij Preview wordt, als u op > klikt, inhoud van de velden getoond en krijgt u een<br />
voorbeeld van de adressen.<br />
U kunt nu nog de lay-out van de brief aanpassen om ervoor te zorgen dat het adres op de juiste<br />
plaats van het venster van een vensterenvelop komt. Ook kunt u de tekst nog zo aanpassen (naar<br />
boven verschuiven en/of het lettertype kleiner maken om alles op een pagina te houden. De titel<br />
linksboven '(voorbeeld brief voor patiënten)' kunt u verwijderen.
Mail Merge patiëntenbrief 36<br />
Bij Merge, klik op Merge to printer of op Merge to New Document (met de standaard optie 'All'),<br />
zodat u de afzonderlijke brieven eerst nog te zien krijgt in een nieuw document voordat u deze uit<br />
gaat printen (zie voorbeeld volgende pagina).
BIJLAGE B: HANDLEIDING CONNX DATA DICTIONARY UPDATE PROMEDICO VDF<br />
<strong>Handleiding</strong> voor het opnieuw aanmaken van de Connx Data Dictionary na een<br />
Promedico VDF upgrade<br />
Start het programma Conxx Data Dictionary via Start, Programs, Connx 8 (of 9).<br />
U moet nu eerst een .CDD bestand openen. Zoek dit op onder C:\GIANTT. Open het bestand dat<br />
in het detailvenster getoond wordt. (*.cdd)<br />
U komt dan in een hoofdscherm. Klik rechts op de knop Import.<br />
37
Bij "Import Type" moet staan: DataFlex files from directory. Bij "Enter a Dataflex file directory<br />
name" invullen: bijvoorbeeld F:\Promed (server) of C:\Promed (lokaal). "Include Subdirectories"<br />
moet aangevinkt zijn, zeer belangrijk! N.B. De exacte naam/locatie van de Promedico VDF<br />
directory kan afwijken van bovengenoemd voorbeeld. Het is raadzaam deze vooraf even uit te<br />
zoeken of na te vragen bij de systeembeheerder.<br />
Het programma zoekt dan in de Promed directory en toont dan een venster met beschikbare<br />
tabellen.<br />
Hier klikt u op Add All>> en dan op OK.<br />
Er zullen zo nu en dan vensters verschijnen met de boodschap Error importing table ...<br />
Dit zijn geen kritische foutmeldingen. U kunt deze iedere keer met OK wegklikken.<br />
38
Als de import klaar is komt u weer in het hoofdscherm.<br />
U dient nu bovenin het scherm op Security te klikken en te controleren of de volgende opties zijn<br />
aangevinkt:<br />
Default access = Read Only<br />
Disable CONNX integrated security<br />
Bij alle andere opties moet het vinkje verwijderd zijn.<br />
Als u dit heeft gedaan, klikt u op File, Save en sluit u het programma af.<br />
Indien van toepassing, klikt u eerst nog in het hoofdscherm van het extractie programma op<br />
, zodat de nieuwste versie van het extractie programma wordt geinstalleerd.<br />
U kunt dan verder gaan met de stap die wordt aangegeven in het onderste gedeelte van het<br />
hoofdscherm.<br />
39
BIJLAGE C: REGISTRATIE RICHTLIJNEN EN TIPS<br />
Hoofdpunten<br />
Gegevens over lab-uitslagen en lichamelijk onderzoek:<br />
Journaal: meetwaarden in journaalteksten moeten herkenbaar zijn door de notatie<br />
“label, meetwaarde en zonodig eenheid” (b.v. HbA1c 7.8, alb 34 mg/l). Als label<br />
kunnen de gebruikelijke afkortingen worden gebruikt.<br />
NIET DOEN: een rij labels, gevolgd door een rij meetwaarden (b.v. chol hba1c tsh<br />
4.7 7.2 1.2), of 1 label gevolgd door rij meetwaarden (b.v. Chol gevolgd door 3 tot 5<br />
vetspectrum meetwaarden of RR 170/96 165/95 180/100). Elke meetwaarde moet<br />
zijn eigen label hebben.<br />
OOK NIET DOEN: historische uitslagen opnieuw invoeren met het gebruikelijke<br />
label, bv. hba1c 7.8 hba1c 9.2 02-2006. Deze historische meetwaarde wordt dan als<br />
nieuwe meetwaarde herkend op de datum van journaalregel. Wanneer u een oude<br />
uitslag opnieuw wilt vermelden in de tekst, moet dit juist zonder herhaling van het<br />
label gebeuren. Bijvoorbeeld: hba1c 7.8 was 9.2 02-2002.<br />
Meetwaarden/bepalingen-tabel, die eventueel gekoppeld zijn aan risicoprofielen of<br />
protocollen in het <strong>HIS</strong>: alle opgeslagen uitslagen<br />
Gegevens over roken:<br />
meetwaarden/bepalingen-tabel zowel middels NHG-bepalingen codes voor roken<br />
(ja/nooit/voorheen) of mate van roken (aantal sigaretten, sigaren, pijpen per dag)<br />
OF middels <strong>HIS</strong>-specifieke codes voor roken<br />
journaal uitsluitend indien genoteerd als “rookt 0” of “rookt 1” voor respectievelijk<br />
“rookt niet”/ “rookt wel”), met eventueel toevoeging “rookt 0 nooit” of “rookt 0<br />
gestopt”.<br />
Gegevens over oogcontrole:<br />
meetwaarden/bepalingen-tabel: bij voorkeur opgeslaan middels standaard NHGbepalingen<br />
code “datum laatste fundoscopie” (code 1638, DAFU).<br />
Dit zorgt ervoor dat de oogmeting met de juiste datum wordt geregistreerd.<br />
Er zijn enkele alternatieve opties, die door GIANTT wel in de benchmark worden<br />
meegenomen als 'uitgevoerde oogmeting', maar waarbij de datum van de oogmeting<br />
niet correct kan worden uitgelezen. In deze gevallen wordt de datum van registratie in<br />
het <strong>HIS</strong> gebruikt als datum van de oogmeting zelf (n.b. het eventueel extra vermelden<br />
van de datum van de meting in een tekstveld wordt niet uitgelezen).<br />
uitslag fundusfoto (code 2129, FUFO) en/of “diabetische retinopathie Li / Re oog”<br />
(codes 1652 / 1653, DMRP)<br />
eventueel als alternatief voor gestructureerde opslag: tekstregel “fundus 1 gedaan”<br />
aanmaken in journaaltekst; n.b. het cijfer 1 is hierbij essentieel! (dus niet “fundus<br />
gedaan”)<br />
voor Omni<strong>HIS</strong> gebruikers: T90 link aan oogartsbrief met uitslag funduscontrole<br />
toevoegen.<br />
40
Gegevens over medicatie en comorbiditeit:<br />
medicatietabel (geen bijzonderheden)<br />
probleemlijst: ICPC codes of eenduidige tekst<br />
Gegevens uit correspondentie of externe bronnen:<br />
afhankelijk van wijze van opslag en het <strong>HIS</strong> zijn correspondentie gegevens NIET<br />
altijd voor extractie toegankelijk (zie bij Correspondentie).<br />
Invoer van gegevens uit externe bronnen (bv. specialistenbrieven, labuitslagen):<br />
bij handmatige invoer kunnen gegevens een verkeerde datering krijgen (namelijk<br />
dag van invoer i.p.v. dag van uitslag). Indien mogelijk: de journaal-datum<br />
aanpassen aan de datum van de betreffende bepaling(en).<br />
GHC 0/1 regel voor het (tijdelijk) uitsluiten van patiënten voor de benchmark:<br />
Normaal gesproken worden gegevens verzameld over alle bij u bekende diabetes<br />
type 2 patiënten, waarvoor u hoofdbehandelaar bent (zoals ook aangegeven bij<br />
beheertype op de selectielijst). In bijzondere gevallen kunnen er redenen zijn dat<br />
deze gegevens niet worden opgenomen in de benchmark-rapportage. Het gaat dan<br />
om patiënten, die gedurende (een deel van) het rapportagejaar niet binnen de<br />
contractafspraken m.b.t. de diabeteszorg geleverd door de GHC vallen. Te denken<br />
valt aan prediabeten, patiënten die langdurig in het buitenland of een instelling<br />
verbleven, patiënten die elke vorm van zorg –zoals wenselijk volgens de<br />
standaarden- weigeren, of patiënten die bijvoorbeeld door wijziging leefstijl en<br />
verlies overgewicht nu als ‘genezen’ worden beschouwd. In zulke gevallen kunt u<br />
deze patiënten markeren met de tekst ‘GHC 0 stop’ in een journaalregel. Hiermee<br />
geeft u dus aan dat u voor deze patiënten niet (of niet meer) declareert en ze dus<br />
buiten de benchmarking moeten worden gehouden. Wanneer deze patiënten<br />
vervolgens toch weer terug in behandeling komen bij u als huisarts, dan kunt u dat<br />
markeren met de tekst ‘GHC 1 start’ in een journaalregel. Dit laatste is dus<br />
uitsluitend nodig voor patiënten, die eerder met ‘GHC 0 stop’ gemarkeerd waren.<br />
<br />
Correspondentie per <strong>HIS</strong><br />
Scannen van gegevens:<br />
MicroHis<br />
Promedico<br />
Ingescande gegevens kunnen NIET worden geëxtraheerd, als deze als een<br />
"plaatje" in het <strong>HIS</strong> worden weggeschreven.<br />
Gescande gegevens, die middels OCR naar tekst worden geconverteerd, kunnen<br />
uit sommige <strong>HIS</strong>sen wel worden geëxtraheerd (zie per <strong>HIS</strong> hieronder).<br />
Correspondentie is beschikbaar voor extractie.<br />
VDF: Correspondentie is beschikbaar voor extractie.<br />
ASP: Correspondentie is (nog) NIET beschikbaar voor extractie. Overleg met<br />
software leverancier hierover is gaande.<br />
41
Medicom<br />
Correspondentie is (nog) NIET beschikbaar voor extractie. Overleg met software<br />
leverancier hierover is gaande.<br />
OmniHisStudio<br />
HetHis<br />
Studio: Correspondentie is beschikbaar voor extractie.<br />
Scipio: Correspondentie is beschikbaar voor extractie.<br />
Correspondentie is beschikbaar voor extractie.<br />
Systeem Post<br />
Mira<br />
Correspondentie is niet altijd beschikbaar voor extractie.<br />
Correspondentie is beschikbaar voor extractie.<br />
Belangrijke tips per meetwaarde<br />
Bloeddruk<br />
BMI<br />
HbA1c<br />
LDL<br />
Bij series metingen na 1 label (b.v. RR 170/96 165/95 180/100) wordt alleen de<br />
meetwaarde direct achter het label geëxtraheerd (dit kan ondervangen worden door<br />
label te herhalen)<br />
Gewicht en lengte worden automatisch omgezet naar BMI, waarbij de laatst<br />
genoteerde lengte gebruikt wordt (eventueel uit eerder jaar)<br />
geen bijzonderheden<br />
verschillende bepalingen NIET als één serie meetwaarden noteren zonder<br />
individuele labels (b.v. vetspectrum-metingen met alleen het label Chol gevolgd<br />
door 3 tot 5 meetwaarden zonder nadere aanduiding).<br />
Eiwit in urine<br />
Duidelijk aangeven met gebruikelijk label (en eenheid) om welke bepaling het gaat<br />
(albumine of 24-uursbepaling of albumine creatinine ratio)<br />
Uitslag van bepalingen niet alleen met “MA+” noteren zonder de daadwerkelijke<br />
meetwaarde-uitslag (in mg/l) te noteren.<br />
Oogcontrole<br />
BIJ VOORKEUR In meetwaarde/bepalingen-tabel en/of risico-module opslaan<br />
middels NHG-bepalingen code datum laatste fundoscopie = code 1638;<br />
42
OF uitslag fundusfoto = code 2129; en/of diabetische retinopathie Li / Re oog =<br />
codes 1652 / 1653 (registratiedatum wordt dan datum onderzoek).<br />
OF in journaaltekst met de tekstregel “fundus 1 gedaan” (n.b. het cijfer 1 is hierbij<br />
essentieel, dus niet “fundus gedaan” ; registratiedatum wordt dan datum<br />
onderzoek).<br />
OF voor Omni<strong>HIS</strong> gebruikers: T90 link aan oogartsbrief met uitslag funduscontrole<br />
toevoegen (registratiedatum van brief in <strong>HIS</strong> wordt dan datum onderzoek).<br />
Rookstatus<br />
Nadere toelichting<br />
in meetwaarde/bepalingen-tabel en/of risico-module opslaan middels NHGbepalingen<br />
codes voor roken (ja/nooit/voorheen), code 1739, of mate van roken<br />
(aantal sigaretten, sigaren, pijpen per dag), resp. code 1992, 1993, 2014, OF<br />
middels <strong>HIS</strong>-specifieke codes voor roken, OF in journaaltekst als “rookt 0 / 1” (voor<br />
respectievelijk “rookt niet/ rookt wel”), met eventueel toevoeging “rookt 0 nooit” of<br />
“rookt 0 gestopt”.<br />
De huisarts draagt zorg voor het adequaat registreren van de geleverde zorg in het <strong>HIS</strong>.<br />
Het gaat om de normale documentatie van laboratorium-uitslagen, lichamelijk onderzoek<br />
en medicatie in het elektronisch patiëntendossier van het <strong>HIS</strong>. Deze gegevens worden door<br />
GIANTT rechtstreeks uit het <strong>HIS</strong> gehaald met behulp van een programma dat op de<br />
computer van de huisarts wordt geïnstalleerd. Hiervoor is het alleen nodig dat gegevens<br />
digitaal en herkenbaar worden opgeslagen in het journaal of de meetwaarden/bepalingentabel<br />
van het <strong>HIS</strong>.<br />
Een huisarts kan gebruik maken van het risicoprofiel bij de registratie, maar dit is niet<br />
noodzakelijk. Huisartsen hoeven niet apart gegevens op te slaan of extra handelingen te<br />
verrichten om de indicatoren te berekenen.<br />
De huisarts is verantwoordelijk voor de selectie van de patiënten (zie ook ‘patiëntherkenning’)<br />
en de informatieverstrekking aan deze patiënten volgens de huidige<br />
privacyregels.<br />
Patiëntselectie: diabetestype, beheertype en DBC/GHC uitsluiting<br />
Diabetes type: bij de klassificering wordt uitgegaan van WHO definitie:<br />
Type 1 zijn patiënten, die vanaf het begin van diagnose met insuline behandeld<br />
moeten worden (beta-cel destructie, leidend tot absolute insulinedeficiëntie).<br />
Hieronder valt ook de ‘latent autoimmune diabetes in adults’ (LADA). Bijbehorende<br />
ICPC code T90.1.<br />
Type 2 zijn patiënten met een relatieve insuline ongevoeligheid, die in eerste<br />
instantie met dieet of orale antidiabetica behandeld kunnen worden, maar eventueel<br />
in een later stadium met insuline behandeld worden (insulineresistentie en<br />
wisselende mate van insulinedeficiëntie.) Hieronder valt ook ‘maturity-onset<br />
diabetes of the young’ (MODY). Bijbehorende ICPC code T90.2.<br />
Overige types waaronder: zwangerschapsdiabetes, genetische defecten,<br />
pancreasinsufficiëntie, medicamenteus, infectieus. Geen ICPC code.<br />
43
Beheer type: dit is geen vaste eigenschap van een patiënt en kan per jaar worden<br />
aangepast (voor tussentijdse veranderingen, zie ook GHC/DBC uitsluiting)<br />
‘Eigen beheer’ betekent dat u zowel de controles als de behandeling van deze<br />
diabetes-patiënt in de eigen praktijk uitvoert.<br />
‘Diabetesdienst’ gaat om patiënten waarvoor u hoofdbehandelaar bent, maar die<br />
voor alle diabetes controles naar de Diabetesdienst van het LabNoord gaan of om<br />
patiënten die daarvoor naar een transmurale faciliteit gaan (d.w.z. structurele<br />
controles/begeleiding door verpleegkundige/assistent buiten de praktijk, maar<br />
verdere jaarcontroles/behandeling door de huisarts)<br />
‘Poli – specialist’ gaat om patiënten waarvoor u niet de hoofdbehandelaar bent,<br />
maar dit een specialist of verpleeghuisarts is, kunt u dit bij aangeven als<br />
‘Poli - Specialist’.<br />
DBC/GHC uitsluiting:<br />
'DM2 Huisarts / DBC ja' betekent dat het om een patiënt gaat waarvoor u<br />
hoofdbehandelaar bent (d.w.z. beheertype 'Eigen beheer' of 'Diabetesdienst') en die<br />
gewoon binnen de DBC-diabetes valt. Dit geldt tevens voor patiënten waarvan<br />
bepaalde streefwaarden, ondanks de geleverde (extra) zorg van de praktijk, niet<br />
gehaald kunnen worden. Met deze groep heeft de GHC rekening gehouden in de<br />
met de zorgverzekeraar afgesproken streefpercentages voor de proces- en<br />
uitkomstmaten.<br />
‘DM2 Huisarts / DBC nee’ betekent dat het om een patiënt gaat waarvoor u<br />
hoofdbehandelaar bent (d.w.z. beheertype ‘Eigen beheer’ of ‘Diabetesdienst’), maar<br />
die nog niet, of tijdelijk niet, of niet meer binnen de DBC-diabetes valt.<br />
Patiënten die beheertype ‘Poli -specialist’ hebben, worden automatisch in de<br />
selectielijst op nee gezet.<br />
Uitsluiting van de DBC kan ook gedurende het jaar worden gemaakt, zonder het<br />
GIANTT programma op te starten (b.v. wanneer de GHC kwartaallijsten worden<br />
gemaakt) door bij een journaal regel aan te maken met de tekst ‘GHC 0 stop’<br />
44
BIJLAGE D: VOORBEELD PATIËNTENBRIEF<br />
Aan:<br />
Geachte heer, mevrouw,<br />
Plaats, datum<br />
Onze huisartspraktijk doet mee aan een grootschalig onderzoek rond diabeteszorg.<br />
Daarvoor gaan we de komende jaren de geleverde zorg en de gevolgen van verschillende<br />
behandelingen nauwlettend volgen. Dit doen we binnen het zogeheten GIANTT-project. Het<br />
doel van dit GIANTT-project is het verbeteren van de zorg en daarmee verminderen van<br />
complicaties bij diabetes patiënten op latere leeftijd. Ook de Diabetesdienst van Labnoord,<br />
het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG), het Martini Ziekenhuis en de Diabetes<br />
Vereniging Nederland zijn hierbij betrokken. Het onderzoek wordt uitgevoerd onder toezicht<br />
van het UMCG.<br />
Als huisarts ben ik verantwoordelijk voor de zorg die u krijgt in onze praktijk. Wij streven<br />
ernaar om de kwaliteit van zorg, ook door onderzoek, te verbeteren. Daarom zijn wij actief<br />
betrokken bij dit project. Dit houdt in dat gegevens over de controles, behandelingen en<br />
uitkomsten van onze diabetes patiënten –anoniem- zullen worden verzameld voor<br />
onderzoek. Naam en adresgegevens worden dus niet doorgegeven aan de onderzoekers.<br />
Wel worden de gegevens voorzien van een voor de onderzoekers onherkenbare code,<br />
waarin enkele administratieve gegevens zijn versleuteld. Dit is nodig om de gevolgen van<br />
behandeling gedurende meerdere jaren te kunnen volgen. Door vergelijking met onder meer<br />
landelijke gegevens krijgen wij beter inzicht in de door ons geleverde zorg en de<br />
mogelijkheden die te verbeteren. Wij rekenen dan ook op uw instemming om dit te kunnen<br />
doen.<br />
Wat vragen wij van u?<br />
Als u er geen bezwaar tegen heeft dat wij uw gegevens anoniem verwerken hoeft u niets te<br />
doen. Het gaat uitsluitend om gegevens die nu al in het elektronische bestand in onze<br />
huisartspraktijk worden opgeslagen. Wanneer u wel bezwaar heeft, verzoeken wij u dat aan<br />
ons te melden. Wij maken daar notitie van zodat uw gegevens niet in het onderzoek worden<br />
opgenomen. U kunt ook in latere instantie uw bezwaar nog kenbaar maken of intrekken. Het<br />
al dan niet bezwaar maken is niet van invloed op uw behandeling en heeft ook geen<br />
gevolgen voor eventueel ander (wetenschappelijk) onderzoek waar u aan meewerkt.<br />
Meer informatie<br />
Als u meer informatie over het project wilt, kunt u mailen naar w.sloof@umcg.nl of bellen met<br />
050-363 2808 (UMCG, afdeling Klinische Farmacologie) of de website www.<strong>giantt</strong>.nl<br />
raadplegen. De GIANTT-onderzoeksgroep houdt zich nadrukkelijk aan de wettelijke<br />
bepalingen ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens.<br />
Ondertekening door huisarts.
<strong>HIS</strong> <strong>Extractie</strong> is een data extractie programma ontwikkeld voor dataverzameling in het GIANTT project<br />
door de Afdeling Klinische Farmacologie van het UMCG