Handleiding HIS Extractie - giantt

Handleiding
HIS Extractie
GIANTT data extractie software
Software versie 3.4.6.7 (Windows) / 1.4.4.4 (Mac OS/X)
April 2013

Handleiding HIS Extractie 1
INHOUDSOPGAVE
Inhoudsopgave ....................................................................................................................1
Inleiding............................................................................................................................2
Belangrijk om te weten.....................................................................................................2
Voorwaarden....................................................................................................................3
Overzicht stappenplan bij jaarlijkse extractie (eerste en vervolgrondes)..........................3
Hoofdscherm HIS EXTRACTIE ...........................................................................................4
Dataverzameling stappen ....................................................................................................6
STAP 1 Installatie (1 e ronde of na vervanging hardware) ...........................................6
STAP 2 Software update opvragen (bij elke nieuwe start)..........................................6
STAP 3 Systeemtest (bij elke ronde) ..........................................................................6
STAP 4 Selectie uitvoeren (bij elke ronde) ................................................................6
STAP 5 Selectielijst bewerken (bij elke ronde) ............................................................7
STAP 6 Selectielijst verzenden..................................................................................15
STAP 7 Mailing lijst aanmaken ..................................................................................15
STAP 8 Vragenlijst invullen .......................................................................................16
STAP 9 Data Extractie...............................................................................................16
Stap 10 Spiegelinformatie..........................................................................................18
Extra’s................................................................................................................................18
Problemen .........................................................................................................................19
Probleem rapport ...........................................................................................................19
Ondersteuning................................................................................................................19
Contact...........................................................................................................................19
Specifieke uitleg.................................................................................................................20
Notificatie bezwaar deelname............................................................................................27
Bijlage A: Handleiding Mail Merge GIANTT patiëntenbrief ................................................28
Word versie 97/2000 (Nederlandstalige versie) .............................................................28
Word versie XP/2003/2007/2010/2013 (Nederlandstalige versie)..................................31
Word versie 2004 voor Mac (Engelstalige versie) ..........................................................35
Bijlage B: Handleiding CONNX Data Dictionary Update Promedico VDF..........................37
Bijlage C: Registratie richtlijnen en tips..............................................................................40
Bijlage D: Voorbeeld patiëntenbrief ...................................................................................45

Handleiding HIS Extractie 2
Inleiding
Het HIS extractie programma verzorgt alle taken die voor een verantwoorde en anonieme
dataverzameling van relevante klinische, medicamenteuze en administratieve gegevens in het
GIANTT project nodig zijn. Het verstuurt deze resultaten via versleuteld dataverkeer, zodat de
privacy gewaarborgd is. In deze handleiding wordt eerst een korte omschrijving gegeven van de te
volgen stappen voor dataverzameling. Het gaat daarbij om de jaarlijkse data-extractie vanuit het
HIS met behulp van het programma HIS Extractie. Bij de start van deelname wordt dit programma
in uw praktijk geïnstalleerd en zal een eerste extractieronde plaatsvinden. Daarna wordt normaal
gesproken jaarlijks een nieuwe extractieronde uitgevoerd, waarbij zowel aanvullende gegevens
van reeds bekende diabetespatiënten en gegevens van nieuw bekende diabetespatiënten worden
verzameld. In het eerste deel van de handleiding worden regelmatig verwijzingen gegeven naar
gedetailleerde beschrijvingen in het tweede deel. Het is aan te bevelen deze telkens voorafgaande
aan het uitvoeren van een bepaalde stap door te nemen.
Belangrijk om te weten
Het programma bevraagt de onderliggende database van het Huisarts Informatie Systeem (HIS)
via een hulpprogramma van het HIS of een bijgeleverd hulpprogramma. Wanneer er na de laatste
extractieronde een Promedico VDF upgrade naar versie 6.8 of hoger heeft plaatsgevonden, is een
update van het hulpprogramma nodig, genaamd Connx. Hiervoor is een aparte handleiding
beschikbaar in Bijlage B op pagina 37. U kunt deze en andere handleidingen ook vinden op onze
website www.giantt.nl, onder downloads.
Wanneer u recent MicroHIS-X heeft geïnstalleerd in uw praktijk, dan krijgt u de vraag of u deze
nieuwe versie daadwerkelijk gebruikt. Mocht onze programmatuur de nieuwe versie niet zien,
omdat deze elders is geïnstalleerd, dan moet u even contact opnemen met GIANTT (dhr Wessel
Sloof, tel. (050) 363 2808, e-mail w.sloof@umcg.nl).
Voor de HISsen Medicom, OmniHisStudio (Windows en Mac OS minimaal 10.4), Promedico-ASP
en MIRA is het noodzakelijk dat eerst een export of extractie van de database naar tekstbestanden
wordt gemaakt die daarna worden geïmporteerd in een eigen (SQLite) database van het extractie
programma. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de functionaliteit van het HIS zelf
(Medicom via de Q-module, Promedico-ASP via Projecten, MIRA via een batchproces GIANTT) of
met een speciaal hulpprogramma (OmniHisStudio export data library). De tekst dump wordt in
eerste instantie door een GIANTT medewerker uitgevoerd bij de installatie van HIS Extractie, maar
kan bij volgende extractierondes door de huisarts zelf worden uitgevoerd met behulp van duidelijke
instructies van GIANTT.
Er zijn twee momenten waarop de HIS database intensief bevraagd wordt. Dit is bij het uitvoeren
van het Selectie algoritme en bij de daadwerkelijke Data extractie. Voorafgaande aan deze

Handleiding HIS Extractie 3
handelingen dient voor de zekerheid altijd een volledige back-up van de database gemaakt te
worden. Het is tevens verstandig om deze stappen (stap 4 en stap 8) buiten de praktijkuren te
starten, aangezien het werken op andere werkstations kan worden bemoeilijkt. Bij MicroHIS zal
mutatie van dossiers niet mogelijk zijn gedurende deze activiteiten.
Tussen de huisarts en GIANTT is vooraf een overeenkomst afgesloten met betrekking tot de te
volgen procedure en aansprakelijkheid. Alle verzamelde gegevens worden versleuteld elektronisch
verzonden.
Voorwaarden
Het programma HIS Extractie is speciaal ontwikkeld voor dataverzameling in het GIANTT project
door de afdeling Klinische Farmacologie van het Universitair Medisch Centrum Groningen.
De software HIS Extractie is eigendom van het GIANTT project en mag uitsluitend voor de
dataverzameling van dit project worden gebruikt. Voor Promedico VDF gebruikers is een Connx
ODBC driver nodig. Deze wordt door GIANTT meegeleverd en geïnstalleerd. De licentie voor dit
product staat op naam van de afdeling Klinische Farmacologie en is dus eigendom van deze
groep.
Overzicht stappenplan bij jaarlijkse extractie (eerste en vervolgrondes)
Hiernaast staat schematisch aangegeven hoe de
dataverzameling voor het GIANTT project
plaatsvindt. Bij de jaarlijkse extractie volgt u de
volgorde van stappen zoals daarin is
aangegeven.
De pijlen geven de volgorde van handelingen
aan, evenals de richting waarin communicatie
plaatsvindt tussen de deelnemende praktijk en de
Centrale Studie Database van GIANTT.
Wanneer u met het programma werkt, zult u
onder in beeld een regel tekst zien, die aangeeft
wat de volgende handeling is die van de
gebruiker verwacht wordt.
Systeem
test
Se lectie
uitvoe re n
Select ielijst
bewe rken
Select ielijst
v erze nde n
Mailin g lijst
maken
Vrag enlijst
invullen
Data
Extractie
Spie gel
informatie
GIANTT
Centrale
Studie
Database

Handleiding HIS Extractie 4
Indien een procedure wordt gestart, die van de gebruikelijke volgorde afwijkt, zal de gebruiker
gewaarschuwd worden. Dit om te voorkomen dat u te vroeg een volgende stap uitvoert of per
ongeluk een nieuwe ronde start.
Er kan echter altijd worden teruggekeerd naar een reeds afgeronde procedure die herhaald
kan en soms moet worden (een reeds verzonden selectielijst corrigeren of een mailinglijst
alsnog aanmaken). Dit kan via de knop Ga naar... in de menubalk linksboven in het
hoofdscherm (zie afbeelding hieronder).
HOOFDSCHERM HIS EXTRACTIE
Na het opstarten van het programma via Start/Programma/GIANTT/HIS Extractie, verschijnt het
hoofdscherm. In het middelste deel staan een aantal knoppen, die bij aanvang van elke
extractieronde relevant zijn (zie verder DATAVERZAMELING STAPPEN op pagina 6).
Het onderste deel is een zogenaamd ‘log-scherm’, waarin de activiteiten staan, die van u
verwacht worden ofwel die het programma op dat moment uitvoert. Onderaan het scherm
bevindt zich een statusbalk waarin bij langdurige activiteiten een lopende klok en een
progressiebalk zijn te zien. U kunt het programma sluiten door op het kruisje in de rechter
bovenhoek te klikken óf op de knop Afsluiten te drukken. Wanneer u het programma
tijdens lopende activiteiten wilt onderbreken, kunt u daarvoor de STOP! balk gebruiken,
die daartoe dan in het midden van het scherm zichtbaar is.

Handleiding HIS Extractie 5
Dat betekent dat de stap, waarmee u bezig was, wordt onderbroken en op een later tijdstip
opnieuw kan worden gestart. Hieronder ziet u een aantal schermvoorbeelden van het HIS Extractie
programma voor Mac OS.

Handleiding HIS Extractie 6
DATAVERZAMELING STAPPEN
De dataverzameling bestaat uit een opeenvolging van handelingen, zoals aangegeven in het
schema op pagina 2. In de volgende paragrafen staat voor iedere stap een korte omschrijving, met
verwijzingen naar meer gedetailleerde informatie achter in deze handleiding. Het is aan te raden
deze details ook aandachtig door te nemen alvorens met een stap te beginnen.
STAP 1 Installatie (1 e ronde of na vervanging hardware)
Bij de eerste keer dat er een dataverzameling zal worden gestart, zal een GIANTT medewerker de
software op een werkstation installeren. Bij de volgende dataverzameling zal dit niet meer nodig
zijn, mits de hardware in de praktijk niet vervangen is. In dat laatste geval wordt u verzocht contact
met GIANTT op te nemen.
STAP 2 Software update opvragen (bij elke nieuwe start)
Voorafgaande aan elk gebruik van het HIS Extractie programma moeten eventuele updates
worden opgehaald. Indien op het werkstation waar de software is geïnstalleerd een
internetverbinding aanwezig is, zal automatisch gekeken worden of er een nieuwere versie van het
programma beschikbaar is en deze zonodig worden opgehaald. De knop zal
dan gelijk van het scherm verdwijnen.
Indien er geen internetverbinding aanwezig is of de inbelverbinding niet actief was op het moment
dat het programma werd opgestart, zal de knop zichtbaar blijven. Maak dan
een inbelverbinding en druk op .
Wanneer er geen Internet mogelijkheden op het werkstation zijn, zal in onderling overleg met
GIANTT een mogelijke update verzorgd worden. Voor meer details over internet Communicatie en
Inbelverbindingen, zie pagina 20.
STAP 3 Systeemtest (bij elke ronde)
De eerste keer zal de systeemtest worden uitgevoerd door een GIANTT medewerker, direct na de
installatie. Bij een volgende ronde van dataverzameling zult u gevraagd worden de systeemtest
opnieuw uit te voeren. Dit is nodig omdat er wat kan zijn veranderd op het werkstation waar HIS
Extractie geïnstalleerd is. De knop is te vinden op het startscherm. Als alles in orde
is, zal het programma aangeven dat u verder kunt gaan met de volgende stap. Wanneer dat niet
het geval is, zal het programma een probleemrapport generen. Er zal dan zo spoedig mogelijk
contact met u worden opgenomen. Voor meer details over Systeemtest, zie pagina 25.
STAP 4 Selectie uitvoeren (bij elke ronde)
Bij elke extractieronde dient de selectie van patiënten te worden uitgevoerd, zodat nieuwe
patiënten kunnen worden opgespoord. Zie voor meer details bij Selectie algoritme op pagina 23.
Zodra de systeemtest goed is verlopen, zal het hoofdscherm de knop tonen.

Handleiding HIS Extractie 7
Alvorens u een selectie gaat uitvoeren, moet u altijd eerst een back-up van het systeem hebben
gemaakt en gecontroleerd hebben of de back-up foutloos is verlopen. Het is tevens verstandig om
deze stappen tussen of buiten de praktijkuren te starten, aangezien de database zeer intensief
bevraagd zal worden. Voor Medicom, OmniHisStudio en Promedico-ASP en MIRA gelden deze
beperkingen niet, omdat de bevraging plaatsvindt op een lokale database, aangemaakt door HIS
Extractie en niet op het aktieve HIS.
Na de selectie te hebben uitgevoerd, zullen de resultaten automatisch versleuteld en naar GIANTT
verzonden worden. Deze gegevens zullen door een GIANTT medewerker worden beoordeeld en
opgeschoond. Zodra deze opgeschoonde lijst beschikbaar is, wordt u daarvan per e-mail of
telefonisch op de hoogte gesteld. U kunt dan de volgende handeling
starten.
STAP 5 Selectielijst bewerken (bij elke ronde)
Zodra de opgeschoonde selectielijst voor u beschikbaar is (en u daarvan op de hoogte bent
gesteld), krijgt u bij het opstarten van het programma in het hoofdscherm de knop te zien. Na het aanklikken van de knop verschijnt een nieuw
scherm, waarin de acties ondernomen kunnen worden om de lijst met door de selectieprocedure
gevonden patiënten te bewerken. Op de volgende pagina vindt u een voorbeeld van een fictieve
selectielijst.
Op pagina 9 staat een overzicht wat u moet doen bij een Eerste extractieronde.
Op pagina 10 staat een overzicht wat u moet doen bij een Vervolgronde.
N.B. Als u tussentijds de bewerkingen wilt stoppen, kunt u dat doen door . Wanneer u weer start, kunt u met weer verder.

Handleiding HIS Extractie 8
Hieronder een voorbeeld van een fictieve selectielijst van de Mac OS versie.

Handleiding HIS Extractie 9
EERSTE RONDE:
Stap 5A. Verificatie diagnose
Kies bij de lijst van ‘Alle patiënten’ om de diagnose te verifiëren, zodat patiënten
niet onterecht worden aangeschreven of opgenomen in GIANTT.
Wijzig of selecteer bij onderaan het scherm de juiste typering. Hier kunt u ook
aangeven als een patiënt al overleden, verhuisd of niet actief (passant) is.
o De knop biedt de mogelijkheid om direct in uw HIS te zoeken
naar alle patiënten, die u zelf heeft geruiterd of gecodeerd met een ICPC
diagnosecode (zie verder pagina 12).
Stap 5B. Voeg (geschatte) begin datum diabetes toe
Kies bij de lijst van ‘Alleen DM type 2 zonder Begin datum’ en voeg bij
onderaan het scherm een (geschatte) startdatum van de diagnose toe.
o De knop zoekt naar mogelijk datums, die al opgeslagen zijn in
uw HIS ( in de episode tabel of de probleemlijst of bij de uitslagen naar de
diagnostische bepaling 'DM2 bestaat (vermoedelijk) sinds’.
Stap 5C. Voeg beheertype toe
Kies bij de lijst van ‘Alleen DM type 2’ en selecteer bij onderaan het
scherm bij wie de patiënten onder controle staan (zie verder pagina 21).
o Bij stap 5D kunt u aangeven als patiënten waarvoor u nu hoofdbehandelaar bent
tijdens het afgelopen jaar deels niet onder uw verantwoordelijkheid vielen.
Stap 5D. In/uitsluiting eigen patiënten voor DBC en rapportages (alleen indien u een contract voor
diabeteszorg heeft, bijvoorbeeld met de GHC)
Kies bij de lijst van ‘DM2 huisarts ja’ en wijzig waar nodig bij dit in nee,
wanneer deze patiënt (een deel van de periode) buiten de DBC declaratie moeten vallen.
Bij uitsluiting wordt u gevraagd een datum en reden in te voeren (zie verder pagina 22).
o Het gaat niet om patiënten die u al heeft gekenmerkt met ‘specialist’ als
hoofdbehandelaar, maar om eigen patiënten, die (een deel van) de afgelopen
periode niet onder uw verantwoordelijkheid vielen (b.v. langdurig in buitenland of
instelling of anderszins niet in aanmerking komend voor DBC diabetes).
Toevoegen patiënt
U kunt met de knop een (vaste) patiënt toevoegen, die op de lijst ontbreekt. U
wordt om het patiëntnummer gevraagd, waarna het programma de bijbehorende gegevens
opzoekt. Mocht deze patiënt al in de lijst voorkomen, of wordt het opgegeven patiëntnummer niet
gevonden worden in het HIS-bestand, dan zal een waarschuwing worden getoond.

Handleiding HIS Extractie 10
VERVOLG RONDE:
Stap 5A. Verificatie diagnose
Kies bij de lijst van ‘Alleen nieuwe patiënten’ om de diagnose te verifiëren, zodat
patiënten niet onterecht worden aangeschreven of opgenomen in GIANTT.
Wijzig of selecteer bij onderaan het scherm de juiste typering. Hier kunt u ook
aangeven als een patiënt al overleden, verhuisd of niet actief (passant) is.
o De knop biedt de mogelijkheid om direct in uw HIS te zoeken
naar alle patiënten, die u zelf heeft geruiterd of gecodeerd met een ICPC
diagnosecode (zie verder pagina 12).
Stap 5B. Voeg (geschatte) begin datum diabetes toe
Kies bij de lijst van ‘Alleen DM type 2 zonder Begin datum’ en voeg bij
onderaan het scherm een (geschatte) startdatum van de diagnose toe.
o De knop zoekt naar mogelijk datums, die al opgeslagen zijn in
uw HIS ( in de episode tabel of de probleemlijst of bij de uitslagen naar de
diagnostische bepaling 'DM2 bestaat (vermoedelijk) sinds’) (zie verder pagina 13).
Stap 5C. Veranderen status en/of invoeren datum en/of reden vertrokken patiënten
Kies bij ‘Alleen vertrokken zonder datum of reden’ en voeg bij en
einde waar missend de reden (O=overleden en V=verhuisd) en de volledige
datum (dag-maand-jaar) van vertrek toe.
Kies bij ‘Alleen DM type 2’ en wijzig bij onderaan het scherm de
status in ‘overleden, verhuisd, niet actief’ en voeg bij en (dag-maandjaar)
van einde/vertrek toe. Hier kunt u ook een patiënt, die nooit type 2 heeft gehad
(onterecht geklassificeerd), op status ‘Geen’ zetten. N.b. een patiënt, die ‘genezen’ is, blijft
hier type 2 maar kunt u bij stap 5E uitsluiten.
o Deze aanvullingen worden pas opgeslagen nadat op is gedrukt.
Stap 5D. Voeg beheertype toe
Kies bij de lijst van ‘Alleen DM type 2’ en selecteer bij onderaan
scherm bij wie de patiënten onder controle staan (zie verder pagina 21).
o Bij stap 5D kunt u aangeven als patiënten waarvoor u nu hoofdbehandelaar bent
tijdens het afgelopen jaar deels niet onder uw verantwoordelijkheid vielen.
Stap 5E. In/uitsluiting eigen patiënten voor DBC en rapportages (alleen indien u een contract voor
diabeteszorg heeft, bijvoorbeeld met de GHC)
Kies bij de lijst van ‘DM2 huisarts ja’ en wijzig waar nodig bij dit in nee,
wanneer deze patiënt (een deel van de periode) buiten de DBC declaratie moeten vallen.
Bij uitsluiting wordt u gevraagd een datum en reden in te voeren (zie verder pagina 22).
Kies bij de lijst van ‘DM2 huisarts nee’ en wijzig waar nodig bij dit in ja.
o Het gaat dan om patiënten, die u eerder heeft uitgesloten (b.v. met een ‘GHC 0’
regel in journaal), maar nu wel weer in aanmerking komen voor DBC diabetes.

Handleiding HIS Extractie 11
Tip 1: Print lijsten
Het kan handig zijn om een lijst zoals op het scherm getoond wordt uit te printen, zodat er rustig
naar gekeken kan worden of een ander persoon in de praktijk de juiste diagnose van de patiënten
kan verifiëren op een ander werkstation. Druk op aan de rechterzijde om een lijst, die u
op het scherm heeft geselecteerd, te printen (zie het onderstaande schermvoorbeeld en dat op de
volgende pagina). N.B. De Mac OS versie heeft geen directe printmogelijkheid, maar heeft de optie
Text Export. Hiermee kan een tekstbestand worden gemaakt en met de standaard
tekstverwerkingsapplicatie geopend en daarmee uitgeprint.

Handleiding HIS Extractie 12
Tip 2: Verificatie van diagnose m.b.v. eigen ruiters of diagnosecodes
De optie biedt u de mogelijkheid om direct in uw HIS te zoeken naar alle
patiënten, die u zelf heeft geruiterd of gecodeerd met een ICPC diagnosecode. Hiermee kunt u
snel vergelijken of de in GIANTT gevonden (mogelijke) DM patiënten overeenkomen met deze
eigen lijst en of er aan beide kanten geen diabetes patiënten zijn gemist. Hiermee kunt u ook
direct wijzigingen aanbrengen in de Diabetes typering van de GIANTT selectielijst die u op dat
moment in bewerking heeft (zie de schermvoorbeelden hieronder en op de volgende pagina).

Handleiding HIS Extractie 13
Voorbeeld Mac OS versie
Tip 3: Vind startdatums diabetes
Wanneer u startdatums van diagnoses al op een systematische manier opslaat in uw HIS, kunt u
met de knop het extractieprogramma laten zoeken naar diagnose
startdatums in de episode tabel of de probleemlijst of bij de uitslagen naar de diagnostische
bepaling 'DM2 bestaat (vermoedelijk) sinds’.
Let wel, er wordt dus niet gezocht in het journaal of de correspondentie. Het programma zal dan
een of meerdere datums tonen met de context. (zie het schermvoorbeeld op de volgende pagina).
U kunt hieruit een keuze maken en bevestigen door op de knop te klikken. Mocht
geen van de getoonde datums de werkelijke startdatum presenteren, dan kunt u ook nog de datum
handmatig invoeren en met de knop bevestigen. U moet hierbij bedacht zijn op 'en
masse ' aangemaakte episodes of problemen op één bepaalde datum (bijvoorbeeld bij de start
van episode-gericht registreren of bij het invoeren van de probleemhistorie bij nieuw
binnengekomen patiënten). U kunt altijd nog van keuze veranderen en de reeds gemaakte keuze
leegmaken met de knop (Zie schermvoorbeelden op de volgende pagina).

Handleiding HIS Extractie 14
Voorbeeld Mac OS versie

Handleiding HIS Extractie 15
STAP 6 Selectielijst verzenden
Nadat de lijst van geselecteerde type 2 diabeten door u is gecorrigeerd en aangevuld, kan na
het aanmaken van de lijst met worden afgerond.
Indien het programma nog ontbrekende informatie ziet, zal gevraagd worden dit alsnog aan te
vullen alvorens met het verzenden van de lijst door te gaan.
STAP 7 Mailing lijst aanmaken
Alvorens u een data extractie kunt uitvoeren, dient u –conform de wetgeving met bijbehorende
gedragscodes- de betrokken patiënten te informeren over de voorgenomen gegevensverstrekking
en de mogelijkheid daartegen bezwaar te maken.
Mailinglijst maken: HIS Extractie geeft de mogelijkheid om een lijst aan te maken met naam- en
adresgegevens van de geselecteerde patiënten. Het programma biedt dit automatisch aan op het
moment dat u de selectielijst verzonden heeft. U klikt hiervoor op de nieuw verschenen knop
. De lijst wordt aangemaakt en er wordt gevraagd het bestand op te slaan.
Hier geeft u een bestandsnaam op met de extensie .txt (bijvoorbeeld giantt_mailing.txt) en u slaat
dit bestand op onder een directory naar keuze, bijvoorbeeld Mijn Documenten. Doet u dit s.v.p. niet
in de directory waar het extractie programma geïnstalleerd is (standaard C:\GIANTT of /GIANTT
op de Mac).
Met deze adreslijst kunt u in Microsoft Word een zogeheten Afdruk Samenvoegen (Mail Merge)
procedure starten. Een gedetailleerde beschrijving van deze procedure vindt u terug in bijlage A
van deze handleiding, inclusief een voorbeeld van een patiëntenbrief in bijlage D.
Deze handleiding en een standaard patiëntenbrief worden bij de installatie opgeslagen als Word
bestand onder de eerdergenoemde GIANTT directory. De standaardbrief, genaamd
HA_patientenbrief.doc, kunt u gebruiken als hoofddocument voor het samenvoegen. Dit bestand
zal automatisch gedownload worden nadat de mailing lijst is aangemaakt.
Op www.giantt.nl, downloads is nog een specifieke mail merge handleiding beschikbaar voor
OpenOffice mocht u niet beschikken over Word. Bij de eerste dataverzamelingsronde zullen alle
geselecteerde patiënten worden aangeschreven, maar bij een volgende ronde is dit alleen nodig
voor de nieuwe patiënten.
Het programma zal dan alleen de nieuwe patiënten opnemen in deze verzendlijst. Patiënten die
naar aanleiding van de informatiebrief bezwaar bij u kenbaar hebben gemaakt, dient u apart door
te geven aan GIANTT per fax of e-mail naar w.sloof@umcg.nl (het is niet nodig dat u deze
patiënten zelf in de selectielijst op zet.

Handleiding HIS Extractie 16
Op pagina 27 van deze handleiding kunt u een voorbeeld vinden van de informatie die hiervoor
moet worden verzonden. De gegevens van de bezwaarpatiënten zullen dan direct uit de Centrale
Studie Database gehaald worden.
STAP 8 Vragenlijst invullen
Ook wordt u nog gevraagd een vragenlijst met aantal praktijkgegevens in te vullen danwel te
controleren.
Vragenlijst invullen: met de knop start u de laatste stap voordat de data
extractie kan worden gedaan. Deze vragenlijst werd in het verleden op papier ingevuld. Wanneer u
de vragenlijst al een keer heeft ingevuld, zijn deze gegevens zoveel mogelijk overgenomen en is
het verzoek om deze gegevens te controleren en eventuele wijzigingen daarin aan te brengen of
ontbrekende zaken aan te vullen. De volgende zaken komen aan bod:
1. praktijk informatie (naam, fax, email, type praktijk en extra diabeteszorgondersteuning
binnen eigen praktijk; n.b. ALLEEN INVULLEN INDIEN T.B.V. DIABETESZORG)
2. laboratorium bepalingen (welke laboratoria en wat in eigen praktijk)
3. deelname aan registratienetwerken
4. registratie gegevens in HIS (scannen, electronisch, handmatige invoer externe gegevens)
5. huisartsgegevens (welke huisartsen sinds wanneer en met welke dagtaak)
U wordt verzocht alle vragen te beantwoorden (eventueel met ? indien antwoord onbekend is).
Wanneer de cursor in een vakje staat, is onderin het scherm in de grijze balk een nadere
toelichting op de vraag te lezen. Op pagina 26 kunt u een nadere invoerinstructie vinden.
STAP 9 Data Extractie
Zodra de definitieve lijst van type 2 diabeten in de praktijk aangemaakt is, de vragenlijst is ingevuld
en de patiënten over de gegevensverstrekking geïnformeerd zijn (een paar dagen na het versturen
van de brieven), kan de data extractie worden uitgevoerd.
Alvorens u een extractie gaat uitvoeren, moet u altijd eerst een back-up van het systeem hebben
gemaakt en gecontroleerd hebben of de back-up foutloos is verlopen. Het is tevens verstandig om
deze stappen buiten de praktijkuren te starten, aangezien de database zeer intensief bevraagd zal
worden. Bij MicroHIS zal mutatie van dossiers niet mogelijk zijn gedurende deze activiteiten.
Voor Medicom, OmniHisStudio, Promedico-ASP en MIRA gelden deze beperkingen niet, omdat de
bevraging plaatsvindt op een lokale database aangemaakt door HIS Extractie en niet op het
aktieve HIS. Door op te klikken zal de data-extractie voor het GIANTT project
beginnen. In het log-scherm wordt de voortgang van de extractie getoond. Voor details, zie pagina
21. Na het succesvol afronden van deze procedure zal de verkregen informatie automatisch
worden versleuteld en verstuurd naar de Centrale Studie Database van GIANTT.
Als de data extractie begint, wordt eerst voor iedere patiënt een unieke GIANTT code aangemaakt.
Het gaat dan om zogenaamde eenrichtings-encryptie ( hash string encryptie ), waarbij een unieke

Handleiding HIS Extractie 17
code wordt gegenereerd op basis van enkele NAW gegevens van de patiënt, die echter niet meer
teruggezet kan worden. Hiermee kunnen gegevens van de patiënt uit verschillende bronnen en op
verschillende tijdstippen anoniem gecombineerd worden. Deze gegevens zijn de eerste initiaal, de
eerste vier letters van de achternaam, geboortedatum, geslacht en de vier cijfers van de postcode.
Als een van deze gegevens ontbreekt in het patiëntenbestand, zal de data extractie voortijdig
stoppen en zal een rapport in beeld verschijnen met een overzicht van de betreffende patiënt(en)
en de ontbrekende gegevens (zie onderstaand schermvoorbeeld).
Het is dan zaak om de ontbrekende gegevens in het HIS aan te passen (meestal betreft dit een
ontbrekende postcode). N.B. Voor Medicom, OmniHisStudio en Promedico-ASP en MIRA
gebruikers moet dit niet alleen in het HIS, maar ook in de schaduwdatabase van het
extractieprogramma zelf worden aangepast. Dit kan via de knop , . Hiervoor heeft u geen wachtwoord nodig. De wijzigingen worden aangepast als u op
het vinkje rechts bovenin klikt (zie voorbeeld hieronder). Als u het wijzigingsscherm afsluit, worden
de wijzigingen permanent opgeslagen in de schaduwdatabase. Dit kan ongeveer een minuut
duren. Hierna kunt u opnieuw aanklikken.

Handleiding HIS Extractie 18
Stap 10 Spiegelinformatie
Nadat de data extractie heeft plaatsgevonden, zullen de ontvangen gegevens door een GIANTT
medewerker worden gecontroleerd op mogelijke fouten. Nadat dit is afgerond wordt de
spiegelinformatie rapportage over de afgelopen periode voor u gemaakt en toegestuurd.
Dit rapport wordt dan ook in Acrobat PDF formaat beschikbaar gesteld op een GIANTT server.
Als u op de knop drukt, die automatisch in het hoofdscherm verschijnt
nadat de extractie is uitgevoerd, zal het programma kijken of er een rapport voor uw praktijk
beschikbaar is en deze ophalen en op het scherm tonen (indien u Acrobat Reader op uw computer
heeft geïnstalleerd). Het heeft pas zin de elektronische versie van dit document op te halen nadat
u de papieren versie heeft gekregen. Tevens zal een tabel met gegevens voor alle DM patiënten
uit uw praktijk gedownload worden, met informatie over alle aspecten van de zorg waarop de
spiegelinformatie gebaseerd is. Met behulp van deze tabel (die in bv. MS Excel geopend kan
worden) kan men op eenvoudige wijze patiënten met bepaalde eigenschappen opzoeken (bv.
waarvoor geen gegevens over rookgedag bekend zijn).
EXTRA’S
In het hoofdscherm staat bovenin een menubalk met de knoppen , ,
, en

Handleiding HIS Extractie 19
PROBLEMEN
HIS Extractie is software, speciaal ontwikkeld voor de dataverzameling bij huisartsen ten behoeve
van het GIANTT project. Het is in verschillende testomgevingen, alsmede een aantal
huisartsenpraktijken uitgetest. Het is echter niet te garanderen dat het programma altijd onder alle
praktijksituaties correct zal functioneren. Het programma houdt een uitgebreid logbestand bij, dat
bij elke data communicatie met de huisartsenpraktijk bij GIANTT wordt opgeslagen. Met behulp
van dit bestand kunnen de meeste problemen worden geïdentificeerd.
Probleem rapport
Als een probleem optreedt tijdens het uitvoeren van één van de procedures, zal HIS Extractie een
zogenaamd Probleemrapport aanmaken en proberen te versturen naar GIANTT. Zoveel mogelijk
gegevens over wat er heeft plaatsgevonden zullen worden meegestuurd. In het geval er een
probleem in het communicatie-gedeelte van het programma bestaat, zal een rapport worden
gegenereerd dat kan worden geprint en gefaxt naar GIANTT (fax: 050-363 2812).
Ondersteuning
Het is in het belang van het GIANTT project dat de data extracties bij de huisartsenpraktijken
soepel en zonder onnodige belasting voor de deelnemende huisartsen verlopen. Problemen die
optreden met dit programma zullen dan ook op een zo efficiënt mogelijke manier worden opgelost.
Indien de informatie in het probleem rapport niet voldoende inzicht geeft aan de ontwikkelaar om
de fout te corrigeren, zal er contact met u worden opgenomen om het probleem zo snel mogelijk
op te lossen.
Contact
Voor vragen over en ondersteuning bij het gebruik van het extractieprogramma kunt u contact
opnemen met dhr. Wessel Sloof, tel. (050) 363 2808, e-mail w.sloof@umcg.nl.
Voor algemene vragen of inlichtingen kunt u contact opnemen met Wessel Sloof of met de
projectleider Mw. dr. Petra Denig (050) 363 3205, e-mail: p.denig@umcg.nl
Het postadres is:
Dhr. W. Sloof, GIANTT
UMCG Sector F
Afdeling Klinische Farmacologie FB 20
Antonius Deusinglaan 2
9713 AW Groningen

Handleiding HIS Extractie 20
SPECIFIEKE UITLEG
Communicatie De gegevensuitwisseling tussen de huisartsenpraktijk en de Centrale Studie
Database van GIANTT zal zo automatisch mogelijk en via versleuteld dataverkeer
plaatsvinden. Het pakket ondersteunt drie communicatie methoden:
Bestaande internet verbinding
Het werkstation waarop het programma zich bevindt beschikt over een Internet
verbinding, al dan niet (handmatig) geactiveerd door de gebruiker (in het geval
van een inbelverbinding). Deze optie kent twee varianten: 1) communicatie via email
en webservers, en 2) communicatie via FTP. Bij de installatie van het pakket
zal de beste communicatiemethode in overleg met u worden bepaald.
Internet op een andere machine
Een andere computer met een Internet verbinding wordt gebruikt voor de
communicatie. Het transport tussen het werkstation waarop dit programma is
geïnstalleerd en de communicatie computer zal door middel van een verwisselbaar
medium gebeuren (diskettes, memory stick, e.d.). Indien diskettes worden
gebruikt kunnen soms wel 5 diskettes nodig zijn om de gegevens te transporteren.
Voor deze optie is het gebruik van een speciaal hulpprogramma nodig op de 2 e
computer, die wel verbinding met het Internet heeft. Indien mogelijk wordt dit
programma (Communicator genaamd) gelijktijdig met het hoofdprogramma
geïnstalleerd, maar dit kan ook door de huisarts zelf geïnstalleerd worden op een
later moment met behulp van instructies van een GIANTT medewerker.
Diskette of een ander verwisselbaar medium
Indien er geen Internet communicatie middelen beschikbaar zijn, zal data
communicatie via diskettes/CDs plaatsvinden. Indien diskettes worden gebruikt
kunnen soms wel 5 diskettes nodig zijn om de gegevens te transporteren.
Bij de installatie kunnen nadere afspraken met u worden gemaakt over de
gewenste manier van verzenden (op laten halen door GIANTT of zelf verzenden).
Inbelverbinding Als u gebruik maakt van een inbelverbinding op het werkstation met de HIS
Extractie software, dan zal het programma op het moment dat voor communicatie
een actieve internetverbinding nodig is een waarschuwing laten zien, zodat de
verbinding niet onnodig aan hoeft te blijven staan. Zo gauw de waarschuwing
getoond wordt, kan ingebeld worden en nadat de verbinding tot stand is gekomen,
kan door een druk op de knop van het waarschuwings-scherm de gegevens
naar GIANTT worden verzonden. Als in het logscherm wordt gemeld dat de
gegevens verstuurd zijn, kan de verbinding weer verbroken worden.

Handleiding HIS Extractie 21
Beheertype Het is de bedoeling om voor alle Type 2 DM patiënten aan te geven bij wie zij
onder controle en behandeling staan. Dit is met name belangrijk voor de te
ontvangen spiegelinformatie, die dan uitgesplitst kan worden voor de
verschillende patiëntgroepen. Standaard staat aangegeven bij dat de
patiënten onder uw 'eigen beheer' staan. Dat betekent dat u zowel de controles
als de behandeling van deze diabetes-patiënt in de eigen praktijk uitvoert. Gaat
het echter om patiënten die voor alle diabetes controles naar de Diabetesdienst
van het LabNoord gaan of om patiënten die daarvoor naar een transmurale
faciliteit gaan (d.w.z. structurele controles/begeleiding door
verpleegkundige/assistent buiten de praktijk, maar verdere
jaarcontroles/behandeling door de huisarts) dan kunt u dit bij aangeven
als 'diabetesdienst'. Wanneer u niet de hoofdbehandelaar bent, maar dit een
specialist of verpleeghuisarts is, kunt u dit bij aangeven als ‘Poli -
Specialist’. Een aandachtspunt in relatie tot het beheertype is dat dit geen vaste
eigenschap van een patiënt is, maar kan veranderen. Daarom is het de bedoeling
de lijst met type 2 patiënten goed na te lopen om correcties in deze typering aan
te brengen, zodat de realiteit van deze extractieronde goed wordt weergegeven.
Data Extractie Bij de eigenlijke data extractie zullen gegevens voor de geselecteerde patiënten
uit de volgende bronnen worden gezocht in uw HIS:
Patiëntgegevens + koppelsleutel
Medewerkers
Journaal
Episode / Probleem / Voorgeschiedenis lijsten
Medicatie (historie + actueel)
Meetwaarden
Verwijzingen
Communicatie
Niet alle HISsen hanteren dezelfde informatie-indeling, maar de bovenstaande lijst
bevat de bronnen die, indien aanwezig, geraadpleegd zullen worden voor de
geslecteeerde patiënten. Tijdens de extractie vindt anonimisatie plaats. Dit
betekent dat alle NAW gegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer,
verzekeringsnummer) van de patiënten worden verwijderd. Vervolgens vindt tekst
interpretatie plaats, wat betekent dat de gegevens over controles en behandeling
gevonden in de HIS tabellen zullen worden omgezet naar gestructureerde
variabelen. De oorspronkelijke vrije tekst wordt dus niet bij de extractie
opgestuurd, maar slechts de geïnterpreteerde gegevens. Als laatste wordt
automatisch nog een lijst gegenereerd van mensen, die verhuisd of overleden zijn
sinds de startdatum, en wordt er een praktijkopbouw gemaakt, waarbij de
aantallen patiënten per leeftijds- en geslachtklasse worden geteld. Deze
informatie zal gebruikt worden bij het genereren van de spiegelinformatie voor de
huisartsenpraktijk.

Handleiding HIS Extractie 22
DBC/ GHC DBC uitsluiting is alleen relevant, indien u een contract voor diabetes met de
uitsluiting
zorggroep (bijvoorbeeld de GHC) heeft afgesloten. Als dat niet zo is, kunt u het
veld op de selectielijst op 'Ja' laten staan.
Als u wel een contact heeft, kunt u zowel bij het bewerken van de selectielijst, als
gedurende het jaar patiënten markeren die moeten worden uitgesloten van de
DBC diabetes. Het gaat dan om patiënten, die eerder wel zijn geklassificeerd als
diabetes type 2 en waarvoor u in principe de hoofdbehandelaar bent (zoals
aangegeven bij beheertype op de selectielijst), maar die gedurende (een deel van)
de afgelopen periode niet binnen de DBC contractafspraken m.b.t. de
diabeteszorg vallen. Te denken valt aan prediabeten, patiënten die langdurig in
het buitenland of een instelling verbleven, patiënten die elke vorm van zorg -zoals
wenselijk volgens de standaarden- weigeren, of patiënten die bijvoorbeeld door
wijziging leefstijl en verlies overgewicht nu als 'genezen' worden beschouwd.
Deze patiënten kunt u gedurende het jaar markeren met de tekst ‘GHC 0 stop’ in
een journaalregel. Hiermee geeft u dus aan dat u voor deze patiënten niet (of niet
meer) declareert en ze dus buiten de benchmarking moeten worden gehouden.
Wanneer deze patiënten vervolgens toch weer terug in behandeling komen bij u
als huisarts, dan kunt u dat markeren met de tekst ‘GHC 1 start’ in een
journaalregel. Dit laatste is dus uitsluitend nodig voor patiënten, die eerder met
‘GHC 0 stop’ gemarkeerd waren. Daarnaast wordt u gevraagd om deze DBC
status te controleren en zonodig te wijzigen wanneer u de jaarlijkse selectielijst
voor GIANTT verwerkt (alleen type 2 DM patiënten waarvoor u hoofdbehandelaar
bent). Patiënten die beheertype ‘Poli – specialist’ hebben, worden automatisch in
de selectielijst op nee gezet.
Filteren In het Selectielijst bewerken scherm kan de lijst geselecteerde patiënten via een
handig filtersysteem worden bekeken. De beschikbare filters zijn:
Alle patiënten Geen selectie, maar een volledige lijst
Alleen nieuwe patiënten Alleen de patiënten die bij de eerdere
extractieronde nog niet geïdentificeerd waren
worden getoond.
Alleen vertrokken zonder datum
of reden
Alleen patiënten die verdwenen zijn zonder
datum of reden in het HIS
Alleen DM type 2 Alleen de type 2 DM patiënten zijn zichtbaar. Dit
is handig om de startdatum diabetes en
beheertypen te controleren.
Alleen DM type 2 zonder
Alle type 2 DM patiënten waarvan nog geen
startdatum diabetes is opgegeven worden
getoond. Handig voor aanvullen datums.
DM2 huisarts/ DBC ja Alleen type 2 DM patiënten waarvoor u
hoofdbehandelaar bent, die op DBC ja staan.
Handig voor controle juiste DBC status.
DM2 huisarts/ DBC nee Alleen type 2 DM patiënten waarvoor u
hoofdbehandelaar bent, die eerder op DBC nee
staan. Handig voor controle juiste DBC status.

Handleiding HIS Extractie 23
Alleen twijfelgevallen
(DM niet gespecificeerd)
Alleen die patiënten, waarvan GIANTT niet heeft
kunnen bepalen wat hun diagnose status is.
Alleen Bezwaar patiënten Alleen bekende ‘bezwaar makende’ patiënten.
Alleen DM type 1 Alleen de type 1 DM patiënten worden getoond.
Handig om deze diagnose te controleren.
Identificatie Patiënten die bij eerdere extractierondes bij GIANTT bekend zijn, maar sinds de
verhuisd of
laatste extractieronde uw praktijk hebben verlaten (door bv. verhuizing of
overleden
overlijden) zullen zoveel mogelijk automatisch worden opgezocht om datum en
reden van vertrek te weten te komen. Echter, niet van al deze patiënten is de
informatie in het HIS terug te vinden, bijvoorbeeld wanneer er een archievering
van patiëntendossiers heeft plaatsgevonden. Deze voor GIANTT onvindbare
patiënten zullen in de lijst voorkomen, gekenmerkt door de typering "Ov./Verh.",
en het hebben van een laatste extractie datum (ExtDat). Voor deze patiënten
wordt u gevraagd de reden en datum vertrek aan te geven. Hiervoor kunt u
gebruik maken van de selectie ‘Vertrokken zonder datum of reden’. Deze datum
en reden worden alleen opgeslagen als u op hebt gedrukt.
Lijsten printen Het kan soms het kan handig zijn om de lijst zoals op het scherm getoond wordt
uit te printen, zodat er rustig naar gekeken kan worden of een ander persoon in de
praktijk de juiste diagnose van de patiënten kan verifiëren op een ander
werkstation. Druk op aan de rechterzijde om de lijst met het actuele
filter te printen. De lijst die op het scherm staat zal worden geprint.
Tevens kan van de lijst een Excel bestand worden aangemaakt met de knop
.
Hiermee kan de lijst nog verder uitgesplitst worden, bijvoorbeeld op medewerker,
wat handig is voor het maken van deellijsten binnen een groepspraktijk. Bij de
Mac OS versie is het alleen mogelijk om de lijst te exporteren naar een tabgescheiden
tekstbestand, dat eenvoudig in een programma als Excel of Word
ingelezen kan worden.
Selectie algoritme Het selectie algoritme heeft tot doel een zo compleet mogelijke lijst te genereren
van alle type 2 diabeten die in een huisartsenpraktijk bekend zijn. Aangezien het
streven is naar een zo laag mogelijk aantal gemiste type 2 diabeten, zal er een
aantal fout-positieven tussen zitten. De automatisch gegenereerde lijst van
mogelijke type 2 diabeten zal derhalve enige bewerkingen moeten ondergaan om
de onterecht toegevoegde patiënten te herkennen en te verwijderen. In de
gegevensbestanden wordt gezocht naar gegevens die kunnen wijzen op de
aanwezigheid van een patiënt met diabetes mellitus type 2. Dit gebeurt aan de
hand van de beschikbare gegevens over medicatie, ICPC coderingen en
labmetingen, maar ook meldingen die mogelijk betrekking hebben op deze
conditie in vrije tekst. Na het uitvoeren van de eerste selectie worden de

Handleiding HIS Extractie 24
Startdatum
diabetes
anonieme gegevens elektronisch naar GIANTT verstuurd, bestaande uit de kleine
stukjes informatie waarop de inclusies zijn gebaseerd.
De volgende stappen zullen worden gevolgd voor de selectie:
DM ruiters zoeken
Journaal ICPC zoeken
Probleem ICPC zoeken
Diabetes medicatie zoeken in medicatie lijst
Zoeken "DM" in Probleem tekst
Zoeken "type 2" in Probleem tekst
Zoeken "type II" in Probleem tekst
Zoeken "DM" in Journaal tekst
Zoeken "type 2/II" in Journaal tekst
Zoeken "diab" in Journaal tekst
ATC codes zoeken
Patiënt gegevens opzoeken
Filteren starten
Zoeken ATC A10B codes
Zoeken A10A AND NOT A10B and leeftijd>65
Zoeken NOT A10A AND NOT A10B and leeftijd>20
Glucose en HbA1c metingen zoeken in tekst
Analyseren labbepalingen
Na het selectie algoritme te hebben uitgevoerd, zullen de resultaten automatisch
versleuteld en verzonden worden. Deze gegevens worden beoordeeld door een
GIANTT medewerker om foutief geselecteerde patiënten er zoveel mogelijk uit te
halen. Voor sommige patiënten zal op grond van de beschikbare gegevens echter
twijfel over de diagnose kunnen blijven bestaan. De huisarts zal derhalve ter
controle een bewerkte lijst terugkrijgen van GIANTT. Zodra deze bewerkte lijst
beschikbaar is voor de huisarts, zal deze daarvan op de hoogte worden gesteld.
Dan kan met de volgende handeling Selectielijst bewerken worden gestart.
Het is de bedoeling om voor alle type 2 DM patiënten de startdatum van de
diagnose in te voeren. Het gaat dan om maand en jaar van diagnosestelling.
Indien dit niet bij u bekend is kunt u dat met een ? aangeven. In het geval een
schatting van de startdatum moet worden gemaakt, zet dan een vraagteken (?)
achter de ingevoerde (geschatte) datum, bv. 03-1990?. Deze startdatums worden
alléén opgeslagen nadat u op de knop heeft gedrukt.
Wannneer u startdatums van diagnoses al op een systematische manier opslaat
in uw HIS, kunt u met de knop het extractieprogramma laten
zoeken naar diagnose startdatums in de episode tabel of de probleemlijst of bij de
uitslagen naar de diagnostische bepaling ‘DM2 bestaat (vermoedelijk) sinds’.
Let wel, er wordt dus niet gezocht in het journaal of de correspondentie. Het
programma zal dan een of meerdere datums tonen met de context. U kunt hieruit
een keuze maken en bevestigen door op de knop te klikken. Mocht
geen van de getoonde datums de werkelijke startdatum presenteren, dan kunt u
ook nog de datum handmatig invoeren en met de knop bevestigen.

Handleiding HIS Extractie 25
U moet hierbij bedacht zijn op 'en masse ' aangemaakte episodes of problemen
op één bepaalde datum (bijvoorbeeld bij de start van episode-gericht registreren
of bij het invoeren van de probleemhistorie bij nieuw binnengekomen patiënten). U
kunt altijd nog van keuze veranderen en de reeds gemaakte keuze leegmaken
met de knop .
Systeemtest Gedurende deze test wordt een simpele extractie op de database uitgevoerd,
bestaande uit een praktijkopbouw en een anonieme lijst van verhuisde en
overleden patiënten. Deze gegevens worden elektronisch naar de Centrale Studie
Database van GIANTT gestuurd ter evaluatie. Indien de systeemtest niet in orde
is, zal een elektronisch probleemrapport naar GIANTT worden gestuurd, of wordt,
indien er een probleem is met de internetverbinding, een probleemrapport
aangemaakt dat u kunt printen en faxen naar GIANTT. Er wordt dan zo snel
mogelijk contact met u opgenomen.
Type 2 DM Binnen het GIANTT project hanteren wij de volgende definities van types Diabetes
Mellitus (op basis van WHO definities):
Verificatie
diagnose
Type 1 zijn patiënten, die vanaf het begin van diagnose met insuline
behandeld moeten worden (beta-cel destructie, leidend tot absolute
insulinedeficiëntie). Hieronder valt ook de ‘latent autoimmune diabetes in
adults’ (LADA). Bijbehorende ICPC code T90.1.
Type 2 zijn patiënten met een relatieve insuline ongevoeligheid, die in
eerste instantie met dieet of orale antidiabetica behandeld kunnen worden,
maar eventueel in een later stadium met insuline behandeld worden
(insulineresistentie en wisselende mate van insulinedeficiëntie.) Hieronder
valt ook ‘maturity-onset diabetes of the young’ (MODY). Bijbehorende
ICPC code T90.2.
Overige types waaronder: zwangerschapsdiabetes, genetische defecten,
pancreasinsufficiëntie, medicamenteus, infectieus. Geen ICPC code.
N.b. Bij elk type diabetes kan op een bepaald moment insuline-therapie
geïndiceerd zijn; insulinegebruik classificeert de patiënt derhalve niet.
Bij een eerste extractieronde of bij nieuwe patiënten sinds de laatste
extractieronde staat de DM typering als voorlopig genoteerd, op basis van de
gegevens zoals die bij GIANTT zijn beoordeeld. Dit zijn echter vermoedelijke
typeringen, die door de huisarts moeten worden gecontroleerd. Aandachtspunt
hierbij is de door GIANTT gehanteerde definitie van Type 2 DM (pag. 25). Naast
Type 1 en Type 2, zal de typering Twijfel voorkomen, die aangeeft dat aan de
hand van de stukjes informatie uit het dossier niet opgemaakt kon worden óf het
een diabeet betreft, óf om welk type diabeet het gaat.

Handleiding HIS Extractie 26
De optie biedt u de mogelijkheid om direct in uw HIS te
zoeken naar alle patiënten, die u zelf heeft geruiterd of gecodeerd met een ICPC
diagnosecode. Hiermee kunt u snel vergelijken of de in GIANTT gevonden
(mogelijke) DM patiënten overeenkomen met deze eigen lijst en of er aan beide
kanten geen diabetes patiënten zijn gemist.
Vragenlijst U wordt verzocht alle vragen te beantwoorden (eventueel met ? indien
antwoord onbekend is)
In alle zwart/grijze vakken kan tekst worden ingevoerd
In bruine vakjes kan j/n/? worden ingevoerd (ja/nee/onbekend)
In groene vakjes kan korte datum, bijvoorbeeld 03-2001 worden ingevoerd
Wanneer de cursor in een vakje staat, is onderin het scherm in de grijze
balk nog verdere toelichting te lezen
Met of of de muis kan naar een volgende vraag worden
doorgesprongen
Met gaat u door naar volgende tabblad; bij laatste
tabblad (Huisartsen) kunt u het geheel . Wanneer niet alles is
ingevuld, krijgt u de waarschuwing wat nog moet worden ingevuld.
U kunt ook tussendoor

NOTIFICATIE BEZWAAR DEELNAME
Datum: _____________________________
Huisartsenpraktijk: ______________________________________________________
______________________________________________________
Let op, géén namen van patiënten meesturen.
Patiëntnummers (zoals opgeslagen in uw eigen HIS)
van toepassing op deze notificatie:
Handtekening huisarts:
Deze fax sturen naar:
GIANTT project
Fax 050 – 363 2812
_____________________________________________

Mail Merge patiëntenbrief 28
BIJLAGE A: HANDLEIDING MAIL MERGE GIANTT PATIËNTENBRIEF
Word versie 97/2000 (Nederlandstalige versie)
Ga naar C:\GIANTT. Open het document HA_patientenbrief.doc in Word. Ga naar Extra, Afdruk
Samenvoegen. Er verschijnt een nieuwe taakbalk, en het volgende venster verschijnt.
Stap 1: Kies de knop Maken, kies dan knop 'Standaardbrieven' en vervolgens de knop 'Actief
venster'.

Mail Merge patiëntenbrief 29
Stap 2. Gegevens ophalen: Klik op gegevens koppelen. Ga naar de directory waar u de mailing
lijst hebt opgeslagen, selecteer het bestand en klik op de knop Openen. (Dit bestand hoort niet
opgeslagen te zijn onder C:\GIANTT; indien dit toch het geval is gaarne alsnog op een andere
locatie opslaan, zoals bijvoorbeeld Mijn Documenten.)
De volgende melding verschijnt:
Klik op de knop 'Hoofddocument bewerken', en u komt terug in de brief.
Ga met de cursor staan onder het woordje Aan: Klik vervolgens linksboven op de knop
'Samenvoegveld invoegen'. Er verschijnt dan een lijstje met Naam, Adres, Postcode, Woonplaats.
Klik het eerste veld één keer aan en het verschijnt in de brief onder Aan:
Ga met Enter naar een nieuwe regel en klik op het volgende veld om in te voegen. Herhaal dit voor
de resterende velden. Het document ziet er dan als volgt uit:
In dit stadium kunt u de layout van de brief nog naar eigen wensen aanpassen, waaronder plaats
en datum rechtsboven en onderaan dient uiteraard Ondertekening door huisarts vervangen te
worden door naam en handtekening van de huisarts.

Mail Merge patiëntenbrief 30
Ga vervolgens naar de samenvoeg taakbalk en klik op de knop Samenvoegen....
Laat alle instellingen precies zo staan en klik op de knop 'Samenvoegen'. Nu wordt voor iedere
patiënt een brief gemaakt op een nieuwe pagina in het document 'Standaardbrieven.doc'. Dit
document kunt u naar eigen inzicht hernoemen en opslaan. U kunt nu eventueel nog iets
aanpassen in de afzonderlijke brieven. Het kan namelijk gebeuren dat een brief onbedoeld 2
pagina’s beslaat omdat de tekst is gaan verschuiven bij het invoegen van de adresvelden. U kunt
de brief dan inkorten door bovenaan de brief enige witregels te verwijderen. Daarna kunt u de
brieven printen. Als u HA_patientenbrief.doc nu opslaat, is het samenvoeg hoofddocument direct
beschikbaar voor als u het samenvoegen nog een keer wilt uitvoeren.

Mail Merge patiëntenbrief 31
Word versie XP/2003/2007/2010/2013 (Nederlandstalige versie)
Ga naar C:\GIANTT. Open het document HA_patientenbrief.doc in Word. Klik in de bovenste
werkbalk op Extra, Brieven en Verzendlijsten, Afdruk samenvoegen. Bij Word 2007/2010/2013 klikt
u in het lint op Verzendlijsten, Afdruk samenvoegen, Wizard afdruk samenvoegen. Aan de
rechterkant verschijnt een taakvenster. Hier bepaalt u eerst wat voor type document u wilt
gebruiken voor het samenvoegen. Wij gaan voor deze handleiding uit van de optie Brieven.
Daarna kunt u in 6 duidelijke stappen het samenvoegen uitvoeren. Deze stappen ziet u onder in
het taakvenster.
Stap 1 van 6.
Klik op Volgende: Begindocument. U kiest hier voor huidige document gebruiken.
Stap 2 van 6
Klik op Volgende: Adressen selecteren. Kies Een bestaande lijst gebruiken. Klik op Bladeren…
Ga naar de directory waar u de mailinglijst hebt opgeslagen, selecteer het bestand en klik op de
knop Openen. (Dit bestand hoort niet opgeslagen te zijn onder C:\GIANTT; indien dit toch het
geval is gaarne alsnog op een andere locatie opslaan, zoals bijvoorbeeld Mijn Documenten.

Mail Merge patiëntenbrief 32
Als u dit bestand opent verschijnt het volgende venster:
Als u op OK klikt wordt de lijst geselecteerd en gekoppeld aan het samenvoegdocument.
Stap 3 van 6
Klik op Volgende: Uw brief schrijven. Plaats in het document de cursor onder Aan:
Klik in het taakvenster vervolgens op Meer items…
Het volgende venster verschijnt:
Selecteer een veld en klik op invoegen. Herhaal dit voor alle velden.

Mail Merge patiëntenbrief 33
Plaats tussen de velden een harde return, zodat ieder veld op een nieuwe regel begint. De brief
komt er dan als volgt uit te zien:
In dit stadium kunt u de layout van de brief nog naar eigen wensen aanpassen, waaronder plaats
en datum rechtsboven en onderaan dient uiteraard Ondertekening door huisarts vervangen te
worden door naam en handtekening van de huisarts.
Stap 4 van 6
Met deze stap kunt u een voorbeeld van zien van het samenvoegen:

Mail Merge patiëntenbrief 34
Stap 5 van 6
Klik op volgende: samenvoeging voltooien. Kies voor samenvoegen in nieuw document en klik op
Afzonderlijke brieven bewerken…
Het volgende venster verschijnt:
Kies hier Alles en klik op OK. Het samenvoegen wordt nu uitgevoerd.
Nu wordt voor iedere patiënt een brief gemaakt op een nieuwe pagina in het document
'Standaardbrieven.doc'. Dit document kunt u naar eigen inzicht hernoemen en opslaan.
U kunt nu eventueel nog iets aanpassen in de afzonderlijke brieven. Het kan namelijk
gebeuren dat een brief onbedoeld 2 pagina’s beslaat omdat de tekst is gaan verschuiven
bij het invoegen van de adresvelden. U kunt de brief dan inkorten door bovenaan de brief
enige witregels te verwijderen. Daarna kunt u de brieven printen. Als u
HA_patientenbrief.doc nu opslaat, is het samenvoeg hoofddocument direct beschikbaar
voor als u het samenvoegen nog een keer wilt uitvoeren.

Mail Merge patiëntenbrief 35
Word versie 2004 voor Mac (Engelstalige versie)
Klik na het verzenden van de selectielijst op Mailinglijst maken. Sla het bestand op onder
bijvoorbeeld de naam mailinglijst_giantt.txt in een willekeurige directory, zoals documenten of de
thuismap, maar niet in de GIANTT directory.
Start Word en open /GIANTT/HA_patientenbrief.doc.
Ga naar Tools, Data merge manager. Het volgende
venster verschijnt:
Bij Main Document, klik op Create en kies voor Form
Letters. Nu verschijnt bij Main document:
HA_patientenbrief.doc en bij Merge type: Form Letters
Bij Data Source, klik op Get Data en kies voor Open Data
Source...
Zoek nu het opgeslagen mailinglijst bestand op in de
home directory, selecteer het bestand en klik op Open.
Bij Data: verschijnt nu de naam van het bestand.
Bij Merge field, sleep de velden naar het document onder het woord Aan:. Zet indien nodig naam,
adres en postcode onder elkaar en zet woonplaats naast postcode met een spatie.
Bij Preview wordt, als u op > klikt, inhoud van de velden getoond en krijgt u een
voorbeeld van de adressen.
U kunt nu nog de lay-out van de brief aanpassen om ervoor te zorgen dat het adres op de juiste
plaats van het venster van een vensterenvelop komt. Ook kunt u de tekst nog zo aanpassen (naar
boven verschuiven en/of het lettertype kleiner maken om alles op een pagina te houden. De titel
linksboven '(voorbeeld brief voor patiënten)' kunt u verwijderen.

Mail Merge patiëntenbrief 36
Bij Merge, klik op Merge to printer of op Merge to New Document (met de standaard optie 'All'),
zodat u de afzonderlijke brieven eerst nog te zien krijgt in een nieuw document voordat u deze uit
gaat printen (zie voorbeeld volgende pagina).

BIJLAGE B: HANDLEIDING CONNX DATA DICTIONARY UPDATE PROMEDICO VDF
Handleiding voor het opnieuw aanmaken van de Connx Data Dictionary na een
Promedico VDF upgrade
Start het programma Conxx Data Dictionary via Start, Programs, Connx 8 (of 9).
U moet nu eerst een .CDD bestand openen. Zoek dit op onder C:\GIANTT. Open het bestand dat
in het detailvenster getoond wordt. (*.cdd)
U komt dan in een hoofdscherm. Klik rechts op de knop Import.
37

Bij "Import Type" moet staan: DataFlex files from directory. Bij "Enter a Dataflex file directory
name" invullen: bijvoorbeeld F:\Promed (server) of C:\Promed (lokaal). "Include Subdirectories"
moet aangevinkt zijn, zeer belangrijk! N.B. De exacte naam/locatie van de Promedico VDF
directory kan afwijken van bovengenoemd voorbeeld. Het is raadzaam deze vooraf even uit te
zoeken of na te vragen bij de systeembeheerder.
Het programma zoekt dan in de Promed directory en toont dan een venster met beschikbare
tabellen.
Hier klikt u op Add All>> en dan op OK.
Er zullen zo nu en dan vensters verschijnen met de boodschap Error importing table ...
Dit zijn geen kritische foutmeldingen. U kunt deze iedere keer met OK wegklikken.
38

Als de import klaar is komt u weer in het hoofdscherm.
U dient nu bovenin het scherm op Security te klikken en te controleren of de volgende opties zijn
aangevinkt:
Default access = Read Only
Disable CONNX integrated security
Bij alle andere opties moet het vinkje verwijderd zijn.
Als u dit heeft gedaan, klikt u op File, Save en sluit u het programma af.
Indien van toepassing, klikt u eerst nog in het hoofdscherm van het extractie programma op
, zodat de nieuwste versie van het extractie programma wordt geinstalleerd.
U kunt dan verder gaan met de stap die wordt aangegeven in het onderste gedeelte van het
hoofdscherm.
39

BIJLAGE C: REGISTRATIE RICHTLIJNEN EN TIPS
Hoofdpunten
Gegevens over lab-uitslagen en lichamelijk onderzoek:
Journaal: meetwaarden in journaalteksten moeten herkenbaar zijn door de notatie
“label, meetwaarde en zonodig eenheid” (b.v. HbA1c 7.8, alb 34 mg/l). Als label
kunnen de gebruikelijke afkortingen worden gebruikt.
NIET DOEN: een rij labels, gevolgd door een rij meetwaarden (b.v. chol hba1c tsh
4.7 7.2 1.2), of 1 label gevolgd door rij meetwaarden (b.v. Chol gevolgd door 3 tot 5
vetspectrum meetwaarden of RR 170/96 165/95 180/100). Elke meetwaarde moet
zijn eigen label hebben.
OOK NIET DOEN: historische uitslagen opnieuw invoeren met het gebruikelijke
label, bv. hba1c 7.8 hba1c 9.2 02-2006. Deze historische meetwaarde wordt dan als
nieuwe meetwaarde herkend op de datum van journaalregel. Wanneer u een oude
uitslag opnieuw wilt vermelden in de tekst, moet dit juist zonder herhaling van het
label gebeuren. Bijvoorbeeld: hba1c 7.8 was 9.2 02-2002.
Meetwaarden/bepalingen-tabel, die eventueel gekoppeld zijn aan risicoprofielen of
protocollen in het HIS: alle opgeslagen uitslagen
Gegevens over roken:
meetwaarden/bepalingen-tabel zowel middels NHG-bepalingen codes voor roken
(ja/nooit/voorheen) of mate van roken (aantal sigaretten, sigaren, pijpen per dag)
OF middels HIS-specifieke codes voor roken
journaal uitsluitend indien genoteerd als “rookt 0” of “rookt 1” voor respectievelijk
“rookt niet”/ “rookt wel”), met eventueel toevoeging “rookt 0 nooit” of “rookt 0
gestopt”.
Gegevens over oogcontrole:
meetwaarden/bepalingen-tabel: bij voorkeur opgeslaan middels standaard NHGbepalingen
code “datum laatste fundoscopie” (code 1638, DAFU).
Dit zorgt ervoor dat de oogmeting met de juiste datum wordt geregistreerd.
Er zijn enkele alternatieve opties, die door GIANTT wel in de benchmark worden
meegenomen als 'uitgevoerde oogmeting', maar waarbij de datum van de oogmeting
niet correct kan worden uitgelezen. In deze gevallen wordt de datum van registratie in
het HIS gebruikt als datum van de oogmeting zelf (n.b. het eventueel extra vermelden
van de datum van de meting in een tekstveld wordt niet uitgelezen).
uitslag fundusfoto (code 2129, FUFO) en/of “diabetische retinopathie Li / Re oog”
(codes 1652 / 1653, DMRP)
eventueel als alternatief voor gestructureerde opslag: tekstregel “fundus 1 gedaan”
aanmaken in journaaltekst; n.b. het cijfer 1 is hierbij essentieel! (dus niet “fundus
gedaan”)
voor OmniHIS gebruikers: T90 link aan oogartsbrief met uitslag funduscontrole
toevoegen.
40

Gegevens over medicatie en comorbiditeit:
medicatietabel (geen bijzonderheden)
probleemlijst: ICPC codes of eenduidige tekst
Gegevens uit correspondentie of externe bronnen:
afhankelijk van wijze van opslag en het HIS zijn correspondentie gegevens NIET
altijd voor extractie toegankelijk (zie bij Correspondentie).
Invoer van gegevens uit externe bronnen (bv. specialistenbrieven, labuitslagen):
bij handmatige invoer kunnen gegevens een verkeerde datering krijgen (namelijk
dag van invoer i.p.v. dag van uitslag). Indien mogelijk: de journaal-datum
aanpassen aan de datum van de betreffende bepaling(en).
GHC 0/1 regel voor het (tijdelijk) uitsluiten van patiënten voor de benchmark:
Normaal gesproken worden gegevens verzameld over alle bij u bekende diabetes
type 2 patiënten, waarvoor u hoofdbehandelaar bent (zoals ook aangegeven bij
beheertype op de selectielijst). In bijzondere gevallen kunnen er redenen zijn dat
deze gegevens niet worden opgenomen in de benchmark-rapportage. Het gaat dan
om patiënten, die gedurende (een deel van) het rapportagejaar niet binnen de
contractafspraken m.b.t. de diabeteszorg geleverd door de GHC vallen. Te denken
valt aan prediabeten, patiënten die langdurig in het buitenland of een instelling
verbleven, patiënten die elke vorm van zorg –zoals wenselijk volgens de
standaarden- weigeren, of patiënten die bijvoorbeeld door wijziging leefstijl en
verlies overgewicht nu als ‘genezen’ worden beschouwd. In zulke gevallen kunt u
deze patiënten markeren met de tekst ‘GHC 0 stop’ in een journaalregel. Hiermee
geeft u dus aan dat u voor deze patiënten niet (of niet meer) declareert en ze dus
buiten de benchmarking moeten worden gehouden. Wanneer deze patiënten
vervolgens toch weer terug in behandeling komen bij u als huisarts, dan kunt u dat
markeren met de tekst ‘GHC 1 start’ in een journaalregel. Dit laatste is dus
uitsluitend nodig voor patiënten, die eerder met ‘GHC 0 stop’ gemarkeerd waren.
Correspondentie per HIS
Scannen van gegevens:
MicroHis
Promedico
Ingescande gegevens kunnen NIET worden geëxtraheerd, als deze als een
"plaatje" in het HIS worden weggeschreven.
Gescande gegevens, die middels OCR naar tekst worden geconverteerd, kunnen
uit sommige HISsen wel worden geëxtraheerd (zie per HIS hieronder).
Correspondentie is beschikbaar voor extractie.
VDF: Correspondentie is beschikbaar voor extractie.
ASP: Correspondentie is (nog) NIET beschikbaar voor extractie. Overleg met
software leverancier hierover is gaande.
41

Medicom
Correspondentie is (nog) NIET beschikbaar voor extractie. Overleg met software
leverancier hierover is gaande.
OmniHisStudio
HetHis
Studio: Correspondentie is beschikbaar voor extractie.
Scipio: Correspondentie is beschikbaar voor extractie.
Correspondentie is beschikbaar voor extractie.
Systeem Post
Mira
Correspondentie is niet altijd beschikbaar voor extractie.
Correspondentie is beschikbaar voor extractie.
Belangrijke tips per meetwaarde
Bloeddruk
BMI
HbA1c
LDL
Bij series metingen na 1 label (b.v. RR 170/96 165/95 180/100) wordt alleen de
meetwaarde direct achter het label geëxtraheerd (dit kan ondervangen worden door
label te herhalen)
Gewicht en lengte worden automatisch omgezet naar BMI, waarbij de laatst
genoteerde lengte gebruikt wordt (eventueel uit eerder jaar)
geen bijzonderheden
verschillende bepalingen NIET als één serie meetwaarden noteren zonder
individuele labels (b.v. vetspectrum-metingen met alleen het label Chol gevolgd
door 3 tot 5 meetwaarden zonder nadere aanduiding).
Eiwit in urine
Duidelijk aangeven met gebruikelijk label (en eenheid) om welke bepaling het gaat
(albumine of 24-uursbepaling of albumine creatinine ratio)
Uitslag van bepalingen niet alleen met “MA+” noteren zonder de daadwerkelijke
meetwaarde-uitslag (in mg/l) te noteren.
Oogcontrole
BIJ VOORKEUR In meetwaarde/bepalingen-tabel en/of risico-module opslaan
middels NHG-bepalingen code datum laatste fundoscopie = code 1638;
42

OF uitslag fundusfoto = code 2129; en/of diabetische retinopathie Li / Re oog =
codes 1652 / 1653 (registratiedatum wordt dan datum onderzoek).
OF in journaaltekst met de tekstregel “fundus 1 gedaan” (n.b. het cijfer 1 is hierbij
essentieel, dus niet “fundus gedaan” ; registratiedatum wordt dan datum
onderzoek).
OF voor OmniHIS gebruikers: T90 link aan oogartsbrief met uitslag funduscontrole
toevoegen (registratiedatum van brief in HIS wordt dan datum onderzoek).
Rookstatus
Nadere toelichting
in meetwaarde/bepalingen-tabel en/of risico-module opslaan middels NHGbepalingen
codes voor roken (ja/nooit/voorheen), code 1739, of mate van roken
(aantal sigaretten, sigaren, pijpen per dag), resp. code 1992, 1993, 2014, OF
middels HIS-specifieke codes voor roken, OF in journaaltekst als “rookt 0 / 1” (voor
respectievelijk “rookt niet/ rookt wel”), met eventueel toevoeging “rookt 0 nooit” of
“rookt 0 gestopt”.
De huisarts draagt zorg voor het adequaat registreren van de geleverde zorg in het HIS.
Het gaat om de normale documentatie van laboratorium-uitslagen, lichamelijk onderzoek
en medicatie in het elektronisch patiëntendossier van het HIS. Deze gegevens worden door
GIANTT rechtstreeks uit het HIS gehaald met behulp van een programma dat op de
computer van de huisarts wordt geïnstalleerd. Hiervoor is het alleen nodig dat gegevens
digitaal en herkenbaar worden opgeslagen in het journaal of de meetwaarden/bepalingentabel
van het HIS.
Een huisarts kan gebruik maken van het risicoprofiel bij de registratie, maar dit is niet
noodzakelijk. Huisartsen hoeven niet apart gegevens op te slaan of extra handelingen te
verrichten om de indicatoren te berekenen.
De huisarts is verantwoordelijk voor de selectie van de patiënten (zie ook ‘patiëntherkenning’)
en de informatieverstrekking aan deze patiënten volgens de huidige
privacyregels.
Patiëntselectie: diabetestype, beheertype en DBC/GHC uitsluiting
Diabetes type: bij de klassificering wordt uitgegaan van WHO definitie:
Type 1 zijn patiënten, die vanaf het begin van diagnose met insuline behandeld
moeten worden (beta-cel destructie, leidend tot absolute insulinedeficiëntie).
Hieronder valt ook de ‘latent autoimmune diabetes in adults’ (LADA). Bijbehorende
ICPC code T90.1.
Type 2 zijn patiënten met een relatieve insuline ongevoeligheid, die in eerste
instantie met dieet of orale antidiabetica behandeld kunnen worden, maar eventueel
in een later stadium met insuline behandeld worden (insulineresistentie en
wisselende mate van insulinedeficiëntie.) Hieronder valt ook ‘maturity-onset
diabetes of the young’ (MODY). Bijbehorende ICPC code T90.2.
Overige types waaronder: zwangerschapsdiabetes, genetische defecten,
pancreasinsufficiëntie, medicamenteus, infectieus. Geen ICPC code.
43

Beheer type: dit is geen vaste eigenschap van een patiënt en kan per jaar worden
aangepast (voor tussentijdse veranderingen, zie ook GHC/DBC uitsluiting)
‘Eigen beheer’ betekent dat u zowel de controles als de behandeling van deze
diabetes-patiënt in de eigen praktijk uitvoert.
‘Diabetesdienst’ gaat om patiënten waarvoor u hoofdbehandelaar bent, maar die
voor alle diabetes controles naar de Diabetesdienst van het LabNoord gaan of om
patiënten die daarvoor naar een transmurale faciliteit gaan (d.w.z. structurele
controles/begeleiding door verpleegkundige/assistent buiten de praktijk, maar
verdere jaarcontroles/behandeling door de huisarts)
‘Poli – specialist’ gaat om patiënten waarvoor u niet de hoofdbehandelaar bent,
maar dit een specialist of verpleeghuisarts is, kunt u dit bij aangeven als
‘Poli - Specialist’.
DBC/GHC uitsluiting:
'DM2 Huisarts / DBC ja' betekent dat het om een patiënt gaat waarvoor u
hoofdbehandelaar bent (d.w.z. beheertype 'Eigen beheer' of 'Diabetesdienst') en die
gewoon binnen de DBC-diabetes valt. Dit geldt tevens voor patiënten waarvan
bepaalde streefwaarden, ondanks de geleverde (extra) zorg van de praktijk, niet
gehaald kunnen worden. Met deze groep heeft de GHC rekening gehouden in de
met de zorgverzekeraar afgesproken streefpercentages voor de proces- en
uitkomstmaten.
‘DM2 Huisarts / DBC nee’ betekent dat het om een patiënt gaat waarvoor u
hoofdbehandelaar bent (d.w.z. beheertype ‘Eigen beheer’ of ‘Diabetesdienst’), maar
die nog niet, of tijdelijk niet, of niet meer binnen de DBC-diabetes valt.
Patiënten die beheertype ‘Poli -specialist’ hebben, worden automatisch in de
selectielijst op nee gezet.
Uitsluiting van de DBC kan ook gedurende het jaar worden gemaakt, zonder het
GIANTT programma op te starten (b.v. wanneer de GHC kwartaallijsten worden
gemaakt) door bij een journaal regel aan te maken met de tekst ‘GHC 0 stop’
44

BIJLAGE D: VOORBEELD PATIËNTENBRIEF
Aan:
Geachte heer, mevrouw,
Plaats, datum
Onze huisartspraktijk doet mee aan een grootschalig onderzoek rond diabeteszorg.
Daarvoor gaan we de komende jaren de geleverde zorg en de gevolgen van verschillende
behandelingen nauwlettend volgen. Dit doen we binnen het zogeheten GIANTT-project. Het
doel van dit GIANTT-project is het verbeteren van de zorg en daarmee verminderen van
complicaties bij diabetes patiënten op latere leeftijd. Ook de Diabetesdienst van Labnoord,
het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG), het Martini Ziekenhuis en de Diabetes
Vereniging Nederland zijn hierbij betrokken. Het onderzoek wordt uitgevoerd onder toezicht
van het UMCG.
Als huisarts ben ik verantwoordelijk voor de zorg die u krijgt in onze praktijk. Wij streven
ernaar om de kwaliteit van zorg, ook door onderzoek, te verbeteren. Daarom zijn wij actief
betrokken bij dit project. Dit houdt in dat gegevens over de controles, behandelingen en
uitkomsten van onze diabetes patiënten –anoniem- zullen worden verzameld voor
onderzoek. Naam en adresgegevens worden dus niet doorgegeven aan de onderzoekers.
Wel worden de gegevens voorzien van een voor de onderzoekers onherkenbare code,
waarin enkele administratieve gegevens zijn versleuteld. Dit is nodig om de gevolgen van
behandeling gedurende meerdere jaren te kunnen volgen. Door vergelijking met onder meer
landelijke gegevens krijgen wij beter inzicht in de door ons geleverde zorg en de
mogelijkheden die te verbeteren. Wij rekenen dan ook op uw instemming om dit te kunnen
doen.
Wat vragen wij van u?
Als u er geen bezwaar tegen heeft dat wij uw gegevens anoniem verwerken hoeft u niets te
doen. Het gaat uitsluitend om gegevens die nu al in het elektronische bestand in onze
huisartspraktijk worden opgeslagen. Wanneer u wel bezwaar heeft, verzoeken wij u dat aan
ons te melden. Wij maken daar notitie van zodat uw gegevens niet in het onderzoek worden
opgenomen. U kunt ook in latere instantie uw bezwaar nog kenbaar maken of intrekken. Het
al dan niet bezwaar maken is niet van invloed op uw behandeling en heeft ook geen
gevolgen voor eventueel ander (wetenschappelijk) onderzoek waar u aan meewerkt.
Meer informatie
Als u meer informatie over het project wilt, kunt u mailen naar w.sloof@umcg.nl of bellen met
050-363 2808 (UMCG, afdeling Klinische Farmacologie) of de website www.giantt.nl
raadplegen. De GIANTT-onderzoeksgroep houdt zich nadrukkelijk aan de wettelijke
bepalingen ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens.
Ondertekening door huisarts.

HIS Extractie is een data extractie programma ontwikkeld voor dataverzameling in het GIANTT project
door de Afdeling Klinische Farmacologie van het UMCG