Het correct opstellen van facturen - REFIBO
Het correct opstellen van facturen - REFIBO
Het correct opstellen van facturen - REFIBO
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Boekhouding & Bedrijfsadvies<br />
www.refibo.be<br />
Laatste wijziging: vrijdag 15 maart 2013<br />
<strong>Het</strong> <strong>correct</strong> <strong>opstellen</strong> <strong>van</strong> <strong>facturen</strong><br />
1. Wat is een factuur?<br />
Een factuur beschrijft een dienst of levering en is een uitnodiging om het verschuldigde<br />
te regelen. Betreft het een verplichte factuur volgens het BTW-Wetboek (W.BTW), dan<br />
moeten daarop alle gegevens betreffende de verkoper of de dienstverstrekker worden<br />
vermeld.<br />
Met de factuur kan u controleren, vooraleer te betalen, of het aangerekende bedrag juist<br />
en billijk is. Komt het overeen met het bestek dat vóór de werken werd opgemaakt?<br />
Komt het BTW-tarief overeen met het tarief waarop u recht hebt? Komen de <strong>facturen</strong><br />
overeen met de kostencalculatie die u hebt gemaakt?<br />
Ze is een aankoopbewijs voor de eindgebruiker, ingeval op voorhand geen bestek of<br />
geen bestelbon werd opgemaakt, of ingeval gerechtelijke stappen worden ondernomen.<br />
Een factuur of een bewijsdocument mag altijd worden gevraagd, hoewel ze niet altijd<br />
noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld wanneer een ander betalingsbewijs, zoals het kasticket,<br />
volstaat (aankoop <strong>van</strong> een krant, boodschappen in de supermarkt,...).<br />
Maak uw <strong>facturen</strong> steeds in het dubbel op en verzeker er u als ont<strong>van</strong>ger <strong>van</strong> dat u de<br />
originele factuur in handen heeft. De originele factuur is steeds de basis voor<br />
aftrekbaarheid en voor eventuele gerechtelijke stappen.<br />
2. Wanneer is een factuur verplicht?<br />
De factuur is verplicht (BTW KB nr. 1):<br />
indien een goed of een dienst wordt gekocht voor beroepsdoeleinden;<br />
in het kader <strong>van</strong> de BTW-wetgeving, indien goederen en diensten worden<br />
aangekocht voor privé-gebruik, zoals onder meer:<br />
o de verkoop, het onderhoud en de herstellingen <strong>van</strong> een auto of een moto<br />
(<strong>van</strong>af € 125, BTW inbegrepen)<br />
o aankopen in groothandelszaken<br />
o de aannemingswerken in de bouwsector<br />
o verkopen of afbetaling<br />
Als het niet duidelijk is of een klant handelt als particulier, is het verstandig om voor alle<br />
zekerheid een factuur uit te reiken. Verder regelt art. 13 KB nr. 1 de vereenvoudigde<br />
factuur: ook op basis hier<strong>van</strong> kan u tot aftrek <strong>van</strong> BTW overgaan.<br />
Vraagt u een factuur, en is de verkoper of de dienstverstrekker niet verplicht u die te<br />
geven, dan mag hij u facturatiekosten aanrekenen, binnen redelijke grenzen. Ingeval<br />
<strong>van</strong> een verplichte factuur daarentegen, mogen geen kosten worden aangerekend.<br />
Een factuur is niet verplicht voor de persoon die uitsluitend goederen of diensten levert<br />
die vrijgesteld zijn <strong>van</strong> BTW en waarvoor dus ook geen recht op BTW-aftrek geldt.
Boekhouding & Bedrijfsadvies<br />
www.refibo.be<br />
Laatste wijziging: vrijdag 15 maart 2013<br />
3. Tijdstip waarop een factuur uitgereikt moet worden<br />
De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de vijftiende kalenderdag <strong>van</strong> de maand<br />
volgend op de maand waarin de BTW opeisbaar is geworden over het geheel of een deel<br />
<strong>van</strong> de prijs (BTW KB nr. 1). Levert u dus bv. op 29 januari 2013 goederen aan uw klant,<br />
dan heeft u tijd tot 15 februari 2013 om uw factuur uit te reiken. De BTW wordt<br />
opeisbaar op het ogenblik dat de goederen geleverd worden of de dienst is voltooid<br />
(wordt de prijs of een deel er<strong>van</strong> vóór deze tijdstippen ont<strong>van</strong>gen, dan wordt de BTW<br />
opeisbaar over het ont<strong>van</strong>gen bedrag).<br />
<strong>Het</strong> uitreiken <strong>van</strong> een voorschotfactuur (= documenten die worden uitgereikt voordat de<br />
klant enige betaling heeft verricht en vóór het tijdstip <strong>van</strong> het belastbaar feit inzake<br />
leveringen <strong>van</strong> goederen en/of het verrichten <strong>van</strong> diensten) geeft dus geen aanleiding<br />
meer tot opeisbaarheid <strong>van</strong> de btw. De btw is slechts verschuldigd aan de Staat op het<br />
moment <strong>van</strong> ont<strong>van</strong>gst <strong>van</strong> de prijs. Bijvoorbeeld:<br />
2/02/2013: Voorschotfactuur ten bedrage <strong>van</strong> € 1210 incl. btw.<br />
15/02/2013: Deelbetaling ten bedrage <strong>van</strong> € 121 incl. btw => <strong>Het</strong> ont<strong>van</strong>gen<br />
btw-bedrag, zijnde € 21, wordt opeisbaar.<br />
3/03/2013: Levering goed (belastbaar feit) => Resterende btw <strong>van</strong><br />
voorschotfactuur, zijnde € 189 (€ 210 - € 21), wordt opeisbaar.<br />
4. De betaling<br />
In principe dient u te betalen na de levering of na voltooiing <strong>van</strong> de werken, tenzij u met<br />
de andere partij een latere termijn hebt afgesproken.<br />
De bijzondere betalingsmodaliteiten vermeld in de algemene voorwaarden op de<br />
achterzijde <strong>van</strong> de factuur moeten evenwel worden gerespecteerd, op de dubbele<br />
voorwaarde:<br />
dat u die modaliteiten op de ene of andere manier, of toch zeker stilzwijgend,<br />
hebt goedgekeurd bij de afsluiting <strong>van</strong> het contract (best aan de hand <strong>van</strong> een<br />
handtekening op de bestelbon);<br />
dat ze niet afwijken <strong>van</strong> de betalingsvoorwaarden die u op voorhand met de<br />
verkoper of de dienstverstrekker had afgesproken.<br />
In het eventuele geval dat:<br />
het factuurbedrag niet overeenstemt met het oorspronkelijke bestek, terwijl de<br />
uitgevoerde werken er wel mee overeenkomen, kan u de betaling <strong>van</strong> de factuur<br />
geheel of gedeeltelijk schorsen, naargelang het geval, voor zover u de andere<br />
partij per aangetekende brief de redenen uitlegt waarom u de factuur of een<br />
gedeelte er<strong>van</strong> niet betaalt, zodat deze daarop desgewenst kan reageren.<br />
u <strong>van</strong> een verkoper of een dienstverstrekker een factuur ont<strong>van</strong>gt, hoewel u niets<br />
besteld hebt, kan u deze best onmiddellijk betwisten per aangetekende brief. De<br />
verkoper of de dienstverstrekker zal dan het bestaan moeten bewijzen <strong>van</strong> de<br />
verbintenis die u zogenaamd bij hem bent aangegaan. Weet ook dat uw<br />
‘nietsdoen’ kan worden geïnterpreteerd als een stilzwijgend aanvaarden <strong>van</strong> de<br />
factuur, met alle gevolgen daaraan verbonden.
Boekhouding & Bedrijfsadvies<br />
www.refibo.be<br />
Laatste wijziging: vrijdag 15 maart 2013<br />
Opgelet! Ga er nooit mee akkoord om BTW te omzeilen door belangrijke diensten of<br />
producten te betalen zonder factuur. U zou immers geen enkel bewijs <strong>van</strong> uw aankoop<br />
hebben en dus weinig elementen in uw verdediging hebben in geval <strong>van</strong> een eventueel<br />
geschil met de handelaar of de dienstverstrekker. U riskeert bovendien een boete indien<br />
de fiscus het zou ontdekken.<br />
5. Verwijlinteresten en verjaringstermijnen<br />
De wet <strong>van</strong> 02/08/2002 betreffende de wettelijke interestvoet bij betalingsachterstand in<br />
handelstransacties stelt dat wanneer de schuldenaar niet betaalt binnen de 30 dagen,<br />
deze schuldenaar <strong>van</strong> rechtswege en zonder ingebrekestelling een wettelijk opgelegde<br />
interestvoet zal moeten betalen. Dit wil zeggen dat de schuldeiser dus geen aanmaning<br />
moet versturen om de schuldenaar nogmaals op de betaling te wijzen. De interestvoet<br />
voor handelstransacties wordt per semester bepaald en gepubliceerd in het Belgisch<br />
staatsblad. De interestvoet voor het eerste semester <strong>van</strong> 2013 werd vastgelegd op 8%.<br />
Dit is dezelfde interestvoet als in de tweede semester <strong>van</strong> 2012<br />
Wel dient te worden opgemerkt dat dit percentage enkel geldt voor handelstransacties.<br />
De betreffende interestvoet zal dus enkel <strong>van</strong> toepassing zijn voor transacties die<br />
betrekking hebben op het leveren <strong>van</strong> goederen of het presteren <strong>van</strong> diensten tegen een<br />
vergoeding tussen ondernemingen onderling of tussen ondernemingen en<br />
overheidsinstanties. De interestvoet geldt dus niet voor transacties tussen een handelaar<br />
en consument. Daarvoor is voor het hele jaar 2013 de wettelijke interestvoet <strong>van</strong> 2,75%<br />
<strong>van</strong> kracht.<br />
Wanneer begint die termijn <strong>van</strong> 30 dagen dan te lopen?<br />
Als er in het contract niets anders is afgesproken, geldt de wettelijke regeling en zal de<br />
klant moeten betalen binnen de 30 dagen na:<br />
1. De dag dat de klant de factuur heeft ont<strong>van</strong>gen.<br />
2. De dag dat de klant de goederen/diensten heeft ont<strong>van</strong>gen, indien hij de factuur<br />
eerder heeft ont<strong>van</strong>gen dan de goederen/diensten of de datum <strong>van</strong> ont<strong>van</strong>gst <strong>van</strong><br />
de factuur niet vaststaat.<br />
3. De dag <strong>van</strong> de controle of aanvaarding als de klant de factuur ont<strong>van</strong>gt vóór of op<br />
deze dag, indien er een procedure <strong>van</strong> aanvaarding of controle voorzien is. Dit om<br />
na te gaan of de goederen/diensten voldoen aan wat in het contract werd<br />
bepaald.
Boekhouding & Bedrijfsadvies<br />
www.refibo.be<br />
Laatste wijziging: vrijdag 15 maart 2013<br />
Van de bovenstaande regeling kan wel worden afgeweken en geldt dus enkel in<br />
het geval dat de partijen niets anders hebben afgesproken in hun contract. Zowel wat de<br />
betalingstermijn betreft als de te betalen rentevoet bij betalingsachterstand, is men vrij<br />
dit zelf in een overeenkomst te bepalen.<br />
Invorderingskosten<br />
Naast deze interest bepaalt artikel 6 <strong>van</strong> de wet <strong>van</strong> 2 augustus 2002 dat er eveneens<br />
invorderingskosten mogen worden aangerekend aan de klant (= handelaar of<br />
overheidinstantie). Deze kosten behelzen dan bijvoorbeeld de kosten <strong>van</strong> administratie<br />
die zijn verricht n.a.v. de betalingsachterstand, de eventuele aanmaningsbrieven, maar<br />
ook de kosten voor juridische bijstand (lees: de advocatenkosten) . Dit echter enkel<br />
indien er in de overeenkomst tussen de twee partijen geen ander schadebeding bij<br />
wanbetaling is overeengekomen.<br />
Wat de verjaringstermijn <strong>van</strong> <strong>facturen</strong> (BW art. 2219-2281) betreft, geldt de<br />
volgende algemene regel:<br />
Als een schuld gemaakt is in het kader <strong>van</strong> een contract, dan geldt een<br />
verjaringstermijn <strong>van</strong> 10 jaar;<br />
Als een schuld niet gemaakt is in het kader <strong>van</strong> een contract (schadevergoeding<br />
op grond <strong>van</strong> buitencontractuele aansprakelijkheid), dan bedraagt de<br />
verjaringstermijn 5 jaar.<br />
Verder zijn er volgende uitzonderingen:<br />
Voor alles wat de ‘zakelijke rechtsvorderingen’ aangaat, d.w.z. ondermeer<br />
betreffende de eigendomsrechten <strong>van</strong> een gebouw, geldt nog altijd een<br />
verjaringstermijn <strong>van</strong> 30 jaar.<br />
Specifiek: kredietovereenkomsten: in principe bedraagt de verjaringstermijn 10<br />
jaar, maar de termijn voor de nalatigheidinteresten duurt 5 jaar. Toch geldt de<br />
termijn <strong>van</strong> 5 jaar voor de totaliteit <strong>van</strong> de maandelijkse afbetaling wanneer deze<br />
laatste bestaat uit een deel <strong>van</strong> het kapitaal en een deel <strong>van</strong> de intresten (Hof <strong>van</strong><br />
Cassatie, 24.04.1998).<br />
Facturen <strong>van</strong> elektriciteit, water, de levering <strong>van</strong> energie in het algemeen: 10<br />
jaar.<br />
Factuur <strong>van</strong> een handelaar aan een particulier die geen handelaar is: 1 jaar (maar<br />
als het gaat om de plaatsing <strong>van</strong> bijvoorbeeld een cv-ketel, dan kan men niet<br />
spreken <strong>van</strong> een gewone verkoop <strong>van</strong> een goed of een artikel. Dan spreekt men<br />
<strong>van</strong> een aannemingscontract en de verjaringstermijn hiervoor is 10 jaar).<br />
Facturen <strong>van</strong> dokters en ziekenhuizen: 2 jaar. Opgelet: als de mutualiteit u niet<br />
de geldsom terugstort waarop u meent recht te hebben, en als het gaat om een<br />
medische schuldeis, dan geldt ook voor u de verjaringstermijn <strong>van</strong> twee jaar. Met<br />
andere woorden: reageer zo snel mogelijk.<br />
Alimentatie (achterstallige): 5 jaar.<br />
Huur (achterstallige): 5 jaar, huur (bedrag <strong>van</strong> de indexering): 1 jaar.<br />
Erelonen <strong>van</strong> advocaten en experts: 5 jaar.<br />
Erelonen <strong>van</strong> gerechtsdeurwaarders: 1 jaar.<br />
Verzekeringen: 3 jaar.<br />
Hotel- en restaurantrekeningen: 6 maanden.
Boekhouding & Bedrijfsadvies<br />
www.refibo.be<br />
Laatste wijziging: vrijdag 15 maart 2013<br />
Let op wanneer een schuldeiser u dagvaardt voor een verjaarde schuldeis. De<br />
verjaring wordt namelijk niet automatisch toegekend door de rechter. Met andere<br />
woorden, u moet u ofwel voor de rechtbank melden, ofwel u laten vertegenwoordigen<br />
door een advocaat en de verjaring argumenteren. Als u niet reageert en u afwezig bent<br />
of u niet laat vertegenwoordigen op de zitting, dan zal de schuldeiser uw veroordeling<br />
bekomen, zelfs als de schuldeis verjaard is.<br />
De verjaring wordt onderbroken (met andere woorden, de tellers worden weer op nul<br />
gezet) als:<br />
U een schuldbekentenis ondertekent. <strong>Het</strong> vragen <strong>van</strong> uitstel voor betaling komt<br />
neer op een expliciete of een stilzwijgende schuldbekentenis.<br />
De schuldeiser juridische stappen zet (dagvaarding, veroordeling of beslagname).<br />
De verjaring wordt niet onderbroken door een gewone brief, een aangetekend<br />
schrijven, een ingebrekestelling <strong>van</strong> de schuldeiser of het incassobureau belast<br />
met het recupereren <strong>van</strong> het geld.<br />
<strong>Het</strong> is hoe dan ook aan te raden al uw <strong>facturen</strong> en betalingsbewijzen gedurende 10 jaar<br />
te bewaren, alhoewel in het BTW-Wetboek wordt bepaald dat enkel de verplichte<br />
<strong>facturen</strong> zo lang dienen bewaard te worden.<br />
6. De verplichte factuurvermeldingen<br />
<strong>Het</strong> BTW KB nr. 1, art. 5 zet de vereiste factuurvermeldingen op een rij:<br />
1. De datum waarop ze wordt uitgereikt en een volgnummer. Volgens dit<br />
volgnummer worden de <strong>facturen</strong> ingeschreven in het boek voor uitgaande<br />
<strong>facturen</strong> <strong>van</strong> de leverancier.<br />
2. Naam of maatschappelijke benaming <strong>van</strong> de leverancier, het volledig adres<br />
<strong>van</strong> zijn administratieve of maatschappelijke zetel en zijn<br />
ondernemingsnummer.<br />
3. Naam of maatschappelijke benaming <strong>van</strong> de medecontractant (klant), het<br />
volledig adres <strong>van</strong> zijn administratieve of maatschappelijke zetel en zijn<br />
ondernemingsnummer.<br />
4. Eventueel het adres en de hoedanigheid <strong>van</strong> de wettelijke vertegenwoordiger<br />
<strong>van</strong> de leverancier of de medecontractant in België (indien de leverancier of klant<br />
zelf niet in België gevestigd is en wel een wettelijke vertegenwoordiger in België<br />
heeft).<br />
5. De datum <strong>van</strong> de levering <strong>van</strong> de goederen of de dienstverrichting, of de datum<br />
<strong>van</strong> de incassering <strong>van</strong> de prijs of een deel er<strong>van</strong> (voorzover die datum is<br />
vastgesteld én verschilt <strong>van</strong> de uitreikingsdatum <strong>van</strong> de factuur). Wanneer de<br />
datum <strong>van</strong> levering niet op de factuur vermeld staat, wordt veronderstelt dat de<br />
levering doorging op de datum <strong>van</strong> uitreiking <strong>van</strong> de factuur (punt 1).
Boekhouding & Bedrijfsadvies<br />
www.refibo.be<br />
Laatste wijziging: vrijdag 15 maart 2013<br />
6. De gegevens die nodig zijn om de handeling te determineren en om het tarief <strong>van</strong><br />
de verschuldigde belasting vast te stellen. Met andere woorden: de gebruikelijke<br />
benaming <strong>van</strong> de geleverde goederen of gepresteerde diensten, hun<br />
hoeveelheid en het voorwerp <strong>van</strong> de diensten.<br />
7. Specifieke vereisten wanneer het de levering <strong>van</strong> nieuwe of tweedehandse<br />
vervoermiddelen betreft (vermelding <strong>van</strong> merk, model, jaartal, cilinderinhoud,<br />
motorsterkte, enz…).<br />
8. Voor elk tarief of vrijstelling de eenheidsprijs exclusief belasting (maatstaf<br />
<strong>van</strong> heffing). Ook de eventuele vooruitbetalingskortingen en prijskortingen<br />
(restorno’s en disconto’s) indien deze niet in de eenheidsprijs zijn begrepen.<br />
9. De tarieven <strong>van</strong> de verschuldigde belasting en het totaalbedrag <strong>van</strong> deze<br />
belasting; de verschuldigde BTW dus, zowel in procent (BTW-voet) als in euro.<br />
Wanneer de btw door de klant moet worden voldaan via de zgn. verlegging <strong>van</strong><br />
heffing, volstaat <strong>van</strong>af 2013 de vermelding "btw verlegd". Er zal dus niet langer<br />
naar de wetsbepaling zelf moeten worden verwezen, ook niet in geval <strong>van</strong><br />
medecontractant voor werken in onroerende staat (KB nr. 1, art. 20).<br />
10. De reden <strong>van</strong> vrijstelling of afwijking <strong>van</strong> belasting. Factureert u een<br />
vrijgestelde handeling, bv. een intracommunautaire levering, dan moet u <strong>van</strong>af<br />
2013 niet meer verwijzen naar het juiste artikel uit het btw-wetboek of de btwrichtlijn.<br />
De vermelding "vrijstelling", gevolgd door de reden <strong>van</strong> de vrijstelling<br />
volstaat dan (bv. "Vrijgesteld wegens intracommunautaire levering").<br />
11. Een verwijzing naar het vroeger uitgereikte stuk of stukken indien voor<br />
dezelfde handeling meerdere <strong>facturen</strong> of stukken worden opgesteld.<br />
12. Verder is iedere munt toegelaten, maar indien andere dan euro moet ook het<br />
totaalbedrag <strong>van</strong> de BTW steeds in euro vermeld staan.<br />
Uit de rechtspraak blijkt dat een aantal <strong>van</strong> bovenstaande vermeldingen essentieel zijn<br />
om de juiste inning <strong>van</strong> de BTW en de controle erop te waarborgen. Deze essentiële<br />
verplichtingen zijn:<br />
De identiteit <strong>van</strong> de betrokken partijen<br />
De datum <strong>van</strong> de belastbare handeling<br />
De juiste omschrijving <strong>van</strong> de belastbare handeling<br />
De maatstaf <strong>van</strong> heffing<br />
De belasting volgens elk afzonderlijk tarief<br />
De reden <strong>van</strong> vrijstelling indien geen BTW wordt aangerekend.<br />
Dit wil echter niet zeggen dat een factuur als regelmatig wordt beschouwd indien zij<br />
enkel deze essentiële vermeldingen bevat. <strong>Het</strong> is aan te raden alle verplichtingen te<br />
vermelden, met daarbovenop nog de volgende (niet-verplichte) zaken:<br />
De betalingstermijn<br />
De vervaldatum <strong>van</strong> de factuur<br />
<strong>Het</strong> ‘International Bank Account Number’ (IBAN)<br />
De ‘Bank Identificatie Code’ (BIC)
Boekhouding & Bedrijfsadvies<br />
www.refibo.be<br />
Laatste wijziging: vrijdag 15 maart 2013<br />
Algemene voorwaarden.<br />
Een factuur is dus niet zomaar een velletje papier met een bepaald bedrag erop. Er zijn<br />
wel degelijk veel standaardvereisten waaraan uw factuur moet voldoen. Bovendien<br />
leggen ook andere wetgevingen (de vennootschapswet, de handelswetgeving, de<br />
wetgeving rond het taalgebruik) aan de factuur bepaalde verplichtingen op.<br />
<strong>REFIBO</strong> heeft geregeld gratis seminaries omtrent diverse thema’s. Op onze<br />
updatepagina kan u nagaan welke updates gepland zijn voor de nabije toekomst.<br />
Staat dit thema niet tussen de updates, maar zou u toch graag een sessie omtrent dit<br />
thema bijwonen, dan kan u dit mailen naar info@refibo.be. Uw suggesties zijn <strong>van</strong><br />
groot belang voor ons en hier zal dan ook rekening mee gehouden worden bij het<br />
plannen <strong>van</strong> de toekomstige updates.