Het correct opstellen van facturen - REFIBO

Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be
Laatste wijziging: vrijdag 15 maart 2013
Het correct opstellen van facturen
1. Wat is een factuur?
Een factuur beschrijft een dienst of levering en is een uitnodiging om het verschuldigde
te regelen. Betreft het een verplichte factuur volgens het BTW-Wetboek (W.BTW), dan
moeten daarop alle gegevens betreffende de verkoper of de dienstverstrekker worden
vermeld.
Met de factuur kan u controleren, vooraleer te betalen, of het aangerekende bedrag juist
en billijk is. Komt het overeen met het bestek dat vóór de werken werd opgemaakt?
Komt het BTW-tarief overeen met het tarief waarop u recht hebt? Komen de facturen
overeen met de kostencalculatie die u hebt gemaakt?
Ze is een aankoopbewijs voor de eindgebruiker, ingeval op voorhand geen bestek of
geen bestelbon werd opgemaakt, of ingeval gerechtelijke stappen worden ondernomen.
Een factuur of een bewijsdocument mag altijd worden gevraagd, hoewel ze niet altijd
noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld wanneer een ander betalingsbewijs, zoals het kasticket,
volstaat (aankoop van een krant, boodschappen in de supermarkt,...).
Maak uw facturen steeds in het dubbel op en verzeker er u als ontvanger van dat u de
originele factuur in handen heeft. De originele factuur is steeds de basis voor
aftrekbaarheid en voor eventuele gerechtelijke stappen.
2. Wanneer is een factuur verplicht?
De factuur is verplicht (BTW KB nr. 1):
indien een goed of een dienst wordt gekocht voor beroepsdoeleinden;
in het kader van de BTW-wetgeving, indien goederen en diensten worden
aangekocht voor privé-gebruik, zoals onder meer:
o de verkoop, het onderhoud en de herstellingen van een auto of een moto
(vanaf € 125, BTW inbegrepen)
o aankopen in groothandelszaken
o de aannemingswerken in de bouwsector
o verkopen of afbetaling
Als het niet duidelijk is of een klant handelt als particulier, is het verstandig om voor alle
zekerheid een factuur uit te reiken. Verder regelt art. 13 KB nr. 1 de vereenvoudigde
factuur: ook op basis hiervan kan u tot aftrek van BTW overgaan.
Vraagt u een factuur, en is de verkoper of de dienstverstrekker niet verplicht u die te
geven, dan mag hij u facturatiekosten aanrekenen, binnen redelijke grenzen. Ingeval
van een verplichte factuur daarentegen, mogen geen kosten worden aangerekend.
Een factuur is niet verplicht voor de persoon die uitsluitend goederen of diensten levert
die vrijgesteld zijn van BTW en waarvoor dus ook geen recht op BTW-aftrek geldt.

Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be
Laatste wijziging: vrijdag 15 maart 2013
3. Tijdstip waarop een factuur uitgereikt moet worden
De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de vijftiende kalenderdag van de maand
volgend op de maand waarin de BTW opeisbaar is geworden over het geheel of een deel
van de prijs (BTW KB nr. 1). Levert u dus bv. op 29 januari 2013 goederen aan uw klant,
dan heeft u tijd tot 15 februari 2013 om uw factuur uit te reiken. De BTW wordt
opeisbaar op het ogenblik dat de goederen geleverd worden of de dienst is voltooid
(wordt de prijs of een deel ervan vóór deze tijdstippen ontvangen, dan wordt de BTW
opeisbaar over het ontvangen bedrag).
Het uitreiken van een voorschotfactuur (= documenten die worden uitgereikt voordat de
klant enige betaling heeft verricht en vóór het tijdstip van het belastbaar feit inzake
leveringen van goederen en/of het verrichten van diensten) geeft dus geen aanleiding
meer tot opeisbaarheid van de btw. De btw is slechts verschuldigd aan de Staat op het
moment van ontvangst van de prijs. Bijvoorbeeld:
2/02/2013: Voorschotfactuur ten bedrage van € 1210 incl. btw.
15/02/2013: Deelbetaling ten bedrage van € 121 incl. btw => Het ontvangen
btw-bedrag, zijnde € 21, wordt opeisbaar.
3/03/2013: Levering goed (belastbaar feit) => Resterende btw van
voorschotfactuur, zijnde € 189 (€ 210 - € 21), wordt opeisbaar.
4. De betaling
In principe dient u te betalen na de levering of na voltooiing van de werken, tenzij u met
de andere partij een latere termijn hebt afgesproken.
De bijzondere betalingsmodaliteiten vermeld in de algemene voorwaarden op de
achterzijde van de factuur moeten evenwel worden gerespecteerd, op de dubbele
voorwaarde:
dat u die modaliteiten op de ene of andere manier, of toch zeker stilzwijgend,
hebt goedgekeurd bij de afsluiting van het contract (best aan de hand van een
handtekening op de bestelbon);
dat ze niet afwijken van de betalingsvoorwaarden die u op voorhand met de
verkoper of de dienstverstrekker had afgesproken.
In het eventuele geval dat:
het factuurbedrag niet overeenstemt met het oorspronkelijke bestek, terwijl de
uitgevoerde werken er wel mee overeenkomen, kan u de betaling van de factuur
geheel of gedeeltelijk schorsen, naargelang het geval, voor zover u de andere
partij per aangetekende brief de redenen uitlegt waarom u de factuur of een
gedeelte ervan niet betaalt, zodat deze daarop desgewenst kan reageren.
u van een verkoper of een dienstverstrekker een factuur ontvangt, hoewel u niets
besteld hebt, kan u deze best onmiddellijk betwisten per aangetekende brief. De
verkoper of de dienstverstrekker zal dan het bestaan moeten bewijzen van de
verbintenis die u zogenaamd bij hem bent aangegaan. Weet ook dat uw
‘nietsdoen’ kan worden geïnterpreteerd als een stilzwijgend aanvaarden van de
factuur, met alle gevolgen daaraan verbonden.

Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be
Laatste wijziging: vrijdag 15 maart 2013
Opgelet! Ga er nooit mee akkoord om BTW te omzeilen door belangrijke diensten of
producten te betalen zonder factuur. U zou immers geen enkel bewijs van uw aankoop
hebben en dus weinig elementen in uw verdediging hebben in geval van een eventueel
geschil met de handelaar of de dienstverstrekker. U riskeert bovendien een boete indien
de fiscus het zou ontdekken.
5. Verwijlinteresten en verjaringstermijnen
De wet van 02/08/2002 betreffende de wettelijke interestvoet bij betalingsachterstand in
handelstransacties stelt dat wanneer de schuldenaar niet betaalt binnen de 30 dagen,
deze schuldenaar van rechtswege en zonder ingebrekestelling een wettelijk opgelegde
interestvoet zal moeten betalen. Dit wil zeggen dat de schuldeiser dus geen aanmaning
moet versturen om de schuldenaar nogmaals op de betaling te wijzen. De interestvoet
voor handelstransacties wordt per semester bepaald en gepubliceerd in het Belgisch
staatsblad. De interestvoet voor het eerste semester van 2013 werd vastgelegd op 8%.
Dit is dezelfde interestvoet als in de tweede semester van 2012
Wel dient te worden opgemerkt dat dit percentage enkel geldt voor handelstransacties.
De betreffende interestvoet zal dus enkel van toepassing zijn voor transacties die
betrekking hebben op het leveren van goederen of het presteren van diensten tegen een
vergoeding tussen ondernemingen onderling of tussen ondernemingen en
overheidsinstanties. De interestvoet geldt dus niet voor transacties tussen een handelaar
en consument. Daarvoor is voor het hele jaar 2013 de wettelijke interestvoet van 2,75%
van kracht.
Wanneer begint die termijn van 30 dagen dan te lopen?
Als er in het contract niets anders is afgesproken, geldt de wettelijke regeling en zal de
klant moeten betalen binnen de 30 dagen na:
1. De dag dat de klant de factuur heeft ontvangen.
2. De dag dat de klant de goederen/diensten heeft ontvangen, indien hij de factuur
eerder heeft ontvangen dan de goederen/diensten of de datum van ontvangst van
de factuur niet vaststaat.
3. De dag van de controle of aanvaarding als de klant de factuur ontvangt vóór of op
deze dag, indien er een procedure van aanvaarding of controle voorzien is. Dit om
na te gaan of de goederen/diensten voldoen aan wat in het contract werd
bepaald.

Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be
Laatste wijziging: vrijdag 15 maart 2013
Van de bovenstaande regeling kan wel worden afgeweken en geldt dus enkel in
het geval dat de partijen niets anders hebben afgesproken in hun contract. Zowel wat de
betalingstermijn betreft als de te betalen rentevoet bij betalingsachterstand, is men vrij
dit zelf in een overeenkomst te bepalen.
Invorderingskosten
Naast deze interest bepaalt artikel 6 van de wet van 2 augustus 2002 dat er eveneens
invorderingskosten mogen worden aangerekend aan de klant (= handelaar of
overheidinstantie). Deze kosten behelzen dan bijvoorbeeld de kosten van administratie
die zijn verricht n.a.v. de betalingsachterstand, de eventuele aanmaningsbrieven, maar
ook de kosten voor juridische bijstand (lees: de advocatenkosten) . Dit echter enkel
indien er in de overeenkomst tussen de twee partijen geen ander schadebeding bij
wanbetaling is overeengekomen.
Wat de verjaringstermijn van facturen (BW art. 2219-2281) betreft, geldt de
volgende algemene regel:
Als een schuld gemaakt is in het kader van een contract, dan geldt een
verjaringstermijn van 10 jaar;
Als een schuld niet gemaakt is in het kader van een contract (schadevergoeding
op grond van buitencontractuele aansprakelijkheid), dan bedraagt de
verjaringstermijn 5 jaar.
Verder zijn er volgende uitzonderingen:
Voor alles wat de ‘zakelijke rechtsvorderingen’ aangaat, d.w.z. ondermeer
betreffende de eigendomsrechten van een gebouw, geldt nog altijd een
verjaringstermijn van 30 jaar.
Specifiek: kredietovereenkomsten: in principe bedraagt de verjaringstermijn 10
jaar, maar de termijn voor de nalatigheidinteresten duurt 5 jaar. Toch geldt de
termijn van 5 jaar voor de totaliteit van de maandelijkse afbetaling wanneer deze
laatste bestaat uit een deel van het kapitaal en een deel van de intresten (Hof van
Cassatie, 24.04.1998).
Facturen van elektriciteit, water, de levering van energie in het algemeen: 10
jaar.
Factuur van een handelaar aan een particulier die geen handelaar is: 1 jaar (maar
als het gaat om de plaatsing van bijvoorbeeld een cv-ketel, dan kan men niet
spreken van een gewone verkoop van een goed of een artikel. Dan spreekt men
van een aannemingscontract en de verjaringstermijn hiervoor is 10 jaar).
Facturen van dokters en ziekenhuizen: 2 jaar. Opgelet: als de mutualiteit u niet
de geldsom terugstort waarop u meent recht te hebben, en als het gaat om een
medische schuldeis, dan geldt ook voor u de verjaringstermijn van twee jaar. Met
andere woorden: reageer zo snel mogelijk.
Alimentatie (achterstallige): 5 jaar.
Huur (achterstallige): 5 jaar, huur (bedrag van de indexering): 1 jaar.
Erelonen van advocaten en experts: 5 jaar.
Erelonen van gerechtsdeurwaarders: 1 jaar.
Verzekeringen: 3 jaar.
Hotel- en restaurantrekeningen: 6 maanden.

Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be
Laatste wijziging: vrijdag 15 maart 2013
Let op wanneer een schuldeiser u dagvaardt voor een verjaarde schuldeis. De
verjaring wordt namelijk niet automatisch toegekend door de rechter. Met andere
woorden, u moet u ofwel voor de rechtbank melden, ofwel u laten vertegenwoordigen
door een advocaat en de verjaring argumenteren. Als u niet reageert en u afwezig bent
of u niet laat vertegenwoordigen op de zitting, dan zal de schuldeiser uw veroordeling
bekomen, zelfs als de schuldeis verjaard is.
De verjaring wordt onderbroken (met andere woorden, de tellers worden weer op nul
gezet) als:
U een schuldbekentenis ondertekent. Het vragen van uitstel voor betaling komt
neer op een expliciete of een stilzwijgende schuldbekentenis.
De schuldeiser juridische stappen zet (dagvaarding, veroordeling of beslagname).
De verjaring wordt niet onderbroken door een gewone brief, een aangetekend
schrijven, een ingebrekestelling van de schuldeiser of het incassobureau belast
met het recupereren van het geld.
Het is hoe dan ook aan te raden al uw facturen en betalingsbewijzen gedurende 10 jaar
te bewaren, alhoewel in het BTW-Wetboek wordt bepaald dat enkel de verplichte
facturen zo lang dienen bewaard te worden.
6. De verplichte factuurvermeldingen
Het BTW KB nr. 1, art. 5 zet de vereiste factuurvermeldingen op een rij:
1. De datum waarop ze wordt uitgereikt en een volgnummer. Volgens dit
volgnummer worden de facturen ingeschreven in het boek voor uitgaande
facturen van de leverancier.
2. Naam of maatschappelijke benaming van de leverancier, het volledig adres
van zijn administratieve of maatschappelijke zetel en zijn
ondernemingsnummer.
3. Naam of maatschappelijke benaming van de medecontractant (klant), het
volledig adres van zijn administratieve of maatschappelijke zetel en zijn
ondernemingsnummer.
4. Eventueel het adres en de hoedanigheid van de wettelijke vertegenwoordiger
van de leverancier of de medecontractant in België (indien de leverancier of klant
zelf niet in België gevestigd is en wel een wettelijke vertegenwoordiger in België
heeft).
5. De datum van de levering van de goederen of de dienstverrichting, of de datum
van de incassering van de prijs of een deel ervan (voorzover die datum is
vastgesteld én verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur). Wanneer de
datum van levering niet op de factuur vermeld staat, wordt veronderstelt dat de
levering doorging op de datum van uitreiking van de factuur (punt 1).

Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be
Laatste wijziging: vrijdag 15 maart 2013
6. De gegevens die nodig zijn om de handeling te determineren en om het tarief van
de verschuldigde belasting vast te stellen. Met andere woorden: de gebruikelijke
benaming van de geleverde goederen of gepresteerde diensten, hun
hoeveelheid en het voorwerp van de diensten.
7. Specifieke vereisten wanneer het de levering van nieuwe of tweedehandse
vervoermiddelen betreft (vermelding van merk, model, jaartal, cilinderinhoud,
motorsterkte, enz…).
8. Voor elk tarief of vrijstelling de eenheidsprijs exclusief belasting (maatstaf
van heffing). Ook de eventuele vooruitbetalingskortingen en prijskortingen
(restorno’s en disconto’s) indien deze niet in de eenheidsprijs zijn begrepen.
9. De tarieven van de verschuldigde belasting en het totaalbedrag van deze
belasting; de verschuldigde BTW dus, zowel in procent (BTW-voet) als in euro.
Wanneer de btw door de klant moet worden voldaan via de zgn. verlegging van
heffing, volstaat vanaf 2013 de vermelding "btw verlegd". Er zal dus niet langer
naar de wetsbepaling zelf moeten worden verwezen, ook niet in geval van
medecontractant voor werken in onroerende staat (KB nr. 1, art. 20).
10. De reden van vrijstelling of afwijking van belasting. Factureert u een
vrijgestelde handeling, bv. een intracommunautaire levering, dan moet u vanaf
2013 niet meer verwijzen naar het juiste artikel uit het btw-wetboek of de btwrichtlijn.
De vermelding "vrijstelling", gevolgd door de reden van de vrijstelling
volstaat dan (bv. "Vrijgesteld wegens intracommunautaire levering").
11. Een verwijzing naar het vroeger uitgereikte stuk of stukken indien voor
dezelfde handeling meerdere facturen of stukken worden opgesteld.
12. Verder is iedere munt toegelaten, maar indien andere dan euro moet ook het
totaalbedrag van de BTW steeds in euro vermeld staan.
Uit de rechtspraak blijkt dat een aantal van bovenstaande vermeldingen essentieel zijn
om de juiste inning van de BTW en de controle erop te waarborgen. Deze essentiële
verplichtingen zijn:
De identiteit van de betrokken partijen
De datum van de belastbare handeling
De juiste omschrijving van de belastbare handeling
De maatstaf van heffing
De belasting volgens elk afzonderlijk tarief
De reden van vrijstelling indien geen BTW wordt aangerekend.
Dit wil echter niet zeggen dat een factuur als regelmatig wordt beschouwd indien zij
enkel deze essentiële vermeldingen bevat. Het is aan te raden alle verplichtingen te
vermelden, met daarbovenop nog de volgende (niet-verplichte) zaken:
De betalingstermijn
De vervaldatum van de factuur
Het ‘International Bank Account Number’ (IBAN)
De ‘Bank Identificatie Code’ (BIC)

Boekhouding & Bedrijfsadvies
www.refibo.be
Laatste wijziging: vrijdag 15 maart 2013
Algemene voorwaarden.
Een factuur is dus niet zomaar een velletje papier met een bepaald bedrag erop. Er zijn
wel degelijk veel standaardvereisten waaraan uw factuur moet voldoen. Bovendien
leggen ook andere wetgevingen (de vennootschapswet, de handelswetgeving, de
wetgeving rond het taalgebruik) aan de factuur bepaalde verplichtingen op.
REFIBO heeft geregeld gratis seminaries omtrent diverse thema’s. Op onze
updatepagina kan u nagaan welke updates gepland zijn voor de nabije toekomst.
Staat dit thema niet tussen de updates, maar zou u toch graag een sessie omtrent dit
thema bijwonen, dan kan u dit mailen naar info@refibo.be. Uw suggesties zijn van
groot belang voor ons en hier zal dan ook rekening mee gehouden worden bij het
plannen van de toekomstige updates.