Stappenplan naar Europese domiciliëring - SEPA

SEPA
Financial Supply Chain
Stappenplan naar Europese domiciliëring
Op dezelfde manier innen
2in gans Europa @

Hieronder treft u ons advies aan om op een vlekkeloze manier gebruik te kunnen maken van de Europese
domiciliëring.
1. Waar vind ik informatie over de Europese domiciliëring?
Welke elementen zijn belangrijk bij het
opstellen van mijn actieplan?
Alle informatie met betrekking tot de definitie en de werking
van de Europese domiciliëring, evenals alle voordelen voor
zowel de schuldeiser als de schuldenaar, vindt u in onze
diverse SEPA-brochures.
Daarnaast kan u ook informatie vinden via onderstaande links:
• ING website (www.ing.be/business)
• ING SEPA-website (www.ingsepa.com)
• Officiële SEPA-website van België (Febelfin)
(www.sepabelgium.be)
Voor bijkomende informatie of een laatste stand van zaken
kunt u steeds contact opnemen met uw relationshipmanager.
Stappenplan naar Europese domiciliëring 2
2. Het afsluiten van een contract voor Europese domiciliëringen
met ING
Voor u kunt beginnen met het innen via Europese domiciliëringen,
dient u een contract voor Europese domiciliëringen af
te sluiten met ING. U ontvangt dan een Creditor Identification
Number of Schuldeiseridentificatie. Als schuldeiser dient u
deze schuldeiseridentificatie te gebruiken bij elke invordering.
De bank van uw cliënt zal eveneens bij iedere debitering
via Europese domiciliëring dit nummer vermelden. Bovendien
kunt u als schuldeiser dit nummer gebruiken in alle
SEPA-landen en hebt u dus geen specifieke schuldeiseridentificatie
nodig per land.
ING bezorgt u tevens een technische fiche met alle verdere
details betreffende de toepasselijke verwerkingstijden enz.
Een kort overzicht van de karakteristieken en verschillen tussen
de standaard en business-to-business Europese domiciliëring.
Standaard Europese domiciliëring (Core) Business-to-business Europese domiciliëring (B2B)
In aanmerking komende schuldenaren
Zowel de consumenten als de niet-consumenten Enkel de niet-consumenten
Prenotificatie
14 dagen voor ontvangst van domiciliëring
Tenzij schuldenaar en schuldeiser anders overeenkomen
Idem
Type
Voor terugkerende en eenmalige domiciliëringen Idem
Tijdschema’s voor de inning
Eenmalige en eerste van terugkerende domiciliëringen inning bij Alle inningen (eenmalige – eerste of terugkerende) bij bank
bank schuldenaar 5 dagen vóór afwikkelings-/vervaldatum (D-5) schuldenaar 1 dag vóór afwikkelings-/vervaldatum (D-1)
Terugkerende: inning bij bank schuldenaar 2 dagen vóór
afwikkelings-/vervaldatum (D-2)
Geweigerde inningen: D+5 Geweigerde inningen: D+2
Terugbetalingsrecht
8 weken na dag van debitering
13 maanden indien het mandaat ongeldig of onbestaand is
Geen terugbetalingsperiode
Indien u als schuldeiser wil werken met beide types, zal u twee contracten moeten afsluiten met uw bank.

3. Mandaten voor de Europese domiciliëring.
Voor de Europese domiciliëring dient u een ander mandaatformulier
(ook domiciliëringsbericht genoemd) te gebruiken
dan voor de bestaande domestieke domiciliëringen. De keuze
van de lay-out is op zich vrij, maar de inhoud is verplicht.
Bovendien moeten alle gegevens op de voorzijde vermeld
zijn (geen rugzijde toegestaan).
Indien u zelf geen nieuwe mandaatdocumenten wenst te
ontwerpen, kunt u gebruik maken van ons modeldocument
waarin u uw gegevens en logo kunt verwerken. De ING-templates
voor het standaard- en B2B-mandaat kunt u vinden op:
www.ingcommercialbanking.com/ecache/ENG/20/275.html
Het Europees mandaatformulier dient de volgende elementen
te bevatten:
• Indicatie van standaard- of B2B-mandaat
• Wettelijke tekst die voorzien is voor een standaard- of
B2B-mandaat
• Gegevens van de schuldeiser: naam, adres, IBAN, BIC
• Gegevens van de schuldenaar: naam, adres, IBAN, BIC
• Mandaatreferte
Dit kenmerk zorgt ervoor dat opdrachten van eenzelfde
cliënt (schuldenaar) kunnen teruggebracht worden naar
één specifiek mandaat. U bepaalt zelf het kenmerk van
het mandaat. Voorwaarde is dat het kenmerk in combinatie
met uw schuldeiseridentificatie uniek is en dat het uit
maximaal 35 posities bestaat. Eenzelfde referte kan niet
gebruikt worden voor zowel de standaard- als de B2B-
domiciliëring. Deze unieke referte dient u bekend te maken
aan uw cliënten.
• Vermelding of het over eenmalige of terugkerende invorderingen
gaat
• Omschrijving van het onderliggende contract
Stappenplan naar Europese domiciliëring 3
In tegenstelling tot het domestieke domiciliëringsproduct
(Dom80) waar het mandaatbeheer onder de verantwoordelijkheid
valt van de bank van de schuldenaar, valt dit bij de
Europese domiciliëring onder de verantwoordelijkheid van
de schuldeiser. In praktijk betekent dit dus dat de schuldeiser
moet instaan voor het beheer (opening, schrapping, wijziging
of aanlevering van het bewijs dat het mandaat bestaat) en de
archivering van de Europese domiciliëringsmandaten.
ING stelt u ‘Mandate Management Services’ voor via onze
externe partner Sentenial die u hierbij kunnen ondersteunen.

Weergave van het machtigingsproces en inningsproces voor standaard Europese domiciliëringen (core)
Machtigingsproces:
Innings-
proces:
Machtigingsproces:
Innings-
proces:
Stappenplan naar Europese domiciliëring 4
1. Mandaat
2. Ondertekend mandaat
Schuldeiser Schuldenaar
3. Digitaliseren en
opslaan van mandaat
1. Verzoek Bank
tot inning schuldeiser
(incl. MRI*)
3. Verzoek Bank
tot inning schuldenaar
(incl. MRI*)
4. Debetrekening
Schuldeiser
2. Controle MRI
Schuldenaar
Weergave van machtigingsproces en inningsproces voor B2B Europese domiciliëringen:
1. Mandaat
2a. Ondertekend mandaat
Schuldeiser Schuldenaar
3. Digitaliseren en
opslaan van mandaat
Bank
2b. Mandaat: schuldenaar
gegevens, instructies en bevestiging
1. Verzoek Bank
tot inning schuldeiser
(incl. MRI*)
3. Verzoek Bank
tot inning schuldenaar
(incl. MRI*)
5. Debiteren
Schuldeiser
2. Controle MRI
Schuldenaar
4. Controle
juistheid MRI*
(*) MRI = Mandaat gerelateerde informatie
Opgelet:
In tegenstelling tot de opening van een standaard Europees
domiciliëringsmandaat, dient uw schuldenaar voor de activatie
van een B2B-mandaat ook zijn bank hiervan op de hoogte
stellen. Hij moet hiertoe een kopij van het B2B-mandaat met
een originele handtekening aan zijn bank bezorgen, getekend
door de personen die hiertoe de bevoegdheid hebben,
met vermelding van hun naam en hoedanigheid.
Indien de schuldenaar dit niet doet, zullen de transacties niet
uitgevoerd worden. Op deze wijze bevestigt hij zijn akkoord
tot het laten debiteren van zijn rekening volgens de B2B
Europese domiciliërings- regels. Deze controle zorgt voor de
bescherming van de B2B-klanten, omdat zij geen beroep kunnen
doen op het terugbetalingsrecht.

4. Hoe kan ik als schuldeiser overschakelen van
Dom80 naar de Europese domiciliëring?
De Belgische banken bieden in samenwerking met de Nationale
Bank van België (NBB) de mogelijkheid om de bestaande
Dom80-mandaten op vraag van de schuldeiser om te zetten
in Europese domiciliëringsmandaten. Alle gegevens werden
verzameld door de NBB. Een schuldeiser die wenst over te
schakelen, kan een elektronische versie van zijn bestaande
mandaten (verrijkt met IBAN en BIC) bekomen via ING. Voor
de overstap naar de Standaard Europese domiciliëring dient
u als schuldeiser geen nieuwe mandaten te laten ondertekenen
(de getekende Belgische Dom80- mandaten blijven
geldig).
Bij de eerste inning via Europese domiciliëring moet u als
schuldeiser wel de oude Dom80-mandaatreferte (domiciliëringsnummer)
en de oude Dom80-schuldeiseridentificatie
toevoegen.
Opgelet:
Tijdens een overstapperiode kan u als schuldeiser echter zowel
Dom80 als Europese domiciliëringen blijven gebruiken,
wat u toelaat om in verschillende fases te werken.
Indien u voor bepaalde cliënten wil werken onder het
business-to-business-(B2B) schema, zal u voor deze cliënten
wel een B2B-mandaat dienen op te stellen en te laten tekenen.
Een bestaand Dom80-mandaat kan dus niet gemigreerd
worden naar een Europees B2B-mandaat.
ING biedt u via een exclusieve overeenkomst met een externe
partner ‘Mandate Management Services‘ aan die u kunnen
ondersteunen bij de conversie van Dom80 naar de Europese
domiciliëring, evenals bij de benadering van uw cliënten voor
B2B-mandaten.
Let op: de migratie van bestaande mandaten verschilt
per land
Indien u al gebruik maakt van andere vormen van domiciliering
in andere Europese landen (bijvoorbeeld de incasso
in Nederland), hou er dan rekening mee dat er in ieder land
andere regels zijn voor de migratie van de huidige mandaten
naar de nieuwe Europese domiciliëring. Om u inzicht te
geven in de manier waarop dit in andere landen is geregeld,
hebben wij de SEPA country fact sheets ontwikkeld. Hierin
kunt u zien wat de specifieke verschillen per land zijn met betrekking
tot de migratie naar SEPA. Meer informatie hierover
kunt u vinden op www.ingsepa.com
Stappenplan naar Europese domiciliëring 5
5. Een nieuw product, een nieuw formaat?
Het gebruik van het UNIFI (ISO 20022) XML-formaat is
verplicht voor invorderingen in het kader van de Europese
domiciliëring. Informeer bij uw softwareleverancier wanneer
zij de nodige aanpassingen zullen doorvoeren ter ondersteuning
van dit nieuw formaat en de Europse domiciliëring. U
dient ook na te gaan of er aanpassingen noodzakelijk zijn op
vlak van de rapportering en automatische reconciliatie van de
geïnde bedragen.
Alle informatie over deze nieuwe informaticastandaard is
terug te vinden op: http://www.febelfin.be/sites/default/files/
files/Standard-XML-SDD-Initiation-v20b-FR.pdf.
ING stelt u via de exclusieve overeenkomst met een externe
partner ‘Mandate Management Services’ voor, waardoor u
uw bestaande processen niet hoeft te wijzigen en die u kan
ondersteunen bij de conversie van uw bestaande Dom80-bestanden
naar XML-formaat. Verder bieden wij u ook uitgebreide
XML-testmogelijkheden.
6. Welke kanalen ondersteunen de Europese domiciliering?
De volgende electronic banking-kanalen ondersteunen de
Europese domiciliëring: Isabel 6, Swiftnet en FTP.
ING biedt u alsook uw cliënten de mogelijkheid om uw Europese
domiciliëringen aan te sturen via onze eigen electronic
banking-kanalen Telelink6 (standaard en B2B) en Home’Bank
(standaard).

7. Het gebruik van de Europese domiciliëring gaat
gepaard met nieuwe tijdslijnen
Bij het aanleveren van Europese domiciliëringen bij de bank
dient u rekening te houden met nieuwe tijdlijnen.
Een vergelijking tussen de verschillende types:
Standaard Europese domiciliëring (core):
D-14 D-5 D-2 D D+5 D+8 D+13
weken maanden
D-14 Uiterste datum voor de verzending van een prenotificatie
D-5 Uiterste aanbieding eerste of eenmalige inningen bij de bank van de schuldenaar door de bank van de
schuldeiser (aanlevering kan ten vroegste vanaf 6 maanden voor verval- of invorderingsdatum)
D-2 Uiterste aanbieding recurrente inningen bij de bank van de schuldenaar door de bank van de schuldeiser
(aanlevering kan ten vroegste vanaf 6 maanden voor verval- of invorderingsdatum)
D Vervaldatum / uitvoeringsdatum / betalingdatum
D+5 Uiterste uitvoeringsdatum voor de verwerking van geweigerde inningen
D+8 weken Einde terugbetalingsrecht
D+13 maanden Einde terugbetalingsrecht in geval van een ongeldig of onbestaand mandaat
Business-to-business Europese domiciliëring:
D-14 D-1 D D+2
D-14 Uiterste datum voor de verzending van een prenotificatie
D-1 Aanbieding eerste / eenmalige en terugkerende inningen bij de bank van de schuldenaar door de bank
van de schuldeiser (aanlevering kan ten vroegste vanaf 6 maand voor verval- of invorderingsdatum)
D Vervaldatum / uitvoeringsdatum / betalingdatum
D+2 Uiterste uitvoeringsdatum voor de verwerking van geweigerde inningen
Dom80 (in voege sinds 01/04/2010):
Stappenplan naar Europese domiciliëring 6
Prenotificatie D-1 D D+1 D+8 D+13
weken maanden
D-1 Aanbieding domestieke recurrente inningen
D Spildatum = uitvoeringsdatum
Creditering van ING inningen
D+1 Creditering van niet-ING inningen
Uiterste uitvoeringsdatum voor de verwerking van geweigerde inningen
D+8 weken Einde terugbetalingsrecht
D+13 maanden Einde terugbetalingsrecht in geval van een ongeldig of onbestaand mandaat

8. Als schuldeiser hebt u de verplichting om een
prenotificatie uit te sturen naar uw cliënt
Volgens de regels voor de Europese domiciliëring dient u uw
cliënten vooraf te informeren over het bedrag dat u gaat innen
en het moment waarop u dit gaat doen. In principe dient
u minstens 14 kalenderdagen vóór de betalingsdatum een
prenotificatie te versturen, tenzij u hierover andere afspraken
hebt gemaakt met uw cliënt. Een dergelijke afwijking kan
bijvoorbeeld opgenomen worden in uw algemene verkoopsvoorwaarden.
Verder volstaat een éénmalige prenotificatie op jaarlijkse basis
indien u uw cliënt voor eenzelfde bedrag en met eenzelfde
periodiciteit zal debiteren. De vooraankondiging kunt u ook
samen met de factuur versturen of op de factuur vermelden.
Stappenplan naar Europese domiciliëring 7
9. Informeer uw cliënten over uw gebruik van de
Europese domiciliëring
Om verwarring te vermijden bij uw cliënten, raden wij u aan
om hen te informeren (informatieplicht) over het gebruik
van de Europese domiciliëring. Zeker in het geval van een
overstap van Dom80 naar de Europese domiciliëring doet u
er goed aan om uw cliënten op de hoogte te brengen van de
karakteristieken van dit nieuwe betaalinstrument.
10. Proficiat! U bent klaar voor de Europese domiciliëring

Meer informatie
Voor meer informatie
over SEPA kunt u contact
opnemen met uw adviseur
Payments & Cash
Management of surfen naar
www.ingsepa.com, of
www.sepabelgium.be
ING België nv Bank Vennootschapszetel: Marnixlaan 24,
B-1000 Brussel RPR Brussel Btw BE 0403.200.393 BIC
(SWIFT): BBRUBEBB Rekening: 310-9156027-89 (IBAN: BE45
3109 1560 2789). Verantwoordelijk uitgever: Philippe Wallez
Marnixlaan 24, B-1000 Brussel
PCM171 0212 © ING Bank N.V.