finalVersion - Erasmus University Thesis Repository

ongeveer vier weken voordat het nieuwe programma van start gaat. De korte termijn
pers, hieronder te verstaan de dagbladen en showprogramma’s, hebben een deadline
tussen de twee weken van tevoren tot ongeveer een uur voordat het programma van
start gaat. Helemaal bij de deadline van één uur, moet de communicatieadviseur snel
kunnen schakelen en ad hoc een goede woordvoering kunnen aanhouden. Alle
communicatiemedewerkers gaan daarvoor ook, bij indiensttreding, op mediatraining.
Hier leren ze omgangsvormen met de pers. Ook de verschillende omgangsvormen en
vraag en antwoordlijsten zijn opgeslagen in het handboek, per programma. Hiermee is
het voor alle collega’s eenvoudig om op eenduidige wijze te communiceren.
Het belangrijkste document is het communicatieplan waarin alle acties worden opgesomd
en alles ook wordt gedocumenteerd en gearchiveerd. In het handboek van communicatie
bevindt zich ook het communicatieplan. Hierin staat omschreven welke activiteiten en
handelingen de communicatieadviseurs moeten verrichten bij het maken van
entertainmentnieuws. Daarnaast is het communicatieplan bedoeld om een overzichtelijke
weergave te geven van de voorgenomen en uiteindelijk genomen stappen bij het
genereren van publiciteit. Bij elk nieuw project op één van de zenders van de RTL
Nederland of voor bijzondere momenten en events op de radio en in geprolongeerde
programma’s, wordt door de verantwoordelijke communicatieadviseurs een strategisch
publiciteitsplan opgesteld. Dit publiciteitsplan vormt de schriftelijke ondersteuning van de
gekozen strategie, die wordt gebaseerd op de kernelementen van een programma. Na
afronding van een project dient het document als een totaaloverzicht.
In het plan worden de lijnen uitgezet voor interviews en redactionele artikelen in de
gedrukte media en voor radio en televisie. Tevens wordt uiteengezet wie de
woordvoering op zich neemt en hoe deze in grote lijnen moet verlopen. Binnen de
mogelijkheden van het desbetreffende programma kan naar gelang worden gevarieerd
met o.a. voorpresentaties, persconferenties –bijeenkomsten en/of -reizen. Elk project
wordt individueel bekeken en beoordeeld op zijn mogelijkheden.
Hierboven zijn de taken en het beleid omschreven. Eerder is medegedeeld dat de
afdeling communicatie drie zaken in het publiciteitstraject onderscheidt. Dit zijn vrije
publiciteit, betaalde publiciteit en corporatiezaken. De samenhang tussen deze drie is al
omschreven in paragraaf 1. Maar hoe werken deze publiciteitsmiddelen afzonderlijk van
elkaar en hoe worden ze uiteen gezet?
46