finalVersion - Erasmus University Thesis Repository

Samenvattend, de afdeling communicatie bestaat uit 31 medewerkers die de volgende
functies bekleden: afdelingshoofd, communicatieadviseurs, gidsvoorlichters, media
documentalisten, publieksvoorlichters, fotoredacteuren, senior secretaresse,
projectcoördinator, creative director en ontwerpers. In bovengenoemde is geschetst hoe
entertainmentnieuws wordt geproduceerd en hoe verschillende functies en personen bij
communicatie hierbij samenwerken. Aan de hand van activiteiten is omschreven hoe alle
disciplines samenkomen. Nu is het van belang om de taken en het beleid uit een te zetten
omdat hiermee de structuur van de afdeling helder wordt.
4.4 TAKEN EN BELEID
In de voorgaande paragraaf is besproken wie entertainmentnieuws mogelijk maken en
wat de taken behelsen. Ook moet bij de productie van entertainmentnieuws rekening
worden gehouden met protocollen en regels. Deze zijn van belang voor het optimaal
genereren van entertainmentnieuws.
Een communicatieadviseur moet namelijk rekening houden met veel partijen, die
allemaal eisen stellen om de publiciteit mogelijk te maken. Een belangrijke eis is
bijvoorbeeld de deadlines die media stellen. De lange termijn pers werkt twee maanden
tot twee weken voor de start van een programma. Dat houdt in als een programma in
een tijdschrift of gids moet komen te staan, het wenselijk is dit zo snel mogelijk te
communiceren. Hoe eerder het nieuwe programma met de bijhorende informatie bij de
redactie ligt, hoe groter de kans dat deze wordt meegenomen in een redactioneel stuk.
Vaak geldt: hoe later bekend, hoe minder kans op publiciteit, want vaak is de
redactionele ruimte al vergeven aan andere onderwerpen of zenders. De korte termijn
pers werkt twee weken tot 1 dag, of in het geval van radio of internetmedia, soms 1
minuut of live voordat het programma van start gaat. Zelfs voor korte termijn geldt ook,
hoe eerder ze over de informatie beschikken, hoe groter de kans is dat ze er aandacht
aan besteden.
Het mag inmiddels duidelijk zijn geworden dat het genereren van publiciteit cruciaal is bij
de afdeling. De communicatiemedewerkers gebruiken hiervoor een aantal richtlijnen die
zijn opgesteld in het handboek van communicatie. Dit handboek is een digitale map op
de computer waar alle communicatiemedewerkers toegang tot hebben. Deze map
bestaat uit documenten voor corporatiezaken. Hierbij moet gedacht worden aan
logobeheer, zenderprofielen, e.d. Maar ook mappen met hierin de deadlines. De lange
termijn pers, hieronder te verstaan alle tijdschriften en gidsen, heeft een levertijd tot
45