finalVersion - Erasmus University Thesis Repository

aanvang van het programma wordt de week officieel afgesloten en wordt de gids naar de
drukker gestuurd. Dit betekent dat programmawijzigingen altijd twee weken van te voren
bekend moeten zijn, anders wordt het juiste programma met tijd niet correct in de gids
vermeld. De gidsvoorlichters onderhouden daarom intensief contact met de afdeling
programma management en de communicatieadviseurs om hen te attenderen op de
naderende deadlines. De betreffende adviseurs en de gidsvoorlichter van RTL 4 houden
gedurende de aanloop van het programma Zeg Eens AA voortdurend contact om er voor
te zorgen dat alles goed wordt gedrukt in de media.
Een week voordat het nieuwe programma Zeg Eens AA van start gaat, starten vaak de
promo’s op televisie, zijn de radiospots hoorbaar op de verschillende radiostations en
staan de aankondigingen vermeld in de gidsen. De communicatieadviseur neemt in dit
stadium contact op met zijn collega’s van media documentatie. Dit is een subafdeling die
zich ook op de afdeling communicatie bevindt. Bij mediadocumentatie worden alle
uitlatingen in de pers verzameld en verwerkt in een digitale knipselkrant. Deze
knipselkrant wordt elke dag verstuurd naar het interne netwerk van RTL, zodat iedereen
de persuitlatingen kan zien van Zeg Eens AA. Verder zijn de medewerkers
mediadocumentatie verantwoordelijk voor het selecteren en bijhouden van de
programma-, presentatoren- en onderwerpsarchieven en beantwoorden ze informatie- en
fotoaanvragen van de pers, om de communicatieadviseur te ontlasten.
De week dat het programma start, gaat de communicatieadviseur ook langs bij de
publieksvoorlichters, die ook weer onder media documentatie vallen. Hij vertelt hen over
het nieuwe programma. Als er zaken zijn die nog niet naar buiten mogen worden
gecommuniceerd, stelt hij de publieksvoorlichters ook op de hoogte. De
publieksvoorlichters staan het publiek te woord. De publieksvoorlichters verstrekken
telefonisch en schriftelijk informatie over RTL aan zowel interne als externe
belanghebbenden op basis van verzamelde programma-gegegevens, teneinde de kijkers
op de juiste wijze te informeren en de organisatie zo optimaal mogelijk te profileren. Ze
verwerken de inkomende kijkerpost alsmede de reguliere poststukken voor de afdeling.
Ook faciliteren ze de medewerkers van de communicatieafdeling van vakbladen en een
accurate behandeling van de post. Daarnaast werven de publiekvoorlichters het publiek
voor programma’s van RTL4, RTL5, RTL 7 en RTL 8 op verzoek van de producenten. En
maken ze opnameschema’s op basis van uitzendschema’s en informatie afkomstig van
producenten, teneinde medewerkers en externe belanghebbenden tijdig te kunnen
informeren. Kortom, zij vertellen het publiek wanneer het programma te zien zal zijn en
hopen daarmee dat het nieuwe programma Zeg Eens AA hoge kijkcijfers zal behalen. De
eerste basisstappen voor het entertainmentnieuws zijn dan gezet.
44