Vertrouwen geven en in control zijn; Hoe doe je dat? - Ooa

Verslag van de expertmeeting “Vertrouwen in de praktijk” 13 oktober 2010
4.4 Vertrouwen op intuïtie
Intuïtie mag (ook voor mannen)! Intuïtie is belangrijk bij het beoordelen of juist wordt gehandeld en de
regels worden nageleefd. Veel van deze kennis zit in je hoofd (‘tacit knoledge’). Vaal onbewust zet je deze
kennis in. Er is wetenschappelijk onderzoek door de Radboud Universiteit gedaan naar de mogelijkheden
van de inzet van intuïtie bij het toezicht door een overheidsorganisatie. Hieruit kwam naar voren dat een
intuïtief oordeel het beste tot stand komt en goede resultaten geeft als dit wordt geveld door ervaren
toezichthouders die de tijd hebben gehad om de informatie te laten bezinken (letterlijk ‘een nachtje over
slapen’).
Een goede beoordeling van incidenten (en andere relevante informatie) met gebruikmaking van je intuïtie
kan dus zeer effectief (en efficiënt) zijn, ook voor het beoordelen van de kwaliteit van het management
control systeem. Incidenten, maar ook hoe daarmee omgegaan is, kunnen iets zeggen over de kwaliteit
van de organisatie en de gehanteerde systemen. Intuïtie (zijnde de samenballing van al je eerder opgedane
kennis en ervaring) kan vervolgens helpen bij de beoordeling van die informatie. Het vertrouwen op intuïtie
m.b.t. risico’s veronderstelt dat je bedrijfskennis hebt. Meestal werkt een combinatie het beste: intuïtie
aangevuld met systematische lijstjes om te kijken of je niets gemist hebt. Zet je vakkundige beoordeling
(professional judgement) in en wees transparant in de analyse. Vertrouw op je intuïtie, maar zorg wel voor
een goede basiskennis (knowing the business). Die vormt de basis voor je intuïtie.
Maar ook hier: blijf wel alert! Misschien kennen we het proces te goed en zijn we teveel betrokken waardoor
het moeilijk is om voldoende afstand te houden die nodig is voor een goede beoordeling.
4.5 De rol van risicoanalyse
Maak risico’s inzichtelijk en bespreekbaar. Een risicoanalyse is en blijft een analyse. Hier moet het niet bij
blijven. Risicoanalyse vooraf is mooi, maar de inherente kwaliteit van een organisatie en haar waarden
blijken pas als er zich onverwachte ontwikkelingen of incidenten voordoen.
Wees open over je risico-inschatting. Dat helpt in de relatie en levert inhoudelijk meerwaarde. Bij de inspecties
is de transparantie die vooraf over de risico’s gegeven wordt, eigenlijk een gezamenlijk beeld van
de zaken waarop inspecties gaan letten de komende tijd. Breng de kosten van een incident in beeld, maar
ook de kosten van meer toezicht. Beslis daarna wat te doen. We moeten ook kijken naar welke risico’s we
voor lief nemen. Niet alles hoeft afgedekt te worden als we maar expliciet zichtbaar maken welke risico’s
we bewust lopen.
Maak gebruik van risicoprofielen om bewust aan vertrouwen te kunnen werken bij bepaalde klantgroepen
(zoals bij horizontaal toezicht bij de belastingdienst). Horizontaal toezicht veronderstelt vertrouwen
implementeren. Leer de klant goed kennen. Richt je niet zozeer op kennis van de losse feiten, maar op
kennis van het proces (systeembenadering). Streef naar slimme methoden om risico’s te detecteren, maar
zorg ook voor een ‘persoonlijke touch’. Ga niet te veel alleen af op een technische risicoanalyse, maar
vertrouw ook op intuïtie bij het benoemen van risico’s.
Horizontaal toezicht is overigens niet overal toe te passen, dit is een groeiproces. Een organisatie laat een
ontwikkeling zien van convenanten met een hoog abstractieniveau naar system based arrangementen.
Het is wel van belang om vooraf goede afspraken te maken met de gecontroleerde. En ga bij geconstateerde
nalevingfouten uit van een positieve benadering, tenzij kwade opzet blijkt. Kijk hoe je kunt leren
van elkaar.
64