Vertrouwen geven en in control zijn; Hoe doe je dat? - Ooa

Verslag van de expertmeeting “Vertrouwen in de praktijk” 13 oktober 2010
Een niet consistente gedragslijn van de controleur is ook schadelijk voor het vertrouwen. Bijvoorbeeld je
denkt er samen uit te zijn, maar je wordt door je leidinggevende “teruggefloten”. Die kiest voor een andere
lijn. Kortom: zorg dat je als controleur duidelijkheid hebt over de standpunten van de beslissers in je eigen
organisatie (goede interne afstemming/heldere mandaten).
Extra oplettendheid is geboden bij de samenloop van controle en advies. In financiële controlefuncties
moet je vaak wisselen tussen de controleurrol en de adviseurrol. De scheidslijn kan dan vervagen. Recente
ontwikkeling is de controleur te vragen mee te denken aan de voorkant van projecten waardoor ze vaker
in de adviseurrol terecht komen. Er is gevaar van luiheid van de gecontroleerde als de taak om ‘na te
denken’ overgenomen wordt door controleurs. In een goede relatie kan advies helpen om in dialoog te
blijven, zoals bij de belastingdienst gebruikelijk is. Maar als er geen aandacht wordt gegeven aan de eigen
verantwoordelijkheid van de gecontroleerde verslapt hun aandacht voor regels snel. Als er onduidelijkheid
bestaat over de rol kan dat voor frictie in de relatie zorgen. Wees dus duidelijk. De adviesrol moet
de controlerol ook niet te veel gaan verdrukken want goede controle en een eventueel ingrijpen blijft
noodzakelijk.
En hoe ga je vervolgens om met gecontroleerden die inbreuk maken op de gevestigde vertrouwensrelaties?
De deelnemers aan de expertmeeting noemen de volgende aandachtspunten:
- bespreek het geval en probeer inzicht te krijgen in het waarom;
- kom niet gelijk met het volledige arsenaal aan formele middelen/sancties;
- wees helder in de boodschap dat iets niet (meer) kan of mag;
- blijf vooral integer als persoon.
Als je geconfronteerd wordt met fraudes, dan zet je dat aan het denken. De neiging is dat je enthousiasme
voor vertrouwen afneemt. Daar moet je op voorbereid zijn. Fraude betekent opzettelijk handelen.
Vertrouwen richting de dader is dan niet gerechtvaardigd. Onderzoek dan of er sprake is van een incident
of van een bredere cultuurkwestie (slechte appel of slechte mand). Als dat laatste het geval is, stel die dan
nadrukkelijk ook ter discussie. Maar is er slechts sprake van een incident, wil je dan het incident het hele
beeld laten beïnvloeden?
De deelnemers aan de expertmeeting waarschuwen ook voor een onjuist gebruik van werken met vertrouwen.
Hierbij signaleren zij de volgende aandachtspunten:
- laat persoonlijk contact en werken vanuit vertrouwen geen smoes worden om niet over échte problemen
te praten;
- wees wel goed voorbereid op calculerend gedrag;
- zet vertrouwen niet in als excuus om te besparen en beheersmaatregelen te laten varen.
4. De invloed van risicobeheersing/slimme onderzoeks-
methoden/intuïtie op vertrouwen.
Vertrouwen is de verwachting dat mensen (of dingen) ons niet in de steek laten, ook al is dat mogelijk.
Vertrouwen is de bereidheid dat risico te lopen. Die bereidheid wordt mede bepaald door de risicoinschatting.
Hebben we zicht op het risico? Is er sprake van een groot of klein risico? Hoe groter we het
risico inschatten, hoe kleiner in het algemeen de bereidheid zal zijn het risico te accepteren. Aan de ene
kant zal dit leiden tot een behoefte aan zoveel mogelijk informatie en aan een controle van die informatie.
Het gevolg kan al gauw zijn dat de andere partij een gebrek aan vertrouwen zal voelen als over alles
informatie gegeven moet worden en al die informatie ook nog eens gecontroleerd wordt. Hoe komt je tot
61