Vertrouwen geven en in control zijn; Hoe doe je dat? - Ooa

Verslag van de expertmeeting “Vertrouwen in de praktijk” 13 oktober 2010
Soms kan het ook nodig zijn als de ander zich niet aan de regels houdt, bij het eerste contact direct duidelijk
te zijn (stevig uit te pakken). Dan is het belangrijk dat de ander je serieus neemt. In sommige situaties
ontstaat daardoor een momentum om het in de toekomst anders te doen (wel rekening met elkaar te
houden).
Na de ideeën over het opbouwen van een goede relatie is ook gesproken over hoe je verantwoord los kunt
laten. Loslaten kan pas als je kennis hebt over het proces en de organisatie (personen). Dat wil bijvoorbeeld
zeggen: gevoel voor wat er speelt, kennis over de relevante informatiestroom, weten wanneer
je langs moet lopen, weten wat de drijfveren van de ander zijn. Je ontwikkelt hierdoor gevoel voor de
context. Uiteraard is het de vraag in hoeverre je de context kunt laten meewegen in je oordeel. Het kan/
mag misschien niet altijd een rol spelen, maar indien de situatie zich hiervoor leent is het aan te bevelen
dit wel te doen.
Duidelijke afspraken en transparantie over de zaken die niet goed gaan, maakt het mogelijk los te laten.
Ook kan het meer sturen op uitzonderingsrapportages en actieve informatieoverdracht van de kant van de
gecontroleerde, ruimte geven om los te laten.
Door in de relatie de afspraak centraal te stellen en te controleren of deze net zo belangrijk is voor de
ander als voor jou, krijg je een eerste indicatie over het gemeenschappelijk belang. De aanwezigheid van
een gemeenschappelijk belang is een van de drijvers van een vertrouwensrelatie.
3.4 De controleur als professional met oog voor de relatie
Het is belangrijk dat gecontroleerden vertrouwen in de controleur hebben. Op die manier wordt de controle
positiever beleefd en ontstaat de mogelijkheid tot een echte open relatie. Andersom heeft het ook
voordelen als de controleur de gecontroleerde vertrouwd. Zonder de norm uit het oog te verliezen kan er
dan een stemming ontstaan van meer begrip, waardoor het werken plezieriger en de naleving beter wordt.
Dit geldt in het bijzonder bij gecontroleerden die gevoelig zijn voor de context.
Het relationele aspect vraagt om specifieke competenties van de controleur. In klassieke auditopleidingen
is hier veelal weinig aandacht voor. Een ander aspect van scholing dat momenteel onderbelicht is, is de
aandacht voor de intenties van de regels. De controlerende instanties moeten in hun opleidingsbeleid dus
oog hebben voor deze leemtes en deze opvullen met aanvullende opleidingen. Ook dient er binnen de
organisatie ruimte te zijn om moeilijke situaties en dilemma’s met elkaar te bespreken. Dit is geen teken
van zwakte, maar juist een teken van kracht van de organisatie!
Een goede vertrouwensrelatie kan ook een schaduwkant krijgen; je moet altijd blijven waken voor je
onafhankelijkheid/objectiviteit. Een zekere mate van distantie is dus passend zijn: geen geschenken aannemen,
niet meegaan met evenementen etc. In sommige situaties kan periodieke roulatie een oplossing
zijn. Bij deze roulatie zorg je uiteraard vanuit het oogpunt van relatiebeheer wel voor een goede overdracht.
Geef dus een goede zakelijke invulling aan het begrip vertrouwen.
Behalve door wisseling van personen kunnen ook veranderde omstandigheden leiden tot toe- of afname
van vertrouwen. Als deze verandering zich voordoet is het belangrijk dat met elkaar te bespreken. Anders
ontstaat mogelijk frictie in de relatie. Mogelijke wisselingen van beleid of in gedrag kunnen grote onzekerheid
op leveren: ‘wat gaat de controleur nu of in de toekomst doen met al de informatie die ik hem
geef’. Er moet dus vertrouwen zijn dat de openheid niet tegen je gebruikt zal worden.
60