Vertrouwen geven en in control zijn; Hoe doe je dat? - Ooa

Verslag van de expertmeeting “Vertrouwen in de praktijk” 13 oktober 2010
zorg je in de praktijk tegelijk voor (het in stand houden van) een goede, persoonlijke band, maar laat je
wel voldoende los.”
3.1 Het belang van de context
De beantwoording van deze vraag is sterk afhankelijk van de context (omgeving). Op de expertmeeting
is deze vraag besproken vanuit de context controleur-gecontroleerde (of toezichthouder-onder toezicht
gestelde). Daarnaast speelt ook het mensbeeld dat je hebt, een grote rol, is het glas halfvol of half leeg? Je
mensbeeld heeft uiteraard ook invloed op hoe je als individu met dit spanningsveld omgaat.
In de expertmeeting kwam het advies naar voren jezelf er aan te wennen om mensen meer neutraal tegemoet
te treden: Heb niet gelijk je oordeel klaar. Sta open voor (nieuwe) ervaringen.
3.2 Persoonlijk contact: altijd doen!
Het belang van een goed persoonlijk contact wordt breed onderkend en wordt gezien als een randvoorwaarde
om te werken met vertrouwen. De aanwezigen hebben diverse ideeën over hoe je tot een goed
persoonlijk contact kunt komen. De volgende voorstellen zijn gedaan:
- plan vaste contactmomenten in en spreek met elkaar over de gewenste frequentie;
- organiseer evenementen/sparringssessies over onderwerpen met een gedeeld belang;
- denk ook na over de inzet van sociale media voor het onderhouden van contacten;
- stel jezelf open als controleur, hierdoor creëer je ruimte voor een goed contact;
- leg uit wat je komt doen en waarom, denk indien mogelijk mee;
- zoek naar de gemeenschappelijke belangen en profiteer in deze van elkaars kracht;
- besteed in de relatie met de gecontroleerde ook aandacht aan de zaken die (wel) goed gaan;
- toon welgemeende interesse in elkaar en respecteer ieders professionaliteit;
- wees zelf betrouwbaar. Betrouwbaarheid kweekt vertrouwen;
- verschuil je niet achter de ‘cultuur’ van je organisatie. Laat zien waar je persoonlijk voor staat en
handel daarnaar.
Bij diverse organisaties waar de aanwezigen werkzaam zijn, vormt (strategisch) relatiebeheer een onderdeel
van het werkpakket. Het is uiteraard ook belangrijk om de zorgvuldig opgebouwde contacten te
borgen door bijvoorbeeld te opereren in duo’s, vervanging te organiseren en hiermee rekening te houden
bij reorganisaties.
3.3 Hard op de inhoud, zacht op de relatie
Belangrijk in de communicatie tussen controleur en gecontroleerde is ook de toon van de muziek. Je kunt
hard zijn op inhoud en toch oog houden voor de relatie door je manier van communiceren. De aanwezigen
formuleren hiervoor de volgende aandachtspunten:
- ga oprecht met elkaar in gesprek en probeer er dus geen verhoor van te maken;
- bespreek vanuit een professionele achtergrond wat is misgegaan en wat we daarvan kunnen leren;
- kies voor de stijl van coach/beoordelaar. Er wordt vaak te veel gekeken naar het handhaven van de
regel en niet naar het doel erachter. Door meer oog te hebben voor dit doel kun je ook bij de gecontroleerde
beter uitleggen waarom bepaalde zaken beter moeten;
- maak in de communicatie onderscheid tussen de persoon en het gedrag;
- weeg ook mee waarom iemand zaken niet juist doet. Zit het euvel hem niet in onuitvoerbare of
tegenstrijdige regelgeving? Of spelen er bijzondere, verzachtende omstandigheden?
59