Vertrouwen geven en in control zijn; Hoe doe je dat? - Ooa

Verslag van de expertmeeting “Vertrouwen in de praktijk” 13 oktober 2010
2.5 Juiste mix van maatregelen bij toezicht
Voor een verstandig toezicht zou een maatregelenmix op de volgende dimensies kunnen worden ontworpen:
1. rule based – principle based: afhankelijk van de situatie zou op deze as moeten worden gevarieerd
met het control-instrumentarium. Het heeft daarbij de voorkeur gezamenlijke afspraken te maken en
eisen en normen te ontwikkelen.
2. checks en balances: vooraf definiëren en inrichten.
3. risicobenadering: gebruik de risicoanalyse als basis voor het bouwen van een vertrouwensrelatie.
Deze aanpak is - hoewel evenwichtiger dan puur rule-based – vooral meer een risicogericht toezicht dan
‘écht vertrouwen’. Voor een volwaardiger invulling van het vertrouwensconcept zal binnen een departement
meer principle-based werkmethoden gehanteerd moeten worden. Hier is nog ontwikkelingswerk
nodig. Men zal goede afspraken met elkaar moeten maken, anders blijft eenzijdig rule-based werken de
standaard.
Een mogelijke aanpak om hiermee binnen toezicht op een branche een aanvang te maken is om gebruik
te maken van de regels die de spelers binnen de branche zelf hanteren en daarover de dialoog aan te gaan.
Vaak vragen zij aandacht voor hun eigen kwaliteitssystemen vanuit een bepaalde trots. Ga daarbij als ‘toezichtprofessional’
uit van vertrouwen en leer de (on)geschreven regels van de spelers binnen de branche
kennen. Vaak zal het resultaat zijn dat de verschillende spelers binnen de branche elkaar onderling zullen
gaan corrigeren.
Maak bij toezicht altijd de mix van maatregelen bekend en bespreekbaar. Maak daarbij duidelijk waarom
er regels/maatregelen zijn. Communiceer daarna continu over de gemaakte afspraken en heb daarbij
aandacht voor de ‘toon van de muziek’, geef uitleg over het belang van de regels en redenen daarachter.
Voor een goede verstandhouding is het nodig regelmatig aandacht te geven aan de zaken die goed gaan en
daarop verder te borduren. Maak ook duidelijk waar jezelf vertrouwen in hebt.
Gezamenlijk opstellen of bespreken van regels schept een band. Bij het opstellen van regels moet je (gezamenlijk)
de risico’s kennen om de regelingen goed toe te kunnen passen. Als je gezamenlijk de risico’s
ziet, weet je waarop je moet inzoomen. Kijk naar wat de ander die de regel moet naleven nodig heeft om
dat te kunnen doen en zorg dat de randvoorwaarden daarvoor zijn ingevuld. Maak onderscheid tussen
hoofdregels en detailregels, tussen principle-based en rule-based.
Benoem datgene waarin je vertrouwen hebt en zet dit zakelijk in. Heb je vertrouwen dat de ander de regels
naleeft en vertrouw je erop dat hij/zij het meldt als hij de regels overtreedt? Begin klein. Vertrouw de
ander; dit straalt vanzelf verder uit. Richt je op de zaken die je bindt en hierbij kan positieve feedback ook
een krachtig instrument zijn. De ervaring leert dat goede voorbeelden het vertrouwen versterken.
Ga als toezichthouder verstandig met de regels om. Kijk eerst naar de geest van de regel en leg dan pas de
relatie met de letterlijke tekst. Maak onderscheid tussen intentionele regels en daaruit volgende concrete
regels t.b.v. handhaving: ‘Handhavers lopen veelal eraan voorbij dat de handhavingregels eigenlijk een
hogere intentie hebben’. Het is ook mogelijk over de intenties van de regels in dialoog te gaan met de
gecontroleerde. Voorkom dat strakke aansturing de professionele vrijheid teveel beknot. De toezichthouders
moeten zich wel in deze professionele vrijheid (verantwoordelijkheid) kunnen vinden. In dit opzicht
is ook draagvlak voor deze aanpak bij de toezichthouders zelf belangrijk.
55